Gerenciamento da Comunicação em projetos

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1 Gerenciamento da Comunicação em projetos ISBN: Autores: Lúcio Edi Chaves, Fernando Henrique da S.Neto, Gerson Pech, Margareth Fabiola S. Carneiro. Rio de Janeiro. 160 páginas. FGV

2 Gerenciamento da Comunicação em projetos Objetivo Geral: Apresentar obra referencial de cunho didático a quem necessite aplicar de forma eficaz, o processo de comunicação nas suas atividades em projetos.

3 Gerenciamento da Comunicação em projetos Objetivo Específico: Prover conhecimento necessário à efetiva gestão de projetos enfatizando o compartilhamento das informações visando garantir a disseminação dessas mesmas informações às partes interessadas.

4 Pesquisas recentes revelam que existe entre os gestores a percepção de que a má comunicação é uma das principais causas de problemas em projetos. Por outro lado, as mesmas pesquisas revelam que o Planejamento das Comunicações ainda é bastante negligenciado pela maioria das corporações. É neste contexto que vamos abordar o Planejamento das Comunicações em projetos. Esse importante processo tem como principal objetivo determinar as necessidades de comunicação dos interessados (stakeholders) e gerar um Plano de Gerência das Comunicações para o projeto.

5 Na edição de junho de 2005, a revista PM Network, reproduz uma pesquisa conduzida pela PCI Global (empresa de consultoria e treinamento em gerência de projetos, realizada durante um ano em diversas empresas de grande porte nos Estados Unidos da América - berço da gestão de projetos). Esta pesquisa, constatou que muitos membros de equipes (e até mesmo alguns gerentes) não tinham a menor idéia do que estava acontecendo em seus próprios projetos. Para muitos, gerenciamento e anarquia são sinônimos. E para você? Antônimos? Será que são mesmo ou deveriam ser?

6 66% dos entrevistados não sabia dizer se seus projetos estavam dentro ou fora do orçamento planejado e quase 50% não soube informar se cumpririam o prazo. A principal causa? Problemas de comunicação.

7 A mesma revista, na edição de setembro de 2005, cita um outro estudo com gerentes de TI conduzido pela fabricante de hardware e integradora francesa BULL, que apontou a má comunicação entre as partes interessadas como principal causa em 57% dos casos de falhas em projetos.

8 No Brasil, a situação não é diferente: o fato de que a gestão da comunicação ainda é muito negligenciada é reforçado pelo estudo apresentado no Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2005, realizado pelo PMI-Rio. Uma das conclusões do estudo foi que a comunicação é o segundo fator menos considerado pelas empresas durante a fase de planejamento dos projetos. O primeiro é riscos.

9 A Comunicação vem sendo considerada por apenas 30 das 80 empresas brasileiras pesquisadas, chegando a míseros 37% do total. O negligenciamento das comunicações só perde para o negligenciamento de riscos. Será que em seus projetos, a comunicação é realmente gerida? O antônimo está se transformando em sinônimo?

10 Visão Geral da Comunicação: O processo de comunicação; Canais de comunicação; Desafios de comunicação para os gerentes de projetos; O gerenciamento da comunicação em projetos; Os processos de gerenciamento da comunicação.

11 O processo de comunicação (Aristóteles): Emissor; O que a pessoa tentou dizer/comunicar; Receptor. Sabemos que entre o que se tinha em mente comunicar e o que foi efetivamente comunicado, pode-se encontrar hiatos enormes.

12 O processo de comunicação (Aristóteles): Mensagem e significado pretendidos Codificação Canal Decodificação Mensagem e significado percebidos Feedback e significado pretendido Codificação Ruído Decodificação Mensagem e significado percebidos

13 Visão Geral da Comunicação: O processo de comunicação; Canais de comunicação; Desafios de comunicação para os gerentes de projetos; O gerenciamento da comunicação em projetos; Os processos de gerenciamento da comunicação.

14 Visão Geral da Comunicação: Canais de comunicação: Oral (85%); Escrito (15%, dos quais 10% eletrônico/digital e 5% impresso)

15 Visão Geral da Comunicação: O processo de comunicação; Canais de comunicação; Desafios de comunicação para os gerentes de projetos; O gerenciamento da comunicação em projetos; Os processos de gerenciamento da comunicação.

16 Visão Geral da Comunicação: Desafios de comunicação para os gerentes de projetos: Barreiras à comunicação: Barreira do conhecimento/desconhecimento, Despreparo (de ambas as partes), Linguajar inadequado (tecnicistas falam o EXECUCIONÊS enquanto os administradores falam GERENCIALÊS. Cabe ao gerente da comunicação, conhecer ambas linguagens), Sobrecarga de dados, Inabilidade com os equipamentos. Barreira comportamental, Desconfiança entre as partes, Preconceitos, Hostilidades, Ansiedades, Desinteresses, Omissões intencionais de fatos e/ou dados, Inabilidade oitiva, Falta de atenção (pode originar-se no desinteresse)

17 Visão Geral da Comunicação: Desafios de comunicação para os gerentes de projetos: Barreiras à comunicação: Barreira organizacional, Estruturas organizacionais piramidais totalmente engessadas e inflexíveis como nas organizações militares; Excesso de regulamentação/regulação/padronização. Barreira técnica: Equipamentos inacessíveis (cabeça de bacalhau ou...é só para o relatório... ); Equipamentos obsoletos ou de baixa qualidade de transmissão; Versões conflitantes de sistemas informatizados como arquivos criptografados gerados pelo MS WORD, tentando ser aberto pelo BrOffice.org. (O problema não é com o BROffice que não lê os arquivos gerados pelo MS Word, mas sim por que o MS Word gera o código sem informá-lo na gravação.)

18 Visão Geral da Comunicação O processo de comunicação; Canais de comunicação; Desafios de comunicação para os gerentes de projetos; O gerenciamento da comunicação em projetos; Os processos de gerenciamento da comunicação.

19 O gerenciamento da comunicação: Importância da comunicação; Eficácia da comunicação, Forma de comunicação (a mais adequada, não a mais barata ou a mais fácil): Formal: Memorandos; Atas de reuniões; Relatórios; Cartas; Diagramas; Filmes; Entrevistas (podcasts); Apresentações; Planilhas. Informal: Conversas nos corredores, nas baias, nos elevadores, no café, no banheiro (eficaz por ter que ser objetiva), por telefone, por mensagens de texto, etc...; Chats (MSN, Yahoo, GMail, etc...); Blogs; Flogs (foto blogs); Redes Sociais (Orkut, Facebook, LinkedIn, Administradores, etc...); Internet (sites de relacionamento); Redes Interpessoais (formadores de opinião).

20 Visão Geral da Comunicação O processo de comunicação; Canais de comunicação; Desafios de comunicação para os gerentes de projetos; O gerenciamento da comunicação em projetos; Os processos de gerenciamento da comunicação.

21 Os processos de gerenciamento da comunicação (PMBok 2004):

22 O processo de comunicação (PMBok): 1 2

23 O processo de comunicação (PMBok): 3 4

24 Planejamento da Comunicação O plano de comunicação: Aspectos básicos de um plano de comunicação: Propósito: Objetivos da comunicação do projeto (seja formal ou informal). Deve-se atentar à possibilidade de distinção de níveis de detalhamento, por cada parte interessada. Método: Mídia da comunicação no projeto; Formato da comunicação no projeto. Frequência: Data; Evento; Frequência da comunicação.

25 Execução da distribuição da comunicação do projeto: Distribuição da informação: Ad hoc: Sob demanda; Centralizada: Documentação padronizada e níveis de visibilidade definidos; Colaborativa: Preconiza o trabalho em equipe, com forte interdependência entre os integrantes de uma equipe, e dela com as demais equipes do mesmo projeto. Comunicação face a face com as partes interessadas: Reuniões formais, previamente convocadas para esta única e exclusiva finalidade, com pauta fechada, não podendo tratar de quaisquer outros assuntos. Encerramento e documentação final de projetos: Avaliação de cada um da equipe como um time; Avaliação de cada componente da equipe pelo gerente do projeto; Avaliação dos clientes, usuários e patrocinador(es); Lições aprendidas; Relatório Gerencial (sintético) Final do projeto; Relatório Analítico Final do projeto; Perpetuação da Curva S em sua última versão; Atestado de Capacidade Técnica ou Declaração de Capacidade Técnica, emitida pelo cliente ou patrocinador (preferencialmente por ambos).

26 Monitoramento da Comunicação Relatório de desempenho: Relatório de Análise de Valor Agregado - Responde às perguntas: 1) Onde estamos com relação ao custo que foi orçado para o projeto? 2) Onde estamos com relação à data planejada de conclusão do projeto? 3) Onde estamos em relação ao trabalho que já deveria estar concluído? COTA = Custo Orçado do Trabalho Agendado. É o custo acumulado que foi orçado para todo o trabalho agendado até um determinado ponto do projeto. CRTR = Custo Real do Trabalho Realizado. É o custo acumulado que foi despendido no trabalho realizado até um marco do projeto. COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado. É o custo orçado para o trabalho que foi realizado até uma determinada data. VC = Variação do Custo (VC=CRTR-COTR) IDC = Índice de Desempenho do Custo. IDC=COTR/CRTR. IDC<1: Custo acima do orçado; IDC=1: Custo igual ao orçado; IDC>1: Custo abaixo do orçado. VP = Variação da Programação (VP=COTA-COTR) IDP = Índice de Desempenho do Prazo. IDP=COTR/COTA. IDP < 1: Projeto fora/além do prazo. IDP 1: Projeto dentro/aquém do prazo.

27 Monitoramento da Comunicação Relatório de desempenho; Gerenciamento das partes interessadas: Dá-se por meio de reuniões e da atualização do plano de comunicação, que em última análise é o que garante o ajuste das informações aos requisitos estabelecidos pelas partes interessadas. Tipos de reuniões existentes em projetos: De partida (Kick Off); De acompanhamento (Follow Up); Para registro e acompanhamento de problemas; Para registro e acompanhamento de mudanças; Para registro e acompanhamento de ações corretivas; Para registro e acompanhamento de ações preventivas; Para registro de lições aprendidas; De encerramento ou de entrega do projeto (Close Out).

28 Melhoria da Comunicação Relatório de desempenho; Gerenciamento das partes interessadas; Plano de Comunicação: Fase 1 - Partes interessadas no projeto: Define cada parte interessada e suas expectativas; Fase 2 - Eventos de Comunicação: Define o que acontecerá: relatório, reunião, circular, memorandum, treinamento, apresentação, encontro, palestra, tele/videoconferência, seminário, congresso, conferência, etc. Fase 3 - Cronograma de Comunicação: Define quando cada evento ocorrerá ao longo do projeto, indicando preferencialmente a semana de ocorrência; Fase 4 - Formatos de Comunicação: Define o conteúdo dos instrumentos-chaves de comunicação. Ex: sumário da situação atual, realizações atingidas, esforço e custo dispendidos, revisão do plano XYZ. Fase 5 - Elementos de Comunicação: Relaciona os elementos de comunicação que suportam o projeto, definindo os grupos de audiência, os canais de comunicação, os comunicadores e o fórum adequado para receber feedback.

29 Gerenciamento da Comunicação em projetos Lembra-se do objetivo? Prover conhecimento necessário à efetiva gestão de projetos enfatizando o compartilhamento das informações visando garantir a disseminação dessas mesmas informações às partes interessadas.

30 ( ) Sim!; Feedback Foi bom pra você? ( ) Sim! Sim!; ( ) Sim! Sim! Sim!; ( ) Sim! Sim! Sim! Sim!; ( ) Sim! Sim! Sim! Sim! Sim!

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