PinkReady TM Product Awareness Session

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1 PinkReady TM Product Awareness Session Are you ready for change? Daniel Andrade, PMP Service Manager, ITIL Expert Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

2 Agenda Necessidade de um Framework de Mudança Organizacional O que é o PinkReady? 8 passos de Kotter Avalie seu projeto Liderando a Mudança ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 2

3 A necessidade de um framework de Mudança Organizacional Princípios da Mudança Organizacional: Cultura Cultura organizacional Conjunto de valores compartilhados e normas variam. É necessário se adequar a cada caso. Liderança versus Gestão Líderes = visão, evangelistas, motivadores Gerentes = estratégia, plano, executores Corações e mentes A cenoura Aderência dos empregados A espora Recomendações: Avalie sua prontidão para mudança organizacional Adote um framework de mudança organizacional Integre este framework como parte do seu projeto de mudança ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 3

4 O que é o PinkReady? Um Framework de Mudança Organizacional Objetivo: Apoiar as organizações a planejarem e conduzirem a mudança organizacional durante suas iniciativas de gerenciamento de serviços Quando? Na fase de planejamento do seu projeto Em pontos chave dos projetos de melhoria de processos ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 4

5 Por que PinkReady? Envolver não apenas a modelagem dos processos, mas trazer as pessoas para a ação Alguns dos principais desafios de implantação são relacionados às questões com pessoas. É necessário planejar e liderar a mudança organizacional Compreender os passos críticos para o sucesso da mudança organizacional Gerenciar riscos e oportunidades da mudança organizacional ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 5

6 Liderando a Mudança:Frameworks Modelo: John P. Kotter (Professor Harvard University) Estudo de 100 organizações menos de 15 gerenciaram com sucesso um esforço de transfromação 8 razões comuns para falha Traduzidas para 8 fatores críticos de sucesso ou estágios para uma transformação bem sucedida Validado suportado por outros modelos (David.K.Carr, Kevin J.Hard, William J Trahant): MS = V + N + M + R + F Mudança bem sucedida = Visão compartilhada + necessidade de mudar + meios práticos + sistema de recompensa + feedback para melhoria contínua ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 6

7 8 passos 1. Estabelecer senso de urgência 2. Criar coalisão de direcionamento 3. Desenvolver a visão e estratégia Kotter s Eight Steps 4. Comunicar a Visão da Mudança 5. Favorecer e apoiar ações de longo alcance e distribuídas 6. Gerar vitórias de curto prazo 7. Consolidar ganhos e produzir mais mudanças 8. Ancorar novas abordagens e estratégias na cultura ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 7

8 Avaliando seu projeto através dos 8 passos Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

9 Passo 1 Estabelecer Senso de Urgência Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

10 Senso de Urgência O que é o senso de urgência? Estamos bem como estamos Porque deveríamos mudar quando não há um problema real a ser resolvido? 50% dos projetos falham neste estágio Falta de compreensão de por que nós estamos implementando gerenciamento de serviços Re-enfatizar o senso de urgência vai sustentar o momentum Senso de urgência acordado com os patrocinadores estratégicos e não filtrado através da organização ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 10

11 Avalie Seu Projeto Senso de Urgência: Nós não podemos continuar como estamos, precisamos fazer este projeto Eu compreendo que nós precisamos mudar para atingir nossos objetivos de projeto É necessário para sua organização atingir os objetivos do projeto ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 11

12 Passo 2 Criar Coalisão de Direcionamento Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

13 Por que é tão importante uma Coalisão de Direcionamento? A Coalisão de Direcionamento é um time poderoso o suficiente para suportar a mudança durante seu ciclo de vida Dinâmica desafiadora dos projetos ITIL: Longa duração Alto impacto em papéis, ferramentas, etc... Complexo organizações globais / multi-departamentais Um time desenhado para superar os seguintes desafios: A saída do CIO ou Patrocinador original Os projetos ITIL são engavetados ou severamente reduzidos Conflitos: Dirigido pela gerência média Driven by middle management guerras intermediárias e falta de um patrocinador geral Foco tático versus estratégico ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 13

14 Avalie Seu Projeto Coalisão de Direcionamento: O Time responsável por realizar o projeto tem influência suficiente para o trabalho de mudança Estou confiante que o time guiando este projeto vai ser bem sucedido e obter os resultados Meu gerente ativamente motiva e me inspira quanto ao projeto ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 14

15 Passo 3 Desenvoler a Visão e Estratégia Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

16 Desenvolver a Visão e Estratégia Por que precisamos criar uma visão? Mostra uma figura de aonde o gerenciamento de serviços está indo Alinha todos os envolvidos para um objetivo final dentro de um tempo especificado A Visão precisa ser: Motivacional Usada como palanque Atender as necessidades dos patrocinadores Digna de crédito por todos Amplamente divulgada ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 16

17 Avalie seu projeto Desenvolvimento da visão e estratégia: Há uma visão clara que coloca em perspectiva o que nós queremos conquistar com o projeto Eu sei o que a visão é Eu sinto motivação pela visão deste projeto ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 17

18 Passo 4 Comunique a Visão da Mudança Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

19 Comunique a Visão da Mudança Requer tempo, orçamento e apoio da alta direção multiplique seu esforço atual por 10. Desenvolva um plano e estratégia de comunicação Algumas dicas Use todas as formas disponíveis (declarações do CIO, posters, canecas, website ) Adeque a campanha para as várias audiências e públicos Repita, repita, repita Evite comunicação unidirecional invista em workshops e face a face Codifique a visão na sua estrutura organizacional (por exemplo, atribua bônus ao alcance de metas dos processos redução de incidentes, por exemplo) ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 19

20 Avalie seu projeto Comunicação da Visão da Mudança Eu posso explicar a visão em 5 minutos Em nosso departamento nos comunicamos abertamente e honestamente sobre o projeto, quaisquer preocupações são identificadas e tratadas Nós temos uma frequência de comunicação adequada ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 20

21 Passo 5 Favorecer e apoiar ações de longo alcance e distribuídas Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

22 Favoreça ações amplas Empowerment Duas definições possíveis Delegação responsabilidade de tomada de decisão para os membros dos times (assusta os gerentes e os controles financeiros) Dá ao time as ferramentas para que façam seu trabalho ITIL Grade desafio Para que o ITIL seja bem sucedido, os indivíduos precisam de empowerment para suportá-lo Empowerment pode ser: Ter o time dedicado a suportar uma iniciativa de design de processos Habilidade para autorizar mudanças menores sem o CAB A habilidade para identificar oportunidades de melhoria e serem levados a sério Empowerment = apoio da gerência, ferramentas e cultura para suportar o ITIL ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 22

23 Avalie seu projeto Empowerment para ações amplas e distribuídas Todos nós tomamos a responsabilidade de fazer as coisas relacionadas ao projeto ITIL acontecerem Eu sou apoiado para executar as atividades do projeto em equilíbrio com o dia a dia A alta gestão não pode realizar a mudança por eles mesmos, eu preciso colaborar ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 23

24 Passo 6 Gere Vitórias de Curto Prazo Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

25 Crie vitórias a curto prazo Crítico para projetos ITIL Muitos vão para a estante já que não há provas de que a iniciativa esteja entregando resultados Positivo: Vitórias de curto prazo manterão um alto senso de urgência Cria moral e evita um vão Desafios Estas vitórias precisam ser sustentáveis Para provar que houve melhoria é necessário um baseline ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 25

26 Avalie seu projeto Gerar vitórias a curto prazo Há planos para efetivar vitórias de curto prazo para que seu alinha com os objetivos do projeto Nós estamos entregando resultados de curto prazo As vitórias continuam visíveis a medida em que o projeto avança ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 26

27 Passo 7 Consolidar os Ganhos e Produzir Mais Mudanças Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

28 Desafios a esta altura: Cenário do Projeto ITIL: Mais de 1/3 caminhado no cronograma Algumas vitórias obtidas O momentum está desaquecendo Um abismo no ânimo: percebe-se claramente o tamanho da jornada. E ela é muito grande. Passo 7 = Como se consolidam os ganhos e se mantém o momentum? Como eu continuo a produzir mais mudança? ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 28

29 Avalie seu projeto Consolide os ganhos e produza mais mudança: Nós celebramos os sucessos do projeto Nós ativamente usamos novas situações oportunamente para expandir a influência do projeto Nós estamos continuamente reavaliando e reajustando ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 29

30 Passo 8 Ancorar novas abordagens na Cultura Organizacional Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

31 O que é Cultura? Conceito organizacional Cultura Organizacional é a Soma de idéias, valores corporativos, crenças, práticas e expectativas compartilhadas pelos empregados através da organização. Conceito Amplo: Normas de comportamento e valores compartilhados entre um grupo de pessoas. ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 31

32 Aderência dos Funcionários! A Aderência dos Funcionários é o grau em que eles aderem às Políticas, Processos e Procedimentos. Não espere que eles virão apenas porque você construiu o campo! Você pode mudar comportamentos, mas não pode mudar a cultura! A cultura muda uma vez que uma mudança é ancorada através das responsabilidades pessoais! Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

33 Avalie seu projeto Ancorar novas abordagens na Cultura: Nós somos mais efetivos agora porque mudamos nossa abordagem Nós isolamos comportamentos que não estão apoiando a mudança A nova abordagem é agora parte da maneira que a gente pensa e age ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 33

34 Resultado Final - Exemplo PinkReady Assessment Results 1. Sense of Urgency 5.0 Consulte a PinkElephant para conhecer a versão completa da avaliação Anchoring New Approaches Guiding Coalition Consolidating Improvements Creating a Vision Creating short term wins Communicating the Vision 5. Empowerment ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 34

35 Liderando a Mudança Cultura Organizacional Pink Elephant Leading The Way In IT Management Best Practices

36 Liderança para Transformar Humor/Energia Negação Direcionar Guiar Direcionar Estabelecer Integração Delegação Observar Monitorar Rever Raiva Explicar Clarificar Persuadir Suportar Coaching Explorar possibilidades Encorajar Colaborar Comprometer Negociação Vale Aceitação do Inevitável Elizabeth Kubler-Ross Tempo ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 36

37 Respostas comuns à mudança 10% vão suportar iniciativas de mudanças 60% são neutros esperam para ver 30% se opõem Recompense os 10% Torne os 60% indecisos em apoiadores Descubra porque os 30% se opoem ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 37

38 Mudança Cultural - Faça Determine quais valores são profundamente compartilhados pelas pessoas Avalie qual é o mau comportamento a ser transformado em bom Defina e articule quais valores devem ser aprofundados Comece a ensinar, executar e viver os valores que você quer que sejam incluídos na cultura da sua organização. James Champy ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 38

39 Mudança Cultural Não Faça Não conviva muito tempo com pessoas que se recusam a mudar o comportamento. Isto se aplica a todos os níveis. Não espere que as pessoas mudem a menos que seu trabalho e performance sejam medidos de maneira diferente Não espere que a mudança cultural ocorra imediatamente. Uma mudança cultural deve ser medida em anos, não meses. ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 39

40 Perguntas? Obrigado! Daniel Andrade ITIL is a registered trademark of the OGC the Office of Government Commerce. 40

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