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2 Da Preguiça à Produtividade (sem sair do sítio) Optimizar o trabalho para maximizar a vida Nuno Donato 1ª Edição ebook: 1 Outubro 2013 Website oficial: WiseAction

3 A todos aqueles que vivem e criam um mundo de dádiva,

4 Índice Introdução Preguiça e Produtividade Para que serve e o que vai encontrar neste livro Parte 1 Metodologias e sistemas de produtividade Getting Things Done (GTD) Abandonar a Organização e Gestão de Tempo A essência do método Fase 1 - Recolher Fase 2 - Processar Fase 3 - Organizar Fase 4 Rever Fase 5 Fazer Começar com GTD Perguntas e respostas frequentes Action Method Os componentes elementares

5 Da teoria à prática Personal Kanban Construir o seu próprio Kanban Matriz de Eisenhower Os quatro quadrantes Funcionamento Técnica Pomodoro1 Funcionamento Do It Tomorrow Não quebrar a cadeia Funcionamento Aspectos fundamentais para se ser produtivo Gerir um calendário Manter uma boa lista de tarefas Lidar com Foco vs Multi-tasking Curar a procrastinação Prioridades: saber o que é realmente importante Tirar tempo para ser produtivo

6 Produtividade em Equipa Aspectos chave para a produtividade em equipa Open Space Technology Parte 2 Estratégias para uma Mente Produtiva Aprendizagem e Memória Sincronia de hemisférios Melhorar e acelerar o processo de memorizar Mapas Mentais Guia para um bom mapa mental Modelo de Planeamento Natural O que é? Propósito Visão Como? Organizar e Agir Horizontes de Foco Um guia para a vida Construíndo o seu modelo Saber definir bons objectivos

7 Definir a meta Verificar a meta Implementação Este livro é uma dádiva A Produtividade e Eu Material de Apoio

8 INTRODUÇÃO

9 PREGUIÇA E PRODUTIVIDADE Começar um livro sobre produtividade a falar de preguiça pode parecer bastante contraditório ou, no mínimo, estranho. Para muitas pessoas, são dois conceitos que se situam em lados opostos de um espectro. Para outros, como eu, estão muito próximos. Será que perco a confiança do leitor se confessar desde já que eu próprio sou uma pessoa preguiçosa? Na verdade, há uma citação famosa de Robert Heinlein que nos diz que são as pessoas preguiçosas que fazem o mundo avançar, pois são elas que procuram sempre a maneira melhor e mais fácil de fazer as coisas. Na minha opinião, o mesmo se aplica a avanços na área da produtividade. Para uns, produtividade é tudo aquilo que temos que fazer discriminado em listas intermináveis de trabalho árduo e preocupações/avisos constantes para que nada fique esquecido. Para outros, ser produtivo significa sentir-se realizado com os resultados através da optimização da forma como se trabalha, para que o mesmo (ou mais) seja alcançado com um esforço mínimo. Saber fluir com e no trabalho, é uma forma bem mais inteligente de se viver. O que nos interessa não é contar o número de horas que se dedicou a trabalhar. Nem mesmo o número de tarefas que se concluiu num determinado espaço de tempo. O que é, então, a produtividade? Nos workshops e formações que tenho realizado ao longo dos últimos anos, tive a oportunidade de ensinar e aprender com pessoas de ramos profissionais bem diferentes: empresários, contabilistas, professores, motoristas, artistas, alpinistas, enfermeiros, advogados e até mães a tempo inteiro. Cada um tem a sua própria definição de produtividade. Uns defendem a quantidade de trabalho realizado, os resultados que são capazes de mostrar, outros preferem a qualidade e eficiência do trabalho, a redução do tempo utilizado e ainda outros, que vêem a

10 produtividade como algo menos tangível, associado a objectivos mais abstratos ou amplos e sensações de realização pessoal ou profissional. Certo é que, a produtividade, não passa de um conceito mental, que cada um constrói com base nas suas próprias estruturas psíquicas. No entanto, para estarmos numa base comum de entendimento ao longo deste livro, convém assentarmos num significado. Bruce Lee ensinava, tanto nas artes marciais como na própria vida, a sermos como a água. Sem forma, mas ganhando a forma. Sem luta, mas contornando os obstáculos fluidamente. Não deverá haver melhores exemplos e analogias para este tema da produtividade do que aqueles encontrados nas artes marciais, porque saber trabalhar (e viver), é também uma arte. Não se trata, portanto, da intensidade do trabalho e muito menos da quantidade. Mas sim da capacidade de concentração, da fluidez e de ser capaz de atingir os melhores resultados possíveis, aplicando o mínimo esforço necessário. A produtividade é directamente proporcional à nossa capacidade de relaxar - David Allen Como aplicamos este conceito ao nosso trabalho do dia-a-dia? Se a produtividade está relacionada com o relaxamento, onde fica a imagem do trabalhador sempre ocupado? Este é um outro aspecto interessante do conceito moderno de produtividade. Para muitas pessoas, ser produtivo implica trabalhar muito, colocar muita energia e esforço, ter o smartphone sempre na mão para responder aos s o mais rapidamente possível, talvez até perder algumas noites ou fins-de-semana a adiantar coisas que têm que ser feitas. O que é isso de tempo livre ou não fazer nada? Esta é uma imagem que temos que mudar. Mais uma vez, é a qualidade e não a quantidade, que nos interessa. Foque-se em ser produtivo e não em estar ocupado - Tim Ferriss

11 Num mundo que cada vez exige mais trabalho com atenção e dedicação quase permanente, ser capaz de desligar e relaxar, para ser produtivo, é um salto quântico para uma nova forma de viver. E pelo impacto positivo que essa nova forma de estar trás, quer físico quer mental é, para mim, um dos principais objectivos daquilo que ensino, apoio e pretendo passar com este livro.

12 PARA QUE SERVE E O QUE VAI ENCONTRAR NESTE LIVRO Este livro surge para colmatar uma falha na disponibilidade de se encontrar material prático, abrangente, simples e útil para todos, sobre produtividade e optimização dos nossos processos mentais relacionais com a organização, definição e concretização de objectivos. Embora as formações que tenho dado ao longo dos anos se foquem na metodologia GTD pois acredito ser a mais completa e funcional de tudo o que conheci até hoje já ensinei em vários casos, diferentes metodologias e técnicas que, quer pela simplicidade, quer por outras características distintas, se aplicam mais eficazmente em contextos ou necessidades particulares. Quis, por isso, reunir neste livro as principais metodologias de produtividade pessoal e profissional. Na Parte 1 vai encontrar tanto sistemas mais completos que permitem gerir e integrar várias áreas em simultâneo, como outras técnicas, bem mais simples, que em muitos casos parecem ser o que muitas pessoas procuram para resolver pequenos problemas. Inclui ainda uma secção dedicada à produtividade em equipas e melhormento de reuniões. Mas se ficassemos por aí, não estaria a partilhar tudo aquilo que considero útil neste âmbito da produtividade, de um trabalho optimizado e de uma vida melhor. Há também uma série de estratégias, ferramentas e métodos que nos permitem criar e manter essa produtividade ideal usando para isso nada mais do que o nosso próprio cérebro. Na Parte 2 vamos explorar algumas das que considero mais importantes e que lhe irão permitir optimizar a forma como vive e trabalha.

13 PARTE 1 METODOLOGIAS E SISTEMAS DE PRODUTIVIDADE

14 GETTING THINGS DONE (GTD) 1 Abandonar a Organização e Gestão de Tempo Numa era em que o volume e a complexidade da informação não param de aumentar, precisamos cada vez mais de métodos e ferramentas que sejam eficazes em lidar com todos os compromissos, que consciente e inconscientemente criamos na interacção com essa informação. Os tão falados métodos e sistemas de organização e gestão de tempo são cada vez mais incapazes de provar a sua eficiência, face a tamanha complexidade, volume e velocidade a que vivemos e trabalhamos. A razão pela qual muitas destas soluções têm falhado, é a falta de capacidade de reconhecerem as diferentes dimensões nas quais o nosso trabalho (responsabilidades, tarefas, compromissos, planos, etc) tem que ser clarificado, definido e feito. No entanto, todas elas ignoram essa complexidade ao focarem-se unidireccionalmente ou na organização ou na gestão do tempo. Qualquer pessoa que tenha à sua responsabilidade várias tarefas e se queira sentir mais em paz com elas, vai certamente tomar a iniciativa de se organizar, e muito provavelmente vai fazê-lo criando a tradicional lista de tarefas (to-do list). O problema com estas listas de tarefas, é que 90% dos seus conteúdos, são amontoados confusos de coisas que não estão claras nem bem definidas. Ter carro na lista, é uma coisa. Saber que queremos finalizar a inspecção do carro e que a única peça que podemos mover actualmente para atingir esse objectivo é telefonar para a garagem e fazer a marcação, é outra completamente diferente. Queremos dar atenção àquilo que verdadeiramente chama a nossa atenção, e não deixar que a nossa energia psíquica, seja subtilmente gasta com algo que ainda não sabemos claramente o que é. 1 GTD e Getting Things Done são marcas registadas da David Allen Company.

15 Na metodologia Getting Things Done, decompor assuntos não claros, e clarificar ao pormenor o compromisso que estamos conscientemente a criar com cada um deles, assim como identificar próximos passos que sejam exequíveis, é um dos processos fundamentais para transformar positivamente qualquer sistema de produtividade e organização. Ser bastante organizado com coisas que continuam abstractas, tem pouco impacto na nossa eficiência. 80% das vezes em que temos tempo e espaço para trabalhar a partir das nossas listas o chamado, trabalho planeado não temos tempo para pensar sobre ele, esse pensamento já tinha que ter sido feito antes! O ideal será então, saber identificar informação de valor quando ela chega até nós, clarificá-la em termos de objectivos, compromissos e próximos passos, organizá-la num sistema com ferramentas funcionais, integradas e que permitem um acesso rápido e infalível a informação relevante, e saber fazer escolhas intuitivas sobre as melhores acções a desempenhar, atendendo à realidade de cada momento da nossa vida. Se acha que para isto é preciso algo de muito complexo, pense de novo. O sistema GTD foi desenhado para ser o mais simples possível, mas não mais simples do que isso. Sendo completamente abstraído de qualquer ferramenta ou estilo de vida, a sua flexibilidade permite que a metodologia seja aplicada a qualquer pessoa e área profissional, em qualquer ambiente de software ou em soluções de papel e caneta. Porque dizemos então que vamos além da comum gestão do tempo? Primeiro, porque o tempo não se gere. Segundo, porque é irrelevante na maioria dos casos tentar agendar o nosso tempo. A volatilidade das surpresas da vida exige de nós flexibilidade, isto é, capacidade de manobrar as responsabilidades, compromissos, objectivos pessoais e profissionais, assim como tarefas urgentes ou pouco urgentes mas motivadoras. O importante é saber, a cada instante, em cada local, em cada situação e com cada nova realidade que se faz e refaz a cada momento, qual será a melhor forma de agir? Qual será a próxima acção mais adequada?.

16 O que queremos é deixar o tempo de lado e pensar para além das limitações dessa dimensão. O que torna a metodologia GTD única, é mesmo essa visão realista da nossa natureza psíquica, que aceita que tanto precisamos de nos disciplinar e organizar, como de quebrar barreiras e permitir pensar fora do normal dando-nos liberdade para sonhar e criar. É no encontrar do equilíbrio entre estes dois extremos, e no saber posicionar-nos no mais adequado a cada momento, que está a nossa melhor capacidade de trabalhar, planear e atingir mais e melhor, com menos. A essência do método Criado pelo norte americano David Allen, o método GTD resultou da pesquisa e experiência de mais de 20 anos a trabalho com profissionais de topo que, acima de tudo, procuravam encontrar um alívio da corrida do dia-a-dia. O que Allen se dedicou a fazer foi encontrar uma metodologia que fosse suficientemente completa para englobar todas as áreas da vida, podendo através dessa integração dar soluções mais eficazes na gestão da vida e trabalho. O GTD actua em dois eixos principais, o eixo horizontal, do controlo e o eixo vertical, da perspectiva. Começamos sempre a aprendizagem e a prática pelo eixo horizontal, pois é nessa área que se situam os principais bloqueios à nossa produtividade e relaxamento. É aí que estão os impedimentos de voarmos mais alto (perspectiva, ideias, sonhos). Embora algumas pessoas sejam capazes de ter boas definições e planos para objectivos que querem atingir a médio/longo prazo, sonhos ou desejos, é certo que a grande maioria não consegue dar-lhes o seguimento necessário. Isto porque, tal como todas as outras pessoas com uma vida normal, têm roupa para lavar, casas a cuidar, pessoas a quem dar atenção, contas a pagar, etc. Queremos, por isso, começar logo por estabelecer um sistema que seja tão eficiente que nos liberta tempo para aquilo que é realmente importante.

17 A abordagem que o GTD faz a este desafio é constituída por 5 fases: 1. Recolher identificar toda a informação de interesse (física ou psíquica) e anotá-la em ferramentas fiáveis 2. Processar transformar palavras, frases ou ideias amorfas em informação clara, rápida e útil 3. Organizar manter um sistema de organização que nos permita encontrar qualquer coisa com o mínimo esforço e tempo possível 4. Rever fazer o check-up para garantir que o próprio sistema não tem falhas 5. Fazer saber, em qualquer hora e situação, qual a melhor coisa a fazer Um convite à mistura Antes de prosseguirmos com a explicação detalhada do método, gostaria de salientar duas ideias interessantes que estão presentes em GTD. Embora em certos ambientes profissionais seja incentivada uma separação da vida pessoal com a profissional, felizmente começa-se cada vez mais a entender que o Ser Humano é um todo e que a separação das partes não é benéfica. Em GTD, aconselha-se mesmo a misturar a vida pessoal com a profissional propositadamente. Aliás, não o fazer seria boicotar os resultados do próprio método. Apenas misturando tudo podemos alcançar o objectivo máximo que o GTD propõe. Significa isto que vamos passar a ver filmes no trabalho ou passar as noites em casa a fazer relatórios? Certamente que não. Significa sim que, do ponto de vista da gestão das tarefas e sua organização, devemos ser capazes de conseguir, em qualquer altura, ver tudo aquilo que faz parte da nossa vida. Só tendo essa visão completa e integrada irá possibilitar um planeamento e escolhas mais acertadas. Em GTD, até o próprio conceito de trabalho é misturado. Quando usamos a palavra trabalho podemos estar a falar de qualquer coisa, desde o documento a enviar para a equipa, ao planeamento das próximas férias, sem esquecer de comprar comida para o gato.

18 Para muitas pessoas esta ideia é bastante estranha e suscita logo dúvidas sobre se será realmente boa. Aquilo que aqui posso deixar é um convite. Um convite à experiência prática, porque não há outra forma de viver e sentir os resultados deste método de outra maneira. Dê o benefício da dúvida e experimente. Do inconsciente para o consciente Todos sabemos que vivemos na era da informação. Ou, melhor seria dizer, na era da sobrecarga de informação. Lembro-me de ler que nos dias de hoje, um jovem é exposto a mais informação no espaço de um mês, do que uma pessoa há 100 anos atrás durante uma vida inteira. Pense nisto, num mês temos tanta informação como numa vida inteira no século passado. Não é difícil de perceber, basta olhar para as dezenas de canais de televisão, a internet, os smartphones, as revistas... é praticamente um número infinito de meios de informação. No entanto, não é a existência desta sobrecarga de informação que é responsável pelo stress. Pelo menos não directamente. O que o método GTD nos chama à atenção é a relação consciente ou inconsciente da relações que estamos constantemente a criar com essa informação. Por outras palavras, são aquelas coisas que nos despertam interesse, mas que ficam ignoradas. Algo que vemos num anúncio que pensamos poder ter interesse para nós, um palavra que alguém diz que nos lembra de um outro assunto, uma ideia que vem enquanto andamos na rua... mas com a qual não fazemos nada. A nossa mente é suficientemente esperta para saber que algo é importante para nós e por isso guarda essa informação, mas como não decidimos fazer nada conscientemente sobre esse assunto, ele permanece na memória. Quando isto é repetido várias vezes ao dia, todos os dias, o que está a acontecer é um acumular constante de coisas. Costumo usar a metáfora do colestrol nas artérias, que vai entupindo até um dia o sangue já não conseguir passar. Da mesma forma, a nossa mente vai

19 ficando mais cheia e o nosso fluxo de pensamento e criatividade vai ficando cada vez mais bloqueado. O que queremos, portanto, é trazer para um plano consciente todas essas coisas que ficaram gravadas mas sem que lhes fosse dada a devida atenção. Fase 1 - Recolher O GTD implica a criação de alguns hábitos. Para algumas pessoas serão fáceis, caso já tenham algo igual ou parecido, para outras, requer algum treino. Um desses hábitos e talvez dos mais importantes, é o de escrever tudo, capturar todo e qualquer assunto, ideia, lembrete, tarefa, que lhe tenha passado pela cabeça ou que esteja, de alguma forma, fisicamente à sua frente. Para isto, necessita apenas de algo simples que lhe permita anotar meia dúzia de palavras. Pode ser um pequeno bloco de notas que caiba num bolso, um caderno, uma aplicação no smartphone, etc. O importante é que seja funcional, fácil, rápida e esteja sempre disponível. Sempre que receber um recado, um telefonema, alguém lhe passe uma tarefa, se lembre de algo para fazer, imediatamente pare e escreva-o em poucas palavras (mas as suficientes para a mensagem ser clara). Recomenda-se o uso de um bloco de notas pequeno pois cada coisa deve estar escrita numa folha separada. A razão para isto será descrita na fase seguinte. A caixa de entrada Recolher tudo o que seja potencialmente interessante é um bom hábito, mas se deixarmos todos esses papéis espalhados por aí, não vamos ter grandes resultados. É importante, nesta fase de recolha, centralizar em poucos sítios toda essa informação, para que seja facil, na fase seguinte, processá-la.

20 Para isso, usamos a Caixa de Entrada, uma das principais ferramentas do método GTD. A Caixa de Entrada funciona como um funil, para onde despejamos tudo aquilo que nos chama a atenção. Desta forma, podemos a curto prazo aliviar a nossa mente pois sabemos que aquela coisa ficou na caixa de entrada e não se vai perder. A caixa de entrada é, normalmente, um típico tabuleiro de escritório, com tamanho para folhas A4. Mas não tem que ser. Também pode ser uma gaveta, uma caixa de sapatos, uma pequena mesa, etc. O que importante mesmo é que ela exista e esteja identificada como tal. Se não tiver uma caixa de entrada, toda a sua casa é uma caixa de entrada. - David Allen Todos temos caixas de entrada, quer queiramos quer não. A caixa do correio em casa é uma caixa de entrada. A caixa de é uma caixa de entrada. O primeiro passo é definir quais são as suas já existentes e quais aquelas que necessita criar para optimizar a recolha de informação. Tipicamente, uma caixa em casa e uma no espaço de trabalho costuma ser o ideal para a maioria das pessoas, mas pode ter quantas quiseres. A regra é: tenha tantas quanto necessário, mas o mínimo possível (porque cada uma delas vai exigir trabalho de manutenção). O processo então é, sempre que estamos fora do alcance da caixa de entrada, recolhemos ideas, pensamentos, lembretes ou seja o que for, na ferramenta móvel (como o bloco de notas). Assim que voltamos para perto da caixa de entrada, toda essa informação deve sair das ferramentas móveis e ir para a caixa de entrada. Coisas do mundo físico Até agora mencionei como exemplos de coisas a recolher, ideias, pensamentos, lembretes, etc. Tudo coisas do mundo psíquico. Mas a verdade é que temos uma existência física e todos os dias lidamos com objectos físicos que também devem dar entrada no sistema: cartas a

21 responder, contas a pagar, um bilhete para um espectáculo, uma multa deixada no carro, um botão caído. Se usarmos apenas ferramentas digitais, temos que escrever algo que represente estas coisas físicas. É muito menos trabalhoso ter uma caixa de entrada física, para podermos simplesmente pegar num objecto e colocá-lo lá. Daí que recomendo sempre a existência de caixas de entrada físicas, mesmo que opte por implementar grande parte do seu sistema no meio digital. Exercício: Varrer a mente A única forma de estarmos relaxados com aquilo que não estamos a fazer é sabendo o que é não estamos a fazer. Ou seja, temos que ter consciência de tudo o que temos no nosso prato. É importante termos e mantermos um inventário completo de todas as coisas que requerem a nossa atenção, seja de que forma for. Esta fase de recolhe garante exactamente isso. No entanto, mesmo que a partir de hoje consiga implementar estes conselhos a 100%, já tem certamente muita bagagem acumulada para trás. Muitas coisas guardadas em memória que considera de alguma forma importantes. Este exercício tem como objectivo descarregar o seu cérebro para o papel. Para que o resultado seja o melhor possível, é aconselhável visitar o Material de Apoio deste livro para poder ter acesso a recursos de apoio ao exercício. 1. Arranje algumas folhas de papel vazias, de preferência com linhas 2. Escolha um local e hora onde possa estar durante um bom período de tempo (mínimo 30 minutos) sozinho e sossegado. 3. Escreva em cada linha, cada coisa que tem guardada na cabeça. Não faça julgamentos, não desenvolva ideias. Não tem que ser tarefas exequíveis, pode ser também ideias soltas, desejos, preocupações. Escreva rápido. Foque-se na quantidade e não na qualidade.

22 Tipicamente, este exercício resulta no seguinte: durante os primeiros cinco minutos vai conseguir escrever sem parar. Passado esse tempo, fica com uma branca e pensa já terminei, não me lembro de mais nada. É importante que, quando chegar a este ponto, não pare. Deixe-se ficar nesse estado de branca, use os materiais de apoio ou simplesmente espere. Assim que se der o clique, vai aceder a uma memória mais profunda e imensas coisas irão sair para fora. É aí que o verdadeiro exercício começa. Arrumar a casa Depois de arrumada a cabeça, também é importante arrumar a casa (ou ao contrário, como preferir). Da mesma forma que temos muitos pensamentos soltos e perdidos na esfera mental, também temos muita coisa perdida nos espaços que nos rodeiam, onde habitamos e trabalhamos. É muito fácil de reconhecer algo que não está no seu sítio certo. Tudo o que está visível, deve pertencer a uma destas categorias: material de escritório / equipamento decoração arrumos / arquivos / referências Se não pertence, então aí está uma coisa que deve ser recolhida para a sua caixa de entrada para posteriormente ser processada e arrumada no seu sítio devido. Olhe à sua volta, no seu quarto, sala, escritório, carro, e rapidamente vai identificar várias destas coisas, um papel perdido em cima da mesa, uma conta que ficou por pagar junto à tv... Da mesma forma que o exercício de varrer a mente ajuda a arrancar o processo inicial de recolha no mundo psíquico, também existe algo parecido para podermos fazer uma pequena limpeza inicial do espaço físico. Para isso, arranje uma caixa maior do que a caixa de entrada

23 normal. Comece no centro do seu quarto/sala/escritório e olhando à sua volta, identifique todos os objectos que não pertencem a uma das três categorias descritas em cima. Pegue neles e coloque-os dentro da caixa. No final, não deve haver mais nada à vista que não seja equipamento, decoração ou coisas arrumadas. Esta caixa será uma caixa de entrada temporária apenas para auxiliar o arranque com o método GTD. Fase 2 - Processar A fase de Processar é talvez das fases mais importantes desta metodologia e, curiosamente, aquela que mais é desprezada. Quando se percebe a verdadeira essência deste método, percebe-se o valor crucial existente nesta fase de processar cada coisa que foi recolhida. O mais comum é ver pessoas que saltam por completo esta fase. Assim que já recolhemos informação, temos vontade de a organizar, começar a po-la em listas, dar-lhe nomes, etc. Mas isso vem apenas na terceira fase. Antes disso, temos um processo tremendamente importante e vital para o correcto funcionamento do sistema GTD: o de saber identificar, clarificar e descrever adequadamente cada uma dessas coisas. É aqui que se marca a distinção entre uma lista de tarefas mal feita e confusa e uma funcional. Agora que as caixas de entrada começaram a encher, convém ir esvaziando-as. É precisamente esse o propósito desta fase: retirar das caixas de entrada as coisas não processadas e dar-lhes significado. Lembre-se que, na fase de recolha, não existe qualquer pensamento ou decisão. Não estamos a decidir se algo é uma tarefa ou não, se queremos ou não, se é para nós ou não. Sabemos apenas que esse algo nos chama a atenção e por isso colocamo-lo lá. É agora, nesta fase, que vamos decidir tudo isso. Quando e como?

24 A fase de recolha é um processo permanente. Não existe nenhum momento em que tenha que começar a recolher (excepto claro, no exercício que sugeri). Durante todo o dia, em qualquer lugar ou situação, pode haver informação interessante a capturar. A fase de processar é diferente já que tem um início e um fim marcado no tempo. Ou seja, é necessário que decida e marque quando quer fazer o processamento de cada uma das suas caixas de entrada. Deve fazê-lo pelo menos uma vez por dia (em casos excepcionais, de dois em dois dias), nunca menos do que isso. O objectivo da fase de processar é conseguir esvaziar por completo todas as suas caixas de entrada. Há quem goste de processar logo de manhã, outros ao final do dia, e outros dividem esta fase em duas partes e fazem em dois momentos diferentes do seu dias. Não há regras rígidas, tem que descobrir o que melhor funciona para si, para o seu ritmo e volume de trabalho. Se o volume da sua caixa de entrada cresce rapidamente, será boa idea ter mais do que um momento para processar durante o dia. Caso contrário, a fase de processar poderá demorar muito tempo de cada vez e ser mais desmotivante olhar para um montão de coisas a tratar. É também importante ter em conta que a fase de processar requer energia mental. É aqui que vai realmente pensar a sério, decidir a sério. Não é algo que deva ser feito numa altura do dia em que já está esgotado ou sem paciência. A fase de processar requer foco e concentração. Sentando-se em frente da sua caixa de entrada, retira um - e apenas um item. (Daí ser importante colocar um papel por cada coisa. Caso contrário, nesta fase irá estar a processar um papel com duas ou mais coisas o que não ajudará a manter o foco em cada item individualmente.) Não interessa a ordem. Olhando para esse item isoladamente, responda a três perguntas que ajudam a clarificar o que fazer com ele: 1. O que é isto? O que significa para mim? 2. Há alguma acção que tem que ser feita?

25 3. Se sim, qual? Por outras palavras, quer ficar claro do que é que aquela coisa representa. É aqui que, olhando para uma lâmpada fundida, vai decidir que em vez de colocar lâmpada numa lista, vai ter algo mais bem definido como comprar lâmpada do tipo X, na loja Y para Z. Aquilo que tem que sair da fase de processar são frases claras sobre cada um dos itens da caixa de entrada. Têm que ser tão explícitas, que se as fosse a mostrar a alguém que não faz ideia do que se trata, conseguisse ter toda a informação necessária para saber o que é preciso fazer. Mãe não é explícito, mas planear aniverśario da mãe já nos indica um objectivo maior que queremos atingir e nos sugere algumas acções. Melhor ainda seria telefonar para X e reservar restaurante como uma acção desse objectivo maior. Projectos e acções Quando ouvimos falar de projectos é muito comum associarmos uma ideia de algo grande e complexo, orçamentos, equipas, documentos, prazos, etc. Na nomenclatura usada em GTD, não tem necessáriamente que ser assim. Projecto é simplesmente um qualquer objectivo a curto/médio prazo, que necessita de mais do que uma acção para ser concluído. telefonar para X e reservar restaurante é tudo o que temos que fazer para planear aniversário da mãe? Provavelmente existem muitas outras coisas. O telefonema é sem dúvida uma próxima acção, enquanto que o objectivo de ter todo esse planeamento feito é um projecto. Esta distinção é crucial em GTD e é a origem de muita confusão e listas de tarefas pouco funcionais. Isto porque um projecto nunca se pode fazer. Um projecto(objectivo) alcança-se, completa-se, enquanto que uma acção faz-se. Para que precisamos então do projecto? Para manter vigia sobre o objectivo maior. Se nada me lembrar que tenho a meta de ter o aniversário planeado, depois de completar a primeira acção, posso não me voltar a lembrar tão cedo que ainda não cheguei ao desfecho

26 desejado. Os projectos servem então para nos manter alerta sobre todos estes objectivos que nos comprometemos a atingir e certificar que temos sempre pelo menos uma acção que o fará continuar a avançar até à sua conclusão. É muito importante que, ao processar, saibamos distinguir se estamos a descrever um projecto ou uma acção. Existem formas simples de detectar um projecto. Uma delas, como descrevi em cima, é o facto de não se poder fazer. Ninguém faz organizar as férias, isso seria um objectivo. As acções associadas poderiam ser telefonar para a agência de viagens, comprar uma mala nova, etc. Outra forma fácil de distinguir, é através dos verbos. As acções têm sempre verbos explícitos que indicam acções físicas: telefonar, chamar, escrever, arrumar, limpar, pintar, etc. Um projecto tem verbos que indicam algo mais abstrato: planear, organizar, decidir,... Para continuar a explicação de como processar itens temos que entrar obrigatoriamente na fase de organização, já que estas duas fases estão sempre muito relacionadas, pois assim que processamos algo, imediatamente o colocamos(organizamos) no seu sítio respectivo. Fase 3 - Organizar O que é a organização? Para muitos, ser produtivo implica ser organizado. Aliás, para algumas pessoas, assim que pensam em produtividade, pensam somente em categorizar papeis, criar listas e sítios para pôr as coisas. A organização tem o seu quê de importante, sim, mas é apenas um passo num conjunto de cinco. Digo isto porque as vezes parece-me que sofremos mais da sobrevalorização da organização do que da falta dela. Mas o que costumo encontrar são os extremos: ou pessoas demasiado organizadas ou então sem qualquer sistema de organização. Podemos definir a organização como um simples método para categorizar todas as coisas, de forma a que se agrupem de acordo com naturezas idênticas. Por outras palavras, se estou a olhar para uma lista de próximas acções, não preciso de re-processar cada item, pois sei à partida que tudo o que lá está são próximas acções. Se estou a procurar algo numa gaveta que serve de arquivo, estou certo e descansado que

27 não precisarei de estar atento para a hipótese de encontrar alguma coisa que necessite de uma acção. A organização poupa-nos a redundância de processar as mesmas coisas vezes sem conta. De acordo com o método GTD, há seis recipientes principais que devem existir sempre, pois representam seis naturezas bem diferentes das coisas que saíram da fase de processar. Saber organizar adequadamente de acordo com GTD é muito simples e envolve apenas responder a algumas perguntas: Existe alguma acção a fazer com esta coisa? Se não: É algo que poderei querer voltar a ver no futuro? (uma ideia a explorar mais tarde, para a qual o momento presente não reune as condições necessárias, seja dinheiro, tempo, energia,... Vai para a Incubadora (também designada como Um dia/talvez É algo que não uso, mas quero ou preciso de guardar para possível referência futura? (documentos, facturas, cartas, notas, ) Vai para o Arquivo. É algo que não tem uso nem interesse futuro Vai para o Lixo. Se existe uma acção associada, é uma acção única ou é um objectivo maior(projecto)? Se for projecto, adiciona-se a descrição desse objectivo numa lista exclusiva para Projectos e retira-se pelo menos uma próxima acção desse projecto para adicionar a uma das listas seguintes. Se for uma próxima acção

28 É algo que devo delegar ou que depende de terceiros vai para os Pendentes É algo que tem dia/hora específica para ser feito vai para o Calendário/Agenda Qualquer outro caso vai para a lista de Próximas Acções. Nos materiais de apoio deste livro (ver Material de Apoio na pagǵ ina Error: Reference source not found), pode fazer download e imprimir um diagrama simples deste fluxo de processar e organizar, com as questões e recipientes claramente indicados. Resumindo, estes seis recipientes são nucleares no funcionamento do sistema GTD. A falta de qualquer um deles irá certamente boicotar a eficiência do método pelo que devem ser vistos como obrigatórios. Criar os recipientes Como a natureza das coisas guardadas em cada recipiente é diferente, o próprio recipiente em si pode ser diferente para melhor acostumar a informação que pretendemos guardar. Até o local onde o colocamos pode variar, visto que há coisas que precisamos de aceder frequentemente e outras só de longe a longe. Incubadora pode ir desde uma simples lista com itens de coisas que gostaríamos de ver / fazer / aprender / ler, a algo mais complexo, como uma pasta ou caixa onde possa guardar itens físicos (uma panfleto daquele cruzeiro à volta do mundo, uma foto de uma ideia para construir em casa, ) Arquivo como está associado a consultas futuras, o arquivo deve ser bem funcional para que não se perca tempo a procurar aquilo que se precisa. A organização deve servir precisamente isso, dar-nos aquilo que queremos no mais curto espaço de tempo. Para isso, recomenda-se o uso de um típico arquivo alfabético A-Z. O feedback deste sistema de arquivos é quase sempre negativo, pois ninguém se lembre em qual

29 das letras há 6 meses guardou aquilo que precisa hoje. O truque está em saber arquivar e isto faz-se pensando do futuro para trás. Antes de escolher a letra, olhe para o item que vai arquivar e pergunte-se quando mais tarde for precisar disto, do que é que me vou lembrar?. Pegue nessa primeira letra e arquive lá. É garantido que em menos de 60 segundos vai encontrar o que procura, mesmo que falhe a primeira letra. Pode ainda optimizar a organização interna de um arquivo usando subdivisões, como palavras dentro de letras. Por exemplo, dentro da letra C ter uma subdivisão Clientes para facilitar a procura desse tipo de material. Projectos a lista de projectos é das mais simples, pois só necessita mesmo de uma linha onde possa descrever o objectivo final de uma forma clara e positiva (aconselho a ler bem a secção Saber definir bons objectivos). Opcionalmente, pode incluir uma data limite para a realização desse objectivo. Pendentes para manter vigia de tudo aquilo de que estamos à espera, basta-nos também uma simples lista, onde se possa escrever o item de uma forma sucinta, a pessoa ou entidade do qual está dependente e, opcionalmente, uma data limite para obter esse retorno. Calendário/Agenda se ainda não tem um, não continue sem o arranjar. Não precisa de ser uma grande agenda, basta algo pequeno e simples onde os dias estejam identificados com espaço suficiente para escrever eventos importantes. Em GTD, não se adiciona à agenda coisas que gostaríamos de fazer em tal dia. O porquê está descrito mais explicitamente na secção Aspectos fundamentais para se ser produtivo. Próximas Acções para tudo o resto, queremos também uma lista simples, onde anotamos de forma clara e concisa qual é a próxima acção a fazer. Note que uma próxima acção deve sempre indicar uma acção física, contendo um verbo que explicite o que é necessário fazer.. Opcionalmente e se for o caso, pode-se indicar também uma referência (número, código, cor) do projecto ao qual a acção pertence.

30 Material de Apoio a Acções e Projectos Por vezes, realizar uma acção depende de termos connosco algum material de apoio. Por exemplo, pagar uma conta no multibanco pode implicar ter presente a carta com os códigos e referências, para escrever um pode ser necessário ter presente um orçamento. Da mesma forma, há projectos que têm material de apoio que são necessários durante a vida do projecto, mas podem não estar relacionados com nenhuma próxima acção actual. A questão então é: o que fazemos com todo este material de apoio de acções ou projectos? O Arquivo poderia ser um destino, mas como são coisas que vamos precisar a curto prazo, provavelmente não será o mais aconselhado. Para estas situações criamos mesmo um ou mais recipientes de material de apoio. Se há um projecto que reúne várias itens ao longo do tempo, que têm que ser guardados, o melhor é arranjar uma pasta para esse projecto e colocá-las lá. Sempre que for necessário algo para avançar com o projecto, sabemos que é nessa pasta que se vai encontrar. No caso das próximas acções, costuma ser suficiente criar uma pasta genérica de material de apoio a próximas acções que está sempre presente connosco. Se, para efectuar o pagamento no multibanco preciso da conta com a referência, sei que vai estar nesta pasta. Se vou ao correio enviar uma carta, sei que vai estar nessa pasta. Organização interior vs organização exterior Em diferentes ocasiões nas quais fiz coaching privado de GTD (que envolve uma visita aos espaços de trabalho e uma investigação de todas as gavetas e papéis), retirei uma conclusão interessante sobre a organização: que nem sempre a organização exterior é sinónimo de organização interior.

31 Quando me deparo com um espaço caótico, secretárias cheias de papel, gavetas cheias, post-its colados no monitor e etc, sei que tenho um trabalho mais fácil, do que quando encontro um escritório arrumadinho com uma secretária vazia. Pode parecer contraditório e não digo que não haja excepções (porque as há de certeza) mas, regra geral, a desorganização exterior é muito fácil de arranjar pois está tudo à vista. Sei precisamente onde estão todas as coisas não processadas, onde estão as dúvidas e pontas soltas. Quando tenho um espaço demasiado organizado o trabalho é bem mais árduo, pois nesses casos a desorganização está toda dentro da cabeça. Tirar essa desorganização para fora, ser capaz de a identificar objectivamente é bem mais demorado, especialmente quando a pessoa em questão não está habituada a descarregar todos os seus pensamentos para o papel. No entanto, não quero de forma algum desvalorizar a organização e limpeza exterior. Muito pelo contrário, reconheço-lhe o valor e a paz que consegue trazer para um melhor funcionamento mental. Recordo um episódio de um desses coachings privados onde quando cheguei pela primeira vez ao escritório do cliente, me deparei com resmas de papel empilhado como nunca vi. Estamos a falar de mais de 20 montes de papel, incluíndo em cima da secretária de trabalho e de outra mesa de apoio (que mesmo assim não foi suficiente e muitos montes tiveram que ir parar para o chão). Assim que me sentei do outro lado da secretária, o papel tapou-me a visão da pessoa que estava à minha frente, tal era a altura do monte. É inevitável que tal confusão e desordem tenha um impacto negativo na produtividade, não apenas pelo tempo que se demora a encontrar o que se precisa, mas porque há um efeito subtil na forma como a própria mente flui quando está num ambiente confuso. Passamos várias horas apenas a formular um método, alinhado com os princípios de GTD, para poder categorizar todo aquele papel e poder arrumá-lo. Ao fim desse dia, o papel estava todo lá, nada tinha desaparecido, mas a sensação que provocava na mente deste cliente era totalmente diferente, tinha atingido o controlo sobre o papel.

32 Fase 4 Rever Obviamente que organizar todas as coisas em listas não resolve tudo já que elas não se fazem sozinhas assim que lhes dizemos onde pertencem. É necessário que, nas alturas e contextos certos, possamos trazer à nossa atenção aquilo que for útil ver. Assim, cada um destes recipientes descritos na fase da organização, tem um timing diferente para ser aberto e lido. Incubadora como são coisas que adiamos para um possível futuro, não precisamos de as rever frequentemente. De três em três meses ou mesmo a cada meio ano, é suficiente. Nessa altura ao rever os diferentes itens pode perguntar-se agora é uma boa altura para isto? Arquivo o arquivo nem precisa de revisão frequente, já que é consultado quando necessário. Ainda assim, é bom fazer, pelo menos uma vez por ano, uma vistoria geral e limpeza de material que pode já não ter qualquer interesse. Caso contrário, irá crescer até ao infinito, tornando-se cada vez mais pesado e difícil de usar. Projectos como guarda os objectivos a curto/médio prazo, esta é uma lista que é bom rever uma ou duas vezes por semana. Ao ver cada projecto, queremos principalmente certificarmo-nos que existe pelo menos uma acção. Pendentes também, uma ou duas vezes por semana, no máximo. Calendário/Agenda como guarda informação específica de dia/hora, convém consultar pelo menos uma vez por dia para saber o que há de realmente importante nessa data. Próximas Acções a lista principal de onde sai a maior parte do trabalho, logo é consultada várias vezes por dia. Isto são apenas sugestões daquilo que funciona para a maioria das pessoas, mas o seu caso pode ser diferente. Tenha a liberdade de

33 experimentar coisas diferentes e adaptar o que achar necessário. Revisão Semanal Este é o ponto em que, por momentos, queremos deixar os pequenos detalhes e ver o grande panorama daquilo que é o nosso trabalho e a nossa vida. David Allen costuma dizer que quem não faz a Revisão Semanal, não faz GTD, mesmo que seja um perito em tudo o resto. Esta revisão semanal, é mesmo um pilar importante do método pois assegura que todas as peças encaixam e nada pode falhar ou ficar esquecido. A Revisão Semanal consiste em fazer uma revisão mais profunda, semanalmente, das partes mais importantes de todo o sistema. Peço desculpa pela repetição exagerada da palavra semanal, mas faço-o propositadamente apenas porque é comum haver revisões semanais feitas mensalmente, o que boicota por completo o seu funcionamento. Esta revisão consiste em três etapas: 1. Limpar 1. Varrer a mente de pensamentos não recolhidos durante a semana 2. Percorrer o espaço físico, a carteira, a mochila ou mala à procura de itens não recolhidos durante a semana 3. Processar a caixa de entrada 2. Actualizar 1. Limpar as Próximas Acções. Procurar por acções já realizadas, canceladas ou adiadas e actualizar a lista. 2. Rever o calendário. Ver todas as marcações num período de três semanas (uma para trás e duas para a frente). O objectivo é

34 antecipar acções futuras de modo a prepará-las com mais tempo e concluir coisas passadas que ficaram inacabadas. 3. Rever Pendentes. Certificar que não há datas limites a chegar. Se for o caso, marcar acções para contactar a pessoa em questão. 4. Rever Projectos. Avaliar estado dos projectos. Assegurar que existe pelo menos uma próxima acção em cada um. Rever plano dos projectos e material de apoio (se existir) para descobrir se é necessário adicionar novas próximas acções. 3. Criar 1. Rever Incubadora. Procurar projectos que já possam ser realizados e transferi-los para a lista adequada. Remover itens que já não seja válidos. 2. Ser criativo. Anotar ideias novas, criativas, arriscadas, inspiradoras... Para isto, deve reservar um dia e hora na sua semana, que é dedicado à revisão semanal. Faça-o agora e marque já na agenda. Escolha uma altura em que possa estar mais sossegado, sozinho e num local onde as interrupções são mínimas. Nessa altura, desligue o telemóvel, o computador (caso não precise) e peça para que não o interrompem. Feche as janelas, se necessário. Durante este processo queremos mesmo desligar o mundo exterior e mergulhar a fundo no nosso sistema e na nossa semana. Só penso uma vez por semana e é durante a revisão semanal. - David Allen Não evite marcar esse dia e hora porque tem receio que não seja o ideal. É preferível marcar, fazer e perceber que não o é, do que não marcar e nunca fazer. Com cada experiência, vai percebendo qual é o melhor dia, hora e sítio e vai afinando a sua revisão semanal. Nada tem que ficar gravado em pedra.

35 Quanto tempo demora uma revisão semanal? Se forem feitas mensalmente, não devem ultrapassar uma hora, sendo que para pessoas com menos complexidade de trabalho, vinte minutos são suficientes. Uma coisa é certa, ainda não tive conhecimento de ninguém que, tendo acabado uma revisão semanal, tenha dito isto é que foi cá uma perda de tempo. A sensação que a revisão semanal traz é precisamente aquela que o método GTD garante: perspectiva e controlo. Rever o próprio sistema Assim como um carro ou uma casa precisam de manutenção para funcionarem bem e se manterem com boa aparência, o próprio sistema GTD também aconselha uma revisão de si próprio. Estarmos conscientes sobre o que está a funcionar bem e menos bem, o que pode ser melhorado, que outras estratégias podemos tentar, são coisas importantes para que o próprio sistema seja ele mesmo produtivo, fácil e divertido de usar. Já usou papel durante 2 meses e acha que perde muito tempo a escrever? Porque não tentar algo digital? A gaveta do arquivo está sempre a empenar, e é tão difícil de abrir que nem dá vontade de arquivar nada? Hora de pensar em alternativas. Ocorrem-lhe imensas ideias quando faz aquelas viagens longas de carro? E se arranjar um gravador de voz para poder fazer a recolha sem ter que parar? Fase 5 Fazer Finalmente chegamos ao que interessa, fazer. Na verdade, esta fase não fala sobre o fazer em si, mas sim o como escolher o que fazer. Se já fez algum exercício de GTD, nomeadamente o varrer a mente e processou alguns itens, vai verificar que de acordo com esta metodologia, aquilo que antes seria uma lista de dez tarefas, passa muito rapidamente para uma lista de cinquenta. É nessas alturas que me apontam o dedo, frustrados pelas listas enormes, como se eu fosse o culpado pela vida que cada um tem. É importante estarmos conscientes do volume

36 de trabalho que, conscientemente ou não, aceitamos como nosso. Ver cinquenta itens em vez de dez pode ser mais desmotivante no início, mas dá uma perspectiva bem mais realista do estado em que estamos, daquilo que está no nosso prato e que, se calhar, está na altura de começar a treinar dizer não a algumas coisas. O problema é, no meio de tanta coisa para fazer, por onde começar? É precisamente isto que a fase cinco trata, as melhores formas de escolhermos quais as acções mais produtivas a serem feitas em qualquer momento e contexto. Os quatro critérios para escolher a próxima acção 1. Contexto 2. Tempo disponível 3. Energia disponível 4. Prioridade Prioridade em último lugar? Mas a prioridade não é prioritária? A razão para isto é talvez um pouco fora do comum, mas fácil de perceber com uma simples explicação. A vida nos dias de hoje é bastante acelerada. O trabalho muda rapidamente e os planos que fizemos ontem não são necessariamente os que seguimos hoje. Conseguir fluir nesta dinâmica constante implica não estar demasiado preso a decisões passadas, incluíndo prioridades. As prioridades são sempre definidas em relação a algo. Ou seja, uma tarefa tem prioridade 1 porque a outra tem 2 e a seguinte 3. Mas o que acontece se aparecer algo ainda mais importante que 1? O 1 passa a 2, o 2 a 3 e assim sucessivamente. O que isto nos obriga a fazer é perder tempo a redefinir o trabalho algo que queremos que seja feito uma e única vez na fase de processar. Em vez de estarmos constantemente a atribuir números, cores ou letras que indiquem prioridades, devemos confiar noutros aspectos do sistema que nos

37 guiarão de uma forma mais viável para as tarefas mais importantes (como o estar consciente do volume de trabalho que temos, o alinhamento que temos do trabalho com a vida, ter objectivos claros, etc). Para além disso, não interessa o quão prioritária uma tarefa possa ser se ela não pode ser feita. É precisamente por isso que temos três filtros, antes da prioridade. O tempo e energia disponível devem ser bastante óbvios para todos. Se uma tarefa necessita de 30 minutos para ser feita, mas de momento só tenho 10, não interessa o quão importante possa ser, simplesmente não é possível fazê-la. O mesmo acontece com a energia, física ou psíquica. Mais interessante, e importante, é este conceito de contextos. É muito comum ter um papel na porta do frigorífico, ou algures na cozinha, com as compras que são necessárias fazer. Assim que formos ao supermercado, levamos essa lista e nela estão todas as coisas a que devemos dar atenção. Isto é uma lista de contexto, uma lista que contém acções que dependem de um contexto físico. Os contextos mais comuns são Casa, Trabalho/Escritório, Computador, Rua. A lista de contextos especifica então acções que só podem ser feitas quando se está nesse contexto. Chamo a atenção para o só. Estamos a falar de uma limitação. Arranjar a janela da cozinha pode ser muito importante, mas se não estou em casa para o fazer, não me interessa sequer ter esse item numa lista que estou a ler. Interessa-me sim, poder vê-lo quando estou em casa, pois só aí consigo completar essa tarefa e assim que sair ela torna-se de novo impossível. Desta forma, uma lista geral de próximas acções que poderia ter cinquenta ou cem itens, muito rapidamente se subdivide em várias listas de próximas acções mas de contextos específicos. Assim, por exemplo, em casa passo a dar mais atenção (ou prioridade) aos itens da lista de

38 Próximas Acções em Casa, o que deverá ter apenas dez ou vinte, um tamanho bem mais razoável. Para todas as acções que não dependem de nenhum contexto específico, continua-se a colocá-las na lista genérica de Próximas Acções. Chamo atenção para o facto de que estamos conscientemente e propositadamente a misturar acções de locais diferentes, áreas diferentes e projectos diferentes em listas iguais. Há um hábito comum de termos listas para o trabalho e outras para a vida pessoal. Em GTD isso nunca acontece. Se saí à rua para tratar de alguns recados, ir ao multibanco ou ao correio, quero ver a minha lista de Próximas Acções na Rua e tudo o que possa fazer já que lá estou. Não me interessa se é pessoal ou profissional, do projecto A ou B. É precisamente dessa forma que optimizamos o tempo: tomar partido de estar no sítio ideal para fazer a tarefa 5 e a 23 e fazê-las na hora, ao invés de regressar a casa, olhar para uma lista de tarefas profissionais e pensar que deviamos ter aproveitado a ida ao correio para enviar outra carta. Não há botões mágicos Lamento dar esta notícia, mas a verdade é que não há, nem nunca vai haver um botão mágico que lhe diga qual a tarefa mais certa a fazer num dado momento. Se alguma vez lhe disserem que sim, não acredite. Por muitos factores que algum computador consiga alguma vez calcular (tempo, prioridade, contextos), não há nada melhor do que confiar na sua própria intuição para saber o que deve fazer. A nossa atenção deve estar, por isso, em trazer para um plano consciente todas as nossas responsabilidades, ter uma boa visão do que somos, queremos e fazemos (com o modelo dos Horizontes de Foco), e saber que quando temos tudo isso alinhado, a nossa intuição irá sempre trazer a resposta certa, em todos os momentos necessários. Começar com GTD Quando finalmente se capta a essência deste método, percebe-se que é bastante simples. Até lá, o GTD pode parecer um pouco complexo

39 com uma série de regras e etapas rígidas. Olhar para esta aparente complexidade sem ainda estar claro de como nos movimentamos dentro dela, pode ser um entrave ao início da sua implementação ou criar um atrito desmotivador para fazer o arranque. Durante os primeiros tempos em que ensinei GTD através de workshops públicos, encontrei frequentemente estes casos. Pessoas que saíam motivadas, mas que poucos dias depois já estavam perdidas e tinham quase que posto de lado a intenção de aplicarem o método e mudarem as suas vidas para melhor. Quando me dediquei a perceber o porquê de tantos falhanços na descolagem, encontrei uma razão comum, havia sempre uma lacuna na clareza e orientação nos passos iniciais. Para que o leitor já não tenha de passar pelo mesmo, estes são os primeiros passos a dar, para a sua própria implementação do método GTD: 1 Construir Em primeiro lugar, trate das fundações da casa, pois elas vão suportar tudo o resto. Isto significa preparar todo o aspecto material(físico) do seu sistema GTD. Decida que tipo de ferramentas vai começar por usar e quais precisa de preparar ou comprar: caixas de entrada blocos de notas rápidos cadernos/organizers/planificadores pastas para organização etiquetas

40 arquivos um módulo de gavetas software específico (caso opte por ferramentas digitais) etc Algo a ter em conta neste passo é o facto que nenhum sistema é vitalício, nem ninguém o vai obrigar a usar algo que não quer. É muito importante que, acima de tudo, gostemos de usar estas ferramentas. Se o próprio sistema já criar repulsão, ou porque somos preguiçosos a escrever manualmente, ou porque aquela gaveta dá luta a abrir, ou porque o programa demora 5 minutos até começar, estamos no bom caminho para o falhanço. Na preparação do sistema, não seja forreta, arranje boas ferramentas e certifique-se que gosta de as usar. Um dos exemplos que dou, é o meu próprio exemplo. Enquanto informático, passo bastantes horas do meu dia em frente ao computador. Estou sempre a par das novas tecnologias. Seria talvez de esperar que optasse por um bom sistema digital, com aplicações no pc e smartphone que se auto-sincronizam, guardam listas na internet, etc. No entanto, nada está mais longe da verdade. O facto é que adoro papel e material de papelaria e, por isso, para mim não há melhor sistema para implementar GTD do que bons cadernos e pastas. Acima de tudo, não esquecer que nenhuma decisão é escrita em pedra. Há uma constante revisão e avaliação de como tudo está a funcionar e se está apto ou não para o nosso estilo de vida e trabalho. Se ao fim de algumas semanas não estiver satisfeito, pode sempre escolher diferentes ferramentas, passar do físico ao digital ou vice-vera. Uma dúvida frequente nesta fase de construção é precisamente sobre a questão digital vs físico. Não há respostas certas. O GTD é apenas

41 uma metodologia e, como tal, a sua implementação prática pode ser feita de inúmeras maneiras, abstraíndo-se completamente da ferramenta que vai usar. Se esta dúvida está presente no seu caso, o conselho melhor que posso dar é o de começar da forma mais simples possível (o que, na maioria dos casos, remete para ferramentas físicas). Quando ainda se está numa fase inicial de compreender esta metodologia, praticá-la e entender qual o melhor sistema, é bom não perder demasiado tempo a tentar criar algo perfeito. No mundo digital, é muito fácil perdermo-nos a descobrir e experimentar dezenas de aplicações, cada uma com os seus truques e manias. Foque-se em começar rápido e simples. Assim que já tiver destreza suficiente e perceber aquilo que realmente necessita, pode depois decidir fazer o salto para incluir ferramentas digitais. 2 Preencher Assim que as ferramentas estiverem todas e repito, todas, no sítio, o próximo passo é preenchê-las. Pode utilizar os resultados dos exercícios que fez, durante a leitura das 5 fases e colocá-los já nos seus respectivos locais (listas, pastas, gavetas, etc). Nomeadamente: Resultados do exercício varrer a mente para a sua caixa de entrada (de preferência, cada item num papel separado) Itens já processados para as respectivas listas (de contexto, pendentes, próximas acções), agenda ou arquivos 3 Manter Para não perder o comboio, é essencial assegurar a manutenção do sistema. Isto faz-se principalmente através da revisão semanal, apresentada anteriormente na 4ª fase do método. Se ainda não o fez, defina um dia, hora e local para a sua revisão.

42 Mais uma vez, lembre-se que não é necessário ter aquilo qualquer pressão para fazer uma escolha perfeita. Queremos apenas começar, mais tarde, caso chegue à conclusão que o que decidiu não foi o melhor, pode recalendarizar a revisão para um outro dia/hora. Perguntas e respostas frequentes P.: Quando estou a processar uma coisa consigo tirar logo várias acções. Só ponho uma nas próximas acções? Se sim, o que faço com as restantes? Se não as apontar posso-me voltar a esquecer. R.: Depende do tipo de acções. As próximas acções de um mesmo projecto podem ser sequenciais ou paralelas. Acções sequenciais dependem uma das outras enquanto que as acções paralelas são independentes e, portanto, podem ser feitas em qualquer ordem. No caso das acções sequenciais, apenas a tarefa A poderá ir para uma lista de Próximas Acções. Todas as outras serão impossíveis de fazer até que A esteja concluída. Como queremos manter listas funcionais, este tipo de tarefas não pode estar presente. A tarefa B e C seriam então colocadas numa lista de acções futuras, por exemplo, no material de apoio do respectivo projecto. Já nas acções paralelas, a resolução é simples. Como todas podem ser executadas sem qualquer ordem, todas podem ir directamente para a

43 lista de Próximas Acções. P.: Ondo coloco tarefas que estejam pendentes de mim? R.: Não existem tarefas pendentes de mim. O pendente de mim é uma próxima acção. Se algo está simplesmente a aguardar por ser feito, é uma acção exequível. Se não o for, de que depende? De data específica? Vai para o calendário. De uma pessoa? Vai para a lista de pendentes. De um local específico? Vai para uma lista de contexto. De uma outra tarefa ser concluída primeiro? Então não é uma próxima acção, mas uma acção sequencial de um projecto, logo deverá ir para o material de apoio desse mesmo projecto. P.: Que outros contextos úteis podemos criar? R.: Usar as listas de contextos para representar locais(limitações espaciais) físicas é o mais comum, mas podem ser usadas para outras coisas igualmente úteis. Menciono sempre criar uma lista de contexto para cada pessoa com a qual tenhamos uma interacção regular e que frequentemente tem coisas associadas. Por exemplo, se tenho várias vezes perguntas a fazer ao meu supervisor, coisas a entregar ou discutir pessoalmente, posso pôr todas elas numa lista com o seu nome. Dessa forma, quando estiver com a pessoa em causa, tenho tudo o que preciso para não perder a oportunidade de resolver todas essas coisas. É o típico já que estou contigo.... Outras ideas são listas de contexto para ferramentas como o Telefone (para quem gosta de pegar uma vez nele e fazer todas as chamadas necessárias de uma só vez), uma aplicação de software específica, uma máquina, etc.

44 ACTION METHOD O Action Method surgiu como uma iniciativa da Behance Inc, empresa focada no trabalho de profissionais criativos. É um sistema de organização e produtividade também ele criado a pensar em pessoas criativas, embora se aplique a qualquer caso. Pondo de lado a linha de produtos materiais, e aplicações digitais que a Behance criou como apoio ao Action Method, vamo-nos focar apenas na essência desta metodologia. Como o próprio nome indica, este método é bastante focado na acção, com o mote que há muitas ideias no mundo, mas não há acção suficiente. Cada projecto é decomposto até às suas componentes mais simples: acções. Adicionado a isto, há uma premissa simples de que tudo é um projecto, seja o plano do jantar de Natal, a gestão do orçamento familiar ou um qualquer objectivo pessoal em curso. Havendo uma identificação clara de quais os projectos que temos em cima da mesa, tudo se resume a identificar os seus componentes elementares. Os componentes elementares Acções as tarefas específicas que têm que ser realizadas para andar para a frente com o projecto. Têm sempre um verbo que indica o tipo de acção, por exemplo: redigir o , limpar a sala, pagar a conta, etc. Referências todo o material relacionado com o projecto em questão, que pode servir ou não para a realização de acções, mas que é útil para o projecto em si, é considerado uma referência. Por exemplo: papeis de rascunhos com ideias, notas de uma reunião, um artigo de um jornal, desenhos, etc. Itens Suspendidos coisas que, por agora, não são acções concretas, mas podem vir a sê-lo no futuro. Como não queremos perder a ideia de

45 vista, fica armazenada nesta categoria para mais tarde poder ser resgatada. No Action Method, todos os projectos devem ser divididos em itens destas três categorias. Da teoria à prática A implementação desta metodologia pode ser feita recorrendo a qualquer tipo de listas, digitais ou não. Como dou sempre prioridade aos materiais não-digitais, vamos ilustrar com eles um exemplo real. Vamos partir de um projecto a título demonstrativo ao qual chamaremos renovação da cozinha. Como calculamos que seja algo complexo, vamos começar por arranjar uma pasta ou dossier com este nome e que albergará todo o material a ele associado. Três separadores identificam os três componentes elementares do Action Method. À medida que novas coisas vão dando entrada, colocamos nas secções apropriadas: Exemplo de Acções: telefonar a X e pedir orçamento tirar medidas para os móveis visitar loja de azulejos em Exemplos de Referências rascunho com ideia para nova disposição da cozinha fotos de catálogos

46 cartões de contacto de empresas da área Exemplos de Itens Suspendidos referência para um certo conjunto de loiça que poderá ficar bem (para já não é exequível pois é algo a ver apenas mais perto do final do projecto) Dependendo da quantidade de itens que cada categoria poderá ter, as ferramentas e a forma de organização pode (e deve) ser diferente de projecto para projecto. Para alguns, ter uma folha na frente com as tarefas principais e tudo o resto para trás, pode ser suficiente. Para outros, pode ser necessário agrupar mais ordenadamente um maior número de tarefas, criar uma bolsa para os materiais de referência, anexar outros equipamentos, etc. Diferentes tipos de acções Enquanto que o método GTD já prevẽ e organiza à partida acções de diferentes naturezas, no Action Method estão todos misturados. No entanto, essa mistura não significa que não sejam identificados de formas diferentes: Acções normais aquelas que descrevemos até agora Acções de supervisão algo que queremos ter a certeza que é feito. Podem ser, por exemplo, precedidas das palavras assegurar que.... Por exemplo, assegurar que o documento é terminado até ao final da semana. Acções pendentes - quando algo é delegado e esperamos pelo seu resultado, ou mesmo quando aguardamos a chegada de qualquer coisa.

47 Por exemplo Pendente: livro encomendado ; A Aguardar: de resposta da proposta

48 PERSONAL KANBAN O sistema Kanban 21 foi inventado na Toyota com o intuito de se aplicar em fábricas o mesmo tipo de fluxos existentes em, por exemplo, supermercados ou armazén com controlo de stocks. Isto é, uma forma de perceber facilmente o percurso que algo faria desde a entrada no sistema, até à sua saída. Em 2011, Jim Benson adaptou este sistema de mapeamento de produtividade para o trabalho pessoal e para equipas, dando-lhe o nome de Personal Kanban. O Kanban é uma simples ferramenta para visualização e organização do trabalho, divindo-o em 3 categorias principais: trabalho a fazer, trabalho a ser feito e trabalho terminado. Cada item é representado por um pedaço de papel (normalmente um post-it), que possa ser transferido de uma secção para outra. Versões posteriores incluem pequenas subdivisões nestas categorias principais, para melhor organizar o trabalho. Eis um exemplo de um Personal Kanban, em que as diferentes cores das notas são usadas para representar tarefas de diferentes naturezas ou áreas: 2 Do japonês, quadro

49 O Personal Kanban tem duas grandes vantagens, o facto de ser bastante visual e o de limitar o trabalho que está a ser feito em qualquer altura. De uma forma simples, o Kanban dá-nos feedback rápido sobre o que há para fazer, o que está a ser feito e o que está terminado. Em vez de termos o trabalho como algo abstracto na nossa mente, passa a tomar uma forma, como se uma pequena história se tratasse. Por outro lado, o facto de limitar o trabalho que estamos a fazer em qualquer momento, permite-nos ser mais realistas com o que estamos a aceitar e também a facilitar o foco e a concentração. Construir o seu próprio Kanban O primeiro passo (para além de arranjar os próprios materiais) é definir as categorias e nomes para os diferentes passos do seu fluxo de trabalho. Como foi descrito anteriormente, o fluxo mais básico consiste em: a fazer/novas tarefas a ser feito terminado. Pode adicionar alguma complexidade, tal como na imagem anterior, ou mesmo ter nomes diferentes para as várias etapas, caso esteja a usar o Kanban para

50 um trabalho mais específico. Por exemplo, para um grande projecto de publicação de um livro, poderiamos ter: a fazer/ideias primeira revisão segunda revisão ajustes gráficos publicação. Não se preocupe em tentar definir o fluxo ideal. Uma das melhores ferramentas recomendadas para o Kanban costuma ser um quadro branco, pelo simples facto que nos permite apagar e voltar a escrever, desenhando algo diferente com rapidez e sem desperdiçar nada. De seguida, comece a preencher a primeira coluna com aquilo que já tem acumulado para fazer, tarefas, ideias, coisas pendentes, etc. Não interessa se são coisas complexas ou simples, grandes ou pequenas, inclua tudo. Tal como no exercício varrer a mente do método GTD, as primeiras vezes que fazemos este tipo de despejo mental tendem a ser um pouco dolorosas pois a realidade do número assombroso de compromissos que temos está bem visível à nossa frente. No entanto, é necessário enfrentar essa realidade e não meter coisas debaixo do tapete. Só a consciência plena de tudo aquilo que temos para fazer nos permite libertar cada vez mais da pressão que daí vem. Use diferentes cores de papel para se referir a tarefas com diferentes naturezas. Por exemplo, usar a cor azul para tudo o que diz respeito à vida pessoal, a verde para coisas da casa, o vermelho para coisas muito urgentes e o amarelo para tudo o resto. Por último, deve definir o número limite para a quantidade de tarefas na coluna onde está o trabalho a ser feito actualmente. Isto pretende prevenir começarmos e deixarmos inacabadas demasiadas coisas, assim como também reduzir o multi-tasking, fazendo-nos focar apenas nas mais importantes até estarem completas. Este número é algo que também vai afinando com o tempo, mas para começar, escolha um entre 3 e 5. O próprio limite visual da coluna já restringe o número de papéis que lá conseguimos colocar.

51 MATRIZ DE EISENHOWER Este método herda o nome do seu próprio criador, o presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower. Dizem que Eisenhower era muito organizado e produtivo, servindo como presidente, general de cinco estrelas e comandante supremo das forças aliadas na Europa. Desenvolveu este método para ser, acima de tudo, simples e para que qualquer pessoa o pudesse usar em qualquer parte do mundo recorrendo apenas a papel e lápis. Resumidamente, é um sistema que nos permite categorizar e priorizar tarefas de uma forma simples e directa, medindo-as em dois eixos: urgência e importância. Quando confrontado com algo que necessitava de ser feito, Eisenhower fazia a si próprio duas perguntas: primeiro, é uma tarefa importante? Segundo, é uma tarefa urgente? Eisenhower ficou também famoso por uma célebre frase que resultou da sua experiência com este método: Aquilo que é importante é raramente urgente e aquilo que é urgente raramente é importante - Dwight D. Eisenhower Quantas vezes temos coisas importantes para fazer e desperdiçamos tempo com outras nada importantes mas pseudo-urgentes? A Matriz de Eisenhower facilita a visualização daquilo que é realmente prioritário. Os quatro quadrantes Cada tarefa que entra para a matriz é classificada entre Urgente/Não Urgente e Importante/Não Importante. A matriz resulta, por isso, em

52 quatro quadrantes distintos. Funcionamento Não complicando a categorização de tarefas, neste método limitamo-nos a colocar cada tarefa no seu respectivo quadrante. Tarefas com Prioridade 1 são para Fazer. São o tipo de tarefas que temos que ser nós a tratar e o mais rapidamente possível. No entanto, se é aqui que passamos a grande maioria do nosso tempo, pode ser um sinal que estamos a ser vítimas de uma má gestão ou planeamento, limitando-nos a responder e reagir às diversas situações que a vida nos coloca. Exemplos: Entrega do relatório Arranjar pneu do carro Pagar renda Tarefas com Prioridade 2 são para Planear. Se sabemos que são importantes mas não necessariamente urgentes, o melhor a fazer é

53 planeá-las adequadamente para que no futuro não se tornem urgentes. Dependendo da natureza da tarefa, este planeamento pode ter diversas formas, mas o essencial é começar. Como? Marcando uma data na agenda, criando um novo documento ou folha de papel para assentar ideias, começar a organizar o que for necessário, etc. É um bom sinal quando a grande maioria do nosso tempo é dedicado a este quadrante. Exemplos: Exercício físico Próximas férias Escrever um livro Tarefas com Prioridade 3 são para Delegar. Sendo urgentes mas não importantes, estamos na presença de tarefas que estão maioritariamente ligadas a um trabalho que somos obrigados a fazer ou responsabilidades que temos que manter. O ideal é conseguirmos delegar estas tarefas. Exemplos: Responder a Telefonar a e pedir Confirmar preço de...

54 Tarefas com Prioridade 4 são para Adiar, ou mesmo esquecer. Estas tarefas sem grande importância nem urgência devem ser adiadas para mais tarde, quando houver espaço e tempo para elas. Neste quadrante também encontramos frequentemente os nossos principais desperdícios de tempo. Em vez de os adiar, podemos também considerar em apagá-los e esquecê-los por completo. Exemplos: Ver últimos vídeos no YouTube Reorganizar álbum de fotografias A Matriz de Eisenhower é uma forma visual de avaliarmos qualquer nova tarefa. Por uma questão de facilidade, a organização prática das tarefas pode ser feita em quatro listas simples, com os respectivos títulos, em vez da matriz. Antes de escrevermos qualquer tarefa, passámo-la por este filtro e só depois a colocamos na respectiva lista.

55 TÉCNICA POMODORO 31 Baseada no facto que o cérebro trabalha e se foca melhor com curtos períodos de tempo intercalados com pequenas pausas (consultar a secção Aprendizagem e Memória para mais detalhe), o italiano Francesco Cirillo desenvolveu o método Pomodoro. Do italiano tomate, a técnica Pomodoro vai buscar o seu nome a um clássico temporizador de cozinha com esse aspecto. Esta simples técnica baseia-se, por isso, em contagens de tempos através de um temporizador. É mais uma ferramenta do que uma sistema de produtividade mas capaz, sem sombra de dúvidas, de pôr o trabalho a rolar. Estando associado a períodos definidos de tempo, torna-se muito útil para trabalho objectivo ou estudo, mas pode ser usado para qualquer coisa. É aconselhável arranjar um temporizador físico, em vez de usar o do seu telemóvel ou computador. Na técnica Pomodoro, é muito importante desligar ou afastar quaisquer fontes de interrupções ou distrações. Daí que, estando apenas com aquilo que precisa para a tarefa que tem em mãos e um temporizador, papel e lapís, será mais viável do que espreitar o computador ou o telemóvel para ver o tempo. Funcionamento Cada tarefa tem um período de 25 minutos (de acordo com o seu criador, mas há diferentes variações com 18 ou 15 minutos, por exemplo). No final de cada tarefa, o temporizador conta um pequeno intervalo, com 3-5 minutos de duração, após o qual começa uma nova tarefa e um novo intervalo. No final da 4ª tarefa, o intervalo deverá ser de longa duração, 20 ou 30 minutos. 3 Pomodoro é uma marca registada de Francesco Cirillo

56 Aqui pode voltar ao início, se quiser continuar com mais tarefas ou simplesmente parar. Antes de começar uma sessão com Pomodoro, deve fazer um planeamento simples. Usar uma lista de tarefa para saber o que tem para fazer, ordenar as tarefas por importância, estimar as durações para perceber quantos períodos vão precisar e definir quantos ciclos vai fazer nessa sessão. Para a técnica funcionar, é vital que respeite os tempos do Pomodoro e que dê atenção apenas ao que tem que dar atenção. Isto é, se decidiu usar períodos de 25 minutos, pare mesmo nos 25 e nem mais um. Durante esse tempo, foque-se totalmente na tarefa que foi atribuída, não use o telemóvel, computador ou tv. Os intervalos são livres, use o tempo que não é muito para ir à casa de banho, beber água, esticar as pernas e respirar ar livre. Evite usar esses minutos para ver s ou algo do género, pois para além de não estar a relaxar adequadamente, pode facilmente deslizar no tempo ultrapassando o limite do intervalo. Sempre que concluir uma tarefa, marque-a como concluída na sua lista, ou escreva-a mesmo numa outra lista de tarefas concluídas, que vai ajudando na motivação.

57 Por norma, dentro uma sessão de Pomodoro (4 tarefas e 4 intervalos) as tarefas escolhidas devem ser todas distintas. Ou seja, se houver uma tarefa demasiado grande, não se devem usar 2 períodos para essa mesma tarefa durante uma mesma sessão. O bom e o mau Uma das críticas mais comuns à técnica Pomodoro é a má adequação da ferramenta para trabalhos mais criativos, como escrever, pintar, ou planear. Na minha perspectiva, concordo a 50%. É verdade que a técnica Pomodoro é muito útil para simplesmente fazer. Quando se está em fases criativas geralmente não é benéfico ter pressão de tempo. No entanto, também é verdade que a procrastinação ataca em muitas dessas fases criativas, principalmente em fases iniciais quando ainda não existe clareza suficiente sobre o que se vai fazer (consultar também a secção sobre Procrastinação). Nesses casos, criar o compromisso de começar e simplesmente fazer algo, costuma ser o suficiente para quebrar a inércia inicial e o trabalho começar a fluir. Existe frequentemente uma inércia no arranque de algo novo, tal como no início de uma tarefa. Muitas vezes, essa inércia tem origem numa ideia do género isso vai demorar muito tempo. A técnica Pomodoro é muito útil, pois pelo facto de ter períodos de tempos definidos, é capaz de enganar a nossa própria mente. Sabemos que só vamos fazer aquilo durante 25 minutos e depois acabou, independentemente do estado final alcançado nesse período. Isto ajuda-nos a superar essa resistência e, muitas vezes, depois de dar o primeiro passo, até conseguiamos continuar por bastante mais tempo.

58 DO IT TOMORROW Esta é, provavelmente, uma das metodologias mais simples de ensinar e explicar. Tal como a Pomodoro, não se trata de um sistema completo de gestão, mas sim de uma simples estratégia para manter uma lista de tarefas. Em Português, poderíamos chamar-lhe de Fica para amanhã, o que parece digno dos hábitos de um procrastinador. No entanto, em certas situações, esta simples técnica pode ser o suficiente para o ajudar a concluir tarefas e não perder nada de vista. Existem apenas duas listas a manter: Fazer Hoje Fazer Amanhã Sempre que alguma nova tarefa surge, a regra é anotá-la na lista Fazer Amanhã. No dia seguinte, as tarefas do Amanhã passam para o Hoje e o Amanhã volta a ficar vazio. A única coisa que é exigida é que sejamos disciplinados o suficiente para seguir esta simples regra e que nos dediquemos o máximo possível apenas às tarefas do Hoje. Se assim for, o resultado é que evitamos interrupções em fluxos de trabalho e em planos já feitos, pois tudo o que vier de novo passa para o Amanhã. No dia seguinte, iremos tratar de tudo o que ficou por fazer na véspera e assim sucessivamente. Obviamente que há lugar para excepções, pois muitas vezes surgem tarefas que são necessariamente para serem feitas hoje (quando não ontem!).

59 NÃO QUEBRAR A CADEIA O Don't break the chain foi criado pelo comediante Jerry Seinfeld. Não é bem um método para gestão de tarefas mas mais uma técnica para ajudar a manter um hábito produtivo. Seinfeld aconselhou um novato na comédia stand-up que para se ser um bom comediante é vital ter boas piadas e que para ter boas piadas, é necessário escrever todos os dias. A forma de o fazer é que guarda o segredo. Quantos vezes já não fizemos as famosas resoluções de ano novo com novos hábitos que queremos criar? Para uns é a dieta saudável, para outros o exercício físico, a meditação diária ou o pintar. O que é certo é que surge sempre um dia em que a vontade desvanece e falhamos a resolução. Rapidamente um dia transforma-se em dois, três ou uma semana e, quando reparamos, já largamos por completo a ideia. É aqui que esta técnica faz a diferença. Seinfeld comprometia-se a escrever um pouco todos os dias. No início do ano, pendurava um calendário na parede e quando escrevia, desenhava um grande X por cima do dia. À medida que os dias passavam, o calendário ficava com uma cadeia de X, todos ligados. Este simples feedback visual dava motivação suficiente para não se querer quebrar a cadeia e, por isso, não arranjar desculpas para fazer excepções. A tarefa principal é não quebrar a cadeia. Seinfeld usava esta técnica para a escrita, mas cada pessoa pode facilmente adaptá-la para outras coisas que queira fazer, treinar, ou aprender: escrever um blog

60 ler um capítulo(ou algumas páginas) de um livro aprender a programar meditar cozinhar Grão a grão, enche a galinha o papo. É a acção constante e diária que constroi os hábitos. Esta técnica funciona tão bem pois são estes pequenos impulsos de motivação para não quebrar a cadeia que nos mantêm no fluxo de produtividade (seja o que for que esta palavra signifique para si, neste contexto). Funcionamento 1. Defina no máximo três objectivos (mais tarde, pode adicionar um quarto). 2. Para cada um deles, defina o critério que permita avaliar se cada meta diária foi atingida ou não. Exemplo: ler pelo menos 10 páginas, fazer 20 min de exercício, etc 3. Defina as regras do jogo e excepções. No método original, Seinfeld não incluía, por exemplo, dias de baixa, férias, viagem de trabalho ou outras situações que podem impedir a realização de certas metas diárias. Se estiverem planeadas e consideradas desde início, estas excepções não contam como quebras da cadeia. 4. Imprima um calendário para cada um dos objectivos. Podem-se usar calendários anuais ou mensais, conforme preferência pessoal. Os mensais têm a vantagem de ter mais espaço para desenhar os X. 5. Arranje um marcador vermelho bem grosso. Quanto mais vermelho e mais gordo, melhor o X.

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