Este artigo apresenta uma variante sobre

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1 Biblioteca Virtual PMI 2010 Remi St-Martin e David Fannon Gerenciamento do Valor Agregado do Trabalho em Progresso ( Trabalhando para um GVA em Forma?) Por Remi St-Martin, PMP e David Fannon, PMP Este artigo apresenta uma variante sobre o uso de índice de desempenho de prazos (IDP) e variação de prazos (VPR) para gerenciar o desempenho de prazos e inclui descrição, argumentação e explanação sobre como aplicar a técnica. Um projeto real, bem como exemplos, são utilizados para ilustrar o valor e aplicação da técnica. Uma compreensão básica de gerenciamento do valor agregado (GVA) é requerida para a compreensão do artigo, enquanto que é recomendado o uso real de gerenciamento do valor agregado, índice de desempenho de prazos e variação de prazos. Gerenciamento do valor EVM Gerenciamento do valor agregado é o padrão para medir o desempenho dos prazos e custos do projeto. Um refinamento da técnica básica centra-se no trabalho em progresso (TP) e fornece aos gerentes de projeto uma análise mais agregado (GVA) é o padrão para medir o desempenho do cronograma e dos custos do projeto profunda sobre desempenho de prazos. O gerenciamento do valor agregado utiliza uma acumulação do valor do trabalho realizado (expressa aqui em dólares) para medir o desempenho do cronograma contra a linha de base. Utilizando atividades de trabalho em progresso, o gerenciamento do valor agregado torna-se muito mais focado no que está acontecendo no momento atual em relação ao desempenho do cronograma do projeto. Esta técnica desconta o valor acumulado, o que pode ser bastante significativo em grandes projetos e pode mascarar problemas de desempenho do cronograma. Este artigo descreve a técnica de gerenciamento do valor agregado do trabalho em progresso, como ela pode ser utilizada para melhorar o gerenciamento do desempenho do cronograma, e fornece os prós e contras da aplicação da técnica.

2 Antes de descrever esta técnica, vamos rever os componentes básicos do gerenciamento do valor agregado: CR = Custo real, que representa os dólares gastos ao completar o trabalho. VP = Valor planejado, que representa o custo planejado do trabalho que deve estar concluído em um ponto específico no tempo. VA = Valor agregado, que é a medida do valor do trabalho concluído em um ponto específico no tempo. Estes três componentes são medições de um de ponto no tempo e são utilizados para o cálculo de índices de desempenho e variações em relação à linha de base. O índice de desempenho de prazos é a medida de quão perto da linha de base do cronograma está o progresso do trabalho. A fórmula para calcular o índice de desempenho de prazos é valor agregado dividido por valor planejado. Esta fórmula responde à pergunta: Qual é a proporção entre o que você concluiu (valor agregado) e o que você planejou (valor planejado)? Qualquer coisa acima de 1,0 indica que o projeto está realizando trabalho à frente do cronograma ou mais trabalho do que o planejado para o ponto de medição. Variação de Prazos é a medida (expressa aqui em dólares) do quão longe o projeto está da linha de base do cronograma. A fórmula para calcular a variação de prazos é valor agregado menos valor planejado. Um número positivo indica que o projeto está adiantado. O valor em dólares é igual ao valor do trabalho e pode estar tanto à frente ou atrás do cronograma. Índice de desempenho de custos (IDC) é a medida de quão eficientemente o orçamento do projeto está sendo gasto. A fórmula para calcular o índice de desempenho de custos é valor agregado dividido pelo custo real. A fórmula responde à pergunta: Qual é a proporção entre o que concluímos com o que foi realmente pago? Qualquer coisa acima de 1,0 indica que o projeto está pagando menos do que o planejado pelo trabalho que está sendo realizado. Variação de custos (VC) é a medida do quão longe da linha de base de custos o projeto está para o trabalho que foi realizado. A fórmula para calcular a variação de custos é valor agregado menos custo real. Um número positivo indica que o projeto está pagando menos do que o planejado pelo trabalho concluído. Estas três entradas e as quatro fórmulas de saída são os elementos básicos do gerenciamento do valor agregado. O gerenciamento do valor agregado do trabalho em progresso é limitado ao desempenho de prazos; assim, para o desempenho de prazos utilizaremos valor agregado, valor planejado, índice de desempenho de prazos e variação de prazos, assim por diante. O que acontece com projetos de grande valor e que abrangem vários meses ou anos é uma diluição do valor agregado devido ao valor acumulado. O fato de todo trabalho concluído ter um índice de desempenho de prazos de 1,0 pode, ao longo do tempo, mascarar o desempenho do cronograma do trabalho em progresso. Relatórios de tarefas atrasadas fornecem alguma ideia, mas uma percepção melhor é obtida por meio do índice de desempenho de prazos e da variação de prazos do trabalho em progresso. Índice de desempenho de prazos / variação de prazos do trabalho em progresso levam em

3 conta somente o valor agregado e o valor planejado do trabalho que já iniciou, mas que ainda não está concluído. O trabalho já concluído é deixado de fora das equações porque tem um índice de desempenho de prazos de 1,0 e uma variação de prazos de 0. Além disso, quando o índice de desempenho de prazos do trabalho em progresso é comparado com o índice de desempenho de prazos de todo o projeto, percepções adicionais podem ser obtidas. A tabela 1 apresenta os valores de um exemplo simples para ilustrar os conceitos básicos de Índice de desempenho de prazos / variação de prazos do trabalho em progresso. Projeto Global VP VA IDP VPR $19,000,000 $18,500,000 0,97 $(500,000) Tabela 1: Um exemplo de índice de desempenho de prazos / variação de prazos do trabalho em progresso. Os valores listados na tabela 1 são para o projeto global, até o ponto de medição. No geral, esse projeto está bastante saudável, com um índice de desempenho de prazos de 0,97 e uma variação de prazos de aproximadamente -3%. TP Cenário 1 VP VA IDP VPR Valor do trabalho iniciado mais IDPG-IDPTP cedo $ 1,000,000 $ 500, $ (500,000) $ Tabela 2: Trabalho em progresso - cenário 1. TP Cenário 2 VP VA IDP VPR Valor do trabalho iniciado mais IDPG-IDPTP cedo $ 1,000,000 $ 750, $ (250,000) $ 250, Tabela 3: Trabalho em progresso - cenário 2. Os exemplos a seguir ilustram como índice de desempenho de prazos / variação de prazos do trabalho em progresso podem produzir dois cenários diferentes. Na tabela 2, os valores são limitados ao trabalho em progresso ou às tarefas no planejamento que foram iniciadas, mas ainda não foram concluídas. O valor previsto do trabalho em progresso é de $1 milhão e o valor agregado é de apenas $500 mil, o que indica que o trabalho está significativamente atrasado. O índice de desempenho de prazos global (IDPG) da tabela 1 (0,97) menos o índice de desempenho de prazos do trabalho em progresso (IDPTP) da tabela 2 (0,5) é 0,47, o que indica que o índice de desempenho de prazos do trabalho em progresso (0,5) está fortemente mascarado pelo valor agregado global de 0,97. Na tabela 3, os valores são também listados para as tarefas de trabalho em

4 progresso. O valor planejado é o mesmo que na tabela 2 ($1 milhão); no entanto, neste caso, o valor agregado é de $750 mil, consistido de dois componentes: $500mil do trabalho que está planejado para estar em progresso e $250 mil do trabalho que foi iniciado antes do planejado. Neste cenário, o gerente do projeto precisa não apenas se preocupar com o trabalho planejado e como trazê-lo de volta ao prazo previsto, como também se existem condições pré-existentes que podem levar a problemas de qualidade ou retrabalho. O gráfico da figura 1 ilustra como o cenário descrito acima se mostra ao longo do tempo, os números deste gráfico foram obtidos de um projeto recente. O gráfico de linhas mostra que, embora o índice de desempenho de prazos para o projeto global seja de 0,99 em 31 de julho, o do trabalho em progresso é de 0,79 e está atrasado. Utilizando um sistema de semáforos, o 0,99 seria um sinal verde, enquanto o 0,79 seria um sinal vermelho. De posse desta informação, gerente e líder(es) do projeto foram estimulados a fazer perguntas mais profundas sobre o desempenho do cronograma e retornaram ao verde enquanto o projeto global estava em um estado verde. Além disso, o gráfico mostra como o índice de desempenho de prazos do trabalho em progresso foi diminuindo progressivamente durante o período de julho, caindo em um ponto a 0,61, enquanto o índice de desempenho de prazos global permanece mais ou menos constante, em ou um pouco acima de 0,90; mascarando um projeto que estava entrando em atraso. Quando o projeto chegou a meados de agosto, o índice de desempenho de prazos global e o índice de desempenho de prazos possuíam diferenças de mais ou menos 0,10, a diferença é uma medida do peso do valor agregado global sobre o valor agregado do trabalho em progresso. Os dados da tabela 4 ilustram um caso de uso para o valor agregado do trabalho em progresso tendo-se um nível maior de detalhe. A tabela contém as datas de medição e a linha de base de custos para os pontos de medição semanais. Note que com o tempo a linha de base de custos foi reduzida devido à redefinição de escopo e até ao processo de controle de mudanças. As colunas à direita contêm os valores para o valor planejado, o valor agregado, o índice de desempenho de prazos e variação de prazos para o projeto global. Na coluna adjacente, a tabela relaciona os valores de trabalho em progresso para a linha de base de custos, valor planejado, valor agregado, índice de desempenho de prazos e variação de prazos para os pontos de medição. Nesta seção, a linha de base de custos é o valor das tarefas em progresso (ou seja, todo o trabalho que começou, mas ainda não foi concluído). O último conjunto de colunas mostra as diferenças entre o projeto global e as tarefas em progresso para o índice de desempenho de prazos e variação de prazos. A diferença na variação de prazos é igual para o valor do trabalho iniciado antes do planejado. Um valor zero indica que nenhum trabalho foi iniciado antes do planejado. A diferença no índice de desempenho de prazos é uma medida do peso do valor agregado no desempenho de prazos do trabalho em progresso. A última coluna mostra o percentual do valor agregado iniciado antes do planejado no valor agregado do trabalho em progresso, que é uma medida de quanto do valor agregado do trabalho em progresso vem do trabalho iniciado antes do planejado.

5 Data Custo Base VP VA IDP VPR Custo Base VP VA IDP VPR VPRG- VPRTP IDPG- IDPTP VATP/ (VPRG- VPRTP) Valor do trabalho iniciado mais cedo Peso do VA Global no IDPTP Percent. do VATP que vem do trabalho iniciado mais cedo IDP Global Total IDP TP Total Figura 1: Tendência do IDP Global versus IDP TP. Global TP Tabela 4: Cálculo do valor agregado global e do valor agregado do trabalho em progresso.

6 Os dados fornecem uma percepção sobre como a técnica de trabalho em progresso pode ajudar o gerente de projetos a compreender melhor o desempenho do cronograma. Por exemplo, em 04 de julho, o projeto teve o segundo maior valor absoluto de trabalho iniciado antes do planejado ($75.152), o que melhorou ligeiramente um baixo índice de desempenho de prazos do trabalho em progresso (0,65). O maior valor do trabalho realizado antes do planejado foi em 09 de janeiro, com um valor de $93 mil. Esta semana também teve a menor quantidade de custo base do trabalho em progresso. A realização de tanto trabalho antes do planejado indicou, no final do projeto, a necessidade de melhora na elaboração de cronogramas, o que significa que o trabalho poderia ter sido planejado para mais cedo. Durante a maioria das semanas, o percentual de trabalho realizado antes do planejado no valor agregado do trabalho em progresso foi próximo de 1%, refletindo boa disciplina e a equipe aderindo às tarefas planejadas. Implantar o gerenciamento do valor agregado do trabalho em progresso requer sinalização adicional e roll-ups no plano da linha de base, que podem ser alcançados por meio de fórmulas ou macros, dependendo da ferramenta que está sendo usada para o plano do projeto. A principal razão para realizarmos o gerenciamento do valor agregado do trabalho em progresso é incluir apenas as tarefas que estão em andamento nos cálculos do índice de desempenho de prazos e de variação de prazos. A tabela 5 ilustra um projeto simples de sete tarefas, com status registrados a partir de 1º de agosto. Início e término planejados foram fornecidos para cada tarefa, juntamente com o percentual de conclusão, conforme relatado pelo gerente do projeto e o custo base da tarefa. O valor planejado para cada tarefa é fornecido com base na data de status. Para a tarefa 1, o valor previsto é de $100, porque a data de conclusão planejada já passou. O valor agregado é de $100, pois está 100% completo. A tarefa 2 tem um valor planejado de $100, porque a data de término já passou. O gerente do projeto está relatando 20% concluído, de modo que o valor agregado é $20, ou 20% de $100. Esta tarefa está muito atrasada, com um índice de desempenho de prazo de 0,20. Incluindo todas as tarefas nos cálculos do índice de desempenho de prazos produzimos um índice de desempenho de prazos de 0,63.

7 Status como em 1º ago. Projeto Global Nome da Custo Início Término %Completa VP VA tarefa base Tarefa 1 15-jul 25-jul 100 $100 $100 $100 Tarefa 2 15-jul 25-jul 20 $100 $20 $100 Tarefa 3 25-jul 15-ago 10 $50 $10 $100 Tarefa 4 25-jul 15-ago 0 $50 $ - $100 Tarefa 5 15-ago 20-ago 20 $ - $20 $100 Tarefa 6 15-ago 20-ago 0 $ - $ - $100 Tarefa 7 15-ago 20-ago 100 $100 $100 $100 $400 $250 IDP= 0,63 Tabela 5: Exemplo de cálculo utilizando todas as tarefas para o cálculo do valor agregado A tabela 6 ilustra a fórmula de cálculo do índice de desempenho de prazos do trabalho em progresso. O valor planejado do trabalho em progresso e o valor agregado do trabalho em progresso são representados pelas colunas VP-TP e VA- TP. O projeto global é representado nas colunas de valor planejado (VP) e valor agregado (VA). A lógica básica é incluir apenas as tarefas que estão em progresso, porque as tarefas concluídas têm um índice de desempenho de prazos de 1,0 e mascaram o trabalho no índice de desempenho de prazos progressivo. As tarefas 1 e 7 estão concluídas e foram incluídas no índice de desempenho de prazos global do projeto, mas estão excluídas em cálculos de trabalho em progresso. (Descontar o VP-TP e VA-TP para as tarefas concluídas 1 e 7 produz totais de $200 e $50, respectivamente, em comparação com $400 e $250, respectivamente, para o projeto global.) A chave é detectar antecipadamente deslizes no cronograma e tomar uma ação corretiva apropriada. Sobre os Autores Remi St-Martin, PMP, é gerente de projeto sênior na Atos Origin e liderou o gerenciamento de portfólios e projetos nos setores de TI e desenvolvimento de software. Esteve envolvido em diversos projetos de implantação para vários clientes, nos quais o foco principal foi melhorar áreas específicas por meio da obtenção de benefícios em termos de contenção e redução de custos. Também esteve envolvido com atividades de aceitação de Gestão da Qualidade Total e Capability Maturity Model Integration (Software CMMI) e liderou diversos programas de transformação de processos e implantação de ferramentas para tornar mais fácil a maturidade de escritórios de projeto. David Fannon, PMP, é gerente de projetos em uma grande empresa de petróleo e gás. Ele trabalhou extensivamente em planejamento de pesquisa empresarial a nível global.

8 Status como em 1º ago Projeto Global TP Nome da Custo Início Término %Completa VP VA VP-TP VA-TP tarefa base Tarefa 1 15-jul 25-jul 100 $100 $ $100 Tarefa 2 15-jul 25-jul 20 $100 $ $100 Tarefa 3 25-jul 15-ago 10 $50 $ $100 Tarefa 4 25-jul 15-ago 0 $50 $ $100 Tarefa 5 15-ago 20-ago 20 $ - $ $100 Tarefa 6 15-ago 20-ago 0 $ - $ $100 Tarefa 7 15-ago 20-ago 100 $100 $ $100 $400 $ IDP= 0,63 IDP= 0,25 Tabela 6: Exemplo comparando o cálculo do valor agregado global e o cálculo do valor agregado do trabalho em progresso.