RESUMO DO EXCEL 2013 Consultor Valdemar Ribeiro

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1 RESUMO DO EXCEL 2013 Consultor Valdemar Ribeiro Microsoft Excel

2 SUMÁRIO SUMÁRIO... 2 INTRODUÇÃO AO EXCEL... 3 CONHECENDO A JANELA DO EXCEL... 3 SALVAR UM DOCUMENTO PELA 1ª VEZ... 3 ABRIR ARQUIVO... 4 FORMATAR FONTE... 4 COLAR ESPECIAL (MICROSOFT WORD OU EXCEL) VÍNCULOS... 4 CONFIGURAR PÁGINA... 5 CONGELAR PAINÉIS... 6 FORMATAR CÉLULAS... 7 TABELA COMPARATIVA DOS OPERADORES NO EXCEL... 8 FORMATAÇÃO PERSONALIZADA... 8 INSERINDO IMAGEM E TEXTO... 9 SELECIONANDO DADOS INTERVALO DE DADOS ALÇA DE PREENCHIMENTO DEFININDO NOMES A INTERVALOS FUNÇÕES FUNÇÃO DESLOC SUBTOTAL FILTROS CLASSIFICANDO DADOS PROTEGER CÉLULAS CONFIGURAÇÕES DO MICROSOFT EXCEL LISTAS PERSONALIZADAS VALIDAÇÃO DE DADOS TABELA DINÂMICA SUPLEMENTOS INSERINDO E FORMATANDO GRÁFICOS USANDO ASSISTENTE DE GRÁFICO HIPERLINK COLAR ESPECIAL NO EXCEL FORMATAÇÃO CONDICIONAL LOCALIZAR E SUBSTITUIR ADICIONAR UM DIAGRAMA Microsoft Excel

3 INTRODUÇÃO AO EXCEL Número de linhas... : Número de colunas... : XFD (16.384) Ctrl + ou END e : Vai para o final das linhas na planilha Ctrl + ou END e : Vai para o começo das linhas na planilha Ctrl + ou END e : Vai para o final das colunas na planilha Ctrl + ou END e : Vai para o começo das colunas na planilha CONHECENDO A JANELA DO EXCEL Quando a janela do Excel 2013 é aberta, vem como padrão um novo arquivo em branco que é a Pasta de Trabalho, com três planilhas. Vejamos seus itens a seguir: Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Guias Grupo Ajuda Botão Office Faixa de Opções Caixa de Nome Seleção da Planilha Comando Barra de Fórmulas Cabeçalho das colunas Cabeçalho das linhas Célula Barra de Status Planilha vigente Guias de Planilhas Planilha do Documento Ampliação SALVAR UM DOCUMENTO PELA 1ª VEZ 1. Menu Arquivo -> Salvar; 2. Escolha se é no computador ou na Nuvem e clique no botão Procurar; 3. Informe o local onde o documento será guardado ; 4. Botão Salvar. Pág.: 3 Microsoft Excel

4 ABRIR ARQUIVO 1. Menu Arquivo Opção Abrir; 2. Selecione o local de onde quer abrir o arquivo e vá na opção Procurar; 3. Selecione o nome do arquivo; 4. Botão Abrir. FORMATAR FONTE Selecione o que deseja formatar e vá à Guia Página Inicial Grupo Fonte Clique na setinha Formatar Células: Fonte ou CTRL + SHIFT + F pelo teclado; Guia Fonte: permite a alteração da caligrafia da letra, como: nome da letra, tamanho, estilo, cor. Esta alteração pode ser verificada no quadro de Visualização. COLAR ESPECIAL (MICROSOFT WORD OU EXCEL) VÍNCULOS Selecione o que deseja copiar e vá ao Grupo Área de Transferência Opção Copiar ou CTRL+C pelo teclado; No Microsoft Word 2013 selecione o local que deseja colar a planilha e vá ao Grupo Área de Transferência Comando Colar Opção Colar Especial. Nessa janela marque a opção Colar Vínculo e escolha Planilha do Microsoft Office Excel: objeto e com isso todas as vezes que fizer alguma alteração na planilha, automaticamente atualizará no Microsoft Word assim que o arquivo for aberto ou clicado com o botão direito em cima do objeto e clique em Atualizar Vínculo. É válido também para gráfico. Pág.: 4 Microsoft Excel

5 CONFIGURAR PÁGINA Guia Layout da Página Grupo Configurar Página Clique na setinha Configurar Página; Guia Página: Nesta guia definiremos a orientação do papel (Retrato ou Paisagem). Podemos dimensionar a planilha para que caiba no papel, usando a porcentagem ou ajustando a largura e/ou a altura. A escolha do papel é muito importante, pois se o papel definido for um e na impressora for outra configuração, problemas podem acontecer na impressão. A qualidade define a definição na impressão, e quanto maior o valor maior é a quantidade de suprimento gasto na impressão. Em todas as guias aparecem os botões para impressão, visualizar impressão e opções que abrem as configurações de acordo com a marca da sua impressora. Guia Margens: Definiremos os valores das margens Superior, Esquerda, Direita, Inferior, Cabeçalho e Rodapé. Temos também botões que podem centralizar a planilha tanto na horizontal e/ou na vertical. Fiquem atentos a essa guia, pois apenas em sua configuração podemos diminuir a quantidade de páginas impressas, o que o seu bolso e a natureza agradecem. Guia Cabeçalho/rodapé: Definiremos aqui o que queremos apresentar em todas as páginas. Para configurarmos cada opção, temos os botões Personalizar cabeçalho e Personalizar rodapé. Quando clicamos sobre eles aparece à janela abaixo para determinarmos as configurações em cada um dos três campos. As janelas de Cabeçalho e Rodapé possuem os mesmos campos e configurações. Pág.: 5 Microsoft Excel

6 Os botões na ordem significam: Formatação do Texto; Número da página atual; Número total de páginas; Data; Hora; Caminho completo do documento; Nome do Arquivo; Nome da guia da planilha; Inserir Figura e Formatar Imagem. Guia Planilha: A guia mais importante desta janela, no meu ponto de vista. Pois aqui podemos definir a Área de impressão, determinando o intervalo que será impresso. Na opção de Imprimir títulos, podemos determinar no campo Linhas a repetir na parte superior: as linhas que serão impressas em todas as páginas. Com isso podemos, por exemplo, repetir a logomarca de uma empresa juntamente com a linha de cabeçalho de uma grande planilha em todas as páginas. Essa configuração é aplicada em planilhas que crescem verticalmente, ou seja, que os registros sejam forma de linhas. O mesmo pode acontecer com uma coluna caso essa tabela contenha uma coluna de cabeçalho e a orientação dessa tabela seja horizontal, ou seja, os registros em forma de coluna. Na opção Imprimir tem botões de seleção que podemos marcar para imprimir exatamente o que o próprio título fala, por exemplo, Linhas de grade será impresso as linhas guias que englobam todo o texto da planilha. Na opção Ordem da página, determinamos em que ordem será definida a impressão. Se a planilha cresce verticalmente, geralmente adota-se a ordem Abaixo e acima e se crescer horizontalmente adota-se Acima e abaixo. CONGELAR PAINÉIS Guia Exibição Grupo Janela opção Congelar Painéis: Essa opção é muita usada quando temos tabelas extensas na vertical e/ou horizontal. Habilitando essa opção o Microsoft Excel congelará tudo que estiver acima e a esquerda da seleção e quando usarmos as barras de rolagem, ficarão fixas para visualização, veja no exemplo abaixo que a linha 3 e a coluna A, continuam aparecendo enquanto visualizamos da linha 7 em diante e da coluna B em diante. Isso só foi possível, pois houve o congelamento de painéis na célula A4, congelando o que está acima e a esquerda da seleção. Para remover, basta selecionar a mesma célula que foi usada para criar, no nosso caso a célula B3, e ir à Guia Exibição Grupo Janela Comando Congelar Paíneis opção Descongelar Painéis. Pág.: 6 Microsoft Excel

7 FORMATAR CÉLULAS Selecione o que deseja formatar e vá à Guia Página Inicial Grupo Células Comando Formatar Opção Formatar Células ou CTRL+1 pelo teclado; Alinhamento, Orientação e Controles do texto Formatar Bordas Internas e Externas Formatação do Preenchimento das Células Definir a proteção e ocultar fórmulas e funções Anotações Pág.: 7 Microsoft Excel

8 TABELA COMPARATIVA DOS OPERADORES NO EXCEL MATEMÁTICOS LÓGICOS MATEMÁTICA EXCEL MATEMÁTICA EXCEL + + > e < > e < - - e >= e <= ou / = = x ou. * <> FORMATAÇÃO PERSONALIZADA 1. Guia Início Grupo Células Comando Formatar Opção Formatar Células ou CTRL+1 pelo teclado; 2. Guia Número Categoria Personalizado. Para Digita-se 001 / 002 / ,500 Kg ou 1,000 Kg #0,000bKg ou Kilo U$ 0,50 ou U$ 1.000,00 U$* b#.##0,00 22-abr-00 dd-mmm-aa Goiânia, 22 de abril de 2000 Goiânia, bddb de bmmmmb de baaa Nº positvo; nº negativo; zero; texto [azul];[vermelho];[verde];[magenta] ou branco;preto;ciano;amarelo Para representar o dia usamos d 1 a 31 dd 01 a 31 ddd seg a dom dddd - segunda-feira a domingo Para representar o mês usamos m 1 a 12 mm 01 a 12 mmm jan a dez mmmm - janeiro a dezembro Para representar o ano usamos a ou aa Os dois últimos dígitos do ano aaa ou aaaa Ano completo Onde b é um espaço em branco Pág.: 8 Microsoft Excel

9 INSERINDO IMAGEM e TEXTO Guia Inserir Grupo Ilustrações Comandos Clip-art, Imagem, Formas e SmartArt: 1. Clip-art: Insere clip-art no documento, incluindo desenhos, filmes, sons ou fotos de catálogo para ilustrar um conceito específico 2. Imagem: Anexará qualquer imagem existente dentro de uma mídia (CD-ROM, pen-drive, disco rígido (HD), disquetes e etc.) 3. Formas: Insere formas prontas, como retângulos e círculos, setas, linhas, símbolos de fluxograma e textos explicativos 4. SmartArt: Insere um elemento gráfico SmartArt para comunicar informações visualmente. Os elementos gráficos SmartArt variam desde listas gráficas e diagramas de processos até gráficos mais complexos, como diagramas de Venn e organogramas Guia Inserir Grupo Texto Comandos Caixa de Texto e WordArt: 1. Caixa de Texto: Insere uma caixa de texto que possa ser posicionada em qualquer lugar da planilha 2. Cabeçalho e Rodapé como já mostrado anteriormente. 3. WordArt: Insere um texto decorativo no documento. 4. Linha de Assinatura Assina Digitalmente o documento/planilha. 5. Objeto Diversos tipos de objetos na planilha: 6. Anotações Pág.: 9 Microsoft Excel

10 SELECIONANDO DADOS INTERVALO DE DADOS Formas de selecionar os dados Intervalo Seqüencial em forma de Matriz (clique, segure e arraste ou clique na primeira célula, pressione a tecla SHIFT e em seguida, ainda com a telca SHIFT pressionada, clique na última célula a ser selecionada) Intervalo Seqüencial em forma de Linha (use a tecla CTRL) Intervalo Não Seqüencial (Alternado) (use a tecla CTRL) Intervalo Seqüencial em forma de Coluna (use a tecla CTRL) Anotações Pág.: 10 Microsoft Excel

11 ALÇA DE PREENCHIMENTO A alça de preenchimento é outra ferramenta muito útil no Excel. É através dela que podemos minimizar o trabalho de várias tarefas. Exemplificando temos que ao fazer uma fórmula ou função em uma célula e queira reproduzir a mesma fórmula para as demais sejam elas na vertical ou horizontal, basta ir até a alça de preenchimento (canto inferior direito da célula) e arrastar ou pressionar duplo clique, caso tenha dados do lado esquerdo da fórmula e apenas no sentido vertical. Caso não queria copiar as formatações, basta usar a alça de preenchimento com o botão direito do mouse e escolher a opção copiar células ou preencher sem formatação, vide Fig.04. Este preenchimento pode ser usado também para valores. Caso eu queria criar uma lista numérica seqüencial, basta preencher duas células com o início da seqüência, seleciona as duas células e use a alça de preenchimento a partir da segunda célula Confira os exemplos da Fig. 01 até a Fig. 03. Exemplos. Outra opção para efetuar o preenchimento, é determinar a célula inicial com um valor, uma célula final (opcional) com outro valor e no Excel 2003 ir ao menu Editar opção Preencher escolher a melhor opção. Vide Fig. 05(a). Fig. 04 No Excel 2010 ir à Guia Página Inicial Grupo Edição Comando Preencher escolher a melhor opção. Vide Fig. 05(b). Fig. 01 Fig. 02 Fig. 03 DEFININDO NOMES A INTERVALOS Definição de intervalos é a melhor maneira de usarmos intervalo no Excel, pois através dessa forma podemos facilmente atualizar um intervalo, sem a necessidade de atualizar nas funções, pois as mesmas usarão o nome definido no lugar da seleção do intervalo. Pág.: 11 Microsoft Excel

12 Para criar um nome vamos à Guia Fórmulas Grupo Nomes Definidos Comando Gerenciador de Nomes ou usamos o atalho CTRL + F3. Aparecerá então a tela abaixo: Clique no botão Novo... e aparecerá a tela a seguir, onde após darmos um nome no campo Nomes na pasta de trabalho: clicaremos no botão OK para concluir a criação do nome. Para usarmos um nome criado, basta pressionar a tecla F3 ou vá à Guia Fórmulas Grupo Nomes Definidos Comandos Usar em Fórmula Opção Colar Nomes... e escolher na tela ao lado o nome que usurá na função: Exemplo: =PROCV(B3;bd_financeira;3;0). Dessa forma se houver a necessidade de trocar o intervalo, basta trocar na definição de nome e pressionar o botão Adicionar que as funções que utilizam o nome atualizarão automaticamente. Anotações Pág.: 12 Microsoft Excel

13 FUNÇÕES TODAS AS FUNÇÕES ANTES DE SEREM INSERIDAS DEVEM CONTER O SINAL DE IGUAL (=) Menu Inserir opção Função ou pela ferramenta Funções Matemática/Estatística =SOMA(intervalo a ser somado) =MÉDIA(intervalo a ser feito a média) =MÁXIMO(intervalo a ser procurado) =MÍNIMO(intervalo a ser procurado) Funções Data e Hora =HOJE() =AGORA() =DIA.DA.SEMANA(núm_série;retornar_tipo) =DIAS360(data_início;data_final;método); Retorna o número de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias. Outras Funções =CONCATENAR(texto1;texto2;...) = uni vários textos em um só. =PROCV(célula do valor referência ; tabela que possui o valor referência ; n da coluna que possui o valor a ser retomado; FALSO ou VERDADEIRO) =PROCH(célula do valor referência ; tabela que possui o valor referência ; n da linha que possui o valor a ser retomado; FALSO ou VERDADEIRO) Nas funções PROCV e PROCH as palavras FALSO e VERDADEIRO podem ser substituídas pelos números 0 e 1 respectivamente e querem dizer: FALSO = VALOR EXATO VERDADEIRO = VALOR APROXIMADO =BDMÁX / BDMÍN / BDMÉDIA ou BDSOMA (banco_de_dados ; célula_cabeçalho ou número da coluna ou título da coluna entre aspas ; critérios) =PGTO ( taxa ; qtd de parcelas ; valor total; valor futuro; tipo) = calcula o valor da parcela de um financiamento ou de um investimento futuro. Onde, se existir Valor Total (Montante Inicial a ser parcelado) não terá Valor Futuro (Montante que será poupado) e o tipo representa se a parcela ou a aplicação será efetuada à vista (usando o valor 1) ou com 30 dias (usando o valor 0). Ex.: Para calcular o valor de um financiamento de um automóvel em 36 parcelas, onde o valor financiado será de R$ ,00, a taxa com todos os encargos seja de 1,79% e a primeira parcela for daqui a 30 dias fica assim: =-PGT O(1,79%;36;20000;;0) ou se quiséssemos juntar o valor de R$ ,00 em 20 anos aplicando mensalmente na popança que rende aproximadamente 0,59% ao mês, quanto eu teria que poupar por mês a partir de hoje? =-P GT O(0,59%;240;; ;0). Em ambos os exemplos o valor retornado seria negativo porque representa um pagamento mensal, e por isso, usamos um sinal negativo antes da função para representar o valor de forma positiva (comercial). =VF ( taxa mensal ; qtd. parcela em meses ; - valor da parcela ; - aplicação inicial ; 1 [vencimento inicio do mês] ou 0 [vencimento final do mês]) = calcula o montante final que será acumulado depois do pagamento de parcelas; =VP ( taxa mensal ; qtd. parcela em meses ; - valor da parcela ; - aplicação inicial ; 1 [vencimento inicio do mês] ou 0 [vencimento final do mês]) = Retorna o valor presente de um investimento. O valor presente é o valor total correspondente ao valor atual de uma série de pagamentos futuros.; =TAXA (qtd. parcela em meses; - valor da parcela; valor total; valor futuro;tipo;estimativa) = Retorna a taxa de juros por período de uma anuidade. TAXA é calculada por iteração e pode ter zero ou mais soluções. Obs.: O valor do pgto ou VP tem que ser negativo para o retorno da taxa. Pág.: 13 Microsoft Excel

14 Funções Lógicas e Estatísticas =SE(TLC;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso); E(TLC 1;TLC 2;...;TLC 30); =SE(E(TLC 1;TLC 2;...;TLC 30); valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso); OU(TLC 1;TLC 2;...;TLC 30); =SE(OU(TLC 1;TLC 2;...;TLC 30); valor_se_verdadeiro; valor_se_falso); Significado e Exemplo Onde TLC significa Teste Lógico Completo ou seja possui Origem + Operador Lógico + Destino. Exemplos: B3<=3, C2= Feminino, D5<>0, SOMA(A2:E2)>=35%*MÁXIMO(A2:J2) e X10= Verde. =CONT.SE (Intervalo dos valores a serem contados; critério); onde o intervalo pode ser uma coluna ou uma linha ou uma matriz de dados e o critério pode ser um texto ou um número ou um teste lógico incompleto (Ex.: >=7 ou <>3000 ou <500 ) ou 1 (uma) célula. =CONT.NÚM(Intervalo dos valores a serem contados); onde o intervalo pode ser uma coluna ou uma linha ou uma matriz de dados. =CONT.VALORES(Intervalo dos valores a serem contados); onde o intervalo pode ser uma coluna ou uma linha ou uma matriz de dados. =SOMASE(Intervalo de procura; Critério ; Intervalo dos valores a serem somados); onde o Intervalo de procura pode ser uma coluna ou uma linha; o critério pode ser um texto ou um número ou um teste lógico incompleto (Ex.: >=7 ou <>3000 ou <500 ) ou 1 (uma) célula; e onde o Intervalo dos valores a serem somados pode ser uma coluna ou uma linha. Anotações Funções Texto Explicação =ARRUMAR(Célula) Remove todos os espaços do texto exceto os espaços únicos entre palavras. = MAIÚSCULA(Célula) Converte a seqüência de caracteres de texto em maiúsculas. = MINÚSCULA(Célula) Converte a seqüência de caracteres de texto em minúsculas. = PRI.MAIÚSCULA(Célula) Converte o primeiro caractere da seqüência de texto em maiúscula. = CONCATENAR (texto1;texto2;...) Agrupa duas ou mais cadeias de caracteres em uma única cadeia de caracteres.. = NÚM.CARACT(texto) NÚM.CARACT retorna o número de caracteres em uma =NÚM.CARACTB(texto) seqüência de caracteres de texto. NÚM.CARACTB retorna o número de bytes usados para Texto é o texto cujo comprimento você deseja determinar. representar os caracteres de uma seqüência de caracteres Os espaços contam como caracteres. de texto. Retorna um número específico de caracteres da seqüência =EXT.TEXTO(texto;núm_inicial;núm_caract) de caracteres texto, começando na posição especificada, com base no número de caracteres especificado. Pág.: 14 Microsoft Excel

15 FUNÇÃO DESLOC Retorna uma referência para um intervalo, que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou intervalo de células. A referência retornada pode ser uma única célula ou um intervalo de células. Você pode especificar o número de linhas e de colunas a serem retornadas. Sintaxe: =DESLOC(célula de referência; linhas a pular; colunas a pular;altura;largura), Célula de referência onde a célula de referência é o início do seu banco de dados, independente se usará o desloc para um banco de dados ou tabela matriz ou referenciar colunas ou células. Linhas a pular dependerá de onde você definir a célula de referência, caso foi a primeira célula do banco de dados e você quiser fazer o desloc do bando de dados não terá que pular nenhuma linha, mas se for para tabela matriz terá que pular 1 (uma) linha. Colunas a pular será na maioria das vezes o valor 0 (zero). Altura no desloc do banco de dados usamos CONT.VALORES(intervalo da coluna onde possui a chave primária), já no calculo da altura no desloc da tabela matriz faremos um CONT.VALORES(intervalo da coluna onde possui a chave primária) subtraindo 1 que equivale a linha de cabeçalho contada. Largura será CONT.VALORES(toda a linha que contém a linha de cabeçalho² do banco de dados) independente se for para o desloc do banco de dados ou tabela matriz, já para desloc de apenas uma coluna usaremos a largura fixa de valor 1 (um). INFORMAÇÕES IMPORTANTES: (Sugestão: CRIAR AS FUNÇÕES DE DESLOC ANTES DE CRIAS AS MACROS)- Para o banco ir acrescentando a linha do novo cadastro e ao mesmo tempo ir aumentando o campo na tabela matriz, sem deixar de fora os dados novos cadastrados. É interessante definirmos o nome de um intervalo juntamente com a função DESLOC (Veja no próximo tópico como definir um nome). Abaixo um exemplo da função DESLOC para uma tabela matriz. coluna a ser somada =DESLOC(REF;LINS;COLS;ALTURA;LARGURA) Conta a Largura (linha) Conta os Altura da coluna que possui a chave primária (ALTURA) Linha a ser somada (vai depender de quer começar a seleção) Célula A1 ou 1ª célula do Banco de Dados Aplicação Funções 1 Banco de Dados =DESLOC($A$1;0;0;CONT.VALORES(Plan1$A:$A); CONT.VALORES (Plan1!$1:$1)) 3 Tabela Matriz =DESLOC($A$1;1;0;CONT.VALORES(Plan1$A:$A)-1; CONT.VALORES (Plan1!$1:$1)) 4 Coluna =DESLOC($?$1;1;0;CONT.VALORES(Plan1$A:$A)-1; 1) 5 Célula =DESLOC($A$1;x;y;1;1)? refere-se à letra da coluna a qual você quer representar x refere-se à quantidade de linhas que você terá que pular para chegar à célula desejada y refere-se à quantidade de colunas que você terá que pular para chegar à célula desejada 2 linha de cabeçalho Pág.: 15 Microsoft Excel

16 SUBTOTAL Antes de efetuar a subtotalização dos dados é muito importante que tenha classificado os dados pelo mesmo parâmetro da alteração do subtotal. Para fazer o subtotal vá à Guia Dados Grupo Estrutura de Tópicos Comando Subtotal. Defina o campo A cada alteração em: pelo parâmetro classificado e será a partir dele que os dados serão subtotalizados. No campo Usar função: escolha que tipo de subtotalização deseja fazer e marque na opção Adicionar subtotal a: todos os campos que deseja subtotalizar. A opção Substituir subtotais atuais, fará de acordo com o que está dizendo, apagará qualquer subtotal antigo, ativando o novo. A opção Quebra de página entre os grupos fará com que cada subtotal saia separado na impressão. E finalizando a opção Resumir abaixo dos dados, fará com que a subtotalização saia abaixo de cada grupo, caso não marque, sairá acima de cada grupo. Para remover um subtotal Clique no botão Remover todos. FILTROS Filtra um valor ou personalizado, mostrando na tabela somente os dados proporcionais ao filtro. Selecione o título da tabela onde deseja filtrar; Guia Dados Grupo Classificar e Filtrar Comando Filtro; Em seguida personalize a forma de filtrar os dados que aparecerá somente aquilo que deseja. CLASSIFICANDO DADOS Uma opção bastante usual também é selecionar os dados da tabela e usar os comandos da Guia Dados Grupo Classificar e Filtrar Comandos e escolher se a classificação será crescente ou decrescente. Selecione os dados da tabela onde deseja classificar (não selecionar os títulos da tabela); Guia Dados Grupo Classificar e Filtrar Comando Classificar; Aparecerá a tela abaixo: Pág.: 16 Microsoft Excel

17 Em seguida personalize a forma de classificar os dados e clique em Ok. PROTEGER CÉLULAS Para proteger as células que não poderão sofrer alterações temos que primeiramente determinar quais são as células que serão bloqueadas e as que terão permissão de alteração. Para fazer isso sugiro selecionar toda a planilha e ir à Guia Página Inicial Grupo Células Comando Formatar Opção Formatar Células ou CTRL+1 e vá à guia Proteção. Marque a opção Bloqueadas para definir quais as células que serão bloqueadas. Após essa configuração selecione as células que irão ser livres,ou seja, desbloqueadas e vá ao menu Formatar opção Células ou CTRL+1 e vá à guia Proteção e desmarque a opção Bloqueadas. Após essas definições vá à Guia Revisão Grupo Alterações Comando Proteger Planilha. Teremos então um campo para determinar a senha para proteger e desproteger a planilha selecionada e caixas de seleção com permissões de atividades durante o bloqueio. Aí vai depender de cada caso, mas na maioria das vezes apenas as duas primeiras opções são marcadas. Pág.: 17 Microsoft Excel

18 Para desproteger a planilha vá à Guia Revisão Grupo Alterações Comando Desproteger planilha. Caso tenha colocado uma senha, uma janela aparecerá solicitando a digitação dessa senha. Digite-a e clique em OK. CONFIGURAÇÕES DO MICROSOFT EXCEL Menu Arquivo Opção Opções Opção Avançado, podemos por exemplo retirar as linhas de grade para deixar a planilha mais limpa e configurar várias outras opções interessantes, como exibir ou não as barras de rolagem, cabeçalhos de linha e coluna e valores zero. Pág.: 18 Microsoft Excel

19 LISTAS PERSONALIZADAS Na versão 2010, Vá no Menu Arquivo Opção Opções Avançado Clique em avançados e desça a barra de rolagem até localizar o botão Editar Listas Personalizadas. Em seguida clique no botão Editar Listas Personalizadas: Quando a janela abaixo aparecer, basta importar os dados ou adicionar manualmente pelo botão adicionar. Pág.: 19 Microsoft Excel

20 VALIDAÇÃO DE DADOS Guia Dados Grupo Ferramentas de Dados Comando Validação de Dados. Na guia Configurações, podemos, por exemplo, determinar qual o tipo de dados e em qual intervalo esses dados possam se enquadrar, determinado se é texto, números inteiros, decimais, datas, listas personalizadas e outros que a janela abaixo mostra no campo Permitir. Na guia Mensagem de entrada, podemos determinar uma mensagem na célula que será exibida quando clicada. Na guia Alerta de erro, determinaremos à mensagem que aparecerá, caso o usuário digite algo que esteja fora do intervalo ou validação determinada. TABELA DINÂMICA Guia Inserir Grupo Tabelas Comando Tabela Dinâmica Opção Tabela Dinâmica. A tabela dinâmica, com certeza é a ferramenta mais interessante do Microsoft Excel, pois há uma gama de possibilidades a explorar um banco de dados ou um intervalo de consolidação. A janela ao lado mostra a tabela/intervalo de dados selecionados e se for de uma tabela do Microsoft Excel, substitua o intervalo, pelo nome criado usando DESLOC, definiremos o local onde ficará a tabela dinâmica e clique em OK. 3 1 Após a criação da tabela dinâmica podemos defini-la arrastando os campos para os itens, e com isso o Layout está sendo montado e visualizando automaticamente a tabela criada. Só poderá ser montada, se houver colunas que possuem uma repetição de dados muito grande 1. No exemplo ao lado os campos Cargo/Função e Departamento possui um alto índice de repetição, o que facilita a criação da tabela. Esses campos que se encaixam perfeitamente na coluna ou linha. Dados monetários e valores numéricos serão automaticamente somados no campo de dados e demais valores serão automaticamente contados Pág.: 20 Microsoft Excel

21 Mas podemos fazer outros cálculos, clicando com o botão direito do mouse em cima do campo e clicando na opção Configurações de Campo e escolhendo qual função utilizar. No item Campos de página 3, colocamos campos que não tem certa repetição ou que usaremos como filtro da nossa tabela dinâmica. Para usarmos os campos em cada item basta arrastar o referido campo da Lista de campos da tabela dinâmica 4 para o local desejado. 5 Acima temos um exemplo de uma tabela dinâmica 5, não formatada. Para formatar uma tabela dinâmica, basta clicar em qualquer campo da tabela dinâmica e ir à Guia Início Grupo Estilo Comando Formatar como Tabela 7 e escolha a que mais lhe agrada. 7 SUPLEMENTOS Suplementos é a maneira mais fácil de instalar uma função no Microsoft Excel. Para isso basta ir ao menu Arquivo botão Opções Opção Suplementos e em seguida na opção Gerenciar, deixe a opção Suplementos do Excel clique no botão Ir... Clique no botão Procurar e localize seu suplemento e clique em OK. Se perguntar se deseja copiar o suplemento para o seu computador, responda que Sim. Para usar o suplemento, basta usar a função com o nome criado no suplemento, por exemplo.: =extenso(a3). Pág.: 21 Microsoft Excel

22 INSERINDO E FORMATANDO GRÁFICOS Gráfico é a forma de representar em forma de imagem a sua tabela. Em analogia seria como ler um livro, visualizando as cenas em imagens. Na hora de criar a tabela, é muito importante não abusar das cores, usar de preferência tons de cinza, mas no gráfico, aí sim, podemos abusar de cores e texturas para enriquecer essa nossa forma de expressar os dados da tabela. São muitas dúvidas e medos que cercam a criação de um gráfico. A principal regra na criação de um gráfico é selecionar os dados antes de escolher a forma da criação do gráfico. Não podemos esquecer de selecionar as células de cabeçalho, pois são elas que determinam títulos e uma legenda mais específica. Já o método utilizado fica a critério do usuário. São vários métodos, mas sem dúvida nenhuma o mais fácil é que, após selecionar os dados, pressione a tecla F11 que o gráfico padrão será aplicado àquele intervalo selecionado. Outra dúvida que aparece é, qual o tipo e o subtipo devemos escolher. Na tabela abaixo explicaremos as possibilidades existentes: TIPO SELEÇÃO DE DADOS Pizza, Rosca Colunas, Barras, Linha, Área, Cilindro, Cone e Pirâmide Demais Tipos Apenas 1 coluna de dados com 1 coluna de valores Qualquer quantidade de colunas Escolha com bom senso Pág.: 22 Microsoft Excel

23 Guia Inserir Grupo Gráficos clique na setinha Criar Gráfico. USANDO ASSISTENTE DE GRÁFICO O Excel 2010 não dispõe de assistente de gráfico como na versão Criar um gráfico no Microsoft Office Excel é fácil e rápido. O Excel fornece uma variedade de tipos de gráfico que você pode escolher quando você cria um gráfico. Para obter mais informações sobre os tipos de gráficos que você pode usar. Para a maioria dos gráficos, como os de coluna e barra, você pode plotar os dados organizados em linhas ou colunas em uma planilha. Alguns tipos de dados, entretanto, como gráficos em pizza e em bolhas, exigem uma organização específica dos dados. 1. Na planilha, organize os dados que você deseja plotar em um gráfico. 2. Selecione as células que contêm os dados que você deseja usar no gráfico. Dica: Se você selecionar apenas uma célula, o Excel plota automaticamente todas as células contendo dados que cercam diretamente aquela célula em um gráfico. Se as células que você deseja plotar em um gráfico não estiverem em um intervalo contíguo, você poderá selecionar células não adjacentes ou intervalos, até que a seleção forme um retângulo. Você também pode ocultar as linhas ou as colunas que não devem ser plotadas no gráfico. 3. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, siga um destes procedimentos: Clique no tipo de gráfico e, em seguida, clique no subtipo de gráfico que deseja usar. Para visualizar todos os tipos de gráficos disponíveis, clique em um tipo de gráfico e, em seguida, clique em Todos os Tipos de Gráficos para exibir a caixa de diálogo Inserir Gráfico, clique nas setas para rolar pelos tipos e subtipos de gráficos disponíveis e, em seguida, clique naquele que você deseja usar. Dica: Uma Dica de tela que contém o nome do tipo do gráfico é exibida quando você posiciona o ponteiro do mouse sobre um tipo ou subtipo de gráfico. Observações: O gráfico é colocado na planilha como um gráfico incorporado. Se você quiser colocar o gráfico em uma planilha de gráficos separada, poderá alterar seu local. Como altera o local de um gráfico: 1. Clique no gráfico incorporado ou na planilha de gráficos para selecioná-lo e para exibir as ferramentas de gráfico. 2. Na guia Design Grupo Local Comando Mover Gráfico. 3. Em Escolha o local onde o gráfico deve ser posicionado, execute um dos seguintes procedimentos: Para exibir o gráfico na planilha de gráfico, clique em Nova planilha. Pág.: 23 Microsoft Excel

24 Dica: Se você quiser substituir o nome sugerido para o gráfico, você pode digitar um novo nome na caixa Nova planilha. Para exibir o gráfico como um gráfico incorporado em uma planilha, clique em Objeto em e, em seguida, clique em uma planilha na caixa Objeto em. Para criar rapidamente um gráfico que se baseie no tipo de gráfico padrão, selecione a data que você deseja usar para o gráfico e pressione ALT+F1 ou F11. Quando você pressiona ALT+F1, o gráfico é exibido como um gráfico incorporado; quando você pressiona F11, o gráfico é exibido em uma planilha de gráfico separada. Se você usar com freqüência um tipo de gráfico específico, ao criar o gráfico, você poderá definir o tipo de gráfico como padrão. Depois de selecionar o tipo e o subtipo de gráfico na caixa de diálogo Inserir Gráfico, clique em Definir como Gráfico Padrão. Quando você cria um gráfico, as ferramentas de gráfico são disponibilizadas e as guias Design, Layout e Formato são exibidas. Você pode usar os comandos nessas guias para modificar o gráfico para que ele apresente os dados do modo desejado. Por exemplo, use a guia Design para exibir a série de dados por linha ou por coluna, fazer alterações nos dados de origem do gráfico, alterar a localização do gráfico, alterar o tipo de gráfico, salvar um gráfico como um modelo ou selecionar as opções predefinidas de layout e formatação. Use a guia Layout para alterar a exibição de elementos gráficos, como os títulos de gráfico e os rótulos de dados, utilize as ferramentas de desenho ou adicione caixas de texto e imagens aos gráficos. Use a guia Formato para adicionar cores de preenchimento, alterar estilos de linha ou aplicar efeitos especiais. HIPERLINK Guia Inserir Grupo Links Comando Hiperlink ou CTRL + K. O hiperlink serve como o nome já diz fazer uma ligação entre o ponto da criação e o destino. Este destino pode ser um arquivo (qualquer um, pó exemplo: uma planilha ou pasta do Excel, imagens, vídeos, arquivos do Microsoft Word dentre outros) ou guias dentro da mesma pasta usando o botão Indicador. Após a criação, basta clicar sobre a célula para executar o hiperlink. Pode ser ainda por formato de fazer referência a uma pasta ou planilha existe, clicando assim no botão Indicador acima. Pág.: 24 Microsoft Excel

25 COLAR ESPECIAL NO EXCEL Para colar dados copiados do próprio Microsoft Excel de forma especial, basta clicar com o botão direito do mouse e escolher Colar Especial ou vá a guia Início Grupo Área de Transferência Comando Colar Opção Colar Especial... Em seguida escolha o tipo de colagem. A opção Transpor transforma linha em coluna e vice-versa. Pág.: 25 Microsoft Excel

26 FORMATAÇÃO CONDICIONAL Selecione os dados que sofreram a formatação condicional e vá ao menu Início e clique no botão Formatação Condicional e podemos escolher diversas possibilidades. Caso não queira nada pronto, vá à opção de Gerenciar Regras. Para criar uma nova regra, clique no botão Nova Regra. Na janela que abrirá, escolha o tipo da regra e passe os parâmetros necessários pra formatação e clique em OK. Após essa etapa clique em OK após ter feito todas as regras. LOCALIZAR E SUBSTITUIR Muitas vezes importamos dados de outros sistemas e neste temos valores numéricos separados por ponto das casas decimais. Como as configurações regionais brasileiras utilizam a vírgula para a separação das casas decimais precisamos substituir em várias células de uma vez o ponto pela vírgula. Para isso, selecionamos todo o intervalo que será necessário à substituição e vamos à Guia Início Grupo Edição Comando Localizar e Selecionar Opção Substituir ou CTRL+U e definiremos o que será localizado (substituído) e o valor que substituirá e clicamos no botão Substituir tudo. Vale lembrar que não é só para esse caso, mas aproveitei um fato Pág.: 26 Microsoft Excel

27 corriqueiro para demonstrar a ferramenta. Nesta mesma janela temos a guia Localizar que facilita a localização de qualquer valor ou texto dentro da sua planilha ou seleção. ADICIONAR UM DIAGRAMA 1. Na Guia Inserir Grupo Ilustrações Comando SmartArt (o SmartArt permite inserir um elemento gráfico SmartArt para comunicar informações visualmente.os elementos gráficos SmartArt variam desde listas gráficas e diagramas de processos até gráficos mais complexos, como diagramas de Venn e organogramas). 2. Clique em um dos tipos de Elementos Gráficos SmartArt: Lista (Mostra blocos de informações não sequenciais ou agrupados. Maximiza o espaço de exibição horizontal e vertical para as formas, etc.) Processo (Mostra uma progressão ou etapas sequenciais em uma tarefa, um processo ou um fluxo de trabalho, etc.) Ciclo (Representa uma sequência contínua de estágios, tarefas ou eventos em um fluxo circular, etc.) Hierarquia (Mostra informações hierárquicos ou relações de subordinação em uma organização, etc.) Relação (Compara ou mostra a relação entre duas idéias, etc.) Matriz (Mostra a relação dos componentes com um todo em quadrantes, etc.) Pirâmide (Mostra relações proporcionais, hierárquicas ou de interconexão com o componente maior na parte inferior e um estreitamento de baixo a cima, etc.) 3. Clique em OK. 4. Siga um ou mais destes procedimentos: Se você quiser adicionar texto a um elemento do diagrama, clique no elemento e digite o texto. No caso de diagramas de ciclo e alvo, você só poderá adicionar texto aos espaços reservados para texto exibidos quando você insere o diagrama ou o elemento do diagrama. Se você quiser adicionar um elemento, clique na Guia Design Grupo Criar Gráfico Comando Adicionar Forma. Se você quiser adicionar um esquema de design predefinido, clique na Guia Design Grupo Estilos de SmartArt e escolha a opção desejada. Clique em um ponto fora do desenho ao terminar. Pág.: 27 Microsoft Excel

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