Manual do Usuário SugarCRM Community Edition Versão 5.2. Traduzido por Lâmpada Global Services

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1 1 Manual do Usuário SugarCRM Community Edition Versão 5.2 Traduzido por Lâmpada Global Services

2 2 Índice Audiência...7 Visão geral...7 Características Principais...8 Capítulo Introdução...13 Requisitos Técnicos...13 Web Browser e controles de Janela...14 Acessando o SugarCRM...14 Configurar as suas Preferências...15 Para configurar ou editar o seu perfil e preferências...16 Cabeçalho da Informação...17 Configurações de usuário...17 Configurações Locais...18 Informação do usuário...18 Informação de Endereço...18 Opções de Agenda...18 Opções de Layout...18 Opções de Time out de Segurança...19 Gerindo sua senha...20 Para modificar a senha...20 Capítulo Navegar no Interface de usuário...21 Visão Geral do Inferface de usuário do SugarCRM...21 Links do Sistema...23 Módulos SugarCRM...24 Opções Comuns de Módulos...26 Visualização e Gestão de Informações de Registos...27 Para visualizar e editar informações sobre registos...27 Gerir as informação relacionada nos sub-painéis...28 Monitorar a atividade do usuário...29 Monitorar e Gerir o Histórico do Registo...29 Gerir Dashlets do SugarCRM...29 Para pesquisar e adicionar dashlets...30 Para reorganizar e personalizar dashlets...31 Para gerir Dashlets SugarCRM...31 Fundir registos duplicados...32 Para fundir registos duplicados a partir da vista de lista...32 Para fundir os duplicados na vista de detalhe...33 Procurar Informações no SugarCRM...34 Pesquisa Global...34 Pesquisa Básica...35 Pesquisa Avançada...36 Gravar Critérios de Pesquisa e Layout...37 Para guardar e gerir os resultados da pesquisa...37 Capítulo Utilizando o SugarCRM...39 Módulo Principal...40 Personalizar o módulo Principal...41 Para personalizar o módulo Principal...41 Para adicionar e Gerir novas páginas...42 Para reverter a página inicial para as configurações padrão...42 Módulo Meu Portal...44

3 3 Para adicionar um site de portal...44 Para gerir um site de portal...45 Módulo Agenda...46 Visualizar Agendas Compartilhadas...47 Para ver Agendas Compartilhadas...47 Criar Compromissos...48 Para criar um Compromisso...48 Módulo atividades...50 Agendar Ligações e Reuniões...51 Para agendar uma ligação ou reunião...51 Para adicionar convidados...52 Para gerir as atividades...53 Criar Tarefas...53 Para criar uma tarefa...54 Para gerir tarefas...55 Criar notas e anexos...55 Para gerir notas...56 Módulo Contatos...57 Para criar um Contato...57 Para ver e gerir contatos...59 Criar Cartões de Visita...60 Utilizar vcards para Importar e Exportar contatos...60 Para importar um vcard...60 Criar um vcard no SugarCRM...61 Módulo de Contas...62 Para criar uma conta...62 Para visualizar e gerir contas...63 Módulo de Potenciais Clientes...65 Criar um potencial cliente...65 Gerir informação do Potencial Cliente...67 Para gerir potenciais clientes...67 Módulo de Oportunidades...68 Para criar uma oportunidade...68 Para gerir oportunidades...69 Módulo de ocorrências...71 Para criar uma Ocorrência...71 Para Gerir ocorrências...72 Módulo Bug Tracker...73 Para reportar um bug...73 Para gerir bugs...74 Módulo Documentos...76 Para criar um documento...76 Para gerir documentos...77 Para atualizar um anexo...78 Identificar Modelos de Fusão de Mail do MS Word...78 Módulo de s...79 Protocolos de Suportados...80 Definir Configurações de Contas de Para criar uma conta de Para adicionar um servidor de para s de saída...83 Pastas de Para criar uma pasta local...85 Compor s...86 Para compor um Visualização e Gestão de s...87

4 4 Para ver e gerir s na caixa de entrada do SugarCRM...87 Para relacionar um registo a um a partir de uma pasta de grupo...88 Para atribuir s de uma pasta de grupo...88 Para criar um registo de um Para importar um para o SugarCRM...90 Criar um Livro de Endereços de Para adicionar entradas ao livro de endereços...90 Para gerir entradas do livro de endereços...91 Pesquisar s...91 Para procurar s importados no SugarCRM...92 Arquivar s...92 Para arquivar s manualmente...93 Criar Modelos de Para criar um modelo de Para gerir modelos de Módulo de Campanhas...97 Criar e Importar Alvos de Campanha...97 Para criar uma lista alvo...98 Para criar um alvo...98 Criar uma Campanha...99 Tipos de Campanhas Para criar uma campanha Executar uma campanha de Criar Registos de Marketing Para criar um registo de marketing Criar URLs de Redirecionamento Para criar um Rastreador URL de redirecionamento Utilizar o Assistente de Campanha Para criar uma campanha utilizando o Assistente de Campanha Executar Diagnósticos de Campanha Para executar diagnósticos Testar Campanhas Gerir Campanhas Exibir o Estado da Campanha Para ver o estado da campanha Criar Formulários WebtoLead Para criar um formulário de potencial cliente Executar uma Fusão de s Para realizar uma fusão de Módulo de projetos Criar um projeto Para criar um projeto Criar Tarefas de projeto Vista de Grelha do projeto Vista Gantt do projeto Para criar uma tarefa de projeto Para criar uma Tarefa de projeto Para gerir um projeto Módulo RSS Para gerir os seus feeds RSS Módulo Painel Personalizar Gráficos pré-definidos Para personalizar um gráfico pré-definido Módulo Fóruns Para criar um tópico no fórum Para criar um fórum...126

5 5 Para criar uma janela de discussão Para gerir um fórum Módulo Funcionários Para visualizar ou Contatar um Funcionário...128

6 Prefácio Bem vindo ao SugarCRM, uma aplicação de Customer Relationship Management (CRM) open source. O SugarCRM permite às empresas criar, organizar e manter de forma eficiente a informação sobre todos os aspectos das suas relações com clientes. O sistema fornece a gestão integrada das informações corporativas em contas e contatos de clientes, potenciais clientes e oportunidades de vendas, além de atividades como Ligações, Reuniões e tarefas atribuídas. Ele combina todas as funcionalidades necessárias para gerir a informação relativa a vários parâmetros da sua empresa através de um interface gráfico simples e intuitivo. O sistema oferece igualmente um painel gráfico para acompanhar o pipeline de vendas, as fontes de potenciais clientes mais bem sucedidas e os resultados mensais de oportunidades. O SugarCRM é baseado num projeto de código aberto. Por conseguinte, regista constantes e rápidos avanços através da contribuição e do desenvolvimento de novas funcionalidades desempenhado pela sua comunidade de suporte. Bem vindo à comunidade! Sobre este Manual O Manual do usuário do SugarCRM Community Edition é projetado para os novos usuários de SugarCRM ou de CRM e aplicações baseadas na Web. O manual apresenta alguns conceitos básicos de CRM e ajuda a familiarizar com o sistema SugarCRM. Este documento descreve a forma de acessar ao SugarCRM através de um computador pessoal e um navegador Web, de forma a executar um amplo leque de tarefas de gestão de relacionamento com o cliente. Os leitores não são obrigados a ter qualquer tipo de conhecimentos de programação ou de desenvolvimento de sistema, mas devem estar familiarizados com a utilização de um computador pessoal e um Web browser como o Microsoft Internet Explorer ou o Mozilla Firefox.

7 Audiência O Manual do usuário do SugarCRM fornece informações para os usuários que pretendem registar e acompanhar as atividades e os resultados da empresa. Além disso, este manual oferece dados aos administradores de sistema que gerem o acesso aos usuários e a configuração do sistema. Visão geral O SugarCRM é constituído por módulos, em que cada um deles representa um aspecto funcional específico de CRM como Contas, atividades, Possíveis Clientes e Oportunidades. Por exemplo, o módulo Contas permite criar e gerir contas de cliente, enquanto o módulo atividades o possibilita criar e gerir atividades relacionadas com contas, oportunidades, etc. Estes módulos foram concebidos para ajudar a gerir contas de cliente em cada passo do seu ciclo de vida, começando pela criação e qualificação de Possíveis clientes até ao suporte ao cliente e resolução de erros reportados. Dado que muitos dos passos estão interrelacionados, cada módulo exibe informação relacionada. Por exemplo, quando visualiza os detalhes de uma conta particular, o sistema exibe igualmente os contatos relacionados, atividades, oportunidades e erros. Pode não só ver e editar esta informação como também criar nova informação. Como administrador, tem o poder de implementar controle de acesso para estes módulos. Pode personalizar o aspecto e as definições do SugarCRM por toda a sua organização. Pode atá criar novos módulos se necessário. É Possível criar inclusive múltiplos Fóruns e plataformas de discussão de vários tópicos entre os seus usuários e clientes.

8 Características Principais Gestão de Vendas Potencial Cliente, contato e Gestão de Oportunidades para partilhar informação e perseguir novos negócios. Gestão de Contas para gerir todas as interações dos clientes numa única localização. Geração automática de Cotações para apresentar ofertas de produtos atrativas. Previsões de Vendas e análise de funil de vendas para proporcionar maior visibilidade comercial e gerencial. Automatização do Marketing Gestão de Potencial Cliente para gerir e monitorar novos potenciais clientes. Marketing para notificar ofertas relevantes a clientes e prospectos. Gestão de Campanhas para monitorar campanhas através de múltiplos canais. Relatórios de Campanha para analisar a efetividade das atividades de marketing. Colaboração partilhado e Agenda com integração com Microsoft Outlook. Gestão de atividade para s, tarefas, Ligações e Reuniões. Autenticação de conteúdo para consolidar fontes de informação de terceiros. Serviço de Notícias O módulo RSS news feeds permite selecionar e gerir as suas fontes noticiosas favoritas e exibi-las no seu SugarCRM. Relatórios Relatórios extensivos a todos os módulos SugarCRM. Atualizações em tempo real baseadas em relatórios existentes. Painéis gráficos customizáveis para mostrar apenas a informação mais importante.

9 Administração Edição rápida de configurações de usuário, visualizações e layouts num único local. Define como a informação flui através do SugarCRM (Gestão de Workflow) e que ações os usuários podem tomar com a informação (controle de acesso). Personaliza a aplicação com o SugarCRM Studio para que o SugarCRM de resposta as necessidades exatas da sua empresa. Consolidação do Interface O módulo Portal possibilita a administradores e usuários ligarem web sites externos e aplicações web ao interface de usuário SugarCRM, permitindo tornar-se um interface unificado de informação para os seus usuários. O SugarCRM é construído sob tecnologias open source consolidadas e padrões industriais amplamente suportados, incluindo o ambiente de desenvolvimento PHP, a base de dados relacional MySQL, os servidores Apache ou IIS e os sistemas operativos Linux ou Windows Server. O sistema suporta ambas as plataformas LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) e WIMP (Windows, IIS, MySQL, PHP). Novo Assistente de Relatório No módulo redesenhado de Relatórios, pode criar e editar relatórios no Assistente de Relatório, bem como consultar os seus resultados no Visualizador de Relatório a partir do Visualizador de Relatório, é Possível executar todas as ações relacionadas com relatórios tais como rodar, editar e agendar relatórios. Quando define um filtro, pode optar por aplicar ou não durante o tempo de execução. Esta funcionalidade permite aos usuários modificar um relatório em tempo de execução sem alterar a sua definição. O SugarCRM possui um novo tipo de relatório denominado Matriz. Este relatório, em formato de grelha, exibe os totais para todos os agrupamentos, tornando assim mais fácil a observação de tendências. Um relatório matriz permite especificar um máximo de colunas por agrupamento. Relatórios Tracker Os relatórios tracker fornecem visibilidade as sessões de usuário, as suas ações e ao desempenho do sistema. Os usuários podem executar relatórios tracker para se manterem a par dos registos acessados durante a sua sessão atual. Os administradores podem executar relatórios tracker para obter visibilidade sobre as ações do usuário e o desempenho do sistema. Funcionalidade de Melhorada Com o protocolo IMAP, pode limitar o acesso a pastas específicas da sua conta externa. Pode também criar ocorrências automaticamente a partir de s recebidos.

10 Funcionalidade de Importação Reforçada Pode agora importar dados para o Bug Tracker. Além disso, pode ativar a funcionalidade de importação para qualquer módulo personalizado que tenha criado no Module Builder. Criar Relacionamentos Entre os Módulos É Possível criar relacionamentos entre os módulos no Module Builder, bem como no Studio. No Module Builder, pode criar relacionamentos entre dois módulos não implementados, assim como entre um módulo não implementado e um implementado. No Studio pode criar relacionamentos apenas entre módulos implementados. Embutir Iframes num Layout Ao utiliza o campo Iframe, pode inserir uma visualização do próprio Website no layout e não como um link. Novo Tipo de Dados Agora pode usar o tipo de dados Criptográfico para criar um campo cujo valor é armazenado num formato criptografado na base de dados do SugarCRM. Bloquear o Assistente de atualização Se estiver gerindo várias instâncias da aplicação SugarCRM e quiser manter o controle completo sobre as atividades, pode bloquear o Assistente de atualização para garantir que nenhum usuário com privilégios administrativos possa atualizar qualquer uma delas. Bloquear o Carregador de Módulos Para garantir que os usuários com privilégios administrativos não carreguem módulos sub-padrão para a sua aplicação SugarCRM, poderá bloquear o Carregador de módulos e direcioná-los para carregar módulos a partir de um local a sua escolha.

11 Utilizar uma Base de Dados Subalterna Para melhorar o desempenho do módulo relatórios, dos sub-painéis e da visualização de Listas, pode configurar uma base de dados subalterna para partilhar a carga com a base de dados principal do SugarCRM. SugarCRM Wireless O SugarCRM Wireless permite acessar a visualização móvel do SugarCRM a partir de um dispositivo sem fio, tal como um Smart Phone, para consultar as suas atividades diárias e gerir os seus registos atribuídos. Pode visualizar todos os registos que lhe estão atribuídos, a sua equipe e os seus relatórios diretos.

12 Documentação Relacionada Consulte os seguintes guias de informação relacionada: Guia de Instalação e Administração do SugarCRM Community Edition: Descreve como instalar, configurar e gerir o SugarCRM. Guia de atualização do SugarCRM: Descreve como atualizar para a versão mais recente da aplicação SugarCRM. Guia de Instalação do Cliente Offline SugarCRM: Descreve como instalar e utilizar o Cliente Offline SugarCRM. Plugin SugarCRM para Mozilla Thunderbird: Descreve como instalar e utilizar o SugarCRM Plugin para Mozilla Thunderbird. Guia de Instalação e Utilização do SugarCRM Portal: Descreve como instalar e utilizar o SugarCRM Portal para ver, editar e criar objetos no SugarCRM Community Edition.

13 Capítulo 1 Introdução Este manual pressupõe que você possua os recursos necessários para acessar ao sistema SugarCRM e que está familiarizado com a forma de o utilizar. Se não tem certeza se o seu sistema preenche os requisitos exigidos ou tem dúvidas sobre como utilizar as ferramentas de apoio, tais como um navegador da Web, fale com o responsável indicado ou administrador de sistema. Requisitos Técnicos Antes de começar a utilizar o SugarCRM, esteja seguro que tem instalado e configurado: 1. Um Web browser atualizado no seu computador. O SugarCRM tem sido testado com sucesso nos seguintes browsers: Versão do Web browser e URL Mozilla 1.7 e superior / mozilla 1.x Firefox 1.0 e superior / firefox Microsoft Internet Explorer 5.0 e superior / ie Pode encontrar problemas se tentar acessar o SugarCRM utilizando versões antigas de Web browser tais como o Internet Explorer 4 ou Netscape 4.x. Se não esta seguro sobre qual versão está utilizando, clique em Ajuda > Sobre ou opções semelhantes na barra de menu no seu browser para exibir o número da versão. 2. Ativar o suporte Java Script e suporte de cookies no seu Web browser. Tanto o suporte Java Script como o suporte de cookies devem ser ativados nas configurações de segurança do seu browser. Se encontrar problemas para acessar o sistema, verifique a sua configuração desta forma: Internet Explorer: Clique em Ferramentas > opções de Internet > módulos de Privacidade e Segurança; Firefox: Clique em Ferramentas > opções > módulos de Privacidade e Funcionalidades Web. 3. Acesso de rede a um servidor que está a implantado o sistema SugarCRM. O administrador de rede pode fornecer-lhe um endereço Web (URL) a partir do qual possa acessar o sistema SugarCRM. Nota: Para informação detalhada sobre versões suportadas para todos os componentes SugarCRM, veja a Matriz de Compatibilidade nas Notas de lançamento.

14 Web Browser e controles de Janela O SugarCRM gera dinamicamente os telas HTML que o Web browser exibe quando clica em certos botões numa página Web. Estas telas podem não ser exibidas se utilizar os botões Avançar e Retroceder do web browser. Desta forma, é recomendado que use o menu Atalhos ou os atalhos dos módulos para navegar para trás e para frente no sistema. O SugarCRM é indicado para uma resolução mínima de tela de 1024x768pixeis. Acessando o SugarCRM O acesso ao SugarCRM é feito através de um Web browser. Para entrar no sistema: 1. Insira o URL do SugarCRM na barra de endereços do seu Web browser. A tela Entrada será exibida. Se a tela Enão for exibida, assegure que inseriu corretamente o URL, ou contate o seu administrador de sistema para verificar se tem a URL correta. Inicialmente, a aplicação SugarCRM usa o tema Sugar e o pacote de linguagem é do idioma inglês. Para mais informação sobre os temas, veja opções Comuns de módulos. 2. Insira o seu nome de usuário e senha. O administrador de sistema atribui um nome de usuário e senha a todos os usuários do sistema. Se não recebeu o seu nome de usuário e senha, contate o seu administrador de sistema. Se não conseguir entrar, efetue uma das seguintes ações apropriadas: a) Verifique que o nome de usuário e senha estão corretas, incluindo letras maiúsculas. Verifique com o seu administrador de sistema se você possui o nome de usuário e senha corretas. b) Contate o seu administrador de sistema para confirmar que a sua conta não foi desativada. 3. Se for o caso, selecione a linguagem e o tema que pretende usar. Você pode também escolher a linguagem, o tema ou a aparência visual para utilizar o SugarCRM. Linguagens e temas podem ser encontrados em 4. Clique em Entrar. A lista de possíveis fusos horários é exibida na página ao iniciar o SugarCRM pela primeira vez. 5. Selecione o seu fuso horário da lista possíveis fusos horários e clique em Gravar. O módulo Principal do SugarCRM é exibido. A figura abaixo ilustra o tema padrão do SugarCRM. Para uma vista geral do módulo Principal, bem como de outros módulos, consulte módulos SugarCRM.

15 Poderá também conectar-se ao SugarCRM a partir de um dispositivo sem fios, como um Smart Phone, para visualizar as suas atividades diárias e gerir os seus registos atribuídos de forma móvel. Pode acessar a todos os registos que estejam atribuídos a você, as suas equipes e os seus relatórios diretos. Para mais informação, consulte o capítulo Visualizar registos do SugarCRM a partir de um dispositivo móvel. Configurar as suas Preferências Normalmente, o administrador define as configurações do sistema para todos os usuários na organização. Isto inclui a informação de perfil do usuário, senha, configurações de , configurações da Agenda, bem como a especificação das barras de módulos a exibir por todos ou apenas a alguns usuários na organização. Na página Minha Conta, você poderá visualizar as configurações que o administrador estabeleceu para você. Isto inclui a sua informação de contato, as configurações locais e os seus privilégios no SugarCRM.

16 Como usuário, pode editar algumas destas configurações, tais como a sua informação de contato e as opções de layout para configurar o sistema de forma a ajustar as suas exigências. Contudo, não pode exibir módulos que o administrador ocultou da sua visualização. Os submódulos de módulos individuais são exibidas no interface do usuário. Contudo, se estiver usando o tema Sugar, tem a opção de exibir módulos de grupo. Os módulos de grupo, configurados pelo administrador, organizam os módulos em grupos de acordo com os requisitos da sua organização. Por exemplo, os módulos para contatos, os Possíveis clientes e as oportunidades podem ser exibidos no módulo de grupo Vendas. Pode escolher exibir módulos de módulos individuais ou módulos de grupo. A imagem seguinte mostra os módulos de grupo padrão e os módulos de módulo agrupados sob o módulo do grupo de Vendas. Para reverter para as configurações padrão do sistema, clique na ligação Restaurar preferências padrão na página Minha Conta. Note que irá perder as suas configurações personalizadas assim que efetuar este passo. Para configurar ou editar o seu perfil e preferências 1. Clique no link Minha Conta localizado na parte superior direita da página. O botão Duplicar será exibido somente quando um administrador entrar, dado que apenas um administrador pode duplicar registos. Duplicar registos é uma maneira rápida de criar um registo novo. Pode criar um registo duplicado e depois editá-lo e grava-lo como um registo novo.

17 2. Para editar o perfil ou alterar as suas preferências, clique no botão Editar. Na vista Editar, pode definir ou editar informação nos seguintes painéis: Cabeçalho da Informação Pode editar o seu nome, estado e nome de usuário. Configurações de usuário Utilize este painel para ver os seus privilégios e configurações do sistema que o administrador definiu. Pode modificar alguns parâmetros tais como escolher se quer ser notificado quando lhe for atribuída uma tarefa. Quando ativar a opção Notificar na Atribuição, irá receber uma notificação de quando um registo de qualquer um dos seguintes módulos lhe for atribuído: Contas Contatos Oportunidades Potenciais Clientes Reuniões Ligações Tarefas Ocorrências Bugs Cotações Case de conhecimento Campanhas Projetos O administrador define as configurações padrão de exportação tais como o delimitador usado para separar dados em ficheiros de exportação e o caractere padrão utilizado para exportar dados do SugarCRM. Contudo, pode sobrepor as configurações do administrador com as suas próprias. O caractere padrão para exportar dados é o CP1252. Se a sua região não for EUA ou Europa de Leste, deve especificar a codificação de caracteres apropriada para a sua região. Desta forma assegure-se que o caractere usado pelo sistema SugarCRM para criar o ficheiro exportado está em conformidade com o correta caracterização da sua máquina. Por exemplo, o MS Windows usa SJIS no japão. Assim, os usuários nesta região necessitarão de selecionar o SJIS como o caractere padrão de exportação em vez do CP1252. Esta configuração de codificação de caracteres é também usada aquando da importação de dados para o SugarCRM. Se for um administrador, pode igualmente atribuir a você próprio o papel de um usuário de Grupo ou usuário de Portal através da opção Gestão de usuário na Principal da Administração.

18 Configurações Locais Utilize este painel para ajustar configurações tais como o fuso horário, formato da data, a moeda e o formato da exibição do nome. Informação do usuário Utilize este painel para inserir a sua informação de trabalho e de contato tal como o seu título, departamento, números de telefone e um dos seguintes serviços de Mensagem Instantânea: MSN, Yahoo ou AOL. Informação de Endereço Utilize este painel para inserir o seu endereço primário tal como o seu endereço de casa. Opções de Agenda Utilize este painel para criar uma Chave de Publicação. Pode fornecer esta chave a usuários de outras aplicações tais como o Microsoft Outlook se eles quiserem visualizar a sua Agenda. O SugarCRM restringe o acesso aa sua Agenda a indivíduos que possam fornecer esta chave. Opções de Layout Utilize este painel para especificar a ordem pela qual os módulos de módulo são exibidos quando entra na aplicação SugarCRM. Pode também ocultar os módulos que não necessita de usar. Inicialmente, todos os usuários tem acesso a todos os módulos. Para mover um módulo para cima, selecione o módulo na lista Exibir Tabulações e clique na seta Acima; para mover o módulo para baixo, clique na seta Abaixo. Para ocultar um módulo, mova a tabulação de módulo para a lista Ocultar Tabulações usando a seta direita. Da mesma forma, para exibir um módulo, use a seta esquerda para move-lo da lista Ocultar Tabulações para a lista Exibir Tabulações. Se entrou como administrador, pode aplicar globalmente estas configurações movendo os módulos da lista Ocultar módulos para a lista Remover módulos. Qualquer módulo na lista Remover módulos está oculta não só para você como para todos os usuários na sua organização. Pode especificar o número máximo de módulos de módulo e de submódulo a exibir. Pode exibir a tabulação última visualização de lado ou no topo. Use a caixa número de módulos a exibir para especificar o número máximo de módulos de módulo para exibir no Interface de usuário. Nota: não pode ocultar o módulo Principal. Inicialmente, os sub-módulos de módulos são exibidos individualmente no interface de usuário. Contudo, se esta utilizando o tema Sugar, pode organizar Tabulações de módulos debaixo das Tabulações de grupo. Para agrupa-los selecione Módulos

19 Agrupados da lista de entradas Possíveis Paradigma de Navegação. Para desagrupa-los, selecione os módulos da lista clique em Desagrupar. Opções de Utilize este painel para configurar as suas opções de tais como o seu endereço de e o cliente de . Pode criar contas de no módulo s. Para mais informações, consulte o capítulo Configurar Definições de . Pode escolher o cliente de SugarCRM, ou um cliente de externo como o Microsoft Outlook. Adicionalmente, pode selecionar um formato de tal como HTML ou Texto Plano. Pode igualmente escolher adicionar a sua assinatura nos seus s enviados. Para configurar o seu , faça o seguinte: A) Clique em Adicionar endereço e insira o seu endereço de no campo acima. B) Especifique se é o endereço principal de o endereço de de resposta usado para enviar uma resposta automática a s. C) partir da lista de clientes de , selecione o cliente de da sua preferência. D) Clique em Gravar para gravar as suas alterações; clique em Cancelar para sair sem gravar as alterações. Para reverter as suas preferências de usuário, o Principal ou o Painel gráfico para as configurações padrão, clique no botão Restaurar preferências padrão no canto superior direito da página de detalhe e clique em OK para confirmar a sua ação. Time out de Segurança Por razões de segurança, o sistema exclui automaticamente do sistema se não executar nenhuma tarefa durante um período específico de tempo. Este período de Time out é determinado por dois factores: O tempo de vida da PHP Session Cookie (PHPSESSID). O tempo de vida padrão é até o browser ser fechado. O período de Time out da sessão PHP. O valor padrão e de 1440 segundos(24 minutos). Consequentemente, se não executar qualquer tarefa por um determinado período de tempo, o sistema pode exclui-lo porque a sessão do browser ou a sessão PHP expiraram. Quando estiver pronto para recomeçar a trabalhar no sistema, clique em qualquer botão na tela. O sistema carrega automaticamente a página de entrada para você. Pode também fechar as janelas do Web browser e recarregar a página de entrada manualmente numa nova janela de browser.

20 Gerindo sua senha Quando lhe é concedido pela primeira vez o acesso ao sistema, o administrador irá fornecer-lhe uma senha. Por razões de segurança, é recomendável que modifique esta senha. Assegure que escolhe uma senha fácil de memorizar para você mas difícil de adivinhar para os outros. Pode alterar a sua senha a qualquer altura. Por razões de segurança, é recomendável que altere a sua senha periodicamente. Para modificar a senha 1. Entre no SugarCRM e clique na ligação Minha Conta que se encontra no canto superior direito do seu tela. 2. Na tela Minha Conta, clique em Alterar senha. Na caixa de diálogo Alterar senha, insira a sua nova senha na caixa Nova senha e também na caixa Confirmar senha. 3. Clique em Gravar para alterar a senha. Se esquecer sua senha, entre em contato com o seu administrador de sistemas, que lhe irá fornecer uma nova senha temporária. Deverá então acessar ao sistema e alterar a senha para outra a sua escolha, de acordo com os procedimentos descritos em cima.

21 Capítulo 2 Navegar no Interface de usuário Este capítulo descreve o layout do interface de usuário do SugarCRM e apresenta uma visão geral da sua funcionalidade. Visão Geral do Inferface de usuário do SugarCRM A interface de usuário do SugarCRM consiste em vários módulos projetados para ajudar a gerir registos relacionados com os clientes, tais como contatos, contas, produtos e cotações. Cada módulo representa um tipo de registo e agrupa as ferramentas e funções necessárias para executar tarefas específicas. Isto permite trabalhar de forma mais eficiente. Os tipos de registo podem ser relacionados entre você. Por exemplo, um contato pode estar relacionado com uma conta específica. Quando consulta um registo específico no SugarCRM, o sistema exibe igualmente registos relacionados. Desta forma, quando acessa a uma conta específica, a informação sobre os produtos, cotações e contatos relacionados é exibida num sub-painel. Quando efetua o login, o módulo Principal é exibido na tela. As Tabulações para outros módulos são exibidas ao longo do módulo Principal.

22 O módulo Principal exibe: Links do Sistema: Os links do sistema, localizados no canto superior direito da página, são comuns a maioria dos módulos. Permitem acessar a informação sobre o seu perfil, a Universidade SugarCRM, a lista de funcionários na sua organização, a informação sobre a versão do SugarCRM e a sair do sistema. Os administradores podem visualizar e acessar a Principal da Administração para executarem as suas tarefas. Modificador de Cor: Para alterar a cor da página, clique na opção de cor desejada, localizada junto a ligação Sobre no topo da página. Modificador de Fonte: Para aumentar ou diminuir o tamanho da fonte na página, clique na opção de fonte apropriada localizada junto ao Modificador de Cor. Mapa do Site: O mapa do site permite visualizar como os módulos SugarCRM estão organizados. Clique na seta Abaixo para ver o mapa. Pode acessar a uma página selecionada da lista. Pesquisa Global: Para executar uma pesquisa global por palavra chave ao nível do sistema, insira a palavra chave no campo Pesquisa. Tabulações de Módulos: Estas Tabulações Permitem acessar a um módulo para visualizar, criar e gerir registos. Últimos Acessos: Estes acessos fornecem um histórico de páginas que foram visualizadas. Atalhos: Este menu permite selecionar opções para visualizar, criar e importar registos de itens. O Meu SugarCRM: Este módulo exibe um resumo das suas tarefas e atividades relacionadas com clientes na forma de dashlets. Os dashlets são painéis configuráveis pelo usuário que estão no módulo Principal e Permitem especificar os itens que pretende ver no seu módulo Principal. Para mais informações, consulte "Gerir Dashlets do SugarCRM". Pode clicar na seta Abaixo no módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar um dashlet, alterar o aspecto da página e eliminar o módulo. Página de Vendas: Este módulo exibe os gráficos do módulo Painel gráfico. Pode clicar na seta Abaixo no módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar um dashlet, alterar o aspecto da página e eliminar o módulo. Página de Marketing & Suporte: Este módulo exibe os seus gráficos de somatório de relatório. Pode clicar na seta Abaixo no módulo para acessar as opções de renomear a página, adicionar um dashlet, alterar o aspecto da página e eliminar o módulo. Adicionar Página: A opção Adicionar Página possibilita adicionar outros módulos para a sua Principal.

23 Cada módulo funciona como uma nova página. Pode adicionar estes módulos se decidir reorganizar a sua Principal e exibir alguns dashlets em módulos individuais. Nota: Para renomear uma página, adicione um Dashlet SugarCRM, altere o layout da página, ou elimine a página, clique na seta para baixo num módulo de página e selecione a opção apropriada. Novo contato: Este formulário rápido permite inserir a informação necessária para criar um novo contato. Nota: Se estiver a utilizar o tema Sugar ou o tema Bold Move, pode alterar a cor e o tamanho da fonte no SugarCRM clicando na caixa apropriada, localizada junto ao botão Sobre no topo da página. Links do Sistema Todos os módulos, incluindo o módulo Principal, exibem a maioria dos seguintes links do sistema: Sair: Clique neste link para sair do sistema. É recomendado que saia sempre do sistema em vez de fechar apenas o seu Web browser. Quando sai, o sistema desempenha vários processos de limpeza e retorna automaticamente a janela do Web browser para a tela Entrar. Minha Conta: Clique neste link para inserir ou editar a sua informação de perfil, tal como uma mudança de residência, endereço de ou número de telefone. Para mais informação, consulte o capítulo Configurar as suas preferências. Funcionários: Clique neste link para visualizar uma lista de outros usuários na sua organização. Esta lista, mantida pelo administrador, exibe informação dos funcionários como o nome, departamento, supervisor e endereço de . Pode clicar num nome de um empregado ou de um supervisor para visualizar informações detalhadas sobre essa pessoa, podendo inclusive enviar s clicando no seu endereço de . Os administradores podem criar novos registos de funcionário. Os usuários podem visualizar uma lista de todos os empregados, pesquisar por funcionários específicos e alterar o estado de um empregado para Ativo ou Inativo. Cada usuário do sistema tem uma registo de funcionário anexado. No entanto, nem todos os empregados tem um registo de usuário. Para mais informação, consulte o módulo funcionários. Administração: O link Administração é visível apenas para os usuários que tem privilégios de administrador. Os administradores podem selecionar esta opção para executar tarefas como a gestão do sistema e configurações de usuário. Para mais informações, consulte o capítulo sobre Administração do Sistema. Formação: Clique neste link para visualizar a Universidade SugarCRM, que lhe oferece um programa de formação autodidata para aprender a utilizar o SugarCRM. Sobre: Clique neste link para aprender mais sobre o SugarCRM e ver a informação da versão. Este link fornece igualmente créditos e valiosas referências de código fonte.

24 Módulos SugarCRM O SugarCRM exibe um máximo de 12 módulos de módulos na tela. Para visualizar um módulo específico, clique no módulo apropriado. Para ver qualquer um dos restantes módulos, clique na seta >> que aparece a direita do último módulo visualizável. Quando seleciona um módulo desta lista oculta, este substitui o último módulo exibido anteriormente a direita passando a compor a lista dos módulos ocultos. Nota: Nem todos os módulos possuem um módulo separado. Por exemplo, os módulos Notas, s, Tarefas, Ligações e Reuniões estão todos agrupados no módulo Atividades. Os módulos principais do SugarCRM são: Principal:. O módulo Principal fornece uma visão geral das tarefas e atividades relacionadas com os clientes. Meu Portal: Este módulo é utilizado para criar atalhos para um ou mais sites. Ele é frequentemente usado para incluir s, Fóruns ou outros aplicativos baseados na Web, permitindo ao SugarCRM tornar-se uma interface única do usuário para múltiplas aplicações. Agenda: Este módulo é utilizado para visualizar as atividades agendadas (por dia, semana, mês ou ano), tais como Reuniões, tarefas e Ligações. Pode também compartilhar a sua Agenda com os seus Funcionários para coordenar as atividades diárias. Atividades: Este módulo é utilizado para criar ou atualizar as atividades agendadas, ou para pesquisar as atividades existentes. As atividades consistem em: Ligações: Permitem monitorar todos os seus telefonemas com clientes e potenciais clientes. Reuniões: Permitem agendar Reuniões interna ou externamente, bem como receber convites de Reuniões. Tarefas: Permite monitorar qualquer ação que tenha de ser gerida atá a sua conclusão, definindo uma data final. Anotações: Permitem redigir anotações com anexos. Contatos: Este módulo é utilizado para monitorar as pessoas envolvidas em negócios com a sua organização. Pode monitorar uma variedade de informações de contato tais como o título, o endereço de e o número de telefone. Os contatos são geralmente atribuídos a uma conta, embora não seja necessário. Contas: Este módulo é utilizado para gerir os seus clientes. Pode monitorar uma variedade de informação relativa a uma conta incluindo URL do Web site, endereço, o número de empregados e outros dados. Empresas subsidiárias podem estar ligadas a empresas mãe, de modo a mostrar as relações entre as contas.

25 Possíveis Clientes: Este módulo é utilizado para monitorar pessoas ou empresas que sejam clientes potenciais. Os Possíveis Clientes são normalmente incorporados de forma automática no sistema SugarCRM a partir do seu Website, de listas comerciais ou por outros métodos. Também é possível inserir manualmente os Possíveis Clientes no SugarCRM. Oportunidades: Pode utilizar o módulo para gerir as oportunidades dos clientes potenciais. As Oportunidades ajudam a gerir o seu processo de vendas e monitorar atributos como fases de vendas, probabilidades, orçamento e outras informações. Ocorrências: Este módulo ajuda a gerir o Apoio ao Cliente, os problemas e o acompanhamento de inquéritos por informações como status, a prioridade e o usuário atribuído, bem como uma pista completa de todas as atividades relacionadas abertas e concluídas. s: Este módulo permite enviar e receber s. Também pode automatizar a gestão de , criar modelos de e respostas automáticas para o baseado em campanhas de marketing. Bug Tracker: Pode utilizar o módulo para reportar e monitorar bugs atribuídos a um produto. Os representantes de apoio ao cliente podem gerir problemas relacionados com sistema de suporte ou a realização de inquéritos, monitorando informações de cada bug como o status, a prioridade, a sua resolução, o usuário atribuído, o lançamento de sistema envolvido e o tipo (defeito ou funcionalidade), podendo rastrear todas as atividades relacionadas abertas e concluídas. Documentos: Este módulo é utilizado para ver uma lista de documentos que pode descarregar. Pode também carregar seus próprios documentos, atribuir datas de publicação e expiração, e especificar quais os usuários que podem acessá-los. Campanhas: Pode utilizar este módulo para criar e gerir campanhas de marketing. Pode implementar e monitorar campanhas de marketing, sendo elas do tipo telemarketing, correio ou baseadas em . Projetos: Pode utilizar este módulo para monitorar e gerir tarefas para múltiplos projetos. As tarefas podem ser atribuídas a diferentes usuários, bem como as horas estimadas de atividade. A medida que as tarefas forem concluídas, os usuários podem atualizar as informações para cada tarefa. RSS: Utilize este módulo para visualizar e gerir notícias e outros conteúdos Web transmitidas por sites Web. Veja as últimas manchetes fornecidas pelos seus feeds RSS favoritos. Estes feeds disponibilizam notícias ou outro conteúdo Web que é distribuído por Web sites. O sistema fornece centenas de feeds RSS e facilmente é possível adicionar outros. Previsões: Pode ver os montantes das vendas realizadas tanto por usuários individuais como por grupos num período específico de tempo. Relatórios: Permite criar relatórios personalizados, podendo ser sumários ou detalhados para qualquer módulo como Contas, Oportunidades ou Ocorrências. Opcionalmente, pode filtrar o relatório com base em documentos ou atividades relacionadas. Contratos: Utilize este módulo para visualizar, criar e gerir contratos e documentos relacionados.

26 Painel: Utilize este módulo para visualizar um gráfico do seu pipeline de oportunidades. Base de conhecimento: Utilize este módulo para criar, publicar e pesquisar artigos no SugarCRM. Para além dos módulos existentes, a sua empresa pode adquirir e instalar o módulo: Fóruns: Utilize este módulo para criar um ou mais Fóruns para discutir tópicos gerais, técnicos ou vendas. Opções Comuns de Módulos A maior parte dos módulos exibe as opções: Mapa do Site: Uma lista de links para todas as páginas do Interface gráfico do usuário SugarCRM. Pode clicar em qualquer link para navegar para esse tela do SugarCRM. Caixa de Pesquisa: Uma caixa de pesquisa para pesquisa global está disponível acima dos módulos de módulos. Últimos acessos: A barra abaixo da caixa de pesquisa exibe um rastro dos últimos registos que visualizou. Os administradores podem visualizar um rastro de todos os usuários que visualizaram recentemente registos. Atalhos: Exibe opções para desempenhar tarefas necessárias num ou mais módulos. As opções variam dependendo do módulo que selecionar. Formulário Rápido: Um formulário de entrada rápida para criar um novo registo para o módulo. Este formulário é diferente dos campos exibidos quando seleciona a opção Criar no menu Atalhos porque disponibiliza menos itens para o seu preenchimento. Um formulário rápido exibe apenas os campos necessários para criar um novo registo e utiliza valores padrão quando disponíveis. Depois de gravar o novo registo, pode alterar os valores padrão se necessário e inserir informação para os campos opcionais. Tema: Um tema determina a aparência do interface do usuário, tal como a página de formatação, as fontes e as cores. O SugarCRM oferece vários temas. O tema padrão chama-se Sugar. No fundo de cada página, tem a opção de escolher um tema diferente a partir da lista de entradas Possíveis Tema. Se tiver instalado um pacote de idioma diferente, poderá seleciona-lo a partir lista de Idiomas. O idioma padrão é Inglês. Imprimir: Clique nesta opção para ver uma versão de impressão da página. Poderá imprimi-la também utilizando a opção Imprimir do navegador. Ajuda: Clique nesta opção para visualizar informações sobre a página.

27 Visualização e Gestão de Informações de Registos Cada módulo representa um tipo de registo, tal como Contas ou Oportunidades. O SugarCRM oferece três tipos de visualizações de cada módulo: Vista de Lista: a Vista de Lista exibe, em formato tabela, links para registos individuais. A visualização de lista também exibe em colunas outras informações relevantes, tais como nomes, endereços de , números de telefone e nomes de conta para cada registo. Pode clicar num nome de registo para obter um relatório detalhado da sua informação. Pode clicar no ícone visualizar para navegar para os detalhes e no ícone Editar para navegar para a vista de edição, se tiver permissões para editar. Pode alterar a exibição padrão ao adicionar ou remover colunas em função das informações que quer ver. O sistema página listas longas. Para ordenar a lista, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado. Para inverter a ordem de classificação de uma lista, clique novamente no título da mesma coluna. Vista Detalhada: A vista detalhada exibe a página com todas as informações disponíveis para um registo como o nome, a data de modificação e os registos relacionados. Os registos relacionados são exibidas nos sub-painéis apropriados. A página de detalhe oferecem opções para editar, apagar e duplicar informação de registo. Da mesma forma, pode criar, editar e apagar registos relacionados exibidos nos sub-painéis. Vista de Edição: A Vista de Edição permite a revisão das informações exibidas na visualização de detalhe. Para visualizar e editar informações sobre registos 1. Aponte o cursor sobre a seta para baixo adjacente ao nome do registo. O endereço é exibido na janela popup Detalhes Adicionais. Nesta janela, pode clicar no ícone Visualizar para navegar para a página de detalhe do registo, ou pode clicar no ícone Editar para navegar para a página de detalhe do registo e editar a informação. Em alternativa, clique no nome do registo na lista para ver os respectivos detalhes. A página de detalhe exibe as informações relacionadas no sub-painéis. Por exemplo, a página de detalhe de uma conta exibe sub-painéis para atividades relacionadas, oportunidades e assim por diante. Cada sub-painel é composto por colunas para listar múltiplos registos. Pode adicionar mais registos a lista, se for necessário.

28 2. Para editar ou eliminar um registo, clique no ícone editar correspondente ou rem (remover), respectivamente. Pode minimizar os sub-painéis ou reordena-los conforme necessário. 3. Faça as alterações necessárias e clique em Gravar. Para sair da visualização de Edição sem gravar as suas alterações, clique em Cancelar. Gerir as informação relacionada nos sub-painéis Para minimizar um sub-painel, clique no ícone da seta que está localizada a seguir ao seu nome. Os registos do sub-painel não serão exibidos, mas o nome do sub-painel e o ícone da seta ainda são visíveis. Para exibir o sub-painel, clique no ícone da seta novamente. Para mover um subgrupo para um local diferente na página, coloque o cursor sobre o ícone da seta, mantenha o cursor pressionado, arraste o painel para a nova localização e solte o cursor. Para criar um novo registo, clique em Criar acima do sub-painel; escolher um registo a partir de uma lista existente, clique em selecionar acima do sub-painel. Uma lista de registos disponíveis para o sub-painel será exibida numa janela separada. Para selecionar um ou mais registos a partir da lista, clique na caixa adjacente ao nome do registo e, em seguida, clique em selecionar. O sistema acrescenta os registos no sub-painel. Esta funcionalidade permite associar rapidamente vários registos, como por exemplo associar vários contatos com uma conta. A imagem abaixo mostra registos disponíveis para o sub-painel contato numa conta.

29 Monitorar a atividade do usuário Os usuários podem visualizar o histórico das suas ações na barra de monitorização localizada abaixo do módulo módulos. ao efetuar o login no SugarCRM, a barra de monitorização exibe dados de todos os registos que visualizou da última vez que se logou ao sistema. Pode clicar sobre um desses dados para acessar novamente a esse registo. Ambos os usuários e administradores podem também criar relatórios de monitorização para controlar informação como quantos módulos foram acessados, quantos arquivos foram modificados e assim por diante. Monitorar e Gerir o Histórico do Registo O detalhe de cada página exibe um sub-painel de histórico do registo que lhe permite localizar registos ligados as atividades como Reuniões, notas, anexos e s arquivados. Cada linha no painel exibe ícones para editar ou remover o registo. Pode também usar esse sub-painel de registo para criar novas atividades. Para monitorar e gerir o histórico de registo: 1. Para visualizar os detalhes de um registo listado, reunião, Ligações ou , clique no título Assunto. 2. Para ver um resumo de todos os registos listados numa janela separada, clique em Exibir Resumo. 3. Para editar ou apagar um registo, clique no ícone apropriado Editar ou Remover, respectivamente. 4. Para arquivar um relacionado com o registo, clique em Arquivar . Gerir Dashlets do SugarCRM Os dashlets são configuráveis pelo usuário. Constituem painéis que permitem especificar os itens que pretende ver no seu módulo Principal. Um dashlet exibe uma lista de registos semelhante a lista exibida na perspectiva de um módulo. O SugarCRM exibe uma coleção de dashlets para itens como Reuniões, atividades e contas na sua Principal. Pode configurar cada dashlet para exibir as linhas e colunas com os filtros que necessitar. Por exemplo, pode alterar um dashlet do título ou optar por visualizar apenas os seus itens. Pode adicionar e remover dashlets conforme necessário. Pode igualmente adicionar várias dashlets da mesma natureza. Por exemplo, pode adicionar vários dashlets de atividades e configurar cada um de forma diferente. Por padrão, pode ser adicionados um máximo de 10 dashlets no

30 seu módulo Principal, mas o administrador pode alterar esta definição. E também Possível mover um dashlet para locais diferentes na página, conforme necessário. Nota: Se não conseguir adicionar ou mover dashlets, verifique com o administrador para assegurar que a funcionalidade foi ativada. Os programadores podem ampliar a sua funcionalidade para fornecer mais capacidades aos usuários. Para pesquisar e adicionar dashlets 1. Clique na seta para baixo no módulo Meu SugarCRM e selecione Adicionar Dashlet SugarCRM. O menu Adicionar Dashlets SugarCRM é exibido numa janela separada. 2. Para adicionar um módulo como um dashlet, clique no módulos. Pode adicionar várias dashlets do mesmo tipo e a sua configuração continuará a ser feita mutuamente de forma diferente. 3. Para adicionar um gráfico como um dashlet, selecione o gráfico a partir do módulo gráficos..

31 4. Para adicionar a jot Pad como um dashlet, selecione-o no módulo Ferramentas. 5. Para procurar um dashlet, insira uma palavra chave na caixa de pesquisa localizada acima dos módulos e clique no ícone Procurar. Os resultados da pesquisa serão exibidos no módulo. Para reorganizar e personalizar dashlets Para reorganizar a posição de um dashlet no módulo Principal, coloque o cursor no título do dashlet, arraste-o para a sua nova posição e solte-o. Para personalizar um dashlet, clique no ícone Editar adjacente ao seu nome. As propriedades da caixa de diálogo são exibidas numa janela separada. Pode escolher colunas diferentes, os filtros e o número de linhas exibidas. Clique em Gravar após ter feito as mudanças pretendidas. Para gerir Dashlets SugarCRM 1. Para mover um dashlet, coloque o cursor sobre o seu título, clique e mantenha pressionado o botão movendo-o para o novo local onde deseja que fique e em seguida solte o botão. 2. Para editar um dashlet, clique no ícone Editar acima dele, atualize as informações e clique em Enviar. 3. Para remover um dashlet, clique no ícone Eliminar acima dele. Quando o sistema exibe uma

32 mensagem a pedir confirmação, clique em OK para confirmar a sua remoção. 4. Para atualizar um dashlet, clique no ícone atualizar. Fundir registos duplicados É Possível fundir registos duplicados num único registo para atualizar e limpar os seus dados. Pode selecionar quais os campos que pretende fundir, sendo que quando o processo termina, o sistema elimina os registos duplicados. Desta forma evita a confusão e assegura-se que os usuários acessam a informações a partir de uma única fonte. Antes dos registos duplicados serem eliminados, a informação relacionada como as atividades, a historia ou os contatos é movida dos registos duplicados para o registo primário. Pode fundir registos duplicados nos seguintes módulos: Contas, contatos, Possíveis Clientes, Oportunidades, Processos e Bugs. Se já sabe quais são os registos duplicados que pretende fundir, pode faze-lo a partir da visualização de lista dos módulos. Se houver necessidade de procurar registos duplicados para depois uni-los, pode faze-lo a partir da sua vista de detalhe. Para fundir registos duplicados a partir da vista de lista 1. Na página principal do módulo, selecione dois ou mais registos duplicados e clique no link Fundir Duplicados. Em alternativa, na página de detalhe de um registo, clique em Localizar Duplicados. A página Fundir Registos exibe a esquerda os campos do registo principal e os campos de registos duplicados a direita. O sistema da prioridade aos campos de registo que tem valores diferentes a partir de registos duplicados. Nota: O sistema assume o primeiro registo que selecionar como o primeiro registo, mas pode mudar para um outro registo. O sistema utiliza uma linha de delimitação entre os campos de dados diferentes e os campos com dados idênticos. Os campos diferentes são exibidos acima da linha.

33 a) Para especificar um dos registos duplicados como o registo principal, clique em Definir Como primário acima do campo duplicado. O sistema move esse registo para a esquerda. b) Para substituir um campo no primeiro registo por um campo de um registo secundário, use o botão <<. 2. Clique em Gravar fusão. O sistema funde os campos selecionados, move todas as informações relacionadas com o registo primário e elimina os registos duplicados. Para fundir os duplicados na vista de detalhe 1. Na visualização de lista, clique num registo para ver a sua página de detalhe. 2. Clique em Localizar Duplicados. Em seguida, defina filtros para especificar o domínio que deseja procurar. Por exemplo, pode procurar por registos que tenham o mesmo número de telefone ou endereço de faturação.

34 3. Selecione um ou mais filtros e clique Passo Seguinte. Para remover um filtro, clique no ícone Lixo ao lado do campo Nome. Os resultados da pesquisa exibem todos os registos que contem informações duplicadas para o campo especificado. Para ver os detalhes de um registo, clique no seu nome nos resultados da pesquisa. 4. Selecione os registos que deseja fundir e clique em Executar fusão. 5. A página de Fundir registos é exibida na tela. Procurar Informações no SugarCRM É Possível procurar informações através do SugarCRM ou restringir a procura a um módulo específico. Pode também executar uma pesquisa rápida para um campo de valor específico. Pode realizar os seguintes tipos de pesquisa: Pesquisa Global Pode executar uma pesquisa global por palavra chave ao nível do sistema por texto que coincida com o inicio dos nomes de campo chave.

35 Todas as pesquisas no SugarCRM anexam o caractere % ao procurar por campos de texto. Por exemplo, pesquisar por "Acme" irá corresponder a nomes como "Acme Industries" ou "Acme Fundos". Procurando por "% Acme" também irá corresponder a nomes como "Acme Industrias ABC". Dependendo da sua configuração da base de dados, as pesquisas globais podem ou não ser sensíveis a maiúsculas e minusculas. No geral, as pesquisas no SugarCRM com base de MySQL não são sensíveis a maiúsculas e minusculas, enquanto com base de dados Oracle é feita essa distinção. Para realizar uma pesquisa global, insira a palavra chave no campo de pesquisa e clique em OK. O sistema pesquisa Contas, contatos, Possíveis Clientes, Oportunidades, Processos e Projetos, e exibe os resultados da pesquisa de cada um desses módulos. Se quiser pesquisar somente alguns destes módulos, clique na seta para baixo, selecione os módulos a partir da lista e em seguida clique em OK. O módulo com a maioria dos registos é exibido no topo da página dos resultados de pesquisa. Pesquisa Básica Pode executar uma pesquisa Básica por palavra chave dentro da maioria dos módulos. Para realizar uma pesquisa Básica, insira os valores de um ou mais campos no sub-painel de pesquisa na página módulo e clique em Pesquisar. Para localizar somente registos que estão relacionados com as suas tarefas e atividades, selecione a caixa Apenas Meus Registos. Os campos de pesquisa são sensíveis a letras maiúsculas e minusculas e variam dependendo do módulo a pesquisar.

36 Quando insere um caractere num campo, o sistema realiza uma pesquisa rápida de valores Possíveis e apresenta uma lista de valores que começam com o caractere. Inserir caracteres adicionais relacionados restringe a lista. O texto inserido em campos de busca necessita de corresponder a partir do inicio do valor guardado em cada registo. Se o texto está inscrito em mais de um campo de pesquisa, então um registo deve corresponder a todos aqueles campos que devem ser incluídos na lista filtrada. Por outras palavras, procurar por "fred *" apenas correspondera a nomes como "Fred*erick" ou outros "Fred" contendo os nomes no asterisco (*). Estas disposições são igualmente aplicáveis a pesquisa Avançada. Pesquisa Avançada Para melhor filtrar os resultados da pesquisa, clique no link Pesquisa Avançada. Os resultados dos campos Pesquisa Avançada variam de acordo com o módulo selecionado. A Pesquisa Avançada também oferece a opção de gravar os critérios de pesquisa e dos resultados de pesquisa relacionados como Pesquisa Gravada. Nota: A pesquisa por numéricos incidira em qualquer lugar do campo. Deste modo, todos os registos correspondentes são exibidos numa série de listas Paginadas.

37 Gravar Critérios de Pesquisa e Layout Ao utilizar a opção de Pesquisa Gravada e Layout, pode especificar as informações que quer encontrar, bem como a apresentação dos resultados de pesquisa. Pode gravar os resultados da pesquisa especificada no layout, para uso futuro. Pode por exemplo visualizar ou ocultar detalhes como o nome do registo e o usuário atribuído. Pode também classificar os resultados por ordem ascendente ou descendente. Pode guardar um número ilimitado de resultados de pesquisa. As pesquisas gravadas são exibidas na lista de entradas Possíveis selecionar, com a última pesquisa gravada no topo da lista. Pode acessar aos resultados gravados na lista respectiva no menu Atalhos. Para guardar e gerir os resultados da pesquisa 1. Insira um nome para os resultados da pesquisa no campo Gravar esta pesquisa como e clique em Gravar. O nome será agora exibido na lista de Pesquisas Gravadas. 2. Para visualizar uma pesquisa gravada, selecione-a partir da lista de Pesquisas Gravadas. O sistema mostrará de seguida os resultados. 3. Para atualizar os critérios de uma pesquisa gravada, selecione a pesquisa a partir da lista, insira os novos critérios nos campos acima e clique em atualizar. 4. Para eliminar uma pesquisa gravada, selecione na lista suspensa a Pesquisa Gravada, clique em Apagar e em seguida, clique em OK para confirmar a exclusão. 5. Para adicionar uma coluna a vista de lista, selecione-a na lista Ocultar Colunas e use a seta esquerda para move-la para a lista Exibir Colunas. 6. Para remover uma coluna da vista de lista, selecione-a na lista Exibir Colunas e use a seta direita para move-la para a lista Ocultar Colunas. 7. Para editar ou excluir vários registos nos resultados da pesquisa, utilize o sub-painel de atualização Geral.

38 Capítulo 3 Utilizando o SugarCRM Este capítulo descreve como utilizar o SugarCRM para gerir informações sobre as contas dos clientes, contatos, potenciais clientes e oportunidades de vendas, além de atividades como convites, Reuniões e tarefas atribuídas. A aplicação SugarCRM consiste em vários módulos interligados. Normalmente, cada módulo representa um tipo específico de registo, como contatos ou contas. Para cada tipo de registo, pode criar um ou mais registos. Por exemplo, no módulo Contas, pode criar contas individuais para os seus clientes. Cada um destes módulos e descrito neste capítulo. Os tópicos incluem: "módulo Principal" "módulo Meu Portal" "módulo Agenda" "módulo Atividades" "módulo Contatos" "módulo de Contas" "módulo de Potenciais Clientes" "módulo de Oportunidades" "módulo de Ocorrências" "módulo de Bug Tracker" "módulo de Documentos" "módulo de s" "módulo de Campanhas" "módulo de Projetos" "módulo de RSS" "módulo Painel" "módulo Fórum "módulo Funcionários"

39 Módulo Principal Quando acessa o SugarCRM, o módulo Principal é exibido na tela. Os outros módulos são exibidos ao longo do tabulador. O módulo Principal apresenta os seguintes módulos: Módulo Meu SugarCRM: Exibe um resumo das suas tarefas relacionadas com clientes. Módulo Tracker: Exibe relatórios pré-definidos que podem ser usados para monitorar as suas ações, bem como as ações daqueles que reportam a você. Módulo Página de Vendas: Exibe relatórios pré-definidos de vendas como gráficos. Por exemplo, o Meu Pipeline exibe um gráfico das suas oportunidades de vendas com base nos montantes acumulados em fases selecionadas de vendas. Este gráfico, baseado num relatório pré-definido do SugarCRM é exibido apenas quando a data esperada de fechamento esta dentro do período especificado. Clique no ícone Editar para modificar uma fase de vendas ou o período de tempo. A informação atualizada é reflectida no gráfico. Para refrescar a visualização depois de uma atualização, clique no ícone atualizar. Módulo Marketing & Suporte: Exibe relatórios pré-definidos de marketing e suporte como gráficos. Todos os gráficos são exibidos como uma coleção de Dashlets SugarCRM configuráveis pelo usuário. Pode reorganizar estes Dashlets SugarCRM e personalizar a sua aparência para se adequarem as suas necessidades. Pode por exemplo alterar os seus títulos e exibir ou ocultar colunas. Pode sempre reverter para as configurações padrão, se necessário. Os programadores podem ampliar os Dashlets SugarCRM para fornecer capacidades adicionais aos usuários. Inicialmente, a página inicial exibe os dashlets abaixo listados. Pode remover os que não precisa e acrescentar outros dashlets. Minhas Ligações: Lista os telefonemas criados por você ou por outras pessoas.

40 Minhas Reuniões: Lista os convites para Reuniões criados por você ou por outras pessoas. Meus Potenciais Clientes: Exibe uma lista de potenciais clientes que criou. Meu Top de Oportunidades Abertas: Enumera as cinco principais oportunidades ordenadas pelo montante. Oportunidades com um status de "Fechada Perdida" ou "Fechada Ganha" não estão incluídas. Minhas Contas: Apresenta contas atribuídas a você por você mesmo ou por outros usuários. Minhas ocorrências Abertas: Exibe uma lista de ocorrências de clientes atribuídos a você para resolução. Jot Pad: Um espaço para anotar auto lembretes ou outros comentários. Avisos de equipe: Apresenta quaisquer anúncios dirigidos a equipe para a qual pertence. Somente os usuários com privilégios de administrador podem configurar esses anúncios. A Principal fornece igualmente um menu de Atalhos que lista opções para criar registos e atividades. Personalizar o módulo Principal É Possível editar o módulo Principal de acordo com sua preferência. É possível nos módulos Meu Sugar e Meus gráficos alterar o layout e adicionar novos Dashlets. Se necessário, pode apagar o módulo Meus gráficos. Se necessita de espaço para acomodar mais Dashlets, pode adicionar novas páginas ao Principal. Estas páginas serão exibidas como módulos adicionais ao lado do módulo Meu SugarCRM. Tome nota das seguintes restrições ao criar novas Páginas Principais: não pode adicionar mais de 10 páginas ao módulo Principal. não pode ter mais de três colunas numa página. não pode ter nomes de página duplicados. Os nomes da página não podem ter mais de 25 caracteres. não pode apagar o módulo Principal do SugarCRM, mas pode apagar as páginas que criar. A qualquer momento pode reverter o módulo Principal para a configuração padrão. No entanto, note que isso irá apagar quaisquer páginas que adicionou ao módulo Principal. Para personalizar o módulo Principal 1. Para renomear os módulos Meu SugarCRM ou Meus gráficos:

41 a) Clique na seta para Baixo no módulo e selecione Renomear Página. O nome do módulo torna-se um campo de texto em que poderá renomeá-lo. b) Insira um novo nome e clique fora do campo para exibir o módulo com o novo nome. 2. Para alterar o layout de uma página: a) Clique na seta para Baixo no módulo e selecione Alterar Layout. A janela respectiva irá surgir. Inicialmente ela terá duas colunas. b) Selecione o número de colunas que pretende incluir na página e clique em Submeter. O sistema reformata a página para exibir informação existente no número de colunas especificado. Para adicionar e Gerir novas páginas 1. Clique no link Adicionar Página localizado ao lado do módulo Meus gráficos. A janela Adicionar Página surge na tela. 2. Insira um nome para a página, selecione o número de colunas que pretende e clique em Submeter. A nova página surge na tela. 3. Clique na seta para Baixo no módulo da nova página para ver as opções renomear página, adicionar Dashlets, alterar layout e Apagar Página. 4. Para eliminar a página, clique na seta para Baixo do módulo da página, selecione Apagar Página, e clique em OK para confirmar a eliminação. Para reverter a página inicial para as configurações padrão 1. Clique na opção Minha Conta localizado na parte superior direita, canto da página. 2. Clique na opção reposto a página inicial padrão e clique em OK para confirmar a ação. O sistema redefine a página inicial e registos para fora do sistema. 3. Faça o login novamente no sistema para ver as mudanças.

42 Módulo Meu Portal Utilize o módulo Meu Portal para adicionar links para Web sites e aplicações baseadas na Web, tais como Fóruns ou a interface Web para o sistema de da sua organização. Adicionar sites no portal permite que o sistema SugarCRM forneça um único interface para múltiplas aplicações e Web sites. Um portal pode ser de dois tipos: Pessoal ou Global. O link pessoal apenas pode ser acessado e visualizado por você. Um site global é um link que toda a organização pode ver e acessar. Os usuários podem adicionar sites somente para uso pessoal. Os administradores podem adicionar sites pessoais e globais. Um portal pode ser exibido como uma opção no menu Atalhos ou como um módulo adjacente aos módulos. Os usuários podem exibir sites apenas como atalhos. Os administradores podem exibir sites como atalhos ou módulos. Pode também ocultar estes links de portal, se necessário. Por exemplo, se tiver uma longa lista de sites, pode ocultar os que não utiliza muito frequentemente. Para adicionar um site de portal 1. No menu Atalhos do módulo Meu Portal, clique em Adicionar Site. 2. Insira as informações para os seguintes campos: Nome: Insira um nome para o portal. Website: Insira o URL do site do portal. Visível: Inicialmente, esta opção é selecionada para exibir o link do site, como específica o posicionamento do campo. Desmarque esta caixa se não desejar exibir o link.

43 Colocação: Inicialmente, este portal aparece no menu Atalhos. Como administrador, pode exibilo como um atalho, como um módulo, ou como ambos. Tipo: Inicialmente, o site é classificado como um site pessoal. Como administrador, pode especificar um site pessoal ou um site global. 3. Clique em Gravar para criar o portal; clique em Cancelar para voltar a página principal sem criar o novo site. Para gerir um site de portal Para ver informações detalhadas sobre um site de portal, clique no seu nome na lista do Portal. Para editar as informações, faça as alterações na página de detalhe e clique em Gravar. Para ver o alvo de um site de portal, clique no nome do portal no menu Atalhos. Para eliminar um site de portal da lista, selecione a caixa de seleção adjacente ao seu nome na lista e, em seguida, clique em Apagar. Para navegar de volta para a página principal de um site de portal, clique em Lista de Sites no menu Atalhos.

44 Módulo Agenda Utilize o módulo Agenda para ver e para criar atividades, tais como Ligações, Convites, Reuniões e Tarefas. Para visualizar a sua Agenda por dia, semana, mês ou ano, clique no botão apropriado no canto superior esquerdo da tela principal. Em cada formato, quaisquer atividades planejadas com datas são exibidas como Ligações, Reuniões, Tarefas, Notas e s. Os ícones são utilizados para indicar o tipo de atividade: um convite, uma tarefa ou uma reunião. Pode clicar em qualquer atividade na sua Agenda para editar as informações. Pode andar para trás e para a frente na Agenda por dia, semana, mês ou ano. Na semana, mês ou ano, pode clicar em qualquer data para ver a imagem no formato de dia. No sub-painel de opções da Agenda da sua página Minha Conta, pode criar uma chave de publicação para permitir que usuários de outras aplicações como o Microsoft Outlook para visualizar a sua Agenda. O menu Atalhos da página principal da agenda exibe as seguintes opções que fazem parte do módulo atividades: Agendar ligação. Clique nesta opção para agendar uma ligação. Agendar Reunião. Clique nesta opção para agendar uma reunião. Criar Tarefa. Clique nesta opção para criar uma tarefa. Ligações. Clique nesta opção para visualizar e gerir Ligações Reuniões. Clique nesta opção para visualizar e gerir Reuniões. Tarefas. Clique nesta opção para visualizar e gerir tarefas. Para qualquer reunião ou ligação agendada, pode criar um atalho ou uma nota relacionada. Pode por exemplo adicionar uma nota resumindo o resultado de uma ligação ou uma reunião. Também pode executar outras atividades relacionadas com uma ligação ou uma reunião, como a criação de uma tarefa e arquivar s.

45 No formato Dia, a Agenda enumera as horas do dia verticalmente. Uma lista de tarefas é exibida no lado direito da página principal da Agenda. Para visualizar os detalhes de uma tarefa, clique no título do assunto. Clique num horário específico para agendar uma ligação ou uma reunião nessa hora. Quando grava as informações, o sistema mostra a página de detalhe onde pode ver e gerir as informações relacionadas como contatos e notas. Visualizar Agendas Compartilhadas Os usuários podem ver as Agendas uns dos outros de forma a poder agendar compromissos. A informação a que pode acessar numa Agenda de um colega depende do seu status de membro de equipe. Por exemplo, se tiver um compromisso na sua Agenda que está atribuído a equipe Global, todos os usuários na sua organização poderão acessar aos seus detalhes quando visualizarem a sua Agenda. Contudo, se o compromisso for atribuído a sua equipe privada, eles apenas poderão saber se estará livre ou ocupado, não tendo acesso a mais detalhes. Apenas os membros da sua equipe o poderão fazer. Os Gestores tem permissões para ver, editar e eliminar os compromissos dos seus subordinados. Os subordinados apenas podem ver os compromissos dos Gestores como tempo livre/ ocupado. Os administradores tem acesso total a Agenda de qualquer usuário e permissões para editar, duplicar e eliminar qualquer compromisso. Para ver Agendas Compartilhadas 1. Na página principal da Agenda, clique em Compartilhada. A página exibe o sub-painel Agenda Compartilhada.

46 2. Para ver a Agenda de um usuário, clique no ícone Editar. O sistema exibe uma lista de usuários e uma lista de equipes. 3. Para ver usuários que pertencem a uma equipe específica, selecione a equipe da lista. 4. Selecione o usuário e clique em selecionar. A Agenda do usuário exibe todos os compromissos existentes. Criar Compromissos Na Agenda, pode utilizar o formulário rápido de Criar Compromissos para uma Ligação ou Agendar uma reunião. Este formulário só exibe os campos obrigatórios. Pode adicionar informações aos campos depois de gravar o formulário. Em alternativa, pode usar Agendar Ligação e Agendar Reunião. Para criar um Compromisso 1. No formulário Criar Compromisso, selecione Agendar ligação ou Agendar reunião.

47 2. Indique o assunto da ligação ou reunião. 3. Clique no ícone Agenda e selecione a data prevista; introduza a Hora de Inicio no campo abaixo. 4. Selecione o módulo relacionado da lista respectiva. Clique selecionar para escolher o registo relacionado com o compromisso. 5. Clique selecionar para especificar o usuário atribuído da lista de usuários. 6. Da lista de Estado, especifique o estado do compromisso para indicar se este já foi efetuado ou ainda não se realizou. Para Ligações, especifique se é uma ligação entrada ou saída. 7. Clique em Gravar. A página de detalhe das Ligações ou Reuniões exibe as informações que inseriu. 8. Para adicionar ou alterar informações, clique em Editar.

48 Módulo atividades Uma atividade pode ser qualquer interação com os colegas e clientes, como uma ligação, uma reunião ou um . Utilize o módulo atividades para agendar e gerir Ligações, Reuniões e tarefas. Normalmente, uma atividade está relacionada com um registo como uma conta ou contato. Por exemplo, pode agendar uma reunião com um ou mais contatos para discutir uma conta específica ou oportunidade. Quando cria a atividade, pode especificar o registo ao qual esta relacionada. Isto permite ver as atividades programadas a partir do registo especificado. Por exemplo, uma página de detalhes da conta exibe todas as atividades agendadas. Quando agendar uma atividade, também pode criar notas e anexos, se necessário. O menu Atalhos exibe as seguintes opções: Agendar ligação: Clique nesta opção para agendar uma ligação. Agendar Reunião: Clique nesta opção para agendar uma reunião. Criar Tarefa: Clique nesta opção para criar uma tarefa. Criar Nota ou Anexo: Clique nesta opção para criar uma nota ou um atalho para uma conta, um encontro ou uma tarefa. Arquivar s: Clique nesta opção para criar o arquivamento do envio e recepção de s. Ligações: Clique nesta opção para visualizar e gerir Ligações. Reuniões: Clique nesta opção para visualizar e gerir Reuniões. Tarefas: Clique nesta opção para visualizar e gerir tarefas. Notas: Clique nesta opção para criar ou exibir notas. s: Clique nesta opção para visualizar e gerir o seu envio e recepção de s. Hoje: Clique nesta opção para ver as suas anotações na Agenda diária. Importar Notas: Clique nesta opção para importar dados externos numa nota.

49 Agendar Ligações e Reuniões Pode agendar Ligações e Reuniões com usuários, contatos e potenciais clientes. Quando agendar uma ligação ou uma reunião, estará criando um registo com definições de tema da discussão, participantes, período de tempo e o estado. Depois de guardar esta informação, pode enviar um convite para todos os participantes imediatamente ou numa data posterior. Pode criar uma nota ou adicionar anexos antes ou depois de ocorrer uma ligação ou uma reunião. Depois de efetuar uma ligação ou reunião, ou se quer cancela-las por algum motivo, pode atualizar o seu estado para modificar o registo. Ao criar uma ligação ou uma reunião, a página de Ligações ou Reuniões exibe os seguintes subpainéis: Agendamento: O sub-painel de Agendamento exibe informações como o nome dos participantes, o dia e a hora da ligação ou reunião. NOTA: Se há Ligações ou Reuniões agendadas para o mesmo dia e hora, o tempo ocupado estará bloqueado para novos agendamentos. Adicionar Convidados: Pode utilizar o sub-painel Adicionar Convidados para encontrar usuários que pretende convidar. Para agendar uma ligação ou reunião 1. No menu Atalhos da Agenda, clique em Nova Ligação ou Nova Reunião. Em alternativa, pode utilizar o formulário rápido Criar Compromisso no menu Atalhos. 2. Insira informações nos seguintes campos: Assunto: Indique o assunto da reunião. Estado: A partir da lista de entradas Possíveis, selecione uma das seguintes: Entrada: Esta opção é apenas para Ligações. Escolha esta opção se for uma ligação de entrada. Saída: Esta opção é apenas para Ligações. Escolha esta opção se for uma ligação saída. Planejada: Escolha esta opção se a ligação ou reunião já esta planejada. Realizada: Depois de uma ligação ou reunião ficar concluída, altere o estado de planejada para Realizada.

50 Não Realizada: Se uma ligação ou uma reunião não ocorreu por qualquer motivo, altere o estado de planejada para não Realizada. Equipe: Coloque a equipe pretendida ou click em escolher para selecionar a equipe que terá acesso aos detalhes da ligação ou reunião. Localização: Para Reuniões, opcionalmente poderá colocar a localização da reunião. Data e Hora de Início: Clique no ícone Agenda e selecione a data; a partir da lista, selecione o tempo (horas e minutos). Atribuída a: Especificar o usuário responsável pela ligação ou reunião. Inicialmente, é atribuída a você. Para atribuir um usuário diferente, clique em selecionar para ver a lista de usuários e clique no nome do usuário desejado. Duração: Indique o número de horas na casa adjacente e selecione o número de minutos a partir da lista. Conta: Opcionalmente, insira o nome da respectiva conta ou clique em selecionar para o procurar. Em vez de uma conta, pode escolher um outro registo relacionado como uma oportunidade ou insira em contato a partir da lista. Lembrete: Selecione esta caixa se quiser que o sistema envie um lembrete para todas as pessoas da lista antes de receber a ligação ou reunião. Escolha a hora para o lembrete a partir da lista. Descrição. Opcionalmente, insira uma breve Descrição no fim da ligação ou reunião. 3. Clique em Gravar para guardar as informações da ligação; clique em Cancelar para voltar a página inicial das Reuniões sem gravar as informações. 4. Clique em Enviar Convites para enviar um convite para os participantes. 5. Para criar uma cópia da ligação ou reunião, clique em Fechar e Criar Nova. O sistema encerra a ligação ou reunião e altera o seu status para Realizado. A nova ligação ou reunião exibida na página mantem todas as informações do registo original exceto para o estado, que por padrão é definido como planejado. Para adicionar convidados 1. No sub-painel Adicionar Convidados, introduza todas ou algumas das seguintes informações: Nome: Pode adicionar uma letra, todo um nome ou um nome parcial. Sobrenome: Pode adicionar uma letra, todo um nome ou um nome parcial Pode adicionar uma letra, um endereço inteiro ou um endereço parcial. 2. Clique em Pesquisar. O sistema mostra os resultados da pesquisa com a opção Adicionar adjacente a cada nome na lista. 3. Clique no botão Adicionar para enviar um convite para o usuário. A lista de convites surgira no subpainel.

51 Para gerir as atividades Para classificar uma visualização de lista, clique em qualquer título na coluna que tem o ícone ao seu lado. Para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. Para atualizar as informações para algumas ou todas as atividades, utilize a atualização Geral. Para ver os detalhes de uma atividade, clique no seu nome na lista. Em alternativa, coloque o cursor na seta para baixo ao lado do tema para ver a janela popup dos detalhes adicionais. Clique no ícone Ver para ver os detalhes ou no ícone Editar para editar os detalhes. Para editar a informação na página de detalhe, clique em Editar, reveja as informações e clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem gravar as suas alterações. Informações associadas como contatos, usuários e notas é exibida nos sub-painéis. Para duplicar uma atividade, clique em Duplicar, na visualização de detalhe. A duplicação e uma forma conveniente de se criar uma atividade semelhante. Pode alterar as informações do segundo registo de criação de uma nova atividade. Para excluir uma atividade na página de detalhe, clique em Apagar e em seguida clique em OK para confirmar a eliminação. Para encontrar um convite específico ou reunião na lista, insira o assunto ou o nome do contato na pesquisa do sub-painel superior e clique em Pesquisar. Para pesquisar somente os seus registos, selecione a caixa Apenas Meus Registos. Para efetuar uma pesquisa Avançada com filtros de pesquisa adicionais como o estado, clique em Avançado. Para editar uma associação, clique no ícone Editar no sub-painel, faça as alterações e clique em Gravar. Para remover uma associação, selecione-a e clique no ícone Remover; clique em OK para confirmar a remoção. Criar Tarefas Com base nas suas atividades relacionadas com o trabalho, pode criar e atribuir tarefas a você próprio ou para outros usuários.

52 Quando cria-se uma tarefa, é possível relacioná-la a um registo específico como uma conta ou uma oportunidade. Também pode rever o estado e a prioridade da tarefa a qualquer momento para manter os seus registos atualizados. Para criar uma tarefa 1. No menu Atalhos da página principal das atividades, clique em Criar Tarefa. 2. Na página de Tarefas insira as informações nos seguintes campos: Assunto: Indique o assunto da tarefa. Data e hora de fechamento: Opcionalmente, clique no ícone Agenda e selecione a data de conclusão da tarefa, introduzindo o tempo na casa adjacente. Se não houver um prazo específico para a tarefa, selecione na caixa Nenhuma. Insira a informação da data da tarefa se deseja adicioná-la na sua agenda, para receber um lembrete na hora indicada. Data e hora de início: Opcionalmente, clique no ícone Agenda e selecione a data inicial para a tarefa, introduzindo o tempo na casa adjacente. Se não ha nenhuma data específica para a tarefa, selecione na caixa Nenhuma. Prioridade: A partir da lista, selecione uma prioridade que reflita a importância de completar a tarefa. Equipe: Clique em selecionar para escolher a equipe com permissões para ver a tarefa. Clique em selecionar para selecionar o responsável pela tarefa. Inicialmente, é atribuída a você. Estado: A partir da lista, selecione o estado atual da tarefa como Não Iniciada, Ativa ou Concluída. Conta: Insira o nome da respectiva conta ou clique em selecionar para procurar uma. Em vez de uma conta, pode escolher um outro registo relacionado como uma oportunidade ou contato a partir da lista. Nome do contato: Clique em selecionar para escolher uma pessoa física para ser o contato da tarefa. Inicialmente, é atribuído a você. Descrição: Insira uma breve Descrição da tarefa. 3. Clique em Gravar para criar a tarefa; clique em Cancelar para sair da página sem criar a tarefa. 4. Para mudar o estado da tarefa para concluída e criar um novo, clique em Fechar e Criar Nova. O

53 status da nova tarefa, Inicialmente, estará configurado para não Iniciada. Para gerir tarefas Para editar ou apagar várias tarefas, utilize a atualização Geral. Para ver os detalhes de uma tarefa, clique no seu assunto. A página Tarefas exibe informações como o assunto, a data de conclusão e estado. Para editar a informação na página de detalhe, clique em Editar, reveja as informações e clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem gravar as suas alterações. Para duplicar as informações na página de detalhes, clique em Duplicar, faça modificações se necessário, e clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem duplicar a tarefa.a duplicação e uma forma conveniente de se criar uma tarefa semelhante. Pode alterar as informações do segundo registo para criar uma nova tarefa. Para importar tarefas, clique em Importar no menu de Atalhos na página principal de Tarefas. Para eliminar a tarefa na página de detalhe, clique em Apagar e clique em OK para confirmar a exclusão. Criar notas e anexos Pode criar ou importar notas relacionadas com uma ligação específica, reunião ou tarefa para distribuir pelos participantes. As notas Permitem adicionar comentários sobre um assunto e manter um registo das discussões relativas a uma ligação, reunião ou tarefa. Pode também anexar documentos de suporte a uma nota. Para criar uma nota ou anexo: 1. No menu Atalhos, clique em Criar Nota ou Anexo. 2. Na página Notas, insira as informações relativas aos seguintes campos: Contato: Insira o nome do contato. Clique em selecionar para escolher um a partir da lista de contatos ou para procurar um contato na lista. Conta: Opcionalmente, insira o nome da conta relacionada ou clique em selecionar para procurar um. Em vez de uma conta, pode escolher um outro registo relacionado como uma oportunidade ou contato a partir da lista. Assunto: Insira o assunto da nota. Anexo: Para anexar um documento que está localizado no seu computador, clique em Pesquisar, navegue até o local do ficheiro e selecione-o. Nota: Insira o texto da nota nesta caixa. 3. Clique em Gravar para criar a nota ou anexo; clique em Cancelar para voltar a página principal das Notas sem gravar as suas alterações.

54 Para gerir notas Para editar ou apagar várias notas, use a atualização Geral. Para ver os detalhes de uma nota, clique no seu assunto. Para editar a informação, clique em Editar, reveja as informações e clique em Gravar; em Cancelar para voltar a página Notas sem gravar as suas alterações. Para duplicar as informações na página de detalhes, clique em Duplicar, faça modificações se necessário, e clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem duplicar a nota. A duplicação é uma forma conveniente de se criar uma nota semelhante. Pode alterar as informações do segundo registo para criar uma nova nota. Para importar tarefas, clique em Importar no menu de Atalhos na página principal de Tarefas. Para eliminar a nota, clique em Apagar e clique em OK para confirmar a eliminação. O sistema apaga a nota e volta as lista de Notas.

55 Módulo Contatos Utilize o módulo contatos para criar e gerir contatos para a sua organização. Um contato é qualquer pessoa que seja um potencial cliente de vendas válido, isto é, um potencial cliente que tem sido objecto de avaliação para uma Possível oportunidade de venda. Pode associar um contato com qualquer registo tal como uma conta, oportunidade ou campanha. Associar um contato com uma campanha permite monitorar a eficácia da campanha ao gerar oportunidades para a sua organização. O menu Atalhos exibe as seguintes opções: Criar Contato: Clique nesta opção para criar um registo para um novo contato. Criar Cartão de visita: Clique nesta opção para adicionar informações do cartão de visita de um novo contato. Criar vcard: Clique nesta opção para importar um ficheiro vcard a partir do seu sistema local. Contatos: Clique nesta opção para ver uma lista dos seus contatos já existentes. Relatórios de Contatos: Clique nesta opção para ver um relatório existente dos seus contatos, ou para criar um novo relatório. Importar: Clique nesta opção para importar informações de contato de uma aplicação externa ou ficheiro. Para criar um Contato 1. No menu de Atalhos, clique em Criar contato; em alternativa, insira as ações exigidas no formulário rápido Novo Contato que está abaixo do menu de Atalhos. Poderá adicionar informações adicionais depois de gravar o formulário.

56 2. Na página contatos, introduza a seguinte informação: INFORMAÇÕES DO CONTATO: Nome: Insira o primeiro nome do contato. Sobrenome: Insira o restante do nome do contato. Telefone Comercial: Insira o número comercial do contato. Telefone Celular: Insira o número de telefone móvel do contato. Nome da conta: Insira o nome da conta associada ao contato; alternativamente, clique em selecionar para escolher a partir da lista de contas já existentes. Origem do Potencial Cliente: A partir da lista, selecione a fonte que gerou o potencial cliente, tal como correio direto ou evento. Outro Telefone: Insira o número de telefone alternativo, se for o caso. Campanha: Para associar o contato com uma campanha, insira o nome da campanha ou clique em selecionar para seleciona-la a partir da lista de campanhas. Cargo: Insira o cargo empresarial do contato. Fax: Insira o número de fax do contato. Assistente: Insira o nome do assistente. Telefone do Assistente: Insira o número de telefone do assistente. Departamento: Insira o departamento empresarial do contato. Aniversário: Clique no ícone Agenda e selecione a data de aniversario do contato. Reporta-se a: Clique selecionar e selecione o supervisor do contato a partir da lista de contatos. Sincronizar com Outlook: Selecione esta caixa para sincronizar as informações do contato com o Outlook. Não Contatar: Selecione esta caixa para adicionar o contato para a lista não Contatar. Isto é para garantir que o contato não será abordado durante as campanhas. Atribuído a: Selecione o indivíduo responsável por este contato. Inicialmente, ele é atribuído a quem está criando um novo contato. Endereço: Insira o endereço do contato. Para copiar informação de uma seção para outra, pode inserir as informações de endereço em cada uma das seções e clique nas teclas de seta. Se selecionar um contato a partir da lista de contatos, o sistema insere automaticamente o endereço

57 por você. No entanto, pode editar essas informações, caso seja necessário. Endereço(s) de Insira um endereço de do contato e selecione primário. Se um endereço de estiver incorreto, selecione inválido para o assinalar. Se enviou s de campanha para contata-lo e o indivíduo optou por deixar de as receber, selecione Optou por sair. Para adicionar um novo endereço de , clique em Adicionar endereço. Pode adicionar vários endereços de . Informação Descritiva: Descrição: Insira uma breve Descrição do contato. Informação do Portal: Nome do Portal: Atribua um nome de usuário para permitir que o contato acesse seu portal de Ocorrências. Senha de Portal: Atribua uma senha de usuário ao seu contato para acesso ao portal. Confirmar senha do Portal: Insira novamente a senha para confirmar. Portal Ativo: Selecione esta opção para especificar que o portal está em uso. 3. Clique em Gravar para gravar o registo e ver a sua página de detalhe; clique em Cancelar para voltar a página inicial do contato sem criar o novo contato. Para ver e gerir contatos Para eliminar um ou mais contatos listados, utilize a atualização Geral. Para exibir os detalhes de um contato, clique sobre o nome do contato na lista. Para importar registos, clique em Importar no menu Atalhos da página principal dos contatos. Para exportar registos, clique no link Exportar. Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados. Para editar as informações de contato, na visualização de detalhes, clique em Editar. Para gerir subscrições da boletim de notícias, na página de detalhe, clique em Gerir subscrições. Para adicionar o indivíduo a uma lista de do boletim de notícias, selecione o boletim a partir da lista de Boletins de notícias disponíveis e arraste-o da lista de Boletins Subscritos para a lista de Boletins disponíveis. Clique em Gravar para atualizar as informações. Para duplicar as informações de contato, na visualização de detalhes, clique em Duplicar. A duplicação e uma forma conveniente de se criar um contato semelhante. Pode alterar as informações do segundo registo para criar um novo contato. Para acompanhar as mudanças feitas as informações do contato ao longo do tempo, na visualização detalhada, clique no link Ver histórico alterações localizado abaixo do botão Editar.

58 Criar Cartões de Visita Pode adicionar um cartão de visita do contato aos seus registos. A informação Básica é semelhante a informação de contato. Quando cria um cartão de visita, no sub-painel inferior, pode relacioná-lo a uma conta existente ou pode criar uma nova conta, oportunidade ou compromisso. Utilizar vcards para Importar e Exportar contatos Pode importar um ficheiro vcard a partir do seu sistema local para criar um novo contato no SugarCRM. Pode igualmente criar um ficheiro vcard a partir da visualização de Detalhe de um contato no SugarCRM e grava-lo no Outlook ou no seu computador local. Para importar um vcard 1. No menu Atalhos, clique em Criar a partir de vcard. 2. Na página vcard Importar Contatos, clique em Navegar para acessar a localização do vcard no sistema de ficheiros locais. 3. Na caixa de diálogo Escolher Ficheiro, selecione o ficheiro e clique em Abrir. 4. O caminho do ficheiro é exibido no campo vcard Importar Contatos.

59 5. Clique em Importar vcard. 6. A informação no vcard surge numa nova página de detalhe do contato. O sistema exibe um botão vcard junto ao nome do contato. Pode clicar neste botão para abrir o ficheiro vcard e editar as informações. 7. Para editar as informações de contato, clique em Editar na página de detalhe dos contatos. 8. Para duplicar as informações, clique em Duplicar, na página de detalhe dos contatos. 9. Para apagar as informações, clique em Apagar na página de detalhe dos contatos. Criar um vcard no SugarCRM 1. Na vista de detalhe de um contato, clique no botão vcard localizado ao lado do nome do contato. O sistema exibe uma caixa de diálogo que lhe pergunta se pretende abri-lo ou grava-lo para o seu desktop como um ficheiro.vcf. 2. Faça a sua seleção. O sistema preenche os campos do vcard com a informação do contato no SugarCRM. Pode editar a informação se necessário. 3. Clique em Gravar e Fechar. O sistema grava o vcard na pasta de contatos do Outlook.

60 Módulo de Contas Utilize o módulo Contas para criar e gerir contas de clientes da sua organização. Conta contém informações do seu cliente como o nome e endereço. Cada conta pode ser associada a outros registos como oportunidades e contatos. O menu Atalhos exibe as seguintes opções: Criar Conta: Clique nesta opção para criar uma nova conta. Contas: Clique nesta opção para visualizar uma lista de contas existentes. Relatórios de Contas: Clique nesta opção para ver ou criar relatórios de contas existentes. Importar: Clique nesta opção para importar dados de informação da conta a partir de fontes de dados externas. Para criar uma conta 1. No menu Atalhos, clique em Criar Conta. 2. Na página Contas, insira as seguintes informações: Nome da Conta: Insira um nome para a conta. Telefone Comercial: Insira o número do telefone da organização. Fax: Insira o número de fax para a organização. Outro telefone: Insira um número de telefone alternativo para a organização, se for o caso. Insira um endereço de para a organização. Outro Insira um endereço de alternativo para a organização. Website: Insira o URL para o site da organização. Símbolo de Ação: Insira o símbolo de stock para a organização.

61 Membro de: Insira os nome da organização associada a conta. Funcionários: Insira o número de empregados da organização. Propriedade: Especifique a informação do proprietário. Classificação: Insira a classificação de mercado a qual a organização pertence. Código SIC: Insira o código Standard Industry Classification que indica o modelo de negócios da organização. Tipo: Insira a categoria da conta como Cliente ou Parceiro. Rendimento Anual: Insira a receita anual da organização. Equipe: Insira o nome da equipe que pode acessar a informação da Conta. Para escolher uma equipe existente, clique em selecionar e escolha a equipe da Lista de equipes. Atribuída a: Insira o nome da pessoa que é responsável pela comunicação com esta Conta. Para escolher um usuário existente, clique em selecionar e escolha a pessoa da Lista de usuários. Inicialmente, estará atribuída a você. INFORMAÇÃO ENDEREÇO: Insira o endereço da Conta. Para copiar o outro endereço a partir do endereço principal, selecione a opção Copiar endereço da caixa da esquerda. Endereço(s) de Insira um endereço de da organização e os seus contatos e alvos de campanha dentro da organização. Se um endereço de estiver incorreto, selecione inválido para o assinalar. Se enviou s de campanha para o contato e o indivíduo optou por deixar de os receber, selecione Optou por sair. Para adicionar um novo endereço de , clique em Adicionar endereço. Pode adicionar vários endereços de . DESCRIÇÃO: Insira uma breve Descrição para o potencial cliente. 3. Clique em Gravar para gravar as informações da nova conta; clique em Cancelar para sair sem gravar a informação. Para visualizar e gerir contas Para ordenar a lista de Contas, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. Para editar ou apagar todas ou algumas contas na lista, utilize o painel de atualização Geral. Para ver os detalhes de uma conta, clique no seu nome na lista. A página de detalhes exibe sub-painéis para registos relacionados como atividades, histórico, contatos, Oportunidades e Potenciais Clientes. Pode criar novos registos ou editar os existentes. Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados. Para editar uma conta, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e clique em Gravar.

62 Para copiar um endereço para os registos de contato atribuídos, na Vista Edição, clique no botão Copiar, selecione um ou mais contatos e clique Copiar endereço para contatos Verificados. Para duplicar uma conta, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema duplica a conta e exibe a sua página de detalhe. Esta ação é uma forma conveniente de criar contas semelhantes. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar uma nova conta. Para apagar a conta, na página de detalhe, clique em Apagar. Para monitorar alterações na informação da conta, na página de detalhe da conta, clique em Ver histórico de alterações abaixo do botão Editar.

63 Módulo de Potenciais Clientes Utilize o módulo Potenciais Clientes para criar e gerenciar os clientes potenciais de vendas para sua organização. Potenciais Clientes são os primeiros contatos no processo de vendas. Depois terem sido avaliados e apreciados, pode converte-los em contatos, oportunidades ou contas. Pode associar um potencial cliente a qualquer tipo de campanha para monitorar a eficácia da campanha ao gerar oportunidades para a sua organização. Pode criar Potenciais Clientes no SugarCRM e pode também importá-los para o SugarCRM como ficheiros delimitados por virgulas, módulos ou personalizados. Quando importar Potenciais Clientes, poderá escolher o valor padrão para a Fonte do Potencial Cliente a partir da lista na coluna Valor padrão. Para importar Potenciais Clientes, clique em Importar no menu de Atalhos. Criar um potencial cliente 1. No menu Atalhos, clique em Criar Potenciais Clientes. Em alternativa, pode utilizar o formulário rápido Novo Potencial Cliente existente abaixo dos Atalhos.

64 2. Na página Potenciais Clientes, insira as seguintes informações: Fonte do Potencial Cliente: A partir da lista, selecione a origem do potencial cliente. Descrição da Fonte do Potencial Cliente: Insira uma breve Descrição da fonte do potencial cliente. Estado: A partir da lista, selecione o estado de um potencial cliente como Novo ou Em Processo. Descrição do Estado: Insira uma breve Descrição do estado do potencial cliente. Campanha: Para associar o potencial cliente a uma campanha, insira o da campanha ou clique em selecionar para seleciona-la a partir da lista de campanhas. Indicado por: Se alguem lhe indicou o potencial cliente, introduza a informação neste campo. Nome: Insira o primeiro nome do potencial cliente. Sobrenome: Insira o restante do nome do potencial cliente. Telefone Comercial: Insira o número de telefone comercial do potencial cliente. Telefone Celular: Insira o número de telefone móvel do potencial cliente. Telefone de Casa: Insira o número de telefone de casa do potencial cliente. Outro telefone: Insira o número alternativo do telefone, se for caso disso. Fax: Insira a o número de fax do potencial cliente. Insira o endereço de do potencial cliente. Outro Insira o endereço de alternativo do potencial cliente, se for o caso. Opt Out: Selecione esta caixa se o potencial cliente optou por não partilhar o seu endereço de . Inválido: Se um endereço de e inválido, selecione essa caixa. Nome da Conta: Insira o nome da conta relacionada com o potencial cliente. Cargo: Insira o cargo organizacional do potencial cliente. Departamento: Insira o departamento organizacional ao qual pertence o potencial cliente. Não Chamar: Marque esta caixa para adicionar o potencial cliente a lista Não Chamar. Isto é para garantir que o potencial cliente não seja abordado durante as campanhas. Equipe: Insira o nome da equipe que pode acessar a informação do potencial cliente. Para escolher uma equipe existente, clique em selecionar e escolha a equipe da Lista de equipes Atribuída a: Insira o nome da pessoa que é responsável pela comunicação com o potencial cliente. Para escolher um usuário existente, clique em selecionar e escolha a pessoa da Lista de usuários. Inicialmente, estará atribuída a você. Informação Endereço: Insira o endereço principal endereço e outros dados. Para copiar o outro endereço a partir do endereço principal, selecione a opção Copiar endereço da caixa da esquerda. Endereço(s) de Insira um endereço de da organização e os seus contatos e alvos de campanha dentro da organização. Se um endereço de estiver incorreto, selecione inválido. Se enviou s de campanha para o contato e o indivíduo optou por deixar de os receber, selecione Optou por sair. Para adicionar um novo endereço de , clique em Adicionar endereço. Pode adicionar vários endereços de . Descrição: Insira uma breve Descrição do potencial cliente.

65 3. Clique em Gravar para gravar as informações da nova conta; clique em Cancelar para sair sem gravar a informação. Depois de Gravar o potencial cliente, a sua página de detalhe é exibida na tela. Pode criar atividades e visualizar as atividades de marketing anteriores, incluindo uma lista de todas as campanhas que foram enviadas para o potencial cliente. Gerir informação do Potencial Cliente Poderá gerir e monitorar os potenciais clientes através do seu ciclo de vida. Para gerir potenciais clientes Para exportar registos, clique no link Exportar. Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados. Para editar ou eliminar um ou mais contatos listados, utilize a atualização Geral. Para gerir subscrições do boletim de notícias, na página de detalhe, clique em Gerir subscrições. Para adicionar o indivíduo a uma lista de do boletim de notícias, selecione o boletim a partir da lista de Boletins de notícias disponíveis e arraste-o da lista de Boletins Subscritos para a lista de Boletins disponíveis. Clique em Gravar para atualizar as informações. Para duplicar um potencial cliente, na visualização de detalhes, clique em Duplicar. A duplicação e uma forma conveniente de se criar um contato semelhante. Pode alterar as informações do segundo registo para criar um novo contato. Para acompanhar as mudanças feitas as informações do potencial cliente ao longo do tempo, na visualização detalhada, clique no link Ver histórico alterações localizado abaixo do botão Editar. Para eliminar um potencial cliente, na página de detalhe, clique em Apagar. Para converter um potencial cliente para contato, clique em Converter Potencial Cliente. Opcionalmente, também pode converter o potencial cliente para uma Conta relacionada, Oportunidade ou Compromisso. Nota: pode criar formulários WebtoLead a serem utilizados nas suas campanhas Web e em outras fontes como o seu website. Esta informação do potencial cliente é guardada na base de dados do SugarCRM e pode ser usada para gerar oportunidades para a sua organização.

66 Módulo de Oportunidades Utilize o módulo de Oportunidades para criar e gerir oportunidades de vendas para sua organização. Todas as oportunidades devem ser atribuídos a uma conta. Pode associar uma oportunidade a apenas uma conta, mas poderá associá-la a vários contatos. Uma oportunidade especifica o montante estimado de vendas para uma conta e está vinculado a uma fase de vendas. Uma fase de vendas, tal como a Qualificação, Fechada Ganha ou Fechada Perdida identifica o quão perto está de fazer uma venda. O administrador define e estabelece o estado de vendas dependendo dos requisitos da sua organização. O montante estimado de vendas pode variar em função da fase de vendas. Com base nas fases de vendas, o sistema calcula a probabilidade de uma venda. Por exemplo, na fase de vendas Proposta, o sistema calcula a probabilidade de 80%, e em fase de negociação de vendas, aumenta a probabilidade de 95%. Pode associar uma oportunidade a uma campanha para monitorar a eficácia da campanha ao gerar oportunidades para a sua organização. Todas as oportunidades relacionadas com a campanha que gerem receitas refletem no gráfico de ROI (Retorno do Investimento) da campanha. Nota: E Possível associar uma oportunidade a apenas uma campanha. Para criar uma oportunidade 1. No menu Atalhos, clique em Criar Oportunidade. Alternativamente, pode usar o formulário rápido Criar Oportunidades abaixo dos Atalhos. Este formulário contém apenas os campos obrigatórios. Poderá inserir informações para campos opcionais depois de gravar o formulário.

67 2. Na página de Oportunidades, insira as informações relativas aos seguintes campos: Nome da Oportunidade: Insira um nome para a oportunidade. Nome da conta: Insira o nome da conta relacionada com a oportunidade. Para escolher a partir da lista de contas existentes, clique em selecionar. Tipo: A partir da lista, especifique se a oportunidade e de um cliente atual, ou um cliente potencial. Fonte Potencial Cliente: A partir da lista, especifique a fonte. Campanha: Para associar uma oportunidade com uma campanha, insira o nome da campanha ou clique em selecionar para selecioná-lo a partir da lista de campanhas. Equipe: Insira o nome da equipe que pode acessar a oportunidade. Para escolher uma equipe existente, clique em selecionar e escolha a equipe da Lista de equipes. Atribuída a: Insira o nome da pessoa que é responsável por trabalhar a oportunidade. Para escolher um usuário existente, clique em selecionar e escolha a pessoa da Lista de usuários. Inicialmente, estará atribuída a você. Valor: Insira o montante estimado de uma venda. Data Estimada para fechamento: A data esperada ou estimada para esta oportunidade em particular. Próxima Fase: Insira a próxima etapa no encerramento de uma venda. Estágio de Vendas: A fase atual desta oportunidade. O valor especificado para a Fase de Vendas determina o valor padrão exibido no campo Probabilidade na página da Oportunidade. Probabilidade (%): O sistema determina os valores para este campo baseados no valor selecionado da Fase de Vendas. Por exemplo, se o valor da Fase de Vendas é Fechado/ Ganho, então a probabilidade será 100%. No entanto, pode alterar manualmente o valor % das Probabilidades. Descrição: Insira uma breve Descrição da oportunidade. 3. Clique em Gravar para criar a nova oportunidade; clique em Cancelar para voltar a página inicial da Oportunidade sem guardar as informações.

68 Para gerir oportunidades Para ordenar a lista de Oportunidades, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. Para editar ou apagar todas ou algumas oportunidades na lista, utilize o de atualização Geral. Para ver os detalhes de uma oportunidade, clique no seu nome na lista. Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados. Para editar uma oportunidade, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e clique em Gravar. Para duplicar uma oportunidade, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema duplica a oportunidade e exibe a sua página de detalhe. A duplicação e uma forma conveniente de se criar uma oportunidade semelhante. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar uma nova oportunidade. Para apagar a oportunidade, na página de detalhe, clique em Apagar. Para monitorar alterações na informação da oportunidade, na página de detalhe da oportunidade, clique em Ver histórico de alterações abaixo do botão Editar. Para ver ou criar um relatório de uma oportunidade, clique em relatório de Oportunidades.

69 Módulo de ocorrências Utilize o módulo ocorrências para acompanhar e gerir problemas com seus serviços que são reportados pelos seus usuários e clientes. Depois de criar uma Ocorrência, pode associá-lo a um ou mais bugs. O SugarCRM fornece vários relatórios de ocorrências pré-definidos para sua utilização. Pode editá-los consoante as suas necessidades. Pode criar ocorrências no SugarCRM e pode igualmente importa-los para o SugarCRM como ficheiros delimitados por uma virgula, módulo personalizados. Para importar ocorrências, clique Importar no menu de Atalhos. Para criar uma Ocorrência 1. No menu Atalhos, clique em Criar Ocorrência. 2. Na página principal dos ocorrências, insira as informações nos seguintes campos: Prioridade: A partir da lista, especifique a urgência do problema. Estado: A partir da lista, especifique o estado atual do problema, como Novo ou concluído. Assunto: Insira uma breve explicação sobre o problema.

70 Equipe: selecione uma equipe que possa visualizar a Ocorrência. Clique selecionar para escolher uma equipe da lista de equipes. Atribuída a: Especifique uma pessoa para tomar conta da Ocorrência. Os proprietários da Ocorrência receberão um sempre que uma Ocorrência lhes for atribuída. Nota: Apenas os membros de equipe tem permissão para ver a Ocorrência, deste modo assegure que os proprietários dos ocorrências são membros das equipes apropriadas. Nome da conta: Insira o nome da conta associada ou clique em selecionar para escolher a conta. Descrição: Insira uma Descrição clara do problema. Resolução: Insira os resultados da análise do problema. 3. Clique em Gravar para gravar a Ocorrência; clique em Cancelar para sair da página sem gravar a Ocorrência. A página de detalhe da Ocorrência é exibida na tela. Nesta página, poderá criar novos bugs para a Ocorrência ou associá-la a bugs existentes. Para Gerir ocorrências Para ordenar a lista de ocorrências, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. Para editar ou apagar todos ou alguns ocorrências na lista, utilize o painel de atualização Geral. Para ver os detalhes de uma Ocorrência, clique no seu nome na lista. Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados. Para editar uma Ocorrência, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e clique em Gravar. Para duplicar uma Ocorrência, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema duplica a Ocorrência e exibe a sua página de detalhe. A duplicação é uma forma conveniente de se criar uma Ocorrência semelhante. Poderá alterar as informações no registo duplicado para criar um nova Ocorrência. Para exportar informação de um ou mais ocorrências, selecione-os no sub-painel Lista de ocorrências na Principal e clique no ícone Exportar. Para criar um artigo, clique em Criar Artigo na página de detalhe. Os artigos existentes são listados no sub-painel Artigos na página de detalhe da Ocorrência. Para apagar a Ocorrência, na página de detalhe, clique em Apagar. Para monitorar alterações na informação da Ocorrência, clique em Ver histórico de alterações.

71 Módulo Bug Tracker Utilize o módulo Bug Tracker para reportar, monitorar e gerir bugs de produtos. Bugs são defeitos ou recursos atribuídos a uma revisão de um determinado produto. O administrador preenche a lista de lançamentos de produtos. Depois de criar um bug, poderá associálo a uma Ocorrência relacionada. O SugarCRM fornece vários relatórios de Bug Tracker pré-definidos para sua utilização. Pode editá-los consoante as suas necessidades. Pode importar dados de bugs para o SugarCRM como ficheiros delimitados por uma virgula, módulo ou personalizados. Para importar bugs, clique Importar no menu de Atalhos. Para reportar um bug 1. No menu Atalhos, clique em Reportar Bug. Na página Bug Tracker, insira as informações: Prioridade: A partir da lista, especifique a urgência do problema.

72 Status: A partir da lista, especifique o estado atual do problema, como Novo ou concluído. Tipo: A partir da lista, selecione Defeito se é um problema com o produto ou Funcionalidade se a questão é um melhoramento do produto. Fonte: A partir da lista, selecione se o bug foi reportado por um usuário interno da organização, por um usuário externo através de , através do website da organização, ou pelo Fórum da organização através de membros da comunidade de desenvolvimento. Categoria: A partir da lista, selecione o produto atribuído com o bug. Encontrado em atualização. A partir da lista, selecione a versão do produto na qual o bug foi encontrado. Equipe: Clique em selecionar e clique no nome da equipe que poderá ver o bug. Atribuído a: Clique em selecionar e, a partir da lista de usuários, clique nome da pessoa que tem a propriedade do bug. Inicialmente, o bug será atribuído a você. Assunto: Insira uma breve explicação sobre o problema. Resolução: A partir da lista, selecione a resolução para o bug. Corrigido na atualização: A partir da lista, selecione a versão do produto na qual o bug foi corrigido. Descrição: Insira uma Descrição do problema. Histórico do Trabalho: Use este campo para registar as suas ações para resolver o problema. 2. Clique em Gravar para criar o bug; clique em Cancelar para sair da página sem criar o bug. A página de detalhes do bug é exibida na tela. Nesta página, pode criar um nova Ocorrência para o bug ou atribuir uma Ocorrência já existente. Para gerir bugs Para ordenar a lista de bugs, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. Para editar ou apagar todos ou alguns bugs na lista, utilize o painel de atualização Geral. Para rodar um relatório de Bug pré-definido, clique em relatórios de Bugs no menu Atalhos. Para ver os detalhes de um bug, clique no seu nome na lista. Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados. Para editar um bug, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e clique em Gravar. Para duplicar um bug, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema duplica o bug e exibe a sua página de detalhe. Esta ação é uma forma conveniente de se criar um bug semelhante. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar um novo bug. Para exportar informação de um ou mais bugs, selecione-os no sub-painel Lista de ocorrências e clique no ícone Exportar. Para criar um artigo, clique em Criar Artigo na página de detalhe. Os artigos existentes são listados no sub-painel Artigos na página de detalhe da Ocorrência. Para apagar um bug, na página de detalhe, clique em Apagar. Para monitorar alterações na informação do bug, clique em Ver histórico de alterações.

73 Módulo Documentos Utilize o módulo de documentos para criar e gerir ficheiros para partilhar com usuários e contatos. Utilize o módulo de Documentos para criar uma biblioteca de documentos e gráficos para poder partilhar com outros usuários e contatos. Pode criar uma variedade de documentos, desde referentes a marketing até contratos. Para criar um documento 1. No menu Atalhos, clique em Criar Documentos. Na página de Documentos, insira as informações: Nome do Documento: Insira um nome para o documento. Nome do Ficheiro: Insira o nome do ficheiro que usará para criar o documento; clique em Navegar para encontrar a localização do documento.

74 Revisão: Se rever este documento, insira o número da revisão. Modelo: selecione esta caixa se esta a criar um modelo. Tipo de Documento: selecione um tipo de documento pré-definidos na lista. Se o documento não pertence a nenhum dos tipos listados, selecione Nenhuma. Categoria: selecione uma categoria predefinida a partir da lista. Se nenhuma das categorias se aplicam, selecione Nenhuma. SubCategoria: Se selecionou uma categoria, selecione o seu subcategoria. Ao selecionar uma categoria e subcategoria para o documento, o documento é adicionado a árvore de Documentos utilizando uma estrutura hierárquica. A estrutura em árvores ajuda na visualização de lista e a organizar os ficheiros, tornando mais fácil encontrar documentos com temas específicos. Os valores indicados nas categorias e subcategorias são definidos pelo administrador. Estado: A partir da lista, selecione o estado para indicar o estado atual do documento, tal como Rascunho ou Em análise. Data de Publicação: Clique no ícone Agenda e selecione a data em que expira a validade do documento. Documentos Relacionados: Clique em selecionar para associar um documento relacionado. Revisão de Documentos Relacionados: A partir da lista, selecione o número de revisão do documento atribuído. Descrição: Insira uma breve Descrição do documento. 2. Clique em Gravar para criar o documento, clique em Cancelar para voltar a lista de documentos sem gravar o documento. Qualquer arquivo que tenha anexado quando criou o documento é exibido na página de detalhe no campo Descarregar Ficheiro. Clique no anexo para abri-lo ou guardá-la no seu computador local. Clique com o botão direito no anexo para marcá-lo, copiá-lo e para ver as suas propriedades. Para gerir documentos Para ordenar a lista de documentos, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. Para editar ou apagar todos ou alguns documentos na lista, utilize o painel de atualização Geral. Para ver os detalhes de um documento, clique no seu nome na lista. Para ver um anexo, clique no link anexo. Para fundir duplicados, clique no link Fundir Duplicados. Para editar um documentos, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações necessárias e clique em Gravar. Para duplicar um documento, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema duplica o documento e exibe a página duplicada. A duplicação é uma forma conveniente de se criar um documento semelhante. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar um novo documento. Para exportar documentos, selecione-os no sub-painel Lista de Documentos na Principal e clique no ícone Exportar.

75 Para apagar o documento, na página de detalhe, clique em Apagar. Para monitorar alterações na informação do documento, clique em Ver histórico de alterações. Para atualizar um anexo 1. No sub-painel Revisões de Documentos na página de detalhes do documento, clique em Criar. A página de Revisão de Documentos surgirá na tela. O nome atual do documento e número de revisão aparecerão nesta página. 2. Insira as informações para os seguintes campos: Nome do Documento: Insira o nome do ficheiro contendo as informações revistas; para navegar para a localização do ficheiro, clique em Navegar. Revisão: Especifique um número de revisão do documento. Alterar Histórico: Insira uma breve Descrição da revisão. 3. Clique em Gravar para gravar as suas alterações; clique em Cancelar para voltar a página de detalhe do documento sem gravar as suas alterações. Não é recomendado mudar o nome do ficheiro anexado. O ficheiro revisto é exibido juntamente com o seu número de revisão sub-painel Revisões de Documentos. Neste sub-painel, linha que lista os documentos mais antigos exibe agora o ícone rem para remover o arquivo. Para remover a versão anterior do anexo, clique no ícone rem, e clique em OK para confirmar a remoção. Identificar Modelos de Fusão de Mail do MS Word No módulo Documentos, pode identificar modelos de fusão de mail do Microsoft Word. Estes modelos são usados quando uma fusão de mail é executada diretamente no SugarCRM. Os próprios modelos podem ser criados a partir do Plugin SugarCRM para Microsoft Word e carregados para o repositório de documentos do SugarCRM. Se um documento é um modelo de fusão de mail, o tipo de documento surge como fusão de Mail na página de detalhe. Na barra de navegação, um link permite acesso direto ao Assistente de fusão de Mail do SugarCRM.

76 Módulo de s Este módulo de s é um cliente de que lhe permite gerir os seus s. Pode desempenhar as seguintes tarefas no módulo s: Acessar a s: Pode visualizar e processar s em servidores externos de correio, sem transferi-los para a base de dados do SugarCRM. Importar s: Pode importar s para o SugarCRM a partir de servidores de correio externos. O módulo de s fornece uma pasta ligação Meu este fim. Pode associar um importado com um registo do SugarCRM como um bug ou uma conta. Isto cria um canal de comunicação por s relacionado com esse registo para referência futura. Arquivar s: Pode copiar s enviados de contas externas para o SugarCRM, como por exemplo os s do Microsoft Outlook. Ao arquivar s cria um registo de no SugarCRM. Escrever e enviar s: Escrever e enviar através do SugarCRM. Pesquisar s: baseados em parâmetros, tais como palavras chave e por assunto. Criar um registo relacionado: Como um bug, um potencial cliente a partir de um . Criar um catalogo de endereços: Que consiste de usuários, contatos, potenciais cliente e alvos com os quais possa comunicar com frequência. Criar listas de correio: cria listas de distribuição a partir das entradas no livro de endereços. O layout padrão do módulo de s divide a página em três painéis: O painel esquerdo mostra os módulos das pastas de , do livro de endereços e da pesquisa. O painel do topo central lista as mensagens de .

77 O painel da parte inferior central exibe o conteúdo do selecionados da lista acima. Pode selecionar um layout diferente, clicando no ícone visualizações respectivo. As opções para verificar a recepção de s, compor s e as configurações de também são exibidas no topo da página. Protocolos de Suportados O SugarCRM suporta protocolos POP3 e IMAP para acessar as suas contas de externas. Também pode enviar os s que compor no SugarCRM através de qualquer das suas contas externas de correio. O protocolo IMAP mantém a estrutura da pasta no servidor de . Quando selecionar o protocolo IMAP, pode limitar o acesso no SugarCRM a pastas específicas de sua conta externa de . Também é Possível adicionar uma pasta de Lixo para os s que deseja descartar e uma pasta Enviadas para armazenar s que enviou. O protocolo POP3 não suporta pastas e por isso os s todas as pastas são exibidos na caixa de entrada do SugarCRM. Definir Configurações de As configurações de no SugarCRM foram concebidas para o ajudar a automatizar muitas das suas ações de gestão de , tais como responder a s, importa-los e eliminá-los. Algumas Definições foram pré-configuradas valores padrão. Outras Definições são opcionais. Pode personalizar as configurações de a medida das suas necessidades. As configurações de do SugarCRM Constituem-se nas seguintes categorias: Definições Gerais: As Definições gerais incluem opções como configurar o layout da página e verificar contas de automaticamente. Algumas destas Definições tem valores padrão, que pode alterar. As Definições gerais são aplicáveis a todas as suas contas de do SugarCRM. Para especificar as definições gerais 1. Clique em Definições no topo da página. A janela de Definições exibe a configuração padrão.

78 2. Insira valores para os campos: Verificar Novas Mensagens: Se quiser que o sistema verifique automaticamente as suas contas de por mensagens novas, selecione um intervalo de tempo a partir da lista. A configuração padrão indica que a verificação manual de s. Enviar como texto simples: Marque esta caixa para enviar s no formato de texto simples em vez do formato padrão HTML. Copiar para Enviado: Selecione esta caixa para guardar uma cópia das suas mensagens eletrônicas enviadas na base de dados do SugarCRM. Conjunto de caracteres: A partir da lista, especifique o conjunto de caracteres padrão para s de saída. Assinaturas: A partir da lista, selecione uma assinatura para os seus s de saída. Para criar uma assinatura, clique em Criar, insira o seu nome completo e formate a sua assinatura em HTML ou texto simples. Assinatura acima da resposta: Selecione esta caixa para colocar a sua assinatura acima da resposta a um . Estilo do Layout: Selecione uma opção para ver o conteúdo da página de s, nomeadamente a caixa de entrada do SugarCRM, o corpo da mensagem e as pastas de . Pode velas no formato de duas ou três colunas. Colocar módulos no Fundo: selecione esta caixa para exibir os módulos de Pastas, Pesquisa e Livro de endereços na parte inferior da página. Número de s por Página: A partir da lista, selecione quantos s deseja exibir por página na caixa de entrada do SugarCRM. Ecrã Completo: Selecione esta caixa para uma visualização de tela completa da página de s. 3. Para gravar as suas preferências, clique em Gravar; para sair da janela Definições, clique em Fechar. Contas de Pode enviar s utilizando a conta de padrão criada pelo administrador. No entanto, se quiser

79 acessar as suas contas externas através do SugarCRM, terá de configurar uma conta de no SugarCRM para cada uma conta de externa que pretende acessar. Poderá importar esses s para o SugarCRM se necessário. Também pode especificar um servidor de para envio de s que possa utilizar em vez do servidor padrão que o administrador configurou para enviar s. Uma conta de pode ser individual ou de grupo. Os usuários podem configurar contas individuais para você próprios. Os administradores podem configurar contas de grupo para distribuir pelos usuários. Como usuário, pode-se inscrever numa conta de de grupo criada e atribuída pelo administrador a uma equipe da qual ele pertença. Para manter a estrutura de pastas que existe no servidor de externo no SugarCRM, precisara de usar o protocolo IMAP. Com o protocolo IMAP, pode limitar o acesso as pastas específicas da sua conta externa. Nota: As Definições como o endereço e protocolo de Servidor de especificadas no módulo de s para os s de saída, quando selecionadas, irão sobrepor-se as Definições gerais de configuradas pelo administrador. Para criar uma conta de 1. Clique em Definições no topo da página. A janela Definições surgira na página. 2. Selecione o módulo Contas de Insira as informação para criar uma nova conta de

80 Nome: Insira um nome para a conta. Nome de: Insira o nome do remetente. Endereço de: Insira o endereço de do remetente. Nome de usuário: Insira o nome de usuário do remetente. Alguns servidores de podem exigir que este seja o endereço de do remetente. Senha: Insira a sua senha de usuário. Endereço do Servidor de Insira o endereço do servidor de a partir do qual os mails serão vistos no SugarCRM. Protocolo do Servidor de A partir da lista, selecione POP3 ou IMAP. Se selecionar o IMAP, os seguintes campos serão exibidos na página: Pasta Monitorizada: Clique em selecionar para ver uma lista de pastas visíveis na conta externa de . após selecionar as pastas que deseja ver no SugarCRM, clique em OK. Para selecionar várias pastas, mantenha pressionada a tecla Shift ou a tecla Ctrl. As pastas selecionadas serão exibidas na sua caixa de entrada, onde poderá visualizar os seus conteúdos. Quando cria uma conta para uma conta externa de como o Yahoo ou o Google, deve ter a certeza que esta a utilizar o seu protocolo de servidor de . Pasta de Lixo: Para escolher uma pasta de Lixeira da lista de pastas, clique em selecionar. Depois de especificar uma pasta, clique em OK. Pasta de Envio: Para adicionar uma pasta para ver os s saída, clique em selecionar. Depois de especificar uma pasta, clique em OK. Porta de Servidor de O sistema preenche automaticamente com o número da porta para o protocolo selecionado. Utilizar SSL: Selecione esta caixa se estiver a usar o POP3 e a sua conta externa de requer SSL. Também poderá usar o SSL com o IMAP para acessar a uma conta do Gmail. Servidor de de Saída: A partir da lista, selecione um servidor de para s de saída. Pode usar o servidor de correio padrão do SugarCRM, o SendMail, ou pode adicionar um novo servidor de 4. Clique em Testar configurações para garantir que as configurações estão definidas. 5. Clique em Gravar para criar a conta de . A conta de é exibida na lista Contas de e é destacada para indicar que a conta foi selecionada e que pode ler s nela. Todas as contas de que criar aparecerão nesta lista. Quando desmarcar uma conta, não poderá ver s na mesma. As contas de de grupo a que tem acesso também aparecem nesta lista. Use CtrlClick (Windows) ou CMDClick (Macintosh) para selecionar várias contas. 6. Para criar outra conta de , clique em Adicionar Conta. 7. Para fechar a janela Definições, clique em Fechar. Para adicionar um servidor de para s de saída 1. Clique no botão Adicionar localizado junto da lista Servidor de de saída.

81 2. Insira informação para os seguintes campos: Nome: Insira um nome para a conta. Servidor SMTP: Insira o endereço do servidor de correio SMTP. Porta SMTP: Insira o número de porta do servidor de correio. Para adicionar o Servidor Gmail do Google, clique em Configurar Definições do Gmail. O sistema preenche os campos SMTP e Porta SMTP com o endereço do servidor do Gmail e número de porta, respectivamente. Utilizar o SSL quando ligar: Selecione esta opção se estiver a utilizar o protocolo POP3 e o servidor de requer SSL. Usar Autenticação SMTP: Selecione esta opção se o servidor de autenticação para enviar o . Nome de usuário SMTP: Insira o seu nome de usuário para a conta de correio. Senha SMTP: Insira a sua senha para a conta de correio. 3. Clique em Gravar para adicionar o servidor de correio; clique em Cancelar se não quiser adicionar o servidor de correio. O servidor de correio é exibido na lista de Servidor de de saída. Pastas de Uma pasta pode ter uma caixa de entrada, uma pasta local ou uma pasta de grupo. O sistema cria caixas de entrada, os usuários criam pastas locais e o administrador criam pastas de grupo. O SugarCRM cria automaticamente uma pasta para cada conta de que você configurar. O SugarCRM também oferece uma pasta local Meu onde residem os s que são atribuídos a você, a sua equipe e aos seus relatórios. Para a sua utilização, a pasta Meu em duas subpastas com o nome Meus Rascunhos e s. Todos os s são armazenadas na base de dados do SugarCRM. Para agrupar e armazenar s importados, pode criar pastas locais adicionais. Todos os s das suas pastas locais residem na base de dados do SugarCRM.

82 Só os administradores podem criar pastas de Grupo. Cada pasta de Grupo é atribuída a uma única equipe e apenas os seus membros podem visualizar a pasta e o seu conteúdo. Os administradores usam as pastas de grupo para distribuir s entre os usuários para informas as ações necessárias sobre bugs e ocorrências que são endereçados a sua organização e não a um determinado usuário. Pode mover manualmente s na pasta Grupo. Quando move s para uma pasta de Grupo, eles são importados para a base de dados do SugarCRM. Os administradores podem associar a pasta de Grupo com uma conta de de Grupo para importar automaticamente mensagens de entrada para a base de dados do SugarCRM. Pode visualizar todas as pastas locais no módulo Pastas na página Definições de . De modo a visualizar uma pasta no módulo Pastas da página principal de s, deve selecioná-la no módulo Pastas na janela de Definições de . Para criar uma pasta local 1. No módulo Pastas da página principal de s, clique com o botão direito em Meu selecione Criar Pasta. A caixa de diálogo Adicionar Nova Pasta surge na tela. 2. Insira um nome para a pasta e clique em OK. A nova pasta local está agora listada em Pastas no lado esquerdo do painel. Esta pasta não está associada a nenhuma das suas contas de . Pode enviar s para essa pasta a partir de qualquer uma das suas contas de .

83 3. Para criar uma nova pasta para uma conta de , selecione a conta a partir da lista no módulo Pastas na página principal de s, clique com o botão direito e escolha Criar Pasta; clique em OK. Para criar uma subpasta, uma pasta existente a partir da conta, clique com o botão direito e escolha Criar Pasta; clique em OK. Compor s A partir do módulo s, pode enviar s para usuários, contatos, potenciais clientes e outros indivíduos e organizações externas. Quando compõe um , pode escolher qual a conta de correio para enviar o . Inicialmente, o sistema utiliza as configurações de especificadas no módulo Geral. Estas incluem a assinatura, atribuição da equipe opções de importação de . No entanto, quando compõe um , pode alterar algumas dessas opções. Pode também especificar outras opções como um modelo de e um conjunto de caracteres diferente. Para compor um 1. Clique em Compor Na página Compor , insira as informações relativas aos seguintes campos: De: Para encaminhar o de uma conta específica de , clique na seta para baixo para selecionar um a partir da lista. A lista contem todos os servidores de de saída que criou. Para: Especifique os nomes de um ou mais destinatários. Pode fazer isso de várias maneiras: manualmente, clicando no botão Para para pesquisar através das entradas do Catalogo de endereços por endereços de de usuários, potenciais clientes, contatos e alvos e adicionar os que quiser; arrastando e soltando os nomes a partir do livro de endereços. Do mesmo modo, especifique os nomes de um ou mais destinatários que irão receber uma cópia do no campo CC e os que irão receber uma cópia oculta do no campo CCO. Assunto: Introduza o assunto do . Insira o texto do no campo respectivo. Destaque o texto e clique em botões na barra de ferramentas para aplicar opções de formatação padrão como tamanho da fonte, negrito, itálico, sublinhado e cor. Botões adicionais inserem regras, hiperlinks, imagens e tabelas e exibem o código fonte HTML. Para enviar um em formato HTML, clique no link HTML na barra de ferramentas e insira o conteúdo em formato HTML na janela do Editor de Fonte HTML. 3. Para anexar um ficheiro ao clique em Anexar Ficheiros. As opções de anexação surgem no painel direito. Para selecionar um ficheiro do seu computador local, clique em Adicionar Ficheiro; Para anexar um ficheiro localizado no repositório do SugarCRM, clique em Adicionar Documentos. Para remover o documento, clique em Remover. 4. Para preencher o com o conteúdo de um modelo , clique em opções e escolha o modelo a partir da lista de Modelos no painel opções.

84 5. Para mudar a assinatura, no painel de opções, escolha a partir da lista de assinaturas. 6. Para mudar o conjunto de caracteres padrão, selecione o conjunto de caracteres a partir da lista. Respectiva. 7. Para guardar o como um rascunho, clique em Gravar Rascunho. Os rascunhos gravados aparecem na pasta Meus Rascunhos. 8. Para enviar o , clique em Enviar. Inicialmente, a caixa Copiar para s Enviados na janela de opções está marcada para guardar uma cópia do na pasta Enviados no SugarCRM. Contas IMAP, se selecionou uma pasta Enviados, o será copiado para a pasta Enviados no servidor de , mesmo que não opte por copiar o a ela. Após o ser enviado, ele é listado na pasta s Enviados. Visualização e Gestão de s Quando visualizar um na caixa de entrada do SugarCRM, é Possível tomar medidas como importa-lo ou criar um registo, como um bug ou potencial cliente. Para ver e gerir s na caixa de entrada do SugarCRM Para verificar novos s numa conta de pessoal, selecione a conta e clique em Verificar . O sistema lista novas mensagens na sua caixa de entrada do SugarCRM. Não pode usar o botão Verificar para verificar se há novos s nas contas de Grupo. O SugarCRM utiliza o Agendador para atualizar as pastas de Grupo com s correio recebidos. Selecione um para ler o seu conteúdo no painel inferior; clique duas vezes no para ler o seu conteúdo num módulo separado. Para marcar um como não lido, lido, marcado ou não marcado, selecione-o a partir da caixa de entrada, clique com o botão direito, selecione Marcar e escolha a opção da sua preferência. Para criar um registo de , clique em criação rápida. Para importar o , clique em Importar para SugarCRM. Alternativamente, selecione o da lista, clique com o botão direito e selecione Importar para SugarCRM. Pode relacionar o com um registo durante a importação. Para responder a pessoa que lhe enviou o , clique em Responder para ver o módulo Compor . Para enviar a sua resposta a todos os destinatários de , clique em Responder a Todos. Para encaminhar um para outra pessoa, clique em Encaminhar. Para apagar um assim que o ler, clique em Apagar; para excluir vários s, selecione-os partir da lista de e clique em Apagar. Para visualizar o cabeçalho do , rascunho do texto ou a versão para impressão, clique em Visualizar e selecione a opção adequada a partir do menu.

85 Para atualizar vários s como atribuições de e mudanças de estado, selecione-os a partir da lista e utilize a atualização Geral Para atribuir um de uma conta de Grupo para um usuário, selecione o a partir da caixa de entrada do do Grupo, clique com o botão direito e escolha Atribuir a. Para visualizar todos os s atribuídos a você, a sua equipe e aos seus relatórios diretos, clique em Todos os s no menu Atalhos. Isto inclui s importados, arquivados e rascunhos. Para relacionar um registo a um a partir de uma pasta de grupo 1. Na página principal de s, selecione a pasta do Grupo da lista Pastas. Os s do Grupo serão exibidos no painel da direita. 2. Para associar um ao registo, como um erro ou uma conta, faça o seguinte: a) Selecione o da lista, clique com o botão direito e selecione Relacionar. A caixa de diálogo Relacionar surge na tela. b) Selecione o tipo de registo da lista Relacionar a e clique em selecionar para ver a lista de registos e escolher uma. c) Clique em Relacionar para criar a associação. O agora está atribuído aos registos selecionados e está listada no painel histórico da página de detalhe do registo. Para atribuir s de uma pasta de grupo Para atribuir um para você mesmo ou a outro membro da equipe: 1. Selecione o da lista, clique com o botão direito e escolha Atribuir a. A caixa de diálogo Atribuição surge na tela. 2. Clique no ícone usuários para ver uma lista de equipes existentes e membros de equipe. 3. Escolha uma equipe para selecionar todos os seus membros ou apenas alguns usuários específicos da lista. 4. Fechar a janela selecionar usuários. 5. A partir da lista Regras, selecione uma das seguintes regras de atribuição:

86 Atribuição Direta: Use esta opção para atribuir o a um usuário específico. Round Robin: Use esta opção para atribuir s uniformemente entre dois ou mais usuários selecionados. Menos Ocupado: Use esta opção para atribuir s ao usuário que tiver o menor número de s atribuído. 6. Clique em Atribuir. O não aparece mais na pasta de Grupo, mas sim na pasta Meus s do usuário atribuído. Para criar um registo de um 1. Para criar um registo, como um bug ou uma Ocorrência, abra o , clique em criação rápida e escolha o tipo de registo a partir da lista. O formulário criação rápida apropriado surge na tela. A imagem seguinte ilustra o formulário para criar um potencial cliente. 2. Insira a informação necessária e clique Gravar para criar o registo. Se ainda não importou o , este será atribuído ao novo registo quando utilizar a criação rápida para criar o registo.

87 Para importar um para o SugarCRM 1. Selecione o da caixa de entrada do SugarCRM, clique com o botão direito e selecione Importar para SugarCRM. A caixa de diálogo Importar Definições surge na tela. 2. Especifique as informações: Equipe: Clique em selecionar para escolher a equipe que será atribuída o . Atribuído a: Clique em selecionar para escolher um usuário específico dentro da equipe. Relacionar a: Opcionalmente, escolha um módulo e em seguida clique em para escolher um registo dentro do módulo para o associar com o . Apagar mensagem do servidor: selecione esta caixa para excluir o a partir do servidor de externo. 3. Clique em Importar para importar o para a base de dados do SugarCRM; clique em Cancelar para voltar a caixa de entrada sem importar o . Criar um Livro de Endereços de Pode preencher o livro de endereços de com os endereços de das pessoas com quem se corresponde frequentemente. Poderá selecionar os indivíduos de sua lista de contatos, potenciais clientes, alvos e usuários. A Vantagem de utilizar um livro de endereços é que o sistema exibe automaticamente uma lista de nomes e endereços de quando você inserir a primeira letra nos campos Para, CC ou CCO. Pode selecionar a partir da lista em vez de inserir todo o endereço de . O seu livro de endereços contém uma longa lista de entradas, pode usar um filtro para exibir apenas os inscritos que atendam aos critérios especificados. Para adicionar entradas ao livro de endereços 1. No painel esquerdo da página principal de s, selecione o módulo Livro de endereços. 2. Clique em Adicionar Entradas para o livro de endereços. 3. Para procurar pessoas pelo seu nome, apelido ou endereço de , insira as informações no campo apropriado e clique em Pesquisar. Para visualizar os primeiros 25 nomes de usuários, contatos, potenciais clientes e alvos constantes da lista, clique em Pesquisar sem inserir um nome ou um endereço de Selecione o endereço de e clique em Adicionar para adicionar um nome ao livro de endereços e feche a janela. As entradas selecionadas estão agora listadas no seu livro de endereços.

88 Para gerir entradas do livro de endereços 1. Para pesquisar através do seu livro de endereços, pode configurar um filtro. O filtro pode ser uma única letra, um nome parcial ou um nome completo. Por exemplo, para localizar todos os nomes que começam ou contém a letra A, você inserir um "a" ou "A". 2. Para ver um endereço de de um indivíduo, de um duplo clique no seu nome no livro de endereços. 3. Para apagar uma entrada do livro de endereços, clique com o botão direito no nome e escolha Remover. 4. Para enviar um para um ou mais indivíduos no seu livro de endereços, clique com o botão direito e selecione os nomes para Compor Para. Alternativamente, pode arrastar e soltar o nome nos campos Para, CC e CCO. Pesquisar s Pode pesquisar s por assunto ou com filtros adicionais, como uma palavra chave no corpo do para diminuir os resultados da pesquisa. Para pesquisar os seus s de contas exteriores ao SugarCRM, use o módulo Pesquisar no painel Pastas. Para procurar s importados atribuídos a você, a sua equipe ou aos seus relatórios diretos, use o painel de Pesquisa de s na página Lista de s. Para procurar s nas suas conta de 1. Clique no módulo Pesquisar no painel esquerdo.

89 2. Selecione a conta de correio que pretende pesquisar a partir da lista. 3. Para procurar s por assunto, insira a palavra no campo Assunto e clique em Pesquisar. 4. Para pesquisar por palavra chave, insira a palavra no corpo do texto e clique em Pesquisar. 5. Para procurar s enviados ou recebidos por um indivíduo específico, insira o nome no campo De ou Para, respectivamente, e clique em pesquisar. 6. Para procurar s num determinado período, clique no ícone Agenda e selecione a data de inicio e final do intervalo de tempo e clique em Pesquisar. 7. Para remover os valores que introduziu nestes campos, clique em Limpar. Para procurar s importados no SugarCRM 1. Clique em Todos os s no menu Atalhos do módulo s. 2. No painel Pesquisar , utilize os campos Estado do , Assunto ou contato para procurar s. Os resultados da pesquisa exibem s importados atribuídos a você, a sua equipe e aos seus relatórios diretos na Lista de s. Arquivar s Poderá copiar s do Outlook para o SugarCRM para os arquivar nos seus registos. Pode associar um arquivado com qualquer registo, como uma conta, oportunidade, bug ou Ocorrência. Por exemplo, quando associar um com uma conta, ele aparece no sub-painel histórico dessa conta.

90 Pode clicar no link do sub-painel histórico para ver os seus detalhes. Também poderá arquivar manualmente os seus s de entrada e saída. Quando arquivar um , também pode anexar documentos localizados no repositório do SugarCRM ou na sua máquina local. Para arquivar s manualmente 1. No menu Atalhos do módulo s, clique em Criar Arquivado. 2. No formulário Criar s Arquivados, insira informações relativas aos seguintes campos: Data & Hora de Envio: Clique no ícone Agenda e selecione a data em que o foi enviado. Equipe: Clique em selecionar para escolher a equipe que esta autorizada a ler o . Conta: A partir da lista, selecione um módulo relacionado como contas ou oportunidades, e clique em selecionar para especificar o registo. Atribuído a: Clique em selecionar para escolher o indivíduo que e atribuído ao . Por padrão, ele é atribuído a você. Para: Insira o nome do destinatário do . CC: Insira o nome de indivíduos copiados no . CCO: Insira os nomes dos indivíduos que receberam uma cópia oculta do . De: Insira o nome da pessoa que enviou o . Assunto: Introduza o assunto do . Corpo: Copie e cole o conteúdo do . Editar texto simples: Selecione esta caixa para exibir o em formato de texto, se um cliente de não conseguir ler código HTML. Adicionar Arquivo: Clique neste botão para anexar um arquivo que está localizado na sua máquina. Pode inserir o caminho para o arquivo ou clique em Navegar para navegar para o arquivo. Adicionar Documento: Clique neste botão para anexar um ficheiro, como um contrato, que esteja localizado na base de dados do SugarCRM.

91 3. Clique em Gravar para arquivar o ; clique em Cancelar para sair da página sem arquivar o . Para arquivar o formato de texto simples, selecione a caixa Editar Texto Simples localizada abaixo do Corpo e copie o texto para lá. Criar Modelos de Pode utilizar modelos de para criar cartas de formulário para respostas de automáticas de s entrada e para campanhas de . Exemplo, quando recebe um de entrada sobre um bug ou Ocorrência, pode enviar a resposta automática informando que o assunto será abordado. Para s campanha, insira a mensagem no modelo e em seguida especifique as variáveis, tais como os nomes dos alvos e os endereços da lista alvo da campanha. O sistema insere essas variáveis no modelo para criar um para cada alvo. Quando cria um modelo, poderá inserir imagens e anexar ficheiros a partir do repositório do SugarCRM ou a partir do seu sistema de ficheiros locais. Cria um modelo para uma campanha de , pode inserir URLs no modelo para monitorar a atividade da campanha. Pode usar modelos de e criar respostas automáticas quando receber s entrada sobre um tópico específico, como um bug ou uma Ocorrência. Para criar um modelo de 1. No menu de atalhos, clique em Criar Modelo de Insira as informações para os seguintes campos: Nome: Insira um nome para o modelo. Equipe: A partir da lista, selecione a equipe que tem permissão para visualizar o modelo. Descrição: Insira uma breve Descrição do modelo. variável. A partir da lista, selecione um registo como um contato e selecione um campo como o Nome completo e clique em Inserir. O sistema mostra a variável no campo Corpo.

92 3. Inserir Rastreador URL. Este campo e apresentado apenas quando cria o modelo a partir do registo de marketing de uma campanha de . A partir da lista, selecione o Rastreador URL para inserir e clique em Inserir referência URL. O campo Corpo exibe um link chamado texto de link padrão. O campo adjacente mostra o nome do tracker para o formato de texto simples. Utilize isto se quiser exibir o em formato de texto simples. 4. Assunto. Insira o título da mensagem. 5. Corpo. Introduza a mensagem de . também pode incorporar imagens e adicionar links URL. Para ver e utilizar o editor HTML, clique em HTML no campo Corpo. 6. Para aplicar as opções padrão de formatação como o tamanho da fonte, negrito, itálico, sublinhado e cor, destaque o texto e selecione a opção apropriada no campo Corpo. 7. Enviar apenas texto. selecione esta caixa para exibir o em formato de texto simples. Pode escolher esta opção se um cliente não puder ler código HTML. 8. Anexos: Para anexar um ficheiro, incluindo imagens, clique em Navegar para localiza-lo no seu computador. Os ficheiros anexados aparecerão abaixo do botão Navegar. Clique no botão Documento SugarCRM para anexar um documento do repositório SugarCRM; quando seleciona o ficheiro da Lista de Documentos, o sistema anexa o modelo de Clique em Gravar para criar o modelo; clique em Cancelar para sair da página sem gravar as suas alterações. Para gerir modelos de Para procurar um modelo, insira o nome ou a Descrição no sub-painel Pesquisa da página de Modelos de e clique em Pesquisar. Para ver os detalhes de um modelo, clique no nome do modelo na lista da página de Modelos de . Para editar o modelo, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações e clique em Gravar. Para duplicar o modelo, na página de detalhe, clique em Duplicar e clique em Gravar. Para excluir o modelo, na página de detalhe, clique em Apagar; para excluir alguns ou todos os modelos, escolha-os a partir da lista na página Modelos de , clique em Apagar.

93 Para exportar um ou mais modelos, escolha os a partir da lista na página Modelos de clique em Exportar. Para retirar a seleção dos modelos que selecionou na lista, clique em Limpar Tudo.

94 Módulo de Campanhas Utilize o módulo Campanhas para monitorar e gerir campanhas de marketing em massa. Pode criar vários tipos de campanhas. A partir dos módulos contatos, Potenciais Clientes e Oportunidades, pode associar um registo a uma campanha existente. Normalmente, uma campanha de marketing em massa tem como alvo um grande grupo de indivíduos ou organizações. Deste modo, o processo da campanha inicia-se com a identificação do publico alvo. Pode agrupar vários alvos numa lista em função de um conjunto de critérios predeterminados, como a faixa etária ou hábitos de consumo. Criar e Importar Alvos de Campanha Um alvo é uma pessoa da qual tem alguma informação sobre ela mas não está qualificada como um potencial cliente ou contato. Os alvos são registos que estão ligados a contatos, potenciais clientes ou oportunidades. No entanto, pode adicionar contatos, potenciais clientes e usuários a uma lista alvo de uma campanha. Pode acrescentar alvos a uma lista importando-os de um ficheiro (seja TSV ou CSV) ou selecionandoos a partir de contatos existentes e potenciais clientes. Normalmente, pode criar ou importar uma lista alvo em primeiro lugar, associá-la a alvos e, em seguida associá-la a uma campanha. No entanto, pode também criar uma campanha em primeiro lugar e, em seguida associá-la a uma lista alvo. O processo geral é: Uma lista alvo pode especificar tantos os indivíduos que necessitam de ser incluídos como excluídos numa campanha. Pode criar um dos seguintes tipos de listas alvo: Padrão: Uma lista de pessoas que são alvos da campanha e recebem s na campanha. Semente: Uma lista de pessoas que necessita de receber o da campanha, mas que não deve ser monitorizado como potencial cliente. Estes são indivíduos que necessitam de aprovar a campanha antes de ser lancada. Teste: Uma lista de pessoas que recebem o da campanha para testar a forma como os diversos clientes irão receber a mensagem antes de envia-la a lista padrão.

95 Lista de Supressão: Uma lista das pessoas que deseja excluir da lista de destinatários da campanha. Normalmente, estas são as pessoas que optaram por não receber a mensagem da sua campanha. As listas de supressão podem ser por ID, endereço de ou domínio. Nota: Listas de teste e semente são ignoradas nas estatísticas de ação de . Para criar uma lista alvo 1. A partir do menu Atalhos da página Campanhas, clique em Criar Lista Alvo. 2. Na página Listas Alvo, insira as seguintes informações: Nome: Insira um nome para a lista alvo. Tipo: A partir da lista suspensa, selecione o tipo de lista alvo. Atribuída a: Insira o nome do usuário atribuído a esta lista, clique em selecionar para escolher a partir da lista de usuários. Por padrão, ela é atribuída a você. Equipe: Insira o nome da equipe atribuído a esta lista; clique em selecionar para escolher a partir da lista de equipes. Por padrão, ela é atribuída a você. Descrição: Insira uma breve Descrição da lista alvo. 3. Clique em Gravar para guardar a lista alvo; clique em Cancelar para sair da página sem criar a lista. Para criar um alvo 1. No menu Atalhos, clique em Criar Alvo. Nota: Os alvos são registos singulares que não estão anexados a contatos ou Potenciais Clientes. Se planeia enviar s para contatos ou potenciais clientes existentes, pode ignorar o passo seguinte.

96 2. Na página Alvos, insira as informação: Nome: Insira o nome do alvo. Sobrenome: Insira o restante do nome do do alvo. Telefone Comercial: Insira o número de telefone comercial do alvo. Telefone Celular: Insira o número de telefone móvel do alvo. Casa: Insira o o número de telefone de casa do alvo. Outros Telefones: Insira o número de telefone alternativo, se houver. Fax: Insira o número de fax do alvo. Assistente: Insira o nome do assistente do alvo. Telefone do Assistente: Insira o número de telefone do assistente. Departamento: Insira o nome do departamento a que pertence o alvo. Data de Nascimento: Insira a data de nascimento do alvo. Nome da Conta: Insira o nome da conta relacionada com o alvo. Não Chamar: Selecione esta caixa para adicionar nome do alvo a lista não Chamar. Equipe: Selecione a equipe que esta autorizada a ver a conta relacionada com o alvo. Atribuído a. selecione o usuário que possui a propriedade da conta relacionada com o alvo. Endereço(s) de Insira um ou mais endereços de e selecione o contato primário. Se um endereço de está incorreto, selecione inválido para o indicar. Se enviou s de campanha em que este contato escolheu a opção de não os receber, selecione Optou por sair. Para adicionar um endereço de , clique em Adicionar endereço. Pode adicionar vários endereços de . Informação de Endereço: Insira o endereço principal e outros dados. Para copiar informações de um ponto para outro, pode inserir informação do endereço em qualquer uma das seções e clique nos botões da seta. Descrição: Insira uma breve Descrição do objectivo. 3. Clique em Gravar para criar o alvo; clique em Cancelar para sair da página sem criar o alvo. Quando gravar o alvo, a página de detalhe exibe o sub-painel histórico da Campanha, que lista todas as campanhas que você enviou ao alvo. Criar uma Campanha Poderá criar uma campanha utilizando a opção Campanha Clássica ou a opção Assistente de Campanha. Quando usa a opção de Campanha Clássica, criará um registo da campanha, mas não está realizando tarefas relacionadas como especificar as configurações de . Ao utilizar o Assistente de Campanha, este irá guiá-lo pelo processo de criação da campanha, bem como pela conclusão de tarefas relacionadas. O módulo Campanhas oferece um formulário incluído de Retorno do Investimento (ROI) que pode ser

97 utilizado para medir o sucesso de uma campanha executada. Poderá executar uma fusão de usando um modelo MS Word. Tipos de Campanhas Pode criar vários tipos de campanhas de marketing como , notícias, Correio, Internet, Rádio, Televisão, Imprensa ou Televendas. Quando criar uma campanha como Correio ou Rádio, estará criando um registo no SugarCRM para sua referência. Porém, não e Possível executar a campanha com o SugarCRM. Quando criar uma campanha de ou um boletim de notícias da campanha, poderá executá-lo através do SugarCRM. Numa campanha por , manda um único com as informações de interesse dos seus alvos. Numa campanha de boletim de notícias, envia um boletim de notícias informativo por aos seus alvos. Por exemplo, um boletim de notícias pode conter informações sobre atualizações do produto. Pode enviar um boletim de notícias semanal, mensal, trimestral ou anual. Para medir o sucesso da campanha, poderá ver estatísticas como o número de alvos que responderam, o número de oportunidades que foram criadas e as receitas geradas. Depois de lançar uma campanha de ou boletim de notícias, é Possível visualizar o seu estado para determinar o seu sucesso. Por exemplo, pode ver alvos visualizaram o da campanha, quantos clicaram em quaisquer links que foram incluídas no , e quantos contatos foram a partir da campanha. Para capturar potenciais clientes a partir de uma campanha de ou boletim de notícias, pode criar um formulário WebtoLead. Nas campanhas de , pode inserir imagens nos seus modelos de em vez de enviá-los como anexos. Isso evita que os seus s sejam classificados como "spam". Uma ferramenta de Diagnóstico da campanha e fornecida para ajudar a garantir que todas as tarefas administrativas pendentes como a criação de uma caixa de entrada dinâmica, foram concluídas. Nota: Deve ser um administrador para utilizar a opção configuração de que aparece no menu Atalhos. Para criar uma campanha 1. No menu Atalhos, selecione Criar Campanha (Clássica).

98 2. Insira informação nos seguintes campos: Nome: Insira o nome da campanha. Atribuída a: Insira o nome do usuário atribuído a campanha; para escolher um usuário a partir da lista de usuários, clique em selecionar e clique no nome do usuário. Equipe: Insira o nome da equipe que está autorizado a visualizar as informações da campanha. Para escolher uma equipe da lista de equipes, clique em selecionar e clique no nome da equipe. Estado: A partir da lista, escolha o estado atual da campanha. Data de Início: Clique no ícone Agenda e selecione a data em que a começa. Data Final: Clique no ícone Agenda e selecione da data em que termina a campanha. Nota: Os valores da Data de Inicio e do Fim da campanha, bem como do seu Estado, são apenas para os seus registos. Estes valores não tem impacto na execução de uma campanha de marketing. Tipo: A partir da lista, selecione o tipo de campanha, como ou evento. Moeda. A partir da lista, selecione a moeda utilizada para calcular o orçamento, o custo e a receita. Impressões: Insira o número de impressões de páginas geradas a partir da campanha. Necessita de preencher este campo após o inicio da campanha. Orçamento: Insira o orçamento para a campanha. Custo Real: Introduza o custo real alocado para a realização da campanha. Receitas Esperadas: Introduza as receitas estimadas a partir da campanha. Custo Esperado: Introduza o custo estimado da campanha. Objectivo: Explique o objectivo da campanha. Descrição: Insira uma breve Descrição da campanha. 3. Clique em Gravar para guardar a campanha; clique em Cancelar para voltar para a página Campanhas sem criar a campanha. O sistema mostra a página de detalhes da campanha. A página de detalhe de uma campanha de ou boletim de notícias exibe sub-painéis de, tracker URLs e marketing. Pode criar e ver alguma dessa informação a partir dos respectivos sub-painéis.

99 Executar uma campanha de O processo de execução de uma campanha de e constituído pelas seguintes etapas: 1. Criar uma campanha de com ou sem Assistente da Campanha, que irá guiá-lo através dos passos listados abaixo. 2. Especificar os alvos. Pode importar alvos, criar uma nova lista alvo ou fundir com a lista alvo existente. também e Possível selecionar os indivíduos a partir de um relatório de potencial cliente ou de contato. 3. Criar um modelo de contendo a mensagem que quer transmitir aos seus alvos. 4. Especificar uma caixa de entrada para s devolvidos. Isto é necessário para lidar com os s que voltam para você. Só administradores podem configurar caixas de entrada de s. Cria um uma caixa de entrada, todos os s devolvidos da campanha são encaminhados para ela. Estes s contém identificadores específicos que lhe permitem separar quais deles são respostas dos seus alvos. 5. Criar um registo de marketing que específica a informação tal como a lista alvo, o modelo de , a data de inicio da campanha e o correio devolvido. 6. Opcionalmente, especifique um ou mais Rastreador URL para monitorar as atividades da campanha. 7. Opcionalmente, execute a ferramenta de Diagnóstico para garantir que a campanha por será executada com sucesso. 8. Enviar um para a sua lista de teste para garantir que a operação seja bem sucedida. 9. Limpar as estatísticas de de teste. 10. Pedir ao administrador para agendar uma tarefa de enviar s fora da campanha. 11. Listar os s para o lançamento da campanha. 12. Opcionalmente, converter os alvos da campanha em potenciais clientes ou contatos. Pode associar um formulário WebtoLead a campanha. após lançar uma campanha de , pode consultar o estado da campanha para ter informação sobre os seus resultados. Nota: A data de inicio, a data final e o estado especificado na página de marketing determinam

100 quando o será enviado. Criar Registos de Marketing Quando cria uma campanha de , também deve criar um registo de marketing que contenha informações como a lista alvo da campanha, o modelo de da campanha e a caixa de entrada para os s devolvidos. Deve especificar a data de inicio e hora de envio do marketing. Quaisquer s que sejam devolvidos vão para o endereço Para definido neste registo. Para criar um registo de marketing 1. Na página de detalhes da campanha, vá ate ao sub-painel Marketing e clique em Criar. 2. Na página de Marketing, insira informação nos seguintes campos: Nome: Insira um nome para o registo. Estado: A partir da lista, selecione Ativo se o registro está em uso; selecione Inativo se o registo não estiver em uso. Só os registos Ativos serão alocados a campanha. Caixa de Correio: A partir da lista, selecione uma caixa de correio criada para a gestão de s. Nome do Remetente: Insira o nome da organização ou pessoa que está enviando o . Data & Hora de Início: Clique no ícone Agenda e selecione uma data para enviar o . Introduza a hora no campo adjacente. Nota: Para escolher o para o lançamento da campanha, defina uma data e hora passada. Faça isto depois de garantir que o teste de foi bem sucedido. Modelo de A partir da lista, escolha um modelo existente de . Para criar um novo modelo ou editar um existente, clique nos links Editar ou Criar, respectivamente. Precisará editar o modelo para incluir URLs em formatos de texto e HTML. Enviar Esta Mensagem a: Selecione uma ou mais listas alvo a partir da caixa respectiva. Para enviá-lo para todas as listas, selecione Todas as Listas Alvo na caixa da campanha.

101 3. Para gravar o registo, clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem gravar as suas alterações. Criar URLs de Redirecionamento Um de campanha pode conter não só a mensagem da campanha, mas também imagens e links. Os links podem direcionar alvos para outros URLs externos como um Web site ou um ficheiro.php do seu sistema. Pode usar um ou mais Rastreadores URLs nos seus s de campanha para monitorar a resposta a sua campanha. O sistema gera uma chave única para cada URL e para cada destinatário e associa com o modelo . Ao abrir o , se o destinatário clicar num link URL, o sistema utiliza a chave única de identificação para monitorar cada ação de cada receptor. Também pode fornecer um link para permitir que os próprios alvos cancelem a inscrição na sua lista de da campanha. Pode inserir um link "Cancelar Subscrição" numa URL. Se os alvos clicarem neste URL, o sistema guarda a ação nos seus registros. Nota: Antes de criar um de campanha, verifique com o administrador do sistema a garantia de que o processo de saída de está configurado para enviar s do seu sistema, como descrito na seção Configurar Sistema. Para criar um Rastreador URL de redirecionamento 1. Na página de detalhe da Campanha, vá ate ao sub-painel Rastreador URL e clique em Criar. 2. Na página Campanha Trackers, insira as informações relativas aos seguintes campos: Nome do Tracker: Insira um nome para sua referência; utilize caracteres alfanuméricos. Rastreador URL: Insira o Rastreador URL, por exemplo, Optout Link?. selecione esta caixa para incorporar as suas instruções "Cancelar Subscrição" numa URL. Inicialmente, o sistema utiliza o ficheiro removeme.php que contém essas instruções, e exibe esse nome no campo Rastreador URL. 3. Para criar a campanha rastreada, clique em Gravar; clique em Cancelar para sair da página sem guardar as suas alterações. Pode agora inserir este Rastreador URL no modelo de a sua escolha.

102 Utilizar o Assistente de Campanha Pode utilizar o assistente de campanha para o apoiar em todo o processo de criação de uma campanha. Para criar uma campanha utilizando o Assistente de Campanha 1. No menu Atalhos do módulo Campanhas, clique em Assistente de Campanha. 2. Selecione o tipo de campanha que pretende criar e clique em Iniciar. A imagem seguinte ilustra uma campanha de boletim de notícias. 3. Insira informação nos seguintes campos: Nome: Insira o nome da campanha. Estado: A partir da lista, selecione o estado atual da campanha. Atribuído a: Insira o nome do usuário que esta atribuído a campanha. Para selecionar a partir da lista de usuários, clique selecionar. Inicialmente, ela é atribuída a você. Equipe: Insira o nome da equipe que está atribuída a campanha. Para selecionar a partir da lista de equipes, clique em selecionar. Inicialmente, ela é atribuída a você. Tipo: Se está criando uma campanha que não é de , selecione o tipo de campanha a partir da lista. Frequência: Este campo é exibido apenas para campanhas de boletim de notícias. A partir da lista, selecione a periodicidade com que o boletim de notícias será enviado para os alvos. Data de Início: Introduza a data de inicio da campanha; clique na Agenda para selecionar a data. Data Final: Introduza a data de fechamento da campanha; clique na Agenda para selecionar a data.

103 Descrição: Opcionalmente, insira uma breve Descrição da campanha. Clique em Seguinte para acessar a informação do orçamento da campanha. 4. Insira informação nos campos: Orçamento: Insira um valor numérico para o orçamento da campanha. Custo Real: Introduza o custo real da campanha. Custo Esperado: Introduza o custo esperado da campanha. Receitas Esperadas: Introduza as receitas estimadas a partir da campanha. Moeda: A partir da lista, selecione a moeda utilizada para a campanha. 5. Clique em Seguinte para introduzir a informação de Rastreador URL. 6. Insira informação nos seguintes campos: Nome do Rastreador: Insira o nome do Rastreador. Link de Cancelamento: Selecione esta caixa para criar um Rastreador de saídas que permite o cancelamento da inscrição na campanha pelos alvos. Se um alvo escolher sair de uma campanha de , o sistema elimina a informação do alvo para garantir que eles nunca recebem quaisquer campanhas. O sistema também seleciona automaticamente a opção Optou por Sair na página de detalhe do alvo. No entanto, se um alvo escolher cancelar a inscrição num boletim de notícias, o sistema elimina as suas informações apenas para essa campanha específica. Ainda pode incluir o alvo nas outras listas de campanhas de e boletim de notícias. Rastreador URL: Insira o Rastreador URL.

104 7. Clique em Criar Rastreador: Para criar Rastreadores URLs adicionais, clique em Criar Rastreador novamente e insira a informação do novo Rastreador. 8. Clique em Seguinte. Se estiver criando uma campanha de , a tela de Listas Alvo surge na tela. Se estiver criando uma campanha de boletim de notícias, a informação de Subscrição surge na tela: Para utilizar uma lista alvo existente, clique em selecionar e utilize o painel de pesquisa para encontrar a lista. Para criar uma nova lista alvo, introduza o nome no campo Nome da Lista Alvo e selecione o tipo da lista. 9. Para os boletins de notícias, deve criar as três listas de inscrição: Lista de Subscrição: Estes alvos irão receber o boletim periódico. Lista de Discussão: Estes alvos são aqueles que escolheram a opção de exclusão da sua lista de . Lista de Teste: Estes alvos são os destinatários do de teste que enviou para se assegurar que seja bem sucedido. Para criar uma lista personalizada, selecione Permitir selecionar e clique em selecionar para

105 procurar alvos e criar a lista. Para uma lista gerada pelo sistema, selecione Auto Criar e o sistema exibe o nome da lista no campo acima do botão de seleção. 10. Para guardar as informações de campanha e iniciar o processo de especificar outros detalhes como as Definições de , clique em Gravar e Continuar. Se quiser especificar as Definições de mais tarde clique em Concluir. Ao clicar em Gravar e Continuar, a página de Marketing surge na tela. Quando clica em Concluir, a página de detalhe da campanha é exibida na tela. Pode editar informação e criar um registo de marketing a partir desta página. Executar Diagnósticos de Campanha Executar uma campanha de ou um boletim de notícias envolve várias etapas, algumas das quais podem ser realizadas exclusivamente pelo seu administrador. A ferramenta de Diagnóstico permite que você verifique se todas as tarefas administrativas pendentes foram concluídas antes de tentar lançar a campanha. Para executar diagnósticos 1. No menu Atalhos do módulo de campanhas, clique em Diagnósticos. A página Diagnósticos da Campanha será exibida na tela. Se as Definições de e a caixa de entrada para s devolvidos não foram configuradas, mensagens de alerta aparecerão nesta página. Contate o seu administrador para executar estas tarefas. 2. Para executar novamente os Diagnósticos, clique em Reverificar. Testar Campanhas Antes de lançar uma campanha de ou boletim de notícias é recomendado que verifique a forma

106 como os diversos clientes de receberão a mensagem da campanha. Para testar uma campanha, clique em Enviar Teste na página de detalhe da Campanha, selecione a mensagem e clique em Enviar. Assegure que está enviando a campanha para a lista de testes. Note que, no modo de teste, o sistema desativa as suas listas de supressão. Portanto, a mensagem é enviada para os alvos na sua lista de supressão. O sistema também desabilita verificações para endereços de duplicados, permitindo assim que os usuários enviem uma mensagem várias vezes. Gerir Campanhas Para ordenar uma lista, na página de Campanhas, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. atualizar informação sobre uma ou mais campanhas, utilize a ação Geral. Para ver os detalhes de uma campanha, clique no seu nome na lista. Para editar uma campanha, na página de detalhe, clique em Editar. Para duplicar uma campanha, na página de detalhe, clique em Duplicar e depois em Gravar. O sistema duplica uma campanha e exibe a sua página de detalhe. A duplicação e uma forma conveniente de se criar uma campanha semelhante. Pode alterar as informações no registo duplicado para criar uma nova campanha. Para apagar a campanha, na página de detalhe, clique em Apagar. Depois do lançamento de uma campanha sem ser de , terá de marcar manualmente a campanha como "enviada". Para fazer isso, clique em Marcar como Enviada na página de detalhes da campanha. Quando clicar neste botão, o sub-painel Campanhas numa página de detalhe de um alvo indica o tipo de atividade como "Mensagem Enviada", para indicar que o material de campanha foi enviado para esse indivíduo. Para enviar um de teste antes do lançamento formal, clique em Enviar Teste. Para monitorar alterações na informação da campanha, clique em Ver histórico de alterações. Para exportar informação de uma ou mais campanhas, selecione-as no sub-painel Lista de Campanhas e clique no ícone Exportar. Exibir o Estado da Campanha Depois de lançar uma campanha, pode visualizar o seu estado para determinar o seu sucesso. A partir da página de detalhe da campanha, pode visualizar o seu estado ou o resultado, tal como o número de potenciais clientes gerados e o retorno sobre o investimento (ROI). Isto permite avaliar a eficácia da campanha e tomar medidas suplementares. Por exemplo, pode acrescentar alvos que se excluíram da campanha para garantir que não são destinatários dos s de campanha no futuro. Os sub-painéis na visualização exibem as seguintes informações: Um gráfico mostrando as respostas dos alvos da campanha. Isto inclui quantos alvos visualizaram a mensagem, quantos abriram quaisquer Ligações que foram incluídos no e quantos optaram por excluírem-se da campanha.

107 Uma lista de quaisquer s de campanha ainda pronto para ser enviado. Uma lista de s de campanha processados. Uma lista de alvos que visualizaram o de campanha. Uma lista de alvos que visualizaram quaisquer Ligações que foram incluídas no da campanha. A lista de potenciais clientes que foram criados como resultado da campanha. Estes potenciais clientes são criados quando os alvos identificam a campanha e, como resultado, são convertidos em potenciais clientes. A lista de contatos que foram criados como resultado da campanha. Estes contatos são criados quando os alvos identificam a campanha e, como resultado, são convertidos em contatos. Uma lista de s devolvidos por causa de endereços de inválidos. Nota-se que esta informação é obtida apenas se o administrador tiver agendado uma tarefa de monitorização de s. Uma lista de s de campanha devolvidos por outras razões. Uma lista de alvos que se excluiu da campanha. Uma lista de endereços de que foram acrescentadas a lista de Supressão. Estes incluem aqueles que foram como "opt out" e os endereços de que eram inválidos. A lista das oportunidades que foram gerados a partir da campanha. Para ver o estado da campanha Para ver as estatísticas de uma campanha, clique em Ver estatísticas na página de detalhe das Campanhas. Este gráfico mostra as receitas efetivas versus as receitas esperadas geradas a partir da campanha, bem como o custo real da campanha versus o orçamento atribuído para a campanha.

108 Criar Formulários WebtoLead Para capturar potenciais clientes com base em campanhas web ou outras fontes web como o seu Website, pode criar um formulário WebtoLead. Quando os alvos da campanha preenchem o formulário e submetem-no, o sistema grava-o como informação de potencial cliente na base de dados do SugarCRM. Pode então usar esta informação para gerar mais oportunidades para a sua organização. Quando gera um formulário WebtoLead este é guardado na pasta cache/generated_forms, a partir da qual pode copiá-lo para outros locais. Pode visualizar e editar formulários gerados no FCKEditor. Para adicionar novos campos ao formulário, o administrador deve primeiro criar novos campos no módulo Potenciais Clientes no Studio para que os usuários os possam selecionar quando criarem o formulário. Para criar um formulário de potencial cliente 1. No menu Atalhos do módulo de campanhas, clique em Criar formulário de Potencial Cliente. 2. Clique e arraste os campos desejados da lista Campos disponíveis para a lista Primeira Coluna ou Segunda Coluna. Para mover todos os campos, clique em Adicionar Todos os Campos. 3. Clique em Seguinte. A página Propriedades do formulário surge na tela.

109 4. Insira as informações para os seguintes campos: Cabeçalho do Formulário: O cabeçalho padrão é apresentado. Pode exclui-lo e inserir a informação de cabeçalho desejada. Descrição do Formulário: Insira uma breve Descrição do formulário. Rótulo: O rotulo padrão é indicado na página. Pode apagá-lo e inserir novo rótulo. Pós URL: O local padrão onde a informação do potencial cliente será armazenada é exibida na página. Para editar essas informações, selecione caixa Edição pós URL e em seguida insira o novo local. URL de Redirecionamento: Insira o URL de Redirecionamento. Campanha relacionada: Insira o nome da campanha que está relacionada com este formulário. Para selecionar a partir da lista de campanhas, clique em selecionar. Atribuído a: Insira o nome do usuário que está atribuído ao formulário. Para selecionar a partir da lista de usuários, clique em selecionar. Equipe: Insira o nome da equipe que tem permissão para acessar o Formulário. Para escolher uma equipe já existente, clique em selecionar e escolha a equipe da Lista de equipes. Rodapé do Formulário: Insira o rodapé do formulário, se necessário. 5. Para criar o formulário, clique em Gerar formulário. O sistema gera o formulário e disponibiliza-o no FCK Editor. Pode editar o formulário neste editor, se necessário. 6. Para gravar o formulário, clique em Gravar formulário Web to Lead. O sistema grava-o no seu servidor do SugarCRM na pasta cache/generated_forms. Pode copiar o formulário a partir do cache para um local diferente. 7. Para visualizar o formulário, clique no link formulário Web to Lead na parte superior da página. Executar uma Fusão de s Pode criar um modelo de carta de formulário para campanhas e fundi-lo com a sua lista alvo para criar cartas personalizadas para cada alvo. Normalmente é realizada a fusão de s campanhas sem .

110 1. Assegure que o seu administrador Ativou a opção fusão de para a sua organização. 2. Assegure que tem ativada a opção fusão de na sua página Minha Conta. 3. Defina um modelo de Microsoft Word e carregue-o no SugarCRM. 4. No módulo de campanhas, crie a campanha. 5. Crie a sua lista alvo e preencha-a com alvos das suas listas de contatos, potenciais clientes e alvos. Para notificar o seu gestor ou outros usuários, também pode adicionar os indivíduos a partir da lista de usuários. 6. Realize a fusão de . Para realizar uma fusão de 1. Na página de detalhe da Campanha, clique em fusão de . A Etapa 1 do processo de fusão de surge na página. O módulo Campanhas já esta selecionado na lista. 2. Selecione o modelo de fusão de da lista selecionar Modelo e clique Seguinte. A Etapa 2 do processo de fusão de surge na página. Os alvos especificados na sua lista de alvos são exibidos na lista disponíveis. 3. Selecione os alvos da lista e utilizando o botão direito mova-os para a lista selecionados.

111 4. Clique em Seguinte. O passo final do processo de fusão de as suas seleções para revisão. Se necessita de voltar atrás para modificar a lista de alvos, clique em Voltar. 5. Clique em Iniciar fusão. A seguinte caixa de diálogo aparece na tela. 6. Assegure que a opção Abrir com Word está selecionada e clique em OK. O documento fundido é exibido na página. O sistema cria uma entrada para cada alvo nos seus registos. Pode visualizar estas entradas quando clica na opção Ver Estado na página de detalhe da campanha. Se executar repetidamente operações de fusão de para estes alvos de campanha, o sistema atualiza estas entradas.

112 Módulo de projetos Utilize o módulo projetos para criar e gerir projetos para a sua organização. Cada projeto é atribuído a um usuário. O usuário atribuído é o gestor do projeto. Inicialmente, este é atribuído a quem criou o projeto. O usuário pode atribuir o projeto a outro usuário. Note que apenas os membros da equipe atribuída podem acessar e gerir o projeto e as tarefas de projeto associadas. Desta forma, o usuário atribuído deve ser membro da equipe atribuída para acessar e gerir o projeto. Criar um projeto No módulo de projetos, pode criar e gerir projetos, bem como duplicar tarefas de projeto. Pode definir múltiplas tarefas de projeto para cada projeto. Quando criar uma tarefa de projeto, é necessário associá-la a um projeto. Pode associar um projeto a múltiplas atividades, contas, oportunidades e ocorrências. Também pode criar projetos e tarefas de um projeto através da página de detalhes do módulo de . O módulo projetos permite ver tarefas de projetos na vista de Grelha e vista de Gantt, exportar projetos para MS projeto e criar modelos de projeto. A partir de uma vista de projeto Gantt, pode criar tarefas de projeto e atribuir membros de equipe (recursos). Os recursos podem ser usuários ou contatos. usuários são membros da sua organização que são responsáveis pela execução do projeto. contatos são pessoas externas associadas ao projeto como clientes ou vendedores. Se os seus projetos tem frequentemente tarefas semelhantes, pode criar um modelo de projeto como base para novos projetos. Pode exportar a informação de projeto do SugarCRM para o Microsoft Project. Pode imprimir tarefas de projeto e exporta-las em formato PDF para o seu computador. O módulo projetos também fornece a possibilidade de alertar sobre ferias e feriados ao planejar um projeto. O painel Meus projetos permite ver um sumário das tarefas realizadas e futuras, bem como os ocorrências relacionados para você e para os seus relatórios diretos.

113 Para criar um projeto 1. No menu Atalhos, clique em Criar projeto. 2. Na página de projetos, insira as informações relativas aos seguintes campos: Nome: Insira um nome para o projeto. Estado: A partir da lista, selecione o estado do projeto: Rascunho, Em Revisão ou Publicado. Data de Início: Clique no ícone Agenda e selecione a data de inicio do projeto. Data Final: Clique no ícone Agenda e selecione a data de termino do projeto. Equipe: Clique selecionar e insira o nome da equipe atribuída para gerir o projeto. Atribuída a: Insira o nome do usuário que tem a propriedade do projeto. Inicialmente, é atribuído a você. Prioridade: A partir da lista, selecione a importância do projeto como Baixo, Médio, ou Alto. Descrição: Insira uma breve Descrição do projeto. 3. Clique em Gravar para criar o projeto, clique em Cancelar para sair da página sem criar o projeto. Quando gravar o projeto, a página de detalhes do projeto é exibida na tela. A partir desta página, pode criar tarefas de projeto, atribuir usuários e contatos, modelos de projeto e registos relacionados. Pode também exportar o projeto para MS Project.

114 Criar Tarefas de projeto Normalmente, um projeto consiste em múltiplas tarefas que tem de ser atribuídas para garantir o sucesso. Depois de criar um projeto, pode criar tarefas associadas a ele. Quando cria um projeto, o sistema atribuí-o a você. Por isso, só você pode criar e editar todas as tarefas do projeto. Se atribuir uma tarefa para outro usuário, em seguida, essa pessoa pode editar a tarefa. Quando cria tarefas do projeto, pode especificar as dependências entre elas. Por exemplo, se a tarefa 1 deve ser concluída antes da tarefa 2 se iniciar, pode especificar como a tarefa 1 "antecessora" da tarefa 2. Pode ver um projeto em vista de Grelha ou em vista Gantt. Pode criar tarefas apenas em vista Gantt. Pode editar uma tarefa em Vista de Edição e em Vista de Grelha. Alguns dos campos que pode atualizar em Vista de Edição são diferentes daqueles da Vista de Grelha. Por exemplo, pode editar campos personalizados em Vista de Edição, mas não em Vista de Grelha. Pode editar a duração da tarefa e os recursos atribuídos em Vista de Grelha, mas não em Vista de Edição. É recomendado que crie e faça a gestão de tarefas de projeto em Vista de Grelha. Pode usar a Vista de Edição para adicionar e gerir informação adicional que não está acessível através da Vista de Grelha. Vista de Grelha do projeto A vista de grelha exibe informações como o nome da tarefa, a percentagem concluída, a duração, as datas de inicio e termo do projeto, as dependências e os recursos atribuídos. Pode ver informações específicas como apenas tarefas completas ou marcos.

115 Os Gestores de projeto podem editar e acrescentar qualquer tarefa e tarefas adicionais conforme necessário. Os usuários podem especificar a percentagem concluída e a duração de suas funções. Os ícones de controle estão ilustrados acima. Pode clicar com o botão direito em qualquer lugar na grelha a fim de acessar as mesmas opções de controle. O sistema calcula a duração de uma tarefa dependendo da duração das suas sub-tarefas. Pode especificar a duração em dias ou horas. Se especificar a duração de uma tarefa mãe em função da duração dos dias e um ou mais sub-tarefas em horas, o sistema arredonda a quantidade total de tempo gasto e exibe a duração da tarefa mãe em dias e também atualiza automaticamente as datas de inicio e fim baseadas na duração da tarefa mãe. Pode especificar as dependências para tarefas principais e sub-tarefas. Por exemplo, se a tarefa 1 deve ser concluída para que possa começar a tarefa 2, insira o ID da tarefa 1 na coluna Predecessores para a tarefa 2. Isto implica a dependência da tarefa 2 relativa a conclusão da tarefa 1. Na vista de grelha, pode exportar as tarefas de projeto como um ficheiro PDF para o seu computador local. Vista Gantt do projeto A vista Gantt exibe o tempo total necessário para cada tarefa do inicio ao fim. Nota: não pode imprimir ou exportar o projeto em vista Gantt.

116 Para criar uma tarefa de projeto 1. Na página projetos, clique no projeto na Lista de projetos. 2. No sub-painel Tarefas de projeto, clique em Vista Gantt. A vista Gantt exibe duas linhas em branco na tela. Cada linha representa uma tarefa individual. Para adicionar uma nova tarefa, clique no ícone Inserir Linha para adicionar uma nova linha e, em seguida, insira os detalhes da tarefa. Para adicionar uma nova linha acima de uma linha existente, clique no ID da tarefa para selecionar a linha e, em seguida, clique no ícone Inserir Linha. 3. Para criar uma tarefa, insira as informações: % Completa: Insira um valor numérico para indicar qual a percentagem concluída da tarefa. Nome da Tarefa: Insira um nome para a tarefa. Duração: Insira um valor numérico para indicar quanto tempo será necessário para completar a tarefa. Pode especificar a duração em dias ou em horas. Iniciar: Inicialmente, o sistema insere a data atual como a data do inicio da tarefa. Para alterar a data, clique nela e selecione uma data diferente a partir da Agenda. Concluir: Inicialmente, o sistema insere a data atual como a data do inicio da tarefa. Para alterar a data, clique nela e selecione uma data diferente a partir da Agenda. Antecessores: Se a conclusão desta tarefa depende da realização de outras tarefas, insira o nome da tarefa nesta coluna. Recursos: A partir da lista, selecione o indivíduo que esta atribuído a tarefa. Duração real: Depois da tarefa ser concluída, introduza um valor numérico para a duração efetiva da tarefa. 4. Para criar uma sub-tarefa, selecione o ID da tarefa para selecionar a linha e, em seguida, clique no ícone de sublinhado. A tarefa selecionada torna-se uma sub-tarefa da tarefa anterior. Um sinal de mais (+) é exibido ao lado da tarefa mãe. Para selecionar linhas, mantenha a tecla Shift pressionada enquanto seleciona os registos. Para selecionar as linhas não sequenciais, mantenha pressionada tecla Control enquanto seleciona as linhas. 5. Para alterar uma sub-tarefa para uma tarefa principal, selecione a tarefa e clique no ícone Tirar sublinhado. 6. Para copiar e colar uma tarefa, selecione a tarefa e clique no ícone Copiar. Em seguida, clique no ícone Colar para colar a linha. 7. Para excluir uma tarefa, selecione a tarefa e, em seguida, clique no ícone Apagar. 8. Para expandir uma tarefa mãe para exibir as sub-tarefas, selecione a tarefa, em seguida, clique no ícone Expandir Tudo. 9. Para fechar uma das tarefas mãe, selecione a tarefa e, em seguida, clique no ícone Fechar Tudo.

117 10. Se quiser uma visualização específica como tarefas atrasadas ou marcos, selecione a vista da lista respectiva. 11. Clique no ícone Gravar para criar a tarefa. A tarefa é agora listada no sub-painel Tarefas de projeto. Pode clicar no nome para visualizar a sua página de detalhe. A tarefa também está representada na vista Gantt. 12. Para exportar como um ficheiro PDF para o seu computador local, na vista de grelha clique em Exportar para PDF. A partir de uma página de detalhe da tarefa, é Possível editar alguns detalhes, ver as atividades relacionadas, arquivar s monitorar qualquer modificação no sub-painel histórico. Para criar uma Tarefa de projeto 1. No menu Atalhos, clique em Criar Tarefa de projeto. 2. Na página de Tarefas de projeto, insira as informações nos campos: Nome: : Insira um nome para a tarefa. Atribuída a: Insira o nome do usuário que e responsável da tarefa. Inicialmente, será atribuída a você.

118 Estado: A partir da lista, selecione o estado atual da tarefa. Número da Tarefa: Introduza um número para a tarefa. O número da tarefa identifica exclusivamente a tarefa. Pode fazer referência a uma tarefa pelo seu número ou pelo seu nome. Depende de: A partir da lista, selecione outra tarefa que terá de ser concluída antes de prosseguir com esta tarefa. Prioridade: A partir da lista suspensa, selecione um nível de prioridade que reflete a importância da conclusão desta tarefa. Marco: Marque essa caixa se com a conclusão desta tarefa é considerada um marco para o projeto concluído. Pedido: Introduza um número para especificar a sequência da tarefa na de tarefas de projeto. Especificar a ordem é útil quando uma tarefa não tem quaisquer dependências que lhe foram atribuídas. Projeto: A partir da lista, selecione o projeto atribuído a tarefa. Progresso (%): Insira a percentagem de conclusão da tarefa. Utilização: A partir da lista, selecione o número de horas que cada usuário deve dedicar do seu trabalho para a tarefa atribuída. Apenas uma pessoa pode ser atribuída a uma determinada tarefa do projeto. Data de Início: Clique no ícone Agenda e selecione uma data para a tarefa; introduza a hora de inicio, no campo adjacente. Estimativa de Esforços: Insira a soma das estimativas de esforços para todas as tarefas de projetos. Data de Conclusão: Clique no ícone Agenda e selecione a data prevista para a conclusão tarefa; Esforços Realizados: Insira a soma dos esforços reais para todas as tarefas do projeto. Descrição: Insira uma breve Descrição da tarefa. 3. Clique em Gravar para criar a tarefa; clique em Cancelar para voltar a página de detalhe do projeto sem criar a tarefa. Para gerir um projeto Para ordenar a lista de projetos, clique em qualquer título de coluna que tem o ícone ao seu lado; para inverter a ordem de classificação, clique no título da coluna novamente. Para ver os detalhes de um projeto, clique no seu nome na lista. Para atualizar ou eliminar alguns ou todos os projetos utilize a atualização Geral. Para editar detalhes do projeto, clique em Editar na página de detalhes do projeto, faça as alterações necessárias, e clique em Gravar.

119 Módulo RSS Utilize o módulo RSS para gerir feeds RSS (RDF Site Summary). Os feeds RSS fornecem notícias e outros conteúdos Web que estão distribuídos pelos sites Web que publicam o seu conteúdo desta maneira. O SugarCRM oferece centenas de feeds RSS. Pode adicionar mais através da caixa de entrada rápida Novos Feed RSS na página de RSS. Esta página mostra todos os feeds que você tenha marcado como seus favoritos, e mostra as últimas informações disponibilizadas por esses feeds. Para gerir os seus feeds RSS Use os controles do lado direito da sua barra de topo para promover, demover ou remover um feed da tela Meus RRS Feeds. no nome do feed para ver as informações a partir dos registos disponíveis. Cada registo listada tem um título breve (que está acionado com a histórico completo ou conteúdo) e a data de quando o registo foi adicionado ao feed. Clique num registo para ver o conteúdo completo numa nova janela do navegador. Clique no Website para ir para o site atribuído a esse feed. Na tela Todos os Feeds RSS, uma lista de todos os feeds RSS a partir de uma recente pesquisa é exibida. A lista de RSS é Paginada se conter mais registos do que os exibidos na tela. Os controles são fornecidos para ir para o inicio ou final da lista, ou ir para a próxima página ou anterior. Clique no título de qualquer feed RSS para visualizar os registos de informação atualmente disponível daquele feed. Use os controles para adicionar ou remover um RSS feed da sua lista de favoritos.

120 Módulo Painel Utilize o módulo de Painel para visualizar e gerir gráficos baseados em relatórios pré-definidos e personalizados. Um gráfico é uma representação gráfica do relatório. Personalizar Gráficos pré-definidos O SugarCRM oferece vários gráficos baseados em relatórios pré-definidos. Pode utilizar estes gráficos para ver as vendas e as oportunidades da sua opção. Cada área distintamente colorida numa tabela está a um determinados dados representativos. Pode clicar em qualquer área colorida para um relatório detalhado dos dados subjacentes. Para melhorar a performance, o sistema de gráfico não recalcula os dados automaticamente cada vez que clica no módulo do painel. Para recalcular a fonte de dados para uma tabela específica, clique no botão atualizar acima do gráfico. Não poderá apagar gráficos pré-definidos mas poderá editá-los para atender as suas necessidades. O SugarCRM fornece os seguintes gráficos pré-definidos: Pipeline por Fases de Vendas: Um gráfico de funil os montantes totais em dólares para todas as suas oportunidades agrupadas por fase de vendas. Oportunidades por Fonte de Potencial Cliente: Um gráfico horizontal que mostra a proporção das oportunidades totais de vendas por cada fonte de potencial cliente. Minhas Oportunidades Fechadas: Um gráfico que mostra quantas oportunidades suas foram fechadas atá agora. A fase indica a percentagem de oportunidades que tenham fechado. Todas as Oportunidades por Fonte de Potencial Cliente: Um gráfico de barras horizontais

121 que mostra o total de oportunidades para cada fonte de potencial cliente. Cada barra e composta de segmentos multicoloridos representam os resultados proporcionais para essa fonte de potencial cliente. Resultado por mês: Um gráfico onde cada barra mostra o total do pipeline de vendas para cada mês. Cada barra representa o resultado proporcional para essa fonte de potencial cliente. Potenciais Clientes por Fonte de Potencial Cliente: Um gráfico onde cada barra mostra o valor do potencial de vendas em cada fase do pipeline de vendas. A Minha previsão: Compara a sua Cotação de vendas alcançada com o montante atual efetivo. ROI da campanha: Exibe o retorno sobre o investimento da campanha. Para personalizar um gráfico pré-definido 1. Na página inicial do Painel, clique no ícone Editar na parte superior direita do gráfico. Uma caixa de diálogo exibe os detalhes do relatório sobre o qual o gráfico se baseia. 2. Edite os detalhes que forem necessários e clique em Submeter. O gráfico reflete as alterações ao relatório. 3. Para imprimir um gráfico, clique no ícone Imprimir localizado abaixo do ícone atualizar.

122 Módulo Fóruns Utilize este módulo para criar Fóruns como um meio de colaboração em tópicos gerais, técnicos ou de vendas entre os usuários dentro de sua organização. Nota: O módulo Fóruns não é um módulo inicial do SugarCRM. O administrador deve carregá-lo a partir do SugarCRM Exchange utilizando o módulo Loader. Antes de criar um Fórum, será necessário criar um tópico para ele. Depois de criar um Fórum, pode criar uma ou mais janelas de discussão sobre uma determinada oportunidade, bug ou Ocorrência. Pode procurar por uma janela a partir da página inicial. Para criar um tópico no fórum 1..No menu Atalhos da página inicial Fóruns, clique em Criar Fórum. 2. Na página Fóruns, clique em Criar Tópico do Fórum. 3. Clique em Criar.

123 4. Insira as informações para os seguintes campos: Tópico do Fórum: Insira o tema título. Pedido: Insira um número para especificar a ordem em que ele e exibido na de Tópicos quando criar um Fórum. Por exemplo, se você digitar "2", o tema vai ser o segundo a partir do topo da lista. 5. Clique em Gravar para criar o tópico, clique em Gravar & Criar Novo para guardar o tópico e criar um outro. Para criar um fórum 1. Na página de Fóruns, clique em Criar Fórum no menu Atalhos. 2. Insira as informações para os seguintes campos: Título: Insira um nome para o Fórum. Equipe: Clique em selecionar e selecione a equipe que poderá visualizar este Fórum. Tópico: A partir da lista, selecione um tópico. Descrição: Insira uma breve Descrição do Fórum. 3. Clique em Gravar para criar o Fórum; clique em Cancelar para sair sem criar o Fórum. O novo Fórum está agora listado na página de Fóruns sob o nome do tópico. Para criar uma janela de discussão 1. Na página de detalhe do Fórum, clique em Criar Nova Janela. 2. Nessa página, insira as informações relativas aos seguintes campos: Título: Insira um título para a janela. Fixa: Selecione esta caixa para criar uma janela fixa. Uma janela fixa irá estar permanentemente no topo da lista. Quando existem diversas fixas, o sistema lista a mais recente no topo da lista, seguida pelas outras. Corpo: Insira os seus comentários sobre o tema. Para ver e usar o editor HTML, clique no link HTML na barra de ferramentas. Destaque o texto e clique nos botões da barra de ferramentas para aplicar a formatação padrão em opções como tamanho da fonte, negrito, itálico, sublinhado e cor. Botões adicionais inserem hiperlinks, imagens, tabelas e exibem o código fonte em HTML.

124 3. Clique em Gravar para criar a janela; clique em Cancelar para sair da página sem criar a janela. A janela está agora listada na Lista de Janelas na página de detalhe do Fórum. Para gerir um fórum Para procurar por uma janela ou comentário, especifique o título ou o usuário na Pesquisa sobre na página de Fóruns e clique em Pesquisar. Para ver os detalhes de um Fórum, clique no seu título a partir da lista da página de Fóruns. Para editar as informações, na página de detalhe, clique em Editar, faça as alterações e clique em Gravar. Para excluir um Fórum, na página de detalhe, clique em Apagar.

125 Módulo Funcionários Utilize o módulo Funcionários para visualizar informações como nome, cargo, endereço e dos funcionários da sua organização. Os administradores podem criar registos de Funcionários. Os usuários que não são administradores podem visualizar as informações dos Funcionários, entrar em contato com Funcionários, empregados e exportar informações para o seu computador. No entanto, eles não podem criar ou gerir informações do Funcionário. Embora todos os usuários sejam Funcionários, nem todos os Funcionários são usuários. Para ser um usuário, um Funcionário precisa de um nome de usuário e senha para acessar ao SugarCRM. Para visualizar ou Contatar um Funcionário Para pesquisar por um Funcionário, utilize o sub-painel Pesquisa situado acima da lista de Funcionários. Para ver detalhes do Funcionário como o título e informação de contato, clique no seu nome na lista. Para enviar um ao Funcionário, clique no endereço de do usuário para abrir o Microsoft Outlook e criar o .