POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES GALP ENERGIA, SGPS, S.A.

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1 POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES GALP ENERGIA, SGPS, S.A.

2 1. INTRODUÇÃO A Galp Energia baseia o exercício da sua atividade em princípios de lealdade, correção, honestidade, transparência e integridade, com pleno respeito pela Lei e pelas melhores práticas internacionais que lhe sejam aplicáveis, tendo desenvolvido mecanismos que asseguram a aplicação destes princípios e destas boas práticas de gestão no conjunto das empresas do Grupo. Entre as medidas adotadas encontram se as que atuam ao nível da prevenção de atos incorretos ou irregulares, como o Código de Ética e a Política de Combate à Corrupção e respetivos procedimentos auxiliares, já aprovados e implementados na Galp Energia e Sociedades Participadas. 2. ENQUADRAMENTO Nos termos da alínea j) do número 1 do artigo 8º e das alíneas g) e h) do número 2 do artigo 9º do Regulamento do Conselho Fiscal da Galp Energia, em conformidade com a alínea j) do número 1 do artigo 420º do Código das Sociedades Comerciais, faz parte das competências do Conselho Fiscal, enquanto órgão social responsável pela fiscalização da Sociedade, receber as comunicações de irregularidades apresentadas por acionistas, colaboradores da Sociedade ou outras entidades, assim como registar, por escrito, as denúncias recebidas, bem como todas as verificações, fiscalizações e diligências feitas e os procedimentos definidos com vista à regularização das irregularidades detetadas. Para apoiar a intervenção do Conselho Fiscal em matéria de comunicação de irregularidades, e seu processamento subsequente, é criado o Gabinete de Apoio ao Conselho Fiscal (GACF). Sem prejuízo do que venha a ser disposto no Regulamento da atuação deste Gabinete, o Conselho Fiscal: registará por escrito e apreciará mensalmente as comunicações de irregularidades recebidas, decidindo sobre o seu arquivamento, prosseguimento do processo através da abertura e instrução de um processo de averiguação ou encaminhamento para as áreas e comissões internas com responsabilidade na matéria, a quem poderá propor os procedimentos que tenha por aconselháveis; registará por escrito as diligências tomadas e os procedimentos definidos ou propostos com vista à resolução das irregularidades detetadas; elaborará um relatório final do processo de averiguação; informará semestralmente o Conselho de Administração e a Assembleia Geral, a quem dará conhecimento das irregularidades detetadas e dos procedimentos a que as mesmas deram lugar. 2 de 6

3 3. OBJETIVO A presente Política de Comunicação de Irregularidades da Galp Energia destina se a regular o procedimento de comunicação de irregularidades criado em linha com a recomendação da CMVM. A Política de Comunicação de Irregularidades tem como objetivo permitir que qualquer acionista, colaborador, cliente ou fornecedor possa comunicar livremente quaisquer irregularidades que detetem ou de que tenham conhecimento ou fundadas suspeitas, ocorridas na Galp Energia ou nas Sociedades Participadas, em particular no que respeita ao cumprimento da legislação vigente, das normas e regulamentos internos, do Código de Ética e da Política de Combate à Corrupção e Procedimentos Auxiliares, conforme previsto no número 6 do presente documento. A presente Política visa permitir facilitar a identificação precoce de atos daquela natureza para evitar situações mais gravosas e penalizantes para a Galp Energia ou Sociedades Participadas, para os seus acionistas, para os seus clientes, para os seus fornecedores e para os seus colaboradores. Assim, qualquer das entidades acima referidas pode não só comunicar livremente as suas preocupações ou suspeitas de comportamentos incorretos, irregulares ou eventualmente ilícitos, como ajudar a detetar precocemente estes atos e impedir a respetiva consumação. 4. AMBITO DE APLICAÇÃO OBJETIVO Para efeitos da presente Política, consideram se irregularidades todos os atos ou omissões, dolosos ou gravemente negligentes, que sejam imputados à conduta de colaboradores da Galp Energia e Sociedades Participadas no exercício dos seus cargos profissionais, que violem: i) a legislação, normas ou regulamentos vigentes; ii) o Código de Ética e da Política de Combate à Corrupção e Procedimentos Auxiliares; iii) as boas práticas de gestão; em todos os casos por referência aos domínios da contabilidade, controlos contabilísticos internos, auditoria, luta contra a corrupção e o crime financeiro. 5. ÂMBITO DE APLICAÇÃO SUBJETIVO A Política de Comunicação de Irregularidades da Galp Energia aplica se à Galp Energia e a todas as Sociedades Participadas. Para efeitos da presente Política, consideram se Sociedades Participadas aquelas em que a Galp Energia 3 de 6

4 detém direta ou indiretamente 50% ou mais do capital social ou nas quais exerce o controlo ou o mandato de gestão. Deste modo, os representantes da Galp Energia em tais Sociedades Participadas deverão promover nessas Sociedades a adoção de medidas tendentes à aplicação desta Política. Para efeitos da presente Política, a noção de colaboradores inclui todos os membros dos órgãos sociais, dirigentes, trabalhadores e prestadores de serviços da Galp Energia; por clientes deve entender se pessoas singulares ou coletivas a quem as Sociedades Participadas fornecem os seus produtos ou prestam os seus serviços; por fornecedores deve entender se as pessoas singulares ou coletivas que fornecem produtos ou prestam serviços às Sociedades Participadas, incluindo se neste conceito, entre outros, os intermediários, agentes, subcontratados e consultores. 6. PRINCÍPIOS A Política de Comunicação de Irregularidades da Galp Energia obedece aos seguintes princípios: qualquer participação remetida ao Conselho Fiscal da Galp Energia será mantida estritamente confidencial, sendo as comunicações eletrónicas automaticamente encriptadas. A segurança da informação recebida e dos respetivos registos encontra se assegurada por normas internas da Galp Energia (Normas Regulamentares sobre a Política de Segurança da Informação da Galp Energia de 6 de setembro de 2013, e ainda sobre a Política de Proteção da Galp Energia, de ), em conformidade com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados e segurança de informação (Lei nº 67/98, de 26 de outubro); o tratamento de dados pessoais no âmbito da Política de Comunicação de Irregularidades é realizado ao abrigo da Autorização n.º 5466/2013, conferida pela Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) em , cujas condições e limites são os fixados na referida Autorização e na Deliberação n.º 765/2009 da CNPD; a garantia da confidencialidade não dispensa a identificação do autor da comunicação, de acordo com o princípio salutar de responsabilidade na prestação da comunicação; só muito excecionalmente serão admitidas comunicações anónimas; a informação comunicada ao abrigo da presente política será utilizada apenas para as finalidades nela previstas; o presente mecanismo de comunicação de irregularidades tem natureza voluntária, pelo que a sua não utilização não acarreta consequências; é assegurado à pessoa identificada pela denúncia o direito de informação sobre a entidade responsável, os factos denunciados e a finalidade do tratamento, bem como o direito de acesso e retificação aos dados pessoais; 4 de 6

5 a Galp Energia garante que as entidades indicadas no número 3 que comuniquem a prática de qualquer irregularidade, uma mera suspeita ou forneça alguma informação no âmbito da investigação de comunicações de irregularidades apresentadas, não serão sujeitas a qualquer ação de retaliação, intimidação ou discriminação, incluindo ação disciplinar ou retenção ou suspensão de pagamentos; a utilização abusiva ou de má fé do mecanismo de comunicação de irregularidades é suscetível de originar procedimento disciplinar ou judicial caso a conduta o justifique; em caso de arquivamento liminar do processo, o Conselho Fiscal assegurará a destruição da informação comunicada e recolhida. Quando não haja lugar a procedimento disciplinar ou judicial, os dados serão destruídos no prazo de 6 meses a contar da conclusão do processo. 7. PROCEDIMENTO DE COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES A comunicação de irregularidades na Galp Energia ou Sociedades Participadas realizadas por qualquer acionista, colaborador, cliente ou fornecedor deverá ser efetuada por escrito, através de correio eletrónico ou carta dirigidos ao Conselho Fiscal, para os seguintes endereços reservados a este Órgão Social Endereço Eletrónico: Endereço Postal: Conselho Fiscal da Galp Energia, SGPS, S.A. Edifício Galp Energia, Torre A Rua Tomás da Fonseca Lisboa As comunicações de irregularidades devem: adotar um formato que garanta a sua confidencialidade até à receção pelo Gabinete de Apoio ao Conselho Fiscal da Galp Energia; identificar o autor, mencionando expressamente se pretende manter a confidencialidade da sua identidade; conter uma descrição de todos os factos e informações que possam suportar a apreciação da irregularidade comunicada. Para os efeitos previstos neste documento, o contacto com o Conselho Fiscal da Galp Energia só é possível através dos canais de comunicação atrás referidos, sem prejuízo da possibilidade de este Órgão solicitar contactos presenciais necessários ao apuramento das informações recebidas. O colaborador que tenha denunciado irregularidades fica obrigado a prestar ao Conselho Fiscal da Galp Energia todas as informações de que disponha e a colaborar no processo de investigação. 5 de 6

6 8. DISPOSIÇÕES FINAIS A presente Política de Comunicação de Irregularidades foi aprovada em reunião do Conselho Fiscal realizada no dia 17 de dezembro de 2012 e revista na reunião de 7 de novembro de 2013, ficando sujeita a divulgação interna junto de todos os colaboradores da Galp Energia e Sociedades Participadas através dos meios de comunicação normais, bem como externa através do website oficial da Galp Energia. 6 de 6

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