Caderno de Logística Prestação de Serviços de Reprografia

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1 2014 Caderno de Logística Prestação de Serviços de Reprografia Guia de Orientação sobre os aspectos gerais na contratação de Serviços de Reprografia, ou seja, impressão, digitalização, reprodução de cópias com fornecimento de equipamentos e insumos, inclusive suporte, manutenção e disponibilização de sistema de gerenciamento para controle de cópias (outsourcing) no âmbito da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional. Versão 1.0 agosto de

2 Presidente da República Dilma Rousseff Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão MP Miriam Belchior Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação SLTI Loreni F. Foresti Departamento de Logística DELOG Ana Maria Vieira Neto Coordenação-Geral de Normas CGNOR Andrea Regina Lopes Ache Equipe da Coordenação-Geral de Normas CGNOR/DELOG/SLTI Augusto Seixas Silva Fábio Henrique Binicheski Genivaldo dos Santos Costa Hudson Carlos Lopes da Costa Manuela Deolinda dos Santos da Silva Pires Weberson Pereira da Silva 2

3 B823c Brasil. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. Caderno de Logística: prestação de serviços de reprografia / Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação. - Brasília : MP, p. : il. 1. Logística. 2. Reprografia. I. Título CDU

4 Sumário APRESENTAÇÃO... 6 INTRODUÇÃO CAPÍTULO I O CENÁRIO DO MERCADO CAPÍTULO II ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS Definição do Objeto Vantagens e Benefícios Um breve diagnóstico do modelo tradicional Vantagens e Benefícios do Outsourcing de Impressão Outsourcing de Impressão e Sustentabilidade Descrição dos Serviços Elementos e Atividades O Processo de Contratação (Solução de TI) Planejamento da Contratação Análise da Viabilidade da Contratação Plano de Sustentação Estratégia da Contratação Análise de Riscos Termo de Referência ou Projeto Básico Gerenciamento do Contrato Equipamentos Unidade de Medida Mensuração e Faturamento dos Serviços Obrigações e Responsabilidades de Contratada Obrigações do Contratante

5 3 CAPITULO III PROJETO BÁSICO E TERMO DE REFERÊNCIA Elementos Objeto Fundamentação Contratação Escolha da Solução de Tecnologia da Informação Elementos para a Gestão do Contrato Estimativa de Preços Adequação Orçamentária Sanções Administrativas Critérios de Seleção do Fornecedor Reajuste do Contrato REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS Perguntas Frequentes Norma Operacional Conjunta DIRAD/DTI Nº 1, de 23 de maio de Fluxogramas Template Termo de Referência ou Projeto Básico

6 APRESENTAÇÃO O presente estudo tem por objetivo apresentar os principais aspectos da contratação dos serviços de reprografia, ou seja, impressão, digitalização, reprodução de cópias com fornecimento de equipamentos e insumos, inclusive suporte, manutenção e disponibilização de sistema de gerenciamento para controle de cópias no âmbito da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. Para atingir esse objetivo, o estudo faz uma abordagem do cenário de mercado, vantagens, especificações técnicas, objeto do serviço de reprografia, planejamento da contratação, projeto básico/termo de referência, rotinas e procedimentos, inclusive a fiscalização dos serviços executados. O estudo foi estruturado em capítulos que abordam os seguintes assuntos: Capítulo 1 Cenário de Mercado; Capítulo 2 Vantagens; Capítulo 2 Especificações Técnicas; Capítulo 3 Projeto Básico/Termo de Referência; Capítulo 4 Unidade de Medida; Foram incluídos alguns Anexos, tais como perguntas frequentes, um template de Termo de Referência, fluxogramas e normas operacionais de alguns órgãos. Enfim, espera-se que este documento seja bastante útil como instrumento de consulta aos gestores da Administração Pública Federal e a outros interessados pelo tema abordado. LORENI F. FORESTI Secretária de Logística e Tecnologia de Informação 6

7 INTRODUÇÃO A contratação dos serviços de reprografia pode ocorrer de formas diversas, dependendo das necessidades do órgão contratante. Portanto, o órgão poderá contratar os serviços com fornecimento de equipamento, matérias consumíveis, inclusive papel, ficando a contratada responsável pelo suporte técnico e fornecimento de gerenciamento de sistema de controle de cópias. A Administração poderá adquirir os equipamentos, ficando responsável pela manutenção e pelos materiais consumíveis. Também poderá obter apenas pela locação dos equipamentos, ficando a contratada responsável pela manutenção dos equipamentos. Portanto, estes serviços podem ser contratados isoladamente ou de forma combinada, de acordo com a necessidade e especificação do projeto do órgão/entidade contratante. O cenário do mercado dos serviços de reprografia apresenta como característica marcante a participação de empresas que atuam na área de tecnologia de informação, tendo em vista a necessidade de uma solução de tecnologia de informação para o gerenciamento e controle de bilhetagem. O importante na escolha da estratégia da contratação a ser adotada é que ela proporcione redução dos gastos e uma gestão sustentável dos recursos de impressão. ANA MARIA VIEIRA NETO Diretora 7

8 CAPÍTULO I - O CENÁRIO DO MERCADO SERVIÇOS DE REPROGRAFIA Os serviços de reprografia atualmente caracterizam-se pela prestação de serviços de impressão, reprodução, digitalização com disponibilização dos equipamentos, incluindo fornecimento de materiais consumíveis, ficando a contratada responsável pela prestação de suporte e manutenção, pelo sistema de gerenciamento e bilhetagem da solução instalada. Usualmente é conhecida como outsourcing de impressão, serviços de impressão corporativa. Normalmente são prestados por empresas que atuam no ramo da tecnologia da informação, tendo em vista a necessidade de uma solução de tecnologia de informação para gerenciamento e controle de bilhetagem de impressão. A seguir apresentamos um gráfico que demonstra o volume de contratações desse tipo de serviço no período de 2012 até julho de 2014 no âmbito da Administração Pública Federal, direta autárquica e fundacional. Nos valores apresentados estão incluídas as diversas opções nas contratações de serviços, inclusive a locação dos equipamentos. Analisando o histórico das contratações no período, verifica-se um volume menor de contratação em 2012, em torno de R$ ,00 (trinta e seis milhões de reais). Em 2013 o volume de contratações é de aproximadamente R$ ,00 (oitenta e dois milhões de reais). Em 2014 o valor das contratações até julho atingiu o patamar de R$ ,00 (vinte e oito milhões de reais). Essa redução no volume das contratações decorreu do contingenciamento de despesas estabelecido pelo Decreto nº 7.446, de 1º de março de 2011, que incluía locação de equipamentos. O Decreto nº 7.446, de 2011, por sua vez foi revogado pelo Decreto nº 7.689, de 2 de março de 2012, ora vigente, que estabelece, no âmbito do Poder Executivo federal, limites e instâncias de governança para a contratação de bens e serviços e para realização de gastos com diárias e passagens. 8

9 O gráfico 1 apresenta o volume de contratações de serviços de reprografia, incluindo serviços de locação de equipamentos. Portanto são valores agregados dos serviços de reprografia e serviços exclusivamente de locação de equipamentos. Gráfico 1 Volume de Contratações no período de 2012 a julho de Valores Fonte: Portal de Compras Governamental do Governo Federal 9

10 CAPÍTULO II - ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS 2.1 DEFINIÇÃO DO OBJETO O presente estudo tem por objetivo apresentar os principais aspectos da contratação dos serviços de reprografia, ou seja, impressão, digitalização, reprodução de cópias com fornecimento de equipamentos e insumos, inclusive suporte, manutenção e disponibilização de sistema de gerenciamento para controle de cópias no âmbito da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional. A contratação desses serviços deve observar os princípios que regem a Administração Pública Federal. Ressaltamos que o objeto da contratação será definido de forma expressa no edital de licitação e no contrato exclusivamente como prestação de serviços, sendo vedada a utilização de contratação de serviços para a contratação de mão de obra conforme dispõe o 2º do art. 6º da Instrução Normativa nº 02, o art. 3º do Decreto de 7 de julho de e art. 37, inciso II, da Constituição Federal. A Instrução Normativa nº 2, de 30 de abril de 2008 em seu art. 7º estabelece que as atividades de conservação, limpeza, segurança, vigilância, transportes, informática, copeiragem, recepção, reprografia, telecomunicações e manutenção de prédios, equipamentos e instalações serão, de preferência, objeto de execução indireta. Define-se, serviço de impressão corporativa ou outsourcing de impressão, a prestação de serviços com o fornecimento de equipamentos como impressoras copiadoras e multifuncionais, sendo a contratada responsável pela manutenção dos equipamentos, suporte técnico e gerenciamento de impressões. Portanto, o outsourcing de impressão não se resume apenas na locação de copiadores, impressoras multifuncionais, por um determinado valor mensal determinado ao final do procedimento licitatório. 10

11 2.2 VANTAGENS E BENEFÍCIOS A seguir apresentamos um breve relato do modelo antigo de contratação de serviços de reprografia e as vantagens e benefícios do outsourcing de impressão Um breve diagnóstico do modelo tradicional de serviços de impressão O modelo de contratação antigo tradicionalmente adotado pela Administração Pública consistia em um modelo de gestão de serviço que incluía a aquisição dos equipamentos e seus suprimentos, ficando a administração, por conseguinte, responsável pelo serviço de manutenção. A disponibilização de um parque de impressoras próprias por parte do órgão corre o risco de futuramente encontrar-se em uma fase de obsolescência, o que implicaria na necessidade de uma renovação total com vistas à redução dos custos com manutenção e a utilização de suprimentos de qualidade, inclusive quantos aos aspectos de sustentabilidade. O sistema de gestão tradicional incorreria em alguns problemas, listados a seguir: Alguns equipamentos podem apresentar alto custo por página impressa, comparando-se o custo do cartucho e quantidade de páginas impressas; A administração deve adotar um controle rígido sobre o que é impresso, orientando o gestor sobre a utilização do equipamento, evitando reprodução de cópias desnecessárias e o uso particular dos referidos equipamentos; Ausência de controle sobre o que deve ser impresso em cores e em preto e branco; Parque heterogêneo de impressoras, dificultando a aquisição de suprimentos e a manutenção. Além disso, a manutenção de tais equipamentos demanda tempo e elevados custos financeiros com aquisição de peças, suprimentos, assistência técnica, armazenamento de suprimentos, controle, etc. 11

12 Equipamentos obsoletos e com vida útil indesejável, demandando uma necessidade maior de assistência técnica, e por consequência um custo unitário maior por página impressa; Inexistência de pessoal especializado em manutenção de impressoras obsoletas, com custo maior de contratação de empresa de manutenção técnica; Inexistência de um sistema de gerenciamento que permita mensurar o custo de impressão de cada unidade do órgão, e por usuário do equipamento, dificultando estabelecer um estudo comparativo mês a mês Vantagens e Benefícios do outsourcing de impressão O outsourcing de impressão tem por objetivo, entre outros, a inserção de equipamentos corretos e o gerenciamento de impressões que visam controlar e reduzir gastos excessivos dos serviços de impressão no ambiente de trabalho. Em termos de economicidade, sob aspecto financeiro, com outsourcing de impressão a redução de despesas é proeminente. Tal redução deve-se a diminuição dos gastos com impressão e cópias, eliminação do estoque e logística dos insumos consumíveis, além da atualização tecnológica sem necessidade de investimento por parte do órgão contratante. No tocante aos aspectos operacionais e tecnológicos, o outsourcing promove o gerenciamento dos equipamentos em rede, através do sistema de outsourcing de impressão. Do ponto de vista da gestão administrativa o outsourcing proporciona um alto grau de escalabilidade, rastreabilidade de utilização com a bilhetagem por centro de custos. Dessa forma tem-se uma gestão centralizada do serviço de impressão, que em consequência possibilita a obtenção de indicadores de qualidade, desempenho, disponibilidade, utilização de recursos de forma mais ágil e eficiente. O outsourcing de impressão proporciona também um melhor gerenciamento de equipamentos, suprimentos, impressão e a redução de custos. 12

13 Permite a eliminação da necessidade de uma infraestrutura de logística para atendimento de solicitações e distribuição de insumos e consumíveis. A contratação de serviços de impressão outsourcing proporcionam a eliminação de investimentos iniciais decorrentes da aquisição de equipamentos. O alto grau de escalabilidade proporciona redução de custos com os insumos e materiais consumíveis, visto que estes são fornecidos com menores preços, em razão de serem adquiridos em larga escala pelo prestador do serviço. O serviços de impressão outsourcing elimina a necessidade do órgão de realizar a contratação específica de serviços de manutenção e assistência técnica de equipamentos, uma vez que tal encargo será de responsabilidade do prestador de serviços de impressão outsourcing. Os serviços de impressão outsourcing proporciona ainda uniformização e padronização dos produtos finais de impressão Outsourcing de impressão e Sustentabilidade A sustentabilidade se tornou palavra-chave em todas atividades humanas, não somente no setor privado como também no setor público. Em relação ao setor público o desenvolvimento econômico sustentável se reveste de grande importância, constituindo-se também um dos princípios basilares nas aquisições e contratações públicas. Nos casos dos serviços de impressão podemos destacar o ajuste automático frente-e-verso das impressões como medida para redução do consumo de papel e consequentemente diminuição do custo referente ao gasto com papel. Tal prática pode reduzir até pelo menos 20% dos custos com gasto de papel. A utilização correta dos aparelhos, eliminando muitos equipamentos que são usados de forma desnecessária ocasiona uma economia de gastos com energia elétrica, que por sua vez implicam em redução de custos. A utilização de equipamentos que apresentam o melhor desempenho sob o ponto de vista de eficiência energética. Recomenda-se a utilização de equipamentos que estejam em conformidade com programas de redução de consumo de energia, quando houver. 13

14 As unidades do órgão deverão racionalizar os trabalhos de impressão e cópia, dando preferência às facilidades disponíveis na internet/intranet, ao uso do correio eletrônico e demais recursos de multimídia (CD/DVD), baseados no Projeto Esplanada e nas normas ambientais. A escolha do papel deverá ter como referência a dimensão, peso, textura, consistência, gramatura e cor de papel sulfite, com certificação ambiental (FSC ou CERFLOR) 1 e/ou seu equivalente direto com características de reciclado. A utilização do papel reciclado também constitui um dos exemplos de boas práticas ambientais. 1 FSC Forest Stewardship Council ou Conselho de Manejo Florestal é uma organização internacional não-governamental, fundada em 1993, que não emite certificados e sim acredita certificadoras no mundo inteiro, garantindo que os certificados destas obedeçam a padrões de qualidade. As certificadores desenvolvem um método para certificação baseado nos princípios e critérios do FSC, adaptando-o para a realidade de cada região ou sistema de produção. O CERFLOR Programa Brasileiro de Certificação Florestal. O CERFLOR Programa Brasileiro de Certificação Florestal é um programa que visa identificar critérios e indicadores de sustentabilidade do manejo florestal, de modo a propiciar práticas que sejam ecologicamente adequadas, economicamente sustentáveis e socialmente justas. O INMETRO é o organismo acreditador oficial do governo brasileiro do programa CERFLOR. Maiores detalhes vide portal do INMETRO no link: 14

15 2.2 DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS Os elementos descritos podem ser ou não necessários dependendo da especificidade da contratação Elementos/Atividades dos serviços de impressão (outsourcing) Como dito anteriormente os elementos ou atividades abaixo elencados podem ser ou não necessários dependendo da especificidade da contratação. O Termo de Referência definirá os elementos ou atividades necessárias. Os serviços de impressão compreendem os seguintes elementos ou atividades, entre outros: a) O fornecimento dos equipamentos em regime de comodato devidamente instalados, configurados e em funcionamento; b) A atualização periódica dos equipamentos fornecidos de modo a garantir a modernização do parque de impressoras e copiadoras do órgão e o atendimento de demanda futura; c) A prestação de serviço de manutenção preventiva e corretiva, inclusive para substituição de equipamentos ou peças danificadas; d) O fornecimento de insumos e suprimentos (cartucho de toner, cilindros, reveladores, fusores, etc.. O fornecimento de papel deve ser avaliado pelo órgão contratante; e) Equipamento e pessoal específico para o setor de reprografia, quando for necessário, a ser instalado e mantido em local determinado pela Administração. (Esta obrigação depende da especificidade da contratação); f) O serviço in loco de suporte técnico ao usuário. O Termo de Referência também definirá as atividades que não constituirão escopo da contratação. A seguir apresentamos um modelo de atividades que não integram o escopo da contratação, às quais devem estar previstas no Termo de Referência. 15

16 Não compreendem no escopo da contratação os seguintes elementos ou atividades, entre outros : α) O fornecimento de papel; β) A responsabilidade pelo gerenciamento de acesso e consumo; χ) A fiscalização e verificação das métricas de consumo; δ) O controle dos chamados técnicos de suporte; ε) O local para o desempenho das atividades afetas ao respectivo contrato do órgão, quando couber; φ) Solução completa para impressão colorida e matricial, quando couber. O Termo de Referência definirá também os elementos que constituem o sistema de outsourcing de impressão e reprografia, em conformidade com a especificidade da contratação. Segue abaixo um exemplo de sistema de outsourcing definido para um tipo de contratação específico: Constitui o sistema de outsourcing de impressão e reprografia; a) A solução de externalização representada pelos elementos e atividades que constituem escopo da contratação; b) O ambiente de reprografia a ser instalado nas dependências do órgão contratante, quando for o caso; c) O sistema de digitalização de documentos (inclusive via rede de dados) por meio das impressoras multifuncionais; d) O pessoal técnico a ser disponibilizado na execução dos serviços. 2.3 O PROCESSO DE CONTRATAÇÃO (SOLUÇÃO DE TI) 16

17 O processo de contratação de serviços de impressão outsourcing, inclui a necessidade de uma solução de TI para gerenciamento da rede dos equipamentos. Dessa forma o processo de contratação no âmbito da Administração Pública Federal, autárquica e fundacional, observará as disposições constantes da Instrução Normativa nº 4, de 12 de novembro de Nos termos da Instrução Normativa nº 4, de 2010, as contratações de Soluções de Tecnologia da Informação, doravante denominadas simplesmente de Soluções de TI, deverão seguir 03(três) fases, a saber: I - Planejamento da Contratação; II - Seleção do Fornecedor; e III - Gerenciamento do Contrato. Considera-se Solução de Tecnologia da Informação, nos termos da referida Instrução Normativa, o conjunto de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Automação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação. Com base na análise feita no Planejamento da Contratação, o órgão avaliará a possibilidade de internalização do serviço ou a contratação externa da solução Planejamento da Contratação A fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento pela Área de Tecnologia da Informação do Documento de Oficialização da Demanda, a cargo da Área Requisitante da solução, que conterá no mínimo: I - necessidade da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas da instituição, bem como o seu alinhamento ao PDTI; 17

18 II - explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da Solução de Tecnologia da Informação; III - indicação da fonte dos recursos para a contratação; e IV - indicação do Integrante Requisitante para composição da Equipe de Planejamento da Contratação. O Documento de Oficialização da Demanda deve conter o detalhamento da necessidade da Área Requisitante da Solução a ser atendida pela contratação. O referido documento será encaminhado à autoridade administrativa que deverá decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratação, indicar os integrantes da equipe de planejamento da contratação e instituí-la. A equipe de planejamento da contratação deverá acompanhar e apoiar, no que for determinado pelas áreas responsáveis, todas as atividades presentes nas fase de Planejamento da Contratação e Seleção do Fornecedor. A fase de Planejamento da Contratação consiste nas seguintes etapas: 1. Análise de Viabilidade da Contratação; 2. Plano de Sustentação; 3. Estratégia da Contratação; 4. Análise de Riscos; e 5. Termo de Referência ou Projeto Básico. Lembrando que os documentos resultantes das etapas previstas nos itens 1 a 4 poderão ser consolidados em um único documento, a critério da Equipe de Planejamento da Contratação. 18

19 Análise de Viabilidade da Contratação Como dito anteriormente a primeira etapa do processo de contratação consiste na análise da viabilidade técnica e econômica da contratação, que compreenderá as seguintes tarefas: Ι. Definição e especificação dos requisitos gerais e tecnológicos, a partir da avaliação do Documento de Oficialização da Demanda e do levantamento de: a) Demandas dos potenciais gestores e usuários da Solução de TI; b) Soluções disponíveis no mercado; e c) Análise de projetos similares realizados por outros órgãos ou entidades da Administração Pública; II - Identificação das diferentes soluções que atendam aos requisitos, considerando: α) a disponibilidade de solução similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública; β) as soluções existentes no Portal do Software público Brasileiro; χ) a capacidade e alternativas do mercado, inclusive a existência de software livre ou software público; d) observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico- e-ping e Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico- e- MAG, conforme as Portarias Normativas SLTI nº 5, de 14 de julho de e nº 3, de 7 de maio de e) Aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil, conforme Medida 2 A Portaria Normativa nº 5, de 14 de julho de 2005 Institucionaliza os Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - e-ping, no âmbito do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática SISP, cria sua Coordenação, definindo a competência de seus integrantes e a forma de atualização das versões do Documento. 3 A Portaria Normativa nº 3, de 7 de maio de 2007 institucionaliza o Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico e-mag no âmbito do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática SISP, 19

20 Provisória nº , de 24 de agosto de , quando houver necessidade de utilização de certificação digital; e f) A observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivista de Documentos e ARQ Brasil, quando o objetivo da solução abranger a gestão de documentos arquivísticos digitais e não digitais, conforme Resolução do CONARQ nº 25, de 27 de abril de ; g) Orçamento estimado; III Análise e comparação entre os custos totais de propriedade das soluções identificadas, levando-se em conta os valores de aquisição dos ativos, insumos, garantia e manutenção; IV escolha da Solução de Tecnologia da Informação e justificativa da solução escolhida, que contemple, no mínimo: α) Descrição sucinta, precisa, suficiente e clara da Solução de Tecnologia da Informação escolhida, indicando os bens e serviços que a compõem; β) Alinhamento em relação às necessidades de negócio e requisitos tecnológicos; e χ) Identificação dos benefícios a serem alcançados com a solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade; V - Avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão ou entidade para viabilizar a execução contratual, que 4 A ICP- Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira é uma organização criada para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos de forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônica seguras. Foi instituída pela Medida Provisória nº , de 24 de agosto de Lembrando que em conformidade com o art. 2º da Emenda Constitucional - EMC 32, de 11/09/2001, as medidas provisórias editadas em data anterior à da publicação desta emenda continuam em vigor até que medida provisória ulterior as revogue explicitamente ou até deliberação definitiva do Congresso Nacional. 5 O CONARQ Conselho Nacional de Arquivos é um é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Resolução do CONARQ Nº 25, 27 de abril de 2007 dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivísticas de Documentos e- ARQ Brasil pelos órgãos e entidade integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR. 20

21 servirá de subsídio para o Plano de Inserção, abrangendo no que couber; a ) infraestrutura tecnológica; b) infraestrutura elétrica; c) logística; d) espaço físico; e) mobiliário; e f) outras que se apliquem. A análise de Viabilidade da Contratação será aprovada e assinada pela Equipe de Planejamento da Contratação. Lembrando que a Equipe de Planejamento da Contratação é formada pelo menos por um Integrante da Área Requisitante e por um Integrante Técnico com atribuições distintas conforme dispõe a Instrução Normativa nº 4, de Compete ao Integrante Requisitante definir, quando aplicáveis, os seguintes requisitos: De negócio, que independem de características tecnológicas e que definem as necessidades e os aspectos funcionais da Solução de Tecnologia da Informação; De capacitação, que definem a necessidade de treinamento, de carga horária e de materiais didáticos; Legais, que definem as normas com as quais a Solução de Tecnologia da Informação deve estar em conformidade; De manutenção, que independem de configuração tecnológica e que definem a necessidade de serviços de manutenção preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa; Temporais, que definem data de entrega da Solução de Tecnologia da Informação contratada; De segurança, juntamente com o Integrante Técnico; e Sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a Solução de Tecnologia da Informação deve atender para estar 21

22 em conformidade com costumes, idiomas e ao meio ambiente, dentre outros. Compete ao Integrante Técnico especificar, quando aplicáveis, os seguintes requisitos tecnológicos: de arquitetura tecnológica, composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade, linguagens de programação, interfaces, dentre outros; de projeto e de implementação, que estabelecem o processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos, forma de gestão, de documentação, dentre outros; de implantação, que definem o processo de disponibilização da solução em ambiente de produção, dentre outros; de garantia e manutenção, que definem a forma como será conduzida a manutenção e comunicação entre as partes envolvidas; de capacitação, que definem o ambiente tecnológico dos treinamentos a serem ministrados, os perfis dos instrutores, dentre outros; de experiência profissional da equipe que projetará, implementará e implantará a Solução de Tecnologia da Informação, que definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação dessa experiência, dentre outros; de metodologia de trabalho; de segurança da informação; e demais requisitos aplicáveis. Lembrando também que os requisitos tecnológicos deverão ser especificados em conformidade com os requisitos de negócio, de capacitação, legais, de manutenção, temporais, de segurança, sociais, ambientais e culturais. 22

23 Plano de Sustentação O plano de Sustentação será elaborado pelos Integrantes Técnico e Requisitante, contendo no mínimo: I recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio; II continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação em eventual interrupção contratual; III atividades de transição contratual e encerramento do contrato; IV estratégia de independência do órgão ou entidade contratante com relação à contratada. As atividades de transição contratual e encerramento do contrato incluem: a) a entrega de versões finais dos produtos e da documentação; b) a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da Solução de Tecnologia da Informação; c) a devolução de recursos; d) a revogação de perfis de acesso; e) a eliminação de caixas postais; f) outras que se aplicam. A estratégia de independência do órgão ou entidade contratante com relação à contratada contemplará, pelo menos: a) forma de transferência de conhecimento tecnológico; e b) direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da Solução de TI sobre os diversos documentos e produtos produzidos ao longo do contrato, incluindo a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos não vierem a pertencer à Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional. 23

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