OnBase. Principal Diferenças do OnBase Captura em alto volume Acesso imediato Distribuição Digital de Documentos

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1 Índice OnBase Principal Diferenças do OnBase Captura em alto volume Acesso imediato Distribuição Digital de Documentos Arquitetura Alguns módulos A Empresa Contate-nos 16:02:17

2 Generalidades O OnBase é um software empresarial para gerenciamento integrado de documentos (IDM) que reúne, em um único aplicativo baseado na Web, as tecnologias de fluxo de trabalho, gerenciamento de documentos, processamento de imagens e gerenciamento de relatórios empresariais. Organizando e controlando de forma dinâmica a criação de documentos e gerenciando de forma interativa os processos empresariais em que os documentos são utilizados, o OnBase permite que as organizações otimizem suas operações e compartilhem informações entre funcionários, parceiros e clientes. 16:02:55

3 Em que o OnBase é diferente? Em que o OnBase é diferente? O OnBase é uma excelente opção em uma categoria de software em rápido crescimento, denominada gerenciamento integrado de documentos, IDM. Os sistemas de IDM gerenciam praticamente todos os tipos de imagens de documentos, relatórios gerados por host, arquivos de aplicativos, formulários em HTML, s, vídeos, etc., bem como cada etapa do ciclo de vida do documento: criação/entrada, armazenamento, recuperação, revisão e distribuição. Outros sistemas IDM possuem uma abordagem de kit de ferramentas, oferecendo um conjunto de "blocos de construção" que incluem um "front end" comum para fazer interface com vários pacotes de software separados. O OnBase, em comparação, é um único aplicativo de software que utiliza um único banco de dados SQL, um único utilitário de configuração e uma única interface de usuário personalizável, para todos os processos e tarefas de recuperação. Esse nível inigualável de integração permite que o OnBase ofereça uma grande quantidade de funções imediatas para oferecer suporte às mais sofisticadas soluções em gerenciamento de documentos e fluxo de trabalho. O OnBase baseia-se em uma arquitetura cliente/servidor altamente desenvolvida para web, que aproveita a abertura e escalabilidade de bancos de dados como Oracle e Microsoft SQL Server para fornecer soluções de alto desempenho ao departamento, divisão ou empresa. O OnBase oferece aos usuários a flexibilidade de acessar o sistema por meio de vários tipos de "thin clients" (com base no browser), um "thick client" tradicional, o Windows Explorer ou mesmo outros aplicativos empresariais. Além disso, o OnBase pode ser totalmente configurado por meio de recursos de apontar e clicar, o que permite a rápida distribuição de sofisticadas soluções sem a necessidade de dispendiosas e demoradas programações. Ao projetar soluções de forma a atender requisitos específicos, os clientes selecionam entre mais de 30 módulos do OnBase, com licenças separadas, para obter funcionalidades especializadas de entrada, gerenciamento e saída de documentos. Dessa forma, os clientes do OnBase são encorajados a investir na solução de que precisam no momento e depois, gradativamente, expandir e aprimorar o sistema, da forma mais econômica, à medida que suas necessidades. Acesse também: Livros publicados pela equipe da Ícone sobre CAD, GED, EDMS, etc 16:02:57

4 Captura em alto volume Captura em alto volume O OnBase proporciona sofisticados mecanismos para a captura, indexação e armazenamento de qualquer documento, esteja em papel ou em formato eletrônico. Para documentos em papel, fax ou formulários. Os clientes escolhem o método de captura que melhor otimize a velocidade e a precisão e minimize a intervenção do usuário. O módulo Onbase Document Imaging (Processamento de Imagens em Documentos) possui interface para scanners compatíveis com Kofax e TWAIN para converter documentos de papel em uma variedade de formatos padrão de imagens, ao mesmo tempo que oferece várias opções para captura e indexação distribuídas. O OnBase também pode armazenar arquivos gerados por aplicativos independentes de processamento de imagens e formulários através do módulo Onbase Document Import Processor (Processador de Importação de Documentos) (entrada de lotes em grande volume) e do módulo Onbase Archival API (API de Arquivamento) (para entrada em tempo real). Qualquer imagem importada para o OnBase pode ser convertida em texto para busca, com o módulo OnBase OCR, e depois indexada com o módulo OnBase Full-Text Indexing (Indexação de Texto Completo). O OnBase também gerencia o crescente volume dos novos documentos da organização que entram para o sistema em formato eletrônico, tais como s, PDF's e formulários HTML. O módulo OnBase Subscription Server (Servidor de Assinaturas) indexa e armazena automaticamente as mensagens de e seus arquivos anexos correspondentes para o sistema, com base nas características do remetente, destinatário, assunto, data, ID da mensagem e caminho de resposta. O módulo OnBase E-Forms (Formulários Eletrônicos) oferece uma forma padrão para iniciar solicitações, notificações e outros processos de rotina, permitindo aos usuários completar e enviar formulários HTML on-line que ficam imediatamente disponíveis para recuperação e encaminhamento. O OnBase é igualmente eficaz no processamento de documentos produzidos internamente. O módulo OnBase COLD captura e preserva relatórios de texto, tais como notas fiscais, ordens de compra, demonstrativos e relatórios, através do processamento de fluxos de impressão gerados por mainframes transacionais, ou por aplicativos cliente/servidor. O Onbase COLD oferece como opção o processamento em várias ramificações para melhorar o desempenho, módulos opcionais para gerenciar localmente fluxos de dados PCL e AFP, e suporte integrado a extração de dados (data mining). Acesse também: Livros publicados pela equipe da Ícone sobre CAD, GED, EDMS, etc 16:02:58

5 Acesso imediato, tarefas aceleradas Acesso imediato, tarefas aceleradas O OnBase atribui importância vital à experiência do usuário, obtida através da utilização do OnBase Client. Todas as atividades de usuário são realizadas de forma rápida, segura e consistente, por meio de uma interface de "thin client" ou "thick client". O OnBase Client oferece vários métodos de recuperação que incluem Document Type (Tipo de documento), Keyword Searching (Busca por palavras-chave), Foldering (Arquivamento em pastas), Text Searching (Busca de texto) e Full-Text Searching (Busca de texto completo). O recurso Custom Query (Pesquisa personalizada) permite a criação de modelos personalizados para buscas específicas e mais freqüentes. O premiado recurso Cross-Referencing (Referência Cruzada) do OnBase permite clicar duas vezes em um documento aberto e recuperar automaticamente qualquer documento a ele relacionado, qualquer que seja seu tipo de dados. Com os módulos do OnBase Application Enabler, os usuários podem até criar uma referência cruzada clicando duas vezes sobre um campo dentro de um aplicativo Windows independente ou de um aplicativo de versão anterior. O OnBase permite ao usuário decidir sobre a forma de apresentar a lista de resultados da busca, assim como a informação descritiva que incluirá. Uma vez que o documento tenha sido recuperado e aberto, o módulo OnBase Client (Cliente) fornece uma lista de opções de visualização (por exemplo: disposição dos formulários, miniaturas, aumento ou redução de tamanho), anotações (por exemplo: revisão, destaques, redação, notas, assinaturas eletrônicas), revisão e distribuição (por exemplo: , fax, impressão) do documento. Muito mais que um depósito de documentos, o OnBase melhora a maneira como as organizações realizam suas tarefas empresariais críticas. Uma forma é compartilhando internamente o conteúdo gerado entre os funcionários especializados. Com esta finalidade, o módulo OnBase EDM Services (Serviços EDM) proporciona um gerenciamento de documentos e serviços de biblioteca para documentos de aplicativos, tais como documentos criados em editores de texto e planilhas. Outra forma pela qual o OnBase melhora as operações de uma organização é codificando e acelerando os processos para cada tipo de tarefa realizada. O Workflow (Fluxo de Trabalho) do OnBase é um poderoso e versátil módulo que encaminha documentos e trabalhos de acordo com regras predefinidas ou decisões locais. Um componente totalmente integrado do sistema OnBase, o Workflow otimiza o uso de parâmetros de configuração (privilégios de usuários, tipos de documentos, palavras-chave, etc) estabelecidos para o restante do sistema de gerenciamento de documentos. Como tudo no OnBase, o módulo Workflow (Fluxo de Trabalho) é totalmente configurável por recursos de "apontar e clicar", disponibilizando aos usuários que não são programadores uma habilidade sem precedentes para desenvolver e utilizar sofisticadas soluções de fluxo de trabalho. Acesse também: Livros publicados pela equipe da Ícone sobre CAD, GED, EDMS, etc 16:03:00

6 Distribuição digital Distribuição digital Em vez de manter os documentos como reféns, o OnBase oferece uma estrutura de módulos para abordar praticamente todo o cenário concebível de distribuição de documentos armazenados, seja para imprimir, enviar por fax ou enviar por , CD ou para publicar na Web. Vários destes módulos estão especificamente desenhados para serem usados em conjunto, melhorando drasticamente a maneira pela qual uma organização comercial ou financeira distribui suas notas fiscais e demonstrativos. O módulo OnBase Image Statements (Demonstrativos em Imagens) cria "demonstrativos compostos" através de um documento principal (por exemplo, uma nota fiscal), associando-o a documentos secundários ou de apoio (por exemplo, um recibo assinado) para reprodução. Inclui recursos de opções de formatação de demonstrativos tanto para saída de documentos primários quanto para documentos secundários (incluindo fontes, cabeçalho, convenção de nomeação automática e seleção de faixa), a habilidade para apresentar múltiplos documentos secundários numa única página (por exemplo, canhotos, cheques, comprovantes de entrega e depósito) e a habilidade para alterar os formatos dos documentos imediatamente, para cada cliente. O OnBase Document Distribution (Distribuição de Documentos) amplia as capacidades do módulo OnBase Image Statements (Demonstrativos em Imagens) através do gerenciamento do processo de distribuição eletrônica. Com o OnBase Document Distribution (Distribuição de Documentos), os documentos são distribuídos diretamente para os destinatários pretendidos, eliminando a necessidade de papel, impressão e custos com postagem. Baseado num perfil de destinatário, o OnBase pode distribuir os demonstrativos em formato TIFF, RTF ou PDF para e publicações na web. O módulo também tem a opção de anexar uma página de apresentação personalizada, uma mensagem eletrônica ou um documento promocional a um demonstrativo. O OnBase também oferece a habilidade para gerenciar a retenção e disposição dos documentos armazenados com o módulo OnBase Document Retention (Retenção de Documentos). Este módulo gerencia a migração de documentos individuais para fora do sistema, de acordo com as regras vigentes em qualquer sistema OnBase ou aplicativos externos. 16:03:03

7 Arquitetura OnBase Arquitetura Armazenamento de arquivos Uma vez capturados e indexados, os documentos podem ser armazenados em qualquer servidor de arquivos acessível por uma letra de driver, caminho UNC ou FTP. O OnBase Platter Management (Gerenciamento de Bandejas) é usado para manter um conjunto de cópias redundantes de dados e gerencia a migração de dados para dispositivos de armazenamento a longo prazo. O OnBase Platter Management pode acessar a maioria dos formulários de dispositivos de armazenamento de dados, incluindo DVD, Worm, CD, RAID e Redes de área de armazenamento. Para aumentar a eficiência da rede, o OnBase pode automaticamente colocar em cache os lotes requeridos de arquivos em um site remoto de servidor de arquivos durante ciclos WAN de baixa demanda. Os arquivos colocados em cache podem então ser recuperados localmente durante picos de períodos de tráfico WAN, para melhorar a produtividade. Isto proporciona uma forma de redundância que permite o acesso a arquivos locais, caso estes estejam inacessíveis pela falha de um servidor de arquivos remoto ou de uma sub-rede. Segurança A segurança e o licenciamento do OnBase proporcionam uma maneira flexível de controlar o acesso a documentos armazenados no sistema. O modo de segurança do OnBase permite o controle total de qualquer função do OnBase que cada usuário possa utilizar e acessar. Níveis exclusivos de segurança são atingidos pela criação de um conjunto padrão de direitos e privilégios para cada Grupo de Usuários do OnBase. Um administrador do OnBase pode, rapidamente, implementar um perfil de segurança personalizado para cada usuário ou grupo de usuários de uma empresa. Para ajudar na instalação e administração do OnBase, podem-se aproveitar as informações de usuário do domínio NT ou Novell existentes para criar novos usuários como membros de grupos mapeados a partir de seus respectivos grupos NT/Novell. Acesso à Web O OnBase Web Server é um aplicativo com várias camadas (N-tier) que permite o acesso independente da plataforma aos depósitos de documentos OnBase existentes. Possui compatibilidade com configurações anteriores de documentos, segurança, grupo de usuários, banco de dados e configuração de armazenamento de arquivos do OnBase. O OnBase Web Server permite que os aplicativos Active Server Page e Java Server Page utilizem as funções de gerenciamento de documentos e fluxo de trabalho da API OnBase. Os browsers padrão da web atuam como "thin clients" protegidos do OnBase, em ambientes Internet e Intranet, para a maioria dos sistemas operacionais clientes. Um controle do visualizador OnBase ActiveX ou Java oferece ao usuário recursos mais avançados do OnBase pela Internet, incluindo recursos OnBase padrão, como anotações, referência cruzada, pesquisas personalizadas e busca de texto completo no servidor. O OnBase Web Server requer um servidor básico de Web HTTP tal como Microsoft Internet Information Server 4.0/5.0 ou Apache Web Server executado em Microsoft Windows NT/2000. Vários OnBase Web Servers podem ser utilizados em uma estrutura paralela de diferentes servidores de hardware, incluindo máquinas de servidores da web gerais, de preço mais acessível. Todas as comunicações são efetuadas por meio de protocolos de rede padrão da Internet, compatíveis com conexões protegidas por SSL e VPN. Acesse também: Livros publicados pela equipe da Ícone sobre CAD, GED, EDMS, etc 16:03:04

8 Módulos do OnBase Módulos do OnBase O sistema OnBase, com projeto modular, oferece uma variedade de funções de entrada, gerenciamento e saída. Esse único aplicativo de software oferece uma única interface de usuário para todos os processos e tarefas de recuperação, por meio do OnBase Client. Esse nível inigualável de integração permite que o OnBase ofereça uma grande quantidade de funções imediatas para desenvolver as mais avançadas soluções em gerenciamento de documentos e fluxo de trabalho. Podendo ser totalmente configurado por meio de recursos de apontar e clicar, o OnBase permite a rápida distribuição dessas sofisticadas soluções sem a necessidade de dispendiosas e demoradas programações. Os clientes podem selecionar entre mais de 30 módulos do OnBase, com licenças separadas, para obter a funcionalidade especializada de entrada, gerenciamento e saída requerida por seu projeto de sistema. Dessa forma, os clientes do OnBase são encorajados a investir na solução de que precisam no momento e depois, gradativamente, expandir e aprimorar o sistema, da forma mais econômica, à medida que suas necessidades aumentarem. Mais sobre os módulos do OnBase :03:06

9 Sobre a Ícone A Empresa Fundada em 1991 (15 anos) Instalações no Rio de Janeiro e Vitória Clientes em diversos estados brasileiros Constante pesquisa de novas metodologias e técnicas resultando em : Publicação de 08 livros lançados sobre temas correlatos as nossas especialidades Dezenas de trabalhos publicados em congressos Constante capacitação no Brasil e exterior de toda equipe ( técnica e vendas ) Parceria de excelência de qualidade da COPPE-UFRJ para desenvolvimento de trabalhos e pesquisas relacionadas Política de qualidade Certificação CDIA+ Utiliza PMI para implantação de projetos Metodologias apropriadas e documentadas a cada tipo de projeto proposto 16:03:09

10 Fale conosco Escritórios Praia do Flamengo, B Flamengo Rio de Janeiro RJ CEP: Av. Fernando Ferrari, 2102 Vitória ES CEP: Contatos com clientes (21) (27) :03:11

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