ADEQUAÇÃO ÀS DIRETRIZES DE DESCRIÇÃO DOCUMENTAL

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1 ADEQUAÇÃO ÀS DIRETRIZES DE DESCRIÇÃO DOCUMENTAL Um banco de dados como o aqui apresentado é considerado, em termos técnicos da Arquivologia, um instrumento de pesquisa 1, sendo resultante da atividade denominada Descrição Arquivística 2. Segundo a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, ISAD(g), o objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos (CIA, 2000, p.11). Os instrumentos de pesquisa de caráter arquivístico precisam ser adaptados às condições e aos objetivos próprios de cada instituição, de cada tipo de instrumento elaborado, das características do objeto de descrição, além do público ao qual se destina. O instrumento ora apresentado traz informações sobre objetos de diferentes naturezas: a própria instituição que custodia o acervo arquivístico; as entidades coletivas, pessoas e/ou famílias relacionadas à produção e manutenção dos conjuntos documentais presentes no acervo; os 1 A expressão instrumento de pesquisa abrange qualquer descrição ou meio de referência elaborado ou recebido por um serviço de arquivo, com vistas ao controle administrativo ou intelectual do acervo arquivístico (CIA, 2000, p. 15). 2 Descrição arquivística é a elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu. Este termo também se aplica ao produto desse processo (CIA, 2000, p ). Adequação às diretrizes de descrição- 1

2 conjuntos documentais (fundos arquivísticos ou coleções 3 ) representados como um todo; as séries e os dossiês, que são subdivisões lógicas do fundo arquivístico; por fim, os documentos fotográficos como itens individuais. Deve-se considerar que a descrição de séries, dossiês e itens documentais só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo arquivístico. Nesta pesquisa foram utilizadas várias diretrizes internacionais e nacionais de descrição, que visam determinar o tipo de informação que poderia ser incluída em descrições e fornecer orientação sobre como tais descrições podem ser desenvolvidas em um sistema de descrição arquivística (CIA, 2009, p. 14). Entretanto, todas as diretrizes consultadas procuram deixar claro, em textos introdutórios, que não visam predeterminar formatos de saída ou modos nos quais esses elementos são apresentados (CIA, 2000, p.12). Alguns poucos elementos fundamentais são considerados de presença obrigatória nos instrumentos resultantes; os demais elementos de descrição estão disponíveis para auxiliar a criação de representações precisas e adequadas e a organização dessas representações (CIA, 2000, p.11); para diferentes níveis de descrição, estão previstos diferentes graus de detalhamento (CIA, 2000, p.12). Os elementos de descrição opcionais devem ser utilizados para fornecer informações relevantes e não repetitivas; eles podem ser combinados para constituir a descrição de uma entidade arquivística (CIA, 2000, p.11). Três elementos de descrição foram colocados na barra lateral da janela de navegação, sob a rubrica Sobre a Descrição, pois os dados ali contidos foram considerados válidos para todos os níveis de descrição deste instrumento. Trata-se de Regras e/ou convenções utilizadas, Nível de 3 A norma de descrição arquivística observa que as mesmas regras usadas para descrever um fundo e suas partes podem ser aplicadas à descrição de uma coleção (CIA, 2000, p. 12). Adequação às diretrizes de descrição- 2

3 detalhamento e Idioma(s) de escrita 4.. O elemento Regras e/ou convenções utilizadas está previsto em todas as diretrizes de descrição arquivística usadas, e apresenta a lista das próprias normas. O elemento Nível de detalhamento, previsto na Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico, ISDIAH, e na Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias, ISAAR (CPF), indica se o detalhamento é mínimo, parcial ou integral. Considera-se descrição mínima aquela que consiste apenas dos elementos indicados nas normas como obrigatórios, enquanto a descrição integral é a que contém informações para todos os elementos de descrição; opções intermediárias, como as adotadas neste instrumento, são indicadas como de nível parcial. O elemento Idioma(s) de escrita também está previsto na ISDIAH e na ISAAR (CPF), para indicar o idioma usado para realizar a descrição; no caso em tela, usou-se apenas a língua portuguesa. A seguir, são apresentadas tabelas comparativas que demonstram a adaptação realizada nas várias diretrizes, para cada correspondente esfera/nível de descrição 5. Os elementos de descrição obrigatórios em cada norma são indicados pela presença de um asterisco vermelho (*) antes do mesmo. A coluna conteúdo da descrição e observações apresenta a orientação quanto ao conteúdo previsto para cada elemento de descrição, estabelecido com base nos textos das diretrizes, com as pequenas adaptações consideradas pertinentes para os casos específicos trabalhados; aparecem ainda, entre colchetes, alguns comentários explicativos. Os elementos de 4 Por tais razões, nas tabelas de detalhamento, adiante, sobre a adequação dos elementos previstos nas diretrizes reguladoras ao banco de dados, tais campos estão em branco. 5 Todas as tabelas deste tópico foram elaboradas por Darcilene Sena Rezende e André Porto Ancona Lopez para a definição dos elementos descritos do banco de dados. Adequação às diretrizes de descrição- 3

4 descrição acrescentados ao instrumento portanto, sem equivalente no material de referência trabalhado correspondem aos conteúdos propostos pela pesquisa. 1. Entidade de custódia. A primeira esfera descritiva trabalhada foi a da entidade que tem a custódia do acervo, para a qual se utilizou como referência a ISDIAH. Uma vez que o instrumento on-line contém links para o site da entidade custodiadora o Cedoc/UnB, optou-se por colocar apenas algumas informações básicas no próprio instrumento, com poucos elementos além dos obrigatórios. Tabela 1: Descrição de entidade coletiva, pessoa ou família relacionada à custódia de conjuntos arquivísticos Título do registro no BD: Descrição de instituição com acervo arquivístico ISDIAH Elementos adotados Conteúdo da descrição e observações 5.1 ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO 1 IDENTIFICAÇÃO *5.1.1 Identificador 1.1 Identificador Código específico que identifica a instituição com acervo arquivístico. *5.1.2 Forma(s) autorizada(s) do nome 1.2 Forma autorizada do nome Forma normalizada do nome da instituição com acervo arquivístico, que a identifique especificamente Formas(s) paralelas(s) do nome Outra(s) forma(s) do nome 1.3 Outra(s) forma(s) do nome Outros nomes pelos quais a instituição com acervo arquivístico possa ser conhecida. Incluem-se aqui outras formas do mesmo nome, acrônimos, outros nomes institucionais ou mudanças de nome ao longo do tempo, acrescentando, se possível, datas relevantes Tipo da instituição com acervo arquivístico Adequação às diretrizes de descrição- 4

5 5.2 ÁREA DE CONTATO 2 CONTATO *5.2.1 Endereço(s) 2.1 Endereço Telefone, fax, correio eletrônico Responsáveis para contato 5.3 ÁREA DE DESCRIÇÃO História da instituição com acervo arquivístico 2.2 Telefone 2.3 Fax 2.4 Sítio na Internet 2.5 Correio eletrônico Contexto geográfico e cultural Mandatos/Fontes de autoridade Estrutura administrativa Políticas de gestão e de entrada de docs Prédio(s) Acervo arquivístico e outros acervos Instrumentos de pesquisa, guias e publicações 5.4 ÁREA DE ACESSO 4 ACESSO 3 HISTÓRIA RESUMIDA DA INSTITUIÇÃO Horário de funcionamento 4.1 Horário de funcionamento Endereço completo da instituição, que permita o acesso físico e a comunicação através dos serviços de correio. Número de telefone, fax e/ou correio eletrônico e outros meios eletrônicos que possam ser usados para contatar e/ou se comunicar com a instituição com acervo arquivístico. Informações relevantes para uma história concisa da instituição com acervo arquivístico. Pode incluir data de criação, mudanças de nome, mudanças de mandato legal ou outras fontes de autoridade da instituição arquivística. Horários de funcionamento da instituição com acervo arquivístico, associados a atendimento, disponibilidade e prestação de serviços. Adequação às diretrizes de descrição- 5

6 5.4.2 Condições e requisitos para acesso e uso 4.2 Condições e requisitos para acesso e uso Acessibilidade 5.5 ÁREA DE SERVIÇOS Serviços de pesquisa Serviços de reprodução Áreas públicas 5.6 ÁREA DE CONTROLE 5 CONTROLE DA DESCRIÇÃO Identificador da descrição Identificador da instituição 5.1 Identificador da instituição Regras e/ou convenções utilizadas Status Nível de detalhamento Datas de criação, revisão ou obsolescência Idioma(s) e sistema(s) de escrita Fontes Notas de manutenção 5.2 Notas de manutenção Informação sobre as políticas de acesso da instituição, incluindo condições, requisitos, restrições e/ou regulamentações para uso dos materiais e serviços. Inclui, ainda, informação sobre serviços de reprodução. Código da instituição responsável pela produção, modificação e disseminação da descrição. 5.3 Data de criação Data em que a descrição foi criada. Incluir as datas das revisões. Nome do responsável pela descrição e outras informações relativas à criação e manutenção da descrição. Adequação às diretrizes de descrição- 6

7 2. Entidade relacionada à produção do documento. A seguinte esfera descritiva é relativa a titular(es)/produtor(es) 6 de documentos, que utiliza como referência a ISAAR (CPF). A norma destina-se à elaboração de registro de autoridade para entidades coletivas, pessoas ou famílias relacionadas à produção e manutenção de arquivos. A aplicação específica adotada no instrumento em pauta, com a introdução do termo titular e a substituição do termo arquivos por documentos, amplia o escopo ao considerar a existência, na entidade de custódia, de coleções não orgânicas. No momento de finalização da forma de exibição, alguns elementos tiveram sua posição modificada em relação à ordem que consta da norma, a fim de facilitar a visualização das informações mais relevantes na tela e resultar em um documento de leitura mais simples. Tabela 2: Descrição de entidade coletiva, pessoa ou família relacionada à produção de documentos Título do registro no BD: Registro de autoridade (titular/produtor) ISAAR (CPF) Elementos adotados Conteúdo da descrição e observações 5.1 ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO *5.1.1 Tipo de entidade (entidade coletiva, pessoa ou família) Tipo de entidade Tipo de entidade que está sendo descrita no registro de autoridade: entidade coletiva, pessoa ou família. 6 Entende-se por produtor o sujeito criador de um fundo de arquivo; isto é, a entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família que acumula, automática e organicamente, documentos de qualquer natureza ou suporte por ela emitidos ou recebidos no exercício de suas funções e atividades, guardando-os como prova de tais atividades e testemunho legal, histórico e/ou cultural. O termo titular pode ser utilizado como sinônimo de produtor, mas também pode ser entendido em sentido mais amplo, como equivalente a colecionador, ou seja, sujeito que reúne artificialmente documentos que não possuem relação orgânica entre si, mas apresentam alguma característica comum. Adequação às diretrizes de descrição- 7

8 *5.1.2 Forma(s) autorizada(s) do nome Forma autorizada do nome Formas paralelas do nome Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras Outras formas do nome Outra(s) forma(s) do nome Identificadores para entidades coletivas 5.2 ÁREA DE DESCRIÇÃO DESCRIÇÃO Identificador neste banco de dados *5.2.1 Datas de existência Data(s) de existência História História Forma normalizada do nome que identifique especificamente uma entidade coletiva, pessoa ou família. Pode-se utilizar data, lugar, jurisdição, ocupação, epíteto e outros qualificadores apropriados para distinguir a entidade de outras com nomes semelhantes. Indicar quaisquer outros nomes pelos quais a entidade coletiva, pessoa ou família possa ser conhecida, tais como: acrônimos, mudanças de nome ao longo do tempo, pseudônimos, títulos de nobreza ou de honraria possuídos por um indivíduo ou família etc. Código definido pela entidade registradora para uso no banco de dados; constituído por um acrônimo ou sigla do nome da entidade descrita. [Elemento de ligação dos relacionamentos entre os vários níveis de descrição]. A ISAAR (CPF) orienta que: As informações especificadas nas regras podem ser registradas em elementos separados, estruturados e/ou em texto narrativo em (p. 20). Foi adotada a segunda solução. Datas cronológicas de existência da entidade coletiva, pessoa ou família que está sendo descrita: para entidades coletivas, datas da legislação de estabelecimento/fundação/ habilitação e de dissolução; para pessoas, datas de nascimento e morte. Histórico conciso da entidade coletiva, pessoa ou família, em forma de narrativa ou de cronologia, contemplando os principais eventos da vida, realizações e/ou papéis da entidade que está sendo descrita. Pode incluir: contexto geral; status legal; funções, ocupações e Adequação às diretrizes de descrição- 8

9 5.2.3 Locais Local(is) Status legal Funções, ocupações e atividades Mandatos/Fontes de autoridade Estruturas internas/genealogia Contexto geral 5.3 ÁREA DE RELACIONAMENTOS Nomes/Identificadores das entidades coletivas, pessoas ou famílias relacionadas Categoria do relacionamento Descrição do relacionamento Datas do relacionamento 5.4 ÁREA DE CONTROLE CONTROLE DO REGISTRO *5.4.1 Identificador do registro de Identificador do registro de autoridade autoridade Identificador(es) da instituição Identificadores da instituição registradora Regras e/ou convenções Status Nível de detalhamento atividades; mandatos e fontes de autoridade; estruturas internas ou genealogia; gênero; nacionalidade; família; afiliações políticas ou religiosas. Principais lugares e/ou jurisdições onde a entidade coletiva, pessoa ou família se estabeleceu, residiu, atuou ou teve alguma outra ligação. Código identificador do registro de autoridade, específico no contexto em que será utilizado. Código da instituição responsável pelo registro de autoridade. Adequação às diretrizes de descrição- 9

10 5.4.6 Datas de criação, revisão ou obsolescência Idioma(s) e sistema(s) de escrita Fontes Data(s) da descrição Notas de manutenção Notas de manutenção 6 RELACIONANDO ENTIDADES COLETIVAS, PESSOAS E FAMÍLIAS A MATERIAIS ARQUIVÍSTICOS E OUTROS RECURSOS 6.1 Identificadores e títulos dos recursos relacionados 6.2 Tipos dos recursos relacionados 6.3 Natureza dos relacionamentos 6.4 Datas dos recursos relacionados e/ou relacionamentos Quantidade de conjuntos e subdivisões: Conjunto(s) documental(is) relacionado(s) Data em que o registro de autoridade foi criado e as datas de quaisquer revisões. Notas pertinentes à criação e manutenção do registro de autoridade, incluindo o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) responsável(is) pela criação e por revisão(ões). Número total de conjuntos e subdivisões de conjuntos, relativos ao titular/produtor, descritos no banco de dados. Subtítulo que reúne vários campos, exibidos em forma de tabela, apresentando: nome do(s) conjunto(s) relacionado(s); tipo do recurso (fundo, coleção) e nível de descrição a que corresponde; dataslimite; número de imagens do(s) conjunto(s) reproduzidas no instrumento. [O nome constitui link para a descrição completa do conjunto. O número constitui link para lista do(s) documento(s) fotográfico(s) do conjunto, contendo informações resumidas e pequena visualização da imagem; esta, por sua vez, constitui link para a descrição completa do documento fotográfico. Este elemento foi posicionado junto à área de descrição.] Adequação às diretrizes de descrição- 10

11 NOTAS GERAIS Fotografias reproduzidas neste banco de dados Observações [Os elementos a seguir, acrescentados pela pesquisa, foram posicionados antes da área de controle do registro da descrição] Total de fotografias do titular/produtor reproduzidas no banco de dados. [O número constitui link para lista do(s) documento(s) fotográfico(s) do titular, contendo informações resumidas e pequena visualização da imagem que, por sua vez, constitui link para a descrição completa do documento fotográfico.] Informação relevante que não possa ser incluída em qualquer dos elementos de descrição definidos. 3. Descrição multinível: ISAD(g) e NOBRADE. Os três níveis seguintes de descrição são relativos aos conjuntos documentais, suas subdivisões e aos itens documentais descritos individualmente; o estabelecimento das descrições em todos estes níveis está baseado na ISAD(g) e na NOBRADE 7. Ambas adotam, como pressupostos básicos, o princípio arquivístico do respeito aos fundos e as técnicas de descrição multinível, implicando na adoção das seguintes regras: a) a descrição deve ser realizada do geral para o particular, com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e de suas partes componentes; b) deve-se registrar informação apropriada para o nível de descrição, com o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição; c) deve-se respeitar a relação entre as descrições, explicitando a posição da unidade de descrição na 7 Os principais níveis de descrição previstos na NOBRADE são: acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), série (nível 3), dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5) (CONARQ, 2006). Adequação às diretrizes de descrição- 11

12 hierarquia; d) deve-se impedir repetição de informação, a fim de evitar redundâncias em descrições hierarquicamente relacionadas. Tanto a ISAD(g) quanto a NOBRADE estão estruturadas como um único conjunto de elementos de descrição que deve ser adaptado para cada nível descritivo onde será utilizado. A tabela abaixo apresenta a comparação dos elementos de descrição das duas normas. Pode-se observar a grande semelhança entre elas; as diferenças praticamente se resumem à inserção de alguns elementos a mais pela NOBRADE, sublinhados na tabela, para facilitar o reconhecimento. Para a definição do conteúdo, foram consideradas as orientações presentes em ambas, além das especificidades observadas pela equipe da pesquisa no contexto específico de aplicação da descrição. Tabela 3: Comparação entre ISAD(g) e NOBRADE ISAD(g) 1 ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO 1.1 Código(s) de referência 1.2 Título 1.3 Data(s) 1.4 Nível de descrição 1.5 Dimensão e suporte 2 ÁREA DE CONTEXTUALIZAÇÃO 2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) 2.2 História administrativa/biografia 2.3 História arquivística 2.4 Procedência 1 ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO 1.1 Código de referência 1.2 Título 1.3 Data(s) 1.4 Nível de descrição 1.5 Dimensão e suporte 2 ÁREA DE CONTEXTUALIZAÇÃO 2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) 2.2 História administrativa/biografia 2.3 História arquivística 2.4 Procedência NOBRADE Adequação às diretrizes de descrição- 12

13 3 ÁREA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA 3.1 Âmbito e conteúdo 3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade 3.3 Incorporações 3.4 Sistema de arranjo 4 ÁREA DE CONDIÇÕES DE ACESSO E USO 4.1 Condições de acesso 4.2 Condições de reprodução 4.3 Idioma 4.4 Características físicas e requisitos técnicos 4.5 Instrumentos de pesquisa 5 ÁREA DE FONTES RELACIONADAS 5.1 Existência e localização dos originais 5.2 Existência e localização de cópias 5.3 Unidades de descrição relacionadas 5.4 Nota sobre publicação 6 ÁREA DE NOTAS 6.1 Notas 7 ÁREA DE CONTROLE DA DESCRIÇÃO 7.1 Nota do arquivista 7.2 Regras ou convenções 7.3 Data(s) da(s) descrição(ões) 3 ÁREA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA 3.1 Âmbito e conteúdo 3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade 3.3 Incorporações 3.4 Sistema de arranjo 4 ÁREA DE CONDIÇÕES DE ACESSO E USO 4.1 Condições de acesso 4.2 Condições de reprodução 4.3 Idioma 4.4 Características físicas e requisitos técnicos 4.5 Instrumentos de pesquisa 5 ÁREA DE FONTES RELACIONADAS 5.1 Existência e localização dos originais 5.2 Existência e localização de cópias 5.3 Unidades de descrição relacionadas 5.4 Nota sobre publicação 6 ÁREA DE NOTAS 6.1 Notas sobre conservação 6.2 Notas gerais 7 ÁREA DE CONTROLE DA DESCRIÇÃO 7.1 Nota do arquivista 7.2 Regras ou convenções 7.3 Data(s) da(s) descrição(ões) 8 ÁREA DE PONTOS DE ACESSO E INDEXAÇÃO DE ASSUNTOS 8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos Adequação às diretrizes de descrição- 13

14 Por questão de praticidade, as tabelas comparativas subsequentes apresentam apenas o conjunto de elementos da NOBRADE. 4. Nivel 1: conjunto documental. A próxima etapa de descrição é relativa aos conjuntos documentais, que podem ser identificados como fundos arquivísticos (conjuntos orgânicos) ou coleções (conjuntos não orgânicos). Embora, em termos conceituais e de organização, sejam conjuntos de natureza distinta, em termos de descrição a NOBRADE os considera equivalentes, para efeito de utilização desta Norma (CONARQ, 2006, p. 11). Tabela 4: Descrição de nível 1 (NOBRADE), conjunto documental Título do registro no BD: Conjunto NOBRADE Elementos adotados Conteúdo da descrição e observações 1 ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO *1.1 Códigos de referência Códigos de referência Identificação contendo código do país, código da entidade custodiadora e um código específico do conjunto documental. *1.2 Título Nome do conjunto Título original ou nome atribuído pela entidade custodiadora. *1.3 Data(s) Datas-limite de produção *1.4 Nível de descrição Nível de descrição Datas-limite cronológicas, referentes à produção dos documentos do conjunto. Nível da unidade de descrição em relação às demais. O conjunto documental corresponde, neste instrumento, ao nível 1, fundo ou coleção. Adequação às diretrizes de descrição- 14

15 *1.5 Dimensão e suporte 2 ÁREA DE CONTEXTUALIZAÇÃO Dimensão e características físicas CONTEXTUALIZAÇÃO Dimensão física ou lógica da unidade de descrição, e respectivo suporte. As dimensões, no nível do conjunto, podem ser indicadas em número de itens documentais, número de unidades de armazenamento (álbuns, pastas, caixas etc.), metragem linear e/ou em volume de dados digitais. Caso as informações fornecidas não correspondam ao todo, mas a alguma parte específica do fundo ou coleção, indicar entre parênteses a parte. Fornecer informação sobre quaisquer características físicas, requisitos técnicos importantes ou problemas decorrentes do estado de conservação, que afetem o uso da unidade de descrição. [Considerou-se pertinente incluir neste elemento o conteúdo do elemento: 4.4 Características físicas e requisitos técnicos] *2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) 2.2 História administrativa/ Biografia Produtor 2.3 História arquivística História arquivística 2.4 Procedência Identificação do produtor do conjunto. [O elemento, preenchido automaticamente pelo sistema, apresenta para identificação o acrônimo do produtor, que é, também, um link para a descrição completa da entidade ou pessoa.] Informações sobre a história do conjunto documental, significativas para sua autenticidade, integridade e interpretação. Incluir informações sobre produção e acumulação; transferências de propriedade, responsabilidade e/ou custódia; intervenções técnicas; dispersões, sinistros etc. Adequação às diretrizes de descrição- 15

16 3 ÁREA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA CONTEÚDO E ESTRUTURA 3.1 Âmbito e conteúdo Âmbito e conteúdo Informações relevantes sobre o contexto histórico/geográfico (âmbito) e administrativo do conjunto documental, e sobre seu conteúdo, em termos de tipologias documentais. [A ISAD(g) inclui, neste elemento, o registro de assuntos. A NOBRADE mantém essa indicação, mas, ao mesmo tempo, cria um elemento específico para indexação de assuntos. Optou-se aqui por uma solução híbrida; ver observações no elemento 8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos.] 3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade 3.3 Incorporações 3.4 Sistema de arranjo Descrição da organização Subdivisões do conjunto descritas neste banco de dados: Informações sobre o estágio de tratamento (identificado, organizado, descrito; parcial ou totalmente) e sobre os critérios de organização: no caso de fundo, sobre o método de arranjo/classificação (funções/atividades, estrutura administrativa); em caso de coleção, outros critérios (assuntos, períodos, áreas geográficas etc.). Subtítulo que reúne vários campos, exibidos em forma de tabela, indicando: nível de descrição [3, série; 4, dossiê; ou subdivisão de coleção]; nome [da(s) subdivisão(ões) do conjunto]; datas-limite, fotos [número de imagens da subdivisão reproduzidas no instrumento]. [O nome constitui link para a descrição completa da subdivisão do conjunto. O número constitui link para lista do(s) documento(s) fotográfico(s) da subdivisão, contendo informações resumidas e pequena visualização da imagem; esta, por sua vez, constitui link para a descrição completa do documento fotográfico.] [O conteúdo apresentado aqui fornece informações sobre a estrutura de organização, mas também atende parcialmente ao elemento 5.3 Unidades de descrição relacionadas, que se optou por não incluir no instrumento.] Adequação às diretrizes de descrição- 16

17 4 ÁREA DE CONDIÇÕES DE ACESSO E USO CONDIÇÕES DE ACESSO *4.1 Condições de acesso Condições de acesso 4.2 Condições de reprodução Condições de reprodução 4.3 Idioma 4.4 Características físicas e requisitos técnicos 4.5 Instrumentos de pesquisa Total de imagens do conjunto reproduzidas Informação sobre a existência, ou não, de restrições de acesso ao conjunto documental, ou a uma de suas partes, identificando-a. Indicar o tipo de restrição (os mais comuns são: documentos não organizados, ou em processamento técnico; documentos com estado de conservação delicado, ou em restauração; necessidade de prévio aviso, autorização ou vinculação acadêmica/institucional do usuário; documentos classificados como sigilosos). Em caso de restrições transitórias, indicar o período de duração da restrição. Existência de restrições gerais ou específicas quanto à reprodução, uso ou divulgação do conjunto documental, tais como a existência de normas institucionais ou contratuais, necessidade de autorização, questões de direito autoral e direito de uso da imagem. Indicar também as formas de reprodução disponíveis e permitidas. Número total de fotografias do conjunto documental reproduzidas no banco de dados. [O número constitui link para lista do(s) documento(s) fotográfico(s) do conjunto, contendo informações resumidas e pequena visualização da imagem que, por sua vez, constitui link para a descrição completa do documento fotográfico.] 5 ÁREA DE FONTES RELACIONADAS 5.1 Existência e localização dos originais Adequação às diretrizes de descrição- 17

18 5.2 Existência e localização de cópias 5.3 Unidades de descrição relacionadas 5.4 Nota sobre publicação 6 ÁREA DE NOTAS NOTAS 6.1 Notas sobre conservação Notas sobre conservação 6.2 Notas gerais Notas gerais 7 ÁREA DE CONTROLE DA DESCRIÇÃO CONTROLE DA DESCRIÇÃO 7.1 Nota do arquivista Nota do arquivista 7.2 Regras ou convenções 7.3 Data(s) da(s) descrição(ões) 8 ÁREA DE PONTOS DE ACESSO E INDEXAÇÃO DE ASSUNTOS 8.1 Pontos de acesso e indexação de assuntos Data(s) da descrição Descritores temáticos [parcialmente atendido no elemento Subdivisões do conjunto descritas neste banco de dados, incluído na área de Conteúdo e estrutura.] Informações sobre o estado de conservação do conjunto documental e sobre as medidas de conservação e/ou restauro que foram, ou estão sendo implementadas. Informações que, por sua especificidade, não podem ser incluídas em nenhum dos elementos de descrição, ou informações que visam complementar, relativizar ou explicar conteúdo registrado em algum dos elementos de descrição anteriores, indicando qual o elemento. Informação sobre a elaboração da descrição, incluindo o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) envolvida(s) no trabalho e fonte(s) eventualmente consultada(s) para elaboração da descrição. Data(s) ou período(s) em que a descrição foi preparada, revisada ou alterada. Temas ou assuntos identificados no conjunto documental pela equipe de descrição. [Este elemento, além de fornecer um ponto de acesso temático, supre parte da informação prevista nas normas para o elemento Âmbito e conteúdo ; assim, foi posicionado na área de Conteúdo e estrutura. Apresenta uma lista Adequação às diretrizes de descrição- 18

19 5. Níveis 3 e 4: subdivisão de conjunto documental. dos temas, na qual os termos são links que direcionam a uma página contendo o significado da palavra e uma lista do(s) documento(s) fotográfico(s) identificados com aquele termo. A lista contém, por sua vez, informações resumidas e pequena visualização da imagem, que funciona como link para a descrição completa do documento fotográfico.] A etapa seguinte de descrição apresenta subdivisões dos conjuntos documentais. Neste instrumento, entretanto, não são descritas todas as subdivisões que constituem a estrutura do arranjo/classificação de um fundo arquivístico, mas apenas as subdivisões situadas nos níveis diretamente ligados aos itens documentais (séries e/ou dossiês), dentro das quais estão reunidos os documentos fotográficos 8. A solução descritiva adotada para as subdivisões é bem semelhante à adotada para os conjuntos, já que, atendendo aos princípios da descrição multinível, parte-se do mesmo corpo básico de elementos de descrição. Entretanto, há uma pequena variação nos elementos efetivamente adotados e no conteúdo a ser contemplado em cada elemento, conforme indicamos abaixo. Tabela 5: Descrição de nível 3, série; ou de nível 4, dossiê (NOBRADE) Título do registro no BD: Subdivisão de conjunto NOBRADE Elementos adotados Conteúdo da descrição e observações 1 ÁREA DE IDENTIFICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO 8 Todos os fundos arquivísticos contêm subdivisões, ao passo que, em coleções, subdivisões são opcionais e não tão frequentes. Adequação às diretrizes de descrição- 19

20 *1.1 Códigos de referência Códigos de referência Identificação contendo código do país, código da entidade custodiadora, código do conjunto documental e o código específico da subdivisão. *1.2 Título Nome da subdivisão Nome atribuído à subdivisão. *1.3 Data(s) Datas-limite de produção Datas-limite cronológicas, referentes à produção dos documentos da subdivisão. *1.4 Nível de descrição Nível de descrição Nível da unidade de descrição em relação às demais, considerando a estrutura da organização (arranjo, classificação, outra). A subdivisão de fundo arquivístico pode corresponder neste instrumento, aos níveis 3, série, ou 4, dossiê. Em coleções, as subdivisões podem corresponder ao nível 4, dossiê; ou podem não possuir definição enquadrada nas normas, sendo indicadas apenas com a expressão subdivisão de coleção. Pode, ainda, não existir subdivisão. *1.5 Dimensão e suporte 2 ÁREA DE CONTEXTUALIZAÇÃO *2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) Dimensão e características físicas CONTEXTUALIZAÇÃO Produtor Subtítulo que reúne vários campos, apresentados como tabela. Cada registro apresenta a quantidade (número de itens documentais) e as medidas (as mais frequentes, aproximadas, considerando a maioria dos itens), para cada ocorrência de forma (positivo de 1ª geração, positivo de 2ª geração, negativo original, negativo de 2ª geração, outras) e suporte (meio digital, papel emulsionado, papel para impressão, filme flexível, vidro, outros). [Considera-se que a especificação das características acima corresponde parcialmente ao conteúdo do elemento: 4.4 Características físicas e requisitos técnicos ] Identificação do produtor do conjunto documental, do qual a subdivisão faz parte. [O elemento, preenchido automaticamente pelo sistema, apresenta, para identificação, o acrônimo do produtor, que é, também, um link para a descrição completa da entidade ou pessoa.] Adequação às diretrizes de descrição- 20

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