GESTÃO DE DOCUMENTOS

Transcrição

1 GESTÃO DE DOCUMENTOS Portaria nº 40, 30 de abril de 2013, no art. 55, inciso I a VI, cria a Coordenação de Documentação e Informação compete gerir a política de documentação do Ministério, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória. COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO / MINC

2 APRESENTAÇÃO Adleide Catarina Falcão Mariela Carvalho Arquivista Bibliotecária Coordenadora CODIN Chefe da Bibioteca Aline Lucena Rezende Arquivista Chefe da Divisão de Arquivo - DiIARQ Francisco Carvalho Chefe da Divisão de Protocolo

3 Histórico situação antes Arquivo

4 Biblioteca Protocolo Protocolo

5 Biblioteca Arquivo

6 Histórico situação depois Protocolo

7 Biblioteca e Arquivo

8 TÓPICOS - Serviço de Protocolo SERVIÇOS DE EXPEDIÇÃO: Serviço de Malote Serviço de Motoboy Serviço de Correios ECT SERVIÇOS DE RECEPÇÃO Serviço de Malote Serviço de Correios ECT Atendimento no balcão CADASTRO DE DOCUMENTOS- SAD E SALIC

9 EXPEDIÇÃO: MALOTE Serviço de transporte e entrega rápida de correspondência e encomendas

10 EXPEDIÇÃO: MALOTE Percursos Representações Regionais: Rio de Janeiro (Capital) São Paulo (Capital) Minas Gerais (BH- MG) Sul (Porto Alegre RS Norte(Belém PA) Rio Branco Acre AC Nordeste (Recife -PE) Bahia Salvador - BA

11 EXPEDIÇÃO: MALOTE Instituições Vinculadas: Autarquias: ANCINE IPHAN IBRAM Fundações: FCRB FCP FUNARTE FBN

12 MALOTE Média de custo Brasília/São Paulo PERCURSO ORIGEM DESTINO CEP: Endereço: Esplanada dos Ministérios Bloco B Rua Formosa, 367 Bairro: Zona Cívico-Administrativa Centro Cidade/UF: Brasília /DF São Paulo /SP Freqüência: Segunda, Quarta, Sexta Segunda, Quarta, Sexta Peso Estimado de cada Remessa do Percurso: 10 quilos; Valor de uma Remessa de 10 quilos no Percurso Consultado: R$ 80,07; Remessas Mensais Previstas para o Percurso: 26; Valor Mensal Estimado do Percurso: R$ 2.081,82.

13 MALOTE Média de custo Brasília/Porto Alegre PERCURSO ORIGEM DESTINO CEP: Endereço: Esplanada dos Ministérios Bloco B Rua André Puente Bairro: Zona Cívico-Administrativa Independência Cidade/UF: Brasília /DF Porto Alegre /RS Freqüência: Segunda, Quarta, Sexta Segunda, Quarta, Sexta Peso Estimado de cada Remessa do Percurso: 10 quilos; Valor de uma Remessa de 10 quilos no Percurso Consultado: R$ 146,14; Remessas Mensais Previstas para o Percurso: 26; Valor Mensal Estimado do Percurso: R$ 3.799,64.

14 GUIA DE MALOTE

15 EXPEDIÇÃO: Motoboy Serviço usado para entrega de documentos em Brasília e Regiões Administrativas. - Entre as unidades do próprio MinC Esplanada/Ed. Parque da Cidade - Entre outros Órgãos Públicos - Para pessoa física

16 GUIA DE MOTOBOY

17 EXPEDIÇÃO: ECT Envio de correspondência ou encomendas. Carta simples Carta registrada AR Telegrama Sedex Sedex 10 PAC (até 30 Quilos)

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24 Guia dos Correios

25 LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA

26 LEGISLÃÇÃO DE PROTOCOLO E ARQUIVO Lei nº 9.784/1999 Regula o processo adm. no âmbito da Adm. Pública Federal. Portaria SLTI/MP nº 05/2002 Dispõe sobre procedimentos gerais para a utilização de serviços de protocolo na Adm. Pública Federal. Portaria SLTI/MP nº 03/2003 Dispõe sobre comunicações administrativas e numeração única de processos e documentos.

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28 DOCUMENTOS PARA AUTUAÇÃO DE PROCESSO Não se constituirá em primeira peça do processo os documentos que tenham caráter transitório tais como: Convites para festividades, Comunicação de posse, Remessa para publicação, Pedido de cópia de processo, Desarquivamento de processo e outros.

29 AUTUAÇÃO DE PROCESSO O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser utilizada cópia considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas no próprio órgão. NOTA: Deverá ser inserido despacho ao documento informando o motivo da utilização de cópias e não de originais.

30 Portaria SLTI/MP nº 05 de 2002 CORRESPONDÊNCIA - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. A correspondência classifica-se em: interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.

31 CAPA DO PROCESSO Deverá ser fixada etiqueta: Número do processo Data Partes Resumo do assunto

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34 NUMERAÇÃO DE FOLHA As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1. Preenchendo com os seguintes dados: a) número da folha; b) rubrica do servidor que fez as anotações; O nome do órgão ou entidade deverá circundar o carimbo.

35 QUEM EFETUA A NUMERAÇÃO DE FOLHA? As peças iniciais serão numeradas pela unidade autuadora. As peças subseqüentes serão numeradas e rubricadas pelas unidades que as adicionarem, em ordem crescente. NOTA: Não se admite a numeração repetida de folhas ou diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros artifícios, nem rasuras.

36 RENUMERAÇÃO DE FOLHA Quando for constatada a necessidade da correção da numeração de qualquer folha do processo, deve-se inutilizar a anterior, sem rasuras, fazendo-se um "X" sobre o carimbo. Deve-se apor novamente o carimbo de numeração no canto superior direito de cada folha, inserindo o número da folha e rubricando. NOTA: Deve-se certificar a renumeração por meio de despacho, logo após o último despacho proferido no processo.

37 PEÇA EM TAMANHO REDUZIDO Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

38 VOLUMES DE PROCESSO O processo poderá ser dividido em volumes quando exceder a duzentas folhas, devendo ser inseridos termos de abertura e encerramento, e registrado a ocorrência também no Sistema. Os volumes deverão ser referenciados na capa do processo, com a inscrição de 1º volume, 2º volume etc.

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41 ENCERRAMENTO DE VOLUME O encerramento de volume ocorrerá em folha suplementar mediante inserção de despacho de Encerramento de Volume devidamente numerado.

42 ABERTURA DE VOLUME Deve-se incluir em folha suplementar, logo após a capa, o despacho de Abertura de Volume, devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência numérica do volume anterior.

43 A abertura de um novo volume será executada pela unidade cadastradora das unidades organizacionais correspondentes, que deverá solicitar a etiqueta e a capa de processo às unidades autuadoras correspondentes, certificando a sua abertura e atualizando no sistema.

44 INSERÇÃO DE ENVELOPE NO PROCESSO O envelope encaminhando a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se ou registrando-se as informações necessárias referentes ao endereço do remetente. NOTA: Poderá ser incluído em processo apenas o envelope que por motivo previamente definido, tenha que comprovar a data de postagem do seu conteúdo.

45 INSERÇÃO DE IMPRESSO As mensagens e documentos encaminhados por não devem se constituir em peças de processo. NOTAS: As mensagens geradas apenas eletronicamente serão inseridas no processo mediante elaboração de despacho ou memorando que ratifique as informações constantes da mensagem. Nos casos de elaboração de memorando as mensagens geradas eletronicamente deverão constar como anexo.

46 JUNTADA DE PROCESSO É a união de um processo ao outro, com o qual tem a relação ou dependência, podendo se dar por: APENSAÇÃO OU ANEXAÇÃO

47 Portaria SLTI/MP nº 05 de 2002 JUNTADA POR ANEXAÇÃO - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. JUNTADA POR APENSAÇÃO - É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. PÁGINA DO PROCESSO É cada uma das faces de uma folha de papel do processo.

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50 ESPAÇOS EM BRANCO Ao autuar um processo, apor o carimbo "EM BRANCO", em páginas e espaços que não contenham informações.

51 JUNTADA POR APENSAÇÃO A juntada por apensação se dá quando há união temporária de um ou mais processos ao processo principal, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Nota: Conservando cada processo sua identidade, independência e numeração.

52 A apensação de um processo a outro deve ocorrer apenas para que as informações nele contidas sirvam como subsídio para a decisão do processo principal, devendo ser desapensado ao final da tomada de decisão. Notas: - No ato da apensação os processos devem ser superpostos um ao outro. - Quando da apensação, sob hipótese alguma as folhas do processo apensado será renumerada em continuidade ao processo principal, devendo permanecer com sua numeração original.

53 - Deve-se lavrar o Despacho de Juntada por Apensação na última folha do processo principal, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar, como também na última folha do processo acessório.

54 DESAPENSAÇÃO A desapensação consiste na separação de dois ou mais processos quando finalizado o efeito que o levou a apensação.

55 Deve-se incluir o Despacho de Desapensação na última folha do processo principal, como também, na última folha do processo acessório e registrar no sistema, a desapensação.

56 JUNTADA POR ANEXAÇÃO A juntada por anexação se dá quando há união definitiva e irreversível de um ou mais processo ou documento a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto ou assuntos semelhantes.

57 Processo principal é aquele que contém o assunto de maior interesse ou predominância, independentemente da sua data de abertura. O processo principal fica à frente e o acessório é anexado a ele.

58 - Na anexação, as folhas do processo anexado deverão ser renumeradas em seqüência à numeração do processo principal. - O processo acessório deverá ser colocado logo após a última folha do processo principal, incluindo sua capa que não deverá ser numerada.

59 TERMO DE RESSALVA Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexação de processos, for constatada a ausência de peça(s) em um dos processos anexados.

60 Deve-se lavrar o "Despacho de Juntada por Anexação na última folha do processo principal e também do acessório.

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63 DESENTRANHAMENTO O desentranhamento (retirada de peça do processo) poderá ocorrer quando houver interesse do órgão, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prévio da autoridade competente.

64 - Sempre que houver retirada de peças deve-se lavrar, no verso da última folha da cópia do documento desentranhado, o carimbo Termo de Desentranhamento".

65 DESMEMBRAMENTO É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, mediante despacho da autoridade competente. Nota: O processo que tiver peças desmembradas conservará a numeração original de suas folhas, e no local de onde se retirou o documento original deverá ser colocado as cópias do documento.

66 Sempre que houver desmembramento de peças deve-se lavrar, no verso da última folha da cópia do documento desmembrado, o "Despacho de Desmembramento".

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68 O processo original que for extraviado ou destruído acidentalmente, no âmbito do órgão, será reconstituído. Notas: RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO - Tem caráter excepcional - Não exclui procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio.

69 Deve-se atribuir uma nova numeração ao processo reconstituído e registrar no sistema a ocorrência citando o número do processo extraviado e o atual. Deve-se colocar uma folha inicial informando a reconstituição do processo, constando o seu número, a procedência, o interessado, o assunto e outras informações que forem julgadas convenientes.

70 CARIMBOS DE PROCESSO Os carimbos sugeridos na Instrução Normativa numero 5 poderão ser emitidos por via informatizada, nos casos dos órgãos e entidades que utilizam sistemas próprios de protocolo, com medidas definidas pela conveniência de cada instituição. Preservando as recomendações quanto às informações, conforme os exemplos a seguir.

71 URGENTE: será usado em documentos cuja tramitação requeira maior celeridade que a rotineira. Usarão o carimbo "urgente" os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo será aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim classificado.

72 RESERVADO: (Lei /2011) será usado para caracterizar os documentos cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral. Usarão o carimbo "reservado", os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou. As unidades de protocolo também deverão usar este carimbo após a autuação de documento classificado como "reservado", observados os procedimentos definidos nesta norma. Prazo de segredo: 5 anos

73 SECRETO: (Lei /2011) será utilizado para salvaguardar o documento ou processo cujo trato requeira alto grau de segurança e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio. Poderão usar o carimbo de "secreto", exclusivamente, os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou. As unidades de protocolo também deverão usar este carimbo após a autuação de documento classificado como "secreto", observados os procedimentos definidos nesta norma. Prazo de segredo: 15 anos

74 Portaria SLTI/MP nº 03 de 2003 FAIXA NUMÉRICA: Os processos autuados pelos órgãos públicos federais deverão adotar a sistemática de numeração única: A PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA A ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO A MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA A MINISTÉRIO DA CULTURA A MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE A MINISTÉRIO DO ESPORTE A MINISTÉRIO DA JUSTIÇA A GABINETE DO MINISTRO EXTRAORDINÁRIO DE SEGURANÇA ALIMENTAR E COMBATE À FOME

75 Portaria SLTI/MP nº 03 de 2003 NÚMERO DE REGISTRO Composto inicialmente pelo código SENAPRO, numeração seqüencial, ano e dígito verificador /

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78 O conhecimento é um tesouro, mas a prática é a chave para ele. (Thomas Fuller) Adleide Catarina Falcão adleide.falcao@cultura.gov.br Coordenadora Aline Lucena Rezende aline.rezende@cultura.gov.br Chefe de Divisão de Arquivo (Atualmente responsável: Isaías Ferreira da Silva) Francisco Alves Carvalho francisco.carvalho@cultura.gov.br Chefe de Divisão de Protocolo Mariela Carvalho mariela.carvalho@cultura.gov.br Bibliotecária Coordenação de Documentação e Informação/MinC (61) / 2050 /2265 / 2775 protocolo@cultura.gov.br arquivocentral@cultura.gov.br biblioteca@cultura.gov.br