Código: MAP-DIPES-008 Versão: 00 Data de Emissão: 01/01/2013

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1 Código: MAP-DIPES-008 Versão: 00 Data de Emissão: 01/01/2013 Elaborado por: Gerência de Cadastro e Remuneração Aprovado por: Diretoria de Gestão de Pessoas 1 OBJETIVO Este Manual define critérios e procedimentos para gerir ações inerentes aos registros funcionais e consequente pagamento mediante inclusão em folha, observados os aspectos legais pertinentes e as políticas e diretrizes do Tribunal de Justiça do Estado do Acre. 2 DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA Constituição Federal de 1988; Lei Orgânica da Magistratura Nacional LOMAN Lei Complementar nº 35/79; Regimento Interno do TJAC; Lei Complementar nº 39/93 Dispõe sobre o Estatuto dos Servidores Públicos Civil do Estado do Acre, das Autarquias e das Fundações Públicas, instituídas e mantidas pelo Poder Público; Lei Complementar nº 105/02 Institui o Plano de Carreiras, Cargos e Remuneração dos Servidores do Poder Judiciário do Estado do Acre e dá outras providências ; e Lei Complementar nº 154/05 Legislação Previdenciária referente ao benefício de aposentadoria do Regime Próprio de Previdência. Lei Complementar nº 221/ Dispõe sobre o Código de Organização e Divisão Judiciário do Estado do Acre e dá outras providências. 3 ORIENTAÇÕES GERAIS Para efeito deste manual, o termo processo de gerenciamento de folha de pagamento abrange as seguintes atividades especificadas abaixo: Tipo Atividades Conceito/Finalidade Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 1/12

2 Tipo Subsídio/vencimento Ressarcimento Restituição Consignação Horas Extras Férias Ajuda de Custo Exoneração Demissão Absenteísmo Substituição Benefícios Vantagens pecuniárias Contracheque Nomeação Atividades Conceito/Finalidade É o valor base pago ao magistrado e ao servidor como contraprestação pelos serviços prestados. É a reparação pecuniária do dano oriundo do ato ilícito. Devolução de valores descontados equivocadamente. Descontos em folha de pagamento que se distinguem entre as consignações facultativas e as consignações compulsórias lançados no contracheque. Hora extra, hora suplementar ou hora extraordinária é a atividade laboral realizada após jornada normal de trabalho, limitada a duas horas diárias. Período anual de descanso remunerado, que corresponde a 60 (sessenta) dias para magistrado e 30 (trinta) dias de afastamento para servidor. Verba indenizatória, de natureza eventual, devida ao magistrado ou servidor que, no interesse da Administração, seja deslocado para servir em nova sede, com mudança de domicílio permanente. Desligamento a pedido do servidor ou magistrado ou de ofício quando se tratar de servidor ocupante de cargo efetivo ou comissionado, formalizada mediante publicação no Diário da Justiça. Penalidade aplicada ao servidor nos casos previstos na legislação vigente, em consequência de Processo Administrativo. Ausência injustificada do servidor ou magistrado no serviço público. Vencimento ou gratificação paga ao servidor substituto, na proporção dos dias de efetiva substituição. São garantias mínimas para subsistência dos segurados e dependentes, previstas em lei. São acréscimos ao vencimento do servidor, concedidas a título definitivo ou transitório. Extrato mensal discriminando créditos, débitos e o valor líquido de magistrados, servidores e pensionistas. É o provimento dos cargos efetivos mediante Portaria. 4 ELABORAR FOLHA DE PAGAMENTO Diretoria Regional recebe das unidades organizacionais os documentos necessários à elaboração da folha de pagamento (folha de frequência, comunicado de alteração de férias, atestado médico, portaria etc.); Registra no sistema para inclusão em folha de pagamento; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 2/12

3 o No caso de alteração de férias, encaminha o comunicado de alteração de férias à Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD). GECAD recebe a documentação e elabora a folha de pagamento mensal observando, nomeações, frequência, gratificações, terço constitucional de férias, décimo terceiro salário, pensões, horas extras, substituições, ressarcimento, restituições, indenizações, rescisões, imposto de renda, consignações e pagamentos diversos: o O prazo para a GECAD receber documentos, para inclusão ou exclusão da folha de pagamento, é até o dia 10 de cada mês. Os documentos recebidos a partir dessa data são transferidos automaticamente para a folha do mês subsequente; e o No caso de existir um número significativo de pagamentos pendentes de regularização ou/ que exijam urgência, a GECAD pode elaborar uma folha de pagamento suplementar. A confecção da folha suplementar deve ocorrer até uma semana após a elaboração da folha de pagamento mensal. Após a conclusão da folha de pagamento, a Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD) elabora os contracheques de magistrados, servidores e pensionistas e disponibiliza na intranet (Portal do Magistrado e Portal do Servidor); Em regra, os contracheques estarão disponíveis a partir do dia 20 de cada mês; e O contracheque exibido no Portal do Servidor e do Magistrado permite a impressão no formato oficial, sendo válido para quaisquer fins, inclusive apresentação a bancos ou outras instituições. 4.1 Registrar consignações Todas as empresas de financiamento, crédito e investimento ou associações e sindicatos devem estar credenciados no TJAC para poder oferecer crédito consignado aos servidores e magistrados ou realizar descontos de mensalidades; O credenciamento deve ser feito na entidade em que o interessado se filiar, sendo após enviada à GECAD a filiação do novo associado, por escrito, para desconto da Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 3/12

4 mensalidade em folha, acompanhada de cópia do documento em que o interessado formalmente autoriza os respectivos descontos; A cada fornecimento de crédito ou associação do servidor ou magistrado a um serviço as empresas credenciadas devem preencher o formulário Autorização para Desconto em Folha de Pagamento (FOR-DIPES ), obter a assinatura do servidor autorizando o desconto dos valores na folha de pagamento e entregar o formulário na Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD), quando não for possível a realização da operação mediante sistema eletrônico de controle de consignações: o GECAD verifica na folha de pagamento se existe margem consignável para incluir o desconto em folha, no caso de magistrado; o No caso de inexistência de margem, GECAD não procede à inclusão do desconto e informa ao consignatário ou associação/sindicato. Quando não houver sistema eletrônico de controle de consignações, a empresa responsável pela cobrança envia, mensalmente, até o dia 5 (cinco), o relatório Informações dos Descontos em Folha de Pagamento ; A GECAD pode excluir da folha de pagamento os valores que ultrapassem a margem consignável; Quando não houver sistema eletrônico de controle de consignações, no caso do servidor ou magistrado quitar o débito no Banco, a exclusão deve ser comunicada no relatório enviado pelo Banco; e No caso de revisão de contratos bancários, pode ocorrer suspensão de desconto consignado. 4.2 Pagar hora extra de trabalho O responsável pela unidade organizacional encaminha à Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD), por correio eletrônico, o formulário Autorização de Realização de Horas Extras (FOR-DIGPE ), acompanhado da autorização do Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 4/12

5 Presidente do TJAC, com o nome dos servidores que trabalharam no horário extra, os dias trabalhados e as horas efetuadas; GECAD calcula os valores das horas extras trabalhadas da seguinte maneira: o Para calcular o valor, a GECAD divide os vencimentos do servidor pela sua carga horária mensal e obtém o valor hora de trabalho (VHT); o Acrescenta o percentual legal de 50% (cinquenta por cento) ao VHT e obtém o valor da hora extra (VHE); o Às horas extras realizadas no período noturno (compreendido entre as 22 horas de um dia até às 5 horas do dia seguinte) é acrescido ao VHE o percentual de 25% (vinte e cinco por cento), computando-se cada hora como cinquenta e dois minutos e trinta segundos; e o Multiplica o VHE pelo número de horas extras trabalhadas e obtém o valor a ser pago. Após os cálculos, a GECAD inclui os valores a serem pagos pelas horas extras na folha de pagamento do mês subsequente ao do serviço realizado e procede as anotações pertinentes; e Não é devido pagamento de horas-extras a servidores que exerçam cargo em comissão ou função de confiança. 4.3 Pagar férias Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD) verifica mensalmente a escala de férias das unidades organizacionais e inclui o pagamento do adicional correspondente a 1/3 (um terço) da remuneração, sendo que eventuais acertos em razão de reajustes ou decréscimos de remuneração serão processados na folha do mês do respectivo usufruto; É vedado levar à conta de férias qualquer falta ao serviço; e Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 5/12

6 No caso de alteração do período de férias, sem usufruto de qualquer período, o terço constitucional de férias recebido é descontado dos valores a serem recebidos na folha subsequente. 4.4 Ajuda de custo Servidor O servidor que, no caso de interesse do serviço, for removido de ofício, redistribuído, ou requisitado, para ter exercício em nova sede (município), com mudança de domicílio em caráter permanente, pode solicitar ajuda de custo para compensar as despesas de instalação (deslocamento); O servidor nomeado em cargo em comissão, ad nutum, com mudança de domicílio também pode solicitar ajuda de custo (art. 61 Lei nº 39/93); Para a concessão do auxílio, o servidor deve anexar cópia do ato/portaria de remoção, redistribuição ou requisição do servidor, e outros documentos (recibo de transportadora, passagem ou ticket passagem etc.), utilizando o formulário Ajuda de Custo (FOR-DIPES ) e encaminhar a Diretoria Regional a que estiver vinculado; Diretoria Regional, após a conferência da documentação, registra e autua a solicitação no sistema; Informa no processo, aprecia e decide sobre o pedido, observando a legislação aplicável; Notifica o requerente e certifica sobre a decisão da solicitação; No caso de solicitação indeferida, aguarda o prazo de 30 (trinta) dias contados a partir da data da notificação para eventual pedido de reconsideração ou recurso, salvo se o requerente dispensar o prazo para recorrer; Certificada a tempestividade do pedido de reconsideração, Diretor Regional decide sobre o recurso no prazo máximo de 30 (trinta) dias; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 6/12

7 Havendo recurso, a Diretoria Regional recebe, certifica sua tempestividade e encaminha os autos ao Conselho da Justiça Estadual; No caso de reforma da decisão pelo COJUS, os autos devem ser encaminhados à Diretoria Regional para as providências cabíveis; Diretoria Regional encaminha os processos deferidos para a GECAD para as providências necessárias (inclusão em folha de pagamento, anotação e arquivamento); Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD), depois de deferido o pedido de pagamento da ajuda de custo, procede à inclusão em folha de pagamento do valor deferido e arquiva o processo; Caso o servidor não se apresente na nova sede, no prazo de 30 (trinta) dias, injustificadamente, a ajuda de custo deve ser restituída; Caso ocorra falecimento de pessoa da família do servidor, na nova sede, este deve solicitar ajuda de custo e transporte para localidade de origem, dentro do prazo de 1 (um) ano, contado do óbito; O cálculo da ajuda de custo deve ser sobre a remuneração do servidor, não podendo exceder a importância correspondente a 3 (três) meses de salário; e Não será concedida ajuda de custo ao servidor que se afastar do cargo, ou reassumilo, em virtude de mandato eletivo. Magistrado Ao magistrado, quando promovido ou removido voluntariamente, será concedida ajuda de custo para mudança em valor equivalente a trinta por cento do subsídio mensal que estiver percebendo por ocasião da promoção ou remoção, para compensar despesas de viagem e instalação própria e da família, com imóveis e bagagens, na nova sede em que deverá exercer a sua função jurisdicional. No caso de remoção e de promoção que não importem em mudança da sede da Comarca, não terá o magistrado direito a percepção da vantagem. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 7/12

8 O juiz de direito substituto fará jus a ajuda de custo para mudança quando: o for lotado em Circunscrição Judiciária diversa daquela anteriormente vinculado; o for designado para exercer a titularidade em Comarca da mesma Circunscrição. O magistrado preenche o formulário Ajuda de Custo (FOR-DIPES ), junta os documentos comprobatórios de sua remoção ou promoção e encaminha à Presidência para análise e posterior deferimento. 4.5 Pagar verbas rescisórias Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD) recebe a informação do desligamento/exoneração/demissão e procede ao cálculo de eventuais verbas rescisórias de magistrados e servidores, quando desligados do cargo; Para calcular os valores devidos de verbas rescisórias, a GECAD verifica se existem pendências no cadastro (exemplo: faltas, relatório de viagem etc.), com base no registro funcional; Realiza os cálculos observando o seguinte: o Gratificação natalina proporcional aos meses de exercício no ano civil, calculada com base na remuneração do cargo no mês de exoneração (a fração igual ou superior a 15 dias será considerada como mês integral); o Indenização relativa ao período de férias a que tiver direito e ao incompleto (base ano civil), na proporção de 1/12 (um doze avos) por mês de efetivo exercício ou fração superior a 14 (quatorze) dias, calculadas com base na remuneração do cargo no mês em que for publicado o ato exoneratório; e o Substituições, plantões, licenças e recesso não usufruídos. A GECAD, após calcular o valor das verbas rescisórias, encaminha o processo ao Diretor da DIPES para decisão; Após a decisão do Diretor, a GECAD notifica o requerente, certifica a notificação, bem como o esgotamento do prazo para recurso, quando for o caso, e encaminha o processo à Diretoria de Finanças para verificar disponibilidade financeira; Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 8/12

9 No caso de deferimento parcial ou indeferimento do pedido, e após a notificação do requerente, a GECAD aguarda o prazo de 30 (trinta) dias para eventual pedido de reconsideração ou recurso, salvo se o requerente dispensar o prazo para recorrer; Certificada a tempestividade do pedido de reconsideração, compete ao Diretor da DIPES decidi-lo (art. 156 da LC n. 39/93), no prazo máximo de 30 (trinta) dias; Havendo recurso, a GECAD recebe, certifica sua tempestividade e encaminha os autos ao Conselho da Justiça Estadual (COJUS); No caso de reforma da decisão pelo COJUS, os autos devem ser encaminhados à GECAD, que o encaminhará à Diretoria de Finanças; e No caso de exoneração, o pagamento das verbas rescisórias deve ser realizado em até 90 dias após o ato de exoneração. 4.6 Pagar valores de substituição Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD) após receber cópia do ato de substituição, calcula o valor a ser pago ao servidor substituto, na proporção dos dias de efetiva substituição e procede à inclusão em folha de pagamento. 4.7 Registrar frequência A Diretoria Regional encaminha para GECAD, até o dia 05 (cinco) do mês subsequente, a planilha Controle de Frequência (FOR-DIGPE ); e Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD), observando o controle de frequência, realiza o desconto em folha das faltas injustificadas de magistrados e servidores. 4.8 Pagar benefícios e vantagens pecuniárias Os benefícios ou as vantagens pecuniárias são incluídos em folha de pagamento pela GECAD, depois de deferidos. 5 GESTÃO DO PROCESSO Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 9/12

10 Diretoria Regional consolida durante o mês nas planilhas existentes os indicadores dos processos realizados na sua unidade e encaminha para a Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD); Gerência de Cadastro e Remuneração (GECAD) consolida durante o mês nas planilhas existentes os indicadores dos processos realizados na sua unidade e junta com os indicadores recebidos da Diretoria Regional; GECAD encaminha para a Gerência de Processos (GEPRO), até o quinto dia útil de cada mês, o resultado consolidado dos indicadores; Acompanha regularmente os indicadores para verificar tendências nas demandas e possibilitar o gerenciamento da equipe; Realiza, a cada dois meses, Reunião de Equipe (RE) para discutir questões relacionadas à melhoria e à gestão do processo; A RE é documentada para evidenciar a análise dos processos; e Arquiva os formulários nas respectivas pastas e realiza o controle de sua temporalidade. 6 INDICADORES Nome Fórmula Período de apuração Fonte Folhas suplementares Total de folhas suplementares por mês Mensal Sistema Lançamentos em folha suplementar % de horas extras pagas % de servidores com descontos em folha % médio de endividamento do servidor Absenteísmo Total de lançamentos em folha suplementar folha (Total de horas extras solicitadas)/(quantidade de horas extras pagas) (Total de servidores com desconto em folha)/ (Total de servidores) (Somatório dos percentuais de endividamento de cada servidor)/(total de servidores endividados) (Total de servidores que faltaram ao trabalho no mês por unidade organizacional)/(total de servidores em cada unidade organizacional) Mensal Mensal Mensal Mensal Mensal Sistema FOR-DIPES FOR-DIPES FOR-DIPES FOR-DIPES Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 10/12

11 Nome Fórmula Período de apuração Fonte (Total de ausências ao trabalho de cada servidor faltante no mês)/(total de servidores faltantes no mês) Mensal FOR-DIPES % de motivos de faltas ao trabalho (Total de ausências ao trabalho no mês, classificadas por motivo)/(total de ausências ao trabalho no mês) Motivo FOR-DIPES REGISTROS Identificação Armazenamento Tempo de Guarda Destinação Autorização para Desconto em Folha de Pagamento (FOR-DIPES ) Pasta A/Z Permanente Arquivo Geral Banco de Dados Autorização para Realização de Horas Extras (FOR-DIPES ) Pasta A/Z Permanente Arquivo Geral Banco de Dados Ajuda de Custo (FOR-DIPES ) Pasta A/Z Permanente Arquivo Geral Banco de Dados Controle de Frequência (FOR-DIPES ) Pasta A/Z Permanente Arquivo Geral Banco de Dados 8 ANEXOS Anexo 1 - Fluxograma do processo elaboração da folha de pagamento. Anexo 1: Fluxograma do processo de elaboração da folha de pagamento. Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 11/12

12 Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Acre Resolução do Tribunal Pleno Administrativo n o 166/2012 Pág: 12/12

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