CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORADO REVISADO POR APROVADO Kélia Jácome Kélia Jácome Silvia Helena Correia Vidal

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1 Primeira 1/6 CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORADO REVISADO POR APROVADO Kélia Jácome Kélia Jácome Silvia Helena Correia Vidal Marcelo de Sousa Monteiro Michelle Borges C. Cunha HISTÓRICO DE MODIFICAÇÕES EDIÇÃO DATA ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO À REVISÃO ANTERIOR 01 16/06/2010 Edição inicial 02 13/06/2011 edição 1

2 Primeira 2/6 ÍNDICE 1. OBJETIVO COMPETÊNCIAS PROCEDIMENTO COMUNICAÇÃO INTERNA COMUNICAÇÃO EXTERNA REVISÃO APROVAÇÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CONTROLE DE REGISTRO DA QUALIDADE ANEXOS

3 Primeira 3/6 1. OBJETIVO Estabelecer os procedimentos para a promoção da comunicação interna e externa das ações realizadas pela Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado (CGE). 2. COMPETÊNCIAS Compete à Assessoria de Comunicação realizar a publicização das ações realizadas pela CGE; Compete à Assessoria de Comunicação atualizar diariamente o twitter da CGE (www.twitter.com/comunicacaocge); Compete à Assessoria de Comunicação realizar a atualização do site da CGE, com notícias sobre as ações e os eventos dos quais seus servidores e dirigentes participam; Compete à Comunicação propor o layout de materiais a serem publicados em conjunto com a Casa Civil, e compete à CETIC disponibilizá-los em meio eletrônico. 3. PROCEDIMENTO 3.1 COMUNICAÇÃO INTERNA Informativo eletrônico Definir pauta do informativo na reunião do Comitê Executivo; Solicitar das áreas da CGE informações para veiculação no informativo; Nota1. O retorno pelas áreas deve ser em até dois dias úteis, podendo servir de suporte para outras ações de divulgação da CGE. Elaborar os textos jornalísticos para serem veiculados no informativo eletrônico. Prazo de três dias úteis para redação; Fazer as imagens (fotos ou gráficos) que serão utilizadas para ilustrá-lo. No prazo de dois dias; Elaborar versão prévia do informativo. Conforme modelo no anexo 1; Submeter a versão preliminar do boletim na reunião do Comitê Executivo seguinte; Realizar, no prazo de um dia útil, revisão final e conferência de todo o material que deverá ser veiculado; Nota2. Nos casos de não haver reunião, um dos gestores superiores aprova o material. Disponibilizar informativo na intranet ou/e via . 3

4 Primeira 4/6 Nota3. O informativo deverá ser disponibilizado quinzenalmente. Encaminhar também o informativo da CGE para outros órgãos e entidades que compõem a estrutura organizacional do Governo do Estado. 3.2 COMUNICAÇÃO EXTERNA Atualização de notícias no site Acessar diariamente a agenda da gestão superior, coordenadorias e assessorias de modo a identificar os assuntos que justificam a produção de notícias; Solicitar das áreas por informações necessárias para a elaboração da notícia; Nota4. No caso de notícias que serão veiculadas no portal do Governo, submeter à aprovação da gestão superior. Redigir, no mesmo dia, os textos para serem disponibilizados no site; Providenciar o material de imagem (fotografias, ilustrações ou gráficos), no mesmo dia; Enviar, quando necessário, no mesmo dia, material para apreciação da gestão superior, caso necessário, a fim de que seja autorizado; Realizar divulgação da notícia no site Assessoria de Imprensa Manter cadastro atualizado com os nomes de jornalistas que cobrem as áreas de política, negócios, bem como colunistas, a fim de facilitar a comunicação externa da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado; Nota5. O cadastro será coletado junto aos veículos de comunicação e será armazenado na pasta Ascom na rede da CGE. Elaborar releases com as principais ações desenvolvidas pela CGE, de interesse público em geral, a fim de que sejam disponibilizados espaços na mídia impressa ou eletrônica, para a publicação de matérias; Agendar entrevistas com o Controlador e Ouvidor Geral, a Controladora e Ouvidora Geral Adjunta, bem como os outros servidores que compõem a gestão superior da CGE, junto aos órgãos de imprensa; Acompanhar as entrevistas do Controlador e Ouvidor Geral, quando o mesmo se dirigir a uma redação de jornal ou televisão, bem como estúdio de rádio, para falar a respeito de algum assunto ligado à CGE; Fazer o acompanhamento permanente, através do site: governoce.boxnet.com.br, sobre todas as notícias que veiculem o nome da Controladoria e Ouvidoria Geral do Estado, bem como de sua gestão superior; 4

5 Primeira 5/6 Preparar releases para oferecer uma resposta imediata, caso seja veiculada alguma notícia que não esteja pautada na realidade; Organizar um Banco de Imagens com fotos dos eventos promovidos pela CGE, ou dos quais seus servidores participem, a fim de que seja possível cedê-las aos veículos de comunicação, para ilustrar as matérias que estejam sendo feitas; Fornecer as informações necessárias para que os repórteres possam confeccionar suas matérias de maneira condizente com a realidade dos fatos Twitter (www.twitter.com/comunicacaocge) Com base nas agendas da gestão superior, dos coordenadores e assessores desta Controladoria, alimentar o twitter diariamente. 4. REVISÃO Este procedimento será analisado, no mínimo, 01 (uma) vez ao ano e revisado quando necessário. 5. APROVAÇÃO Silvia Helena Correia Vidal Marcelo de Sousa Monteiro NOME FUNÇÃO ASSINATURA Presidente do Comitê da Qualidade Coordenador da Gestão da Qualidade Michelle Borges Cavalcante Cunha Secretária do Comitê da Qualidade Kélia Jácome 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Assessora de Comunicação 7. CONTROLE DE REGISTRO DA QUALIDADE Identificação Armazenamento Proteção Cópias de comunicações internas Informativo eletrônico CGE Notícias Arquivo digital - Diretório ASCOM na rede da CGE. Pasta CIs Arquivo digital Diretório ASCOM na rede da CGE. Pasta CGE Notícias 2-Site da CGE Indexação Recuperação Acesso Retenção Backup Por data Ascom 5 anos Deletar 1 Backup 2 Rede mundial de compu-tadores Disposição Por data Irrestrito 3 anos Arquivar em CD Releases e notícias Arquivo digital - Diretório ASCOM na rede da CGE. Pasta releases Backup Por data Ascom 3 anos Arquivar em CD 5

6 Primeira 6/6 8. ANEXOS ANEXO I INFORMATIVO ELETRÔNICO CGE NOTÍCIAS ANEXO I 6

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