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1 III Congresso Consad de Gestão Pública MELHORIA CONTÍNUA NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS: O CASO DA IMPRESSÃO CORPORATIVA Bruno Borges Rodolfo Victório Carvalho Guido Horácio José Ferragino Hélio Janny Teixeira

2 Painel 16/062 O modelo de terceirização com foco em governança e sustentabilidade MELHORIA CONTÍNUA NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS: O CASO DA IMPRESSÃO CORPORATIVA Bruno Borges Rodolfo Victório Carvalho Guido Horácio José Ferragino Hélio Janny Teixeira RESUMO A boa gestão das contratações de serviços terceirizados pressupõe não só o esforço para o estabelecimento de normas e regramentos, mas também a busca do aprimoramento contínuo dos modelos que foram estabelecidos, no sentido de acompanhar o desenvolvimento dos mercados comprador e fornecedor. Com o objetivo de fortalecer a sistemática de contratação dos serviços de Impressão Corporativa e aprimorá-la, o Estado de São Paulo realizou um estudo para identificar boas práticas e possíveis inovações, buscando não só a redução de custos mas também a melhoria da qualidade dos serviços e a governança contratual. O estudo teve como objetivo uma melhor compreensão dos elementos que formavam os custos de impressão, sistemas de gestão e regramentos de controle. Ouviu-se também sugestões dos fornecedores e dos contratantes deste serviço. Ao final, obteve-se um aprimoramento no Caderno de Impressão Corporativa já existente, induzindo a uma melhoria continuada nas relações do Estado com os prestadores de serviços destes setores.

3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO OBJETIVOS METODOLOGIA O modelo de reprografia Aprimoramento do modelo de reprografia Estudo do comportamento de preços dos serviços de reprografia CONCLUSÕES REFERÊNCIAS... 53

4 3 1 INTRODUÇÃO O Governo do Estado de São Paulo, alinhado aos conceitos de Reforma do Estado, vem, desde meados da década de 1990, desenvolvendo um Programa de Reforma do Estado, com o objetivo de implantar uma nova gestão pública. Os pilares estratégicos desse Programa de Reforma do Estado estão focados em duas premissas: o ajuste fiscal e a mudança institucional. Partindo do Programa de Reforma e de suas premissas o governo do Estado de São Paulo, através da Secretaria de Estado de Gestão Pública, vem desenvolvendo ferramentas e metodologias para a utilização e aprimoramento da contratação e serviços terceirizados. O desenvolvimento inovador de métodos e técnicas para a contratação de serviços terceirizados abarca conceitos importantes na busca de compras mais transparentes e eficazes, eficiência e eficácia no processo de contratação, garantia da qualidade dos serviços contratados, a manutenção de princípios constitucionais da isonomia, publicidade, e ampla participação dos fornecedores nos processos licitatórios, bem como, a introdução de práticas de Responsabilidade Socioambiental. Uma das ferramentas que se destacam dentro do Programa de Reforma do Estado são os Estudos Técnicos dos Serviços Terceirizados, publicados através dos Cadernos de Serviços Terceirizados, por meio do Grupo de Apoio Técnico à Inovação (GATI), vinculado a Secretaria de Gestão Pública (SGP). Em linhas gerais, os Cadernos contendo os Estudos Técnicos dos Serviços Terceirizados são compostos por: Orientações Gerais de Contratação Especificação Técnica dos Serviços; Valores Referenciais; Diretrizes e Procedimentos para Contratação dos Serviços; e Instrumentos de Gestão dos Contratos Terceirizados Paralelamente à implantação dos Estudos dos Cadernos Terceirizados criou-se uma estrutura de banco de dados e informações capazes de registrar o histórico de contratações desde o pregão até os contratos dele originados, com o respectivo acompanhamento financeiro. Com esta base é possível realizar as análises que subsidiam a gestão e aperfeiçoamento dos Estudos de Serviços terceirizados.

5 4 Os registros periódicos das informações permitem o monitoramento e a rastreabilidade dos contratos, avaliação dos resultados, consultas consolidadas de situação, prazos e pagamentos, fazendo com que os Estudos Técnicos Terceirizados sejam um conjunto de ações, métodos e tecnologias, voltadas para a gestão mais eficaz do processo de contratação de serviços terceirizados, através da padronização das especificações dos serviços contratados, da adequação dos preços à realidade e da oportunidade de melhoria.

6 5 2 OBJETIVOS O objetivo deste trabalho é mostrar, tendo como pano de fundo o caso prático da reprografia corporativa, a sistemática de aprimoramento dos estudos de serviços terceirizados. Esta etapa assume grande relevância quando analisada sobre a ótica da governança dos contratos celebrados entre Setor Publico e Privado, ao inserir na dinâmica deste relacionamento o fator de atualização contínua do instrumental utilizado permitindo o alcance e a manutenção da eficácia e eficiência nas contratações públicas. A análise dos resultados das contratações, principal insumo dos aprimoramentos, assume dois espectros principais: o da análise das bases históricas de dados, da qual a avaliação do comportamento de preços é o maior componente; e a coleta de informações com os atores envolvidos, na qual se destaca o papel canalizador de informações e identificador de demandas perpetrado pela equipe do GATI. Estas análises e informações são condições imprescindíveis para o efetivo desenvolvimento e aprimoramento das especificações, enquadramento jurídico e institucional e modelos de preços. Este trabalho está dividido em duas partes principais: O estudo da modelagem dos serviços de reprografia e o estudo do Comportamento dos Preços.

7 6 3 METODOLOGIA O objetivo primordial para a elaboração de qualquer Estudo Técnico de Serviços Terceirizados é a busca do aprimoramento do processo de contratação dos serviços terceirizados. Ele pode ser alcançado através de uma maior padronização dos serviços, visando, assim, diminuir as especificidades dos contratos, resultando em maior eficácia econômica, gerencial e na qualidade dos serviços prestados. De maneira geral, a elaboração de um estudo abrange os seguintes passos, sempre permeados por um trabalho conjunto entre o GATI, que lidera o processo, os consultores, especialistas, fornecedores e usuários dos serviços: Especificação do escopo de contratação São levantadas especificações técnicas de qualidade e nível de serviço para os serviços que se deseja contratar. Estudo das formas de precificação São feitos, então, levantamentos para se elucidar qual a forma mais comum de contratação destes serviços, ou seja, como eles são comercializados no mercado (por ex., em reprografia: Se paga um custo fixo por tipo de máquina mais um variável por folha impressa.). Dentre as opções levantadas, determina-se aquela mais adequada ao atendimento do interesse público. Levantamento de custos de composição Com base nestas especificações, são levantados os custos de cada componente do custo total do serviço (Em reprografia, por exemplo: qual o custo das máquinas; quais os custos de manutenção em peças e homens/hora necessários; o custo dos itens de consumo e demais insumos etc.). Para estes levantamentos há uma equipe dedicada às pesquisas de preços, que são atualizados semestralmente ou anualmente, dependendo do tipo de serviço. O método utilizado para o levantamento dos custos é a cotação direta no mercado de varejo. Modelagem Os custos são então modelados como um negócio privado. O objetivo é determinar: Para o potencial fornecedor do Estado, qual seria o custo da operação do serviço terceirizado?

8 7 O método utilizado para a determinação dos Preços Referenciais é o bottom up, ou seja, são feitas as estimavas de custo individual dos itens especificados, depois os mesmos são agregados de baixo para cima a fim de se obter o cálculo de um custo esperado para aquele serviço. Sobre o custo são aplicados todos os impostos e deduções previstos em lei e uma margem de lucro média do setor. É importante ressaltar que os custos de pessoal são todos obtidos de forma a se obedecer estritamente a legislação trabalhista, com os funcionários contratados em regime celetista. O objetivo é determinar um "preço justo" máximo de contratação dos serviços. Um preço que possa remunerar adequadamente o fornecedor e atender adequadamente os níveis de serviço e qualidade requeridos pelos órgãos públicos. Formatação do estudo técnico de serviços terceirizados O Caderno é então desenvolvido, contendo as especificações de serviço em conjunto com os principais componentes de custo do mesmo. Estes Cadernos são utilizados então pelos órgãos da Administração Pública como base para se construir os editais de licitação. Por esta razão devem prever todos os tipos mais comuns de contratação daquele serviço (quais as faixas de volume, tipos de equipamento etc.), atendendo a maior parte das necessidades dos contratantes. Utilização Quando se lança o edital, a contratação deve ser aberta na forma de pregão por menor preço, uma vez que a qualidade desejada já está prevista nas especificações. O preço do caderno é a referência de preço máximo. Note-se que os fornecedores possuem diversas outras fontes de vantagem competitiva (como maior utilização de equipamentos mais eficientes do que os padrões do mercado, por exemplo), que lhes garante a margem de negociação quando fazem suas ofertas no sistema de leilão. Acompanhamento do comportamento de preços negociados O acompanhamento da evolução nos descontos médios das contratações permite à Administração Publica acompanhar a economia obtida por esta forma de contratação, que pode ser contabilizada e demonstrada aos contribuintes.

9 8 Aprimoramento dos estudos de serviços terceirizados Uma vez estabelecido o Estudo de Terceirização, procede-se à atualização contínua, geralmente anual, na data base da convenção coletiva da categoria prevista, dos preços, especificações e premissas de cálculo, de modo a manter a base de preços referenciais atualizada e coerente com o que é correntemente observado no mercado e nas contratações. O acompanhamento da evolução do comportamento dos resultados gerados pelo caderno, auferidos pelo comportamento de preços praticados e pela interação com os diversos órgãos envolvidos, por sua vez, fornecem ricos elementos para a constante atualização e refinamento dos Estudos. É nesta fase que se encontra o modelo de reprografia, e este trabalho tem por objetivo trazer um exemplo prático deste componente da governança dos serviços terceirizados, através do estudo do caso do aprimoramento. De início será apresentada a construção geral do modelo e depois nos aprofundaremos na sua última atualização. 3.1 O modelo de reprografia No caso específico da Impressão e Reprografia Corporativa, o desenvolvimento do estudo teve por objetivo apresentar as soluções de impressão e reprografia corporativa disponíveis no mercado, em função do perfil de utilização no serviço público do Estado de São Paulo, visando a redução dos gastos e a gestão do ambiente de impressão, além de promover a atualização tecnológica contínua. O modelo de reprografia corporativa apresenta grande complexidade em razão das inúmeras configurações em que os produtos são apresentados. As variações são relativas a disponibilidade de cores (Preto e Branco ou Colorido); a velocidade de impressão (que parte de cerca de 8 páginas por minuto (ppm) e alcança 100 ppm nos modelos de larga escala) ao tamanho do papel (A3 e/ou A4 os mais comuns); a capacidade de impressão em frente e verso automaticamente (modo duplex); a presença do módulo de scanner de documentos; a capacidade de memória; módulo de fax; alimentadores de papel automáticos e diversas outras configurações introduzidas pelos fabricantes na busca do atendimento das necessidades específicas de cada cliente.

10 9 Tendo isto em mente, optou-se pela seleção das características mais importantes para o usuário final os órgãos contratantes do governo que fossem concomitantemente as direcionadoras do custo de impressão, ou seja, as que apresentam maior peso na composição total dos custos. Nesse momento foi também definido o padrão de máquinas que utilizam a tecnologia laser, cujo custo de impressão é significativamente inferior ao das máquinas jato de tinta. Em outras palavras, quais seriam as características que explicariam melhor a variação de preços verificada entre as diversas opções de modelos existentes no mercado? Por meio de entrevistas com fornecedores, usuários e especialistas no setor foram eleitos sete critérios principais para a modelagem dos custos de impressão. Estas características exigem diferentes composições mecânicas e programações de software adicionais e, segundo as análises conduzidas na fase de elaboração, explicariam boa parte das variações dos custos de impressão. Como o produto final desejado no processo de impressão é a página adequadamente impressa, os custos de impressão foram dimensionados utilizandose como unidade de medida página impressa. Critérios para a composição dos Custos Fixos Os custos fixos foram determinados pelo cálculo da depreciação dos equipamentos, acrescida do custo de capital. As variáveis levadas em consideração no estudo foram: Porte das máquinas Esta característica é o principal fator que influencia o custo fixo de impressão, uma vez que impressoras de grande porte devem ser mais robustas do que suas congêneres de menor porte. O mercado expressa esta robustez por meio do Ciclo Mensal das máquinas. O Ciclo mensal nada mais é do que a quantidade máxima de páginas que podem ser impressas por um determinado equipamento, considerando sua utilização de forma intensa. As máquinas residenciais, por exemplo, apresentam um ciclo mensal de 2 a 5 mil páginas, enquanto as de uso profissional podem apresentar um ciclo mensal que superam as 300 mil páginas por mês. Evidentemente que estas últimas impressoras apresentam uma mecânica mais sofisticada, fator que se reflete nos preços.

11 10 Velocidade Este atributo é expresso pela unidade padrão de medida páginas por minuto ou ppm. Quanto maior o ppm, mais rápida é a máquina e, igualmente, mais robusta deve ser. É interessante notar que, de modo geral, quanto maior o porte das máquinas, mais veloz ela deve ser,de forma a imprimir uma grande quantidade de páginas. Capacidade do Papel o porte das máquinas também é fortemente determinado pelo tamanho máximo do papel que elas são capazes de imprimir. Os tamanhos mais comuns são o A4 (210 X297 mm) e o A3 (297 X 420 mm),. Scanner Se refere à presença do módulo de digitalização de textos e imagens, muito comum nas máquinas vendidas atualmente. As máquinas que apresentam este módulo são denominadas multifuncionais, enquanto as que não o possuem designadas apenas como impressoras. Duplex automático O módulo duplex capacita a máquina a imprimir automaticamente nas duas faces de uma folha, gerando economia na utilização do papel. Manutenção O uso contínuo requer a condução de um cronograma de manutenções corretivas e preventivas, realizadas por técnicos especializados. Critérios para composição dos Custos Variáveis Os custos variáveis, parcela mais significativa do custo total de impressão, foram modelados levando em consideração as seguintes variáveis: Cores Máquinas a cores empregam mais peças em sua composição, além dos três compartimentos de tinta adicionais (CMY Ciano (Azul), Magenta, e Yellow (Amarelo)). A tinta é armazenada em receptáculos determinados toners, que constituem o principal item de consumo da máquina. Por exigir reposição contínua, os toners tornam-se os principais custos de operação, o que será melhor explorado adiante. Cilindros e reveladores O funcionamento das impressoras a laser baseia-se na criação de um tambor fotossensível que, por meio de um feixe de raio laser, cria uma imagem eletrostática de uma página completa, que será impressa. Em seguida, são aplicados no cilindro (ou tambor), os pigmentos ultrafinos de cor (toner), que aderem apenas às

12 11 zonas sensibilizadas. Quando o cilindro passa sobre a folha de papel, o pó é transferido para sua superfície, formando as letras e imagens da página, que passa por um aquecedor chamado de revelador (ou fusor), o qual queima o toner, fixando-o na página. Há que se notar, entretanto, que existem diversos outros acessórios (como grampeadores e furadores automáticos) que também têm grande impacto nos custos de fabricação e operação. No caso dos estudos de reprografia esses módulos adicionais não foram considerados, pois a maior parte das contratações (80% em 2008) se referiam a uma utilização mensal de até 15 mil páginas, volume para o qual não há máquinas economicamente vantajosas com essas características. Agrupamento em categorias Selecionados os principais critérios de formação de custos, procedeu-se ao agrupamento das diferentes classes de máquinas em conjuntos de características semelhantes, que pudessem expressar adequadamente um custo médio de impressão por página. O resultado inicial foi a criação de um conjunto de serviços levando em consideração a combinação das seguintes categorias de especificações: Quantidade de Cópias/mês Tipo de Equipamento Velocidade Tamanho do Papel até (CORES) Multifuncionais Preto e Branco Velocidade até 20 ppm A4 > (CORES) Multifuncionais em Cores Velocidade de 21 a 50ppm A3 Até (PB) Impressoras Preto e Branco Acima de 50ppm > (PB) Impressoras em Cores Até (PB) > (PB) Este modelo inicial se constituiu na base para os aprimoramentos.

13 Aprimoramento do modelo de reprografia Identificação dos pontos de melhoria É possível observar pela descrição do modelo que sua complexidade maior reside no fato de haver um grande número de combinações de especificações possível, resultando em dificuldades para a realização da pesquisa de preços e, conseqüentemente, na observação de padrões de precificação passíveis de estruturação coerente. Pela análise dos padrões de contratação constatados em 2008, foi possível observar grande variação no volume de cópias contratadas, com volumes concentrados em contratações de até 15 mil páginas mensais. 120,0% Distribuição das Contratações - Amostra 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% Número de Cópias Contratadas Concluiu-se que havia um grande número de contratações de máquinas de baixa capacidade, indicando uma grande dispersão do parque de impressoras (grande número de postos de impressão). Desta forma, uma das principais definições foi a criação de mais faixas, acrescentando-se novos patamares de preços referenciais. O objetivo seria oferecer mais opções para os contratantes que desejassem contratar menos máquinas com maiores capacidades, incentivando a incorporação de ganhos de escala. No bojo desta alteração também foi avaliado o benefício da inclusão de um software de Gerenciamento, que permitisse que mais

14 13 estações de trabalho estivessem ligadas a uma máquina central, além de permitir acompanhamento sistemático dos padrões e número de impressões, com recursos como definição de cotas por usuário, por exemplo. Outra constatação foi a necessidade de se refinar o cálculo dos custos variáveis (toner, cilindro e revelador), que careciam de maior coerência intercategorias de máquinas. Definiu-se a mudança da abordagem de custo variável por categoria de máquina para custo variável por porte (baseado no ciclo mensal) e por cores (PB), após as análises de preços indicarem a correlação entre preço da impressão por página e porte da máquina. A presença ou não dos módulos scanner e duplex pouco influencia esta relação, pois não estão relacionados a impressão da página em si, que ocorre em outra etapa do processo. Por fim, por solicitação dos contratantes foi incluído às especificações dos serviços de impressão constantes do Caderno de Serviçios Terceirizados o fornecimento de papel, o que de fato é interessante no auferimento de ganhos de escopo e que foi incorporada ao modelo Interação com os atores envolvidos Órgão gestor e contratantes dos serviços Uma importante fonte para os aprimoramentos dos cadernos são as pesquisas realizadas junto aos atores envolvidos no processo. O ponto de partida é o próprio gestor do caderno, no caso o GATI (Grupo de Apoio Técnico a Inovação), situado na Secretaria de Gestão do Governo do Estado de São Paulo. Ao longo do ano, são eles os responsáveis pelas principais interações com os usuários dos cadernos de serviços terceirizados, operando como uma central de relacionamentos para a qual são direcionadas as dúvidas e sugestões a respeito dos contratos de terceirização de serviços. Esta rica interação permite a geração de uma base de percepções registradas pelos usuários ao longo das contratações. Aí se incluem os refinamentos e alterações nas especificações dos serviços, as sugestões sobre aumento ou redução do escopo dos serviços (como a inclusão da opção de serviço com papel ), as dificuldades observadas no relacionamento fornecedores bem como aquelas de operacionalização do modelo de contratações.

15 14 A sensibilidade do GATI, conquistada ao longo dos anos a frente do processo, é então utilizada para a identificação dos pontos prioritários de melhorias que devem ser endereçados nas versões posteriores. Através de discussões com os coordenadores da Secretária de Gestão, a equipe de consultores da FIA constrói um quadro de diretrizes, que nortearão os próximos passos do aprimoramento. Interação com Fornecedores/Entidades Representativas O mercado de toners é amplo e diversificado, abrangendo os próprios fabricantes das máquinas, as empresas profissionalizadas de remanufutura e diversas microempresas, formais e informais. Nas últimas é comum observar a ausência de gestão de processos e grande variação em termos da qualidade final dos produtos. Com o objetivo de melhor compreender a dinâmica do mercado de toners, a FIA procurou identificar um agente que pudesse fornecer uma visão geral do mesmo e agendou uma entrevista de coleta de dados. O Instituto Cássio Rodrigues é especializado na disseminação de melhores práticas no mercado de impressão corporativa, desenvolvendo serviços de capacitação e consultoria. Dentre estes, destaca-se o da elaboração de uma sistemática de avaliação de processos de remanufatura de toners, com o objetivo de oferecer um laudo técnico atestando a qualidade destes processos e do produto final. Por meio da entrevista foi possível compreender as variações nos processos produtivos empregados pelas fabricantes, remanufaturadoras e carregadoras de toner, que se traduzem nos preços finais destes produtos. As remanufaturadoras, por exemplo, desmontam, limpam, substituem peças desgastadas e recarregam os toners, seguindo padrões de qualidade de processos. Os cartuchos assim denominados remanufaturados custam cerca de 70% do preço dos originais. A grande maioria das empresas, notadamente as informais, apenas realizam a recarga da tinta dos toners, razão pela qual seus produtos chegam a custar até 30% dos valor dos toners originais, com substancial reflexo no nível de confiabilidade e durabilidade dos mesmos. A entrevista com o Sindicato Nacional das Empresas de Reprografia e Auxiliares confirmou a hipótese aventada anteriormente de que o mercado de impressão é muito pulverizado e ainda pouco profissionalizado, razão pela qual não

16 15 existem estatísticas significativas do número de empresas atuantes. Estima-se que existam 15 mil empresas formais atuando no mercado do Estado de São Paulo, e 40 mil empresas formais no Brasil. Estas interações foram importante fonte de confirmação de hipóteses, refinamento das especificações de pesquisa de preços e estabelecimento de premissas de modelagem. É importante salientar que estas interações ocorrem ao longo de todo o processo, não se restringindo apenas a fase de atualização dos cadernos Revisão do modelo de custos A revisão do modelo de custos de reprografia partiu do refinamento do modelo anterior, dadas as novas informações e requisições priorizadas na fase de identificação dos pontos de melhoria. Os passos descritos a seguir foram levados a cabo sob supervisão e constante interação com os Coordenadores da Secretária de Gestão Publica e com os especialistas em modelagem financeira da FIA, o que permitiu um grande enriquecimento das discussões e utilização de toda a experiência por estes acumulada ao longo da gestão dos estudos técnicos de serviços terceirizados. Passo 1: Base de Dados Foi levantada uma base de dados com todas as características dos equipamentos e suprimentos de impressão, bem como seus preços e preços dos suprimentos, obtidos nas maiores redes varejistas. Especificações

17 16 Passo 2: Agrupamento de máquinas em categorias As máquinas foram então agrupadas segundo as categorias de interesse, levando em consideração variáveis como tipo de máquina (Multifuncional ou Impressora), capacidade de impressão em preto e branco e cores, tamanho de papel (A3 ou A3 e A4) e possibilidade de Duplex Automático. Categorias Passo 3: Determinação dos Custos Fixos Levando-se em consideração os preços dos equipamentos e as premissas de depreciação, custo de capital, manutenção e serviços (preventiva, reativa e disponibilização de suprimentos), apurou-se o custo fixo mensal de cada máquina. Para cada categoria foi traçada uma reta de custo fixo, de acordo com as faixas de ciclo mensal das máquinas.

18 17 Ciclo Mensal Retas do Custo Fixo, de acordo com o ciclo Mensal Passo 3 Abertura: Determinação dos Custos Fixos A reta de custo fixo é formada pela apuração do custo fixo médio dentro de cada faixa. Os pontos que a formam são definidos pela média ponderada do ciclo mensal de acordo com o número de máquinas na faixa. O número de máquinas para cada Ciclo Mensal nem sempre é significativo. A utilização da reta, no novo modelo, possibilita maior precisão na precificação dentro de cada faixa, pois é possível estabelecer um Custo Fixo para qualquer Ciclo Mensal, respeitados os limites inferiores e superiores da capacidade das máquinas disponíveis no mercado. Categoria Faixas, para a categoria de máquina Média da Faixa Média do Custo Fixo Equação da reta: CF= (Inclinação)*(Ciclo Mensal)+Constante Núm. Máquinas Média de preço das. Máquinas para a média ponderada da faixa

19 18 Existe uma correlação entre a velocidade da máquina e seu Ciclo Mensal (ex.: 20 páginas por minuto X 60 minutos X número de horas de funcionamento mensal = Ciclo Mensal). Esta correlação, no entanto, nem sempre é nítida. De forma conservadora, utilizou-se as variações mais significativas entre as 3 faixas, coerentes com a correlação PPM X Ciclo Mensal. Como o modelo tem 2 faixas (até 21 ppm e outra que agrupa as duas faixas superiores de 21 a 50 ppm), a variação foi multiplicada por 2. Logo, para determinar a máquina ideal para a faixa de velocidade superiora foi utilizado o custo fixo (proveniente da reta de Custo Fixo) de uma máquina 60% superior em Ciclo Mensal. Assim foi possível trazer as diferenças de preços a um denominador comum. Ciclo Mensal PPMs 4 faixas de média de a Faixas Ciclo Mensal Quant de a faixa Quant % Ciclo/ Faixa A % B % C % D 16 Total % 3 faixas de ppm Total PPM X Ciclo Mensal y = 0,000x + 19,61 R² = 0,550 Ciclo Mensal X PPM de a Faixa Ciclo Faixa PPM Faixa Combo Quant % Média de Ciclo por Faixa de PPM Variações consideradas X 2 Mudanças de faixa Média Final 0 21 A 1 A % A 2 A % % 43% A 3 A3 0 0% N/D 0 21 B 1 B % B 2 B % B 3 B3 1 1% % 35% 0 21 C 1 C1 3 3% C 2 C % C 3 C3 0 0% N/D 0 21 D 1 D1 0 0% N/D D 2 D2 6 6% D 3 D % % 85% 54% Total faixas de combinadas Valor médio de variação entre a primeira e a terceira faixa Passo 4: Determinação dos Custos Variáveis As curvas de custo variável, por sua vez, foram formadas utilizando-se os custos de toner, cilindro e revelador de todas as máquinas. Foram obtidas apenas duas curvas de custo: uma para toners Preto e Branco e outra para toners Coloridos. As curvas são decrescentes de acordo com o porte da máquina.

20 19 Ciclo Mensal O direcionador do custo variável é o porte das máquinas. As máquinas maiores apresentam rendimentos superiores aos das máquinas menores, na média. Os outliers de custo variável foram então retirados para a construção da curva, tanto PB quanto colorida. Ex: Toner PB Faixas, para variações no porte da máquina Média da Faixa Média dos Custo Variáveis Equação da curva: CV= Constante1*LN*(Quant. de de Cópias)+Constante2 Núm. Máquinas Passo 5: Consolidação e Determinação dos Preços Finais Para cada quantidade de cópias, determinou-se então o porte de máquina ideal (com base no que existe no mercado, com as especificações predeterminadas). O custo desta máquina foi obtido da reta de custo fixo da categoria correspondente. O mesmo foi feito para o custo variável. A cada um destes custos foi adicionado o B.D.I. (Benefício e Despesas Indiretas), representativo das despesas com administração, impostos e a margem de lucro médio do setor. O valor obtido foi o CUSTO FIXO para cada máquina e o CUSTO VARIÁVEL para a quantidade de cópias.

21 20 A máquina ideal para uma velocidade superior foi obtida pela correlação PPM X Ciclo Mensal PPMs superiores exigem máquinas maiores (entre as faixas, cerca de 60%) Resultados O trabalho de simulação resultou na criação de 150 novos serviços de impressão e reprografia que visam atender com maior eficiência econômica as demandas dos diversos órgãos públicos do Estado de São Paulo que se utilizam desse tipo de serviço, considerando as seguintes características de contratação: Quantidade de Cópias/mês Tipo de Equipamento Velocidade Tamanh o do Papel Fornecimento do Papel Utilização de Software de Gerenciamento até Multifuncionais Preto e Branco Velocidade até 21ppm A4 Com fornecimento de papel Com Software de Gerenciamento de a Multifuncionais em Cores Velocidade de 22 a 50ppm A3 Sem fornecimento de papel Sem Software de Gerenciamento de a Impressoras Acima de Preto e Branco 50ppm de a Impressoras em Cores acima de de até acima de

22 21 Com a criação das curvas de custos foi possível refinar a coerência interna do modelo, na medida em que se desenvolveram apenas duas curvas de custo variável (para máquinas PB e coloridas) e oito retas de custos fixos, que refletem o padrão de comportamento de preços das categorias de máquinas analisadas. Modelo anterior Novo Modelo Até 10k Até 50k Até 250k Ciclo Mensal A compilação de todo Estudo resultou na publicação, em Setembro de 2009, do novo Estudo de Serviços de Impressão e Reprografia Corporativa, por meio do Grupo de Apoio Técnico à Inovação GATI, vinculado a Secretaria de Gestão Pública (SGP), estudo esse que contou com o apoio técnico da Fundação Instituto de Administração (FIA). 3.3 Estudo do comportamento de preços dos serviços de reprografia O objetivo desta etapa do trabalho é produzir informações que auxiliem no aprimoramento dos estudos técnicos dos serviços terceirizados, através de uma metodologia de monitoramento e avaliação. Segundo (TEXEIRA, H. J.; SALOMÃO S. M.; TEXEIRA C. J., 2010) o desempenho é avaliado e um feedback (informação de acompanhamento de resultados ou de comportamento de um indicador) é fornecido para as áreas, visando a sua melhoria e permitindo que se coloquem em prática ações destinadas a solucionar possíveis lacunas identificadas. O acompanhamento das contratações através dos ferramentais de TI, ou seja, bases de dados contendo os registros dos processos de contratação e de gerenciamento dos contratos, permite a Administração Publica avaliar a evolução nos descontos médios e acompanhar a economia obtida pela contratação dos serviços terceirizados especificados Estudos Técnicos.

23 22 No caso da Impressão e Reprografia Corporativa o estudo de comportamento de preços do caderno teve a função de auxiliar no levantamento das necessidades de alterações dos serviços, além de apontar o comportamento na fase de contratação dos serviços, observando os descontos médios obtidos nos pregões dos serviços de impressão e reprografia e os preços ofertados durante pelos fornecedores que venceram os pregões do último ano. Além do estudo do comportamento de preços, foi realizado no início do ano de 2010 um estudo detalhado do comportamento dos pregões e contratos celebrados, após a publicação do novo Estudo dos Serviços Terceirizados de Impressão e Reprografia Corporativa, para monitorar e avaliar a adesão do novo modelo, pelos órgãos contratantes, bem como, a aceitação por parte dos fornecedores desse tipo de serviços Visão geral da avaliação dos serviços de impressão e reprografia Partindo da premissa do aprimoramento contínuo o primeiro passo da avaliação dos serviços de impressão e reprografia foi verificar as bases de dados referentes às contratações dos diversos tipos de serviços de impressão corporativa executado pelos órgãos da administração pública do Estado de São Paulo. A consulta a base de dados foi composta da verificação nas duas bases oficiais, alocadas nos servidores da PRODESP, Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo, sendo elas, a saber: Base de Dados dos Pregões, disponibilizado através do site

24 23 Página Inicial do site Base de Dados dos Serviços Terceirizados, disponibilizado através do site Página Inicial do site

25 24 Visão da Consulta dos Contratos Terceirizados A partir do levantamento uma série de dados registrados foi extraída de ambas as bases (Pregão e Terceirizados) com o intuito de identificar quais dos serviços de impressão e reprografia mais contratados, mediante a modalidade do pregão, foram executados ao longo do período de 2008 e De posse dos dados referentes aos pregões e aos contratos iniciou-se a análise dos dados a fim de se entender qual o comportamento do processo de contratação dos serviços, realizado através de licitações no formato de pregões de dois tipos presenciais e eletrônicos, bem como, verificar o comportamento dos preços dos serviços contrato, a partir dos registros de monitoramento da execução dos contratos de serviços terceirizados. Dessa maneira o estudo foi dividido em duas partes: a primeira que estuda o comportamento do processo de contratação e a segunda que avalia o comportamento dos preços dos serviços contratados. O Estudo do Comportamento de Preços tem ainda como foco, a verificação dos preços referenciais e dos preços contratados, parametrizados através da especificação detalhada dos serviços em termos de volume contratado Estudo do comportamento do processo de contratação A análise do comportamento do processo de contratação teve como objetivo identificar quais foram os descontos obtidos nos valores referenciais, os prazos envolvidos durante a realização dos pregões, o número de credenciadas e a sua correlação com os descontos apurados e por fim a recomendação quanto aos prazos dos futuros contratos.

26 25 Relação entre o preço negociado e o preço referencial O Parâmetro central do estudo do comportamento dos pregões esta representado na relação matemática existente entre o preço negociado, ou seja, aquele que será pago a partir da contratação do serviço, com o preço referencial oriundo do Estudo Técnico dos Serviços Terceirizados. Assim, a relação preço negociado pelo preço referencial, que no presente estudo é chamada de N/R, é a premissa para a análise do comportamento dos pregões. Com base do resultado da relação N/R, verificou-se quais foram os pregões cujo, resultados encontravam-se dentro da faixa considerada pelo GATI como satisfatória (8% a 13% de desconto sobre o preço referencial), ou seja, os pregões com relação N/R de valores entre 0,87 e 0,92. Classificação dos Pregões Abaixo da Faixa Ideal 55 65% Faixa Ideal de Desconto 7 8% Acima da Faixa Ideal 23 27% Total Pregões %

27 26 O mesmo estudo da distribuição das relação N/R foi realizado para o ano de 2009, contudo foi dividido em duas partes; uma até o mês de Agosto de 2009 e outra a após o mês de Agosto de 2009, data da publicação do Estudo de aprimoramento. Classificação dos Pregões Jan. a Ago Abaixo da Faixa Ideal 58 69% Faixa Ideal de Desconto 4 5% Acima da Faixa Ideal 22 26% Total Pregões % O comportamento da distribuição da relação N/R, apurando-se assim, descontos similares de um ano para outro, fato que pode ser explicado devido a manutenção do Estudo durante a maior parte do ano de 2009, posto que o Estudo aprimorado foi publicado no mês de Agosto de 2009, resultando em apenas 4 meses de aplicação.

28 27 Classificação dos Pregões Set. a Dez Abaixo da Faixa Ideal 17 61% Faixa Ideal de Desconto 3 11% Acima da Faixa Ideal 8 28% Total Pregões % Em linhas gerais observou-se pouca variação no comportamento da relação N/R nas três abordagens de estudos dos pregões, contudo destacou-se o fato do aumento em termos percentuais dos Pregões, dentro da Faixa considerada ideal de descontos, uma vez que a partir da adoção do Estudo aprimorado dos serviços de impressão tal índice passou de 5% para 11%. Prazos de execução dos pregões Outro ponto importante do processo de contratação dos serviços a ser avaliado é com relação aos prazos médios de duração do pleito licitatório, principalmente quanto a comparação dos dois tipos de pregões praticados no Estado de São Paulo, ou seja, pregões eletrônicos e presenciais. Tal análise é importante por se tratar de um objetivo legal e estratégico da administração pública paulista a realização de 100% dos pregões do tipo eletrônico, a fim de se garantir maior agilidade, segurança e economicidade.

29 28 Prazo Médio Pregões 2008 Modo de Execução Quantidade Publicação até Abertura até % Pregões Abertura Homologação (dias) (dias) Eletrônico % 16 9 Presencial 35 22% 14 7 TOTAL %

30 29 Modo de Execução Quantidade Pregões Prazo Médio Pregões 2009 % Publicação Abertura até até Abertura Homologação Eletrônico % Presencial 14 12% 14 8 TOTAL %

31 30 Do estudo dos prazos do processo de contratação dos serviços de Impressão, o que se pode observar é o aumento do uso do Pregão Eletrônico do ano de 2008 para 2009 da ordem de 10%, consolidando o uso desse instrumento, conforme diretriz do Governo do Estado, contudo observa-se que os prazos médios dos pregões presenciais são mais expeditos quando comparados com os prazos dos pregões eletrônicos. Tal fenômeno pode ser explicado devido a transição para ferramenta eletrônica, aliado ao fato da migração do modo presencial para o eletrônico, ainda, não ter chegado a completude. Recomendação de prazos contratuais Um parâmetro importante para a gestão dos contratos terceirizados é a duração que os mesmos devem ter, o Governo do Estado de São Paulo possui uma diretriz para que sejam executados contratos com 15 meses de duração. O objetivo de fixar um prazo padrão de 15 meses para os contratos se explica pois, nesse caso será possível a sua prorrogação, desde que previsto em cláusula específica, por iguais e sucessivos períodos até o limite legal de 60 (sessenta) meses, prazo este que ainda poderá ser excepcionalmente prorrogado em até mais um período de 12 (doze) meses desde devidamente justificada sua necessidade e com autorização expressa da autoridade superior (GATI, 2010). Frente a tal recomendação jurídica a verificação dos prazos previstos nos editais dos pregões dos serviços de impressão foram verificados para os Pregões do ano de 2008 e repetido para o ano de Em ambos os anos o que observa que na maioria dos pregões foi respeitado o prazo contratual de 15 meses, ademais nos casos onde os prazos foram superiores, todos foram feitos com valores múltiplos de 12 ou 15 meses, seguindo as recomendações jurídicas para a contratação de serviços terceirizados.

32 31

33 Estudo da concorrência entre fornecedores e os descontos médios apurados no pregões O objetivo dessa correlação tridimensional é verificar em termos médios a hipótese de que quanto maior o número de empresas credenciadas maiores são os descontos apurados dos preços negociados em relação aos preços referenciais. Para tanto o gráfico abaixo apresenta três variáveis, sendo elas: No eixo Horizontal Número de credenciadas por pregão No eixo vertical principal (à esquerda) Freqüência de recorrência de pregões com determinado número de credenciadas No eixo vertical secundário (à direita) Média da relação Preço Negociado/Preço Referencial, apurada para cada grupo de pregões em função do número de credenciadas.

34 33 Através da análise tridimensional dos Pregões de Serviços de Impressoras e Reprografia observa-se através da reta média que a medida que se aumenta o número de empresas concorrente maiores foram os descontos em termos médios. Tal comportamento da reta média ocorreu nos dois anos em que se aplicou ou estudo, contudo, ainda não foi possível medir o impacto do aprimoramento do estudo no comportamento da concorrência Estudo do comportamento dos contratos O aprimoramento do estudo dos serviços de impressõa acabou por gerar 150 novos serviços com parâmetros mais próximos das práticas dos mercados, tais serviços passaram a ser contratados a partir de agosto de 2009, data da publicação do caderno, assim foi elaborado, com base nos novos parâmetros técnicos, uma análise detalhada dos serviços de impressão e reprografia contratados após a publicação do caderno.

35 34 Visão geral dos contratos e serviços celebrados após a publicação do aprimoramento do estudo de impressão e reprografia A partir da publicação do novo estudo todos os contratos dos serviços de impressão passaram a obedecer as especificações e preços referenciais estabelecidos nos novos serviços. O primeiro passo foi identificar na base de dados quantos foram os contratos e serviços celebrados. Foram identificados 13 novos contratos e 41 serviços celebrados, dos quais 5 contratos foram reclassificados, ou seja, tiveram os seus preços e especificações adaptadas ao novo estudo, em especial quanto os preços referenciais, e 8 contratos celebrados já totalmente baseados no novo modelo estabelecido pelo estudo aprimorado. No bojo dos 5 contratos reclassificados foram identificados a contratação de 21 serviços especificados, enquanto que nos 8 contratos celebrados no novo modelo foram identificados 20 serviços de impressão e reprografia. Da análise dos 41 serviços contratados entre os meses de setembro e dezembro de 2009, verificou que 30 dos 150 serviços especificados foram contratados pelos órgãos da administração pública um índice de utilização de 20% dos novos serviços especificados

36 35 Dentre os novos serviços aqueles que mais vezes contratados foram: cod Impressão e Reprografia Corporativa sem papel Multifuncionais Preto e Branco (Velocidade até 21ppm) até cópias/mês máquina A4 [VALOR VARIÁVEL] cod Impressão e Reprografia Corporativa sem papel Multifuncionais Preto e Branco (Velocidade até 21ppm) até cópias/mês máquina A4 [VALOR FIXO] Outra análise feita foi quanto a classificação dos 41 serviços identificados, ou seja, qual a quantidade de serviços cujo critério de medição é variável (cópias/mês) e quantos o critério de medição é um valor fixo (máquinas/mês) Em termos de valores totais os 13 contratos celebrados nos 3 primeiros meses após a publicação do Aprimoramento do Estudo de Impressão e reprografia resultou nos seguintes valores:

37 36 Quantidade Totais Valor Variável (Cópias/mês) Valor Fixo (Máquinas/mês) 558 Utilização do estudo aprimorado quanto as suas especificações O objetivo dessa análise foi verificar dentre os parâmetros técnicos que compõe o Estudo aprimorado, como eles foram utilizados nos primeiros contratos baseados no novo modelo. Dentre as especificações técnicas básicas constantes do estudo, verificou-se que as multifuncionais Preto e Branco foram as máquinas mais vezes contratadas.

38 37 Em termos de velocidade os órgãos públicos contratantes escolheram máquinas de menor ou de velocidade intermediária, não sendo identificadas contratações de máquinas com velocidade acima de 50 ppm. Da escolha do tamanho de papel, observa-se a maior contratação de papel do formato A4, contudo o uso de papel A3 está presente mesmo com o número reduzido de contratos

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