PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE MARINGÁ MANUAL DO USUÁRIO NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA ÍCONES PADRÕES UTILIZADOS 2

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1 ÍNDICE ÍCONES PADRÕES UTILIZADOS 2 PARTE 1 DADOS DO PRESTADOR DE SERVIÇO 4 PARTE 2 SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA EMISSÃO DE NFS-e 7 PARTE 3 ALTERAR SENHA 9 PARTE 4 GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS E PERMISSÕES 10 PARTE 5 CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES 12 PARTE 6 PRESTADORES DE SERVIÇO OPTANTES PELO SIMPLES NACIONAL 16 PARTE 7 NOTA FISCAL DE SERVIÇO ELETRÔNICA RECEBIDA 18 PARTE 8 EMISSÃO DE NOTA FISCAL DE SERVIÇO ELETRÔNICA 20 PARTE 9 GUIA DE RECOLHIMENTO 26 PARTE 10 CANCELAR OU SUBSTITUIR NFS-e 31 PARTE 11 OCORRÊNCIAS 34 PARTE 12 MENSAGENS ELETRÔNICAS 36 PARTE 13 NOTIFICAÇÕES ELETRÔNICAS 39 1

2 ÍCONES PADRÕES UTILIZADOS Todos os módulos do Sistema ISS Eletrônico (OnLine) utiliza alguns ícones (imagens) padrões para navegação pelas páginas e janelas. Abaixo estão selecionados os principais. Recomendamos uma memorização antes de avançar na leitura para facilitar o entendimento durante a exploração deste Manual. LIXEIRA: EXCLUI UM ITEM, UMA PERMISSÃO, UMA FUNÇÃO, ETC., OU SEJA, QUALQUER INFORMAÇÃO (DADOS) QUE JÁ ESTEJA INCLUIDO OU ADICIONADO. CANCELAR: DESCARTA, ABORTA UMA INCLUSÃO QUE ESTEJA EM ANDAMENTO E QUE AINDA NÃO FOI SALVA. FECHAR: SAI DA JANELA ATUAL, MAS NÃO SAI DO SISTEMA. ADICIONAR: ADICIONA, ACRESCENTA UM ITEM, UMA PERMISSÃO, UMA FUNÇÃO, ETC. INCLUIR: INCLUI UMA INFORMAÇÃO (DADOS) NO SISTEMA. SELECIONAR: SELECIONA UM DADO EM UMA LISTA, COMO POR EXEMPLO: UM DECLARANTE, UMA NOTA FISCAL DE SERVIÇOS, UM CLIENTE, ETC. SALVAR: SALVA A INFORMAÇÃO INCLUÍDA. PESQUISAR: PESQUISA INFORMAÇÕES OU DADOS DENTRO DO SISTEMA OU DENTRO DE UMA LISTA PRÓPRIA DO USUÁRIO. CAMPO OBRIGATÓRIO: CAMPOS EM VERMELHO QUE SÃO DE PREENCHIMENTO OBRIGATÓRIO DURANTE UMA INCLUSÃO. FILTRAR: FILTRA AS INFORMAÇÕES OU DADOS ATRAVÉS DE CAMPOS PRÉ- DEFINIDOS OU STATUS. ALTERAR: ALTERA, EDITA OU MODIFICA INFORMAÇÕES (DADOS) QUE JÁ FORAM SALVOS. VOLTA PARA PÁGINA ANTERIOR. AVANÇA PARA PRÓXIMA PÁGINA. 2

3 PRIMEIRA PÁGINA. ÚLTIMA PÁGINA. ENVIAR: TRANSMITE INFORMAÇÕES (DADOS) PARA PROCESSAMENTO PELO SISTEMA, COMO POR EXEMPLO, ARQUIVO EM LOTES. SOLICITAR: REQUER OU SOLICITA ALGUM PEDIDO, O QUAL SERÁ ANALISADO ANTES DA SUA AUTORIZAÇÃO. IMPRIMIR: IMPRIME DOCUMENTOS GERADOS APÓS O PROCESSAMENTO DAS INFORMAÇÕES. 3

4 PARTE 1 DADOS DO PRESTADOR DE SERVIÇOS No primeiro acesso ao módulo é necessário que o Prestador de Serviços complemente as informações cadastrais. Acesse o campo Sistema e em seguida Dados do Prestador. (Fig. 1) 4

5 Será exibida uma tela conforme Fig. 2 O campo (1) será carregado automaticamente com os dados do prestador que constam na base de dados da Prefeitura e não são possíveis de serem alterados. Os demais campos são de livre preenchimento, sendo que alguns são obrigatórios. Se desejar o prestador poderá fazer o dowload do logo da empresa, o qual aparecerá na NFS-e. Depois de preencher todos os campos clique em <Salvar>. Atenção para o campo (2)! Veja Fig. 3 5

6 Itens da Lista de Serviços. (Fig. 3) No campo (1) estão todos os Itens da Lista de Serviços. Escolha as que mais se aproximam as atividades que desenvolve e clique sobre o ícone <adicionar>. A atividade escolhida será movida para o campo (2) que chamamos de Meus Itens da Lista de Serviços. Caso deseje remover algum item deste campo clique na <Lixeira> para excluir. Clique em <Salvar> para confirmar as alterações. 6

7 PARTE 2 - SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA EMISSÃO DE NFS-e Para emitir NFS-e é preciso primeiramente soliciar Autorização do Município. Este procedimento é necessário tendo em vista que o Município possui parâmetros (cronograma, regras e validações) para definir os Prestadores de Serviços que podem ingressar na emissão da NFS-e. No campo Sistema acesse Autorização para Emissão de NFS-e. (Fig. 1) Na próxima tela clique em <Solicitar Autorização>. (Fig. 2) Esta solicitação será necessária uma única vez. O pedido ficará registrado, conforme demonstra a Fig. 3. 7

8 O Município fará as validações necessárias, do tipo: Débitos; Ocorrências; Situação cadastral; Cronograma. Se não houver impedimentos o Prestador será autorizado a emitir NFS-e. (Fig. 4) Atenção! A data de início para emissão de NFS-e será no primeiro dia do mês subsequente ao do pedido. Note que neste exemplo foi solicitado em Dez/2011 e autorizado a partir de 01/

9 PARTE 3 - ALTERAR SENHA Para maior segurança é possível alterar a senha de acesso ao sistema sempre que o responsável achar necessário. Acesse o campo Sistema e em seguida Alterar Senha. (Fig. 1) Na tela seguinte digite a Senha Atual e a Nova Senha. (Fig. 2) Clique em <Salvar>. 9

10 PARTE 4 - GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS E PERMISSÕES O sistema permite o gerenciamento de usuários (colaboradores, funcionários, etc) do prestador. É possível incluir novos usuários concedendo permissões específicas para acesso aos dados da empresa e assim compartilhar as tarefas. Também é possível consultar e excluir usuários já cadastrados. No campo Sistema selecione Usuários. (Fig. 1) Na tela que será exibida a seguir (Fig. 2) informe o CPF do usuário que deseja cadastrar e clique em <Próximo>. É necessário que o usuário a ser cadastrado tenha Senha Web ou Certificado Digital. 10

11 Na janela seguinte selecione as funções que deseja delegar ao usuário, conforme campo (1) Permissões Disponíveis. (Fig. 3) Observe que as funções delegadas são movidas para o campo (2) Permissões do Usuário. Clique em <Salvar>. Para excluir alguma permissão do usuário basta clicar na <Lixeira> existente no campo (2) depois em <Salvar>. 11

12 PARTE 5 CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES Este procedimento efetua o cadastramento dos diversos Clientes e Fornecedores que prestam ou tomam serviços para o prestador. Os Clientes e Fornecedores devem ser cadastrados antes da emissão das notas fiscais. No campo NFS-e selecione a opção Clientes/Fornecedores. (Fig. 1) Será exibida uma janela, conforme Fig. 2 12

13 É possível tomar as seguintes ações: <Incluir> para incluir um novo Cliente ou Fornecedor; <Alterar> para alterar os dados de um Cliente ou Fornecedor já existente, ou; <Excluir> um Cliente ou Fornecedor. Se a opção for incluir será exibida uma tela, conforme Fig. 4. Preencha os campos requisitados e clique em <Salvar>. Para alterar selecione o Cliente/Fornecedor e clique em <Alterar>. (Fig. 5) Na tela seguinte (Fig. 6) altere os dados desejados e depois em <Salvar>. 13

14 Para excluir selecione um Cliente/Fornecedor e clique em <Excluir>. (Fig. 5) Surgirá a mensagem: Removido com sucesso (Fig. 7) Se desejar apenas visualizar os dados de um Cliente/Fornecedor selecione o cliente desejado na Lista e em seguida clique em Dados. (Fig. 8) Será apresentada a mesma tela, conforme Fig. 6. Nesta janela também é possível Incluir, Alterar ou Excluir, conforme já demonstrado. 14

15 Caso tenha uma carteira muito grande de Clientes/Fornecedores é possível fazer um filtro para selecionar um determinado cliente. Digite o CPF/CNPJ ou Nome/Razão Social e selecione <Filtrar>. (Fig. 9) 15

16 PARTE 6 - PRESTADORES DE SERVIÇO OPTANTES PELO SIMPLES NACIONAL Os Prestadores de Serviço optantes pelo Simples Nacional precisam cadastrar as alíquotas correspondentes ao ISS a que estão enquadradas nos Anexos do SN. Esta tarefa precisa ser realizada mensalmente. No campo NFS-e selecione a opção Alíquotas Super Simples. (Fig. 1) Será exibida uma janela conforme mostra a Fig. 2. Selecione a competência e a alíquota a que a empresa está submetida e clique em <Salvar>. (Fig. 3) 16

17 Após <Salvar> observe que o mês selecionado passou a figurar nas linhas logo abaixo. (Fig. 4) Se houver necessidade de corrigir, basta excluir clicando na <Lixeira> e cadastrar novamente. Na mesma janela (Fig. 4) também é possível consultar os períodos de opção. Selecione Períodos. Será apresentada uma tela conforme Fig. 5. Neste exemplo o contribuinte está optante pelo Simples desde 15/03/2008, não tendo sofrido nenhum desenquadramento. Trata-se apenas de uma janela para consulta. Para voltar à janela de alíquotas, basta selecionar o ícone Alíquotas. 17

18 PARTE 7 - NOTA FISCAL DE SERVIÇO ELETRÔNICA RECEBIDA Os contribuintes que receberem Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, precisam aceitar a mesma. No campo NFS-e selecione a opção Consultar NFS-e Recebida. (Fig. 1) Será exibida a tela Consulta NFS-e Recebidas. (Fig. 2) Informe o Período, selecione o status normal e clique em <Filtrar>. Se preferir pode fazer o filtro selecionando outros campos como: CNPJ do Prestador, Número da NF, Outros Status. 18

19 Selecione a Nota Fiscal desejada. (Fig. 3) Note que o status está como normal. Após selecionar a Nota Fiscal clique em <Aceitar> ou <Recusar>. Se a opção for Aceitar será exibida uma mensagem conforme Fig. 4. Dê um <OK>. Caso a opção seja Recusar aparecerá a tela conforme Fig. 5. Descreva o motivo da recusa e clique em <Recusar NFS-e>. 19

20 PARTE 8 EMISSÃO DE NOTA FISCAL DE SERVIÇO ELETRÔNICA Nesta parte do manual será demonstrado como emitir uma NFS-e. Após estar autorizado pelo município, cadastrar os dados do prestador e cadastrar os clientes e fornecedores, já é possível a emissão de notas eletrônicas. No campo NFS-e selecione Emitir NFS-e. (Fig.1) O passo seguinte é identificar o Tomador de Serviços. (Fig. 2) Digite o CPF ou CNPJ do tomador e clique em <Próximo>. Caso não tenha o CPF/CNPJ existe também a opção de pesquisa no seu cadastro de Clientes/Fornecedores. 20

21 Se o CPF ou CNPJ digitado pertencer ao cadastro de Clientes/Fornecedores do prestador, automaticamente todos os campos serão preenchidos. (Fig. 3) Caso contrário haverá duas possibilidades: Se for contribuinte do Município alguns campos serão preenchidos, cabendo ao prestador preencher os demais dados requisitados. Se não for contribuinte do Município, o prestador deve preencher todos os campos. Em seguida clique em <Próximo>. Além do Tomador de Serviços é possível indicar um intermediário ou beneficiário do serviço. Basta assinalar a caixa Informar Intermediário do Serviço. (Fig. 4) Será exibida uma janela para que o Prestador faça o cadastramento da pessoa jurídica ou pessoa física envolvida na prestação do serviço. 21

22 Na janela seguinte deverá ser preenchido os Dados da NFS-e. (Fig. 5) Item Lista de Serviços: São os itens da Lista de Serviços anexa a Lei Complementar Federal nº 116/2003. Selecione o item que mais se aproxima ao serviço prestado. Estes itens já foram previamente selecionados, conforme Parte 1, figura 3. Exigibilidade ISS: Este campo está diretamente relacionadas ao Item de Serviço selecionado. Em alguns casos não podem ser modificados. Exigível: ISS é devido; Não Incidência: Serviço prestado não está previsto na Lista de Serviços; Isenção: Serviços isentos conforme Legislação Municipal publicada anualmente; Exportação: Serviços prestados fora do País; Imunidade: Entidades imunes conforme previsão constitucional; Exigibilidade Suspensa: Processos administrativos ou judiciais que determinaram a 22

23 suspensão do pagamento do ISS. Comunicar ao município para habilitar esta opção. Exigibilidade ISS: Alguns itens da Lista de Serviços permitem que o prestador indique qual o município que o imposto é devido. Por padrão vem preenchido como Maringá. (Fig. 8) Se na Exigibilidade ISS optar por Exportação deverá indicar o país onde foi prestado o serviço. (Fig. 9) Discriminação do Serviço: O Prestador deverá detalhar o serviço prestado, já que o item de serviço selecionado (Fig. 6) é genérico. 23

24 Valor total: Valor total do documento fiscal, sem nenhum tipo de dedução com encargos, materiais, repasses, etc.; Valor dedução: Caso o item selecionado permita dedução, este campo ficará habilitado. O valor informado está condicionado ao Saldo existente nas deduções. (Parte 7 do Manual de Utilização da DMSe). 5º) Selecione a Alíquota a que está submetido. Aqui há três possibilidades. 1. Se for optante pelo Simples Nacional deverá fazer o cadastramento da alíquota conforme Parte 6; 2. Se não for optante a alíquota será preenchida automaticamente, obedecendo o item de serviço já selecionado; 3. Se selecionou Natureza de Operação Tributação Fora do Município o campo ficará em aberto para preenchimento. 6º) Responsável pelo Recolhimento do ISS. E um campo parametrizado de acordo com o item de serviço selecionado. Neste caso não pode ser alterado. Exceção se Tributação Fora do Município quando o campo ficará em aberto para preenchimento. 7º) Caso a NFS-e seja em substituição a um Recibo Provisório de Serviços deverá ser assinalada a caixa, conforme Fig. 13. Será habilitada os campos para que os dados do RPS sejam preenchidos. 24

25 8º) A critério do Prestador poderão ser indicados as retenções de tributos federais. Basta assinalar a caixa Informar Retenções de Tributos Federais. Os valores devem ser preenchidos manualmente. Na sequência clique em <Salvar>. O sistema fará a validação das informações prestadas e se estiver tudo OK aparecerá a mensagem de confirmação. (Fig. 15) 25

26 PARTE 9 - GUIA DE RECOLHIMENTO No campo NFS-e selecione a opção Guia de Recolhimento de ISS. (Fig. 1) Observe se o mês de competência está correto. (Fig. 2) Selecione o tipo de Guia desejada. ISS Próprio ou ISS Retido Clique em <Próximo>. 26

27 De acordo com o tipo de documento selecionado (ISS Próprio ou Retido) será apresentada uma janela com o resumo dos serviços declarados. (Fig. 3) Verifique se as informações estão corretas e em seguida selecione a data para pagamento. Clique em <Emitir Guia>. Caso queira fazer pagamento parcial, por nota fiscal, basta clicar em <Selecionar Documentos>. 27

28 Após selecionar <Emitir Guia> será apresentada uma janela com o Documento de Arrecadação Municipal DAM. (Fig. 4) O documento é dividido em duas partes, sendo uma via do contribuinte e outra do estabelecimento de arrecadação. 28

29 É possível consultar guias de arrecadação que já foram emitidas. (Fig. 5) Clique no ícone <Guias Emitidas>. Selecione o filtro desejado. (Fig. 6) Exercício; Situação da Guia. 29

30 Caso seja uma guia com a situação de emitida é possível fazer a reimpressão da mesma, selecionando <Reimprimir Guia>. (Fig. 7) 30

31 PARTE 10 - CANCELAR OU SUBSTITUIR NFS-e Este procedimento é necessário para registrar o cancelamento ou a substituição de uma NFS-e. No campo NFS-e selecione Cancelar/Substituir NFS-e. (Fig. 1) Na próxima janela preencha com o número da NFS-e desejada. (Fig. 2) Clique em <Próximo>. 31

32 Na sequência será exibido os dados da nota fiscal, bem como o tomador. (Fig. 3) Selecione a opção desejada: Cancelar a nota: somente nos casos em que o serviço não foi prestado. Cancelar e Substituir: nos casos em que houve algum erro com a nota emitida e a mesma precisa ser substituída. 32

33 Se a opção for Cancelar deverá ser selecionado o Motivo do Cancelamento e a descrição detalhada deste motivo. Em seguida clique novamente <Cancelar a NFS-e>. (Fig. 4) Se selecionar Cancelar e Substituir será direcionado a página de Emissão da NFS-e. Observe que a nota a ser substituída aparece na mesma tela. (Fig. 5) Para continuar basta seguir os passos da Parte 8 Emissão de NFS-e. A nova nota fiscal conterá o número da nota substituída. 33

34 PARTE 11 - OCORRÊNCIAS Assim como no módulo de Declaração Mensal de Serviços, no módulo de NFS-e também é possível consultar e administrar as ocorrências geradas. No campo NFS-e selecione a opção Consultar Ocorrências. (Fig. 1) Será exibida uma tela, conforme Fig

35 Selecione o tipo de ocorrência que deseja verificar. (Fig. 3) Clique em <Filtrar>. Nas ocorrências que surgirem podem ser tomadas as seguintes ações: Se for ocorrência gerada por erro do próprio prestador, basta retificar a NFS. No caso de ocorrência gerada por erro de terceiros (clientes ou outros contribuintes), selecione a ocorrência e questione junto ao contribuinte que declarou. Será encaminhada uma mensagem eletrônica ao mesmo. 35

36 PARTE 12 - MENSAGENS ELETRÔNICAS O módulo de NFS-e permite o envio e o recebimento de mensagens. As mensagens podem ser entre Fisco x Contribuinte e Contribuinte x Contribuinte. Atenção! Só podem ser tratados assuntos relacionados ao ISS. Acesse a ferramenta denominada Mensagens, na tela inicial da NFS-e. (Fig. 1) A ferramenta é de fácil utilização. Funciona como um sistema de . Além de enviar mensagens é possível gerenciar MSGe recebidas, enviadas, excluir mensagens, etc. Para iniciar uma mensagem selecione Nova Mensagem. (Fig. 2) 36

37 Siga a ordem demonstrada na Fig. 3. 1º. Selecione o grupo para quem deseja enviar: Suporte Técnico para auxílio na utilização do sistema Fiscais de ISS para selecionar um fiscal com quem esteja tratando algum procedimento fiscal Clientes/Fornecedores para enviar mensagem com quem tem alguma pendência no ISS, a exemplo de ocorrências. 2º. Selecione o assunto a ser tratado. 3º. Selecione os usuários específicos dentro do grupo escolhido. 4º. Observe que o usuário selecionado foi movido para Destinatários. 5º. Descreva detalhadamente a mensagem. Agora é só clicar em <Enviar Mensagem>. 37

38 Toda vez que o prestador acessar o sistema e houver alguma mensagem nova recebida, será exibida um alerta na página inicial do sistema. (Fig. 4) Após clicar em <Sim> o prestador será remetido ao ambiente de Mensagens Eletrônicas na pasta Recebidas. (Fig. 5) Automaticamente será exibida a mensagem recebida e que ainda não foi lida. Veja que o status da nova mensagem está como Enviada. Após fazer a leitura da mensagem é possível <Responder> ao remetente na mesma janela. (Fig. 6) 38

39 PARTE 13 - NOTIFICAÇÕES ELETRÔNICAS O módulo de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, assim como todos os módulos do ISS Eletrônico, possui uma ferramenta denominada Notificações. Conforme previsto na Legislação Municipal o Fisco poderá encaminhar eletronicamente aos contribuintes quaisquer tipos de Notificações. Entende-se por Notificações qualquer exigência de ordem fiscal como por exemplo: início de procedimento fiscal, lançamentos de autos de infração, intimação para apresentação de documentos ou comparecimento, etc. Acesse a ferramenta denominada Notificações, na tela inicial da NFS-e. (Fig. 1) É neste ambiente que os contribuintes farão o gerenciamento de todas as exigências fiscais encaminhadas eletronicamente e que já foram recebidas pelo prestador. 39

40 Na tela seguinte será exibida uma tela que permite ao usuário filtrar, por situação, todos os documentos recebidos do Fisco Municipal. (Fig. 2) Sempre que o Fisco encaminhar alguma Notificação será exigido do contribuinte a leitura imediata do documento fiscal. Portanto, ao acessar o módulo NFS-e aparecerá uma mensagem conforme Fig. 3. Obrigatoriamente o prestador deverá fazer a leitura da Notificação. Clique em <OK>. Não é possível nenhuma outra ação pelo contribuinte antes de dar ciência no documento fiscal encaminhado pelo Fisco. 40

41 Ao clicar <OK> será apresentada uma tela conforme Fig. 4. Todas as Notificações que estejam na situação Aguardando Ciência serão exibidas. Ao selecionar a Notificação o prestador deverá <Visualizar> o documento, assinalar <Li e estou ciente> e na sequência clicar sobre o ícone <Confirmar Leitura>. (Fig. 5) 41

42 Após <Confirmar a leitura> será mostrada uma mensagem que o documento fiscal foi recebido com sucesso, conforme figura ao lado. A Notificação será movida para a pasta Em Andamento. Nas notificações que estiverem com a situação Em Andamento é possível enviar um questionamento ao Fisco Municipal, respeitado os prazos e o tipo de documento. Clique sobre a Notificação desejada e em seguida <Enviar Questionamento>. (Fig. 6) 42

43 Na janela exibida escreva as argumentações que deseja e novamente <Enviar Questionamento>. (Fig. 7) A Notificação então mudará de status, passando de Em Andamento para Em Defesa. (Fig. 8) 43

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