Gerenciamento de Contratos

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1 Gerenciamento de Contratos O objetivo deste módulo é ajudar a gerenciar com mais eficiência o processo de elaboração, assinatura e renovação de cada contrato. Como configurar este módulo? Como utilizar Como acessar o módulo? Como cadastrar um contrato? Como gerenciar o contrato? Editando e gerenciando um contrato Renovando um contrato Como excluir um contrato? Como encontrar os contratos? Cadastrar anotações e anexar arquivos a um contrato Cadastrar tarefas e eventos relacionados ao contrato Observação: O módulo será explicado como se todos os demais módulos e todas as configurações extras estivessem habilitadas. Por isso, algumas coisas explicadas poderão estar um pouco diferentes para você. Como configurar este módulo? Este módulo possui apenas 1 configuração, que poderá ser habilitada na página de gerenciamento de módulos. Acesse a página de gerenciamento de módulos através do menu, como na imagem abaixo. Na página de gerenciamento dos módulos, clique no link Quer configurar o módulo?. Um formulário será carregado e você deverá selecionar o módulo de Gerenciamento de Contratos para carregar as opções, como na imagem abaixo.

2 Observação: Como padrão as anotações já vêm habilitada neste módulo. Como utilizar Como acessar o módulo? O módulo de gerenciamento de contratos deverá ser acessado pelo menu, através da opção Contratos. Como cadastrar um contrato? Na página de gerenciamento de contratos clique no botão Cadastrar e espere o formulário ser carregado. Em seguida preencha os dados solicitados. Os campos em maiúsculo são obrigatórios.

3 Na direita você deverá cadastrar os contatos envolvidos no contrato. O seu nome já aparecerá como responsável. Somente os contatos cadastrados ali poderão acessar os dados do contrato. Cadastre os colaboradores internos e externos. Também na direita você poderá escrever anotações sobre o contrato. Utilize esta parte para escrever os requisitos, discutir coisas, compartilhar exemplos, arquivos, imagens, links...

4 Grave e pronto! Observações: Os campos situação e data deverão ser atualizados com frequência, pois ajudarão a controlar o andamento do contrato. Como gerenciar o contrato? Após o contrato ser salvo, ele aparecerá na listagem para ser gerenciado. Enquanto ele não estiver com a situação aprovado, reprovado ou cancelado, ele será destacado em vermelho, para ser mais facilmente lembrado. Na coluna situação você terá, além da situação, a quantidade de dias que a situação foi alterada. Assim você saberá facilmente se o contrato está tendo o andamento desejado ou não. Você também será lembrado das tarefas e eventos relacionados ao contrato.

5 Resumindo, tudo de importante para ajudar você a gerenciar seu contrato será mostrado. Editando e gerenciando um contrato Para editar e gerenciar o contrato clique no seu nome. O formulário e todos os dados do contrato serão carregados. Você então poderá atualizar a situação, fazer anotações, compartilhar ideias e arquivos. Renovando um contrato Quando você for renovar um contrato, deverá fazer uma cópia do contrato vigente e no novo contrato marcar o campo Renovado. Você não poderá continuar utilizando o mesmo contrato, deverá criar um novo. Para renovar, marque a caixa de seleção na frente do contrato a ser renovado e clique no botão Renovar. Um formulário será carregado com alguns dados do contrato antigo. Você então deverá colocar as novas datas, a situação e marcar o campo renovado.

6 Na listagem dos contratos, este contrato aparecerá com uma indicação na frente. Como excluir um contrato? Marque a caixa de seleção na frente do contrato e depois clique no botão com reticências (...) Será carregado então a opção para excluir.

7 Como encontrar os contratos? Se você tiver muitos contratos cadastrados talvez fique difícil de encontrar a que você precisa, porque serão mostrados apenas 40 por página. Para procurar, você poderá utilizar os botões anterior e próximo abaixo da listagem. Ou utilizar o formulário de filtros. Neste caso clique no botão Filtrado, escolha alguns filtros e clique em atualizar. Abaixo o formulário de filtros.

8 Observações: Você viu que o botão Filtrado possui um número entre parênteses? Isso é para indicar se algum filtro já está selecionado. Quando não conseguir encontrar alguma coisa cheque se não existe algum filtro selecionado interferindo na sua procura. Cadastrar anotações e anexar arquivos a um contrato Para o controle correto do contrato tudo deverá ser registrado, cada contato realizado, cada assunto discutido, e tudo facilmente compartilhado. Dentro do formulário do contrato existirá uma aba chamada anotações, que você e todos os envolvidos no contrato poderão utilizar, para compartilhar informações e arquivos e para discutir assuntos relacionados ao trabalho. Para acessar esta parte, vá até a página de gerenciamento de contratos e procure o contrato na listagem. Clique então no seu nome para o formulário ser carregado. A aba anotações aparecerá na direita. Basta clicar nela para tudo ser carregado. Cadastrar tarefas e eventos relacionados ao contrato Em todos os contratos haverá montes de tarefas e eventos. O controle eficiente delas poderá ser decisivo para um grande quantidade de sucessos. As tarefas e eventos relacionados a cada contrato serão mostradas na listagem. Bastará clicar em cima para que um campo de redirecionamento para a página de tarefas ou eventos seja mostrado.

9 Observações: Os módulos de tarefas e eventos devem ser habilitados na página de gerenciamento de módulos. Leia também os manuais destes módulos.

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