PEMPEC - Planejamento Estratégico para Micro e Pequenas Empresas

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1 PEMPEC - Planejamento Estratégico para Micro e Pequenas Empresas Resumo. PEMPEC é um software de distribuição gratuita que visa auxiliar o gestor das micro e pequenas empresas na tomada de decisão, utilizando o planejamento estratégico para realizar objetivos e metas organizacionais definidos, visando decidir antecipadamente o que dever ser feito, quando e como a ação deve ser tomada. O mercado oferta softwares para o mesmo fim, no entanto estes necessitam de um investimento fora da realidade financeira das micro e pequenas empresas. Abstract. PEMPEC is software for free distribution to help the manager of micro and small companies in decision making, using strategic planning to achieve organizational goals and objectives defined, to decide in advance what must be done, when and how the action must be taken. The market offers softwares for the same purpose, however, they need an investment outside the financial reality of the micro and small companies. 1. Introdução Anteriormente o planejamento era feito de forma fechada e dava ênfase apenas ao controle dos gastos que haviam sido orçados (TAVARES, 1991). A provisão dos gastos era feita com base nos custos que ocorriam no período anterior. Essa forma de planejamento não permitia que o gestor visualizasse cenários futuros de forma a poder se precaver das possíveis situações inerentes ao mercado. A seguir, apresenta-se um modelo gráfico que traduz as fases do planejamento de forma mais abrangente:

2 Figura 1 - Evolução do Planejamento Estratégico. Adaptado de TAVARES (1991). Conforme o quadro anterior, inicialmente as organizações apenas faziam o seu orçamento anual e procuravam cumprir estritamente o que estivesse dentro do orçamento, tal procedimento não permitia ao gestor uma visão melhor dos seus custos e das possibilidades de aplicar determinados recursos. Começa-se então a pensar em planejar o futuro, inicia-se o planejamento a longo prazo onde o gestor pode projetar tendências e analisar possíveis lacunas, no entanto não parecia suficiente tal planejamento. Na década de 70 surge a idéia do planejamento estratégico, análise do ambiente, análise de recursos, análise das competências e alocação dos recursos. A partir dessas análises já era possível ao gestor definir suas estratégias para garantir a sobrevivência de sua empresa. Apesar de ser interessante, o planejamento estratégico apresentava um problema com as fórmulas. Muito simplistas, elas não permitiam ao gestor determinar possíveis cenários futuros.

3 Surge então, na década de 80, a Administração Estratégica, uma metodologia mais flexível, que coordena os recursos conduzindo-os para o objetivo, integrando planejamento e controle, utilizando sistemas de apoio, motivando e compensando, implantando o desenvolvimento organizacional. Essa administração conta ainda com bons canais de comunicação que possibilitam muitas informações para auxiliar o gestor a determinar o futuro de sua empresa. A necessidade de planejar é um fato que perdura por anos. Conforme o quadro acima, cada tentativa de implementar uma metodologia sempre focava nas finanças da organização e isso não era por nada, é claro que uma organização saudável é aquela que dá lucros. Os gestores precisam analisar todo o ambiente que envolve o seu negócio. É importante projetar o futuro, definir estratégias para determinar o futuro de sua organização. Esse planejamento precisa permear a organização como um todo para que as decisões se tornem mais fáceis de serem tomadas (Gluck, 1981). Neste contexto, apresenta-se uma ferramenta de software livre para micro e pequenas empresas, aqui denominada PEMPEC Objetivos Desenvolver uma ferramenta de software livre que seja capaz de atingir pontos básicos do planejamento estratégico no intuito de auxiliar na tomada de decisão. Criar oportunidades para micro e pequenas empresas que não possuem condições financeiras de adquirir uma ferramenta proprietária, a realizar sua gestão estratégica, auxiliando o gestor nas tomadas de decisões. Melhorar o padrão competitivo da micro e pequena empresa. Permitir uma profissionalização da gestão estratégica da micro e pequena empresa Justificativa Estatísticas do SEBRAE - Serviço Brasileiro de Apoio às Micros e Pequenas Empresas - (2004), apontam que a falta de uma gestão estratégica aplicada em micro e pequenas empresas é uma das principais causas para a falência dessas organizações. Dentre as razões que impedem as organizações de realizarem uma gestão eficiente e competitiva estão a falta de uma ferramenta de apoio específico e o custo associado às ferramentas disponíveis no mercado.

4 2. Revisão Bibliográfica O planejamento estratégico é uma importante ferramenta para as organizações atuais. Porém é raro Micro e Pequenas Empresas, tanto as que obtêm sucesso como as que fecham, utilizarem tal ferramenta como instrumento de planejamento e de estratégia em sua gestão. Planejamento é o desenvolvimento de um projeto para a realização de objetivos e metas organizacionais, envolvendo a escolha de um caminho a seguir, a decisão antecipada do que deve ser feito, a determinação de quando e como a ação deve ser realizada (TAVARES, 1991). A estratégia, por sua vez, possui várias definições. De acordo com Mintzberg (2000), pode ser que não haja uma definição simples de estratégia, mas existem algumas áreas gerais de concordância a respeito de sua natureza. Assim, segundo Mintzberg (2000) a estratégia: diz respeito tanto à organização como ao ambiente; é complexa, pois mesmo considerando que as mudanças remetem a novas circunstâncias para a organização, a essência da organização deve permanecer inalterada; afeta uma organização em seu todo; implica em questões de conteúdo e processo; não é determinada, ela pode diferir; existe em níveis diferentes na organização; envolve vários aspectos conceituais e analíticos. Assim, pode-se considerar que a estratégia está relacionada à ligação da empresa ao seu ambiente interno e externo. Neste contexto, a empresa procura definir e operacionalizar ações que maximizem os resultados da interação estabelecida. Um dos maiores obstáculos das organizações é prever as mudanças do mercado e se antecipar a elas. Diante deste constante nível de incerteza, cada vez mais as empresas se remetem à necessidade de terem um planejamento estratégico. De acordo com Tavares (TAVARES,1991), o planejamento estratégico é uma ferramenta que fornece à organização uma visão do futuro, aumentando a probabilidade de uma empresa aproveitar as oportunidades e explorar suas potencialidades. O planejamento estratégico implica numa visão do futuro, através da qual a empresa analisa o segmento de sua atuação, o mercado, os concorrentes, os produtos e serviços oferecidos, o valor a ser estipulado ao cliente, as vantagens a longo prazo e a lucratividade. Para que uma organização olhe para o futuro, aproveite as oportunidades, previna-se das ameaças e se mantenha ativa e próspera em um Mercado, é necessário que ela tenha um planejamento

5 estratégico ativo, contínuo e criativo. Caso contrário, a administração desta empresa estará apenas reagindo ao seu ambiente. Apesar do grau de importância econômica e social das pequenas empresas, a sua sobrevivência é uma questão constante em seu dia-a-dia. O panorama da sobrevivência das pequenas empresas pode ser definido pelas altas taxas de natalidade (abertura de novas empresas) versus as altas taxas de mortalidade (inatividade, fechamento ou falência). No primeiro trimestre de 2004, o SEBRAE promoveu a realização de uma pesquisa nacional, para a avaliação das taxas de mortalidade das micro e pequenas empresas brasileiras e identificação dos fatores causais da mortalidade. Um dado relevante é a experiência anterior dos pequenos empresários que tiveram suas empresas extintas: 26% do total de entrevistados declararam ter começado os negócios sem nenhum conhecimento prévio do ramo em que se iniciou ou qualquer experiência em negócios, e 19% apontaram como referência para a própria experiência alguém na família tinha um negócio similar. Portanto, pode-se concluir que 45% dos gestores de empresas extintas não dispunham de experiência anterior direta no ramo. Essa condição indica a importância e a necessidade de apoio gerencial prévio à abertura de um novo empreendimento. Uma conclusão importante da pesquisa é que a mortalidade das pequenas empresas não pode ser atribuída a um único fator. Uma empresa encerra suas atividades devido a um conjunto de fatores que, combinados, podem aumentar ou reduzir o risco de seu fechamento. Segundo o SEBRAE, para aumentar as chances de sobrevivência e sucesso de uma pequena empresa é necessário, dentre outros aspectos: ter alguma experiência prévia no ramo de atividade da empresa; planejar suas atividades, principalmente em relação aos fornecedores, aspectos legais do negócio e qualificação de mão de obra disponível no mercado; utilizar ferramentas básicas de administração, procurando aperfeiçoar seus produtos e serviços frente às necessidades dos clientes; Assim, a partir dos diversos fatores apresentados pelas pesquisas do SEBRAE, pode-se afirmar que a mortalidade das empresas deve-se basicamente a certos fatores externos ou conjunturais e aos fatores internos de gestão. O sucesso e o desenvolvimento de uma empresa dependem de vários fatores internos e externos. Os fatores internos que influenciam a competitividade da empresa estão sob sua esfera da decisão e podem ser subdivididos em pontos fortes e pontos fracos. Em uma pequena empresa, os pontos fortes e fracos podem ser avaliados em relação à sua estrutura organizacional, cultura organizacional, postura estratégica, nível de tecnologia empregada, capacidade de inovação e criatividade, talento do empresário, capacidade de adaptação às flutuações de mercado, baixos custos indiretos, entre outros. Já os fatores externos que exercem influência sobre a viabilidade ou crescimento da pequena empresa são as condições econômicas, estrutura de negócios, condições do mercado, problemas fiscais, comportamento dos clientes, fornecedores e força dos

6 concorrentes. Todo esse conjunto precisa necessariamente de uma análise para que a organização consiga se antecipar. O planejamento estratégico pode auxiliar o pequeno empreendedor a se concentrar nos fatores-chave de sucesso da empresa e em suas prioridades proeminentes. Segundo Tiffany & Peterson (1998), a receita e o crescimento das pequenas empresas que possuem planos estratégicos são, em média, 50% superiores às empresas que não realizam algum tipo de planejamento. Além disso, é verificado que 80% dos problemas apresentados nas pequenas empresas são de natureza estratégica e apenas 20% resultam da insuficiência de recursos. Através de uma análise crítica, pode-se notar que a grande questão para o aumento da competitividade e sobrevivência das pequenas empresas se relaciona à estratégia. Ao realizar seu planejamento estratégico, a organização terá condições de antencipar-se a situações conjunturais do mercado. Neste contexto, o PEMPEC apresenta-se como uma ferramenta importante para auxiliar o gestor. 3. Pempec A Ferramenta de software livre PEMPEC - Planejamento Estratégico em Micro e Pequenas Empresas busca suprir uma carência de mercado no sentido de proporcionar à micro e pequena empresa a possibilidade de realizar um planejamento mais eficiente, contínuo e, principalmente, monitorado constantemente, facilitando a imediata tomada de decisão. A utilização da ferramenta tornará a organização mais eficiente em suas estratégias de mercado frente aos concorrentes, por manter registros e indicadores que o gestor poderá consultar a qualquer instante e definir um novo rumo a ser tomado. O mercado de software contempla diversas ferramentas proprietárias, no entanto normalmente estão voltadas para grandes corporações, como grandes indústrias, construtoras, organizações de grande porte e organizações financeiras. 3.1 Funcionamento da Ferramenta Ao acessar o sistema e ter seu login e senha validados, a próxima tela a ser aberta é a do painel de controle contendo as seguintes opções: Diagnóstico, Objetivo e Negócio. O usuário deverá clicar em um dos três botões e o sistema irá direcioná-lo para a tela de menu que corresponde ao botão clicado. A tela de login e senha que o usuário deverá utilizar é a seguinte:

7 Figura 2 Tela de login do PEMPEC Os campos apresentados são obrigatórios para entrada no sistema. Após digitar os dados, deve-se clicar no botão confirmar. Após a validação do login e senha, o sistema irá mostrar a próxima tela: painel de controle. No painel de controle o usuário poderá escolher uma das três opções comentadas anteriormente. Figura 3 Painel de Controle. O usuário deve escolher uma das opções. Ao clicar na opção desejada, o sistema irá redirecioná-lo para a tela contendo um menu que corresponda a opção que fora acionada com o clique do mouse. A seguir serão apresentadas as telas de acordo com a ordem: Negócio, Diagnóstico e Objetivo. Caso o usuário clique na opção Negócio, a próxima tela que o sistema irá apresentar é a tela contendo um menu com as seguintes funcionalidades:

8 Figura 4 Menu Negócio. Estão disponíveis as opções Organização e Mapa do Negócio. Na primeira, registram-se dados sobre a empresa. Na segunda, os dados são apresentados em forma de mapa na tela do browser. Se usuário escolher a opção Diagnóstico a próxima tela que o sistema irá apresentar é a tela contendo um menu com as seguintes funcionalidades: Figura 5 Menu Diagnóstico. Nesta parte do sistema, o usuário deve registrar o diagnóstico da empresa e do mercado onde a mesma está inserida. Na opção de análise interna serão registradas as forças e fraquezas da organização. Em seguida, na análise externa devem ser registradas as ameaças e oportunidades decorrentes do mercado de que a organização participe. A opção de cenários serve para registrar quaisquer ocorrências no mercado nacional ou internacional que possa influenciar no desenvolvimento futuro da organização. O mapa dos cenários apresenta na tela do browser todos os cenários registrados e os seus detalhes. Matriz SWOT mostra o que foi registrado nas análises interna e externa. Matriz BCG apresenta o portfólio de produtos da empresa e sua posição relativa no mercado baseando-se em informações passadas na opção de parâmetros pelo gestor.

9 Caso a opção escolhida no menu principal seja Objetivos, o sistema apresenta a seguinte tela: Figura 6 Menu Objetivo. Nesta tela o usuário poderá cadastrar os indicadores, seus objetivos, o plano de ação e as ações para cumprimento daquele plano de ação específico. Após todos os cadastros feitos, pode-se registrar o planejamento relacionando todos os dados previamente cadastrados. 4. Conclusão A principal motivação desse projeto está relacionada com a possibilidade de desenvolver uma ferramenta para planejamento estratégico em software livre e com isso poder ofertar ao mercado um software que auxilie na gestão de micro e pequenas empresas. A proposta principal é analisar os ambientes interno e externo da organização, como se comporta o mercado, criar cenários possíveis e poder tomar decisões, planejar para um determinado período e acompanhar o seu crescimento através de indicadores. Definir planos de ação coerentes com o objetivo desejado e as possibilidades operacionais para executá-los. Efetuar análises dos objetivos pretendidos em relação ao realizado e comparar esses resultados com o histórico em um outro período, é também uma das possibilidades oferecidas pela ferramenta. Acompanhar efetivamente o desempenho de cada setor ou departamento e orientar o gestor quando os indicadores apontarem para uma possível ameaça para o planejamento, fazendo com que o gestor possa rever o seu objetivo, plano de ação ou o cumprimento do que foi combinado. O estudo de caso mostrou que o PEMPEC trouxe contribuições para a gestão daquela organização e se mostrou apto ao funcionamento para o monitoramento e controle do planejamento estratégico. Além de poder contribuir para que micro e pequenas empresas possam se beneficiar do software para realizar o seu planejamento estratégico, a ferramenta agrega contribuições ao meio acadêmico por possibilitar que Faculdades e Universidades possam utilizar uma ferramenta de software livre para aulas práticas que contribuam para o melhor desenvolvimento do graduando.

10 5. Referências TAVARES, Mauro Calixta, Planejamento Estratégico: A Opção Entre Sucesso e Fracasso Empresarial, Ed. Harbra Business, 1991 SP. MINTZBERG, H.; AHLSTRAND, B.; LAMPEL, J. Safari de Estratégia: Um roteiro pela selva do planejamento estratégico. Porto Alegre: Bookman, 2000, Editora Bookman. TIFFANY, P.; PETERSON, S. D. Planejamento Estratégico: o melhor roteiro para um planejamento estratégico eficaz. Rio de Janeiro, Campus, AB1/$File/NT0008E4CA.pdf

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