Evento técnico mensal

Transcrição

1 Evento técnico mensal PALESTRA : Novos esafios para o Gerente e Projetos: Gerenciamento e Stakeholers, omunicações em Projetos e Implicações as Rees Sociais Arnalo Renato Pires e Souza, PMP Organização Apoio 1 e xx

2 Maioria a equipe alocaa em um mesmo ambiente Software e gerenciamento e projetos no esktop ou no notebook Relatório e anamento entregue e avaliao semanalmente junto à equipe o projeto Relatório e anamento mensalmente para a alta aministração a empresa executora, para o cliente e para outros stakeholers relevantes 2 e xx

3 O gerenciamento virtual torna-se caa vez mais comum às equipes Pelo menos um membro a equipe fisicamente separao o resto a equipe urante too o tempo ou em grane parte ele Patrocinaores tem a expectativa e acesso em tempo real ao banco e aos o projeto Alta aministração eseja ver o projeto em um contexto e portfólio Utilização e ispositivos móveis e computação e comunicação 3 e xx

4 Gerenciamento e projetos Dias e hoje onsequências Imeiatas: Gerentes e projetos evem estar atentos aos seus stakeholers para: Ientificá-los e conhecê-los Promover e construir relações e confiança Definir estratégias e aboragem, comprometimento e engajamento Aaptar comunicações (tipo, estilo, míia...) ao projeto e aos fatores ambientais atuais omunicações uniimensionais escolaas e relacionamentos poem prejuicar os resultaos o projeto Fatores ambientais atuais incluem as míias e rees sociais Requisitos para o software e gerenciamento e projetos são outros assim como para too o sistema e gerenciamento e informações o projeto 4 e xx

5 Gerenciamento e projetos Dias e hoje Surgem como fatores críticos: A construção e confiança é caa vez mais importante A falta e proximiae física torna mais ifícil a construção as relações Processos e comunicações tornam-se mais esafiantes Míias e Rees Sociais poem ar contribuições relevantes 5 e xx

6 Gerenciamento e projetos e os stakeholers Gerenciamento e stakeholers omunica ções Míias e Rees Sociais 6 e xx

7 Evolução o tema Stakeholer 900 1, ,40 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 itações o termo Stakeholer por página o PMBOK Eição Páginas itações Ocorrências por página , , , , , Páginas itações Ocorrências por página 0,00 7 e xx

8 Evolução o tema Stakeholer 8 e xx

9 ...Enquanto isto no Brasil... 9 e xx

10 ...Enquanto isto no Brasil......Em pesquisa realizaa em 2011, com 202 projetos no Brasil, arlos Magno a Silva Xavier, sócio-iretor a Beware, procurou ientificar as práticas e resultaos o gerenciamento e projetos no Brasil. Nesta eição a revista serão apresentaas algumas constatações em relação ao gerenciamento as omunicações A única prática e Planejamento as omunicações que foi aplicaa por, pelo menos, 50% os projetos foi o estabelecimento e um Repositório entral para armazenamento as informações o Projeto. As emais não foram aplicaas nem por 40% os projetos e xx

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12 Gerenciamento e Stakeholers Moelo PMBOK 5ª Eição 12 e xx

13 Um moelo alternativo e gerenciamento e stakeholers 1 - Ientificar partes interessaas (quem?) 2 - Analisar partes interessaas (o que?) omo analisamos e o que encontramos? Quais são as preocupações que emergem? 4 - Planejar o engajamento as partes interessaas (quano?) Muaram as partes interessaas? Qual o interesse, o poer, a influência estas partes interessaas? Qual o interesse elas? 3 Definir / reefinir a estratégia e engajar as partes interessaas (como) Quano e como planejar? Quem liera o engajamento, quano, a quem e com que mensagem? Qual a estratégia e engajar 6 Meir a efetiviae o gerenciamento (resultaos) Estratégia e engajamento 5 - Engajar as partes interessaas (fazer) Que iferença o engajamento está causano? 13 e xx

14 Matriz e Análise e Stakeholers 14 e xx

15 Matriz e Análise o Engajamento o Stakeholer 15 e xx

16 Matriz e Análise e Engajamento e Partes Interessaas Projeto Estação e Tratamento e Esgoto Feira Alegre 16 e xx

17 O Gerenciamento e stakeholers eve ser contínuo 17 e xx

18 Gerenciamento e projetos e as comunicações Gerenciamento e stakeholers omunica ções Míias e Rees Sociais 18 e xx

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22 O moelo PMBOK e omunicações 22 e xx

23 O moelo 6 e comunicações omuniaes uiaos olaboração onteúos onectiviae anais 23 e xx

24 on Um novo moelo e comunicações em projeto? ui a o s o m u ni a e s ol a b or a ç ã o omuniaes o nt e ú o s an ai s e ct ivi a e Grupos e pessoas linkaas por um objetivo comum aracterizaas pela possibiliae e interagirem entre si A internet é a míia ieal para permitir estas interações Encontramos atualmente comuniaes para too tipo e assuntos omuniaes virtuais o próprio PMI Special Interest Groups (SIG s) Riscos, aeia rítica, Green Project Management, o novo PMBOK omuniaes internas para um projeto 24 e xx

25 Um novo moelo e comunicações em projeto? ui a o s o m u ni a e s ol a b or a ç ã o olaboração o nt e ú o s an ai s on e ct ivi a e Racional: As pessoas querem trabalhar em equipe e a Internet poe tornar isto mais fácil Barefoot an Szabo (2010, p. 7-8)*: olaboração tornou-se a pera angular a internet 2.0, em parte porque ela enossa o moelo muitos-para-muitos tão valorizao pelos participantes a ree... olaboração presume confiança e boa vontae, e a Web está repleta e exemplos one pessoas trazem o melhor e si para um projeto... Possibilita trabalhos além e fuso horários, línguas iferentes, com pessoas com quem você nunca encontrou. *Barefoot an Szabo Encontro (2010). Anual Friens e Membros with benefits: Belo Horizonte, A social meia 2010 marketing hanbook. San Francisco: No Starch Press 25 e xx

26 Um novo moelo e comunicações em projeto? ui a o s o nt e ú o s o m u ni a e s an ai s ol a b or a ç ã o on e ct ivi a e onectiviae Não é mais uma opção. O analfabetismo tecnológico e a falta e conexão é pecao grave para o projeto e até para a nossa empregabiliae. Home offices tem, em grane proporção, tanto ou mais recursos que os escritórios corporativos No passao recente os ispositivos mais moernos eram aqueles isponibilizaos nos ambientes e trabalho e epois chegavam às nossas casas. Hoje poe acontecer o inverso: Esperamos que os ispositivos os escritórios sejam compatíveis com os nossos equipamentos. onexões móveis são a bola a vez orporações proibirem acessos às rees tem se configurao tiros no pé pelo menos como tenência. 26 e xx

27 on Um novo moelo e comunicações em projeto? ui a o s o m u ni a e s ol a b or a ç ã o anais o nt e ú o s an ai s e ct ivi a e O moo como a informação será entregue Abrange: tecnologia, software, plataformas, harware Diferentes canais everão ser usaos para iferentes conteúos compartilhar fotos ou trabalhar na constituição num plano e projeto e forma colaborativa com equipes virtuais poerão usar canais iferentes 27 e xx

28 Um novo moelo e comunicações em projeto? ui a o s o nt e ú o s o m u ni a e s an ai s ol a b or a ç ã o on e ct ivi a e onteúos Talvez o mais importante os s. Lembre-se: Há tanta coisa ocorreno entro e fora o Projeto que se falharmos no que comunicamos talvez não tenhamos chance novamente. A auiência se vai. Blogs e Sites muitas vezes falham por isto: sem quem interaja, quem leia os autores se esmotivam e eixam e escrever. Os espaços eicaos aos projetos não poem se tornar locais para mensagens irrelevantes e esatualizaas Recursos atuais e programação permitem personalizar conteúos para as expectativas os stakeholers: equipe, patrocinaores, clientes e usuários,... Arranjos o conteúo personalizaos evitam que se tenha que prouzir iferentes versões os mesmo relatório e status ou relatórios aicionais. 28 e xx

29 Um novo moelo e comunicações em projeto? ui aos ont eúo s om unia es ana is ola boraç ão one ctivi ae uiaos ( Netiqueta!!!! ) O espaço online não é absolutamente livre: Há comportamentos a seguir ompartilhe o que é certo, seja honesto e transparente Usuários a internet aina que ocultos atrás e seus monitores estão lá. Não serem vistos ou vistos por pequenas fotos próximos aos seus usernames não os torna sujeitos a comportamentos ou mensagens ofensivas. Links e um ocumento: inique tipo e arquivo pf, oc, mpp... e se for maior que 1 MB inique o tamanho. Lembre-se: o que está na ree é público Não escreva em maiúsculas. Não use emoticons. Não é profissional. Estabeleça políticas e trabalho e o uso a ree com a equipe. Respeite as políticas estabelecias (exemplo: Respona em até 24horas toos os comentários o blog o projeto ) 29 e xx

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31 Pontos e atenção A internet é caa vez mais interativa e não mais, ou caa vez menos, composta e sites expositivos, sem possibiliaes e interação Os 6 s propostos poem ser vistos como novos princípios a serem, no mínimo, testaos nas comunicações no ambiente o projeto Um novo poe e eve ser avaliao que é a omputação na nuvem 31 e xx

32 Gerenciamento e projetos e as Míias e Rees Socias Gerenciamento e stakeholers omunica ções Míias e Rees Sociais 32 e xx

33 Míias e rees sociais no projeto 33 e xx

34 Míias e rees sociais no ambiente o projeto 1. Blogs 2. Ferramentas e olaboração 3. hats (Instant Messaging) 4. Microblogs 5. Pocasts 6. RSS 7. Rees sociais 8. Vocasts 9. Webnars 10. Wikis 34 e xx

35 Blogs (1/2) onceitos e características Seu primeiro nome era Web log e tornou-se Blog (pereno o We o Web) É um iário, um registro Poe ser o equivalente ao Project Notebook onstituíos os posts Normalmente tem faciliaes e isponibilizar os posts por ia, semana, etc. Poem ser acrescentaos os tags ou rótulos para classificar por tema Posts permitem feebacks e comentários e outros usuários Plataformas: e xx

36 Blogs (2/2) Porque usá-los Poem construir relacionamentos entre os membros os times Poem ser utilizaos para informar mesmo pessoas fora o time sobre o projeto Ao final o projeto contribuirá para as lições aprenias e para o registro os bancos e aos históricos. Prós O time o projeto aina que não co-locao poe prover e receber informações sobre o projeto Você poerá receber feebacks relevantes se ativarem as permissões para isto no blog. ontra Blogs internos ao projeto não estarão isponíveis para stakeholers externos como por exemplo forneceores e mesmo clientes. O Gerente o Projeto eve junto com a equipe efinir outras formas e comunicação para com estas e outras partes interessaas. 36 e xx

37 Ferramentas e olaboração (1/2) onceitos e características Soluções em softwares para Gestão e Projetos com funcionaliaes robustas e colaboração; Poem possuir funcionaliaes mais aerentes às boas práticas o PMBok Tenem a encorajar o arquivamento e toas as informações, contatos, ocumentos e iscussões em um só lugar; Torna-se a base única e atualização para toa a equipe Traz benefícios para a integração 37 e xx

38 Ferramentas e olaboração (2/2) Porque usá-los onsistentes onfunem-se com o Sistema e Gerenciamento e Informações o Projeto Funcionaliaes e forma a incentivar / conviar toa a equipe trabalhar junta nesta base e aos Traz benefícios para a integração Prós Toas as informações sobre o projeto em um so lugar O software normalmente está online e poe ser acessao e qualquer parte A empresa poe eciir hospear nas suas instalações e utilizar seus próprios sistemas e segurança a informação ontra Não são tão intuitivos e poe ser necessário o treinamento Grane número e funcionaliaes não implicam no uso e too o seu potencial (embora se pague para isto) Ferramentas e colaboração são conceitualmente constituías para serem o repositório único as informações. Na prática usuários trabalham fora elas e poe haver problemas 38 e xx

39 Ferramentas e Sistemas e Gerenciamento e Informações e Projetos Forneceores e Software incluino funcionaliaes e míia e rees sociais AtTask entraldesk EPM (Microsoft) LiquiPlanner MangoProjects NetProject Primavera ProjectPlace Sprintr VM Ware Social ast Tasker 5 TeamBox Zoho Projects Wrike 39 e xx

40 Tenências onvergências entre Gerenciamento e Projetos e Míias Sociais Ferramentas e Gerenciamento e Informações Gerenciamento as equipes Virtualização as equipes hoque e gerações Treinamento e esenvolvimento Gerenciamento e Projetos Vere Green Project Management Mobiliae Moelos e Trabalho 40 e xx

41 Ferramentas e Sistemas e Gerenciamento e Informações e Projetos Ferramentas e softwares e GP reinventano-se para oferecer funcionaliaes presentes nas míias sociais Forneceores everão: ser extremamente ágeis para fornecer novas soluções escolher entre: menos funcionaliaes X mais segurança ou mais funcionaliaes X menos segurança Gerentes e Projetos: Verão riscos que funcionaliaes implementaas nos softwares não sejam tão completas, tão customizaas quanto aquelas que cresceram a partir e utilização e ferramentas on-line Para aotar as ferramentas e míias sociais, teno que migrar e suas aplicações internas para as soluções mais corporativas (uma nova ona similar às implantação e ERP s no passao recente) Deverão, como usuários, estar atentos sobre a permanência e seus forneceores no mercao 41 e xx

42 Ferramentas e Sistemas e Gerenciamento e Informações e Projetos Integração com rees sociais corporativas Integração com rees sociais externas Integração com outros sistemas colaborativos ( , ProjectServer, etc.) Integração com os sistemas e acesso e e segurança corporativos Visão e múltiplos projetos para o Gerente e Projets Projetos e uma comuniae (grupo) ou vice versa Gerenciamento e Workflow Suporte para ações e colaboração (compartilhar arquivos, wiki, blog, etc) ontroles e permissão e arquivos Faciliaes e atualizações em tempo real e links para membros as rees e comuniaes Suporte para ativiaes traicionais e gerenciamento e projetos (controle e muanças, gerenciamento e riscos, simulação e monte carlo) Suporte para conformiae ( compliance ) com regulamentações legais (leis e privaciae, aspectos e sigilo e segurança a informação, etc) e xx

43 Ferramentas e Sistemas e Gerenciamento e Informações e Projetos Forneceores e Software incluino funcionaliaes e míia e rees sociais AtTask entraldesk EPM (Miicrosoft) LiquiPlanner MangoProjects NetProject ProjectPlace Sprintr VM Ware Social ast Tasker 5 TeamBox Zoho Projects Wrike 44 e xx

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47 Gerenciamento e Equipes Gerentes e projetos continuarão pressionaos pela globalização e competição crescentes Fazer mais rápio, mais barato e melhor sempre Luzes sobre o efetivo gerenciamento as equipes e sobre os resultaos e seus trabalhos Mesmo pequenas empresas prospectano exploração e mão e obra internacional para otimização. Parcerias para exploração e oportuniaes trarão novos membros a equipes (inclusive e outras regiões / países) Aaptao e Tamhain, H. (2009) The Future of team leaership in complex project environments. 48 e xx

48 Virtualização e Equipes Muitos e nós já estamos gerenciano equipes virtuais. Entretanto... Tenência e mais flexibiliae para os espaços e trabalho Ocorrência crescente e Equipes / inivíuos virtuais se verem como elementos auto gerenciaos Equipes convencionais tenerão a também esejar este auto gerenciamento Equipes ficarão menos respeitosas com hierarquias Gerentes e projetos Desafios para: Aqueles acostumaos a itarem o ritmo e a forma a equipe funcionar micro gerenciamento Transformarem-se em arquitetos sociais para equipes virtuais ompreenerem as interações organizacionais e as novas variáveis comportamentais; Inspirarem os membros co-locaos e os virtuais para um ambiente colaborativo, aequao e engajao, voltaos ao compromisso e capaciae e rápia solução e conflitos 49 e xx

49 hoques e Gerações Equipes tenem a incluir tres gerações Geração X (nascios entre 1966 e 1976) e forma ecrescente Geração Y (nascios entre 1977 e 1994) Geração Z (nascios entre 1995 e 2013) e forma crescente Gerações Y e Z Gerações Net, cresceram e estão cresceno em meio à explosão igital e esperam os mesmos recursos que utilizam no ia a ia em seus ambientes e trabalho; Mais instruíos procuram trabalhos que façam sentio para seus estilos e via e aspirações Escolhem seus empregaores entro a perspectiva a tecnologia isponível Míias e rees sociais são e serão caa vez mais conições necessárias e menos iferenciais para escolherem one trabalhar Aaptao e Tamhain, H. (2009) The Future of team leaership in complex project environments. 50 e xx

50 Treinamento Do treinamento presencial caa vez mais para o virtual Míias sociais: provêm os conteúos a forma, frequência, estilo mais ajustaos às expectativas o aluno ; Utilização e pocasts e vocasts Tenência e cursos sobre míias e rees sociais estarem isponibilizaos para serem feitos conforme interesse onteúos: prevalentes em habiliaes para incrementar capaciaes e gerenciamento e equipes em ambientes virtuais e colaborativos. 51 e xx

51 Gerenciamento e Projetos Vere ou Green Project Management Míias e rees sociais com alta aerência ao conceito e Green Project Management Reução e viagens reução e emissões e carbono Reução e uso e eletriciae e ar conicionao: Incentivo ao Home-Office Utilização e serviços e armazenamento na nuvem ontraponto 1 : Uso e ispositivos em casa ou outros locais necessita eletriciae. onsumiores conscientes everão utiliizar isposiitivos em moos e mínimo consumo e esligá-los quano não necessários (fins e semana????) ontraponto 2: Fabricantes esafiaos a esenvolverem proutos com níveis e consumo e eletriciaes ecrescentes Forneceores e serviços na nuvem evem prover atestações e uso ético e energia. 52 e xx

52 Moelos e Trabalho enários econômicos apontam para incremento a contratação e serviços em escala global: Razões e oportuniaes e custos mais baixos Desequilíbrio entre emana e oferta e mão e obra especializaa... Empregaos tenem a se sentir mais inseguros quanto a sua competitiviae Domínio as aplicações tecnológicas ou pelo menos e seu uso é, caa vez mais, requisito e empregabiliae O valor as habiliaes para o mercao é mutável epeneno a emana, a forma como os empregaos as praticam e como era a expectativa essas práticas Profissionais começam a pensar em um portfolio e carreiras: gerente e projetos 4 ias na semana e psicólogo em 1 ia. Surgimento e novas carreiras (exemplo: arquivista igital) 53 e xx

53 onclusões Somos seres sociais e nossa forma e liar com as míias e rees está longe e limites imagináveis. A forma como as pessoas trabalham online - entro e fora o ambiente e projetos não é perfeita e nem a final Devemos esperar muito mais evoluções e inovações nos próximos anos e não á para prever a velociae essas muanças Ponto e atenção: Taxa e muança X Taxa e aoção a muança As equipes terão caa vez mais a participação as gerações Y e Z apaciae e aotar novas tecnologias e operar ferramentas em ambientes e míias sociais serão habiliaes chave para as equipes e projetos (co-locaas ou virtuais) Os profissionais as equipes terão já experiências pessoais com as míias sociais e não entenerão porque não utilizá-las no ambiente e trabalho 54 e xx

54 Uma última mensagem... Aina relembrano o projeto Apollo que levou o homem á lua. Em 1969, quano Neil Armstrong pisou na superfície a lua ajetivos superlativos como fantástico e inacreitável eram insuficientes para escrever aqueles ias. Em que era gasta a maior parte a potência, o esforço e a energia naquelas jornaas espaciais? Ino a um quarto e 1 milhão e milhas até a Lua? Retornano à terra? Orbitano a Lua? Na ecolagem a Lua? Não, não em nenhum aqueles eventos nem em toas aquelas fases juntas. Na verae era na ecolagem a Terra. Mais energia era gasta nos primeiros minutos e ecolagem, nas primeiras milhas e viagem, o que em meio milhão e milhas por vários ias. Hábitos também tem enorme atração gravitacional. Romper com eles, que tem raízes profunas, envolve mais o um pouco e força e vontae e algumas pequenas muanças em nossas vias. 55 e xx

55 Obrigao! ARNALDO R P SOUZA arnalorpsouza@gmail.com NETSOFTWARE LTDA e xx