ANÁLISE DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP EM UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE COM USO DAS TÉCNICAS BPM E INTRANET PARA MELHORIA DA ADMINISTRAÇÃO INTERNA

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1 ANÁLISE DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP EM UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE COM USO DAS TÉCNICAS BPM E INTRANET PARA MELHORIA DA ADMINISTRAÇÃO INTERNA Alexandre Marino José Eduardo Cruz Ricardo Marchisete Universidade Anhembi Morumbi São Paulo 2015 Resumo Este trabalho representa um estudo da implantação de um sistema ERP em uma empresa de pequeno porte com a aplicação das técnicas intranet e BPM. Para desenvolvimento do projeto e análise de resultados buscou-se analisar uma empresa de pequeno porte atuante no segmento de projetos temáticos-decorações natalinas de grande porte atualmente com problemas em sua comunicação empresarial interna, ausência de um programa de gestão de estoque eficaz e processos empresariais identificados não otimizados, além de não possuir um sistema de gestão interna empresarial propriamente dito. Para desenvolvimento deste estudo de caso foi projetado um diagrama de análise de redução de prejuízo financeiro, estes acumulados devido falta de implantação de um sistema de gestão empresarial interna propriamente dito, capaz de suprir tais problemas identificados, por meio de uma implantação aliada às técnicas BPM para remodelagem de processos internos empresariais e intranet para melhoria da comunicação interna da empresa. PALAVRAS-CHAVE: BPM. ERP. Intranet. Otimização de Processos de Negócios. Gestão Empresarial.

2 Abstract This work is a study of the implementation of an ERP system in a small business with the implementation of intranet and BPM techniques. To develop the design and analysis of results we sought to analyze a small business operating in the Christmasthemed decorations projects segment of large currently have problems in their internal business communication, lack of effective inventory management program and business processes identified not optimized, and you do not have an enterprise internal management system itself. For development of this case study was designed financial loss reduction analysis diagram, these accumulated due lack of implementation of an internal corporate management system itself, capable of supplying such problems identified through an allied deployment technical BPM for reshaping business processes and internal intranet to improve the internal communication of the company 1.INTRODUÇÃO Este artigo consiste em um estudo direcionado a implantação de um sistema ERP em uma empresa de pequeno porte com uso das técnicas BPM e intranet em busca da melhoria de sua comunicação interna, otimização de processos empresariais internos, aperfeiçoamento da administração interna e redução de prejuízos acumulados em decorrência de gestão ineficaz. Conforme Lei Complementar nº 139, de 10 de novembro de 2011 disponível para consulta no web site da Receita Federal, uma empresa de pequeno porte (EPP) pode ser definida como uma organização com receita bruta anual entre 360 mil a 3,6 milhões de reais. Neste contexto, analisou-se o perfil de usabilidade da ferramenta intranet, investigando suas aplicações e eficácia oferecida no segmento da comunicação empresarial interna. Buscou-se também analisar a possibilidade de otimização de processos internos de negócio oferecida pela técnica BPM. Para aplicação prática de toda a pesquisa desenvolvida, optou-se por desenvolver um estudo de caso com uma empresa de pequeno porte atuante no mercado de projetos temáticos-decorações natalinas de grande porte, atualmente com problemas identificados em sua comunicação departamental interna,

3 apresentando processos de negócios não otimizados ou padronizados e gestão de estoque ineficaz, problemas que geraram graves prejuízos financeiros, consequentemente, nos últimos anos. Neste sentido, buscou-se desenvolver uma análise comparativa financeira de quanto a empresa reduziu tais prejuízos financeiros acumulados com a implantação de um sistema de gestão empresarial interna, aliado às técnicas BPM para remodelagem de processos internos empresariais anteriormente não otimizados e intranet para melhoria de sua comunicação empresarial interna. 1.1 Contribuições Objetivou-se neste projeto analisar tecnologias existentes atualmente no segmento da gestão empresarial, tais como BPM, ERP e intranet e seus respectivos perfis operacionais, em busca da análise de sua eficácia oferecida e possibilidade de resolução de problemas de gestão empresarial interna. 2.REFERENCIAL TEÓRICO 2.1ERP Mendes e Escrivão Filho (2002) consideram que a ferramenta de gestão empresarial ERP tem uma fundamental importância em uma organização, pois monitora todo o seu processo empresarial, desde o início ao seu término. Argumentam que com as informações dos diversos setores empresariais consolidadas em um único sistema, torna-se de certa forma fácil de analisar-se o processo empresarial como um todo. Neste sentido, pode-se, por exemplo, detectar falhas que ocorrem no gerenciamento do estoque por motivos diversos, responsáveis por prejuízos financeiros significativos. Consideram que, com a implantação de um sistema ERP em uma dada organização, redução de custos

4 podem ser geradas, além de otimização do fluxo de informações e processos decisórios. Afirmam que esta ferramenta de gestão empresarial interna tem como principal objetivo a integração de toda uma organização e seus respectivos departamentos por meio do armazenamento de informações colhidas em todos os setores empresariais e pode ser submetida a possíveis inovações, em busca de melhor eficiência operacional oferecida. Já Cruz (2011) afirma que ocorreu no Brasil nos últimos anos uma verdadeira revolução no segmento da gestão empresarial, onde praticamente todas as grandes empresas nacionais e multinacionais já implantaram sistemas ERP e, recentemente, até mesmo as pequenas e médias empresas buscaram tal implantação como forma de sobreviverem no mercado competitivo em que atuam. A autora recorda que muitas empresas apresentam falhas em processos de comunicação internos em seus departamentos, fato que pode gerar graves prejuízos financeiros e perda de tempo gradativa para ações empresariais cotidianas diversas. Em sua ótica, nota-se que a eficácia de um sistema interno de gestão empresarial é diretamente responsável pela otimização de processos de negócios diversos e sua respectiva administração Definições Valeretto Júnior (2005) define um sistema ERP como sistemas de informação integrados, adquiridos na forma de pacotes de software comerciais com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma dada empresa, sejam estas operações administrativas, financeiras, contabilidade, administração de recursos humanos, vendas, entre outras. Em seu ponto de vista, estes sistemas são geralmente divididos em módulos que se comunicam e atualizam uma mesma base de dados central, de modo que informações alimentadas em um único módulo são instantâneamente disponibilizadas para os demais módulos que podem delas depender. Completa que sistemas ERP permitem a utilização de ferramentas de planejamento que podem analisar o impacto de decisões de operações empresariais por toda a empresa.

5 Cruz (2011) completa que um sistema ERP apresenta-se como um pacote de software padrão em grande escala desenvolvido para cumprir as exigências do negócio de diversos usuários. Em sua opinião, esta tecnologia cobre soluções administrativas para o controle de contabilidade de gerência, seja diretamente relacionada à área de recursos humanos, fábrica, logística ou vendas, onde módulos podem ser integrados, uns aos outros, por meio de uma base de dados central. A autora ainda ressalta que um sistema ERP pode possuir dois conjuntos básicos de módulos: um, relativo a atividades-fim ou verticais de uma empresa, como engenharia, por exemplo, controle de manufatura, gestão da produção e qualidade; e outro, o qual se apresenta como um conjunto de apoio a atividades-meio, orientado para administração da organização como um todo, abrangendo áreas como contabilidade, finanças, custos, recursos humanos, gestão de estoques, vendas e distribuição. Em seu ponto de vista, estes dois conjuntos quando interligados e suportados por plataformas de dados formam a estrutura básica de um sistema ERP que deve refletir, de forma permanente, as políticas e estratégias do negócio em questão Características básicas Para Mendes e Escrivão Filho (2002), a adoção de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) pode afetar diretamente dimensões diversas de uma dada empresa, sejam estas culturais, organizacionais ou, evidentemente, tecnológicas. Ressaltam que estes tipos de sistemas passam a controlar toda a empresa, desde a área da produção até o sistema financeiro da organização, registrando e processando cada novo fato em uma engrenagem corporativa, fazendo com que a informação seja distribuída de forma clara e segura, em tempo real. Os autores argumentam que ao adotar-se um sistema ERP em uma dada empresa, o objetivo básico no presente momento não é colocar o software em produção, mas sim melhorar urgentemente os processos de negócio usando e desfrutando-se da tecnologia da informação. Completam afirmando que mais do que uma mudança de tecnologia, a adoção deste sistema implica gradativamente em um processo de mudança organizacional.

6 Em análise similar, Rocha Junior e Morais (2009) complementam que os pacotes de software ERP difundiram-se de forma abrangente em grandes corporações acompanhando o processo evolutivo dos recursos disponibilizados por modernas tecnologias, tais como hardware para servidores dedicados, sistemas gerenciadores de bancos de dados, além de redes de alta velocidade. Os autores recordam, inclusive, que, em corporações que adotam tal tecnologia, existe toda uma estrutura organizacional que oferece suporte às questões operacionais do diaà-dia no uso de tais softwares e que nos últimos anos empresas de pequeno e médio porte passaram a ter acesso às mesmas tecnologias usadas por grandes empresas, devido ao barateamento do custo de aquisição de hardware e software, fazendo com que se tornasse viável a utilização de sistemas ERP em pequenas e médias empresas. Rocha Junior e Morais (2009) argumentam também que em um cenário de demanda alta por agilidade, eficiência, flexibilidade e administração de processos empresariais diversos, os sistemas ERPs surgiram em ambientes empresariais para suprir necessidades relacionadas à gestão de negócios, buscando a integração de todos os processos internos de uma empresa. Ressaltam, porém, que um sistema ERP exige de seus usuários um conhecimento mais detalhado das operações empresariais envolvidas em seu uso e que, neste contexto, cabe ao seu usuário possuir conhecimento técnico suficiente para compreender e implementar as exigências de ajustes e parametrização. Em ótica complementar, Oliveira e Ramos (2002) recordam que os sitemas ERP surgiram como promessa de solucionar problemas de gestão empresarial cada vez mais complexos, em busca do apoio na tomada de decisões. Nesse contexto, afirmam que a criação ou adoção de um sistema ERP facilita a administração dos processos cotidianos de negócios de uma empresa, mesmo com a presença de uma revolução gradual na área de gestão empresarial, a qual influenciou diretamente a aquisição e adoção de sistemas ERPs de diversos portes para diversos tipos de empresas, em busca da possibilidade de sobrevivência em mercados competitivos. Similarmente a Rocha Junior e Morais (2009), os autores estabelecem que nem sempre apresenta-se facil a implementação de um sistema ERP, seja qual for o porte de uma empresa, e que existe uma certa dificuldade no Brasil em fazer tal sistema funcionar de acordo com as necessidades demandadas e benefícios esperados/obtidos.

7 2.2 BPM Benedete Junior (2007) argumenta que a ferramenta BPM objetiva a otimização e automação dos processos de negócio de uma dada empresa por meio de tecnologias e metodologias utilizados em conjunto pelas áreas de TI e Negócios, permitindo a documentação dos processos com foco em sua visibilidade, validação, identificação e redução de riscos por meio do entendimento dos impactos dos processos antes de suas implantações, automatização da criação dos processos por meio da eliminação de tarefas manuais de implementação, comparação do resultado real dos processos por meio de indicadores de desempenho, além de identificação de melhorias nos atuais processos empresariais. Mohr, Polacinski e Molin (2011) conceituam BPM Business Process Management (administração de processos de negócios) - sob a forma de um modelo de gestão de negócios empresarial o qual apresenta uma busca constante do aperfeiçoamento em serviços oferecidos por uma dada empresa em virtude da melhoria de processos empresariais internos obtida, a exemplo de indústrias japonesas adotantes do modelo em questão. Consideram que esta teoria define um modelo apropriado para atualização de processos empresariais dentro das organizações envolvendo pessoas e desenvolvendo vantagens competitivas aparentes para uma dada empresa, alinhando os seus negócios operacionais com prioridades estratégicas. Já Raniere et al (2014) complementam que a gestão de processos de negócios (BPM) está ficando cada vez mais em evidência nas organizações contemporâneas, pois o foco administrativo em automação e gestão de processos empresariais estratégicos utilizados na melhor forma gera sempre resultados positivos. Estabelecem que empresas que não focam em seus processos administrativos não têm noção de seu potencial e que, uma vez tendo esta noção e compreendimento, passam a tomar decisões de forma mais lúcida, buscando gerenciar tais processos de forma holística e eficaz. Recordam que dentro do contexto da adoção do modelo BPM é de suma importância a análise minuciosa de como está todo o andamento organizacional com a implantação de tal metodologia,

8 pois é preciso, em sua opinião, mapear o potencial de cada processo, buscando saber o que cada um pode gerar ou não no ponto de vista da otimização constante. Em análise complementar, Mohr, Polacinski e Molin (2011) citam que as empresas contemporâneas apesar de terem evoluido bastante ao longo dos últimos anos buscando gerar valor para seus colaboradores e satisfazer sua clientela na melhor forma possível, ainda apresentam falhas processuais administrativas ou pouca atenção dedicada a este setor. Ressaltam que a importância que a gestão de processos pode ter para estas empresas implica na adoção de um modelo BPM, em busca da potencialização dos colaboradores após a implantação deste procedimento, melhor comunicação desenvolvida e administração de processos de negócio internos, os quais ditam uma empresa em sua forma operacional e denotam sua relevância em seu meio de atuação. 2.3Intranet Betarello, Junqueira Lima e Borges (2012) afirmam que a intranet apresenta-se como uma grande evolução no que se diz respeito ao acesso a documentos empresariais, por exemplo. Afirmam que a necessidade das empresas de centralizar as informações, ter controle da versão e permitir o acesso destes documentos mesmo fora da organização ou em filiais distantes fez com que surgisse a intranet, tecnologia com uma estrutura muito semelhante a da internet, a qual permite que setores de uma empresa comuniquem-se entre si, trocando todas as informações necessárias para realização de seus objetivos empresariais. Apresentam que a intranet atualmente é um recurso que permite uma empresa compartilhar informações relevantes entre seus colaboradores. Trata-de de uma rede interna de computadores baseada em protocolos web que possibilita a troca e armazenamento de informações necessárias a uma dada empresa, como por exemplo documentos diversos de gestão, normas internas, formulários de prestação de serviços diversos, preços de produtos, catálogos de estoque etc. Citam que esta tecnologia proporciona acesso restrito a documentos de forma que somente colaboradores podem ter acesso a informações neles disponibilizadas por meio de privilégios de

9 acesso, reduzindo-se a possibilidade de manipulação de tais documentos ou alteração dos mesmos, desgaste ou possível perda. Recordam também que tal ferramenta pode apresentar-se um desastre quando implantada em empresas onde não há recursos computacionais disponíveis para todos os colaboradores que necessitam acessar informações diversas. Muller (apud BETARELLO; JUNQUEIRA LIMA; BORGES, 2012) completa que a necessidade de empresas em centralizar as informações, ter controle destas e permitir o acesso destes documentos mesmo fora da organização ou em filiais distantes fez com que surgisse tal ferramenta de comunicação (intranet). Com uma estrutura muito semelhante à internet, a intranet permitiu que setores de uma empresa comunicassem entre si de forma mais facilitada, por meio de protocolos e tecnologias semelhantes. Em análise complementar, Lessmann (2000) recorda que a intranet começou a ser utilizada em meados de Define que esta tecnologia consiste em uma rede privativa de computadores que se baseia nos padrões de comunicação de dados da internet pública. Argumenta que o tamanho da rede não define sua classificação, mas sim o fato de destinar-se ao uso interno e particular de uma dada empresa. Neste contexto, entre os vários padrões envolvidos, o autor cita o protocolo TCP/IP o qual é um protocolo de rede que permite que um computador endereçe e envie dados de forma confiável a outro computador. Além disso, são utilizados nesta rede os protocolos FTP para transmissão de arquivos, o SMTP que é a base do correio eletrônico ( ) e o MIME, que consiste em um padrão que define formatos binários como por exemplo imagens gráficas e arquivos de audio para transmissão por correio eletrônico, por exemplo. Muller (apud BETARELLO; JUNQUEIRA LIMA; BORGES, 2012) completa que a diferença entre internet e intranet não é de caráter tecnológico, em sua opinião. Para este autor, a verdadeira diferença está nos seguintes fatores: a) escopo de acesso; b) a forma de como estas tecnologias são utilizadas para comunicação; c) os objetivos das partes que estão se comunicando.

10 3 METODOLOGIA Após entrevista direta com o proprietário da empresa estudo de caso XY Projetos Temáticos, concluiu-se que os prejuízos acumulados nos últimos anos foram diretamente consequentes de má administração interna, falta de controle, ausência de um programa de gestão de estoque eficaz e falha na comunicação interna entre os departamentos. Optou-se, então, a pesquisar inicialmente sistemas ERPs disponíveis em forma gratuita ou paga para implantação imediata e análise de resultados, aliando a implantação do sistema de gestão à melhoria da comunicação interna por meio da adoção da técnica intranet e remodelagem de processos empresais internos com uso da técnica BPM. 4 DESENVOLVIMENTO Após pesquisas realizadas, foi escolhido para experimentações iniciais o software Freedom ERP. Trata-se de um software livre para atividades de gestão empresarial interna que pode ser utilizado em estabelecimentos comerciais, varejistas, atacadistas e industriais. Dividido em vários módulos, busca atender a diversas necessidades de empresas em diferentes áreas de atuação. Fonte: <https://www.google.com.br/search?q=freedom+erp>

11 Buscou-se também neste projeto desenvolver um trabalho de remodelagem de processos internos empresariais em busca de sua otimização com o uso da técnica BPM por meio do software BizAgi Process Modeler. A empresa cedeu ao grupo de trabalho uma idealização de seus processos empresariais cotidianos que puderam ser apresentados em forma mais otimizada, baseados em forma de um diagrama de processos empresariais dividos em camadas distintas, cada uma delas representando um departamento da empresa. Escopo original:

12 Processo otimizado:

13 4.1 Análise financeira Em um intervalo de tempo de 1 ano ( ), com a implantação deste software de gestão empresarial interna aliada a implantação de uma rede intranet de comunicação interna entre os departamentos e remodelagem de processos empresariais internos, obteve-se, significativamente reduções de prejuízos financeiros e melhoria da administração como um todo. Balanço Financeiro 2013 Empresa XY Projetos Temáticos Ativo Circulante Passivo Circulante Caixa e Bancos 2.612,00 Fornecedores ,00 Aplicações Financeiras ,00 Impostos e Contribuições ,00 Contas a Receber ,00 Salários ,00 Estoques ,00 Outras Contas a Pagar 9.347,00 Total do Ativo Circulante ,00 Total do Passivo Circulante ,00 Realizável a Longo Prazo 3.095,00 Exigível a Longo Prazo ,00 Permanente Patrimônio Líquido Participações ,00 Capital Social Realizado ,00 Imobilizado ,00 Lucros Acumulados ,00 Total do Ativo Permanente ,00 Total do Patrimônio Líquido ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo ,00 Neste período, a empresa XY Projetos Temáticos ainda não possuia um sistema de gestão interna empresarial e não possuia um controle efetivo de seu estoque também. Devido falta de otimização em processos internos empresariais e

14 falha na comunicação interna entre os departamentos da empresa, muitas tarefas eram feitas de forma mais mecanizada, trabalhosa e demorada, fazendo com que a empresa consumisse um tempo maior para sua realização. Devido falta de controle interno a empresa obteve muitos prejuízos financeiros como por exemplo compras desnecessárias de materiais devido falta de informações precisas nos relatórios de pedido de compra de materiais, por exemplo, fato que gerou um gasto maior com fornecedores neste intervalo de tempo. Balanço Financeiro 2014 Empresa XY Projetos Temáticos Ativo Circulante Passivo Circulante Caixa e Bancos 2.612,00 Fornecedores ,00 Aplicações Financeiras ,00 Impostos e Contribuições ,00 Contas a Receber ,00 Salários ,00 Estoques ,00 Outras Contas a Pagar 1.017,00 Total do Ativo Circulante ,00 Total do Passivo Circulante ,00 Realizável a Longo Prazo ,00 Exigível a Longo Prazo ,00 Permanente Patrimônio Líquido Participações ,00 Capital Social Realizado ,00 Imobilizado ,00 Lucros Acumulados ,00 Total do Ativo Permanente ,00 Total do Patrimônio Líquido ,00 Total do Ativo ,00 Total do Passivo ,00 Após a implantação de um sistema de gestão empresarial interno a empresa XY Projetos Temáticos passou a controlar melhor o seu estoque e melhorou a sua administração interna como um todo.

15 Neste contexto, a empresa passou a ter um gasto menor com fornecedores devido melhor administração na área de compras e seus departamentos internos passaram a comunicar-se de forma mais eficaz por meio da implantação de uma rede interna de intranet, fato que contribuiu para redução de prejuízos acumulados por comunicação ineficaz e, consequentemente, informações errôneas transmitidas. A implantação da otimização de seus processos empresariais internos contribuiu para redução de gastos com o quadro de funcionários da empresa, o qual pôde ser reduzido, fazendo com que um único colaborador pudesse desenvolver mais funções e obter um melhor aproveitamento do seu tempo operacional. 5 CONCLUSÃO Conclui-se por meio deste estudo que a implantação de um sistema de gestão empresarial interno ERP - aliada às técnicas de BPM para otimização de processos internos de negócio e intranet para melhoria da comunicação interna entre os departamentos de uma empresa pode proporcionar resultados satisfatórios diretamente relacionados à administração interna como um todo e gestão financeira, incluindo redução de prejuízos e otimização de gastos. 6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BENEDETE JUNIOR, Antonio Carlos. Roteiro para a definição de uma arquitetura SOA utilizando BPM (MBA em tecnologia da informação) Universidade de São Paulo, São Paulo, Disponível em: <>. Acesso em: 24 set BETARELLO, Iago Colbacho; LIMA, Francisco Junqueira; BORGES, Leandro. Intranet: uma ferramenta colaborativa para gestão e distribuição de documentos na empresa. Revista Eletrônica de Sistemas de Informação e Gestão Tecnológica - Centro Universitário de Franca. v. 02, n. 01, Disponível em: <>. Acesso em: 09 out CRUZ, Vera Lucia. Avaliação de benefícios de pós-implantação de sistemas ERP no fornecimento da informação contábil, financeira e operacional em

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