COMUNICA IPN MINISTÉRIO DE COMUNICAÇÃO IGREJA PRESBITERIANA NACIONAL. Manual de Trabalho 2014

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1 COMUNICA IPN MINISTÉRIO DE COMUNICAÇÃO IGREJA PRESBITERIANA NACIONAL Manual de Trabalho 2014

2 Índice Clique nos itens abaixo para ir até a página do conteúdo correspondente: Abertura Apresentação Diretrizes Equipe Organograma Funções Ciclo de Entregas Macro fluxo Fases do macro fluxo Serviços e prazos Solicitação de serviços

3 Abertura COMUNICAÇÃO NA IGREJA Tecnologia fria ou Proclamação contextualizada? "Escreve em letras grandes para que vejam até quem passa correndo" HABACUQUE 2.4 O que fazer para que o Evangelho seja ouvido nos dias de hoje? Com certeza, a primeira ação deve ser o testemunho verdadeiro dos filhos do Senhor no meio desse mundo secularizado. Sabemos, no entanto, que mesmo sendo uma mensagem relevante, o mundo imerso em tecnologia não tem dado ouvidos a esse Evangelho. O que fazer, então? Em todos os tempos vemos que a mensagem de Deus precisava ser ouvida e entendida. Deus convoca Moisés para que escreva em tábuas de pedra os Dez Mandamentos; em seguida, o inspira para que escreva as narrativas bíblicas até então preservadas oralmente. Anos depois, temos Habacuque recebendo a determinação divina para fazer um outdoor com as suas diretrizes para o Povo de Deus. Deus se preocupa com a forma da comunicação e a linguagem de hoje é fortemente tecnológica. É oportuno então, repensarmos a forma de transmitir a mensagem sem comprometer seu conteúdo. Internet, redes sociais, Youtube, downloads, mídias faladas, mídias escritas, áudios, vídeos, imagens, e-books, powerpoints e tantas outras ferramentas de comunicação do nosso tempo precisam ser discernidas, assimiladas e usadas pela Igreja de Jesus, na comunicação do Evangelho transformador. Atenta a essa necessidade, a IPN resolveu investir nesse segmento e, em uma iniciativa do seu Conselho, reestruturou o Ministério da Comunicação, o COMUNICA IPN, para que este instrua os demais ministérios, sociedades internas e conjuntos na melhor utilização dos recursos contemporâneos de comunicação. Além disso, este ministério terá também a finalidade de proporcionar que a IPN seja uma referência na criatividade e na qualidade de sua comunicação, estimulando assim outras comunidades evangélicas na propagação do Reino de Deus. Recebam estas orientações em nome de Jesus, pois a liderança da IPN entende que isto também é fazer MISSÕES. Rev. Obedes Jr. PASTOR DA IGREJA

4 Apresentação MANUAL DE COMUNICAÇÃO IPN Com grande satisfação, apresento à nossa Igreja o fruto de mais de um ano de trabalho em equipe, com reuniões, discussões e muitas ideias para a formatação do que a atual Diretoria do COMUNICA (Ministério de Comunicação), com a aprovação prévia do Conselho IPN, considera ser a maneira ideal para desenvolvermos a nossa comunicação interna e externa, com a qualidade e eficiência que precisamos alcançar. Ressalte-se que toda a Comunicação na IPN deve estar alinhada com a filosofia ministerial da Igreja, que visa Construir Vidas, desenvolvendo harmonicamente a comunidade e cada cristão na adoração, no ensino, comunhão, serviço e proclamação do Evangelho para a Glória de Deus. É bom que se saiba também, que tínhamos desafios consideráveis a contornar na reestruturação da Comunicação na IPN, a saber: como realizar um trabalho de qualidade numa área técnica tão especifica, contando com a colaboração voluntária dos membros da Igreja; como gerenciar e atender com eficiência a Igreja em múltiplas demandas dos ministérios e sociedades internas; como assinalar uma identidade visual na comunicação geral da Igreja, etc. Assim, chegamos a esse MANUAL DE TRABALHO DO MINISTÉRIO DE COMUNICAÇÃO DA IPN, por meio do qual você poderá conhecer a filosofia ministerial a que estamos nos propondo e a metodologia de trabalho dela decorrente. Esse Manual será útil para a Diretoria nortearse na liderança do ministério e seus diversos núcleos; aos líderes ministeriais da IPN para conhecerem as regras do jogo, se assim podemos dizer; e aos colaboradores voluntários, para que saibam onde se encaixam nessa nova engrenagem na Obra do Senhor, quando forem solicitados a desenvolver algum produto de Comunicação. Nas próximas páginas você encontrará as Diretrizes do Ministério, a Equipe de trabalho delineada com suas respectivas funções, o Macrofluxo operacional e as diversas fases necessárias para a produção dos serviços de comunicação da Igreja, o Cardápio de Serviços e respectivos prazos a serem oferecidos em 2015, e ainda uma apresentação do Sistema Informatizado de Gerenciamento dos Projetos do Comunica, que poderá ser acessado a partir do site da igreja em Que o Senhor nos traga um tempo novo e promissor, e assim nos comuniquemos cada vez melhor entre nós, e a partir de nós até onde formos por Ele conduzidos a levar a mensagem do Santo Evangelho da salvação em Cristo. Brasília, DF - Setembro de 2014 Rev. Marco Baumgratz Pastor Conselheiro da Comunicação IPN

5 Diretrizes Todos os trabalhos realizados pelo COMUNICA IPN estarão em sintonia com o tema unificador de nossa igreja: CONSTRUINDO VIDAS (PARA A GLÓRIA DE DEUS) Promovendo a ADORAÇÃO, APRENDIZADO, COMUNHÃO, SERVIÇO E EVANGELISMO

6 Diretrizes Adoração: Desenvolver um relacionamento em intimidade com Deus, consciente da Sua grandeza e do Seu amor. Os verdadeiros adoradores adorarão o Pai em espírito e em verdade; porque são estes que o Pai procura para seus adoradores. JOAO 4.23 Aprendizado: Compreender a vontade absoluta de Deus revelada em Sua Palavra e suas implicações para a vida cristã. Porque nunca deixei de vos anunciar todo o conselho de Deus. ATOS Comunhão: Relacionar em amor e cuidado uns com os outros no Corpo de Cristo, a Igreja. Levai as cargas uns dos outros e, assim, cumprireis a lei de Cristo. GALÁTAS 6.2 Serviço: Utilizar os seus dons e talentos a fim de servir a Deus e ao próximo. Servi uns aos outros, cada um conforme o dom que recebeu... 1 PEDRO 4.10 Evangelismo: Testemunhar e proclamar o Evangelho no seu dia a dia.... somos embaixadores em nome de Cristo, como se Deus exortasse por nosso intermédio. Em nome de Cristo, pois, rogamos que vos reconcilieis com Deus. 2 CORÍNTIOS 5.20

7 Objetivos Para que as Diretrizes Estratégicas sejam alcançadas o Ministério de Comunicação deverá: Dar visibilidade aos ministérios da IPN interna e externamente; Proporcionar uma comunicação que faça jus ao alcance da igreja na denominação e na cidade; Primar pela qualidade da comunicação da IPN; Levar prioritariamente a Palavra de Deus ao público externo; Capacitar e coordenar talentos internos na área de comunicação; Coordenar os trabalhos da comunicação em harmonia com as lideranças da igreja; Definir parâmetros para a comunicação dos ministérios que são autossuficientes na sua endocomunicação; Propor mecanismo de controle de qualidade artística e teológica da comunicação geral da IPN; Atuar inicialmente com foco na comunicação institucional da IPN; Conscientizar a membrezia e lideranças da igreja do valor do ministério de comunicação.

8 Equipe O Ministério de Comunicação IPN é supervisionado por um Pastor Conselheiro designado pelo Conselho, coordenado por uma Diretoria Executiva, nomeada pela Conselho e desenvolvido por uma Equipe Técnica de voluntários, dentre os membros da Igreja. Essa equipe técnica é dividida em núcleos de trabalho com seus respectivos líderes. Além destes, haverá em cada ministério interessado um assessor de comunicação para contato com o COMUNICA IPN. Pastor Conselheiro Diretoria Coordenador Tesoureiro Diretor de criação Gerente de projetos Atendimento Líderes de Núcleo Assessores de Comunicação dos Ministérios

9 Organograma Conselho IPN COMUNICA IPN Diretoria Pastor Conselheiro Pastores dos Ministérios Coordenador Tesoureiro Secretaria IPN Diretor de Criação Gerente de Projetos Atendimento Assessores de Comunicação dos Ministérios Líderes de Núcleos Eventos Áudio & Vídeo Web Jornalismo Design

10 Funções Pastor Conselheiro Atribuições Orientar pastoral e teologicamente o Ministério; Supervisionar o trabalho da diretoria de Comunicação; Chancelar, mediante avaliação pastoral, o convite aos voluntários para atuarem no Ministério; Aprovar preliminarmente, com o Diretor de Criação, as peças publicitárias criadas. Diretoria Atribuições Desenvolver estratégias de comunicação para que as diretrizes da IPN sejam promovidas com excelência; Revisar versões posteriores do manual de trabalho COMUNICA IPN; Supervisionar o modelo de trabalho, avaliando os resultados alcançados e propondo melhorias estruturantes nos processos e ferramentas utilizados; Realizar o workshop anual para alinhar as estratégias de comunicação com as novas diretorias dos Ministérios da IPN. Próxima página de funções

11 Funções Comissão de Análise de Demandas CAD Integrada pelo Pastor Conselheiro, Coordenador e o Diretor de Criação. Realizar análises de viabilidade das demandas recebidas. Coordenador Atribuições Coordenar a execução dos trabalhos em todas as fases dos serviços, zelando pela excelência e o cumprimento dos prazos acordados. Gerente de projetos Atribuições Elaborar projetos executivos no software e delegar as tarefas aos colaboradores; Controlar a execução das tarefas avaliando semanalmente o andamento dos trabalhos; Mediar a colaboração entre os integrantes da equipe utilizando o software de gerenciamento de projetos. Próxima página de funções

12 Funções Diretor de Criação Atribuições Elaborar os projetos básicos para as demandas recebidas; Direcionar o desenvolvimento dos trabalhos de criação de acordo com os conceitos de comunicação estabelecidos Acompanhar a criação dos trabalhos avaliando semanalmente a sua qualidade; Assessorar os colaboradores dos núcleos no desenvolvimento das atividades; Aprovar preliminarmente, com o Pastor Conselheiro, as peças publicitárias criadas. Atendimento Atribuições Receber e organizar as demandas encaminhadas ao COMUNICA IPN; Apresentar aos Ministérios os projetos básicos, elaborados pelo Diretor de Criação, explicando os conceitos e estratégias propostas; Elaborar briefings e debater junto aos Ministérios o conceito da campanha, definindo o detalhamento das peças publicitárias; Apresentar, aprovar e avaliar junto ao Ministério as peças publicitárias elaboradas pelo COMUNICA IPN. Próxima página de funções

13 Funções Líder de Núcleo A equipe do COMUNICA IPN é composta dos seguintes núcleos: Eventos, Web, Áudio & Vídeo, Design e Jornalismo. Atribuições Liderar a execução das tarefas, avaliando diariamente o andamento dos trabalhos de sua equipe e zelando pelo cumprimento dos prazos acordados; Colaborar com os integrantes da equipe COMUNICA IPN atualizando o status das tarefas no software de gerenciamento de projetos. Apresentar e corrigir as versões das tarefas para aprovação preliminar pelo Pastor Conselheiro e o Diretor de Criação. Assessores de Comunicação dos Ministérios Atribuições Participar do workshop do COMUNICA IPN Liderar a elaboração das estratégias de comunicação do seu ministério; Organizar as demandas de seu ministério preenchendo os formulários de demandas; Interagir com o Atendimento do COMUNICA IPN na elaboração do briefing de campanha e no acompanhamento dos trabalhos até a finalização das peças publicitárias. Coordenar a execução dos trabalhos junto aos fornecedores externos (exemplo: impressos, camisetas, banners, itens promocionais, etc). Próxima página de funções

14 Ciclo de entregas O planejamento anual do COMUNICA IPN tem início com a realização de um workshop onde serão apresentadas as normas de utilização dos serviços e os conceitos fundamentais para alcançarmos a excelência na comunicação da IPN. Neste evento, as equipes dos ministérios detalharão suas ações de comunicação de acordo com as ações definidas no calendário anual. neste evento nossa equipe apresentará a versão atualizada do manual e conduzirá dinâmicas. Após o workshop, cada departamento deverá organizar e enviar suas demandas ao COMUNICA IPN. A equipe do COMUNICA IPN recebe as demandas e realiza uma avaliação da viabilidade das mesmas com base no escopo da solicitação, tempo de elaboração e situação atual da fila de projetos. Desenvolvemos então um projeto básico contendo uma proposta para a campanha solicitada e apresentamos ao representante do ministério para viabilizar a elaboração de um briefing detalhado. Nesta fase, nosso profissional de atendimento levantará as informações necessárias para o desenvolvimento das atividades e o representante do ministério deverá aprovar o projeto básico. A partir desta fase, iniciamos o desenvolvimento dos trabalhos com a elaboração de um projeto executivo que deverá ser executado em um ciclo padrão de trabalho. Nosso processo operacional está organizado em ciclos de entregas. Após o recebimento das demandas em nosso departamento, teremos um prazo determinado para entregar as peças publicitárias acordadas. Cada tipo de trabalho demanda um certo tempo para ser desenvolvido e os prazos definidos neste manual levam em consideração o escopo da demanda, o tempo necessário para o desenvolvimento e a situação da fila de trabalhos nas equipes de colaboradores. Esta estratégia é necessária pois temos muitas demandas precisamos mudar nossa cultura de trabalhar nas urgências e iniciar um ciclo virtuoso de excelência em nossa comunicação institucional.

15 Macro fluxo Ministérios Elaborar o Planejamento Anual do Ministério Organizar as campanhas do ministério Encaminhar fichas de demanda Apresentar o projeto básico e elaborar um briefing da campanha Apresentar, aprovar e avaliar as peças publicitárias COMUNICA IPN Participar do Workshop COMUNICA IPN Receber e organizar fichas de demanda Analisar a viabilidade das demandas Elaborar um projeto básico Elaborar um projeto executivo e iniciar os trabalhos Controlar execução e aprovar tarefas Desenvolvimento dos trabalhos nos núcleos

16 Fases Elaborar o Planejamento Anual do Ministério Cada ministério deverá elaborar seu planejamento anual definindo assim os principais eventos. Participar do Workshop COMUNICA IPN O Workshop apresentará o portfólio de serviços do COMUNICA IPN e as ferramentas de trabalho. As diretorias dos ministérios e seus assessores de comunicação deverão participar do workshop onde serão detalhadas as estratégias de comunicação para os eventos do planejamento anual. Organizar as demandas dos ministérios Cada ministério deverá organizar as demandas de comunicação para os seus respectivos eventos. Exemplo: Evento de casais demandas: um folder, um banner e um post para o Facebook. Próxima página de fases

17 Fases Encaminhar fichas de demandas De acordo com o cronograma estabelecido no planejamento anual, o assessor de comunicação do ministério deverá encaminhar as demandas para os eventos do trimestre, por meio de um formulário padronizado que estará disponível on line, anexando, quando necessário, os arquivos que serão utilizados. Receber e organizar fichas de demandas O Atendimento do COMUNICA IPN receberá e organizará as demandas de acordo com a data de envio das mesmas. Analisar a viabilidade das demandas A CAD do COMUNICA IPN fará a análise das demandas recebidas de acordo com as datas dos eventos em questão, quantidade de itens solicitados e complexidade de execução de cada peça de comunicação. Esta análise é necessária pois temos uma equipe restrita que trabalha com o sistema de voluntariado e precisamos coordenar as entregas. Próxima página de fases

18 Fases Elaborar um projeto básico De acordo com a análise de viabilidade realizada pela CAD, a diretoria de criação elaborará um projeto básico contendo: um conceito de campanha, uma proposta de peças publicitárias e um cronograma de trabalho. Apresentar o projeto básico e elaborar um briefing da demanda O Atendimento do COMUNICA IPN apresentará o projeto básico ao assessor de comunicação do ministério e fará um briefing para debater o conceito de campanha e detalhar a composição das peças publicitárias. O atendimento fará a aprovação, junto ao ministério, do projeto básico e coletará as informações necessárias para conclusão dos trabalhos (fotos, arquivos, datas de entrevistas, etc). Elaborar um projeto executivo e iniciar os trabalhos O Diretor de Criação receberá o briefing juntamente com o projeto básico aprovado e elaborará um projeto executivo detalhando as tarefas. Na sequencia, o gerente de projetos lançará no sistema as tarefas, os responsáveis e os prazos dos trabalhos acordados. Próxima página de fases

19 Fases Controlar execução e aprovar tarefas O Gerente de Projetos fará a atualização semanal dos trabalhos em andamento, interagindo com os líderes de núcleos por meio do software de projetos. Após a realização das tarefas, os líderes enviarão as peças publicitárias para aprovação do Pastor Conselheiro e do Diretor de Criação que as encaminhará para o Atendimento. Apresentar, aprovar e avaliar as peças publicitárias O Atendimento fará a apresentação, aprovação e avaliação final das peças elaboradas pelo COMUNICA IPN junto aos ministérios. Produzir as peças publicitárias É de responsabilidade de cada ministério providenciar a produção dos materiais.

20 Serviços e Prazos Serviço Descritivo Prazos Folder Tamanho A4 (210x297mm), 1 dobra, frente e verso Panfleto Flyer Tamanho A5 (148x210mm), frente e verso Tamanho A6 (105x148mm), frente 15 dias após a data do recebimento da demanda 15 dias após a data do recebimento da demanda 15 dias após a data do recebimento da demanda Próxima página de serviços e prazos

21 Serviços e Prazos Serviço Descritivo Prazos Camisetas Frente e verso 30 dias após a data do recebimento da demanda Itens promocionais Bottons, canetas, canecas etc. 30 dias após a data do recebimento da demanda marketing Tamanho padrão 15 dias após a data do recebimento da demanda Post mídias sociais Tamanho padrão 15 dias após a data do recebimento da demanda Banner em lona Tamanho padrão 1m x 1,5m, frente 15 dias após a data do recebimento da demanda Próxima página de serviços e prazos

22 Serviços e Prazos Serviço Descritivo Prazos Vídeo rápido Vídeo promocional Vídeo institucional Montagem simples com transição de imagens, tempo médio de 30 segundos. Montagem simples com transição de imagens, tempo médio de 1 minuto. Captação de imagens, edição em ilha, vinhetas personalizadas, tempo médio de 3 minutos 30 dias após a data do recebimento da demanda 45 dias após a data do recebimento da demanda 60 dias após a data do recebimento da demanda Próxima página de serviços e prazos

23 Solicitação de serviços Todos os líderes de ministério receberão um com o formulário ao lado. Para realizar a solicitação de uma demanda é só preencher o fomulário e clicar em enviar. Após o envio, o atendimento do COMUNICA IPN marcará um reunião para apresentação do projeto básico e elaboração do briefing.

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