Módulo Autorizador de Procedimentos

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1 Módulo Autorizador de Procedimentos Lucia Beatriz de A. L. Alves, César O. Polachini, Miguel L. E. Montania Atech Tecnologias Críticas, São Paulo, SP Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo, São Paulo, SP, Brasil Resumo - Este artigo apresenta o sistema de Autorização de Procedimentos de Média e Alta Complexidade desenvolvido para a Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo (SMS-SP) com o objetivo de prover um maior controle sobre as autorizações concedidas a estes procedimentos. A inserção deste sistema no Projeto de Informatização da SMS-SP e o processo de especificação são discutidos. Os casos de uso são apresentados, bem como a integração com os módulos de captura de atendimento, regulação e agenda. Ao final discute-se as limitações e perspectivas futuras. Palavras-chave: sistemas de informação em saúde, sistemas de autorização, APAC Abstract This paper presents the system for Authorization of Medium and High Complexity Procedures developed for the Health Information System of São Paulo city (SMS-SP) in order to provide a higher control over the medium and high complexity procedures authorizations. The role of this system in the overall Health Information Project of SMS-SP and the specification process are discussed. The use cases are presented, and also the integration with the attending, regulation and schedule modules. At the end, limitations and future perspectives are explained. Key words: health information systems, authorization systems, APAC Introdução Em julho de 003 a SMS-SP foi habilitada na condição de gestão plena do Sistema Único de Saúde (SUS) [], assumindo entre outras, a responsabilidade sobre o Processo de Regulação dos serviços de alta complexidade (APAC). As APACs representam um conjunto de procedimentos que por seu alto custo ou complexidade, necessitam ser previamente autorizados. O elenco de procedimentos caracterizados como APAC é definido através de portarias do Ministério da Saúde []. APAC na SMS-SP: Cenário pré-informatização O município de São Paulo recebe, por mês, cerca de laudos médicos para emissão de APAC, conforme a Tabela abaixo. Para realizar este trabalho a SMS-SP conta com cerca de 0 Médicos Autorizadores. Tabela. Total de Autorizações de Procedimentos de Alta Complexidade (APAC) da SMS-SP em Jan- Fev/ 004 [3] TIPO DE APAC Jan_04 Fev_04 Cirurgias Amb. Especializadas Patologia Clínica Radiodiagnóstico Terapias Especializadas Instalação de Cateter J 5 4 Órteses e Próteses Hemodinâmica Terapia Renal Substitutiva Radioterapia Quimioterapia Ressonância Magnética Medicina Nuclear Radiologia Intervencionista 7 36 Tomografia Computadorizada Acomp de Pac Transplantados Total

2 O processo manual (figura ) consistia em:. Atendimento do paciente em uma Unidade de Saúde;. Preenchimento do laudo médico para solicitação de APAC pelo Médico; 3. Envio do Laudo médico ao Setor de APAC da SMS-SP por Serviço de Entrega Rápida (motoboys); 4. Recebimento e protocolo dos laudos médicos pelo Setor APAC; 5. Triagem dos laudos médicos pelos Coordenadores do Setor APAC; 6. Avaliação do laudo médico pelo Médico Autorizador; 7. Se autorizado, Impressão da APAC; 8. Retorno da APAC à Unidade Solicitante por motoboys. Figura Processo Manual de Autorização Metodologia Para especificar o Módulo de Autorização de APAC foi criado o Fórum APAC, constituído por representantes do Setor APAC da SMS-SP e técnicos de informática. As premissas para a construção do Módulo de Autorização de APAC foram:. Arquitetura WEB. Integração com o CMES (Cadastro Municipal de Estabelecimento de Saúde) 3. Integração com o CNS (Cartão Nacional de Saúde) 4. Integração com o SISREG (Sistema de Regulação) 5. Base de dados única 6. Sistema Controle de Acesso Integrado (SCAI) Unidade Solicitante Todo o sistema foi desenvolvido com o objetivo de consolidar as informações, portanto a base de dados é única, impedindo qualquer duplicidade de digitação de informações. Ou seja, se um estabelecimento de saúde foi inserido ou alterado através do CMES, qualquer outro módulo automaticamente acessa estes dados. O mesmo ocorre com qualquer usuário (paciente) do CNS. Paciente SMS 6 7 Além da base de dados única, o sistema também oferece um sistema de controle de acesso (SCAI) onde o login do usuário é único para qualquer módulo e trabalha com perfis de acesso. Este processo demorava, em média, 3 a 4 dias da solicitação à autorização. Não havia um controle adequado e, sobretudo, não se conhecia a demanda não atendida. No Projeto de Informatização da SMS-SP, a adoção de uma ferramenta de Regulação foi priorizada. A opção foi utilizar o SISREG (Sistema de Regulação), desenvolvido pelo Ministério da Saúde e fornecido pelo DATASUS. O SISREG, entretanto, não conta com a funcionalidade de autorização de APAC. A decisão foi de construir um módulo de autorização de APAC para completar os processos de regulação necessários à gestão no município de São Paulo. A motivação principal foi a de agilizar o atendimento, e simultaneamente viabilizar os processos de controle, avaliação e auditoria dos procedimentos de alto custo ou complexidade. A primeira tarefa do Fórum foi a de formalizar o fluxo básico do processo através da definição dos casos de uso do sistema informatizado: Figura Workflow do Sistema APAC Paciente 4 3 Unidade Solicitante 3 4 Unidade Executante 5 Sistema APAC 9 0 SMS-SP 6 7 9

3 . O paciente procura uma Unidade de Saúde para uma consulta médica;. O Médico Solicitante identifica a necessidade de realização de procedimento que necessita de autorização. 3. O Médico Solicitante acessa o sistema APAC, via Internet, informando usuário e senha. O sistema autentica e autoriza o acesso. 4. O Médico Solicitante preenche um formulário (laudo médico para emissão de APAC), via Internet. 5. O Sistema de Autorização de APAC grava o formulário, e automaticamente disponibiliza o laudo médico na lista de trabalho do Médico Autorizador. 6. O Médico Autorizador acessa o sistema APAC, via Internet, informando usuário e senha. O sistema autentica e autoriza o acesso. 7. O Médico Autorizador recebe os vários laudos médicos preenchidos, através da lista de trabalho. O Médico Autorizador seleciona o laudo médico que será avaliado. 8. O Sistema APAC reserva o laudo médico e o retira da lista de trabalho para que nenhum outro Médico Autorizador o avalie; 9. A partir das informações contidas no laudo, o Médico Autorizador realiza a avaliação clínica, diagnóstica e terapêutica e aciona o processo de Autorização do Laudo. 0. O sistema verifica se o preenchimento do laudo médico está de acordo com as portarias do Ministério da Saúde e informa as eventuais discordâncias, cabendo ao Médico Autorizador decidir pela autorização;. Caso o laudo médico seja autorizado, o Médico Autorizador seleciona a partir da lista das possíveis Unidades Executantes aquela que realizará o procedimento autorizado;. Uma vez autorizado o procedimento, o sistema disponibiliza a visualização e impressão da APAC na Unidade Solicitante. 3. Na seqüência, o paciente é informado da autorização e o procedimento é agendado na data e horário mais conveniente para a realização; 4. O paciente segue para a Unidade Executante na data e hora agendada. O Atendimento é realizado e registrado no sistema. Gestor - Este usuário possui a responsabilidade de gerenciamento de dados relevantes ao Processo de Autorização: cadastros (FPO, Série...). Atendente Este usuário registra o laudo médico, caso o Médico Solicitante não possa fazêlo. E também realiza o acompanhamento do laudo médico para informar o paciente da situação da solicitação. Em seguida, o trabalho constituiu-se em levantar as funcionalidades de todo o processo e posteriormente cada uma foi detalhada em atividades. Assim, obtivemos as seguintes funcionalidades que incorporam o sistema:. Preenchimento do Laudo Médico. Acompanhamento dos Laudos 3. Lista de Trabalho 4. Autorização do Laudo Médico 5. Histórico de APAC s 6. Cancelamento da APAC 7. Relatórios 8. Cadastros Auxiliares Algumas destas funcionalidades estão descritas a seguir: Preenchimento do Laudo - O sistema disponibiliza laudos médicos diferenciados de acordo com o tipo de APAC. A diferença se encontra no item referente à Justificativa do Procedimento, onde o Médico Solicitante indica: Principais Sinais e Sintomas e Resultados e Provas Diagnósticas. A Justificativa do Procedimento definirá se o atendimento será autorizado ou não pelo Médico Autorizador. Todos os laudos possuem as seguintes informações comuns: Identificação do EAS Solicitante, Identificação do Médico Solicitante, Identificação do Paciente e Identificação dos Procedimentos solicitados. Foi realizado um trabalho de análise de todos os laudos médicos existentes (cerca de 0) para consolidar os dados e diminuir os laudos a serem preenchidos. No final do trabalho, o sistema APAC disponibiliza 6 laudos médicos (figura 3). Foram identificados os principais atores do processo e conseqüentemente, os usuários finais do sistema: Médico Solicitante - Este usuário registra o laudo médico. Médico Autorizador - Este usuário avalia e autoriza o laudo médico para emissão da APAC.

4 Figura 3 Hierarquia de Laudos Médicos Geral Litotripsia Laudos Médicos TRS Funcionalidades do Sistema Pós - Transplante Oncologia Radioterapia Quimioterapia Além de automatizar o processo de autorização o sistema APAC contempla as seguintes funcionalidades: Acompanhamento do Laudo - O sistema permite que após preenchimento do laudo médico, o EAS Solicitante possa acompanhar todos os estágios de um laudo médico ao longo do Processo de Autorização. Lista de Trabalho - A Lista de Trabalho contém todos os laudos médicos que estão aguardando a avaliação e conseqüentemente a autorização. O Médico Autorizador pode escolher qualquer um para ser avaliado. Avaliação do Laudo - Após a seleção do laudo médico a ser avaliado, o Médico Autorizador inicia o processo de avaliação e autorização através da análise dos dados informados no laudo médicos. Para concluir o processo de autorização, o Médico Autorizador conta com subsídios fornecidos pelo sistema: Controle de FPO: Ficha de Programação Orçamentária (controle de quotas das unidades executantes): O sistema indica as unidades executantes que podem realizar o procedimento, a quota máxima que pode ser autorizada para cada unidade e quanto desta quota já foi utilizada; Histórico de APAC do paciente: Lista de APACs concedidas (autorizadas) do paciente; Autorização do laudo médico: Execução das críticas. Autorização do Laudo - O Médico pode solicitar que o sistema verifique automaticamente alguns dados do laudo médico através da execução de críticas existentes no sistema. As críticas são baseadas nas portarias federais, estaduais e/ou municipais de acordo com o tipo de APAC. Para automatizar a autorização do laudo foi desenvolvida uma ferramenta de apoio à decisão: engine Gestor de Críticas [4]. O Gestor de Críticas ao ser acionado executa as seguintes ações:. Identifica a situação, neste caso da APAC, o tipo de laudo médico que está sendo avaliado. E, conseqüentemente, o conjunto de críticas a ser executado.. Executa cada uma das críticas considerando informações do laudo médico. 3. Retorna o resultado da execução do conjunto de críticas. O Médico Autorizador analisa e decide se autoriza ou devolve o laudo médico. Para cada tipo de laudo médico existe um conjunto diferenciado de críticas a serem executadas. Estas críticas devem ser gerenciadas por um usuário autorizado do sistema. Para o levantamento de críticas foi montado um outro Fórum com a participação de representantes da Secretaria Estadual de Saúde de São Paulo (SES-SP) e o Ministério de Saúde. Resultados O sub-sistema APAC faz parte de um Projeto de Informatização da SMS-SP que contém outros sub-sistemas como:. SISREG: Sistema de Regulação. CMES: Cadastro Municipal de Saúde 3. CNS: Cadastro Nacional de Saúde 4. AGENDA 5. SCAI: Sistema de Controle de Acesso Integrado O município de São Paulo possui cerca de 0 milhões de usuários atendidos por uma complexa rede de assistência composta por 38 unidades básicas de saúde, 0 ambulatórios de especialidades, 5 hospitais e 4 unidades de urgência/emergência distribuídos nas 5 regiões da cidade. São mais de 0 mil profissionais de saúde, entre médicos e profissionais de enfermagem que correspondem a 3 milhões de consultas básicas, milhão de procedimentos de média complexidade e 6 mil procedimentos de alta complexidade por mês. O processo de implantação do sistema e do sub-sistema foi concebido de forma progressiva devido aos números expressivos da SMS-SP.

5 Conclusões O sistema permite que todo o Processo de Autorização SMS-SP possa ser realizado online diminuindo o volume de papéis e o transporte, economizando recursos financeiros. Além disso, é possível aumentar o controle sobre Processo de Autorização, regular vagas e melhorar o atendimento ao paciente que é atendido com maior agilidade. Com isso, a SMS-SP pode medir a qualidade da assistência e satisfação dos usuários, melhorando resultados e medindo o impacto sobre a saúde da população. Além de agilizar o processo, esta ferramenta fornece apoio ao Médico Autorizador na análise do laudo médico, uma vez que verifica automaticamente as críticas necessárias, permitindo que parte do trabalho anteriormente realizado de forma manual seja automatizado, padronizando e agilizando ainda mais o processo de avaliação. Outro benefício que o sistema fornece é a obtenção de uma série de indicadores: tempo de avaliação de um laudo médico, realização de uma APAC, produção médica do Médico Autorizador, taxa de invasão (taxa de atendimentos a pacientes provenientes de outros municípios), taxa de devolução (taxa de laudos médicos não autorizados) e taxa de cancelamento (taxa de APACs autorizadas e não utilizadas), dentre outros. 3. Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo Coordenação de Integração e Regulação do Sistema SIA/SUS Arquivo S_APA.dbf (março/004) 4. Passos, Karina M. Componente de Gestão de Críticas e Repositório de Regras experiência APAC/SMS. Paper submetido ao Congresso Brasileiro de Informática em Saúde, 004. Contatos Lucia Beatriz de Arêa Leão Alves, ATECH Gerente de Projetos Atech Tecnologias Críticas Rua do Rocio, 33, o. andar, São Paulo-SP Tel.: () César Oscar Polachini, SMS-SP Miguel Leonardo Espínola Montania, SMS-SP Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo Setor APAC Rua Santa Isabel, 76, São Paulo, SP Tel: () Existem pontos que podem ser melhorados, como a inclusão de assinaturas digitais que torna o Processo de Autorização paperless. Hoje, os estabelecimentos de saúde e o próprio Setor APAC da SMS-SP são obrigados a imprimir a APAC e anexá-las ao prontuário médico do paciente ou armazená-las devido a obrigações legais e médicas. Referências. DOU no. 40 de 3/0703. Portaria GM/MS Nº 399, de /07/03 (Determina a condição de Gestão Plena no município de São Paulo). DOU no. 99 de 4/0/96. Portaria GM/MS N.043, de /0/96 (Determina a implantação da Autorização de Procedimentos Ambulatoriais de Alta Complexidade/Custo APAC no Sistema de Informação Ambulatorial do Sistema Único de Saúde SIA/SUS)

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