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3 Copyright Este documento é Copyright 2008 Westix TI Lda. Todos os direitos reservados. Todas as marcas registadas referidas neste Manual são propriedade dos seus legítimos detentores. Data de publicação e versão do software Publicado em Julho de Gestix Versão 4. Nota: para informação complementar visitar o website

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5 Copyright Conteúdo Copyright...i Data de publicação e versão do software...i Começar a utilizar o Gestix...4 Inicializando o Gestix...4 Configurações Gerais do Gestix...5 Utilização do Gestix no seu Negócio...7 Visão Global...8 Clientes...9 Explicação dos menus da área de Clientes...9 Criar uma Ficha de Cliente...14 Aceder/Alterar/Apagar uma ficha de Cliente:...15 CRM...17 Encomendas...19 Documentos da área de Encomendas:...21 Como Criar uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta...22 Como Pesquisar/Alterar/Apagar Uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta...23 Facturação...24 Documentos da área de Facturação...24 Como Emitir uma Factura...25 Documento De Origem...26 Eliminar ou editar um item no documento...27 Reordenar os itens de um documento...27 Notas e Comentários...27 Registar um Pagamento (Recibo)...28 Registar um Pagamento Parcial...28 Registar o Pagamento de Várias Guias...28 Efectuar uma Nota de Crédito de Uma Factura...29 Efectuar uma Nota de Crédito de Uma Factura Parcialmente

6 Copyright Pesquisar Documentos...32 Gerar Mapas...32 Anular e Apagar Documentos...33 Ponto de Venda...34 Como Criar uma Venda a Dinheiro no Ponto de Venda...34 Contratos e Avenças...36 Como Criar Um Novo Contrato...36 Projectos...38 Como Criar um Projecto...38 Como Facturar Projectos...38 Como Tirar Listagens de Projectos...39 Envio...40 Serviço Clientes (RMA)...41 Documentos da Área de Serviço Clientes (RMA)...41 (Documentos)...41 Como Criar uma Autorização de Retorno:...42 Vendedores...43 Criar um Novo Vendedor...43 Mapas...43 Fornecedores, Encomendas For. e Compras...44 Artigos...45 Como criar um novo artigo...47 Gerar Mapas...48 Aceder/Alterar/Apagar uma ficha de Artigo...50 Famílias...51 Como Criar Uma Nova Família...51 Mapas...52 Armazenagem...53 Como Criar um Novo Armazém...53 Documentos da área de Armazenagem

7 Copyright Como Introduzir Stock Manualmente ao Artigo...54 Nos. de Série...55 Produção...56 Documentos da área de Produção...56 Menu Produção...57 Ordem de Produção...57 Fecho de Produção...58 Modelo de Produto...59 Artigos Fabricados...60 Moeda...61 Admin...62 Impressão de Documentos no Gestix...67 FAQ's

8 Começar a utilizar o Gestix Começar a utilizar o Gestix Todas as vezes que entrar no Gestix deve introduzir na página de Login o seu Nome de Utilizador e a sua Palavra-Passe. Guarde-os em um local bem seguro, pois sem eles não conseguirá aceder a aplicação. (Página de entrada do Gestix) Inicializando o Gestix Quando entrar pela primeira vez no Gestix, irá encontrar uma página de configuração chamada Inicializando o Gestix para a sua empresa, esta página contém uma série de opções que o ajudarão a configurar o Gestix da melhor forma para a sua empresa. 4

9 Começar a utilizar o Gestix (Página de configuração inicial inicializando o Gestix para a sua Empresa ) Após ter efectuado estas configurações iniciais, o Gestix poderá ser inicializado. Confi gurações Gerais do Gestix >Detalhes da Entidade Utilizadora: Preencha uma série de campos com informações sobre a sua empresa. Estes campos são meramente informativos, não têm efeito na impressão de listagens ou documentos. >Confi guração do Gestix: Defina em que formato são apresentadas as datas e números. >Confi guração de Impostos: Defina como quer tratar o IVA e IRS e indique as respectivas taxas. >Margens de Página (PDF): O Gestix permite a impressão de documentos e listagens no formato PDF. Aqui pode configurar as margens da impressão para os documentos em PDF. >Impressão de Listagens e Relatórios: 5

10 Começar a utilizar o Gestix Permite-lhe personalizar a impressão de listagens. Escolha o tamanho da página e da letra (aplica-se apenas para ficheiros PDF). >Logótipo no Cabeçalho: (se tiver alguma dificuldade neste campo, visite no separador suporte e veja o filme referente a logótipo na factura) Permite-lhe escolher uma imagem para figurar no topo das listagens. Especificações da imagem: -Formato - jpg, gif, png ou bmp -Dimensões x 64 pixeis (ou proporcional) >Impressão de Facturas e Documentos Logísticos: Permite-lhe personalizar a impressão de documentos. Escolha o tamanho da página e da letra (aplica-se apenas para ficheiros PDF). >Logotipo Entidade Utilizadora: (Se tiver alguma dificuldade neste campo, visite no separador suporte e veja o filme referente a logotipo na factura) Permite-lhe escolher a imagem que deseja inserir nos documentos. Especificações da imagem: -Formato - jpg, gif, png ou bmp -Dimensões x 320 pixeis (ou proporcional) >Identif. Ent. Utilizadora em Texto: Neste campo pode introduzir em formatação html, as informações que serão impressas nos documentos em conjunto com o logótipo ou em alternativa. Após ter efectuado as alterações necessárias clique em Gravar. Sempre que necessário, pode voltar a aceder a estas configurações, basta aceder ao menu admin configuração e alterar os campos necessários No menu lateral escolha o botão Voltar, para sair da área de Administração. Depois de entrar no Gestix, no topo do ecrã poderá encontrar um botão Sair para sair da aplicação e um botão Nova Janela, que lhe permite abrir uma nova janela para efectuar operações complementares. (Útil por exemplo, para definir alterações na ficha de cliente ou na área de administração quando está a emitir uma factura. Desta forma não precisa de interromper a edição na factura para fazer a alteração). 6

11 Utilização do Gestix no seu Negócio Utilização do Gestix no seu Negócio Na zona lateral direita encontra-se o Menu Geral de Navegação: (Menu lateral do Gestix) (Algumas opções podem não estar incluídas na sua aplicação devido ao facto de não estarem incluídas na licença adquirida). Nota importante: Utilize apenas os botões da aplicação para navegar, nunca os do browser. (Botões, Voltar, Anterior e Seguinte) 7

12 Visão Global Visão Global Esta opção permite aos utilizadores confrontarem os gastos e os lucros efectuados num determinado período de tempo e representa, graficamente, estes dados. (Para algumas versões do Gestix só os lucros são apresentados). Ficheiro de Auditoria (SAF-T PT): Ao clicar no botão Ficheiro de Auditoria (SAF-T PT) é gerado um ficheiro com todas as operações realizadas até a data, ficheiro esse que irá servir para os fiscais detectarem alguma irregularidade na utilização da aplicação. (Em Janeiro de 2008 esta funcionalidade é obrigatória). (Página de Visão Global) 8

13 Clientes Clientes Na área de Clientes, o utilizador pode criar novas fichas de cliente, aceder e pesquisar fichas de clientes já existentes, alterar as mesmas, gerar relatórios e listagens, definir tabelas de desconto, criar classes e atributos para classificação e pesquisa de clientes, fazer importação de clientes etc. (Página de Clientes) Explicação dos menus da área de Clientes >Novo cliente: Esta opção serve para criar uma nova ficha de cliente na sua base de dados (necessita de dados referentes ao cliente. Exemplo: Nome, morada, telefone, etc). >Pesquisar: No campo de pesquisa podemos seleccionar o tipo de dados que nós possuímos em relação ao cliente para efectuar a pesquisa, como por exemplo o número de telefone. Depois na caixa de texto à esquerda do botão pesquisar, introduzimos a palavra chave que nos levará a respectiva ficha de cliente. 9

14 Clientes (Pesquisa de Clientes) No canto superior direito encontramos várias opções que nos permitem introduzir alguns aspectos importantes. (Opções da área de Clientes) >Tabela Descontos: Permite a criação de uma tabela de desconto, mas antes é necessário criar grupos de desconto, (menu ao lado da tabela de descontos) e criar categorias de itens no menu Artigos ao lado da lista de preços. Depois de concluída ambas as operações, basta atribuir um grupo de desconto aos clientes e atribuir uma categoria de item aos artigos. Na figura seguinte está representado um exemplo de uma tabela de desconto em %. (Tabela de Desconto) >Grupos Desconto: São associados aos clientes. Para criar um grupo de desconto temos de clicar no botão Novo e preencher os campos necessários. Para atribuir o grupo de desconto a um cliente ou novo cliente basta na ficha do actual, ou novo cliente preencher o campo Grupo de Desconto, localizado na tabela Condições, com o grupo criado. >Atributos: Os atributos são uma ferramenta que permite classificar os clientes, fornecendo informação adicional e facilitando as pesquisas. Cada cliente pode ter assinalados diversos atributos. Para editar atributos já definidos clique no ícone do lápis antes do nome do atributo a editar, proceda as alterações e grave. Para criar um novo atributo clique no botão Novo e escolha um nome para o atributo. 10

15 Clientes Só é possível apagar um atributo quando este não está relacionado com nenhuma ficha de cliente, neste caso ao entrarmos no menu atributos uma cruz vermelha aparece, sendo esta a opção para apagar o atributo pretendido. Para assinalar um atributo a um cliente entre na ficha do cliente pretendido, clique em Alterar (lápis) e na tabela Condições estarão os atributos criados, basta seleccionar o atributo pretendido e clicar em Gravar Opções na criação de um Atributo: -Nome Atributo: Introduza aqui o nome que pretende dar ao atributo. -Marcado por Defeito: Significa que sempre que criarmos uma nova ficha de cliente este atributo estará seleccionado. -Disponível para Critério de Listagem: disponível para pesquisa de clientes. Significa que este atributo está >Classes: Ferramenta que permite atribuirmos uma determinada classe a um determinado cliente, como por exemplo, cliente habitual, cliente VIP, etc.a cada cliente só pode ser atribuída uma classe e ao contrário dos atributos as classes não são utilizadas como critério de pesquisa. Para editar classes já definidas, clique no ícone do lápis antes do nome da classe a editar, proceda as alterações e clique em Gravar. Para criar uma nova classe, clique no ícone Novo, preencha os diversos campos e defina se esta classe deve aparecer marcada por defeito. Só é possível apagar classes quando estas não estão atribuídas a nenhuma ficha de cliente, nesse caso ao entrarmos na opção classes aparecerá uma cruz vermelha que nos permite apagar a classe desejada. >Importar Ficheiro: Ferramenta de extrema importância para quem não quer perder os clientes que tinha no seu antigo programa. Para a importação ter sucesso deverá exportar a sua antiga base de dados de clientes para uma folha de cálculos e preenche-la conforme o ficheiro exemplo disponibilizado no Gestix, e guarda-la no formato csv. 11

16 Clientes Após ter preenchido os dados dos seus clientes seguindo o ficheiro de exemplo, utilize o botão Procurar,localize o ficheiro criado, e faça seguinte. Ao clicar em seguinte irá ser apresentado o aspecto do seu ficheiro, verifique se está tudo correcto e proceda à importação de clientes para o Gestix Aconselhamos que consulte o nosso manual de Importação de ficheiro na página de suporte do nosso website >Mapas Os mapas são uma ferramenta muito útil, que permite tirar listagens seleccionando o tipo de mapa desejado e os critérios de listagens (datas, nomes, ID, etc). (Opções de Mapas) -Listagem de Clientes: Lista todos os clientes por ordem alfabética ou por código de ID, caso essa opção esteja seleccionada nos critérios de listagem. -Mailing: Lista todos os clientes e selecciona aqueles que possuem endereço de e permite o Copiar/Colar (Copy/Paste) de cada endereço para a vossa caixa de . -Anual de Vendas: Mostra o valor das compras e dos pagamentos feitos em cada mês do ano por cada cliente. -Listagem de Vendas: Mostra o valor das compras e dos pagamentos feitos por cada cliente num determinado período de tempo sendo este definido pelo utilizador nos critérios de listagens. 12

17 Clientes -Anual de Margem: Mostra a margem de lucro por cada cliente em cada mês ao longo do ano, isto é, ao criarmos um artigo podemos dar um preço de compra por defeito e damos um preço de venda superior, e quando efectuamos esta listagem mostra-nos o lucro obtido em cada cliente. -Listagem de Margem: Mostra a margem de lucro por cada cliente num determinado período de tempo (definido pelo utilizador), isto é, ao criarmos um artigo podemos dar um preço de compra por defeito e damos um preço de venda superior e quando efectuamos esta listagem mostra-nos o lucro obtido em cada cliente. -Facturação: Mostra todos os documentos e o seu valor por cada cliente, mesmo os documentos pendentes, notas de crédito, notas de débito, etc. -Pendente de Envio: Mostra os documentos pendentes de envio. Para um documento ficar pendente de envio é necessário que quando estivermos a realizar o documento, seleccionar, no menu armazém, a opção remessa posterior. Para tirarmos do estado pendente de envio basta realizar a respectiva guia de remessa. -Pendente de Facturação: Mostra todos os documentos que ficaram por facturar (num determinado período de tempo), como por exemplo, guias de consignações, folhas de obra, etc. -Pendente de Crédito: Mostra todos os documentos pendentes para descontar ou pagar ao cliente. Os documentos ficam pendentes de crédito quando efectuamos uma guia de devolução, uma nota de crédito ou uma autorização de retorno. Para passarmos o seu estado como fechado, basta passar o respectivo recibo. -Encomendas Pendentes: encomendas. Mostra as encomendas pendentes realizadas no menu -Consignações: Mostra as Guias de Consignações efectuadas no menu de facturação. -Documentos a Receber: Mostra os documentos pendentes para receber, nomeadamente, facturas no estado pendentes e notas de crédito pendentes. -Antiguidade do Saldo: Mostra os dias em que a dívida está por liquidar, ou seja, desde a emissão do documento, sendo esta data configurável, exemplo 30 dias, 60 dias, etc. -Pedido de Pagamento: Carta automática a informar que o cliente tem documentos para liquidar. Basta imprimir e enviar através de ou correio. -Contas: Extracto da conta de cada cliente. 13

18 Clientes Criar uma Ficha de Cliente No menu Clientes escolha o botão Novo Cliente. Irá aceder a uma nova ficha de cliente onde pode inserir informação sobre o cliente que irá criar. >A identificação e contactos da empresa. >Os nomes, morada, endereços de e telefones dos contactos dentro da empresa. >Comentários sobre o cliente (os comentários podem mais tarde ser inseridos nas facturas do cliente, caso deseje, e também podem ser utilizados para pesquisa de cliente, atenção que é sensível a letra em termos de pesquisa). >Os Atributos e Classes são indicadores que classificam o cliente. >Pode ainda definir condições acordadas com o cliente, como descontos ou dias de crédito. >Pode também inserir saldo inicial ao cliente. >Após preencher a nova ficha de cliente, clique em Gravar. (Novo Cliente) 14

19 Clientes Aceder/Alterar/Apagar uma fi cha de Cliente: >Para aceder a uma ficha de cliente basta clicar no nome do cliente a partir do resultado de uma pesquisa, ou na lista de clientes acedidos recentemente no lado esquerdo do ecrã Clientes. (Lista de clientes acedidos recentemente) (Ficha de Cliente) 15

20 Clientes >Para alterar uma ficha de cliente clique no botão alterar e preencha as modificações desejadas. (Botão Alterar) >Se pretende apagar um cliente basta clicar na cruz vermelha ao lado do botão alterar, se isso não se verificar significa que o cliente em questão já possui documentos em seu nome para tal terá de apagar todos os documentos referentes ao cliente para proceder à eliminação da sua ficha. (Botão Apagar) >Pode imprimir ou gerar o pdf da ficha do cliente, para tal clique nos respectivos botões, imprimir/pdf. (Botões imprimir e PDF) 16

21 CRM CRM No campo CRM é nos apresentado uma lista de acções efectuadas a cada cliente, ou seja, é como se fosse uma agenda de tarefas. Para introduzir uma acção podemos efectuar uma pesquisa do cliente e entrar na sua ficha, depois seleccionar a opção Tarefas de Seguimento (canto superior direito) e depois clicar no botão Novo. (Botão Tarefas de Seguimento) (Botão Novo) >Em Tipo seleccionamos o tipo de acção, exemplo, suporte técnico. >Em Notas descrevemos toda a acção efectuada ao cliente, por exemplo, não conseguia imprimir ficheiros em pdf, mas com algumas dicas o problema ficou resolvido. >No Estado colocamos como se encontra a acção, exemplo, pendente, depois é só gravar que ficará registada no menu CRM. (Nova Acção) 17

22 CRM Quando estamos a efectuar um documento (factura/recibo) também podemos registar essa acção, pondo o Pisco em registar a acção. Quando queremos alterar o estado da acção basta no menu CRM clicar na acção pretendida, ir ao botão editar (lápis) e proceder a alteração. Para remover, os passos são os mesmo mas clicando na cruz vermelha. (Botões Alterar e Editar) 18

23 Encomendas Encomendas Na área encomendas podemos gerir todas as encomendas, facturas pro-forma e proposta realizadas a clientes. Nela podemos criar novas encomendas, novas facturas pro-forma e novas propostas de encomendas. No canto superior direito estão presentes os seguintes botões, que têm funcionalidades muito úteis. (Opções da área de Encomendas) >Serviços: Local onde podemos criar serviços, ou seja, a nossa empresa pode não só vender artigos como pode também vender serviços. Para criar um serviço clicamos no botão Novo e preenchemos os respectivos campos. -No campo ID introduzimos um código de atribuição do serviço, exemplo 1. -Em Descrição introduzimos o nome do serviço. -Em Descrição Longa descrevemos o serviço completo. -Por fim basta colocar no Preço Unitário o seu valor e depois basta gravar. Assim quando efectuarmos uma encomenda/factura/vd e etc. já podemos incluir o serviço criado. (Novo Serviço) Para alterarmos um serviço, clicamos no botão editar (lápis) e procedemos a sua alteração. Apagar um serviço só é possível se este não estiver atribuído a nenhum documento, se esta situação ocorrer terá de apagar os documentos relacionados com o serviço, só então poderá apagar o serviço clicando sobre a cruz vermelha. 19

24 Encomendas >Comentários: Os comentários são frases modelo que podemos inserir na factura sem tê-las de escrever todas as vezes que efectuarmos um documento. Os comentários aqui criados ou modificados irão aparecer em forma de opção, quando estivermos a fazer um documento, para tal basta criar comentários adequados à sua empresa e sempre que quiser inseri-los num documento eles estarão disponíveis para selecção. Para criar um comentário, clicamos no botão Novo e preenchemos os respectivos campos. -Em Comentário inserimos a frase pretendida para inserir no documento. -Em De Defeito podemos deixar em branco (se pusermos o pisco significa que este comentário ficará automaticamente no campo Notas e Comentários no respectivo documento seleccionado em Série. -Em Série podemos deixar em branco, pois o nosso comentário aparece para ser seleccionado em qualquer documento. (Novo Comentário) Para alterarmos um comentário, clicamos no botão editar (lápis) e procedemos à sua alteração. Para apagar um comentário clicamos sobre a cruz vermelha. >Importar Dados: Ferramenta muito útil para quem não quer perder as encomendas que tinha no seu antigo programa. Para a importação de dados ter sucesso deve-se exportar a sua base de encomendas antiga para uma folha de cálculo e guarda-la no formato csv. Aconselhamos que consulte o nosso manual de Importação de Dados Avançada na página de suporte do nosso website 20

25 Encomendas Documentos da área de Encomendas: >Encomenda: Como o próprio nome indica, aqui é o local onde registamos as encomendas dos nossos clientes, ou seja, quando não temos stock suficiente para satisfazer o cliente, é no menu encomendas que registamos essa informação, e assim que obtivermos o stock desejado, basta puxar a respectiva encomenda à factura e o estado da encomenda ficará automaticamente fechado ou parcialmente se for o caso. >Factura Pro Forma: É uma factura sem valor comercial, emitida sem que haja qualquer transacção e que lista um conjunto de bens ou serviços e o seu valor, sendo idêntica a uma factura comercial. É muitas vezes utilizada antes de se emitir uma factura. Para alterar o estado basta fazer uma pesquisa por factura pro forma, entrar na factura desejada e clicar no botão abrir ou fechar, ou puxar directamente a uma factura. >Proposta: É muito semelhante a um orçamento, mas neste caso é como se fosse uma simulação de encomenda feita ao cliente. Se a proposta agradar ao cliente pode-se facturar, se não, fica sem efeito. Para fecha-la ou abri-la o processo é igual aos anteriores. 21

26 Encomendas Como Criar uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta Seleccionar o menu encomendas na barra lateral direita da aplicação, escolher o documento a criar, encomenda/factura pro forma/proposta e clicar no botão Novo. Irá aparecer o seguinte ecrã: (Nova Encomenda) 1. Seleccionar o cliente pretendido (se for temporário devemos activar a opção no menu admin, configuração, documento de vendas e colocar o pisco em Fichas Temporárias de Entidade ). 2. Seleccionamos o artigo/serviço a encomendar ou então inserimos um texto e damos os respectivos valores, (quantidade e preço) e clique na disquete para gravar a linha. 3. Se pretendemos adicionar à encomenda um documento que o cliente tem pendente clicamos no botão documento de origem e seleccionamos o documento desejado. 4. Para introduzir notas e comentários podemos escrever manualmente ou seleccionar uma ou mais que definimos em comentários. 5. Por fim basta clicar na disquete ao lado do botão verifi car. (Botão Gravar) 22

27 Encomendas Como Pesquisar/Alterar/Apagar Uma Encomenda/Factura Pro Forma/Proposta Seleccionar o menu encomendas na barra lateral direita da aplicação, escolher o documento a Pesquisar ou a Apagar, encomenda/factura pro forma ou proposta, preencher o seguinte quadro de acordo com os dados do documento e clicar em pesquisar. (Critérios de Pesquisa) -Número: Nº do documento. -ID: Número do Cliente. -Referência: Referência inserida no documento. -V/Refª: V/Refª inserida no documento. -Entre/E: Intervalo de tempo pretendido. -Estado: Como se encontra o documento Fechado/pendente etc. -Linhas/Pág.: linhas por página. Ao localizar o documento pretendido pode seleccionar os seguintes botões, para efectuar a acção desejada: (Botões Alterar, Apagar e Fechar) Nota: Ao apagar o documento uma vez, o seu estado ficará como anulado, para eliminar por completo entre novamente no documento e clique de novo em apagar. 23

28 Facturação Facturação Na área de facturação podemos emitir ou pesquisar documentos e gerar diversos tipos de mapas. Podemos também criar fichas de serviços frequentes ou definir comentários frequentes a inserir nos documentos. No canto superior direito estão presentes os seguintes botões, que tem funcionalidades muito úteis que já foram mencionadas no menu encomendas. (Opções da área de Facturação) Documentos da área de Facturação (Documentos) -Venda a Dinheiro: Deve ser emitida quando o cliente paga no acto de compra (move stock de artigos). -Factura: Documento identificado por um número e usado para emitir uma transacção comercial onde lista o conjunto de bens ou serviços prestados e o seu valor (move stock de artigos). -Guia de Transporte: É o documento legal emitido pelo transportador para acompanhar a mercadoria durante o transporte em território português (não movimenta stock). -Orçamento: Documento usado para o cálculo/simulação de gastos de um determinado serviço. -Guia de Remessa: Documento que acompanha a mercadoria e que movimenta stock de artigos. Quando pretendemos factura-lo basta emitir uma factura e ir buscar a respectiva guia de remessa. 24

29 Facturação -Guia de Consignação: Funciona como uma guia de transporte, é como um documento que regista um empréstimo. Usado frequentemente por empresas que enviam mercadorias aos seus parceiros (movimenta stock de artigos). -Guia de Devolução: Deve-se usar quando um cliente devolve o artigo que comprou (regulariza o stock de artigos). -Folha de Obra: Semelhante a uma guia de remessa (move stock de artigos). -Recibo: Onde se regista o pagamento de facturas. Podemos também incluir, caso o cliente possua, os documentos de Nota de crédito, Nota de débito e Guia de devolução. -Nota de Crédito: Após termos realizado uma guia de devolução ou uma autorização de retorno, a Nota de Crédito serve para emitirmos um documento com base nesses dois documentos e que prova que temos uma divida por liquidar com o cliente. -Nota de Débito: Onde registamos uma divida do cliente para connosco. -Nota Provisória: Documento versátil para profissões liberais. Como Emitir uma Factura No ecrã Facturação seleccione o documento Factura e clique no botão Novo. (Nova Factura) 25

30 Facturação O primeiro passo para emitir a factura é indicar o cliente a que se refere. Se o cliente já está registado na base de dados, clique no botão Pesquisar para escolher o cliente, ou no caso de saber a sua ID, basta indicá-la e pressionar Ente r para preencher os restantes dados. Se se trata de um novo cliente, seleccione o pisco do item novo, preencha os dados do cliente e clique no botão Gravar para validar os dados. Ao inserir um novo cliente directamente num documento está em simultâneo a criar a sua ficha (pode indicar dados complementares como o que não aparecem no documento mas ficam registados na nova ficha). -Se o artigo está registado na base de dados o botão artigos abaixo das linhas do documento, permitem-lhe escolher qual o artigo a facturar. Pode também escrever a referência do artigo e clicar Enter para preencher os restantes campos. -Se o serviço está registado na base de dados o botão Serviço abaixo das linhas do documento permite-lhe escolher qual o serviço que deseja facturar. Pode também escrever a referência do serviço e clicar Enter para preencher os restantes campos. Preencha ou altere os dados restantes como desejar e clique no ícone da disquete para gravar a linha. Uma linha gravada pode ser apagada, ou editada para alterar a informação. -Se pretende facturar um serviço não registado preencha os campos necessários à excepção do campo Refª Item e grave a linha. O preenchimento de um serviço directamente num documento não vai dar origem a uma nova ficha de serviço. -O botão Texto permite a introdução de texto complementar ou constitui uma forma alternativa para a introdução de um serviço (útil para longas descrições). No caso da introdução de um serviço através do botão Texto, deve depois editar a última linha para introduzir as informações relativas a preço,quantidade, etc. -O botão Documento permite introduzir na Factura, Guia de Consignação, Folha de Obra e Guia de Remessa, cujo o cliente os tenha pendente, ou seja se um cliente tiver várias guias de remessa, não é necessário passar uma factura por cada, com o auxilio do botão documento poderá juntar as várias guias de remessa e coloca-las numa só factura. (Botões de Nova Factura) Documento De Origem (Botão Doc. Origem) Só permite a introdução de um documento na factura. Na figura seguinte estão representados os tipos de documentos que o botão Documento de Origem pode adicionar caso esteja em estado pendente. 26

31 Facturação (Documentos disponíveis na utilização do botão Doc. Origem) Eliminar ou editar um item no documento Ao introduzirmos um item ao nosso documento podemos alterar ou remover, utilizando os os seguintes botões: (Botões Alterar e Editar) Reordenar os itens de um documento Na figura estão os botões necessários para a reordenação das linhas de um documento para melhor compreensão. (Opções de ordenação dos itens) -As setinhas ao lado da referência do item, ordenam as linhas do documento por ordem ascendente e descendente. -Os sinais de + são utilizados quando queremos que a próxima linha a inserir na factura fique por cima da que seleccionamos o +. Notas e Comentários Na parte inferior da factura pode escrever notas ou inserir comentários. Os comentários marcados por defeito aparecem já no campo de impressão. Pode clicar num dos comentários pré-definidos ou nos comentários específicos do cliente para os transportar para o campo de impressão. Após o preenchimento da factura clique em Grava r no topo do ecrã. Pode depois imprimir ou gerar o ficheiro de PDF da factura ou clicar nos ícones Início ou Voltar para prosseguir o seu trabalho. (Botões de funções do Gestix) 27

32 Facturação Registar um Pagamento (Recibo) 1. No ecrã Facturação seleccione o documento Recibo e clique no botão Novo. 2. Indique o cliente. 3. O botão Doc. Origem permite-lhe escolher, entre os documentos pendentes para o cliente, aquele cujo pagamento pretende registar. 4. Se utilizar o botão Documento, abaixo das linhas do documento, pode escolher um ou mais documentos a registar. 5. Especifique o tipo de pagamento. 6. Verifique e grave o recibo que poderá depois imprimir. Registar um Pagamento Parcial 1. Utilize o botão Documento para escolher o documento a registar. 2. Edite a linha e altere a quantia para o montante efectivamente pago. Desta forma regista um pagamento parcial e o documento pode mais tarde ser utilizado num novo recibo. 3. Especifique o tipo de pagamento. 4. Verifique e grave o recibo que poderá depois imprimir. Registar o Pagamento de Várias Guias Ao utilizar o botão Documento, ao contrário do botão Doc. Origem, podemos seleccionar vários documentos para associar a factura ou recibo que estamos a criar e assim registar o pagamento de vários documentos de uma só vez. Para tal é necessário: 1. Escolher o cliente. 2. Seleccionar o botão Documento. 3. Colocar um pisco nos documentos pretendidos e depois clicar em seleccionar, pode também seleccionar todos os documentos de uma só vez, para isso basta clicar no botão seleccionar tudo. 4. Verifique e grave a factura/recibo que poderá depois imprimir. (Botão Documento) 28

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