Ano4-Nº38. agosto/2012. Bônus de atração de executivos - O hiring bonus ou sign-on bonus. Elaboração e arquivamento de documentos em maio magnético

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1 Ano4-Nº38 Bônus de atração de executivos - O hiring bonus ou sign-on bonus Elaboração e arquivamento de documentos em maio magnético 2 4

2 Bônus de atração de executivos - O hiring bonus ou sign-on bonus Autor: Fernando Borges Vieira Fonte: Migalhas Trata-se de prática corporativa o oferecimento a empregados de vantagens como o bônus por receita, bônus por equipe, bônus por lucros em transações, opções de ações, opções de ações fantasmas, uma variedade de prêmios, participação nos lucros e/ou resultados e até crédito em cartões, dentre outros tantos. Contudo, muitas empresas no afã de incentivar seus empregados em favor de uma maior produtividade, não atentam para possibilidade de que seja reconhecida a natureza salarial de tais pagamentos e seus respectivos encargos trabalhistas, tributários, fundiários e previdenciários, o que poderá trazer implicações e futuros passivos administrativos e judiciais. O hiring bonus ou sign-on bonus também é um destes incentivos e pode ser compreendido como os valores pagos a alguns executivos a título de luvas ou bônus de atração, sendo certo que a legislação trabalhista brasileira exceção feita à lei 6.354/76, a qual versa sobre atletas profissionais não prevê ou disciplina diretamente tal instituto. Tampouco a doutrina e a jurisprudência trabalhista cuidam frequentemente da questão, haja vista tratar-se de um tema relativamente isolado e também em razão de não ser tão comum o fato de profissional de nível singular postular diante da Justiça Especializada do Trabalho. Entretanto, mesmo não havendo larga frequência, há quem ingresse com demanda trabalhista pleiteando sejam estes valores reconhecidos como verbas de natureza salarial, bem como sejam incorporados na remuneração. A compreensão de que este bônus de atração possa integrar a remuneração do profissional poderá ser ou não correta, dependendo da forma que a empresa proceder. Assim, desde já recomendamos com extremada cautela que: i) haja contrato expresso e escrito entre empresa e profissional, em cujo bojo há de ser estabelecida a importância a ser paga, a natureza da mesma e a forma de pagamento, restando muito bem caracterizado que se trata de bônus de atração e não de verba de natureza salarial; ii) seja o hiring bonus ou sign-on bonus pago em um único ato e, se não possível, seja o pagamento fracionado em até três vezes e realizado em datas distintas do pagamento do salário; iii) seja o incentivo pago antes do início efetivo da prestação de serviços. Ainda, se o sentido é atrair e manter o profissional na empresa, nada obsta que estes valores sejam condicionados, pelo que recomendamos: iv) seja prevista em contrato a obrigação do profissional de devolver integral ou parcialmente o bônus recebido na hipótese de deixar a empresa antes de completar determinado período. Se não bastantes tais cautelas, é também preciso ter muita atenção com a forma por meio da qual se ajustará com o profissional o hiring bonus ou sign-on bonus na fase de negociação. Convocamos atenção ao risco de que as ofertas realizadas por intermédio de cartas (offer letters) consideradas as mensagens eletrônicas como tais possam obrigar as empresas, pois tais documentos, não importando a denominação, caracterizam um negócio jurídico capaz de produzir efeitos entre as partes. 2

3 3 Na carta oferta, podem as partes determinar com maior ou menor amplitude as cláusulas que vão constar do contrato de trabalho definitivo. Contudo, embora tenha caráter preliminar ou preparatório, na maioria das vezes, tal negócio possui todas as características de um verdadeiro contrato de trabalho, podendo ensejar responsabilidade pré-contratual em casos de danos, indenizáveis conforme o artigo 186 do Código Civil. Outro aspecto de risco é que, no momento que o executivo aceita por escrito os termos da carta oferta, o documento pode ser considerado um contrato definitivo, sendo assim, as condições de trabalho preliminarmente oferecidas pela empresa, acabam não podendo ser reduzidas, mesmo com o consentimento por escrito do executivo, segundo o artigo 468 consolidado. Com efeito, segue nossa quinta recomendação: v) se a empresa desejar estabelecer considerações sobre hiring bonus ou sign-on bonus na carta de oferta deverá fazê-lo de sorte a restar muito bem caracterizada a ausência de natureza salarial deste bônus, seu valor e forma de pagamento, bem como a devolução em caso de pedido de demissão antes de cumprido determinado período. Em síntese, o maior cuidado da empresa deve ser o de não permitir que este bônus seja incorporado na remuneração do empregado por alcançar características de verbas de natureza salarial e, para que o risco seja minorado, eis as cinco principais cautelas que recomendamos.

4 4 Elaboração e arquivamento de documentos em meio magnético Autor: Janice Costa, Maria Lourenço de Deus e Nilcéia Lage de Medeiros Fonte: Migalhas Em 10 de julho de 2012, foi publicada a lei , de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Em linhas gerais, a nova lei tem por objetivo regulamentar a digitalização e o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou digital, de documentos públicos e particulares. Para isso a lei prevê que o processo de digitalização seja realizado em prol da manutenção da integridade, autenticidade e confiabilidade do documento eletrônico, óptico ou digital; o uso de certificado digital (medida provisória /2001 e decreto 3.872/2001), principalmente para documentos gerados em atos e negócios jurídicos sujeitos a registro pelas normas legais vigentes; a proteção e segurança contra uso, acesso, alteração, reprodução e destruição indevidos e não autorizados; a indexação com vistas a permitir a localização precisa e a conferência da regularidade das etapas do processo adotado (as trilhas de auditoria, por exemplo); e, por fim, a preservação dos originais de acordo com a legislação pertinente em vigor, preservando-se documentos de valor secundário (documentos de valor histórico, cartorial e probatório, por exemplo). Foram vetados os artigos 2º e 5º que tratavam da destruição dos documentos originais após a digitalização, bem como dos digitais após o término dos prazos de decadência ou prescrição, porque iam de encontro à legislação arquivística vigente (lei 8.159/1991 e decreto 4.073/2002 e "Recomendações do Conarq para digitalização de documentos arquivísticos permanentes"). Além disso, em prol da segurança jurídica e ampla defesa, também foram vetados o artigo 2º, parágrafo 2º, que pretendia conceder valor jurídico probatório às cópias digitalizadas de documentos, e o artigo 7º que pretendia conferir às cópias digitalizadas de documentos o mesmo efeito jurídico dado aos documentos microfilmados (lei 5.433/1968, decreto /1969, decreto 1.799/1996, resolução nº 10/1999 do Conarq, e portaria nº 29/2008 do Ministério da Justiça). Portanto, permanece a necessidade de registro, certificação, autenticação ou conferência com o original nas atividades notariais e de registro por detentores de fé pública o que, além de ser custoso e trabalhoso, gera uma enorme quantidade de documentos em papel (lei 6.015/1973, lei 8.934/1994, lei 8.935/1994, lei 9.279/1996 e decreto 1.800/1996 e demais diplomas que regem os tipos de registro). Vale ressaltar que o valor jurídico probatório das cópias digitalizadas de documentos e a destruição de originais já foram abordadas em 2006 na lei que dispõe sobre a informatização do processo judicial (lei ): Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão considerados originais para todos os efeitos legais. 1o Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares, pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias, pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos e privados têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.

5 5 2o A arguição de falsidade do documento original será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor. 3o Os originais dos documentos digitalizados, mencionados no 2o deste artigo, deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória (grifos nossos). Com o veto dos artigos citados, a lei sancionada acabou anulando os objetivos dos Projetos de Lei que pretendiam conceder valor j u r í d i c o p r o b a t ó r i o à s c ó p i a s digitalizadas de documentos e conferir às cópias digitalizadas de documentos o mesmo efeito jurídico dado aos documentos microfilmados p a r a a r e d u ç ã o d r á s t i c a d o arquivamento de cópias em papel. Pecou-se pela timidez e reforçou-se a tendência de preservação da cultura de usar o papel como meio de registro de prova. Entendemos que a insegurança jurídica, justificativa para os vetos, d e c o r r e d a i n e x i s t ê n c i a d e procedimentos e diretrizes para a digitalização e autenticação dos d o c u m e n t o s d i g i t a i s e, p o r conseguinte, leva à necessidade de manutenção dos registros em papel. O debate acerca do tema deve ser difundido, com vistas a se instaurar um diálogo entre os sistemas eletrônicos de digitalização e armazenamento e a fé pública, de forma que o arcabouço legislativo confira mecanismos que realmente possam garantir a segurança da informação no ambiente digital, possibilitando, assim, que os documentos digitalizados tenham como atributo a validade jurídica e o descarte autorizado dos originais. É imprescindível que a legislação brasileira estabeleça diretrizes que proporcionem ao documento digitalizado, por meio de uma série de recursos técnicos, o mesmo grau de segurança já conferido aos documentos em papel. Esperamos que brevemente os órgãos competentes, entre eles a Secretaria Nacional de Justiça, regulamentem a matéria por meio de normas capazes de acompanhar a modernidade do tema, já que a lei /2012, por si só, não conseguiu disciplinar a contento o uso de novas tecnologias na elaboração e arquivamento de documentos em meio eletromagnéticos. * Janice Costa, Maria Lourenço de Deus e Nilcéia Lage de Medeiros são bibliotecárias e arquivistas do escritório Rolim, Viotti & Leite Campos Advogado