Sistema Integrado de Controladoria Pós Vendas

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1 Sistema Integrado de Controladoria Pós Vendas Contabilidade Avançada Controladoria e Finanças Planejamento Estratégico Oferece O Sistema Integrado de Controladoria de Vendas, da Nóbrega s Controladoria & Sistemas, oferece uma visão completa do estudo das ferramentas de controle que auxiliam o gestor na formulação e implementação de estratégias que possibilitem a conversão do plano estratégico em medidas administrativas e operacionais que possam criar valor para a empresa. Como funciona Estipula parâmetros ou padrões de controle definidos como as referências em relação às quais a performances da organização será comparada. Uma vez definidos os padrões de controle, a Controladoria elabora a projeção agregada dos resultados de todos os setores da organização. Desenvolverá um sistema de planejamento e controle orçamentário que possibilite a elaboração de projeções e simulações, considerando diferentes cenários, dos resultados operacionais, econômicos e financeiros da organização. Assim, os resultados projetados refletirão a interação e os objetivos conflitantes existentes entre todos os subsistemas que compõem a organização. Projetados os resultados, a Controladoria elabora a análise comparativa entre os resultados e os padrões de controle previamente estabelecidos. Esta comparação objetiva apurar a existência de diferenças, denominadas desvios, entre os resultados e os padrões de controle. Após apurada a existência de desvios, a Controladoria elabora a análise da relevância, que visa apurar se os desvios são relevantes em termos de comprometimento dos objetivos organizacionais. Para isso, a Controladoria faz uso dos padrões de controle do tipo intervalo, classificando os desvios em desvios de baixa relevância (situação amarela) e desvios de alta relevância (situação vermelha). Apurado um desvio de baixa ou alta relevância, a Controladoria elabora alternativas para uma possível solução do desvio ou problema, as quais serão repassadas aos gestores responsáveis pelos diversos setores organizacionais responsáveis pela ocorrência do desvio. O Sistema através do seu controle gerencial acompanha a execução em decisões para fins de assegurar a realização das metas de acordo com as previsões. Inclui praticamente todas as atividades gerenciais voltadas para este propósito amplo. Emite relatórios que monitoram o desempenho efetivo e compara os resultados reais com os objetivos e metas.

2 Relatórios A solução Nóbrega s ao conectar dados, e transformá-los em informações relevantes, oferece recursos indispensáveis ao planejamento estratégico. Ela automatiza de forma simples e eficaz a elaboração de relatórios, analíticos, orçamentos e previsões, contribuindo para que você possa tomar decisões mais assertivas e identificar oportunidades de negócios com mais clareza. Os relatórios têm origem no PDV (on-line) e são emitidos por loja, grupo de lojas, região, por data e ou período e são formulados de acordo com as necessidades do cliente. Alguns Relatórios do Sistema Integrado de Controladoria Veja Composição de Vendas / Recebimentos Informa por modalidades as vendas e os recebimentos do movimento das lojas. Demonstrativo do Resultado do Planejamento Financeiro Fornece um instrumento gerencial para facilitar a tomada de decisões e influenciar os resultados. Análise do Lucro por Território Identifica territórios com ociosidade e problemas. Análise da Lucratividade por Produto Indica o produto menos lucrativo e a análise, implica que ações devem ser implementadas visando melhorar sua lucratividade no futuro. Análise das Variações das Vendas Controla as receitas em termos de análise das diferenças, entre as vendas reais e as vendas planejadas. PDV Posição de Vendas Apresenta a listagem por natureza de contas do movimento das lojas, com as respectivas máquinas cadastradas no Sistema. CRV Controle de Recebimento de Valores Fornece a listagem por natureza de contas, dos movimentos de valores recebidos pelas lojas. Comparativo PDV (on-line) e CRV (numerário) Compara os valores indicados nos atendimentos, com os valores creditados e remetidos pelas lojas. Comparativo PDV (on-line) CRV (numerário) e BCO (depósito) Compara os valores indicados nos atendimentos e remetidos pelas lojas com os creditados na conta bancária. Controle de Cheques Pré-Datados Informa e controla os cheques pré-datados remetidos pelas lojas ao financeiro, e a sua aplicação na empresa. Controle de Cartão de Crédito Controla o movimento do cartão de crédito recebido, sua cobrança e transmissão às Administradoras. Controle de Dólares Controla o movimento e respectiva variação dos valores na empresa. SP Solicitação de Pagamento (saída de numerários dos caixas das lojas) Informa os pagamentos feitos pelas lojas e as suas contabilizações. Controle de Redução Cupom Fiscal Confere o valor da venda Contábil com o Mapa Resumo de ICMS do Departamento Fiscal. Conferência de Cartão Interno Localiza e informa diferenças entre a leitura da transmissão com o BDT Boletim Diário da Tesouraria. 2

3 Desconto Funcionário Apresenta os descontos concedidos aos funcionários e verifica se estão de acordo com as normas estabelecidas. Cancelamento de Atendimento no PDV Posição de Vendas Indica os registros para as avaliações das justificativas apresentadas, reconhecidas pelo vendedor e abonada pelo gerente da loja. Mapa Preliminar de Descontos Detecta as irregularidades a serem punidas através de vales de descontos. Mapa Estatístico de Ocorrências Mostra o comparativo das oscilações, entre a quantidade de ocorrências apresentadas pelas lojas em relação ao número de atendimentos, num determinado período. Mapa Estatístico de Erros Serve de base para o resultado do controle das distorções e a identificação das causas de erros, fornecendo alternativas de correções e controle. Mapa de Dados Estatísticos Mostra e avalia o resultado de todas as ocorrências e erros alocados no Sistema. Obs. Todos os relatórios possuem opções onde podem ser feitas combinações, ou seja, podem ser emitidos: por loja, grupo, rede, regiões, data ou período do movimento. Exemplos de Relatórios emitidos pelo Sistema de Controladoria, (instalados em rede com 103 lojas, em todo o Brasil) Relatório Geral de Lojas RELATORIO GERAL DE LOJAS POR ORDEM DE: LOJAS/AREAS PAG. 01 COD. AREA MATRIC GERENTE (GO) LOJA FANTASIA MATRIC GERENTE LOJA CPF ENTRADA SAIDA LOCAL MATR GERENTE ANTERIOR 10 Z. SUL ---- CLAUDIO AUGUSTO 001-IPA1 CHOCOLATE ISABEL MARIA DA SILVA RIO JOSAINE BRANDELI 10 Z. SUL ---- CLAUDIO AUGUSTO 002-COP1 CHOCOLATE RITA RIBOLEO RIO ISABEL MARIA 04 PILOTO ---- PATRICIA CARDOSO 003-RSL1 CHOCOLATE ADRIANA BARBARA V. DA CRUZ RIO MARIANA BARABARA V. DA CRUZ 10 Z. SUL ---- CLAUDIO AUGUSTO 004-BAR1 PE DO ATLETA SANDRO MORET DE LACERDA RIO ANDRE MONTEIRO 10 Z. SUL ---- CLAUDIO AUGUSTO 005-IPA2 PE DO ATLETA ---- CRISTIANE GONZALEZ RIO LUIZ CESAR F. R. JUNIOR 10 Z. SUL ---- CLAUDIO AUGUSTO 006-BAR2 CHOCOLATE RITA DE CÁSSIA DE A. RIBO RIO ADRIANA T. BITTENCOURT 09 Z. NORTE ---- LUIZ PAULO JUNIOR 007-TIJ1 CHOCOLATE MARCELIA SOUZA RIO ANDREIA CARDOSO 09 Z. NORTE ---- LUIZ PAULO JUNIOR 008-TIJ2 PE DO ATLETA ADILSON RAMOS PARENTE RIO ---- MARCELO BARBOSA 10 Z. SUL ---- CLAUDIO AUGUSTO 009-IPA3 PE DO ATLETA MAURICIO TINOCO RIO LUIZ CESAR F. R. JUNIOR 04 PILOTO ---- PATRICIA CARDOSO 010-GAV1 CHOCOLATE LARISSA COSTA DOS SANTOS RIO ADRIANA CALVI DE OLIVEIRA Obs. O relatório acima não apresenta todos os registros, nem o campo CPF do antigo gerente da loja por questões ilustrativas. No relatório original, classificado por área, foram apresentadas 82 lojas, e informado o código da área, a matrícula do gerente (GO), a loja, o nome fantasia, o atual gerente da loja, sua matrícula, o CPF, a data da entrada e da saída de loja (admissão, transferência, demissão), o local da loja, e, a matrícula, o nome e o CPF do gerente da loja anterior. 3

4 Controle Geral de Vendas Cupom Fiscal - Redução A leitura (on-line) do PDV - Posição de Vendas, dos BR ID garante na sua conferência que todas as máquinas estão presentes, até mesmo as zeradas. Para o comparativo PDV e o Cupom Fiscal Redução será utilizada a leitura on-line do PDV, desde o campo do valor das etiquetas até a venda total, que é igual à Redução (menos) as notas fiscais de entradas série E1 e o lançamento do Mapa Resumo Transmissão, emitidos pelo Setor Fiscal, onde aparecem os cupons utilizados. Emite Relatórios Controle de Vendas Transmissão Resumo e ou Detalhado, contendo Venda (movimento de caixa), Total Bruto (conferência com o campo A do VeM Vendas e Modalidades) e Redução (Cupom Fiscal) anterior e atual. Emite, também, Relatórios Comparativos PDV - Posição de Vendas e Cupom Fiscal (resumido/detalhado), apresentando as ocorrências, que servem para conferência e apoio ao Setor Fiscal. Mapa Resumo de ICMS PAG. 06 PerIodo: a VENDAS SALDO CREDOR ENTRADAS VALOR FISCAL SAIDAS SALDO FINAL LOJA VR BASE PERI ANTER COMPRAS TRANSF OUTROS CONTABIL TRANSF OUTROS DEBITO CREDITO BAR VR BASE 0,00 0, , , ,83 0,00 0,00 0,00 0,00 17 BAR VR ICMS 0,00 0, , , ,83 0,00 0,00 0,00 0, MAD VR BASE 0,00 0, , , , ,19 0,00 0,00 0,00 VR ICMS 0,00 0, , , ,14 759,58 0, ,50 0, TOTAL GERAL: 0, , , , , , ,07 0,00 0,00 0, , , , , , , , , Controle de Transferência de Numerário PAG CONTROLE DE TRANSFERENCIA DE NUMERARIOS MOVIMENTO DO DIA: TODAS - RIO/FORA - TODOS - TRANSFERIDOS MOVTO LOJA CPF OCN/CHEQUES OCN/DINHEIRO CHQ. PREDAT. TELE-CHEQUE DINH. ESP. DOLAR CONVER. (CR$) CART. MANUAL CART. ELETR. OUTROS VENCTO IGT , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, IGT , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, SBR , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, SCR , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, WST ,00 400,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, BEL ,00 800,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, GUA ,00 500,00-500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Registra as operações de transferência de numerários por origem e natureza. Exibe a data do movimento, a loja, o CPF do responsável, o valor transferido nas respectivas origens, destinos e vencimento. 4

5 PDV Posição das Vendas Apresenta on-line, a listagem por natureza de contas do movimento das lojas, com as respectivas máquinas cadastradas no Sistema. O Relatório Controle de Vendas PDV Resumo emitido por período, com as lojas Rio e Fora do Rio Todas as Lojas, informando: o movimento, as lojas, o valor bruto da etiqueta, trocas recebidas, desconto funcionário, VENDA TOTAL, cheque loja recebido, cheque loja emitido, TOTAL BRUTO, cancelamento, nota entradas, redução, cupom fiscal, DIFERENÇA (Redução Cupom Fiscal). No final do relatório, informa as máquinas cadastradas: MÁQUINAS NÃO ENCONTRADAS. O relacionamento vendedores e os relatórios na empresa, na maioria dos casos são irrelevantes, muitas empresas pedem que seus profissionais juntem uma série de informações desnecessárias e depois não fazem absolutamente nada com essa informação. Se um vendedor vai investir seu tempo preenchendo um relatório, é bom que a empresa mostre claramente o que será feito com aquela informação. O Nóbrega s Sistema Integrado de Controladoria & Finanças fornece os dados em tempo real evitando o atraso nas informações. Com os dados atrasados, não dá para fazer absolutamente nada. Analisar o passado é muito bom para tentar evitar erros iguais no futuro, mas um relatório relevante deve ser rápido e ágil para que permita correções rápidas e ágeis também. 5

6 CRV Controle de Recebimento de Valores CRV Numerários Fornece a listagem por natureza de contas, dos movimentos de valores recebidos pelas lojas. Informa a data do movimento, a loja, o número do lacre, LT, o valor da OCN em cheque e em dinheiro, cheque pré-datado, tele-cheque, dólar, a conversão do dólar em R$, cartão manual, cartão eletrônico, outros e o total. POS Posição das Operações Fornece a listagem por natureza de contas, dos movimentos de valores recebidos pelas lojas. O Relatório CRV - Controle do Recebimento de Valores POS emitido com todos os Lotes informa: a data do movimento, as lojas, o caixa, OCN Ordem de Crédito Nacional Dinheiro e Cheque (depósitos), 6

7 cheque pré-datado, tele-cheques, dólar, conversão R$, cartão manual, cartão eletrônico, outros e o total. OCN Ordem de Crédito Nacional NUMERÁRIOS Registra todos os valores e documentos contidos nos envelopes de numerários enviados, pelas lojas, à Tesouraria. E, é utilizado para as conferências com o POS e o PDV (on-line), por data, natureza e valor. No Relatório de Recebimentos de Valores NUMERÁRIOS são conferidos: o movimento, a loja, o lacre, a LT, a OCN Cheque e a OCN Dinheiro, o cheque pré-datado, o tele cheque, o dólar e sua conversão, os cartões de crédito manual e eletrônico, outros e o total. Os comprovantes de depósitos (dinheiro e cheques) e outros, on-line, serão utilizados para a conferência com os extratos bancários de contas correntes. A falta ou sobra de depósito ou depósito fora do prazo será apurada no Comparativo CRV Controle de Recebimentos de Valores x Banco (crédito) e imediatamente saneada pela análise. Mapa Preliminar de Conferência Serve para informar os valores registrados a menor e a maior e a sua localização por origem, bem como a natureza da ocorrência ou erro e sanear as providências. No mapa constam, a data do movimento, a loja, a matrícula e o nome do funcionário, as origens dos registros das diferenças com os sinais (-) a menor ou (+) a maior, o valor em moedas R$ ou US$, o código do erro, a natureza e o espaço para sanear as providências. 7

8 Relatório Conferência Bancária O Relatório de Conferência Bancária registra a loja, o movimento, o lacre, os depósitos em cheques e em dinheiro, o valor total do numerário e confere com o valor depositado no banco, indicando o banco, a agência, o número do documento de depósito, o número de dias entre o movimento da loja e o crédito no banco (se houve atraso), o total do banco (on-line), informa a diferença se houver e a observação. No somatório (fechamento) na coluna de numerário, informa o total geral depositado pelas lojas na data, o numerário anterior, menos o numerário em trânsito, igual total de numerários. No somatório (fechamento) na coluna (total depositado), informa o total depositado na data, total recebido de outros dias e o total geral depositado, e, a diferença, se houver. Relatório de Conferências: Comparativo PDV (on-line) = CRV (Numerário) Seu objetivo é comparar os valores transmitidos (on-line), com os valores creditados e remetidos pelas lojas. Sua descrição é a mesma dos respectivos relatórios, porém, comparados, informa as diferenças entre os valores do PDV (on-line) e os valores enviados pelas lojas à Tesouraria. Relatório de Conferências: Comparativo PDV (on-line) = POS (on-line) = CRV (Numerário) Seu objetivo é comparar os valores do PDV transmitidos (on-line), com os valores indicados no POS e os creditados e remetidos pelas lojas a Tesouraria. Sua descrição é a mesma dos respectivos relatórios, porém, comparados, informa as diferenças entre os valores do PDV (on-line), os informados no POS e os valores enviados pelas lojas à Tesouraria. 8

9 CRV Controle de Recebimento de Valores DÓLAR Relatório de Conferência de Cheque Pré-Datado Informa os cheques pré-datados / Tele-cheques, remetidos pelas lojas ao financeiro e controla a sua aplicação na empresa. O Sistema fará a leitura, on-line, no PDV, dos Cheques Pré-datados / Tele-cheques, por loja, número de atendimento, valor e vencimento, que servirão de controle dos cheques a depositar e dos depositados, conforme comprovante de crédito no Banco. Emitirá relatórios com todos os cheques, depositados e a depositar, por loja, por data do movimento, por data do vencimento, e das ocorrências com o PDV ou com os valores depositados. 9

10 O cheque não depositado no vencimento será informado pelo Sistema: Identificação do cheque e NÃO DEPOSITADO. Caberá a Tesouraria informar as alterações que ocorrerem, quanto as mudanças nas datas dos vencimentos. As diferenças, nas remessas das lojas ou por ocasião dos depósitos na data de vencimento, aparecerão no relatório comparativo e serão apuradas pela Análise. Cheque Pré-Datado (Controle produto final) Para garantir que todos os cheques pré-datados dêem entrada na Tesouraria e alcancem o produto final (destino), o Sistema faz a leitura por data de conferência dos campos cheques pré-datados e telecheques no CRC Controle de Recebimentos de Valores, utilizado para a conferência e controle de dados apresentados no Relatório Controle de Cheques Pré-datados recebidos da Tesouraria. As operações (início, meio e fim) são conferidas on-line, conforme mostra a figura abaixo: SISTEMA DE CONFERÊNCIA CHEQUE PRÉ-DATADO DATA: CONFERÊNCIA Data de conferência: 03/04/95 Rede de lojas (C/M): C LEITURA CRV ONLINE Cheque Pré-datado Tele-cheque ,20 Total ,01 Saldo anterior ,78 DIFERENÇA PENDÊNCIA LEITURA TESOURARIA ONLINE 0,00 0,00 Entrada hoje ,01 Depósito ,88 Antecipação 1.002,90 Saldo Atual ,01 OCORRÊNCIA: Código Descrição As diferenças apresentadas serão comunicadas a Tesouraria e cobrado o seu saneamento. As pendências (diferenças) acumuladas serão listadas por data de conferência e enviadas uma via, semanalmente, à Diretoria. 10

11 Controle de Cheques Pré-Datados da Tesouraria As diferenças apresentadas serão comunicadas a Tesouraria e cobrado o seu saneamento. As pendências (diferenças) acumuladas serão listadas por data de conferência e enviadas uma via, semanalmente, à Diretoria. Cheque Loja Recebido Serão feitas as leituras, on-line, dos Cheques Lojas, no PDV com a identificação da loja recebedora, o número do cheque loja e o do atendimento. No Sistema já estará contido os Cheques Loja Emitidos, lançados por ocasião da sua aquisição pelo cliente e mantidas as segundas vias anexadas no Relatório de Cheques Loja Emitidos aguardando a chegada da primeira via utilizada pelo cliente, para a conferência. Emitirá relatórios dos Cheques Loja - Emitidos (Geral), Cheques Loja Emitidos a Receber e Cheques Loja Recebidos, contendo a identificação da loja, o número do cheque loja e do atendimento. 11

12 Envelope de Remessa de Numerários Envelope de Numerários O Envelope de Remessas de Numerários é preenchido pelo Caixa e assinado pelo Gerente da Loja. Nele constam os valores correspondentes aos atendimentos na máquina que gerou o respectivo movimento. O Envelope é enviado através de malote à Tesouraria, onde o funcionário confere e retém os valores. Em seguida, envia o envelope vazio à Controladoria para digitar os valores informados e conferir com as transmissões on-line do PDV. Envelope de Remessa de Numerários MODELO DO ESPELHO DO ENVELOPE DE NUMERÁRIOS As remessas de numerários (dinheiro e cheques) podem ser representadas através dos respectivos comprovantes dos depósitos bancários. Se, carro forte através de malotes, o sistema rastreará o fluxo do numerário até o crédito em contas correntes (depósitos), em conformidade com o PDV. 12

13 Relatório de Saída de Numerários dos Caixas das Lojas SP Solicitação de Pagamento A falta de numerário apresentada no Mapa de Conferência PDV - Posição de Vendas X CRV Controle de Recebimento de Valores, quando justificada através de comprovante e nas condições permitida, é representada por Vale de Despesas (SP Solicitação de Pagamento), lançada no Sistema por natureza de conta em conformidade com a classificação contábil. Emite relatório contendo: data ou período do movimento, loja, número da SP, número e nome da conta contábil, valor, total diário, por período, mensal e acumulado. Por loja, região, todas as lojas e ou por natureza de conta contábil. 13

14 Mapa Estatístico de Ocorrências No Mapa Estatístico de Ocorrências, é indicada a data do movimento, a loja, a matrícula e o nome do gerente, a quantidade, o código, a natureza da ocorrência e a análise vertical. Controle das Oscilações de Ocorrências por Loja Apresenta: a loja, a natureza da ocorrência, o número de atendimentos, relação ocorrência e atendimento, e análise vertical, dos períodos que estão comparados e o resultado. 14

15 Análise do Controle Estatístico das Oscilações de Ocorrências por Período O Relatório Controle Estatístico de Ocorrências, acima, é parte das 12 páginas que o compõe. Compara as ocorrências havidas em dois determinados períodos, indica as análises, vertical e horizontal. É composto por 82 lojas, 76 itens de natureza de ocorrências, e informa os períodos de a e a 31.07, de 1994, com 1867 e 1549 ocorrências, respectivamente e, uma diminuição de 318 ocorrências em um mês. No mesmo período em 1995, o relatório apresentou 18 e 16 ocorrências, respectivamente. Com isso, o AUDICON garantiu o sucesso e a total credibilidade do seu Departamento. A tecnologia avançou nos últimos 20 anos, mais do que evoluiu em anos. Até 2020, há previsão de que o seu desenvolvimento dobrará a cada 6 meses... E, o AUDICON, não parou, através da Nóbrega s Controladoria & Sistemas, acompanha esta evolução com o que há de mais avançado na tecnologia atual. 15