IMPORTAÇÃO DE DADOS DO SIG DO CLIENTE PARA O SAT

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1 Conteúdo 1. IMPORTAÇÃO DE DADOS DO SIG DO CLIENTE PARA O SAT Importação do SINTEGRA/SEF OU SPED FISCAL Importação dos INVENTÁRIOS MENSAIS ou TRIMESTRAIS Importação da base de dados de CONTAS A PAGAR Importação da base de dados de CONTAS PAGAS (PAGAMENTOS) Importação da base de dados de CONTAS A RECEBER Importação da base de dados de CONTAS RECEBIDAS (Recebimentos) Importação dos EXTRATOS BANCÁRIOS Importação do CADASTRO DE FORNECEDORES/CLIENTES SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 1

2 1. IMPORTAÇÃO DE DADOS DO SIG DO CLIENTE PARA O SAT A quase totalidade dos lançamentos contábeis tratados no módulo GESTÃO CONTÁBIL do SAT são efetuados automaticamente, com base nos dados importados do SIG (sistema de informações gerenciais) utilizado pela empresa cliente. Esta prática tem como objetivo tanto a verificação da qualidade das informações que são geradas pela empresa e utilizadas para a tomada de decisões, como a racionalização máxima dos trabalhos de digitação, tão vulneráveis a erros. Desta forma, antes de se iniciar os procedimentos inerentes à contabilidade, é necessário que se importe os arquivos elencados a seguir, indicados no menu Imp/Exp (Importação/Exportação) do SAT. 1.1 Importação do SINTEGRA/SEF OU SPED FISCAL O Sintegra ou SEF ou SPED Fiscal deve ser previamente submetido ao SISTEMA VALIDADOR correspondente, disponibilizado pela Receita Estadual ou, no caso do SPED Fiscal, pela Receita Federal. Para importar (depositar no SAT), seguir os passos abaixo: a) Compactar o arquivo texto (o mesmo que foi ou será enviado para a Receita Estadual) utilizando WINZIP e não WINRRAR. b) Acessar a rotina IMP/EXP >> SINTEGRA do SAT, escolher o arquivo ZIPADO e clicar em enviar. SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 2

3 1.2 Importação dos INVENTÁRIOS MENSAIS ou TRIMESTRAIS gerados pelo SIG da empresa cliente. O valor dos estoques só são imputados na contabilidade após a realização de auditoria nos Livros Registro de Inventário gerados pela empresa cliente, especialmente no tocante ao rol de mercadorias inventariadas e aos métodos aplicados para avaliação desses estoques. Para importar (depositar no SAT) os referidos inventários, proceder como segue: a) Gerar arquivo TXT, conforme layout apresentado abaixo: b) Compactar o arquivo TXT, utilizando WINZIP c) Selecionar a rotina IMP/EXP>>>INVENTÁRIO d) Selecionar a GUIA INVENTÁRIO TRIMESTRAL (tela abaixo ) e importar o arquivo Para conferir os dados importados, clique na LUPA da tela abaixo e verifique se o total corresponde ao valor do inventário gerado pela empresa. SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 3

4 ATENÇÃO! Na hipótese de a empresa cliente não fornecer o inventário no formato TXT acima, adotar o seguinte procedimento: a) Organizar os dados do inventário em planilha Excel, adotando o lay-out abaixo: b) Salvar a planilha Excel no formato CSV, separado por vírgula, como segue. c) Compactar o arquivo utilizando WINZIP e importar para o SAT SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 4

5 1.3 Importação da base de dados de CONTAS A PAGAR A importação dessa base de dados é de fundamental importância para: elaboração e auditoria do RAZÃO CONTÁBIL AUXILIAR da conta Fornecedores contabilização dos pagamentos efetuados a fornecedores auditoria do passivo informado nos balanços e balancetes. Ressaltamos que só a profunda análise e a correta contabilização desses dados evitam que obrigações já pagas permaneçam integrando o passivo contábil da empresa (passivo fictício), compras a vista sejam contabilizadas como a prazo (e vice-versa) e outras incongruências tão comumente verificadas em procedimentos de auditoria dos fatos contábeis relativos ao ciclo operacional COMPRAS X CONTAS A PAGAR X PAGAMENTOS. Para importação desses dados, adotar os seguintes procedimentos: a) Gerar arquivo TXT conforme lay-out abaixo: b) Compactar o arquivo TXT, utilizando WINZIP c) Selecionar a rotina IMP/EXP>>>CONTAS A PAGAR d) Selecionar a opção Importar Contas à Pagar (tela abaixo ) e importar o arquivo Nota: veja o conteúdo e formato dos campos na opção de importação através de arquivo em Excel. SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 5

6 Na hipótese de a empresa cliente não fornecer o arquivo texto acima, adotar o seguinte procedimento: a) Organizar os dados indicados no quadro abaixo em planilha Excel, observando que referidos dados devem ter o seguinte formato: Campos de data: dia/mes/ano dd/mm/aaaa. Exemplo: 01/01/2010 Campos com valores em moeda: 0.000,00. Usar ponto (.) como separador de milhar e vírgula (,) como separador de decimais. Dados: Lay-out planilha Excel Nota 01: O campo Data de Pagamento só é de preenchimento obrigatório para Contas Pagas Nota 02: O arquivo deve ser gerado levando-se em consideração o período de ENTRADA DAS MERCADORIAS. Exemplo: na geração do arquivo de contas a pagar relativo ao mês de janeiro/2010 devem ser selecionadas todas as notas fiscais lançadas no contas a pagar da empresa, cujas entradas (no Livro Reg de Entradas) ocorreram no período entre 01/01/2010 e 31/01/ Importação da base de dados de CONTAS PAGAS (PAGAMENTOS) Os procedimentos a serem adotados para a importação dos PAGAMENTOS EFETUADOS, relativos às obrigações de pagar, decorrente das operações lançadas no Livro Registro de Entradas, são os mesmos tratados no item anterior. A diferença reside apenas no fato de que o arquivo de CONTAS PAGAS deve contemplar os PAGAMENTOS EFETUADOS no período selecionado, razão pela qual o campo DATA DE PAGAMENTO não pode está vazio ou ser igual a zero. SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 6

7 Normalmente, os sistemas das empresas clientes geram tais arquivos a partir de rotinas que permitem selecionar os dados como segue: Registro de Contas a Pagar Data Inicial Data Final Período de entrada Período de vencimento Pagamentos no período ( ) Apenas NF lançadas no Reg de Entrada ( ) Todos 1.5 Importação da base de dados de CONTAS A RECEBER Em todas as notas fiscais de vendas a prazo devem ser consignados o número das duplicatas, os valores de cada uma e as respectivas datas de vencimento. Assim, a base de dados do Contas a Receber nada mais é do que o registro do DIREITO DE RECEBER. E o Contas Recebidas, a baixa desse direito. A importação dessa base de dados é de fundamental importância para: elaboração e auditoria do RAZÃO CONTÁBIL AUXILIAR da conta Clientes contabilização dos valores recebidos dos CLIENTES auditoria dos valores informados nos balanços e balancetes a título de Contas a Receber. Para importação desses dados, adotar os seguintes procedimentos: a) Gerar arquivo TXT conforme lay-out abaixo: b) Compactar o arquivo TXT, utilizando WINZIP c) Selecionar a rotina IMP/EXP>>>CONTAS A RECEBER d) Selecionar a opção Importar Contas à Receber (tela abaixo ) e importar o arquivo SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 7

8 Na hipótese de a empresa cliente não fornecer o arquivo texto acima, adotar o seguinte procedimento: b) Organizar os dados indicados no quadro abaixo em planilha Excel, observando que referidos dados devem ter o seguinte formato: Campos de data: dia/mes/ano dd/mm/aaaa. Exemplo: 01/01/2010 Dados: Campos com valores em moeda: 0.000,00. Usar ponto (.) como separador de milhar e vírgula (,) como separador de decimais. Lay-out planilha Excel Nota 01: O campo Data de Pagamento só é de preenchimento obrigatório para Contas Recebidas Nota 02: O arquivo deve ser gerado levando-se em consideração a data de registro dessas saídas no Livro Registro de Saídas, Sintegras, SEF e SPED. Exemplo: na geração do arquivo de contas a receber relativo ao mês de janeiro/2010, devem ser selecionadas todas as notas de vendas a prazo informadas no Livro Registro de Saídas. 1.6 Importação da base de dados de CONTAS RECEBIDAS (Recebimentos) Os procedimentos a serem adotados para a importação dos RECEBIMENTOS relativos às vendas a prazo, são os mesmos tratados no item anterior. A diferença reside apenas no fato de que o arquivo de CONTAS RECEBIDAS deve contemplar os VALORES PAGOS PELOS CLIENTES no período selecionado, razão pela qual o campo DATA DE PAGAMENTO não pode está vazio ou ser igual a zero. Normalmente, os sistemas das empresas clientes geram tais arquivos a partir de rotinas que permitem selecionar os dados como segue: Registro de Contas a Receber Data Inicial Data Final Período de saída Período de vencimento Recebimentos no período ( ) Apenas NF lançadas no Reg de Saídas ( ) Todos SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 8

9 1.7 Importação dos EXTRATOS BANCÁRIOS Para os clientes que não dispõem de controles internos que registrem adequadamente a sua movimentação bancária, os extratos devem ser obtidos junto à instituição financeira, em formato que possibilite sua conversão em Excel. Os passos para importação da movimentação bancária são os seguintes: a) Organizar os dados em planilha Excel, com observância do lay-out a seguir: b) Salvar em CSV e compactar com Winzip c) Acessar a rotina IMP/EXP>>Extrato dos Bancos, escolher o arquivo zipado e clicar em enviar. Nota 01: O número da conta (célula B2) e o número da agência (célula B3) devem ser informadas exatamente como consta no Cadastro de Contas Bancárias Nota 02: Os campos da coluna B (Operação) são preenchidos com o código da operação contábil correspondente, disponibilizado nas tabelas de eventos contábeis. Nota 03: Na coluna G deve ser informado o complemento do histórico, quando existir Nota 04: A coluna H não será importada. Nela devem constar as informações decorrentes das análises que usuário achar pertinente. SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 9

10 1.8 - Importação do CADASTRO DE FORNECEDORES/CLIENTES Para importar (depositar no SAT) o cadastro de FORNECEDORES/CLIENTES, proceder como segue: a) Gerar arquivo TXT, conforme layout apresentado abaixo: b) Compactar o arquivo TXT, utilizando WINZIP c) Selecionar a rotina IMP/EXP>>>Fornecedores/Clientes d) Selecionar a Fornecedores ou Clientes (tela abaixo ) e importar o arquivo Nota 01: Quando a empresa adotar um cadastro único de FORNECEDORES e CLIENTES importar o arquivo geral na guia Importar Fornecedores. Na hipótese de a empresa cliente não fornecer o arquivo texto acima, adotar o seguinte procedimento: a) Organizar os dados indicados no quadro abaixo em planilha Excel, salvar em CSV, compactar com WINZIP e importar para o SAT.Dados: Lay-out planilha Excel SAT SISTEMA DE AUDITORIA TRIBUTÁRIA MÓDULO GESTÃO CONTÁBIL 10

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