PROVIMENTO Nº CGJ - 04/2012. O DESEMBARGADOR JERÔNIMO DOS SANTOS, CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA EM EXERCÍCIO, no uso de suas atribuições legais, e

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1 PROVIMENTO Nº CGJ - 04/2012 Oficializa a utilização do Sistema de Controle de Certidões - SCC pelos cartórios de Registro Civil da Comarca da Capital. O DESEMBARGADOR JERÔNIMO DOS SANTOS, CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA EM EXERCÍCIO, no uso de suas atribuições legais, e Considerando a necessidade de oficializar o Sistema de Controle de Certidões - SCC, já implantado nos cartórios de Registro Civil da Comarca da Capital, bem como de disciplinar o uso de tal ferramenta na prática dos atos inerentes a tais serventias; R E S O L V E: Art. 1º. Os cartórios de Registro Civil da Comarca da Capital, para a prática dos atos de sua competência, deverão fazer uso do Sistema de Controle de Certidões - SCC, que é um sistema institucionalizado pelo Poder Judiciário do Estado da Bahia, sob a gestão administrativa da Corregedoria-Geral da Justiça. Art. 2º. Os servidores públicos lotados nos Cartórios de Registro Civil, na prática dos atos de sua competência, deverão observar os procedimentos estabelecidos no Manual que constitui o Anexo Único deste Provimento. Art. 3º. Os registros realizados através do Sistema de Controle de Certidões SCC e aqueles que, embora realizados anteriormente, tenham sido transferidos para esse mesmo Sistema através da migração do acervo, poderão ser consultados pelo público em geral via internet, através de ícone disponível no sítio oficial deste Tribunal de Justiça.

2 Art. 4º. Este provimento entra em vigor na data de sua publicação, retroagindo os seus efeitos a 26/08/2011, quando se iniciou a implantação do Sistema de Controle de Certidões SCC nos cartórios de Registro Civil da Comarca da Capital. Corregedoria-Geral da Justiça, 04 de maio de DES. JERÔNIMO DOS SANTOS CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA EM EXERCÍCIO

3 ANEXO ÚNICO - PROVIMENTO CGJ Nº 04/2012 MANUAL DO SISTEMA DE CONTROLE DE CERTIDÕES SCC O Sistema de Controle de Certidões SCC é um sistema institucionalizado pelo Poder Judiciário do Estado da Bahia, sob a gestão administrativa da Corregedoria Geral da Justiça. O sistema corresponde ao controle dos procedimentos de registro civil de pessoas naturais, voltados aos Cartórios Extra-Judiciais de Registro Civil. Visando a padronização e conformidade nos procedimentos de registro civil entre os Cartórios Extrajudiciais da Capital, este documento orienta e determina as regras para realizar as atividades voltadas ao registro de pessoas naturais, especificamente quanto aos registros de nascimento, óbito e casamento, além das respectivas emissões de documentos oficiais através do sistema. 1. Procedimentos para consulta de registro civil O fluxograma nº 1 demonstra os procedimentos para consulta de registro civil. O cartório deverá verificar o tipo de registro civil (Nascimento, Óbito, Casamento) solicitado, de acordo com a necessidade do solicitante em obter a 1ª via ou demais vias, ou outras documentações pertinentes ao registro civil. Sendo 1ª via, o cartório deverá verificar a existência do registro, realizando a consulta no item cer tidões. Em seguida, realizar a consulta no item acervo, caso o registro não tenha sido encontrado na consulta anterior. Essas consultas, para a 1ª via, são válidas para os casos em que a

4 apresentação de documentos gere dúvidas quanto à existência de um registro dos dados oferecidos pelo solicitante em outro cartório. Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar com o solicitante o período em que realizou o registro no cartório. Caso tenha sido realizado antes da data de implantação do SCC, o cartório deverá realizar a consulta no item acervo, caso contrário deverá realizar a consulta no item certidões. Se o registro não foi encontrado, nas duas opções de consulta, o cartório deverá realizar o procedimento de busca nos livros físicos de posse do cartório, e, posteriormente, realizar o registro no SCC, no item acervo (ver procedimentos para realizar o registro civil). Se o registro foi encontrado em uma das consultas, o cartório deverá informar ao declarante a existência e a localização do registro. Se o registro pertence a outro cartório (a coluna Opção do registro selecionado está vazia), o solicitante deverá dirigir-se ao cartório informado. Se o registro pertence ao cartório (a coluna Opção apresenta opções para visualizar / editar / averbar o registro selecionado), o cartório deverá verificar com o declarante se deseja emitir a 2ª via do registro, respeitando os procedimentos de custas para a emissão desse registro. 2. Procedimentos para emissão de registro civil/outros docum entos Antes da emissão de um registro civil/outros documentos, relacionada à 1ª ou demais vias, o cartório deverá realizar sempre uma consulta para verificar a existência de alguma ocorrência voltada às informações do Declarante (ver procedimento para consulta de registro civil). Posteriormente, se for o caso, o cartório poderá realizar o registro (ver procedimento de realização do registro civil).

5 O fluxograma nº 2 demonstra os procedimentos para emissão de registro civil/outros documentos. Para emitir qualquer registro/outros documentos, após realizar a consulta ou o registro solicitado, o cartório deverá selecionar um assinante disponível no SCC, que corresponde ao Oficial(a) ou Substituto Oficial do Cartório. Em seguida, o cartório deverá selecionar o documento desejado. Sendo 2ª via, o cartório deverá executar os procedimentos de custas cartorárias para emissão do registro ou emitir a declaração de pobreza a ser assinada pelo Declarante. 3. Procedimentos para realizar registro civil Antes da realização de um registro civil, relacionada à 1ª ou 2ª via, o cartório deverá fazer sempre uma consulta para verificar a existência de alguma ocorrência voltada às informações do Declarante (ver procedimento para consulta de registro civil). Posteriormente, o cartório poderá realizar o registro. 4. Nascimento O fluxograma nº 3 demonstra os procedimentos para realizar um registro civil de nascimento. Sendo 1ª via, o cartório deverá informar os dados do nascimento, em seguida buscar as informações dos pais, antes de realizar um novo cadastro desses pais. O cartório deverá seguir as regras determinadas na lei de registro civil, em relação ao registro tardio, ao registro de pais de menores de idade e ao reconhecimento de paternidade, seja por ordem judicial,seja por ato

6 espontâneo do pai. Em seguida, informar os dados do Declarante. Sendo Declarantes tanto o pai quanto a mãe, o cartório poderá reaproveitar os dados dos pais previamente cadastrados. Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar o período que realizou o registro e acessar o item (acervo ou certidão) correspondente. Caso o registro não esteja no SCC, o cartório deverá informar os dados do nascimento registrado no livro, destacando a necessidade de informar o número do livro, termo, folha e assinante do registro. Para finalizar o registro civil, o cartório deverá verificar as informações digitadas e confirmar/incluir o registro. 5. Óbito Nascido Vivo O fluxograma nº 4 demonstra os procedimentos para realizar um registro civil de óbito de nascido vivo. Sendo 1ª via, o cartório deverá informar os dados preliminares do óbito, em seguida buscar as informações do falecido, antes de realizar um novo cadastro dessa pessoa. O cartório deverá realizar o cadastro do óbito com as informações básicas fornecidas pelo Declarante, para gerar a guia de sepultamento/cremação e o documento de retorno ao cartório, após o sepultamento/cremação. Sendo retorno ao cartório, dentro do prazo informado pelo documento de retorno, o cartório deverá realizar as alterações e complementos dos dados do óbito e do falecido, respeitando a obrigatoriedade dos documentos pertinentes ao registro de óbito (Título de Eleitor, Número de Benefícios, Certidão de

7 Nascimento, Identidade, CPF, etc.). Caso o prazo esteja vencido, o cartório deverá avaliar a justificativa dos familiares e aplicar a lei de registro civil referente ao registro de óbito de nascido vivo. Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar o período que realizou o registro, e acessar o item (acervo ou certidão) correspondente. Caso o registro não esteja no SCC, o cartório deverá informar os dados do(a) falecido(a) registrado(a) no livro, destacando a necessidade de informar o número do livro, termo, folha e assinante do registro. Para finalizar o registro civil, o cartório deverá verificar as informações digitadas e confirmar / incluir o registro. 6. Óbito Natimorto O fluxograma nº 5 demonstra os procedimentos para realizar um registro civil de óbito de natimorto. Sendo 1ª via, o cartório deverá informar os dados do óbito, em seguida buscar as informações dos pais e médico, antes de realizar um novo cadastro dessas pessoas. O cartório deverá realizar o cadastro do óbito com as informações fornecidas pelo Declarante, para gerar tanto a guia de sepultamento quanto a certidão de óbito de natimorto. Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar o período que realizou o registro e acessar o item (acervo ou certidão) correspondente. Caso o registro não esteja no SCC, o cartório deverá informar os dados do natimorto registrado no livro, destacando a necessidade de informar o número do livro, termo, folha e assinante do registro.

8 Para finalizar o registro civil, o cartório deverá verificar as informações digitadas e confirmar/incluir o registro. 7. Casam ento O fluxograma nº 6 demonstra os procedimentos para realizar um registro civil de casamento. Sendo 1ª via, o cartório realizará os procedimentos necessários para habilitação, proclamas, vista e realização do processo de casamento. Na habilitação, o cartório deverá realizar o cadastro de informações para a petição inicial do processo, realizando, primeiramente, a busca dos dados dos noivos, antes de realizar o cadastro dos nubentes. A petição inicial consiste no cadastro da data de abertura do processo (data de petição inicial), tipo de casamento (civil, religioso, união estável), regime de bens, local e cidade do casamento, dados das testemunhas (se houver) e dados dos noivos e dos requerentes (noivo e a noiva ou outra pessoa). O cartório deverá proceder com o registro de petição inicial de acordo com as determinações previstas na lei de registro civil, especificamente nos casos de ordem judicial, consentimento de casamentos para menores de idade, entre outros que dispensam o fluxo natural do andamento do processo de casamento. O cartório deverá emitir os documentos de petição inicial e declaração de testemunhas para serem entregues aos nubentes para providenciar assinaturas e reconhecimentos de firmas, respeitando a necessidade de recolhimento das custas para esse procedimento ou a emissão da declaração de pobreza. Com os documentos assinados, o cartório deverá proceder às alterações na

9 habilitação e à preparação do edital de proclamas, informando o termo, número do livro e da folha referente ao livro de Edital de Proclamas. Em seguida, o cartório deverá emitir o edital de proclamas e realizar a publicação deste edital no Diário da Justiça, respeitando a necessidade de recolhimento das custas para esse procedimento ou a emissão da declaração de pobreza. Com o retorno da publicação, o cartório deverá proceder ao cadastro da data de publicação na habilitação de casamento e realizar os procedimentos de vista ao Ministério Público. Os nubentes deverão respeitar o prazo determinado pelo cartório para definir a data do casamento e demais informações pertinentes à realização definitiva do registro. Devolvido o processo pelo Ministério Público, o cartório deverá informar a data de retorno e realizar a migração da habilitação para casamento. Em seguida, o cartório deverá realizar o registro de casamento, informando a data do termo/casamento, data de realização, cidade e local do casamento, além das informações do juiz ou celebrante, conforme o tipo de casamento. Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar o período que realizou o registro e acessar o item (acervo ou certidão) correspondente. Caso o registro não esteja no SCC, o cartório deverá informar os dados do casamento registrado no livro, destacando a necessidade de informar o número do livro, termo, folha e assinante do registro. Para os casos de solicitação de edital de proclamas de fora (quando o casamento será realizado em outra Comarca), o cartório deverá informar os dados para registrar o edital, realizando, primeiramente, a busca dos dados dos noivos antes de realizar o cadastro dos nubentes. Em seguida o cartório deverá emitir o edital de proclamas de fora e a certidão de afixação.