circular ifdr Orientações Técnicas IFDR SÍNTESE: ÍNDICE ANEXO

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1 N.º 04/2008 Data: 2008/12/12 Elaborada por: Unidade de Coordenação da Gestão Operacional SÍNTESE: Co-financiamento das despesas de Assistência Técnica dos Programas Operacionais ocorridas após a data final de elegibilidade. Na presente orientação técnica é clarificada a questão da elegibilidade das despesas com a Assistência Técnica, incorridas nos Programas Operacionais do QCA III, após a data limite de elegibilidade das despesas. As despesas relacionadas com as auditorias de preparação do encerramento (incluindo a preparação da declaração de encerramento), a validação e certificação da despesa, a elaboração dos documentos de encerramento (relatório final e pedido de saldo), os pagamentos aos beneficiários e a conservação dos documentos são elegíveis no quadro da Assistência Técnica dos Programas Operacionais do QREN. A elegibilidade dessas despesas está condicionada a uma continuidade entre os Programas Operacionais dos dois períodos de programação e à sua explicitação em sede de Regulamento Específico, conforme descrito no ponto 4 desta orientação. ÍNDICE 1. Enquadramento Elegibilidade do co-financiamento pela Assistência Técnica do período de programação Aplicação prática aos Programas Operacionais FEDER e Fundo de Coesão do QREN Conclusões...6 ANEXO Documento COCOF 07/0021/01-EN...7 Página

2 1. Enquadramento O enquadramento regulamentar comunitário, sintetizado no quadro seguinte, contempla um conjunto de obrigações relacionadas com as tarefas de encerramento dos Programas Operacionais do QCA III e da respectiva manutenção da pista de auditoria, que envolverá despesas de Assistência Técnica relativas, designadamente a auditorias de preparação da declaração de encerramento, à preparação dos relatórios de execução final, aos pagamentos aos beneficiários e ao arquivo dos documentos comprovativos. Quadro I - Normas de encerramento para os Programas Operacionais Artigo 105.º do Regulamento (CE) n.º 1083/ Tarefas de encerramento dos Programas Operacionais 3. Em derrogação do n.º 2 do artigo 31.º, do n.º 4 do artigo 32.º e do n.º 1 do artigo 37.º do Regulamento (CE) n.º 1260/1999, os montantes parciais autorizados para as intervenções co-financiadas pelo FEDER ou pelo FSE aprovadas pela Comissão entre 1 de Janeiro de 2000 e 31 de Dezembro de 2006, relativamente às quais não tenham sido enviados à Comissão, no prazo de 15 meses a contar da data final de elegibilidade das despesas fixada na decisão de participação dos fundos, a declaração certificada das despesas efectivamente pagas, o relatório final de execução e a declaração referida na alínea f) do n.º 1 do artigo 38.º daquele regulamento, são por esta automaticamente anulados, o mais tardar seis meses após esse prazo, dando lugar ao reembolso dos montantes indevidamente pagos.. Artigo 38.º do Regulamento (CE) n.º 1260/ Prazo para manutenção da pista de auditoria dos Programas Operacionais 6. Salvo disposição em contrário dos acordos administrativos bilaterais, durante um período de três anos subsequente ao pagamento pela Comissão do saldo relativo a uma intervenção, as autoridades responsáveis devem conservar (na forma de documentos originais ou de cópias autenticadas, em suportes de dados vulgarmente aceites) todos os elementos comprovativos relativos às despesas e aos controlos referentes à intervenção em causa. Esse prazo será suspenso quer em caso de procedimentos judiciais, quer mediante pedido fundamentado da Comissão. Decisão C (2006) Cálculo do prazo para manutenção da pista de auditoria dos Programas Operacionais Para efeitos do cálculo dos prazos de conservação dos documentos, nos termos do n.º 6 do artigo 38.º do Regulamento (CE) n.º 1260/1999, e de correcção do saldo final pago nos termos do n.º 5 do artigo 32.º do referido regulamento, a Comissão tomará como data inicial desses prazos a data aplicável, entre as que se seguem: i) data de execução do último pagamento pela Comissão, ii) data de execução do reembolso pelo Estado-Membro a um Fundo, iii) data da compensação ou iv) data da carta da Comissão relativa ao encerramento, quando não é pago qualquer saldo em virtude de os pagamentos já realizados terem sido suficientes para cobrir as despesas Regulamento (CE) n.º 1083/2006 do Conselho, de 11 de Julho de 2006, que estabelece disposições gerais sobre o Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, o Fundo Social Europeu e o Fundo de Coesão, e que revoga o Regulamento (CE) n.º 1260/ Regulamento (CE) n.º 1260/1999 do Conselho, de 21 de Junho de 1999, que estabelece disposições gerais sobre os Fundos estruturais. 3 Decisão da Comissão COM (2006) 3424 (final) de 1 de Agosto de 2006, Orientações relativas ao encerramento das intervenções ( ) dos Fundos Estruturais. 4 Sobre esta matéria sugere-se a consulta do ofício circular n.º 1611 de 16 de Abril de 2008 da Comissão de Gestão do QCA III. Página 2

3 A questão é saber: como? e de que forma? as despesas de Assistência Técnica dos Programas Operacionais do QCA III, que ocorrerão após a data final de elegibilidade dos Programas Operacionais, podem ser elegíveis no âmbito da Assistência Técnica do período de programação Através da Nota Informativa do Comité de Coordenação dos Fundos (COCOF) n.º 5 5 (em anexo a versão EN), a Comissão Europeia pretende clarificar a questão do co-financiamento das despesas de Assistência Técnica relativas a Programas Operacionais do período de programação , ocorridas após a data final de elegibilidade desses Programas. 2. Elegibilidade do co-financiamento pela Assistência Técnica do período de programação O co-financiamento pela Assistência Técnica do período de programação tem por base legal o enquadramento regulamentar comunitário do presente período, que se encontra sintetizado no quadro seguinte. Quadro II - Elegibilidade das Despesas de Assistência Técnica Artigo 46.º do Regulamento (CE) n.º 1083/ Assistência técnica por iniciativa dos Estados-Membros 1. Por iniciativa do Estado-Membro, os fundos podem financiar as actividades de preparação, de gestão, de acompanhamento, de avaliação, de informação e de controlo dos programas operacionais, bem como actividades destinadas a reforçar a capacidade administrativa para a execução dos fundos, dentro dos seguintes limites: a) 4 % do montante total afectado a título dos Objectivos da Convergência e da Competitividade Regional e do Emprego; b) 6 % do montante total afectado a título do Objectivo da Cooperação Territorial Europeia.. Artigo 56.º do Regulamento (CE) n.º 1083/ Elegibilidade das despesas 1. As despesas, incluindo para grandes projectos, são elegíveis para uma participação dos fundos se tiverem sido efectivamente pagas entre a data de apresentação dos programas operacionais à Comissão ou entre 1 de Janeiro de 2007, consoante o que ocorrer primeiro, e 31 de Dezembro de As operações não podem ter sido concluídas antes do início da data de elegibilidade.. 4. As regras relativas à elegibilidade das despesas são fixadas a nível nacional, sem prejuízo das excepções previstas nos regulamentos específicos para cada fundo. As referidas regras abrangem a totalidade das despesas públicas declaradas a título do programa operacional.. Atendendo ao disposto no artigo 46.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, a Comissão Europeia, considera que este artigo não limita temporalmente o período de programação a que se referem as despesas de Assistência Técnica. Nesta perspectiva, entende que as despesas relativas ao encerramento, ocorridas após a data final de elegibilidade dos Programas Operacionais , podem ser co-financiadas pelo orçamento da 5 Documento COCOF 07/0021/01-EN, de 23 de Março de 2007, Financing, by the technical assistance allocation, of the technical assistance tasks of the programmes incurred after the final date of eligibility. Página 3

4 Assistência Técnica dos Programas Operacionais , desde que não existam regras nacionais que excluam a sua elegibilidade. Igualmente, a Comissão Europeia (documento COCOF n.º 5) considera que a análise individualizada da elegibilidade das despesas de Assistência Técnica deverá ter em conta as características específicas de cada Programa Operacional do período de programação , com os Programas do anterior período, e terá que evidenciar uma relação entre os Programas dos dois períodos, pelo menos, num dos seguintes aspectos: Âmbito geográfico; Campo de intervenção; Sistemas administrativos de gestão e controlo. Caso se confirme a inexistência de relação de continuidade em nenhum dos três aspectos acima mencionados, as despesas de Assistência Técnica ocorridas após a data final de elegibilidade dos Programas Operacionais terão que ser suportadas por fontes nacionais. 3. Aplicação prática aos Programas Operacionais FEDER e Fundo de Coesão do QREN O Decreto-Lei n.º 312/2007, de 17 de Setembro 6, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 74/2008, de 22 de Abril, dispõe no seu artigo 68.º que as atribuições, direitos e obrigações das autoridades de gestão dos Programas Operacionais sectoriais, regionais e de Assistência Técnica do QCA III, bem como das estruturas sectoriais do Fundo de Coesão II, são assumidas pelas autoridades de gestão do QREN, tendo em conta o Fundo Comunitário mais relevante em cada situação, conforme consta no quadro seguinte. Quadro III - Transição dos Programas Operacionais QCA III para os Programas Operacionais QREN Programa Operacional FEDER e Fundo de Coesão do QREN ( ) PO Factores de Competitividade Programa Operacional do QCA III ( ) PO Ciência e Inovação 2010 (POCI) PO Sociedade do Conhecimento (POSC) PO Economia (PRIME) PO Saúde XXI (POS) PO Cultura (POC) PO Valorização do Território PO Acessibilidades e Transporte (POAT) PO Ambiente (POA) Estrutura sectorial do Fundo de Coesão II - Transporte Estrutura sectorial do Fundo de Coesão II - Ambiente 6 Decreto-Lei n.º 312/2007, de 17 de Setembro, define o modelo de governação do Quadro de Referência Estratégico Nacional e dos respectivos programas operacionais. Página 4

5 PO Regional do Norte PO Regional do Centro PO Regional de Lisboa PO Regional do Alentejo PO Regional do Algarve PO da Região Autónoma dos Açores co-financiado pelo FEDER PO da Região Autónoma da Madeira co-financiado pelo FEDER PO de Assistência Técnica co-financiado pelo FEDER PO Regional do Norte PO Regional do Centro PO Regional de Lisboa e Vale do Tejo PO Regional do Alentejo PO Regional do Algarve PO de Desenvolvimento Económico e Social dos Açores (PRODESA) PO Plurifundos da Região Autónoma da Madeira (POPRAM III) PO de Assistência Técnica ao QCA III (POATQCA) As atribuições, direitos e obrigações são determinadas mediante despacho conjunto do ministro coordenador da comissão ministerial de coordenação do PO de destino e do ministro que tutela o Programa Operacional Sectorial do QCA III ou da estrutura sectorial do Fundo de Coesão II. O presente processo encontra-se concluído para a grande maioria dos Programas Operacionais do QCA III. A presente estrutura de transição de atribuições, direitos e obrigações entre as Autoridades de Gestão dos Programas Operacionais do QCA III e as do QREN, constituirá, regra geral, o enquadramento do orçamento de Assistência Técnica para o período de programação , para cada um dos custos relativos aos Programas Operacionais do QCA III, desde que seja confirmada a existência de uma relação de continuidade num dos três aspectos exigidos pela Comissão Europeia, anteriormente mencionados (âmbito geográfico, ou campo de intervenção, ou sistemas administrativos de gestão e controlo). O n.º 1 do artigo 6.º do Regulamento Geral FEDER e Fundo de Coesão, aprovado pela Comissão Ministerial de Coordenação do QREN em 4 de Outubro de 2007, estipula que São elegíveis, para financiamento do FEDER e do Fundo de Coesão, as despesas efectuadas com a realização de operações, aprovadas pela autoridade de gestão, em conformidade com os critérios de selecção aprovados pela respectiva comissão de acompanhamento, e que se enquadrem em regulamento específico, orientações técnicas gerais e específicas dos Programas Operacionais e avisos de abertura dos concursos para apresentação de candidaturas.. Assim, as Autoridades de Gestão dos Programas Operacionais FEDER e Fundo de Coesão do QREN, caso necessário, deverão assegurar que a elegibilidade das despesas de Assistência Técnica relativas aos Programas Operacionais é enquadrável ou nas Decisões dos Programas ou nos Regulamentos Específicos das tipologias de operações de Assistência Técnica ou outras normas aplicáveis. No que respeita às Decisões dos Programas, tendo em consideração que os objectivos e prioridades para os Eixos Prioritários da Assistência Técnica possuem uma formulação muito semelhante à redacção do artigo 46.º do Regulamento (CE) n.º 1083/2006, e tendo presente a interpretação da Comissão Europeia anteriormente mencionada, consideramos que não será necessário qualquer alteração às Decisões dos Programas. Página 5

6 Já no que se refere ao enquadramento na regulamentação específica ou nas orientações técnicas gerais e específicas que enquadrem as tipologias das operações de Assistência Técnica considera-se adequado a menção expressa a estas despesas, de forma a acautelar eventuais incertezas em sede de validação e de controlo das despesas. Neste contexto, deve ser salvaguardado a conformidade, nomeadamente, no que respeita às tipologias das operações, aos beneficiários e às despesas elegíveis. 4. Conclusões O co-financiamento de despesas de Assistência Técnica, ocorridas após a data final de elegibilidade do Programa Operacional do período de programação , por um orçamento de Assistência Técnica de um Programa Operacional do QREN, é possível desde que sejam asseguradas as seguintes premissas: uma relação de continuidade entre os Programas dos dois períodos de programação, pelo menos, num dos seguintes aspectos (enunciados pela Comissão Europeia): âmbito geográfico; ou campo de intervenção; ou sistemas administrativos de gestão e controlo, tendo por base a transição de atribuições, direitos e obrigações das Autoridades de Gestão dos Programas Operacionais do QCA III, prevista no artigo 68.º do Decreto-Lei n.º 312/2007; a conformidade com o normativo aplicável aos Programas Operacionais do QREN, designadamente a identificação da elegibilidade das despesas de Assistência Técnica relativas aos Programas Operacionais , após a data limite de elegibilidade das despesas, em sede de Regulamento Específico ou nas orientações técnicas gerais e específicas que enquadrem as tipologias de operações de Assistência Técnica. Página 6

7 ANEXO Documento COCOF 07/0021/01-EN Página 7

8 FINAL VERSION 27/03/2007 COCOF/07/0021/01 EUROPEAN COMMISSION DIRECTORATE-GENERAL REGIONAL POLICY DIRECTORATE GENERAL FOR EMPLOYMENT, SOCIAL AFFAIRS AND EQUAL OPPORTUNITIES INFORMATION NOTE TO COCOF N 5 Subject: Financing, by the technical assistance allocation, of the technical assistance tasks of the programmes incurred after the final date of eligibility 1. INTRODUCTION Following enquiries by several Member States, this note aims to clarify the question of co-financing of technical assistance costs related to the programmes incurred after the final date of eligibility of these programmes. Some technical assistance costs, such as certain audit costs (including the preparation of the winding-up statement), costs related to preparation of the final implementation reports, and the archiving of supporting documents, will be incurred after the final eligibility date. Therefore, they will not be eligible for co-financing under the programming period. The question is whether such costs could be supported by the technical assistance under the programming period. 2. LEGAL FRAMEWORK The legal provisions applicable to the period impose obligations on the Member States to carry out certain tasks related to the closure of the programmes after the final date of eligibility, which is normally 31 December 2008 or 30 April 2009 for expenditure incurred by bodies granting assistance under Article 9(1) of Regulation (EC) No1260/1999 (the General Regulation for ). In particular, Article 105 (2) of Regulation (EC) 1083/2006 (the General Regulation for ) states that "by way of derogation from Articles 31(2), 32(4) and 37(1) of Regulation (EC) No 1260/1999, partial sums committed for assistance co-financed by the ERDF or the ESF approved by the Commission between 1 January 2000 and 31 December 2006 for which the certified statement of expenditure actually paid, the final report on implementation and the statement referred to in Article 38(1)(f) of that Regulation have not been sent to the Commission within15 months after the final date of eligibility of expenditure laid down in the decision granting a contribution from the Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) Office: CSM2 2/93. Telephone: direct line (32-2) Fax: (32-2) C:\Documents and Settings\MOTTACN\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK10C\info paper 4 COCOF AT closure expenditure of interventions.doc

9 Funds, shall be automatically decommitted by the Commission not later than 6 months after that deadline, giving rise to the repayment of amounts unduly paid". Furthermore, Article 38(6) of Regulation (EC) 1260/1999 requires that "for a period of three years, following the payment by the Commission of the final balance in respect of any assistance, the responsible authorities shall keep available for the Commission all the supporting documents regarding expenditure and checks on the assistance concerned." Paragraph of the closure guidelines 1 further specify the period for documents retention and for correction of the final balance: " the Commission will take as a starting point for such time periods whichever of the following dates is applicable: (i) the date of execution of the last payment by the Commission, (ii) the date of execution of reimbursement by the Member State to a Fund, (iii) the date of compensation or (iv) the date of the letter from the Commission regarding closure where no final balance is paid because payments already made have been sufficient to cover expenditure". The scope of the technical assistance at the initiative of the Member States for the programming period is defined in Article 46 of the Regulation (EC) No 1083/2006 : "At the initiative of the Member State, the Funds may finance the preparatory, management, monitoring, evaluation, information and control activities of operational programmes together with activities to reinforce the administrative capacity for implementing the Funds within the following limits: (a) 4 % of the total amount allocated under the Convergence and Regional competitiveness and employment objectives; (b) 6 % of the total amount allocated under the European territorial cooperation objective". Contrary to the programming period, the legal basis for the programming period establishes only a limited list of eligibility rules at the EU level. As laid down in Article 56 of the Regulation (EC) No 1083/2006, "the rules on eligibility of expenditure shall be laid down at national level subject to the exceptions provided for in the specific Regulations for each Fund. They shall cover the entirety of the expenditure declared under the operational programme". Article 56(1) of the Regulation (EC) No 1083/2006 defines the starting date of eligibility of expenditure as follows: "Expenditure, including for major projects, shall be eligible for a contribution from the Funds if it has actually been paid between the date of submission of the operational programmes to the Commission or from 1 January 2007, whichever is earlier, and 31 December Operations must not have been completed before the starting date for eligibility". 3. INTERPRETATION Regulation (EC) No 1083/2006 establishes the rules applicable to the expenditure financed with the financial envelope available for the programming period. However, in order to find a solution for the financing of technical assistance expenditure incurred beyond the final date for the eligibility of the expenditure under the programming period and given the fact that Article 46 of the Regulation N 1083/2006 does not lay down a temporal limitation regarding the period to which technical assistance expenditure relate, DG REGIO and DG EMPL come to the conclusion that 1 Decision of the Commission on Guidelines on closure of assistance ( ) from the Structural Funds, C(2006)3424 2

10 costs incurred after the final date of eligibility of the programmes relating to closure of these programmes may be co-financed by the technical assistance budget of the programmes. Those costs would be eligible under the technical assistance allocations of the Member States provided that: they are incurred after the final date for the eligibility of expenditure under an intervention of the programming period; their eligibility is assessed on a case-by-case basis, in the light of the specific features of each new operational programme and its overall consistency with, previous programmes; there should therefore be a clear and demonstrable link between a programme of the period and that of the period in terms of geographical scope, or field of intervention, or administrative systems regarding management and control; programmes mainstreaming Equal and Urban Community Initiatives of the period are considered to represent the link. national eligibility rules do not exclude their eligibility. Such costs would fall under the technical assistance capping established in Article 46 of the Regulation (EC) No 1083/2006. Any costs incurred before the starting date of eligibility of the programmes would not be eligible for Community cofinancing under these programmes. Furthermore, if there is no continuation of the programmes, in terms of geographical, or thematic scale, or administrative systems, the costs incurred after the final date of eligibility of these programmes would have to be covered from national sources. 3