Manual de Atos de Registro do Comércio

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1 CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL Manual de Atos de Registro do Comércio Instruções Normativas do DNRC Atos do Plenário da JUCERGS Disposições do Código Civil DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGISTRO DO COMÉRCIO JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL atualizado até JULHO/2009

2 Edição: CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DO RIO GRANDE DO SUL Rua Baronesa do Gravataí, Porto Alegre - RS Fone/Fax: (51) Internet: 3ª edição atualizada e ampliada Esta publicação é uma parceria do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRCRS) com a Secretaria de Desenvolvimento e dos Assuntos Internacionais (Sedai) e Junta Comercial do Estado do Rio Grande do Sul (Jucergs). Coordenador-geral: Contador Rogério Rokembach Conselheiro Presidente do CRCRS Yeda Roratto Crusius Governadora Márcio Biolchi Secretário do Desenvolvimento e dos Assuntos Internacionais Jorge Luiz Costa Melo Presidente da JUCERGS José Luiz Amaral Machado Vice-Presidente Sérgio José Dutra Kruel Secretário-Geral Sílvio Moisés Ramão Coordenador da revisão da edição Editoração: Scan - Editoração & Produção Gráfica O conteúdo deste livro foi fornecido pela Junta Comercial do Rio Grande do Sul, sendo que os conceitos emitidos são de sua responsabilidade. 2

3 Apresentação Esta é mais uma publicação do Programa de Fiscalização Preventiva Educação Continuada deste CRCRS, que tem o objetivo de proporcionar meios para a necessária atualização dos profissionais da Contabilidade gaúchos. Este livro é fruto de uma parceria do CRCRS com a Secretaria do Desenvolvimento e dos Assuntos Internacionais (Sedai) e Junta Comercial do Rio Grande do Sul (Jucergs), cuja ação conjunta permitiu a promoção desta edição, que certamente servirá de referencial para as atividades a serem executadas pelos profissionais contábeis, sobre este tema. Queremos manifestar nossos sinceros agradecimentos ao Presidente da Junta Comercial do Rio Grande do Sul, Jorge Luiz Costa Melo, pela aceitação à proposta feita pelo CRCRS para a atualização deste trabalho, bem como ao seu corpo técnico responsável pela elaboração e revisão deste livro, também nosso reconhecimento pela atividade desenvolvida. Porto Alegre, 31 de julho de Contador ROGÉRIO ROKEMBACH Conselheiro Presidente do CRCRS 3

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5 Apresentação Passados quatro anos de uma experiência bem-sucedida de compilação de dados que visava a informar aos profissionais da Contabilidade acerca dos procedimentos relativos às rotinas aplicadas ao registro do comércio, a Junta Comercial do Rio Grande do Sul (Jucergs) em parceria com o Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do SUL (CRCRS) retomam este trabalho fazendo uma atualização do Manual de Atos de Registro do Comércio, publicado em Nosso objetivo é dar continuidade ao trabalho iniciado por nossos antecessores, no ápice das novas regras empresariais instituídas pelo Código Civil brasileiro, de 2002, cuja experiência nos permitiu concluir que o Manual editado mereceria uma revisão, em virtude até da publicação de novas Instruções Normativas emanadas do Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC). A finalidade desta nova publicação é a mesma de sua concepção, ou seja, servir de instrumento procedimental a ser adotado para o adequado encaminhamento de atos sujeitos a arquivamentos na Junta. Agradecemos aos idealizadores do projeto, assim como a sensível visão da direção do CRCRS, na pessoa do Presidente Rogério Rokembach, ao nos permitir inserir dados numa obra de tão grande valia à classe contábil e empresária de nosso Estado. Agradecemos também a colaboração prestada pela Assessoria Técnica da JUCERGS e ao nosso Corpo de Vogais, em especial aos Contadores Celso Luft e Décio Becker e à Advogada Letícia Caiaffo, pela colaboração prestada no trabalho de revisão do Manual. JORGE LUIZ COSTA MELO Presidente da Junta Comercial do Rio Grande do Sul 5

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7 Sumário INSTRUÇÕES NORMATIVAS DO DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGISTRO DO COMÉRCIO DNRC 1ª parte Instrução Normativa nº 32, de Dispõe sobre o arquivamento de atos subordinados à aprovação prévia de órgãos de governo e dá outras providências Instrução Normativa nº 72, de Dispõe sobre o cancelamento do registro de empresa mercantil inativa e dá outras providências Instrução Normativa nº 74, de Dispõe sobre os Atos de Constituição, Alteração e Extinção de Consórcio Instrução Normativa nº 76, de Dispõe sobre o arquivamento de atos de empresas mercantis ou de cooperativas em que participem estrangeiros residentes e domiciliados no Brasil, pessoas físicas, brasileiras ou estrangeiras, residentes e domiciliadas no exterior e pessoas jurídicas com sede no exterior Instrução Normativa nº 85, de Dispõe sobre a interposição de recursos administrativos no âmbito do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins Instrução Normativa nº 88, de Dispõe sobre o arquivamento dos atos de transformação, incorporação, fusão e cisão de sociedades mercantis Instrução Normativa nº 93, de Dispõe sobre expedição de certidões, a sua utilização em atos de transferência de sede, abertura, alteração e inscrição de transferência de filiais, proteção ao nome empresarial e dá outras providências Instrução Normativa nº 97, de Aprova o Manual de Atos de Registro de Empresário

8 1 Inscrição Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário Como preencher Qualificação completa do Empresário Declaração e Requerimento Ato/Evento Nome Empresarial (Firma) Endereço da Empresa Correio Eletrônico ( ) Capital Código de Atividade Econômica (CNAE Fiscal) Descrição do objeto Data de início das atividades Inscrição no CNPJ Transferência de sede ou de filial de outra UF Assinatura da firma pelo Empresário Data da assinatura Assinatura do Empresário Campos a serem preenchidos pela Junta Comercial Formulário Continuação Orientações e Procedimentos Não podem ser Empresários Atividades cujo exercício pelo Empresário depende de aprovação prévia por órgão governamental Abertura de filiais concomitantemente com a inscrição de Empresário Controle de órgão de fiscalização profissional Requerimento próprio Representação do Empresário Autenticação de cópias de documentos Inscrição de Empresário Microempresa/Empresa de Pequeno Porte ALTERAÇÃO SEDE Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário

9 2.2.1 Campos a preencher Formulário Continuação Orientações e procedimentos Adequação da firma mercantil individual ao Código Civil Alteração de nome empresarial Alteração do objeto Redução de capital Falecimento de Empresário Continuidade da empresa por incapaz Emancipação de menor autorizado judicialmente a continuar a empresa Mudança de estado civil Mudança de regime de bens Assinatura da firma pelo empresário Rerratificação Transformação, incorporação, cisão e fusão Atividades cujo exercício pelo Empresário depende de aprovação prévia por órgão governamental TRANSFERÊNCIA DE SEDE PARA OUTRA UNIDADE DA FEDERAÇÃO Solicitação de transferência da sede à Junta da Unidade da Federação onde esta se localiza Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário Orientações e procedimentos Solicitação de inscrição de transferência da sede à Junta Comercial da Unidade da Federação de destino Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário FILIAL DA UNIDADE DA FEDERAÇÃO Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário Abertura e alteração Extinção Atividades cujo exercício pelo Empresário depende de aprovação prévia por órgão governamental

10 5 FILIAL EM OUTRA UNIDADE DA FEDERAÇÃO Solicitação à Junta da Unidade da Federação onde se localiza a sede Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário Orientações e procedimentos Solicitação à Junta Comercial da Unidade da Federação Documentação exigida Orientações e procedimentos - abertura, alteração, transferência e extinção FILIAL EM OUTRO PAÍS Solicitação à Junta da Unidade da Federação onde se localiza a sede Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário Orientações e procedimentos EXTINÇÃO Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário Campos a preencher Orientações e procedimentos Extinção por falecimento do Empresário Extinção para utilização de acervo na formação de sociedade nova ou já existente Atividades cujo exercício pelo Empresário depende de aprovação prévia por órgão governamental Modelo de declaração para fins de extinção com base no art. 35 da Lei nº 9.841, de (Estatuto da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte) PROTEÇÃO DE NOME EMPRESARIAL Solicitação à Junta da Unidade da Federação onde se localliza a sede Documentação exigida Solicitação à Junta da outra Unidade da Federação Documentação exigida Preenchimento do requerimento de Empresário Orientações e procedimentos Comunicação à Junta Comercial do Estado onde se localiza a sede

11 9 OUTROS ARQUIVAMENTOS Documentação exigida Orientações e procedimentos Alteração de nome empresarial filiais em outras Unidades da Federação Documentação objeto de arquivamento Código Civil/ Cancelamento por decisão administrativa ou judicial CONCORDATA E FALÊNCIA Caracterização Concordata preventiva Concordata suspensiva Falência Procedimentos específicos Ação da Junta Comercial Filiais em outros Estados Extinção das obrigações/reabilitação Instrução Normativa n o 98, de Aprova o Manual de Atos de Registro de Sociedade Limitada CONSTITUIÇÃO Documentação exigida Orientações e procedimentos Autenticação de cópias de documentos Procurações Documentos referentes a sócio pessoa física residente e domiciliada no exterior ou pessoa jurídica estrangeira Elementos do contrato social Contrato por instrumento particular Preâmbulo do contrato social Cláusulas obrigatórias do contrato social Cláusulas facultativas do contrato social Fecho do contrato social Capacidade para ser sócio Impedimentos para ser sócio Impedimentos para ser administrador Qualificação de sócio

12 Qualificação de representante de condomínio de quotas Nome empresarial Capital Local da sede, endereço e filiais Objeto social Responsabilidade dos sócios Prazo de duração da sociedade Data de encerramento do exercício social Declaração de inexistência de impedimento para o exercício de administração da sociedade Administração Participação nos lucros e perdas Abertura de filiais na Unidade da Federação ou em outra Unidade da Federação Foro ou cláusula arbitral Assinatura do contrato social Visto de advogado Rubrica Assinatura do requerimento de arquivamento Empresas sujeitas a controle de órgãos de fiscalização de exercício profissional Sociedades cujos atos de constituição, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão governamental DOCUMENTO QUE CONTIVER A(S) DECISÃO(ÕES) DE TODOS OS SÓCIOS, ATA DE REUNIÃO OU ATA DE ASSEMBLEIA DE SÓCIOS Documentação exigida Orientações e procedimentos Convocação da reunião ou assembleia de sócios Deliberação dos sócios Ata de reunião ou de assembleia de sócios Obrigatoriedade de arquivamento de alteração contratual Reunião ou assembleia obrigatória Aumento de capital Redução de capital Exclusão de sócio

13 3 ALTERAÇÃO CONTRATUAL Documentação exigida Orientações e procedimentos Deliberação dos sócios Forma da alteração contratual Elementos da alteração contratual Preâmbulo da alteração contratual Sócios casados no regime de comunhão universal de bens ou no da separação obrigatória Consolidação contratual Alteração de nome empresarial Aumento de capital Redução de capital Ingresso e retirada de sócio Exclusão de sócio Sócio interditado Falecimento de sócio Alteração de endereço Alteração do objeto Administrador designação/destituição e renúncia Prorrogação do prazo da sociedade/dissolução Conversão de sociedade simples em sociedade empresária, mantido o tipo societário Conversão de sociedade empresária em sociedade simples, mantido o tipo societário Transformação (mudança de tipo societário) de sociedade simples em sociedade empresária Transformação (mudança de tipo societário) de sociedade empresária em sociedade simples Assinatura da alteração contratual Rubrica Visto de advogado Arquivamento decorrente de decisão judicial Colidência de alteração com cláusula anterior Sociedade cujos atos de alteração contratual, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão governamental

14 4 FILIAL NA UNIDADE DA FEDERAÇÃO DA SEDE Documentação exigida Orientações e procedimentos Aspecto formal Atos e eventos a serem utilizados Ficha de Cadastro Nacional de Empresas (FCN) Dados obrigatórios Dados facultativos Sociedades cujos atos de abertura, alteração e extinção de filial no Estado, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão governamental FILIAL EM OUTRA UNIDADE DA FEDERAÇÃO Solicitação à Junta da Unidade da Federação onde se localiza a sede Documentação exigida Orientações e procedimentos Aspecto formal Atos e eventos a serem utilizados Ficha de Cadastro Nacional de Empresas FCN Dados obrigatórios Dados facultativos Sociedades cujos atos de abertura, alteração, transferência e cancelamento de filial em outro Estado da Federação, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão governamental Solicitação à Junta Comercial da Unidade da Federação Documentação exigida Orientações e procedimentos FILIAL EM OUTRO PAÍS Solicitação à Junta da Unidade da Federação onde se localiza a sede Documentação exigida Orientações e procedimentos TRANSFERÊNCIA DE SEDE PARA OUTRA UNIDADE DA FEDERAÇÃO Solicitação de registro de ato de transferência da sede à Junta Comercial da Unidade da Federação onde esta se localiza Documentação exigida Orientações e procedimentos

15 7.2 Solicitação de inscrição de transferência da sede à Junta Comercial da Unidade da Federação de destino Documentação exigida DISTRATO DISSOLUÇÃO LIQUIDAÇÃO Distrato Documentação exigida Orientações e procedimentos Forma do distrato social Elementos do distrato social Preâmbulo do distrato social Cláusulas obrigatórias se dissolvida e liquidada a sociedade no mesmo ato Assinatura do distrato social Falecimento de sócio Rubrica Visto de advogado No caso de extinção, em que as fases de dissolução e liquidação foram praticadas em instrumentos específicos Dissolução Liquidação Início de liquidação e deliberações intermediárias a de encerramento Encerramento de liquidação/extinção Orientações e procedimentos Ata de reunião ou de assembleia de sócios dissolução Ata de reunião ou de assembleia de sócios liquidação Ata de reunião ou de assembleia liquidação/extinção Dissolução da sociedade por sentença judicial Sociedades cujos distratos, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão governamental PROTEÇÃO, ALTERAÇÃO OU CANCELAMENTO DE PROTEÇÃO DE NOME EMPRESARIAL Solicitação à Junta da Unidade da Federação onde se localiza a sede Documentação exigida Solicitação à Junta da outra Unidade da Federação Documentação exigida

16 9.3 Orientações e procedimentos Comunicação à Junta Comercial do Estado onde se localiza a sede Alteração de nome empresarial OUTROS ARQUIVAMENTOS Documentação exigida Orientações e procedimentos Alteração de nome empresarial filiais em outras Unidade da Federação Preposto arquivamento de procuração Contrato de alienação, usufruto ou arrendamento de estabelecimento CONCORDATA E FALÊNCIA Caracterização Concordata preventiva Concordata suspensiva Falência Orientações e procedimentos Ação da Junta Extinção das obrigações/reabilitação Preços Filiais em outros Estados Concordata atos passíveis de arquivamento Instrução Normativa nº 100, de Aprova o Manual de Atos e Registro Mercantil das Sociedades Anônimas CONSTITUIÇÃO Documentação exigida Constituição por subscrição particular em assembleia geral Constituição por subscrição particular, mediante instrumento público Constituição por subscrição pública em assembleia geral Orientações e procedimentos Quorum de instalação da assembleia Declaração de constituição Autenticação de cópias de documentos Procuração Atas de assembleia gerais preliminares

17 1.2.6 Ata de assembleia geral de constituição Incorporação de bens Assinatura dos subscritores Visto de Advogado Aspectos formais Assembleia geral com interrupção dos trabalhos Capacidade para ser acionista Impedimentos para ser membro do Conselho de Administração, Diretor ou membro do Conselho Fiscal Membro do Conselho de Administração, Diretor ou membro do Conselho Fiscal Membro do Conselho de Administração Membro da Diretoria Membro do Conselho Fiscal Membro do Conselho de Administração e Diretor - Companhia Aberta Requisitos para ser membro do Conselho de Administração Requisitos para ser Diretor Requisitos para ser membro do Conselho Fiscal Competência para o exame das condições de elegibilidade de membro do Conselho de Administração, Diretor e membro do Conselho Fiscal Prospecto Estatuto Social Denominação Assinatura dos Subscritores Subscrição Particular Assinatura dos Fundadores Subscrição Pública Relação completa ou lista, boletim ou carta de subscrição Sociedades cujos atos constitutivos, para arquivamento dependem de aprovação prévia por órgão governamental ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA Documentação exigida Orientações e procedimentos Quorum de instalação da assembleia Quorum de deliberação Procuração Cópia autêntica da ata da assembleia geral ordinária

18 2.2.5 Ata da assembleia geral ordinária Eleição de administradores ou conselheiros Citação de publicações Assinatura dos acionistas AGO realizada fora do prazo de 4 meses Assembleia geral com interrupção dos trabalhos Deliberação sobre matéria de competência de AGE Impedimentos e condições de elegibilidade de Diretor, membro do Conselho de Administração e do Conselho Fiscal Sociedades cujos atos para arquivamento, dependem de 241 aprovação prévia por Órgão Governamental ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA Documentação exigida Orientações e procedimentos Quorum de instalação da assembleia Quorum de deliberação Autenticação de cópias de documentos Procuração Cópia autêntica da ata da Assembleia Geral Extraordinária Ata da Assembleia Geral Extraordinária Eleição de Administradores ou Conselheiros Assinaturas dos acionistas Assembleia geral com interrupção dos trabalhos Assembleia geral de rerratificação Aumento de capital Limite mínimo de realização para aumento do capital por subscrição Forma de realização Realização com bens Deliberação em assembleia com suspensão dos trabalhos Sociedade de capital autorizado Direito de preferência Exclusão do direito de preferência Proposta de iniciativa dos administradores Redução do capital Proposta de iniciativa dos administradores

19 Oposição de credores Sociedades cujos atos de alteração estatutária, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão do governo ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA/ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA Documentação, orientações e procedimentos ASSEMBLEIA ESPECIAL Documentação exigida Orientações e procedimentos Quorum qualificado de instalação da assembleia Quorum de deliberação Procuração Cópia autêntica da ata de Assembleia Especial Ata da Assembleia Especial Assembleia Geral com Interrupção dos Trabalhos ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO Documentação exigida Orientações e procedimentos Autenticação de cópias de documentos Eleição de diretores ou substituto de membro do Conselho de Administração Impedimentos e condições de elegibilidade de Diretor e membro do conselho de Administração Aumento de capital realizado de sociedade de capital autorizado Autorização estatutária Forma de realização Realização com bens Direito de preferência Exclusão do direito de preferência Limite mínimo de realização para aumento do capital social Cópia autêntica da ata de reunião do Conselho de Administração Ata de Reunião do Conselho de Administração Sociedades cujos atos constitutivos, para arquivamento dependem de aprovação prévia por órgão governamental ATA DE REUNIÃO DE DIRETORIA Documentação exigida Orientações e procedimentos

20 7.2.1 Autenticação de cópias de documentos Cópia autêntica da ata de reunião da diretoria Ata de reunião de diretoria FILIAL NA UNIDADE DA FEDERAÇÃO DA SEDE Documentação exigida Orientações e procedimentos Aspecto formal Atos e eventos a serem utilizados Ficha de Cadastro Nacional FCN Dados obrigatórios Dados facultativos Sociedades cujos atos de abertura, alteração e extinção de filial no Estado, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão governamental FILIAL EM OUTRO UNIDADE DA FEDERAÇÃO Solicitação à Junta do Estado onde se localiza a sede Documentação exigida Orientações e procedimentos Procedimentos preliminares à abertura da filial Solicitação de proteção ou de pesquisa prévia de nome empresarial Solicitação de Certidão Simplificada à Junta da sede Aspecto Formal Atos e Eventos a serem Utilizados Ficha de Cadastro Nacional - FCN Dados Obrigatórios Dados Facultativos Sociedades cujos atos de abertura, alteração, transferência e cancelamento de filial em outro Estado da Federação, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão governamental Solicitação à Junta Comercial da unidade da federação Documentação exigida Orientações e procedimentos Alteração de Nome Empresarial Comunicação de NIRE à Junta Comercial do Estado onde se localiza a sede

21 10 FILIAL EM OUTRO PAÍS Atos e eventos a serem utilizados TRANSFERÊNCIA DE SEDE PARA OUTRA UNIDADE DA FEDERAÇÃO Solicitação de registro de ato de transferência da sede a Junta Comercial da unidade da federação onde esta se localizava Documentação exigida Orientações e procedimentos Busca prévia do nome empresarial Transferência de Prontuário Ata da Assembleia Geral Extraordinária Sociedades cujos atos de transferência de sede para outra unidade da federação, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão do governo Solicitação de inscrição de transferência da sede à Junta Comercial da unidade da federação de destino Documentação exigida DISSOLUÇÃO E LIQUIDAÇÃO Documentação exigida Orientações e procedimentos Dissolução Liquidação pela assembleia geral Conselho de Administração Funcionamento do Conselho Fiscal Quorum qualificado Ata de assembleia geral extraordinária Autenticação de cópias de documentos EXTINÇÃO Documentação exigida Orientações e procedimentos Quorum de instalação da assembleia Ata de assembleia geral extraordinária Procuração Autenticação de cópias de documentos Extinção da sociedade por sentença judicial Sociedades cujos atos de extinção, para arquivamento, dependem de aprovação prévia por órgão do governo

22 14 PUBLICAÇÕES Arquivamento das publicações Documentação exigida Anotação das publicações Documentação exigida PROTEÇÃO, ALTERAÇÃO OU CANCELAMENTO DE PROTEÇÃO DE NOME EMPRESARIAL Solicitação à Junta da federação onde se localiza a sede Documentação exigida Solicitação à Junta de outra unidade da federação Documentação exigida Orientações e procedimentos Comunicação à Junta Comercial do Estado onde se localiza a Sede Alteração de nome empresarial OUTROS ARQUIVAMENTOS Documentação exigida Orientações e procedimentos Empresas Jornalísticas e de Radiodifusão - Lei nº Preposto Arquivamento de Procuração Contrato de alienação, usufruto ou arrendamento de estabelecimento Carta de Exclusividade RECUPERAÇÃO JUDICIAL E FALÊNCIA Caracterização Recuperação Judicial Falência Extinção das obrigações/reabilitação Filiais em outros Estados Instrução Normativa n o 101, Aprova o Manual das Cooperativas CONSTITUIÇÃO Documentação exigida para constituição por assembleia geral ou instrumento público Orientações e procedimentos Aspectos conceituais Características Número mínimo de associados

23 1.2.4 Associados Representação nas assembleias Por mandato Por delegados Cooperativas Centrais, Federações e Confederações Capacidade para ser associado Emancipação Aspectos formais Ata da assembleia geral de constituição Incorporação de bens imóveis Visto do advogado Estatuto social Denominação social Responsabilidade dos associados Objeto social Capital social Fundos Assinatura dos associados ASSEMBLEIA GERAL Documentação exigida Orientações e procedimentos Convocação Quorum de instalação Ata da Assembleia Geral Deliberações Suspensão da assembleia Aspectos formais Assembleia geral ordinária Período de realização da assembleia Competência Quorum de deliberação Impedimento de votação dos órgãos de administração e do Conselho Fiscal Destinação das sobras Qualificação dos membros eleitos

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