APLICAÇÃO PROTOCOLO MANUAL DO USUÁRIO

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1 APLICAÇÃO PROTOCOLO MANUAL DO USUÁRIO

2 O SISTEMA DE PROTOCOLO FOI DESENVOLVIDO VISANDO A DESCENTRALIZAÇÃO DO REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS PELA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO INMETRO-RS. ATRAVÉS DO COMPROMETIMENTO DE TODOS USUÁRIOS NA CORRETA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA, QUE SE BASEIA NO ENVIO E RECEBIMENTO ELETRÔNICO, BUSCAMOS UMA UNIFORMIDADE DE PROCEDIMENTOS PARA QUE DE FORMA COORDENADA SE POSSA ATINGIR UM MÉTODO PRÁTICO E EFICIENTE DE CONTROLE DAS ATIVIDADES DE PROTOCOLO. ESTÃO DEFINIDOS OS SEGUINTES TIPOS DE PROTOCOLO: - DE DIÁRIAS PARA ABERTURA DE PROTOCOLOS DE CONCESSÃO DE DIÁRIAS. SOMENTE ESTÃO HABILITADOS PARA ABERTURA DESTE TIPO DE PROCESSO OS USUÁRIOS QUE POSSUEM A SENHA PARA UTILIZAREM O ACESSO SEFIN OU ORFIN. - DE OFICINA - PARA ABERTURA DE PROCESSOS DE INSCRIÇÃO E RENOVAÇÃO DE OFICINAS DE CONSERTO DE INSTRUMENTOS METROLÓGICOS. SOMENTE O DITEC ESTÁ AUTORIZADO A ABRIR ESTE TIPO DE PROTOCOLO. - ADMINISTRATIVO PARA ABERTURA DE PROCESSOS REFERENTES A TODA ESPÉCIE DE ATIVIDADE ADMINISTRATIVA (COMPRAS, PAGAMENTOS, LOCAÇÃO DE IMÓVEIS,...). ESTÃO HABILITADOS A ABRIREM ESTE TIPO DE PROTOCOLO TODAS ESTRUTURAS DEFINIDAS E AUTORIZADAS QUE ESTÃO SUBORDINADAS AO DIAFI.?????????????? - DE COBRANÇA PARA ABERTURA DE PROCESSOS DE COBRANÇA DE DÉBITOS REFERENTES AS VERIFICAÇÕES E FISCALIZAÇÃO DE PRODUTOS (MULTAS). SOMENTE O SEFIN1 e SEFIN3 ESTÃO HABILITADOS A PROCEDER A ABERTURA DESTE TIPO DE PROTOCOLO. - DOCUMENTO PARA O REGISTRO DE TODO DOCUMENTO EXPEDIDO PELOS FISCAIS EM ATIVIDADE EXTERNA. OS PROTOCOLOS DESTE

3 TIPO PODERÃO SER REALIZADOS NO SEAPO1-4, SECOD2, SECOD2 E DIQUA3. - DE EMPENHO PARA REGISTRO DOS EMPENHOS REALIZADOS PELA ÁREA ADMINISTRATIVA. O DIAFI, SEFIN1 E SEFIN2 ESTÃO HABILITADOS A ABERTURA DESTE TIPO DE PROTOCOLO. - CORRESPONDÊNCIA PARA PROTOCOLO DE CORRESPONDÊN- CIAS DIRIGIDAS AO INMETRO - RS ( EX: DEFESAS, RECURSOS,...). ESTE PROTOCOLO SERÁ EFETUADO PELO PROTO, NUSEG E DIGER. - MEMORANDO/OFÍCIO- PARA DISTRIBUIÇÃO DE COMUNICAÇÕES OFICIAIS INTERNAS. TODA ESTRUTURA DE USUÁRIOS DO BANCO ESTÁ LIBERADA PARA CADASTRO DESTE TIPO DE PROTOCOLO. OBSERVAÇÃO: - OS PROTOCOLOS DO TIPO DIÁRIA, OFICINA, ADMINISTRATIVO, COBRANÇA, EMPENHO E MEMORANDO/OFÍCIO TERÃO NUMERAÇÃO SEQUENCIAL GERADA PELO SISTEMA. OS PROTOCOLOS DE DOCUMENTOS E CORRESPONDÊNCIA DEVERÃO PASSAR OBRIGATÓRIAMENTE PELA MÁQUINA PROTOCOLADORA INSTALADA NO NUSEG PARA GERAÇÃO DO NÚMERO DE REGISTRO E IMPRESSÃO DO MESMO NO DOCUMENTO OU CORRESPONDÊNCIA.

4 PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA ANTES DE ENTRAR NA APLICAÇÃO PROTOCOLO, VERIFIQUE SEMPRE SE SUA CONEXÃO NA REDE E NO SISTEMA CORPORATIVO SÃO AS CORRETAS POIS TODO CONTROLE DE ENVIO E RECEBIMENTO SE DARÁ SOBRE AS MESMAS. PARA ACESSAR A TELA DE PROTOCOLO CLIQUE COM O MOUSE NA SEGUINTE SEQUENCIA: Aplicações Protocolo Cadastros Protocolo TIPOS DE CAMPOS Lista Dinâmica São campos onde são descritos as opções que são de gerenciamento exclusivo do sistema (o usuário não pode realizar inclusões).(ld) Lista de valores são campos onde estão descritas as opções pré-estabelecidas para escolha do usuário, aceitando novas inclusões determinadas (cadastradas) pelo usuário. (LOV) Campos livres São campos onde o sistema espera a informação do usuário. (L) Campos Data São campos que esperam a informação de data, sendo, se desejável também informada a hora. Definidos com o seguinte formato: ddmmyy hh:mm (a informação da hora não é obrigatória) (D) Campos check Box Informam (marcam) para o sistema alguma escolha do usuário. (CX)

5 Os campos podem ser: Habilitados ou Não habilitados Para segurança do sistema, ou seja, para que somente as informações necessárias aos procedimentos estabelecidos sejam informadas. Obrigatórios ou Não obrigatórios Os campos obrigatórios(ou requeridos) são indispensáveis para que algum procedimento ou processamento seja executado. O sistema controla (obriga) a sua utilização. Já os campos não obrigatórios somente são utilizados para que seja acrescentada alguma informação que não é fundamental ao sistema. (ex: campos observação, complemento de endereço)

6 CADASTROS Abertura de Protocolo PROCEDIMENTOS DE PREENCHIMENTO: TIPO : Escolha o tipo de protocolo que será aberto. (LD) Campo com restrição definidas por usuário (Rede e Banco) Conforme escolha habilita/desabilita outros campos Conforme escolha irá gerar número seqüencial de protocolo ou obrigará digitação de número seqüencial impresso pela máquina protocoladora

7 Ao realizar consulta e retornar mais de um registro selecionado e houver necessidade de rolagem de tela usar os ícones da barra de ferramentas próprias para esta movimentação. Primeiro Anterior Próximo Posiciona na primeira informação da consulta. Ex: 1 item. Posiciona na informação anterior. Posiciona na próxima informação. Último Posiciona na última consulta ou seja na última informação. Ex: último item. PROTOCOLO: Digitação obrigatória para os tipos Documento e Correspondência. Para os demais tipos de protocolo, campo desabilitado(numeração gerada pelo sistema ao salvar os dados). (L) ANO: Campo sem prompt concatenado ao campo Protocolo. O sistema sugestionará o ano corrente com 4 dígitos. (L) MEMO/OFÍCIO: Só habilitado para tipo de protocolo Memorando/Ofício. Seqüência determinada por cada estrutura organizacional autorizada para emissão dos mesmos. (L) DATA DE ABERTURA: Somente habilitado para os protocolos do tipo Documento e Correspondência. Para os demais cria com a data do sistema.(d). DOCUMENTO: Somente habilitado para tipo protocolo Documento. Lista de documentos existentes no cadastro. (LOV) Nº PROC/DOCS: Para o tipo protocolo Documento a digitação é obrigatória e o número será consistido com a carga de documentação cadastrada no sistema. Para Correspondência o campo estará desabilitado. Para os demais o sistema irá gerar um número de Processo(ao salvar).(l) MUNICÍPIO: Campo obrigatório para os tipos de protocolo Oficina e Administrativo(para impressão na etiqueta). Para os demais tipos de protocolo o

8 campo não é obrigatório. Sugerimos sempre utiliza-lo para agilizar(restringir) busca no campo Proprietário.(LOV) INTERESSADO: Obrigatório utilização para os tipos de protocolo Correspondência e Oficina. (L) PROPRIETÁRIO: Campo obrigatório para os tipos de protocolo Documento e Cobrança. (LOV) PROPR. DOC.: Obrigatório para tipo de protocolo Documento, quando campo Documento selecionado (LOV) for 37-Coletas ou 36-Auto de Apreensão(36). (LD) CGC: Utilizado somente para consultas (cgc ou cpf inteiro ou com utilização de coringa %). (L) SETOR: Obrigatório para protocolos do tipo Administrativo ou Memorando/Ofício.(LOV) FUNCIONÁRIO: Para protocolos Administrativos que necessitem identificação de servidor. (ex: Suprimentos de fundos) (LOV) ASSUNTO: Campo de preenchimento obrigatório para qualquer tipo de protocolo, menos tipo Documento. (L) OBSERVAÇÃO: Campo de preenchimento não obrigatório. (L) SITUAÇÃO: Campo de seleção, não obrigatório. Ao primeiro envio será repassado do status Cadastro para Andamento. Todas demais alterações de status estão sob responsabilidade dos usuários com permissão.(ld) ORIGEM: Parte da estrutura organizacional responsável pelo envio do protocolo, com autorização. (LOV) SETOR DEST.: Parte da estrutura organizacional que recebe o protocolo. Com autorização.(lov) ENVIO: Data e hora (se desejável) do envio. (D)

9 RECEBIMENTO: Data do recebimento, se autorizado. Ato de aceitação do recebimento (equivalente a assinatura).(d) RETORNO: Data e hora (se desejável) de retorno. Campo não obrigatório. Serve para controle de prazo para retornos. O sistema avisará os protocolos com retorno com prazo excedido. A pendência de retorno persistirá até a origem proceder o recebimento. (D) DESCRIÇÃO: Campo livre para observação, tanto pela origem como pelo destino. (L) IMP: Campo para controle de impressão. Se marcado, pendente de impressão. (CX) BOTÕES: PROPRIETÁRIO Atalho para tela de proprietário. ETIQUETA Para impressão de etiquetas que são coladas na capa do Processo. CONSULTA Atalho para tela de Consulta de Protocolos. REL. RETORNO PENDENTE Tela de chamada de relatório. Obs. Ao entrar nesta tela, se o usuário tiver algum protocolo pendente de retorno o sistema alertará. Se você quiser consultar quais as pendências, utilize o botão do relatório REL. RETORNO PENDENTE.

10 Encaminhamentos em Lote Tela para cadastro de encaminhamento em lote de protocolo e processos. Serve também como facilitador para quem necessita enviar uma grande quantidade de protocolos/processos pois evita que o usuário precise entrar em cada protocolo para proceder o encaminhamento.

11 Recebimento em Lote Tela de recebimento de protocolos e processos em lote. Serve como facilitador para quem necessita receber uma grande quantidade de protocolos/processos pois evita que o usuário precise entrar em cada protocolo para proceder a confirmação do recebimento. Para recebimento de todos os protocolos enviados preencha no campo Setor Dest. o seu próprio setor. Para recebimento diferenciado por setor de envio preencha os campos Setor Origem e Setor Dest. Serve também esta tela para a consulta dos protocolos enviados que ainda não foram recebidos pelo destino. Para isto selecione apenas o seu Setor Origem e tecle F8 para efetuar a pesquisa.

12 CONSULTA PARA ACESSAR A TELA CONSULTA DE PROTOCOLO, CLIQUE COM O MOUSE NA SEGUINTE SEQUENCIA E/OU NO BOTÃO DE CONSULTA NA TELA DE PROTOCOLO Aplicações Protocolo Consulta Protocolo TELA DE CONSULTA: Poderá ser feita a consulta sobre qualquer um dos campos. Se necessário utilize o %. Esta é apenas uma visão das tabelas, não sendo portanto possível inclusões, alterações ou deleções.

13 RELATÓRIOS PARA ACESSAR A TELA DE RELATÓRIOS DE PROTOCOLO, CLIQUE COM O MOUSE NA SEGUINTE SEQUENCIA: Aplicações Protocolo Relatórios Protocolo(1) Conferência de Protocolo(2) Rel. Reimpressão de Etiquetas(3) Relatório de Retorno Pendente (4)

14 Protocolo(1) Relatório dos protocolos encaminhados (origem) por período e Setor escolhido. O sistema só permite a emissão deste relatório pelo dono do protocolo. Este relatório marca o protocolo como impresso não permitindo nova impressão. Conferência de Protocolo(2) Idem ao relatório anterior, somente desconsiderando o campo Imp.

15 Rel. Reimpressão de Etiquetas(3) Para reimpressão de etiquetas que necessitem de alguma alteração (ex: alteração de endereço).

16 Relatório de Retorno Pendente (4) Relatório para controle dos protocolos que necessitem de retorno. Pode ser chamado também diretamente da tela de Protocolo.