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1 Conectando, cooperando, participando: Como apresentar a Rede Social Corporativa a seu chefe gointegro.com

2 Desde que o Facebook revolucionou as relações pessoais em 2004 a aparição das redes sociais projetadas especificamente para as empresas era questão de tempo. Passaram dez anos e a Rede Social Corporativa (RSC) se perfila como a próxima grande ferramenta de comunicação para as empresas, como o correio eletrônico em seu momento. Segundo a ESET Latinoamérica, 51% dos usuários na América Latina utiliza redes sociais com fins corporativos e 49,1% compartilha informação profissional através delas 1. Em uma enquete global da Microsoft é possível ver que 75% dos profissionais brasileiros e 62% dos chilenos mostram a tendência de empregá-las no trabalho para se comunicar com colegas, enquanto mais de 70% dos profissionais mexicanos as utiliza para compartilhar documentos e se comunicar com clientes. 2 A Gartner INC diz que 50% das grandes empresas do mundo contarão com uma RSC em Por sua parte, McKinsey estima que o gasto mundial neste tipo de plataformas alcançará a USD 1,3 trilhões nos próximos anos, principalmente para melhorar as comunicações com o público interno e entre as organizações. 4 Entretanto, temores infundados da alta gerência relacionados com seu impacto no negócio e a produtividade dos colaboradores ( não servem para nada, são uma fonte de perda de tempo, tecnicamente são muito complicadas, elas põem em risco a informação confidencial, etc.) impediram uma rápida consolidação das RSC nas organizações. 5 Este material busca ajudar você a apresentar um business case para implementar uma RSC em sua empresa, oferecendo definições básicas e abordando as ressalvas mais comuns que seus superiores podem ter ao respeito searchcontentmanagement.techtarget.com/feature/business-case-for-enterprise-social-networks-better-collaboration

3 Mas antes, um pouco de contexto: O que uma Rede Social Corporativa? A Rede Social Corporativa ou RSC é uma plataforma tecnológica que imita a interação social (comentários, atualizações e notificações) das redes públicas como Facebook ou LinkedIn, adaptada às necessidades da empresa e com funcionalidades específicas para o ambiente corporativo. Alguns exemplos de como algumas importantes grandes empresas usam essa ferramenta: Nos Estados Unidos, empresas como a T-Mobile e a PWC utilizam a RSC para conectar colaboradores, considerando suas especialidades e interesses comuns, além de informar quais tarefas estão completas e quais são as que devem ser terminadas. 6 A Shell utiliza uma RSC acessível através de dispositivos móveis, que também incorpora uma aplicação que analisa os emoticones utilizados pelos colaboradores para avaliar o clima da organização. A Audi decidiu implementar uma RSC para apoiar e evitar demoras no desenvolvimento de processos e sistemas, entre outros objetivos. Segundo a empresa, o resultado da iniciativa é um impacto positivo em cada automóvel que sai da fábrica. 7 Como podemos ver, as RSC estão longe de serem um Facebook para o escritório, como crêem algumas organizações

4 Parecidos mas diferentes: diferenças entre a RSC e o Facebook As redes sociais públicas conseguem informação sobre seus usuários e a usam com fins publicitários. Já a RSC busca facilitar e melhorar o trabalho entre os colaboradores. Este quadro de Altimeter Group mostra essas distinções em detalhe, desde o ponto de vista dos aplicativos: 8 Facebook, LinkedIn, Google+, etc. Rede Social Corporativa Perfis Identidade, interesses e amizades Dados de colaboradores: projetos passados e atuais, equipes de trabalho, habilidades, dados de contato, etc. Atualizações e atividades Criadas pela pessoa, incluem: bate-papo, mensagens, vídeos, etc. Criadas através de interações entre colaboradores, incluem: perfis, documentos, informes e sistemas de negócios. Relações Bidirecionais ou unidirecionais, controladas pelo usuário. Multidirecionais, criadas por relações de trabalho: equipes, projetos, localização, etc. Licenças e privacidade A natureza das relações define as restrições de acesso. Todas as atividades podem ser vistas pelo empregador. 8.

5 Graças a essas e muitas outras características, a RSC permite discutir projetos em tempo real, eliminar as barreiras funcionais ou geográficas da organização e replicar todos os processos da empresa segmentadamente em cada uma de suas áreas thenextweb.com/entrepreneur/2014/01/30/enterprises-big-small-slow-adopt-social-collaboration-tools/

6 Entretanto, muitas empresas cometem o erro de conceber a RSC como um projeto tecnológico, quando sua fonte de criação de valor radica nas relações que se formam e conteúdos que se criam de forma colaborativa através dela. Criando valor para o negócio com a RSC Através do simples ato de conectar pessoas a RSC gera valor ao negócio, principalmente de três maneiras: conectando, colaborando e participando. Conectando: A RSC humaniza o trabalho As redes sociais em geral e a RSC em particular canalizam o impulso natural das pessoas em se conectar e compartilhar, impulso esse que se foi perdendo com o individualismo moderno. Várias enquetes mostram que o principal fator de satisfação no trabalho são os companheiros de equipe. 10 Ao potencializar a conexão entre os colaboradores, a RSC permite criar ou expandir o capital emocional da empresa: o acúmulo de boa vontade direcionada a uma organização e a sua forma de operar 11. Os benefícios em termos de clima laboral são incalculáveis. Outro ponto importante é a aproximação e humanização das relações dos colaboradores com os líderes da organização. O ex CEO da Nokia, Stephen Elop, utilizou a RSC da empresa para questionar os colaboradores quais os pontos de melhorias que eles julgavam importantes para a empresa. O feedback foi altíssimo e representou um novo nível de abertura entre a alta gerência e os colaboradores. 12 DICA PARA O RETORNO DO INVESTIMENTO: A interação dos funcionários na RSC é relativamente fácil de medir, através de dados como quantidade de comentários e curtidas, o tempo que os usuários passam na RSC, seu nível de atividade individual e geral, arquivos baixados ou subidos, etc. 13 Participando: A RSC dá voz aos funcionários e facilita a ação Na maioria das organizações atuais, uma das principais causas do turn over é a falta de oportunidades para realizar contribuições significativas, o que se traduz na falta de motivação e compromisso. 10. mashable.com/2013/11/24/job-satisfaction/ 11. sloanreview.mit.edu/article/the-key-to-social-media-success-within-organizations/ 12. socialcast.com/files/solution-guide-executives.pdf 13. good2bsocial.com/2013/10/23/five-tips-for-measuring-the-roi-of-your-enterprise-social-network/

7 Isto é muito comum em empresas de grande porte, onde as pessoas podem se sentir peças irrelevantes dentro de uma grande máquina. A RSC brinda aos colaboradores uma oportunidade de serem ouvidos pela organização e seus líderes. Essa ferramenta também ajuda a acelerar a gestão e a inovação. Como? Vejamos os seguintes exemplos do valor que esses tipos de plataformas oferecem às empresas: Algumas RSC permitem acessar qualquer aplicativo corporativo por meio de sua timeline; isso acelera o fechamento de negócios, a atualização de oportunidades e a realização de ações relacionadas a clientes e contas chave para a organização. Outras oferecem acesso a vídeos, programas online e webinars de capacitação projetados para acelerar a curva de aprendizagem dos novos colaboradores. Empresas como Bayer e Phillips utilizam a mesma RSC, 14 que permite analisar a interação entre colaboradores ou equipes para detectar os gargalos que atrasam as decisões. Uma RSC também permite formar grupos privados que possibilitam a colaboração entre os membros da organização, algo que é capaz de criar novas formas de trabalhar. Ainda que a primeira vista esses grupos parecem silos de conhecimento, a diferença é que se formam ao redor das metas que devem ser cumpridas e não de uma hierarquia rígida. À medida que o time do projeto sofre mudanças, essas comunidades permitem o ingresso e a saída de integrantes segundo as necessidades do projeto sem perda de informações. DICA PARA O RETORNO DO INVESTIMENTO: Toda organização tem processos passíveis de melhora ou de mudança de planos. Contar com um detalhamento deles é uma grande forma de garantir que a ferramenta ajudará a acelerar a tomada de decisões. A partir daí é possível comparar indicadores prévios e posteriores à implementação da RSC relacionados com estes procedimentos axerosolutions.com/blogs/timeisenhauer/pulse/174/10-tips-when-choosing-enterprise-social-network-tools

8 Colaborando: A RSC captura o conhecimento da organização Você já se perguntou alguma vez se a senhora simpática do serviço ao cliente ou o rapaz novo da contabilidade podem ter a insightpara levar seu projeto adiante? Acessar o conhecimento corporativo de forma fácil e imediata é fundamental para ser ágil no mercado de hoje. Entretanto, a estrutura das organizações faz com que esse conhecimento seja disperso, já que, geralmente, ele não está localizado em uma área apenas ou com um só colaborador. Segundo a Entrepreneur, o trabalhador típico gasta 28 horas semanais escrevendo correios eletrônicos e buscando informação. 16 Se há um aspecto da RSC que a torna infinitamente superior a ferramentas estáticas como a Intranet tradicional, é que permite acessar este conhecimento de forma rápida e eficiente. A McKinsey estima que uma RSC pode melhorar a busca interna de especialistas e de informação em 35%. A Nokia afirma que sua RSC lhe permitiu eliminar o correio eletrônico em pelo menos uma gerência desde sua implementação. 17 Isso é possível porque a RSC contextualiza cada bit de informação que a empresa gera e arquiva, com isso a internalização de conhecimento se acelera graças ao fluxo constante de troca de informações. 18 Mater as equipes atualizadas sobre atribuições e ações da organização como um todo é extremamente positivo no suporte à gestão de melhores práticas, evitar a duplicidade de papéis ou tarefas e aproveitar o trabalho já realizado para gerar valor. DICA PARA O RETORNO DO INVESTIMENTO: Acessar o cérebro social corporativo requer uma boa gestão de dados e uma alta dose de sentido prático. A Dun&Bradstreet recomenda centralizar a informação armazenada nos distintos sistemas da organização e atividade gerada pela RSC para que seja facilmente acessível através de seu próprio motor de busca. Por exemplo, os funcionários da Deloitte Australia usam sua RSC como um Google interno para encontrar respostas a suas consultas

9 Derrubando os mitos que rodeiam a RSC Ainda que uma porcentagem significativa de altos executivos pense que as tecnologias sociais são positivas para as empresas e que sua importância vai crescer ainda mais no futuro, 20 existem numerosos mitos errôneos e infundados que rodeiam a RSC. Apresentamos abaixo alguns desses mitos e propomos a você argumentos para respondê-los: A RSC é uma fonte de perda de tempo: Um dos temores mais difundidos é que os funcionários vão se dedicar a se socializar e não a trabalhar. No entanto, a atividade pessoal pode ser vista por todos na organização, desde os companheiros até o chefe do chefe e seus superiores. Além disso, tudo fica armazenado. O resultado é que as pessoas acabam fazendo naturalmente um bom uso da ferramenta. A RSC põe em risco a informação confidencial: A RSC permite vincular conteúdos a perfis específicos e rastrear os arquivos subidos ou baixados da plataforma. Na prática, os grupos privados dentro da RSC permitem à empresa saber quem e quando acessa a qual informação. Da mesma maneira que se pode rastrear envios por ou pen drives conectados nas estações de trabalho. A Generação X e os Baby Boomers não sabem de redes sociais: Esse é um comentário bastante comum em vários círculos, mais de fato o setor demográfico de maior crescimento no Twitter é a faixa etária entre 55 e 64 anos. Esse grupo cresceu 79% desde Enquanto isso, a faixa entre 45 e 54 anos é o que mais rápido se expandiu no Facebook e no Google+: 46% e 56%, respectivamente. Estes números derrubam completamente a ideia de que os meios sociais são apenas para adolescentes. 21 A RSC não é segura: Ainda que nenhum aplicativo corporativa seja 100% invulnerável, a RSC não é mais frágil que o correio eletrônico ou alguma intranet. A plataforma deve cumprir com os padrões de segurança da empresa e de outros aplicativos que interajam. A RSC também conta com recursos como um login único, certificados de segurança, entre outros, presentes em todos os aplicativos corporativas

10 Sobre GOintegro GOintegro é a plataforma social para Recursos Humanos líder na América Latina, que dinamiza a comunicação interna e integra aplicativos de Reconhecimento, Benefícios Corporativos, Benefícios Flexíveis e Incentivos. Mais de 300 empresas, representativas de 1 milhão de pessoas usar no dia a dia GOintegro aumentar o impacto positivode sua cultura interna gointegro.com

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