IT GOVERNANCE: REVIEWING 17 IT GOVERNANCE TOOLS AND ANALYSING THE CASE OF NOVOZYMES A/S

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1 Universidade Federal de Santa Catarina Departamento de Informática e Estatística INE Curso: Sistemas de Informação Disciplina: Projetos I Professor: Renato Cislaghi Aluno: Fausto Vetter Orientadora: Maria Marta Leite Semestre: 2006/2. IT GOVERNANCE: REVIEWING 17 IT GOVERNANCE TOOLS AND ANALYSING THE CASE OF NOVOZYMES A/S Este artigo apresenta uma conceituação básica sobre governança em TI, um estudo avaliativo sobre variadas ferramentas de governança em TI e um estudo de caso realizado na empresa Novozymes A/S. Neste resumo, será enfocado a conceituação básica apresentada no artigo e o estudo das ferramentas de governança em TI, uma vez que os resultados do estudo de caso não foram considerados relevantes para o trabalho a ser realizado no trabalho de conclusão sendo feito nesta disciplina pelo autor deste resumo. O conceito apresentado no artigo refere-se a como Weill e Ross (2004 apud HOLM et al., 2006, p. 1) definem governança em TI, a qual pode ser vista como a especificação de frameworks de deveres e obrigações para encorajar o desejável comportamento no uso de TI. Segundo ITGI (2003 HOLM et al., 2006, p. 1), enquanto os desenvolvimentos de governança estivessem primariamente sendo orientados pela necessidade de transparência dos riscos organizacionais e a proteção do valor do investidor, o uso pervasivo da tecnologia estaria criando uma crítica dependência de TI que leva a um foco específico em governança em TI. Segundo Hamaker e Hutton (2004 apud HOLM et al., 2006, p. 1), a governança visa minimizar os riscos e maximizar os retornos. Holm et al. (2006, p. 1-5) apresenta uma lista de 17 distintos modelos que focam governança em TI. A Tabela 1 apresenta esses modelos e descreve brevemente suas principais características.

2 Tabela 1 Modelos de Governança em TI Modelo ITIL Technology Library) (Information Infrastructure Descrição Padrão de facto em gerência de serviço de TI (BEHR et al., 2004 apud HOLM et al., 2006, p. 2); Compreensivo e consistente conjunto de melhores práticas (NIESSINK; VAN VLIET, 2001 apud HOLM et al., 2006, p. 2); Foca processos de negócio críticos; Disciplina na necessidade de prover serviços de alta qualidade; Do ITIL, nasceu o British Standard BS15000 (primeiro padrão para gerenciar serviços de TI); Toda a atividade é classificada em: Gerência de Serviço ou Prestação de Serviço; Define qualidade de TI como um nível de alinhamento entre serviços de TI e necessidades de negócio verdadeiras (NIESSINK; VAN VLIET, 2000 apud HOLM et al., 2006, p. 2), e Como resultado, a organização pode madurar suas melhores práticas sem depender de tecnologias específicas. COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) Padrão genericamente aplicável e aceito para boas práticas de segurança e controle de TI (LAINHART, 2000 apud HOLM et al., 2006, p. 2), e Inclui elementos de medição de desempenho, uma lista de fatores críticos de sucesso e modelos de maturidade. ASL (Application Services Library) Guia de melhores práticas para gerência do desenvolvimento e manutenção de aplicações; Padrão de domínio público, separado do ITIL, mas ligado em termos de aderência para padrões de gerenciamento de processos e no provimento de um coerente e rigoroso guia (BASTIAENS, 2004; VAN DER POLS, 2004 apud

3 HOLM et al., 2006, p. 3); Parte do IT Service Management (ITSM) Library. Reconhece três tipos de controle: funcional, aplicação e técnico, e Oferece um framework para a organização do gerenciamento de aplicação (MEIJER, 2003 apud HOLM et al., 2006, p. 3). Six Sigma (Six Standard Deviations) Provê técnicas e ferramentas para melhorar a capacidade e reduzir os defeitos de qualquer processo, através da revisão e refinamento do processo (HAMMER, 2002 apud HOLM et al., 2006, p. 3); Usa a metodologia DMAIC (Definir oportunidades, Medir desempenho, Analisar oportunidades, Melhorar desempenho, Controlar desempenho) (PUZDECK, 2003 apud HOLM et al., 2006, p. 3), e Os principais elementos do processo de melhora Six Sigma são: requerimentos do consumidor, projeto de qualidade, métricas e medidas, envolvimento do empregado e melhoramento contínuo. CMM/CMMI (Capability Maturity Model/ Capability Maturity Model Integrated) Metodologia empregada para desenvolver e refinar o processo de desenvolvimento de software da organização; Descreve um caminho evolucionário de cinco níveis de aumento organizado e sistemático de processos maduros; CMM foi desenvolvido pelo Software Engineering Institute (SEI); Propõe cinco níveis de maturidade de desenvolvimento de software: inicial, repetitivo, definido, gerenciado e otimizado (MATHIASSEN; SØRENSEN, 1996 apud HOLM et al., 2006, p. 3), e O CMM é baseado no modelo clássico de desenvolvimento em cascata, enquanto o CMMI baseia-se no modelo iterativo e é mais orientado aos resultados.

4 IT Service CMM Modelo de crescimento de maturidade focado nos provedores de serviços de TI (NIESSINK, 2003 apud HOLM et al., 2006, p. 3); Evolução do CMM; Nasce dos esforços para se desenvolver um framework de melhoramento da qualidade para empresas de serviços (NIESSINK; VAN VLIET, 1998 apud HOLM et al., 2006, p. 3); O modelo mede a maturidade de toda a organização de serviço cobrindo o processo de prestação do serviço (NIESSINK et al., 2005 apud HOLM et al., 2006, p. 3), e O modelo é delimitado a cobrir o desenvolvimento de novos serviços. SAS70 (Statements on Auditing Standards, No. 70 for Service Organizations) Padrão de auditoria projetado para permitir a um auditor independente avaliar e opinar nos controles de uma organização de serviços; Internacionalmente reconhecido padrão desenvolvido pelo American Institute of Certified Public Accountants (AICPA); Uma auditoria SAS70 é altamente reconhecida, porque representa que a empresa de serviços foi exposta a uma auditoria profunda por uma firma de contabilidade e auditoria independente das atividades de controle, as quais normalmente incluem controles sobre TI e seus processos; Organizações devem demonstrar que possuem controles adequados e resguardas quando armazenam ou processam dados pertencentes aos seus consumidores, e Objetivos e atividades de controle deveriam também ser organizados de maneira a permitir ao usuário auditor e organização identificar quais os controles suportam as informações dos relatórios financeiros da organização. ISO (British Padrão para segurança da informação incluindo um

5 Standard BS 7799) conjunto compreensivo de controles e melhores práticas; O padrão pretende ser um único ponto de referência para identificar o conjunto de controles necessários para a maior parte das situações onde os sistemas de informações são usados na indústria e no comércio, e A aderência ao padrão garante que a organização tem estabelecido certo nível de concordância com cada um dos dez níveis cobertos (MA; PEARSON, 2005 apud HOLM et al., 2006, p. 3): política de segurança, organização da segurança, classificação e controle de valor, segurança de pessoal, segurança física e ambiental, gerenciamento de comunicações e operações, controle de acesso, desenvolvimento e manutenção de sistemas, gerenciamento de continuidade de negócio, e concordância com as normas (ISO 2000, BS 2002). SOX (Sarbanes-Oxley Act of 2002) Decreto para proteger investidores e o público em geral de erros na contabilidade e práticas fraudulentas na organização (SOX, 2002 apud HOLM et al., 2006, p. 3); Afeta o financeiro e o departamento de TI da corporação, uma vez que tal departamento armazena os registros eletrônicos; Define que todos os registros do negócio, incluindo registros e mensagens eletrônicas, devem ser guardados por pelo menos cinco anos (ALLES et al., 2004 apud HOLM et al., 2006, p. 3-4); Conseqüências pelo não cumprimento: multas, prisão, ou ambos; A concordância ao SOX significa implicações na função de TI (MOORE; SWARTZ, 2003 apud HOLM et al., 2006, p. 4), e Os requerimentos estão cada vez mais relacionados às iniciativas de gerenciamento de riscos (BEASLEY et al., 2004 apud HOLM et al., 2006, p. 4).

6 SysTrust Serviço de garantia desenvolvido em conjunto pelo American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) e pelo Canadian Institute of Chartered Accountants (CICA); É projetado para aumentar o conforto da gerência, clientes e parceiros com sistemas que suportam um negócio ou uma atividade particular (PACINI et al., 2000 apud HOLM et al., 2006, p. 4), e Em uma implantação, o participante avalia e testa se um sistema específico é confiável quando medido sob três princípios essenciais: disponibilidade, segurança e integridade (MCPHIE, 2000 apud HOLM et al., 2006, p. 4). PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) PRINCE é um método de gerenciamento de projetos cobrindo a organização, gerenciamento e controle de projetos; Primeiramente desenvolvido como um padrão do governo britânico; Têm sido muito usado nos setores público e privado; É um padrão de facto no Reino Unido; PRINCE desenvolvido inicialmente para projetos de TI, mas usado também em outros projetos não relacionados, e PRINCE2, a última versão, foi desenvolvido para incorporar requerimentos de usuários existentes e melhorar o método em direção a uma abordagem genérica de melhores práticas para a gerência de qualquer tipo de projeto (OGC, 2005 apud HOLM et al., 2006, p. 4). IT Audit Uma revisão de TI deveria focar em três principais áreas: tecnologia, organização de TI e processos de TI (SISCO, 2002 apud HOLM et al., 2006, p. 4), e Como a organização tecnológica possui muitas partes funcionais, a quantificação da estrutura organizacional

7 deve incluir: infra-estrutura, aplicações de negócio, pesquisa e desenvolvimento e suporte (SISCO, 2002 apud HOLM et al., 2006, p. 4). IT Due Diligence O objetivo do plano de continuidade precisa estar claramente definido (SISCO, 2002b apud HOLM et al., 2006, p. 4), e Sugere que seja quebrado em sete partes: operação corrente de TI, planos de riscos e contingência, plano financeiro, requerimentos de investimento, plano de oportunidades de inovação e recomendações, plano de transição e o relatório de continuidade (SISCO, 2002b apud HOLM et al., 2006, p. 4). IT Governance Review Deve conter as seguintes atividades: mapear a governança atual das organizações com ferramentas de Governance Design Framework (GDF) e Governance Arrangements Matrix (GAM), comparar GDF e GAM, realizar auditoria em mecanismos de governança de TI, projetar a estrutura de governança de TI futura, transformar a versão futura do GDF e GAM da organização, e focar em comunicar, ensinar, convencer, refinar e medir o sucesso da governança em TI (WEILL; ROSS, 2004 apud HOLM et al., 2006, p. 4). IT Governance Assessment Um framework para avaliar o desempenho da governança em TI (WEILL; ROSS, 2004 apud HOLM et al., 2006, p. 4); A governança em TI deve ser avaliada para verificar quão bem as estrutura definidas encorajam comportamentos desejáveis (WEILL; ROSS, 2004 apud HOLM et al., 2006, p. 4), e Por isso, o framework propõe que a avaliação deve abordar cinco fatores importantes: a configuração da organização, as estruturas, a preocupação e o desempenho da governança, e o desempenho financeiro. IT Governance Checklist Conjunto de 44 questões de diagnóstico (DAMIANIDES,

8 2005 apud HOLM et al., 2006, p. 4); Para cada questionamento, estende-se para: valor da prestação de TI, alinhamento estratégico de TI, gerenciamento de risco e/ou desempenho, e Dividido em três subgrupos: assuntos de TI, relação da gerência com TI e auto-avaliação da prática de governança em TI em relação à diretoria e gerência. IT Governance Assessment Process (ITGAP) Model Processo de quatro estágios: descrição e avaliação dos valores impulsionadores da governança em TI, descrição e avaliação da diferenciação da autoridade de tomada de decisão de TI para o portfolio de atividades de TI, descrição e avaliação das capacidades de governança em TI, e descrição e avaliação da percepção de valor de TI (PETERSON, 2004 apud HOLM et al., 2006, p. 4-5). Adaptação de Holm (2006, p. 1-5) Apresentados esses modelos de governança em TI, Holm et al. (2006, p. 5) realizam uma classificação como apresentada na Tabela 2. Essa classificação baseia-se no tipo de processo e na entidade organizacional onde o processo é aplicado. Apesar de muitos desses modelos abrangerem mais de uma área, a mais abrangente foi considerada na análise dos autores. Tabela 2 Classificação dos modelos de governança em TI Processos de Tomada de Decisão SAS70 COBIT IT Governance Review IT Governance Assessment IT Governance Checklist IT Governance Assessment Process Model

9 Processos ITIL / BS15000 CMM / CMMI Six Sigma IT Service CMM Núcleo do Negócio IT Audit IT Due Diligence Processos de ISO / ASL SOX Suporte BS7799 PRINCE2 SysTrust Tipos de Processo/ Entidades Organizacionais Procedimento Atividade Unidade de Negócio Sistema de Negócio Apresentados os modelos de governança, o artigo segue a apresentação do estudo de caso realizado na companhia Novozymes A/S, onde apresenta o seguinte: O contexto da companhia estudada; As ferramentas possíveis para uso no estudo e as escolhidas; O projeto de governança em TI adotado; O alinhamento entre a estratégia empresarial e o comportamento desejável; O alinhamento entre os arranjos e mecanismos de governança em TI; O alinhamento entre as metas de desempenho do negócio e as métricas de TI e contabilidade; O alinhamento entre a estratégia empresarial e os arranjos de governança em TI, e O alinhamento entre arranjos de governança em TI e as metas de desempenho do negócio. Terminado isso, tece recomendações para melhorar a prática corrente de governança em TI na Novozymes A/S, realiza a conclusão do trabalho e fornece opções para trabalhos futuros baseados em seu trabalho. O autor conclui que a relevância de seu trabalho encontra-se nos seguintes produtos:

10 Uma visão geral de potenciais abordagens para governança em TI; Um método de avaliação dessas ferramentas de governança em TI, e Um rico estudo de caso com potenciais recomendações gerais. Fontes: ALLES, M.; KOGAN, A.; VASARHELYI, M. The Law of Unintended Consequences? Assessing the Costs, Benefits and Outcomes of the Sarbanes-Oxley Act. Information Systems Control Journal. v. 1, BEASLEY, M. S.; CLUNE, R.; HERMANSON, D. R. Enterprise Risk Management and the Internal Audit Function. North Carolina State University and Kennesaw State University. Working Paper. Dezembro, BEHR, K.; KIM, G.; SPAFFORD, G. The Visible Ops Handbook: Starting ITIL in 4 Practical Steps. Information Technology Process Institute, DAMIANIDES, M. Sarbanes-Oxley and IT Governance: New Guidance on IT Control and Compliance. Information Systems Management. Inverno, 2005, p HAMAKER, S.; HUTTON, A. Principles of IT Governance. Information Systems Control Journal, Volume 2, ISACA, HAMMER, M. Process Management and the Future of Six Sigma. MIT Sloan Management Review. Inverno, 2002, v. 43, n. 2, p HOLM, Michael Larsen; KÜHN, Mogens Pedersen; VIBORG, Kim Andersen. IT Governance: Reviewing 17 IT Governance Tools and Analysing the Case of Novozymes A/S. Proceedings of the 39th Hawaii International Conference on Systems Sciences IEEE. Koloa, Kauai. Janeiro, 2006, p. 11. ITGI, IT Governance Institute. Board Briefing on IT Governance. 2nd Edition. Information Technology Governance Institute. Disponível em LAINHART IV, J.W. COBIT[TM]: A Methodology for Managing and Controlling Information and Information Technology Risks and Vulnerabilities. Journal of Information Systems, Dezembro, MA, Q.; PEARSON, J. M. ISO 17799: Best Practices in Information Security Management? Communications of the AIS. v. 15, Artigo 32, MATHIASSEN, L.; SØRENSEN, C. The Capability Maturity Model and CASE. Information Systems Journal, v. 6, MEIJER, M. Application Service Library (ASL) and CMM. bita Monitor The journal of IT Alignment and Business IT Alignment, v. 1, n. 1, Março, 2003, p

11 MOORE, F.; SWARTZ, N. Keeping an eye on Sarbanes-Oxley. Information Management Journal, v. 37, n. 6, 2003, p. 20. NIESSINK, F. IT Service CMM in a Nutshell. bita Monitor The journal of IT Alignment and Business IT Alignment, v. 1, n. 1, Março, 2003, p NIESSINK, F. & VAN VLIET, H. Towards Mature IT Services. Software Process - Improvement and Practice, v. 4, n. 2, Junho, 1998, p Software Maintenance from a Service Perspective. Journal of Software Maintenance: Research and Practice, v. 12, n. 2, Março/Abril, 2000, p Measurement Program Success Factors Revisited. Information and Software Technology, v. 43, n. 10, August, 2001, p NIESSINK, F.; CLERC, V.; TIJDINK, T.; VAN VLIET, H. The IT Service Capability Maturity Model. CIBIT Consultants Educators, Bilthoven, and Vrije University, The Netherlands. Technical Report. Janeiro, PUZDEK, T. The Six Sigma Handbook A complete Guide for Green Belts, Black belts, and managers at All Levels. McGraw-Hill, SOX. Sarbanes-Oxley Act, Public Law No Washington, DC: Government Printing Office VAN DER POLS, R. ASL - A framework for application management. Van Haren Publishing. ISBN , WEILL, P.; ROSS, J. W. IT Governance How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior Results. Harvard Business School Press. Boston, Massachusetts, EUA, PACINI, C.; LUDWIG, S.E.; HILLISON, W.; SINASON, D.; HIGGINS, L. SysTrust and Third-Party Risk. Journal of Accountancy. 01 de Agosto, MCPHIE, D. AICPA/CICA SYSTRUST[TM] Principles and Criteria. Journal of Information Systems. American institute of Certified Public Accountants, Canadian Institute of Chartered Accountants. 22 de Dezembro, OGC. Managing Successful Projects with PRINCE2. Office of Government Commerce. Junho, PETERSON, R. Crafting Information Technology Governance. Information Systems Management. Outono, 2004, p SISCO, M. Technology review is at the core of an IT assessment. TechRepublic, Acquisition IT Due Diligence. Publisher: Mike Sisco. ISBN / ebook ID: MDE_Due_Diligence. Março, 2002b.

12 WEILL, P.; ROSS, J. W. IT Governance How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior Results. Harvard Business School Press. Boston, Massachusetts, EUA, 2004.

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