Manual de Treinamento Gestão de Estoques Unidades Cliente: SERVIÇO SOCIAL DO TRANSPORTE - SEST Projeto: PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PROTHEUS Contrato

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1 Manual de Treinamento Gestão de Estoques Unidades Cliente: SERVIÇO SOCIAL DO TRANSPORTE - SEST Projeto: PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO PROTHEUS Contrato No.: 00232/15 Versão 01

2 Sumário 1 Dados Gerais Objetivos Processos abordados no material Metodologia da Capacitação Acessando o Módulo - Estoque Cadastros básicos Locais de Estoque Tipos de Movimentação Saldos Iniciais Descrição dos Processos Processo: SOLICITAR SUPRIMENTO EST_ Processo: RESSUPRIR ESTOQUE EST_ Processo: INVENTARIAR ESTOQUE EST_

3 1 Dados Gerais Código Cliente: T26503 Cliente: SEST Projeto: Implantação do ERP Protheus No. Contrato: 00232/ Objetivos Esta capacitação foi elaborada para informar aos futuros usuários do Sistema Protheus sobre as mudanças realizadas nos processos do SEST SENAT no âmbito do Projeto Plug. Também tem como objetivo habilitá-los a usarem as funções necessárias para exercício de suas atividades. Para isso será apresentada uma visão prática e completa dos processos específicos da área de Gestão de Estoques, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades associados no sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todos os processos mapeados durante o projeto sejam contemplados. IMPORTANTE: Este material de treinamento deve ser utilizado como apoio à capacitação em conjunto com outras ferramentas como o Help Online do Protheus e o detalhamento dos campos, que o próprio sistema possui, ao utilizar a tecla F1 sobre os campos. 3 Processos abordados no material Este documento contemplará os seguintes processos de Gestão de Contratos: Solicitar Suprimento EST_001 Ressuprir Estoque EST_003 Inventariar Estoque EST_004 4 Metodologia da Capacitação Esta capacitação tem como base a visão prática e completa dos processos da Gestão de Estoques. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo da respectiva área, relacionado com as interfaces no sistema Protheus na versão 12. O software Microsoft Visio foi usado para mapear os processos apresentados neste documento. Os símbolos utilizados para representar as atividades de cada processo estão descritos no documento. Como complementa aos fluxos desenhados foram detalhadas algumas particularidades dos processos no item: Descrição dos Processos. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe no tópico Detalhamento das Funcionalidades. 3

4 PROJETO PLUG Seta Atividade manual Processo Processo fora do escopo Evento inicial Evento final Atividade de envio Atividade de recebimento Conector da rotina Evento intermediário 1 Decisão exclusiva (OU) Sistema - módulo Atividade sistêmica Sistema - módulo Atividade sistêmica customizada A Conector de página Decisão inclusiva (E/OU) Atividades paralelas (E) Sistema - módulo Atividade automática Sistema - módulo Atividade automática customizada 0 Observação Word Excel Correio / SEDEX Codificação de Subprocesso: A codificação padrão deve ser composta de acordo com as seguintes regras: FIN. = 3 letras do nome do macroprocesso seguidas de um ponto FAT. = 3 letras do nome do processo seguidas de um ponto 001 = numeração de 3 algarismos para os subprocessos do processo 4

5 5 Acessando o Módulo - Estoque Inicialização do sistema: Acessar o Protheus com o login e senha do usuário. No campo Usuário : Digitar o nome do usuário do sistema. No campo Senha : Digitar senha do usuário. Clicar em Entrar. PASSO 1: Digite usuário e senha. PASSO 2: Clique em Entrar para acessar o sistema. PASSO 3: Selecione a data base. PASSO 4: Visualizar grupo do usuário. PASSO 5: Visualizar filial do usuário. PASSO 6: Visualizar ambiente do usuário. No campo Data Base : indicar a data referencial para relatórios e atualizações do sistema. No campo Grupo : indica o nome do grupo do usuário. No campo Filial : indica o nome da filial (unidade) do usuário. 5

6 No campo Ambiente : selecionar o código do módulo desejado. Exemplo: 04 Estoque. Clicar em Entrar. 6 Cadastros básicos 6.1 Locais de Estoque Realizar o cadastro dos armazéns, para controlar os saldos em estoque atualizados pela aquisição de material, movimentos internos de entrada e saída de produtos e por meio da venda. É obrigatório o cadastro prévio do armazém de estoque antes da realização de qualquer cadastro ou movimentação vinculada à entidade armazém. O armazém é identificado com os seguintes dados: Código Descrição Tipo de Armazém Para realizar o cadastro dos Locais de Estoque acessar ATUALIZAÇÕES / CADASTROS / PRODUTOS / LOCAIS DE ESTOQUE. PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Cadastros > Produto > Locais de Estoque. 6

7 PASSO 2: Clique na opção Incluir. PASSO 4: Para finalizar o cadastro, clique na opção Confirmar. PASSO 3: Informe os dados do Armazém (Ex: Código e Descrição). 6.2 Tipos de Movimentação 7

8 Os movimentos de materiais em estoque podem ser definidos como as operações de entrada e saída de um material em um armazém. Estes movimentos podem ocorrer durante na entrada ou saída de documentos fiscais (externas), na transferência entre armazéns e etc. Para classificar e determinar as regras de atualizações decorrentes dos movimentos dos materiais no estoque, o Protheus utiliza duas tabelas: TES - Tipos de Entradas e Saídas: Classifica os movimentos externos de entrada ou saída dos materiais. TM - Tipo de Movimentação: Classifica as movimentações internas de materiais decorrentes das requisições, devoluções. Função dos Tipos de Movimentação Este cadastro é de extrema importância, uma vez que identifica as regras dos movimentos internos de materiais (requisição, devolução). Para facilitar a identificação dos movimentos internos, o Protheus padroniza o intervalo de códigos conforme os tipos de movimentos: Entradas ou Saídas. Movimentações Internas de Entrada de Material em Estoque As operações internas de entrada de materiais em estoque devem utilizar os códigos de 0 a 500, com exceção do 499 (reservado pelo Sistema para registro de entradas decorrentes de atualizações automáticas, por exemplo, transferências entre armazéns, saída e entrada simultâneas e estornos). Os tipos de movimentos internos que caracterizam as entradas em estoque são: Códigos Entrada de Material 0 a 500 (o 499 é reservado) Tipos D - Devolução P - Produção Função Registra uma entrada de saldo, devolução de um saldo antes requisitado ou simplesmente uma entrada de saldo sem justificativa formal. Registra uma entrada de saldo por apontamento de produção. Movimentações Internas de Saída de Material em Estoque 8

9 As operações internas de saída de materiais em estoque devem utilizar os códigos de 501 a 998; (o 999 é reservado pelo Sistema para registro de saídas decorrentes de atualizações automáticas, por exemplo, transferências entre armazéns, saída e entrada simultâneas). Os tipos de movimentos internos que caracterizam as saídas em estoque são: Códigos Saída Material de 501 a 998 (o 999 é reservado) Tipos R - Requisição Função Registra uma saída de saldo por requisição e consequente consumo de saldo. Para realizar o cadastro dos Tipos de Movimentação acessar ATUALIZAÇÕES / CADASTROS / MOVIMENTAÇÕES / INTERNAS PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Cadastros > Movimentações > Internas. 9

10 PASSO 2: Clique na opção Incluir. PASSO 4: Para finalizar o cadastro clique na opção Salvar. PASSO 3: Informe os dados do Tipo de Movimentação (Ex: Código, Tipo de TM, Descrição, etc) OBS.: TM = Devolução é um movimento de entrada no estoque. TM= Requisição é um movimento de saída no estoque. 6.3 Saldos Iniciais Por meio dos saldos iniciais, pode-se controlar cada item do estoque em quantidade e valor. Para cada item em estoque, o Sistema mantém três saldos em quantidade e valor: 10

11 Saldo Inicial - É o saldo no início do período (normalmente mês), utilizado para reprocessamentos do recálculo do custo médio e no acerto do saldo atual. No fechamento é atualizado pelo saldo final, desde que seja feita a limpeza dos movimentos, pois o saldo inicial deve estar coerente com o movimento mais antigo. Saldo Final - É o saldo final do período (normalmente mês), utilizado para emissão dos relatórios de fechamento. É atualizado pelo Recálculo do Custo Médio ou em tempo real (on-line). Saldo Atual - É o saldo on-line que pode também ser calculado pelo programa de Saldo Atual, com base no saldo inicial e no movimento existente nos arquivos. A rotina de saldos iniciais será utilizada, para o lançamento dos saldos dos produtos existentes no sistema legado, devendo ser informando a quantidade, o custo médio unitário e o custo total por produto. Deverá ser realizado o inventário do estoque no sistema legado, realizando as verificações e críticas, principalmente confrontando a informação do valor total do estoque versus contabilidade, tendo em vista que estes valores serão transferidos para o Protheus. Para realizar o cadastro dos Saldos Iniciais acessar ATUALIZAÇÕES / SALDOS / INICIAL. PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Saldos > Inicial. 11

12 PASSO 2: Clique na opção Incluir. PASSO 4: Para finalizar o cadastro clique na opção Salvar. PASSO 3: Informe os dados do Produto a ser lançado o Saldo Inicial (Ex.: Obs.: Obrigatoriamente deve-se lançar os Saldos Iniciais em Quantidade e Valor). 12

13 7 Descrição dos Processos 7.1 Processo: Solicitar Suprimento EST_ Objetivo Realizar solicitações de materiais estocáveis para suprimento das necessidades da área Entradas do Processo Necessidade de Suprimento Fluxograma do Processo Futuro 13

14 7.1.4 Descrição do Processo Futuro A definição para esse modelo de processo é que cada área tenha uma pessoa responsável para realizar a solicitação de material de suprimento para sua equipe. Para isso, o usuário eleito como responsável deverá acessar o sistema e abrir uma Solicitação ao Armazém (SA), identificando o(s) item(s) necessário(s) para suprimento de sua área. O usuário responsável pelo estoque de suprimentos consegue visualizar as solicitações e dar prosseguimento ao processo de suprimento das áreas. O primeiro passo é identificar o item solicitado e verificar se o mesmo está disponível no estoque. Em caso negativo, ele deve verificar se existe uma previsão de entrada do item no estoque e nesse caso, o prazo deve ser informado por ao solicitante. Caso o item não esteja disponível e esteja sem previsão de entrada, o responsável pelo estoque de suprimentos deverá abrir uma solicitação de compra do item para reposição de seu estoque. Para os casos em que o item solicitado está disponível no estoque, o usuário deverá proceder com a pré-requisição do item no sistema, possibilitando que os futuros solicitantes visualizem que aquele item já está reservado na quantidade indicada pela SA e em seguida ele deverá recolher fisicamente o item do estoque, deixando-o disponível para a retirada do solicitante. Após a sua retirada, o usuário deverá efetuar a baixa do item no sistema Saídas do Processo Processo: Ressuprir Estoque Documentações de Apoio N\A Detalhamento das atividades no Protheus Inserir solicitação ao armazém EST EST_001_01 Esta rotina é executada toda vez que for identificada a necessidade de algum produto/material. A solicitação ao armazém permite gerar solicitações de materiais (pré-requisições). A rotina Solicitação ao Armazém (SA) controla os produtos solicitados por um determinado departamento ou usuário ao armazém. O Sistema permite o acompanhamento dos saldos, quantidades e a compra de material através do status (legenda). Identificada a necessidade, o usuário deve incluir a solicitação ao armazém, o que desencadeará a execução de uma série de processos controlados pelo sistema. Para realizar a inclusão das Solicitação ao Armazém acessar MOVIMENTAÇÕES / INTERNAS / ARMAZÉM / SOLICITAR 14

15 Procedimentos para incluir uma solicitação ao armazém: 1. Em Solicitações ao Armazém, selecione a opção Incluir. 2. Preencha os dados conforme orientação do help de campo 3. Confira os dados e confirme clicando em Salvar. PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Movimentações > Internas > Armazém > Solicitar. PASSO 1: Clique em Incluir. 15

16 PASSO 3: Para finalizar o cadastro clique na opção Salvar. PASSO 2: Informe os dados do conforme help de campos. Produto: Informe o código produto do material solicitado. Quantidade: Informe a quantidade a ser solicitada. Centro de Custo: Informe o centro de custo do requisitante. Obs.: Necessário aguardar alinhamento referente a abertura de novas entidades contábeis para referenciar demais campos Visualizar solicitações ao armazém EST EST_001_02 Acessando a rotina de solicitações ao armazém, as solicitações que estão em aberto, apresentaram um status específico Legenda VERDE 16

17 PASSO 1: Para visualizar as solicitações, acesse Armazém > Solicitar. É possível extrair um relatório da posição das Solicitações ao Armazém, que trará a relação de todas as solicitações efetuadas no sistema, com seus respectivos detalhamentos: 17

18 PASSO 1: Para gerar o relatório, acesse Relatórios > Análises > Posição das Solicitações ao Armazém. 18

19 Verificar existência de item no estoque EST EST_001_03 Na rotina de Solicitação ao Armazém, no momento da inclusão do item, selecionando a opção F4 do teclado, será apresentada a tela com os dados de Saldo Atual, Quantidade Disponível, Quantidade empenhada em Solicitação ao Armazém (SA), Quantidade Entrada Prevista (Compras) Verificar previsão de entrada do item EST EST_001_04 Na rotina de Solicitação ao Armazém, no momento da inclusão do item, selecionando a opção F4 do teclado, será apresentada a tela com os dados de Saldo Atual, Saldo Disponível, Quantidade empenhada em Solicitação ao Armazém (SA), Quantidade Entrada Prevista (Compras). 19

20 Gerar a pré-requisição do item EST EST_001_05 Todas as Solicitações ao Armazém (SA) podem tornar-se pré-requisições, mediante seleção dos itens pelo responsável por esta geração. Esta pré-requisição tem como base os dados constantes da SA gerada, enviada ao Armazém e, dependendo do estoque atual disponível dos produtos solicitados, o Sistema pode gerar automaticamente as Solicitações de Compras (SC) destes produtos. De acordo com a parametrização da rotina (F12), o material pode ser disponibilizado pela data imposta no campo Necessidade da SA, ou pela sua data de emissão. 20

21 Configure os parâmetros conforme necessário e confirme clicando em OK. Para realizar a geração da pré-requisição das Solicitação ao Armazém acessar MOVIMENTAÇÕES / INTERNAS / ARMAZÉM / GERAR PRÉ-REQUISIÇÃO PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Movimentações > Internas > Armazém > Gerar Pré-requis.. 21

22 Procedimentos para efetuar a geração de uma pré-requisição ao armazém: 1. Em Geração das Pré-Requisições, marque os itens desejados. 2. Selecione a opção Gera. 3. Clique em Parâmetros O Sistema apresenta a tela de parametrização da rotina 4. Preencha os parâmetros de acordo com o help de campo. 5. Confira os dados e confirme PASSO 2: Selecione Gera. PASSO 1: Marque os itens desejados PASSO 3: Clique em Parâmetros. 22

23 PASSO 4: Preencha os parâmetros e confirme clicando em OK. Ao gerar a pré-requisição, o indicativo do item passa da cor verde para vermelha. 23

24 Status da Solicitação após Gerar Pré-Requisição Realizar baixa do item EST EST_001_06 O objetivo desta rotina é baixar as Pré-requisições geradas para atender as solicitações de produtos ao armazém, registrando assim a requisição do material solicitado. Deve-se utilizá-la ao realizar a saída efetiva do material do estoque, conforme a necessidade do item. A baixa da Pré-requisição atualiza as reservas/empenhos de produtos no estoque, gerados pela liberação da solicitação ao armazém em Gera Pré-Requisições, bem como atualiza os saldos físicos e disponíveis do estoque. Na baixa de uma Pré-requisição, o Sistema irá considerar o saldo disponível em estoque dos produtos e as reservas geradas para atendê-la, podendo gerar solicitações de compras quando necessário. Para realizar a geração da Baixa Pré-requisição das Solicitação ao Armazém acessar MOVIMENTAÇÕES / INTERNAS / ARMAZÉM / BAIXA PRÉ-REQUISIÇÃO 24

25 PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Movimentações > Internas > Armazém > Baixar Pré-requis.. Procedimentos para efetuar a baixa de uma pré-requisição ao armazém: 1. Em Baixa Pré-Requisições, posicione sobre o registro desejado e clique em Baixar. O Sistema apresenta a janela Baixa Pré-Requisição, com o resumo do estoque do material solicitado e com os dados da pré-requisição, tais como: número, produto, descrição, saldo da pré-requisição, quantidade disponível para entrega, quantidade em processo de compra, quantidade a requisitar etc. 2. No campo Quantidade a Requisitar, informe a quantidade a ser baixada e confirme. É apresentada uma nova janela Baixa Pré-Requisição - Baixar. Nela, são informados os dados da requisição de saída a ser registrada no estoque. 3. No campo Tipo de Movimento informe o código do tipo de movimentação do estoque e os demais os dados conforme orientação do help de campo. 4. Confira os dados e confirme a baixa do material no estoque. 25

26 PASSO 1: Clique sobre o registro desejado e clique em Baixar. PASSO 2: Informe a quantidade a ser baixada. 26

27 PASSO 3 (1/2): Informe o código do tipo de movimentação do estoque. NOTA: Clique em? para auxiliar no preenchimento por meio da consulta padrão. PASSO 3 (2/2): Ao acessar a consulta padrão, selecione o tipo de movimentação e clique em OK. PASSO 4: Confira os dados e confirme a baixa do material no estoque 27

28 7.2 Processo: RESSUPRIR ESTOQUE EST_ Objetivo Realizar o ressuprimento de estoque a fim de manter seus itens em quantidades suficientes, capazes de atender as necessidades da Instituição. O processo possibilitará o usuário a analisar os relatórios de ponto de pedido com o objetivo de realizar o dimensionamento do estoque de segurança, assim como configurar os seus parâmetros para a geração da Solicitação de Compra Automática, quando necessário Entradas do Processo Processo: Solicitar Suprimento Processo: Transferir Material Promocional Fluxograma do Processo Futuro 28

29 7.2.4 Descrição do Processo Futuro O processo de ressuprimento de estoque se origina dos processos de Solicitar Suprimento e Transferir Material Promocional, e deve ser realizado pelo responsável de cada estoque (Suprimento e Material Promocional). Existem dois caminhos para ressuprir o estoque: Por relatório de Ponto de Pedido: Esse caminho só é possível se no cadastro dos itens de estoque estiver registrado o seu ponto de pedido. Para essa situações o relatório irá apresentar todos os produtos que atingiram o ponto de pedido e supostamente devam ser repostos. Caso o responsável deseje ressuprir esses itens ele deverá dar início a rotina de Solicitações para Ponto de Pedido, capaz de gerar automaticamente a solicitação de compra dos itens. Por relatório de nível de estoque: Quando não há registro do ponto de pedido para os item do estoque, a alternativa do responsável pelo estoque é gerar o relatório de nível de estoque, que retornará a ele a situação atual com os itens e quantidades. Após análise crítica dessa relação o usuário deverá decidir sobre a necessidade de abrir ou não uma solicitação de compra paras os itens de estoque Saídas do Processo Processo: Solicitar Compra (Automática) Documentações de Apoio N\A Detalhamento das atividades no Protheus Gerar relatório de itens em ponto de pedido EST EST_003_01 Emite informações dos itens do estoque em posição de ponto de pedido, para reposição dos mesmos, de acordo com a parametrização. Para realizar a emissão do relatório de Ponto de Pedido acessar RELATÓRIO / SALDOS / PONTO DE PEDIDO 29

30 PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Relatórios > Saldos > Ponto de Pedido. Procedimentos para emitir os itens em ponto de pedido: 1. Em Itens em Ponto de Pedido, clique em Parâmetros. 2. Configure-os de acordo com orientação do help de campo. 3. Confira os dados e confirme. 4. Confira as configurações e confirme a impressão. 30

31 PASSO 2: Configure os parâmetros conforme necessário e confirme clicando em OK. 31

32 PASSO 3: Confira as configurações de impressão e confirme a geração do relatório clicando em Imprimir Realizar rotina de solicitações para ponto de pedido EST EST_003_02 Ponto de Pedido é ponto de reposição do material no estoque, ou seja, uma vez atingida a quantidade em estoque que inicia o processo de compras, pode-se efetuar a Solicitação de Compra. 32

33 Toda vez que o sistema detectar a falta de um material, quer por ponto de pedido (desde que a soma entre o saldo em estoque, pedidos e solicitações de compras em aberto seja inferior ao Ponto de Pedido), é gerada uma Solicitação de Compra, baseandose no Lote Econômico, definido no Cadastro de Produtos, para determinar a quantidade solicitada. Para executar esta rotina, é necessário: Informar o Ponto de Pedido, no Cadastro de Produtos. Informar o Lote Econômico de compras, no Cadastro de Produtos. Se o Lote Econômico for informado, será gerada a solicitação de compras com a quantidade especificada. Caso contrário, será gerada a solicitação de compra com a quantidade necessária para manter o ponto de equilíbrio do estoque. O saldo em estoque deve ser menor que o ponto de pedido. Para realizar a geração das Solicitações de Compras por Ponto de Pedido acessar ATUALIZAÇÕES / SOLICITAR / COTAR / SOLIC. P/PONTO PED PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Solicitar/Cotar > Solic. P/Ponto Ped. Procedimentos para gerar solicitações de compra por ponto de pedido: 1. Ao acessar a rotina Solicitação por Ponto de Pedido, o sistema exibe a mensagem, apresentando o objetivo Da rotina. 2. Clique em de "Parâmetros", para configurar os parâmetros utilizados na execução desta rotina. 3. Preencha os dados conforme a orientação do help de campo. 4. Confira os dados e confirme a geração das solicitações. 33

34 5. Acesse a rotina Solicitação de Compras, para verificar as solicitações geradas PASSO 1: Visualize a mensagem exibida pelo sistema. PASSO 2: Clique em Parâmetros. PASSO 3: Preencher os campos correspondentes e confirmar clicando em OK. 34

35 PASSO 4: Confirme a geração das solicitações de compra conforme os parâmetros inseridos. PASSO 5: Verifique a solicitação de compra gerada via ponto de pedido Gerar relatório de nível de estoque (situação atual) EST EST_003_04 Permite a visualização dos estoques, item a item, com relação a saldo, empenho, entradas previstas e classificação ABC. Para realizar a geração do relatório de Situação Atual acessar RELATÓRIOS / SALDOS / SITUAÇÃO ATUAL 35

36 PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Relatórios > Saldos > Situação Atual. Procedimentos para emitir o relatório de Situação Atual: 1. Em Análise de Estoques, clique em Parâmetros. 2. Configure-os de acordo com orientação do help de campo. 3. Observe os parâmetros da rotina. 4. Confira os dados e confirme. 5. Confirme a impressão. 36

37 Configure os parâmetros conforme necessário e confirme clicando em OK. 37

38 Confira as configurações de impressão e confirme a geração do relatório clicando em Imprimir. 38

39 7.3 Processo: INVENTARIAR ESTOQUE EST_ Objetivo Realizar o inventário dos estoques de suprimentos e de materiais promocionais Entradas do Processo Necessidade de Inventariar Estoque Fluxograma do Processo Futuro 39

40 7.3.4 Descrição do Processo Futuro O processo de inventariar estoque deverá ser realizado pelos responsáveis de cada estoque com o objetivo de garantir que os itens físicos correspondam com o apresentado no sistema. O primeiro passo é gerar o relatório de itens de inventário, que trará a relação dos itens de estoque que constam na ferramenta. Em seguida o usuário deverá realizar o bloqueio dos itens inventariados para evitar movimentações durante esse processo. Na sequência o responsável deverá proceder com a contagem física dos itens e registrar a quantidade no sistema. Após, é necessário verificar se houve divergências, e em caso positivo o usuário deverá realizar o acerto no sistema e como último passo, realizar o desbloqueio dos itens inventariados para movimentação. É importante saber que é possível inventariar apenas alguns itens, em casos por exemplo de suspeita de alguma inconformidade com um item específico Saídas do Processo Inventário de Estoque Realizado Documentações de Apoio N\A Detalhamento das atividades no Protheus Gerar relatório de itens de inventário EST EST_004_01 Permite a emissão de um formulário (relatório) para facilitar a execução do inventário. Procedimentos para emitir o relatório de itens para inventário acessar RELATÓRIOS / INVENTÁRIO / LISTA DE PRODUTOS PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Relatórios > Inventário > Lista de produtos. 40

41 1. Em LISTA DE PRODUTOS, clique em Parâmetros. 2. Configure-os de acordo com orientação do help de campo. 3. Confira os dados e confirme. 4. Confira as configurações e confirme a impressão. PASSO 2: Configure os parâmetros conforme orientação do help de campo e confirme clicando em OK. 41

42 PASSO 3: Confira as configurações de impressão e confirme a geração do relatório clicando em Imprimir Realizar o bloqueio dos itens inventariados EST EST_004_02 Esta rotina permite bloquear e desbloquear, em uma data informada ou calculada, as movimentações de estoque dos produtos a serem inventariados. Com o objetivo de assegurar que, durante o processo de inventário, os produtos bloqueados não terão seus saldos alterados. 42

43 Para realizar o bloqueio do produtos que serão inventariados acessar ATUALIZAÇÕES / PROCESSAMENTO / BLOQ. INVENTÁRIO PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Processamento > Bloq. Inventário. Conforme configuração dos parâmetros, o bloqueio de inventário pode ser efetuado de duas formas: por data informada = quando a data é informada manualmente; por data calculada = quando a data é calculada automaticamente, com base na data de início do inventário (B2_DINVENT), quando preenchida, ou data-base + período de inventário (B1_PERINV) informado no cadastro de Produtos. Observe o campo Data Bloq. de Inventário (B2_DTINV) disponível na tabela de dados Saldos Físico e Financeiro, que será preenchido com a data do bloqueio. Por data informada manualmente, ocorre do seguinte modo: 43

44 Procedimentos para efetuar o bloqueio / desbloqueio do inventário por data calculada: 1. Em Bloqueio do Inventário, preencha os parâmetros apresentados conforme descrição do help de campo. 2. Confira os dados e confirme. 3. O Sistema exibe a tela com os inventários selecionados através da configuração de parâmetros. 4. Os produtos inventariados a serem bloqueados ou liberados devem ser selecionados. 44

45 PASSO 1: Preencha os parâmetros para bloqueio dos itens. PASSO 2: Confira os dados preenchidos e confirme. DICA: O último item Seleciona Filiais? permite realizar o bloqueio de inventário para as filiais elegidas. PASSO 3: Visualize os itens a serem bloqueados conforme parâmetros inseridos PASSO 4: Marque os itens que serão bloqueados. 45

46 Registrar quantidade física EST EST_004_03 Esta rotina é utilizada para o lançamento da(s) contagem(ens) dos produtos físicos, confrontando os resultados obtidos entre a contagem e os saldos fornecidos automaticamente pelo Sistema, permitindo controles para o Saldo de Produtos. Para realizar a inclusão (digitação) da contagem(ens) acessar a rotina ATUALIZAÇÃO / MOVIMENTAÇÕES / INTERNAS / INVENTÁRIO. PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Movimentações > Internas > Inventário. Procedimentos para efetuar o lançamento de inventário: 1. Em Inventário, clique em Incluir. 2. Preencha os campos obrigatórios (*), conforme orientação do help de campo e o campo quantidade caso este seja diferente de zero (0). 3. Observe, porém, o seguinte campo: Contagem - Este campo permite efetuar múltiplas contagens. Informe o número da contagem realizada. 4. Confira os dados e confirme. 46

47 PASSO 1: Marque os itens que serão bloqueados. PASSO 2: Preencha os dados referente a cada item do inventário. PASSO 4: Confira os dados e confirme. PASSO 3: Informe o nº de contagens realizadas. DICA: Para reverter a inclusão de uma digitação de inventário, basta excluí-lo. Visto que a rotina não atualiza o estoque, o item inventariado pode ser excluído sem causar nenhum problema referente à posição do estoque. 47

48 Múltiplas Contagens na Digitação do Inventário Na digitação do inventário podem-se efetuar várias contagens. Dessa maneira seleciona-se a contagem a ser considerada para o processamento da rotina de Acerto de Inventário. O objetivo dessa funcionalidade é auxiliar as empresas que realizam mais de uma contagem a certificarem-se da real quantidade dos itens inventariados. Quanto realizado múltiplas contagens no inventário, será necessário a emissão do relatório de Divergências (MATR287), aonde são apresentadas as divergência entres as contagens realizada. Após a verificação das inconsistências deverá ser informada na rotina de Inventário, qual a contagem correta. O final dos processos acima mencionados, será necessário a emissão do relatório de Conferência (MATR285), apresentando as quantidades em saldo e as quantidades inventariadas, calculando a diferença entre as mesmas, em quantidade e valor Gerar relatório de conferência EST EST_004_04 Divergências em Múltiplas Contagens O objetivo deste relatório é a impressão das múltiplas contagens de inventário, que ainda não têm contagem selecionada para a data, listando os produtos que apresentarem divergências de quantidade, entre as contagens desta data. Executar a rotina de Inventário e efetuar, ao menos duas contagens na data para o produto, informando no campo "Contagem", o número de cada contagem de inventário realizada. Para emitir o relatório de itens para inventário acessar RELATÓRIOS / INVENTÁRIO / DIVERGÊNCIAS PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Relatórios > Inventário > Divergências. 48

49 Procedimentos para emitir o relatório Divergências em Múltiplas Contagens: 1. Na janela de emissão do relatório "Divergências em Múltiplas", clique no botão "Parâmetros". O sistema apresenta a tela para configuração dos parâmetros. 2. Configure-os de acordo com orientação do help de campo. 3. Confira as configurações e confirme a impressão do relatório PASSO 2:Configure os parâmetros de acordo com a orientação do help de campo e clique em OK. PASSO 3: Confira as configurações de impressão e confirme a geração do relatório clicando em Imprimir. 49

50 Conferência dos Itens do Inventário Apresenta as quantidades em saldo e as quantidades inventariadas, calculando a diferença entre as mesmas. Para emitir o relatório de conferência de inventário acessar RELATÓRIOS / INVENTÁRIO / CONFERENCIA PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Relatórios > Inventário > Conferência. Procedimentos para emitir o relatório de conferência dos itens do inventário: 1. Em Conferência dos Itens do Inventário, clique em Parâmetros. 2. Configure-os de acordo com orientação do help de campo. 3. Confira os dados e confirme. 4. Confira as configurações e confirme a impressão. 50

51 PASSO 2: Configure os parâmetros conforme orientação do help de campo e confirme clicando em OK. 51

52 PASSO 3: Confira as configurações de impressão e confirme a geração do relatório clicando em Imprimir Realizar acerto de inventário EST EST_004_05 O acerto de inventário compara a quantidade em estoque com a quantidade inventariada, realizando um ajuste, se as quantidades não forem iguais. Dependendo da diferença encontrada, é gerada automaticamente uma requisição ou devolução automática do produto. 52

53 Este movimento tem o mesmo tratamento que as requisições / devoluções para consumo. É recomendado diferenciá-los pelo centro de custo, informando no parâmetro o código do centro responsável pela guarda dos materiais, normalmente o próprio armazém. O saldo considerado no estoque é o saldo na data informada nesta rotina, antes da virada de saldos, quando todos os movimentos do período estiverem conferidos e o saldo final já calculado. Para realizar o acerto do inventário acessar MISCELANEA / PROCESSAMENTOS / INVENTÁRIO PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Miscelânea > Processamentos > Inventário. Procedimentos para efetuar o acerto de inventário: 1. Em Acerto de Inventário, leia a tela descritiva da rotina e clique em Parâmetros. 2. Preencha os parâmetros para acerto do inventário. 3. Confira os dados e confirme. 4. Confirme a tela descritiva da rotina para realizar o acerto de inventário. 53

54 PASSO 1: Leia a tela descritiva da rotina e clique em Parâmetros PASSO 2: Preencha os parâmetros para acerto do inventário. PASSO3: Confira os dados preenchidos e confirme. 54

55 PASSO 4: Confirme a tela descritiva da rotina para realizar o acerto de inventário Realizar o desbloqueio dos itens inventariados EST EST_004_06 Quando finalizado o processo de inventário, deverá ser realizado o desbloqueio do itens bloqueados anteriormente. Para realizar o desbloqueio do produtos que foram inventariados acessar ATUALIZAÇÕES / PROCESSAMENTO / BLOQ. INVENTÁRIO PASSO 1: Acesse a rotina por meio do caminho Atualizações > Processamento > Bloq. Inventário. 55

56 DICA: Conforme configuração do parâmetro, Quanto ao Produto? informar a opção de desbloqueio de inventário. Procedimentos para efetuar o bloqueio / desbloqueio do inventário: 1. Em Bloqueio do Inventário, preencha os parâmetros apresentados conforme descrição do help de campo. 2. Confira os dados e confirme. 4. O Sistema exibe a tela com os inventários selecionados através da configuração de parâmetros. 5. Os produtos inventariados a serem desbloqueados ou liberados devem ser selecionados. PASSO 1: Preencha os parâmetros para desbloqueio dos itens inventariados. PASSO 2: Confira os dados preenchidos e confirme. 56

57 PASSO 4: Marque os itens que serão bloqueados e confirme. PASSO 3: Visualizar tela com os inventários selecionados através da configuração de parâmetros. 57