scv Sistema de Concessão de Viagem

Transcrição

1 Ministério da Integração Nacional - MI Companhia de Desenvolvimento dos Vales do São Francisco e do Parnaíba scv Sistema de Concessão de Viagem Manual do Usuário Versão 1.0 Unidade de Tecnologia da Informação AE/GGI/UTI Página 1 de 49

2 Gestor do Sistema AA/GCB Contatos: Telefone: (61) Marcelo Florencio do Nascimento Analista Responsável AE/GGI/UTI Telefone: (61) Página 2 de 49

3 Sumário APRESENTAÇÃO...6 ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA...7 Iniciando um Novo Fluxo PRINCIPAIS ETAPAS Solicitação de autorização de viagem Realizando uma Solicitação de Autorização de Viagem (AV) Montando a lista de Trechos retornando ao local de origem Montando a lista de Trechos sem retornar ao local de origem Removendo Despesas da AV Impressão da Autorização de Viagem AV Impressão da Requisição de Transporte Aéreo RTA Autorização da chefia imediata Autorização pela Autoridade Competente Emissão dos empenhos solicitados Solicitar emissão do bilhete Registrar crédito das diárias Efetuar pagamento das diárias Prestar contas da viagem (PCV) Programado igual ao executado (Saldo zerado) Programado difere do executado Devolução de crédito Análise e encerramento Empenhos para passagens aéreas Forma de acesso Gerar Arquivos para Transparência Pública Forma de acesso...40 ANEXO I - REGRAS GERAIS DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA...43 ANEXO II GLOSSÁRIO...45 ANEXO III Fluxo do Sistema de Concessões de Viagens...49 Página 3 de 49

4 Índice de Figuras Figura 1: Acessando a Bandeja de Entrada Figura 2: A bandeja de entrada Figura 3: Iniciando um novo fluxo Figura 4: Etapa de solicitação de autorização de viagem Figura 5: Tela de pesquisa de empregado Figura 6: Aba Roteiro Previsto Figura 7: Pesquisa de municípios Figura 8: Inclusão de roteiros previstos Figura 9: Exclusão de roteiros Figura 10: Preenchendo a AV sem retornar a Origem Figura 11: Aba de Despesas Prevista Figura 12: Removendo despesas da AV Figura 13: Botões de impressão e de encaminhar AV Figura 14: Autorização de Viagem Impressa Figura 15: Requisição de Transporte Aéreo Impressa Figura 16: Confirmando a mudança de etapa Figura 17: Etapa Autorização da Chefia Imediata Figura 18: Tela de justificativas Figura 19: Etapa Autorização pela Autoridade Competente Figura 20: Detalhando valores das Despesas de viagem Figura 21: Informando mais de um Programa de Trabalho para uma Despesa Figura 22: Confirmando a mudança de etapa Figura 23: Etapa Emissão dos Empenhos Solicitados Figura 24: Detalhe dos Empenhos próprios de Passagens Aéreas Figura 25: Confirmando a mudança de etapa Figura 26: Confirmando a mudança de etapa Figura 27: Etapa solicitar Emissão do Bilhete Figura 28: Editar Horário de Trecho Informado Figura 29: Alterando Dados de um Bilhete Figura 30: Requisição de Transporte Aérea Completa Figura 31: Confirmando a mudança de etapa Figura 32: Etapa Registrando Crédito de Diárias Figura 33: Confirmando a mudança de etapa Figura 34: Etapa Efetuando Pagamento de Diárias Figura 35: Confirmando a mudança de etapa Figura 36: Etapa Prestar Contas de Viagem Figura 37: Cancelando Bilhete Aéreo Figura 38: Informando Atividades Desenvolvidas / Sugestões Figura 39: Prestação de Contas com Saldo Devedor Figura 40: Prestação de Contas com Saldo a Receber Figura 41: Botões de Impressão da PCV e da RTV Figura 42: Relatório Técnico de Viagem Impresso Figura 43: Prestação de Contas de Viagem Impressa Figura 44: Confirmando a mudança de etapa Figura 45: Confirmando a mudança de etapa Figura 46: Etapa Devolução de Crédito Página 4 de 49

5 Figura 47: Etapa de Análise e Encerramento Figura 48: Confirmação de encerramento da PCV Figura 49: Confirmando o Arquivamento da PCV Figura 50: Mantendo Empenhos de Passagens Aéreas Figura 51: Lista de Empenhos Cadastrados Figura 52: Incluindo um Novo Empenho Figura 53: Acessando Módulo da Transparência Pública Figura 54: Gerando Arquivos para o Sistema de Transparência Pública Figura 55: Salvando o Arquivo Texto para envio Figura 56: Regerando o Arquivo Figura 57: Acessando a Intranet Figura 58: Tela de login de acesso a Intranet Figura 59: Seleção do Órgão / Unidade de Lotação do Usuário Figura 60: Formas de navegação numa relação Figura 61: Tela de entrada da Extranet da Codevasf Figura 62: Tela de entrada da Intranet da Codevasf Página 5 de 49

6 APRESENTAÇÃO O Sistema de Concessão de Viagem visa proporcionar uma maior segurança quando do preenchimento do formulário de solicitação de autorização de viagem, pois todos os cálculos são realizados pela própria aplicação e não mais pelo usuário evitando assim erros que só eram sanados no momento da Prestação de Contas, além de formar uma base única para consulta, agilizando uma possível auditagem nos Processo de Concessões de Diárias e Passagens. O usuário deve se preocupar em apenas disponibilizar as informações de acordo com a Etapa que tem acesso. A Codevasf elaborou o scv para atender uma necessidade interna da própria empresa e também o que estabelece o Programa Transparência Pública do Governo Federal, que é um canal onde o cidadão pode acompanhar a execução financeira dos programas de governo, em âmbito federal. O sistema foi desenvolvido de acordo com a plataforma de informática adotada pela Codevasf, utilizando recursos do ambiente de Intranet e com acesso através da Rede Corporativa da empresa. O sistema é modular, composto de telas e/ou abas de navegação. A navegação possui duas partes, uma fixa com itens de acesso aos módulos principais do sistema (menu suspenso) e outra abaixo, denominada área de trabalho do sistema, onde o usuário fará consultas, cadastros e atualizações. Página 6 de 49

7 ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA Figura 1: Acessando a Bandeja de Entrada Menu : Sistemas Aplicativos WorkFlow Bandeja de Entrada Ao escolher a opção do menu, a tela seguinte será exibida: Figura 2: A bandeja de entrada A tela permite iniciar um novo fluxo de Solicitação de Diárias e Passagens, ou através da Bandeja de Entrada, onde é listado os documentos a serem tratados, acessar um Fluxo já iniciado que necessita de um encaminhamento. Iniciando um Novo Fluxo Portanto, para iniciar um Novo Fluxo, selecione o item Solicitação de Diárias e Passagens na caixa de seleção, conforme mostrado abaixo e clicar no Botão Iniciar. Figura 3: Iniciando um novo fluxo Página 7 de 49

8 PRINCIPAIS ETAPAS O scv, é chamado através de um Sistema de Workflow e este controlará todas as Etapas por onde o scv irá ser trafegado. As principais Etapas do Workflow são: Solicitação de Autorização de Viagem; Autorização da Chefia Imediata; Autorização pela Autoridade Competente; Emissão dos Empenhos Solicitados; Solicitar Emissão de Bilhete; Registrar Crédito das Diárias; Efetuar Pagamento das Diárias; Prestar Contas da Viagem; Análise e Encerramento; Devolução de Crédito e Arquivamento. A etapa Solicitação de Autorização de Viagem é a etapa inicial do sistema e é disponibilizada para todos os usuários da empresa, podendo através desse módulo submeter a sua chefia imediata uma AV eletrônica com as informações necessárias para o cálculo da AV. A etapa Autorização de Chefia Imediata é disponibilizada apenas para as chefias de cada usuário que solicitou uma AV. A etapa Autorização pela Autoridade Competente é disponibilizada para os órgãos: Secretaria Executiva ou Gerência Executiva se for no âmbito da Sede da Empresa e Gabinete da SR se for no âmbito das SR's. A etapa Emissão dos Empenhos Solicitados é disponibilizada para os órgão: AE/GGO se for no âmbito da Sede e GRG/UPO se for nas SR's. A etapa Solicitar Emissão de Bilhete é disponibilizada para os órgãos: AA/GSA se for no âmbito da Sede e GRA/USA se for nas SR's. A etapa Registrar Crédito das Diárias é disponibilizada para os órgãos: AA/GCB se for no âmbito da Sede e GRA/UCB se for nas SR's. A etapa Efetuar Pagamento das Diárias é disponibilizada para os órgãos: AA/GFN se for no âmbito da Sede e GRA/UFN se for nas SR's. A etapa Prestação de Contas de Viagem é disponibilizada para os órgão que iniciaram uma Solicitação de Autorização de Viagem na Etapa Inicial. A etapa Devolução de Crédito é disponibilizada para os órgãos: AA/GFN se for no âmbito da Sede e GRA/UFN se for nas SR's. A etapa Análise e Encerramento é disponibilizada para os órgãos: AA/GCB se for no âmbito da Sede e GRA/UCB se for nas SR's. A etapa Arquivamento é a Etapa Final do sistema vem logo em seguida a de Análise e Encerramento, aqui ela é arquivada nos órgãos: AA/GCB se for no âmbito da Sede e GRA/UCB se for nas SR's. Página 8 de 49

9 ETAPA SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM Após selecionar na caixa de seleção Novo Fluxo o item Solicitação de Diárias e Passagens e ter clicado no botão Iniciar a tela abaixo será mostrada: Figura 4: Etapa de solicitação de autorização de viagem Ao iniciar um novo fluxo de trabalho o WorkFlow já cria uma instância de fluxo de Solicitação de Autorização de Viagem, mesmo que você venha a abandonar a tela acima (Fig. 1.4), retornando à Bandeja de Trabalhos, ainda será possível utilizar o fluxo criado, selecionando o link Encaminhar na Fig. 1.2 O preenchimento da solicitação é feito através das três primeiras abas (Fig. 1.5): Informações Gerais, Roteiro Previsto e Despesas Previstas. Na aba Informações Gerais todos os campos são obrigatórios. No campo Data Emissão é possível digitar a data no formato DDMMAA / DDMMAAAA, sem as barras separadoras ou ainda selecionar o calendário (seta verde) e clicar na data desejada. Para pesquisar o passageiro, digitar parte do nome e clicar no botão Pesquisar Passageiro então se abrirá a janela abaixo (Figura 5) Página 9 de 49

10 Figura 5: Tela de pesquisa de empregado Clique sobre o número do cadastro do passageiro ou não existindo na base de dados, é possível cadastrar um novo passageiro através do Link Novo Cadastro Após o preenchimento da primeira aba Informações Gerais, o próximo passo é definir os trechos da viagem. Para isso basta clicar em Roteiro Previsto. Página 10 de 49

11 Figura 6: Aba Roteiro Previsto No início desta tela existem duas caixas bem definidas: Origem e Destino. Na caixa Origem você deve informar a Data de Saída e digitar parte do nome referente ao local de Origem em Localidade Origem e clicar no botão Selecionar Localidade. Surgirá então a Tela abaixo para que você selecione o município. Figura 7: Pesquisa de municípios Na caixa Destino você deve informar a Data de Chegada, este campo é obrigatório apenas no retorno do passageiro ao local de origem, e digitar parte do nome referente ao local de Destino em Localidade Destino e clicar no botão Selecionar Localidade. E siga os procedimentos de escolha do município. Página 11 de 49

12 Informe o Meio de Transporte a ser utilizado para cada trecho preenchido, clicando na caixa de seleção Meio de Transporte surgirá as opções: Avião, Avião da Codevasf, Carro da Codevasf, Ferroviário, Fluvial, Marítimo, Ônibus e Outros. O item Acompanhante de, em sua caixa de seleção, só é necessária caso você, passageiro esteja acompanhando Presidente, Diretor de Área ou Gerente Executivo ou Algum empregado integrante do Grupo II de Diárias (Grupo de Nível Superior) O item Observação do horário pode ser utilizado para auxiliar a Empresa Emissora do Bilhete na melhor escolha dos horários de saída e chegada dos vôos. Ao final do preenchimento dos dados do primeiro trecho clicar no botão Adicionar trecho ; será então acrescentado à Lista de Trechos Previstos o trecho informado, conforme Figura 8, repete-se o procedimento até o passageiro retornar ao local de origem, ou seja o local cadastrado da primeira linha da Lista de Trechos Previstos. Figura 8: Inclusão de roteiros previstos Para cada trecho informado é possível fazer sua exclusão, desde que este procedimento seja feito do último trecho para o primeiro, através da imagem de uma lixeira (Figura 8), onde surgirá a janela, conforme Figura 9, para a confirmação da exclusão ou o cancelamento da operação de exclusão. Página 12 de 49

13 Figura 9: Exclusão de roteiros Montando a lista de Trechos sem retornar ao local de origem É possível que o passageiro não retorne ao local de origem da partida, portanto ao preencher a Lista de Trechos Previstos o último local de Destino for diferente do primeiro local de Origem e ao clicar em Imprimir AV ou Encaminhar AV ou qualquer outra aba (Informações Gerais ou Despesas Previstas) o Sistema verificará a diferença de locais apresentará e apresentará a mensagem: Nesta AV o passageiro não retorna, favor informar a data limite de permanência do último trecho! e surgirá o campo abaixo (Figura 10) para que o usuário informe a Data Limite da AV para a permanência no último trecho informado. Página 13 de 49

14 Figura 10: Preenchendo a AV sem retornar a Origem Após informar a Lista de Trechos Previstos na aba Roteiro Previsto, o próximo passo é avaliar os valores que vão ser pagos para custear a viagem do passageiro. Caso você tenha informado em algum trecho o Carro como Meio de Transporte será apresentado o campo Gastos com Veículo na aba de Despesas Previstas e se for necessário preenche-lo com algum valor para custear despesas com o veículo. Este campo só será exibido caso você tenha escolhido o carro como meio de transporte para algum trecho!. O campo Outras Despesa sempre irá existir, para que o passageiro possa informar algum valor que possivelmente possa precisar e que não esteja listado na Lista de Despesas Previstas. No caso de preencher qualquer um destes campos ( Outras Despesa ou Gastos com Veículo ), é obrigatório a justificativa dos valores informados no campo Outras Informações (Figura 11). Página 14 de 49

15 Figura 11: Aba de Despesas Prevista Também é possível remover algumas despesas, como: Almoço, Jantar e Hospedagem dos dias que compreendem o período que o passageiro está viajando. Para isso basta clicar na imagem da lixeira, ver destaque na Figura 11, após clicar na lixeira será aberto a Figura 12 Removendo Despesas da AV Figura 12: Removendo despesas da AV Página 15 de 49

16 Para remover basta selecionar os itens de despesa que não serão recebidas para um determinado dia, feito isso clicar no botão Confirmar. O botão Cancelar pode ser utilizado para retornar a tela anterior. Após a definição dos Trechos a serem executados o passageiro já tem condições de realizar a impressão da AV e a impressão da RTA, caso exista trecho com meio de transporte aéreo. Bastando clicar nos botões Imprimir AV e Imprimir RTA em qualquer aba (Informações Gerais, Roteiro Previsto, Despesas Previstas), ver Figura 13. Figura 13: Botões de impressão e de encaminhar AV Página 16 de 49

17 Impressão da Autorização de Viagem - AV Clicando no botão Imprimir AV surgirá a janela abaixo (Figura 14) para que o passageiro efetive a impressão da AV. Figura 14: Autorização de Viagem Impressa Página 17 de 49

18 Impressão da Requisição de Transporte Aéreo - RTA Clicando no botão Imprimir RTA surgirá a janela abaixo (Figura 15) para que o passageiro efetive a impressão. Observe que caso não exista meio de transporte aéreo definido, o documento apresentar-se-á sem informações. Neste momento a impressão da RTA não apresenta os dados dos Bilhetes e seus valores, pois esta informação será incluída na Etapa Solicitar Emissão de Bilhete pelos órgãos: AA/GSA se for no âmbito da Sede e GRA/USA se for nas SR's. Figura 15: Requisição de Transporte Aéreo Impressa Página 18 de 49

19 Antes da impressão, é imprescindível a conferência das informações contidas no documento representado na Fig 1.16 (Autorização de Viagem), pois parte destas informações são retirados do Sistema de Gestão de Pessoal, tais como: Conta Bancária, CPF e Cargo ou Função, sendo esta última de suma importância pois o cálculo da Autorização de Viagem é feito de acordo com o Cargo ou Função do empregado. Pronto, agora é só encaminhar o WorkFlow para a chefia imediata para autorização da AV, bastando para isso clicar em Encaminhar AV conforme Figura 16. Surgindo assim a próxima tela, veja figura abaixo. Figura 16: Confirmando a mudança de etapa Confira a próxima Etapa e Órgão para onde será encaminhada a sua Autorização de Viagem e clique no botão Confirmar. Após clicar você será direcionado à sua Bandeja de Entrada, mostrada na Figura 2 e sua AV será encaminhada para a Bandeja de Entrada do Órgão confirmado na Figura 16. Página 19 de 49

20 ETAPA AUTORIZAÇÃO DA CHEFIA IMEDIATA O procedimento de acessar a Bandeja de Entrada e de visualizar o documento é o mesmo já descrito no item ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA, portanto após seguir estes procedimentos a chefia imediata terá acesso a tela abaixo onde poderá navegar pelas três abas e visualizar as informações inseridas pelo passageiro, tais como: Informações Gerais, Roteiro a ser seguido, valores das diárias e outras despesas. Figura 17: Etapa Autorização da Chefia Imediata Após avaliação da solicitação de autorização de viagem a chefia poderá aprova-la clicando no botão Autorizar AV que levará a próxima tela para confirmar o envio do documento para a próxima Etapa que será a Autorização pelo Secretário Executivo/Chefe de Gabinete da SR. Também é possível optar pela não autorização da solicitação de viagem clicando no botão Não Autorizar que surgirá a tela de justificativa de decisões, onde a Chefia Imediata informará os motivos da não autorização. Página 20 de 49

21 Figura 18: Tela de justificativas Página 21 de 49

22 ETAPA AUTORIZAÇÃO PELA AUTORIDADE COMPETENTE O procedimento de acessar a Bandeja de Entrada e de visualizar o documento é o mesmo já descrito no item ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA, portanto após seguir estes procedimentos a chefia imediata terá acesso a tela abaixo onde poderá navegar pelas três abas e visualizar as informações inseridas pelo passageiro, tais como: Informações Gerais, Roteiro a ser seguido, valores das diárias e outras despesas. Nesta Etapa o Secretário Executivo / Chefe de Gabinete da SR deverá informar os Programas de Trabalho que irão definir a origem dos recursos para as despesas constantes na aba Despesas Previstas. Também é possível optar pela não autorização da solicitação de viagem clicando no botão Não Autorizar que surgirá a tela de justificativa de decisões, onde o Secretario Executivo / Chefe de Gabinete da SR informará os motivos da não autorização. Figura 19: Etapa Autorização pela Autoridade Competente Para facilitar o trabalho nesta Etapa, as despesas informadas na aba Despesas Previstas foram consolidadas na caixa de seleção Tipo de Despesa (ver Figura 20). Para cada item de despesa selecionado é mostrado o seu valor na caixa Valor da Despesa a ser atribuído a um Programa de Trabalho. Página 22 de 49

23 Figura 20: Detalhando valores das Despesas de viagem Em seguida você tem que preencher os campos Exercícios, Orçamentária, Unidade Gestora, Programa de Trabalho e Valor com seus respectivos valores, cabe lembrar que o valor informado em Valor da Despesa (Figura 20) pode ser composto por mais de um Programa de Trabalho desde que a soma dos valores de um mesmo item de Tipo de Despesa não ultrapasse o Valor da Despesa deste item (Figura 21). Figura 21: Informando mais de um Programa de Trabalho para uma Despesa Após informar os Programas de Trabalho para todos os itens de Despesa, clicar no botão Encaminhar AV para encaminhar o documento para a próxima etapa. Confira a próxima Etapa e Órgão para onde será encaminhada a sua Autorização de Viagem e clique no botão Confirmar. Após clicar você será direcionado à sua Bandeja de Entrada, mostrada na Figura 2 e sua AV será encaminhada para a Bandeja de Entrada do Órgão confirmado na Figura 22. Figura 22: Confirmando a mudança de etapa Página 23 de 49

24 ETAPA EMISSÃO DOS EMPENHOS SOLICITADOS O procedimento de acessar a Bandeja de Entrada e de visualizar o documento é o mesmo já descrito no item ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA, portanto após seguir estes procedimentos a chefia imediata terá acesso a tela abaixo onde poderá navegar pelas abas Informações Gerais, Roteiro Previsto, Despesas Previstas e Definir Prog. Trabalho. Nesta Etapa o Secretário Executivo / Chefe de Gabinete da SR deverá informar os Programas de Trabalho que irão definir a origem dos recursos para as despesas constantes na aba Despesas Previstas. Figura 23: Etapa Emissão dos Empenhos Solicitados Os empenhos listados na caixa em destaque para as despesas com Passagens Aérea da Figura 24 são informados pelos Secretário Executivo / Chefe de Gabinete da SR através do menu: Sistemas Aplicativos scv Manter Empenhos Figura 24: Detalhe dos Empenhos próprios de Passagens Aéreas Nesta tela também é informado os valores distribuídos pela Natureza da Despesa: > Diárias com Pessoal no Pais e > Diárias com Pessoal Não Compensáveis. Página 24 de 49

25 Após informar os Programas de Trabalho para todos os itens de Despesa, clicar no botão Encaminhar AV para encaminhar o documento para a próxima etapa. Confira a próxima Etapa e Órgão para onde será encaminhada a sua Autorização de Viagem e clique no botão Confirmar. Após clicar você será direcionado à sua Bandeja de Entrada, mostrada na Figura 2 e sua AV será encaminhada para a Bandeja de Entrada do Órgão confirmado na Figura 25. Nesta Etapa você pode ser direcionado para: Etapa: Solicitar emissão do Bilhete caso o passageiro tenha informado algum trecho com meio de transporte aéreo ou Etapa: Registrar Crédito das Diárias, caso não tenha trechos aéreos. Figura 25: Confirmando a mudança de etapa Ou Figura 26: Confirmando a mudança de etapa Página 25 de 49

26 ETAPA SOLICITAR EMISSÃO DO BILHETE O procedimento de acessar a Bandeja de Entrada e de visualizar o documento é o mesmo já descrito no item ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA, portanto após seguir estes procedimentos a chefia imediata terá acesso a tela abaixo onde poderá navegar pelas abas Informações Gerais e Bilhetes. O usuário deverá primeiramente selecionar o(s) trecho(s) que estará vinculado a um mesmo número de bilhete e empresa aérea e preencher os campos: Número (número do bilhete), Empresa (empresa aérea emissora do bilhete), Data Emissão (data da emissão do bilhete) e o valor correspondente a cada trecho a ser voado com suas respectivas taxas de embarque e categoria do bilhete (primeira,segunda ou terceira classe), após estes preenchimentos clicar no botão Incluir Bilhete Figura 27: Etapa solicitar Emissão do Bilhete É possível editar os horários dos vôos através do link Editar Horário na Lista de Bilhetes X Trechos surgindo a tela abaixo (Fig. 5.1), onde o campo Observação do Passageiro,caso esteja preenchido, será uma forma de auxiliar a empresa no momento da emissão do bilhete caso não exista vôo para o horário pretendido. Figura 28: Editar Horário de Trecho Informado Página 26 de 49

27 A edição dos dados de um determinado bilhete quanto ao número, empresa aérea, data da emissão e os valores podem ser feitos conforme Figura 29, clicando sob o link do número do bilhete informando e logo após a edição clicar no botão alterar. Figura 29: Alterando Dados de um Bilhete Para retirar um trecho de um bilhete já informado ou excluir todo o bilhete, basta apenas selecionar o trecho a ser retirado na coluna Selecionar ou selecione todos os trechos vinculados a um bilhete para excluir totalmente o bilhete. A RTA nesta Etapa Figura 30, pode ser anexada a RTA impressa na Etapa da Solicitação da AV, pois aqui existem todas as informações referentes aos bilhetes emitidos pela empresa prestadora de serviço de emissão de passagens aéreas. Figura 30: Requisição de Transporte Aérea Completa Página 27 de 49

28 Após informar os Bilhetes Aéreos, clicar no botão Encaminhar AV para encaminhar o documento para a próxima etapa. E na próxima tela conferir a Etapa e o Órgão que receberá o documento e clicar no botão Confirmar (Figura 31), onde após executar este procedimento você será direcionado para sua Bandeja de Entrada. Figura 31: Confirmando a mudança de etapa Página 28 de 49

29 ETAPA REGISTRA CRÉDITOS DE DIÁRIAS O procedimento de acessar a Bandeja de Entrada e de visualizar o documento é o mesmo já descrito no item ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA, portanto após seguir estes procedimentos a chefia imediata terá acesso a tela abaixo onde poderá navegar pelas abas ( Informações Gerais, Roteiro Previsto, Despesas Previstas, Informar NS ). Na aba Informar NS o usuário deverá informar os Números das Notas de Sistemas para cada Tipo de Despesa e Programa de Trabalho, clicando no botão Gravar Informações após o preenchimento de todos os campos ou quando mudar de Tela. Figura 32: Etapa Registrando Crédito de Diárias Após informar os dados desta ficha, clicar no botão Encaminhar AV para encaminhar o documento para a próxima etapa. E na próxima tela conferir a Etapa e o Órgão que receberá o documento e clicar no botão Confirmar (Figura 33), onde após executar este procedimento você será direcionado para sua Bandeja de Entrada. Figura 33: Confirmando a mudança de etapa Página 29 de 49

30 ETAPA EFETUAR PAGAMENTO DAS DIÁRIAS O procedimento de acessar a Bandeja de Entrada e de visualizar o documento é o mesmo já descrito no item ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA, portanto após seguir estes procedimentos a chefia imediata terá acesso a tela abaixo onde poderá navegar pelas abas ( Informações Gerais, Roteiro Previsto, Despesas Previstas, Informar OB ). Na aba Informar OB o usuário deverá informar os Números das Ordens Bancárias para cada Tipo de Despesa e Programa de Trabalho, clicando no botão Gravar Informações após o preenchimento de todos os campos ou quando mudar de Tela. Figura 34: Etapa Efetuando Pagamento de Diárias Esta é a última Etapa antes da viagem do passageiro, ao efetuar o pagamento das diárias o passageiro está em condições de realizar sua viagem. Observe que a próxima Etapa será a de Prestação de Contas de Viagem conforme descrito abaixo. Após informar os dados desta ficha, clicar no botão Encaminhar AV para encaminhar o documento para a próxima etapa. E na próxima tela conferir a Etapa e o Órgão que receberá o documento e clicar no botão Confirmar (Figura 35), onde após executar este procedimento você será direcionado para sua Bandeja de Entrada. Figura 35: Confirmando a mudança de etapa Página 30 de 49

31 ETAPA PRESTAR CONTAS DE VIAGEM O procedimento de acessar a Bandeja de Entrada e de visualizar o documento é o mesmo já descrito no item ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA, portanto após seguir estes procedimentos a chefia imediata terá acesso a tela abaixo onde poderá navegar pelas abas ( Informações Gerais, Roteiro Realizado, Despesas Realizada, Prestação de Contas ). Figura 36: Etapa Prestar Contas de Viagem Nesta etapa o usuário deverá confirmar se o que foi previsto foi efetivamente realizado. Caso haja alguma diferença ele deverá alterar as informações anteriormente lançadas, para isso o Sistema já fornece as abas Bilhetes, Roteiro Realizado e Despesas Realizadas preenchidas para facilitar os trabalhos de prestação de contas. As alterações dos Roteiros e das Despesas são os mesmo já demonstrado na Etapa 1. Para modificar os dados de algum bilhete emitido durante a Solicitação de Autorização de Viagem, é necessário antes fazer o cancelamento deste bilhete, clicando sob o número do bilhete e informando a data de cancelamento, em seguida clicar no botão Alterar Bilhete, conforme figura abaixo. Clicar no bilhete para cancelá-lo Figura 37: Cancelando Bilhete Aéreo Página 31 de 49

32 Nesta Etapa podem existir 03 (três) situações com a Prestação de Contas: Programado igual ao executado (Saldo zerado) Se o que foi programado foi o executado então basta que o usuário preencha apenas o campo Atividades Desenvolvidas / Sugestões para que o Relatório Técnico de Viagem RTV esteja pronto, é fácil perceber que o sistema já calcula o Saldo da Viagem. Figura 38: Informando Atividades Desenvolvidas / Sugestões Programado difere do executado Se o usuário após editar as informações de roteiros, despesas e bilhetes o Sistema irá comparar com o que foi programado e apresentará o Saldo que o passageiro terá que receber ou devolver, no exemplo da Figura 39 o passageiro terá que devolver R$ 231,06 pois não executou o trecho Aracaju-SE -> Recife-PE, permanecendo assim menos tempo em viagem. Figura 39: Prestação de Contas com Saldo Devedor Página 32 de 49

33 A última situação é aquela que o usuário tem valor a receber, conforme demonstrado na Fig 8.4, é apresentado um campo para JUSTIFICAR os gastos acima do limite previsto Figura 40: Prestação de Contas com Saldo a Receber Ao final do preenchimento das informações contidas na aba Prestação de Contas o passageiro está pronto para imprimir o Relatório Técnico de Viagem RTV e a Prestação de Contas de Viagem PCV através dos botões Imprimir RTV e Imprimir PCV respectivamente, ver Figura 41 Figura 41: Botões de Impressão da PCV e da RTV Figura 42: Relatório Técnico de Viagem Impresso Página 33 de 49

34 Figura 43: Prestação de Contas de Viagem Impressa Após informar os dados desta ficha, clicar no botão Encaminhar AV para que a Prestação de Contas possa ser analisada e encerrada pelo setor competente. Dependendo das situações em que se encontrar a PCV do passageiro, conforme ilustrado acima (Zerada, a Receber ou a Pagar) o WorkFlow irá encaminhar este documento para as seguintes áreas: Se o que foi previsto foi o executado irá para Etapa Análise e Encerramento; Se o passageiro tiver valores a RECEBER irá para Etapa Autorização da Chefia Imediata Se o passageiro tiver que DEVOLVER, irá para Etapa Devolução de Crédito Página 34 de 49

35 Clicar no botão Confirmar (Figura 44), onde após executar este procedimento você será direcionado para sua Bandeja de Entrada. E documento seguirá para a área devida. Caso o previsto seja igual ao executado, surgirá esta Tela: Figura 44: Confirmando a mudança de etapa Caso o passageiro tenha valor a devolver, surgirá esta Tela: Figura 45: Confirmando a mudança de etapa Página 35 de 49

36 ETAPA DEVOLUÇÃO DE CRÉDITO O procedimento de acessar a Bandeja de Entrada e de visualizar o documento é o mesmo já descrito no item ACESSANDO A BANDEJA DE ENTRADA, portanto após seguir estes procedimentos a chefia imediata terá acesso a tela abaixo onde poderá navegar pelas abas ( Informações Gerais, Devolução de Crédito, Roteiro Realizado, Despesas Realizada, Prestação de Contas ). Após o preenchimento da Guia de Devolução e seu recolhimento, a Gerência de Finanças deverá informar no Sistema de Concessão de Viagem o Número da Guia e o Ano do Exercício, conforme Figura 46. Feito o preenchimento de todos os campos (Número da guia e Exercício) o usuário deverá clicar em Encaminhar AV para ser analisada e encerrada pela Gerência de Contabilidade. Figura 46: Etapa Devolução de Crédito Página 36 de 49

37 ETAPA ANÁLISE E ENCERRAMENTO Na fase de análise e encerramento a Gerência de Contabilidade terá acesso aos dados da Prestação de Contas de Viagem PCV através das seguintes abas ( Informações Gerais, Aprovar PCV, Roteiro Realizado, Despesas Realizadas, Prestação de contas ). Os campos Número da Guia e Exercício (Figura 47), só será apresentada caso o passageiro tenha preenchido a Guia de Recolhimento para devolução de valores. Figura 47: Etapa de Análise e Encerramento O encerramento e conseqüentemente sua aprovação é feito clicando sob o botão Aprovar PCV, neste momento será perguntado se realmente deseja encerrar a PCV (Figura 48). Figura 48: Confirmação de encerramento da PCV Página 37 de 49

38 Será então apresentado a tela de encaminhamento para a Etapa de Arquivamento e após clicar em confirma é feito o arquivamento e conseqüentemente a retirada do fluxo iniciado da Bandeja de Entrada do WorkFlow. Figura 49: Confirmando o Arquivamento da PCV Página 38 de 49

39 Manter Empenhos de Passagens Aéreas Forma de acesso Figura 50: Mantendo Empenhos de Passagens Aéreas Cada Unidade Gestora deverá informar os empenhos que serão utilizados para as emissões de passagens aéreas, clique na folhinha, destaque em vermelho, para Informar um novo empenho. Para Alterar alguma informação clicar na canetinha e Para Excluir clicar na lixeira. Clique aqui para Editar o empenho Figura 51: Lista de Empenhos Cadastrados Após clicar na folhinha a tela abaixo será apresentada, para incluir um novo empenho basta preencher os campo e clicar no botão Gravar Figura 52: Incluindo um Novo Empenho Página 39 de 49

40 Gerar Arquivos para Transparência Pública Forma de acesso Figura 53: Acessando Módulo da Transparência Pública Ao escolher a opção do menu, a tela seguinte será exibida: Figura 54: Gerando Arquivos para o Sistema de Transparência Pública Para gerar o arquivo, basta clicar no botão Gerar Novo Arquivo, se existir alguma PCV encerrada na base de dados e que não tenha sido ainda enviada para o Portal da Transparência Pública o Sistema automaticamente irá incluí-la no arquivo a ser baixado em sua máquina, veja Figura 54. Página 40 de 49

41 Clique no botão OK para salvar o arquivo na sua máquina para ser enviado ao site do Portal do Governo Federal. O nome do arquivo é possui o seguinte formato: IDENTIFICACAO DO SISTEMA: DP Diárias e Passagens; Código do Órgão: Código da Codevasf; Tipo do Órgão: 2 Data que Gerou o arquivo: Padrão: AAAAMMDD; Hora que Gerou o arquivo: 0953 Padrão HHMM; DP txt Figura 55: Salvando o Arquivo Texto para envio Página 41 de 49

42 Pronto, após salvar o arquivo em sua máquina clique no botão Voltar para tela anterior onde verá os dados dos arquivos enviados para o Portal Transparência Pública. Nesta tela é possível regerar qualquer arquivo enviado, bastando apenas clicar na imagem do disquete, ver Figura 56 Figura 56: Regerando o Arquivo Página 42 de 49

43 ANEXO I - REGRAS GERAIS DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA Algumas regras são fundamentais ao preenchimento dos campos no sistema: Os campos de data são compreendidos por dia, mês e ano, no formato ddmmaaaa. Não colocar os caracteres ( /, -,.) para separação. Exemplo: Os campos de Ano terão o formato (aaaa). Em caso de campos do tipo valor, quando o dígito depois da vírgula for diferente de zero, é necessário explicitar a vírgula e o valor decimal. Exemplo: R$ 5000,34. Se a vírgula não for informada, o sistema gravará R$ ,00. Os campos do tipo CNPJ / CPF deverão ser informados sem pontos ou quaisquer outros caracteres. Para utilizar o sistema, é necessário logar na Intranet. Para logar na intranet, utilize o browser "Internet Explorer" ou Mozilla Firefox, e digite o endereço: (conforme a figura abaixo). Figura 57: Acessando a Intranet A tela de login para acesso a Intranet será exibida, conforme figura abaixo: Figura 58: Tela de login de acesso a Intranet Usuário: clique neste campo e informe o login do , o qual deve ter sido cadastrado no SCA (Sistema de Credenciamento de Acesso). Senha: clique no campo Senha e informe sua senha de acesso, utilizando a mesma senha do . Cada usuário deve estar credenciado para acessar o(s) módulo(s) do(s) sistema(s) desejado(s). Página 43 de 49

44 Botão Acessar: clique sobre o botão para acessar o sistema. Para acessar alguns módulos, ou alterar o nível de acesso no sistema é necessário trocar a unidade de lotação. A unidade de lotação atual é a que será exibida no cabeçalho da tela, conforme figura abaixo. Figura 59: Seleção do Órgão / Unidade de Lotação do Usuário Menu : Sistemas Órgãos / Unidades Escolha da unidade desejada Alguns módulos exibem uma relação de registros. A navegação nesta relação é feita da seguinte forma, veja figura abaixo: Página 44 de 49

45 ANEXO II - GLOSSÁRIO Adobe Acrobat Reader Ferramenta necessária pra ler documentos em formato PDF (veja PDF) disponíveis em páginas da Web representada pelo ícone. Permite imprimir, copiar e ler, salvar edições digitais publicadas com a autorização do autor. Browser O mesmo que navegador WWW, browser WWW ou web browser. Programa utilizado para visualizar as páginas armazenadas em servidores da World Wide Web. Utilizando uma definição um pouco mais técnica, um browser é um programa cliente que permite acessar, geralmente por meio de uma interface gráfica, informações diversas em formato hipertexto (na linguagem HTML) armazenadas em servidores locais ou remotos. Clique Ato de apertar o botão direito do mouse. Quando o botão esquerdo do mouse tiver que ser apertado, este será especificado juntamente com a palavra clique. Exemplo clique o botão Acessar para logar no sistema, corresponde a: aperte o botão direito do mouse sobre o botão Acessar para logar no sistema. Download Significa descarregar, em português, é a transferência de dados de um computador remoto para um computador local. Por vezes, é também chamado de puxar (ex: puxar o arquivo) ou baixar (e.g.: baixar o arquivo). O termo download tornou-se sinônimo de copiar arquivos de um servidor remoto para o seu, porque quando o navegador não pode abrir um arquivo em sua janela (como um executável por exemplo) ele abre a opção para que o mesmo seja salvo, configurando um download. Editar Comando do sistema que permite alterar as informações de um registro. representado no sistema pelo ícone. Esta Excluir Comando do sistema para excluir/ deletar um registro. O registro pode ser, por exemplo, uma proposição. É representado pelo ícone. Página 45 de 49

46 Extranet da Codevasf Sistema da codevasf, via web. Pode ser acessada por qualquer computador que esteja conectado à internet. É possível acessar alguns sistemas da Codevasf, disponíveis na intranet. Ao acessar a Extranet da Codevasf será exibida uma tela parecida com a imagem a seguir. Observe que ela não contém notícias relativas a Codevasf. Figura 61: Tela de entrada da Extranet da Codevasf Mensagem: área de acesso restrito aos funcionários da Codevasf identifica que você está na Extranet. Hipermídia A definição une os conceitos de hipertexto e multimídia, ou seja, um documento hipermídia contém imagens, sons, textos e vídeos, como qualquer título multimídia. Além disso, usa ligações de hipertextos para permitir que o usuário salte de um trecho para outro do documento ou até mesmo para um documento diferente. Ícone Símbolo utilizado na informática para representar um comando ou sistema. Intranet da Codevasf Sistema da codevasf, via web. Pode ser acessada por qualquer computador que esteja conectado a internet e dentro da empresa. Ou seja, não há como acessar a intranet utilizando um computador conectado a internet, mas localizado fora da empresa. Página 46 de 49

47 Figura 62: Tela de entrada da Intranet da Codevasf Após o acesso a Intranet da Codevasf, o sistema exibe notícias relativas á Empresa. Link Texto ou figura passível de clique. Logar É o procedimento necessário para que se tenha acesso a determinados programas ou sistemas da Codevasf. Para logar na intranet, é necessário a existência de um nome de usuário, com sua respectiva senha, a ser obtido na Unidade de Atendimento ao Usuário de Informática - AE/GGI/UAU. Importante: o usuário a e senha de acesso a Intranet da Codevasf é o mesmo de acesso ao institucional. Login A palavra login vem da seguinte forma: fazer o login. Fazer o login é o mesmo que logar em um sistema. O login também pode ser, também, sinônimo de usuário. Módulo Parte de um sistema que contém uma funcionalidade específica. Exemplo: módulo de Instrumentos, referente à inclusão, edição e exclusão de instrumentos. Parâmetros São filtros utilizados para a realização de uma pesquisa (consulta). Exemplo: pode-se utilizar o número de instrumento como parâmetro na consulta de um determinado instrumento. Assim, o sistema exibirá o instrumento que tenha o número procurado. Página 47 de 49