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1 Desenvolvendo sua Empresa Obrigado por adquirir nosso Software! Manual de instruções

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3 Índice Objetivo do Sistema Configuração Mínima para uso mono-usuário (recomendada) Disposição do Manual Modulo Básico Instalando o Comercial Abertura e tela de Senha Colocando o seu logotipo nos relatórios Calendário / Mudança de Período Usando o sistema como ferramenta de trabalho Localizando Rapidamente um registro Criando e selecionando empresas Cadastrando uma empresa Alterando os dados da empresa Excluindo uma empresa e seus dados Listando empresas Localizando uma empresa Cadastrando um Cliente Alterando os Dados do Cliente Excluindo um Cliente e seus Dados Listando Clientes Botões da Propriedade Visualizar Localizando um Cliente Utilizando o Cadastro Complementar Configurando o Cadastro Complementar Cadastro de Fornecedores Alterando os dados do fornecedor Excluindo um fornecedor e seus dados Cadastrando produtos Cadastrando Serviços Cadastrando condições de pagamento Cadastrando grupos / subgrupos Cadastrando transportadores Cadastrando vendedores Criando receitas e despesas Cadastrando Centros de Custos Cadastrando um plano de contas Cadastrando Contas Bancárias Cadastrando Tabela de Juros Criando históricos padrões Cadastro de situações tributárias Cadastrando modelos tributários Cadastro de Naturezas de Operações (CFOP) Cadastrando Classificação fiscal Cadastrando Observações Padronizadas Cadastrando Retenção Lançando pedidos de venda Status dos pedidos de venda Liberando pedidos de vendas bloqueados Gerando orçamentos Devoluções de compras Sucateamentos Lançando Consumo Interno Lançando pedidos de compra Status dos pedidos de compra Liberando pedidos de compras pendentes Devoluções de vendas O Controle de estoque Reajuste de preços de venda

4 Balanço de Estoques Relatórios Movimentos Movimento Diário Movimento por cliente Movimento por fornecedor Movimento por grupos / subgrupos Movimento por produtos / serviços Movimento por vendedores Movimento / orçamentos Produtos sem movimento Centro de custos Produtos x clientes Pedidos Listas Listas de preços Boletim de levantamento Lista de fornecedores x produtos x fornecedores Posição de estoque Produtos saldo negativo Documentos Pedidos / Orçamentos Notas fiscais Faturas Duplicatas Romaneio de cargas Outros Pedidos de vendas pendentes Pedidos de compras pendentes Notas fiscais emitidas Faturamento por nota fiscal Ponto reposição Ponto máximo Lucro bruto Cálculo de comissões de vendedores Mapa resumo de equipamento de controle fiscal Curva ABC Declaração Anexo I Comunicação de Irregularidades em Documento Fiscal Etiquetas Serviços Cópia de Estrutura de Grupos Geração do Convênio ICMS 57/95 Importação Comercial TXT Atualização Produtos Rotina de Backup / Restauração Geração de arquivos Restauração de arquivos Módulo Avançado Configurações de operadores Incluindo um novo Operador Alterando um Operador Excluindo um Operador Listando os Operadores Trocando de Operador Definindo Níveis de Operadores Usando o Comercial em Rede Desinstalando o Sistema Plataforma de Desenvolvimento

5 Objetivo do Sistema O Sistema Comercial é voltado ao controle de estoque, emissão de notas fiscais, cupom fiscal, duplicatas / faturas, controle de entradas e saídas de mercadorias e gerenciamento comercial em geral. Um sistema de fácil utilização e grande poder de processamento. Configuração Mínima para uso mono-usuário (recomendada) Processador Pentium II 400 MHz ou superior; Memória RAM de 256 Mb ou superior; Winchester de 1.2 Gb (15 Mb para a instalação) ou superior; CD Rom de 24x ou superior; Monitor SVGA colorido com resolução de 800x600 ou superior (Melhor visualizado...em 1024x768 fontes grandes); Impressora jato de tinta ou laser; Windows 95 ou superior. Disposição do Manual Para facilitar a aprendizagem do Sistema, este manual está descrito na ordem em que os módulos devem ser acessados pela primeira vez. Está dividido ainda em dois módulos: Básico e Avançado, distribuído conforme a necessidade de utilização das funções do sistema. No módulo Básico estão descritas as funções essenciais do sistema para que se possa lançar e imprimir o Comercial. O módulo avançado trata-se de configurações específicas tais como controle de operadores, uso do sistema em rede, etc. Nota: A leitura deste manual é essencial para obtenção do máximo proveito dos recursos do sistema, uma vez que são descritos detalhadamente os campos e rotinas necessárias para o seu funcionamento. Modulo Básico Instalando o Comercial Você receberá um CDROM de instalação do Sistema Comercial. A tarefa de instalação do Sistema é extremamente simples. Para realizarmos este processo, insira o CDROM de instalação no seu drive apropriado e aguarde o programa de instalação iniciar. Caso ele não inicie, clique com o mouse no botão Iniciar -> Executar e abrirá uma caixa de diálogo disponibilizando o campo Abrir, onde você deverá digitar D:\Instalações (Onde D:\ refere-se a unidade de CD-ROM). Selecione o arquivo de instalação do sistema, que está nomeado com siglas, para identificar o tipo de arquivo, a sigla do sistema, tipo de integração e versão (Ex.: ICmOff179.exe) e dê um duplo-clique sobre ele. Vai aparecer uma mensagem dizendo que irá instalar o programa, clique em sim. Na primeira janela leia as informações com atenção e clique em avançar.

6 Aparecerá uma tela chamada Informação com a explicação do tipo de instalação. Depois de ter lido clique em avançar e preencha os dados Nome e Organização, clique em avançar. Escolha o diretório e pasta onde vai ser instalado o executável e pressione o botão avançar. Na janela abaixo, você irá escolher, no campo que tem uma seta para baixo, se quer instalar como Servidor, Estação de Trabalho ou Atualização, se quiser desmarcar ou marcar alguma opção clique em cima da caixinha, (OBS: Se deixar a opção Banco de Dados marcada e instalar no mesmo diretório que já contenha um Banco de Dados, você perderá todas as informações existente neste Banco de Dados.) e dê avançar.

7 Aqui você selecionará o diretório onde vai ser instalado o Banco de Dados, clique em avançar. Escolha a pasta onde o programa de instalação irá criar a pasta do menu Iniciar e então clique em avançar. Você pode escolher nesta janela se deseja criar alguns ícones adicionais.

8 Verifique suas informações, se quiser alterar alguma opção clique em Voltar senão clique em Instalar. Aparecerá uma barra de andamento da instalação, abrirá uma janela para instalar o Borland Database Engine (só irá aparecer esta janela se você escolheu Servidor ou marcou Borland Database Engine nas telas anteriores). Ao final da instalação aparecerá outra janela, especifique o sistema operacional que você usa e pressione o botão OK. Deixe marcado a opção Reiniciar Computador e clique em Concluir para finalizar a instalação.

9 Abertura e tela de Senha A tela de abertura do sistema de Comercial, possui a tela de apresentação, e logo abaixo, o campo operador, no qual deve-se selecionar o operador, e logo após, entrar com a senha do mesmo. Clique em OK para entrar no sistema ou Cancela para sair do mesmo. Pressionando o botão ESC do teclado, o programa também encerra. O sistema já vem com dois operadores cadastrados (Master, Multi) e suas respectivas senhas também são Master e Multi. Para cadastrar operadores, consulte em Tópicos Avançados Cadastrando novos operadores. Colocando o seu logotipo nos relatórios : Acesse a opção Aparência, clique na aba Logotipo para Relatórios, e no campo Arquivo, selecione o diretório em que encontra-se a pasta que contém o logotipo da empresa. Pressione Abrir e Enter. A imagem deve aparecer ao lado, juntamente com o caminho da mesma. O sistema só aceita imagens com extensão *.bmp. Outras extensões de arquivos não são válidas.

10 Colocando logotipo da sua empresa nos relatórios Calendário / Mudança de Período Esta rotina permite que sejam criados períodos para os lançamentos do Comercial. Para utilizar este recurso, siga as seguintes instruções : Clique com o mouse no menu Arquivo > Período, ou simplesmente pressione a tecla F9. A tela possui alguns símbolos: Se você deseja selecionar um período para trabalho, clique com o mouse no menu Arquivo > Período, ou simplesmente pressione a tecla F9 que abrirá um calendário. Escolha o período que deseja trabalhar com os botões indicados na figura que mostramos acima. Após escolher o período, clique no botão Selecionar, e o período selecionado aparecerá no canto inferior direito do seu vídeo no formato mês/ano. Ex.: 11/02. Se desejar trabalhar sem escolha de período, basta acessar a mesma rotina (Arquivo > Período ou F9) e clicar no botão Liberar que automaticamente o período que estava no selecionado será liberado. Você pode utilizar essa rotina de Período só para pesquisa, sem a necessidade de selecionar período. Usando o sistema como ferramenta de trabalho Com o intuito de oferecer uma maior facilidade na operação do sistema, todos os cadastros estão dispostos no mesmo padrão, assim o método utilizado para incluir, alterar, pesquisar e excluir será o mesmo em todos os cadastros. Tomemos como exemplo o cadastro de Receitas e despesas. Acesse o menu Cadastros -> Receitas e Despesas. Na tela que se abre existem duas abas, a primeira chamada Tabela mostra todos os registros deste cadastro. A aba Ficha mostra os detalhes de cada um dos registros, desde que o registro esteja selecionado.

11 Cadastro de receitas e despesas Para incluir um novo registro, clique com o mouse sobre o botão Incluir, ou pressione a tecla I ou a tecla + existentes no seu teclado (Veja tópico Criando receitas e despesas). Para alterar uma tabela de recolhimento já existente, selecione o registro desejado clicando com o mouse sobre o mesmo, depois clique sobre o botão Alterar, ou dê um duploclique sobre o registro. Para alterar você ainda pode pressionar a tecla A ou a barra de espaço existente no seu teclado, ou simplesmente pressionando a tecla Enter sobre o registro desejado. Para excluí-lo selecione o registro e clique sobre o botão Excluir, ou pressione a tecla E, a tecla - existentes no seu teclado. O sistema ainda pedirá confirmação para exclusão. Uma vez que o registro foi excluído somente será possível recuperá-lo restaurando um backup anterior a exclusão. Alguns dados solicitados nos lançamentos serão obrigatórios, outros serão opcionais. Caso a informação a ser preenchida no campo seja proveniente de um cadastro do sistema, poderá ser aberto uma tela de pesquisa, onde localizando-se o registro desejado e pressionando-se Enter sobre ele, o mesmo será transferido para o campo a que se refere. A tela de pesquisa será aberto quando o código ou nome informado não for encontrado. Nos campos obrigatórios pressionando-se Enter com o campo vazio será aberto o cadastro para inclusão. Nas telas de cadastro, é possível ordenar os lançamentos por algumas das colunas, ou uma combinação delas. Para saber por quais campos e combinações podem ser ordenados, clique com o botão direito do mouse sobre o grade de lançamentos. Aparece uma lista com todas as opções que podem ser selecionadas. Outra maneira de ordenar uma coluna é clicando sobre o título da coluna desejada. Dica: Dependendo da sua configuração de vídeo as telas podem estar muito grandes ou muito pequenas em relação aos campos desta tela. Ajuste o tamanho da janela. Localizando Rapidamente um registro Para você localizar um registro dentro de qualquer cadastro do sistema, acesse o cadastro desejado e clique sobre o campo que deseja fazer a busca do registro. Ex.: Descrição. Pressione o botão Localizar que aparecerá uma caixa de diálogo que lhe pede um nome para localizar, note que conforme você vai digitando, mais se aproxima do registro desejado. Este recurso pode ser aplicado para qualquer campo do cadastro, basta clicar sobre o campo antes de pressionar Localizar. Você também pode usar a combinação Alt+F2 ou Alt+Z ao invés de usar o botão Localizar.

12 Localizando um registro rapidamente Criando e selecionando empresas O sistema permite o controle de até 999 empresas simultaneamente, por isso é necessário cadastrar cada uma das empresas que se deseja utilizar. Há também, o recurso de integração com outros sistemas (Financeiro, Comercial, Darf, etc). Para registrar os dados de uma empresa, acesse o menu Arquivos -> Empresas. ou simplesmente pressione a tecla F2. Na primeira janela, há a tabela de empresas cadastradas. Caso você não tenha cadastrado nenhuma, a tabela estará vazia. A janela Ficha, serve para informações relacionadas a empresa, com alguns campos: nome, endereço, etc. Cadastrando uma empresa Para utilizar este recurso, clique com o mouse em Incluir, pressione a tecla Insert ou a letra I ou a tecla +, do seu teclado. Você acessará a janela Ficha. Preencha os dados e a cada campo, pressione Enter. Após, você acessará a janela Complemento, no qual o sistema lhe informará o nome e o código da empresa criada. Preencha os dados e a cada campo, pressione Enter. Ao final do processo, clique em OK. Na aba Comercial, existem configurações referente ao funcionamento do sistema Comercial: Utilizar Formulário e Cadastro de Faturas(Faturamento=Faturas+Duplicatas): Para que você possa lançar e imprimir Faturas no sistema Comercial, marque esta opção. Quando o sistema Comercial trabalha intergrado com o Financeiro, esta opção influenciará na integração, pois, se esta opção estiver marcada, os lançamentos de saída do Comercial só irão para o sistema Financeiro quando for gerada uma fatura no mesmo. Quando marcada esta opção, os lançamentos de saída do sistema Comercial irão para o Financeiro automaticamente. Agrupar Produtos e/ou Serviços Repetidos no mesmo Pedido/Orçamento: Marcando esta opção, os mesmos produtos e/ou serviços que forem lançados separadamente no mesmo pedido/orçamento, serão agrupados e mencionados uma única vez no movimento com suas quantidades somadas. Exibir saldo físico e saldo reservado no cadastro dos produtos: Se você quiser que o sistema controle os saldos físico e reservado do estoque de produtos, marque esta opção. Controlar Estoque dos Produtos (Entradas e Saídas): Marcando esta opção, o sistema dará baixa no estoque dos produtos em cada entrada e/ou saída registrada no sistema. Controlar Estoque dos Produtos Compostos (Kits): Caso queira trabalhar com cadastro e controle de produtos compostos (Kits), marque esta opção. Está opção só é habilitada quando selecionado o item Controlar Estoque dos Produtos (Entradas e Saídas).

13 Permitir saldo de estoque negativo e não controlar status de venda: Marcando esta opção, o sistema permitirá a emissão de pedidos, mesmo que o saldo dos produtos estejam negativos, sem bloquear o pedido por falta de produtos (status). Está opção só é habilitada quando selecionado o item Controlar Estoque dos Produtos (Entradas e Saídas). Sugerir volumes calculados nos pedidos: Esta opção permite ao sistema fazer o cálculo de volumes para o pedido, de acordo com as informações do cadastro de produtos. Utilizar Fornecedor nas Equivalências: Esta opção serve para que as empresas que fabricam ou forneçam produtos, que tem similares no mercado, possam ter um controle de produtos e fornecedores. Confirmar data de emissão de Nota FIscal: Com esta configuração marcada, ao imprimir a nota fiscal, o sistema pede para confirmar a data da nota fiscal. Imprimir descrição do grupo/subgrupo no pedido de venda: Esta opção permite a impressão do grupo/subgrupo junto a descrição do produto, no pedido. Utilizar mais de uma natureza de operação por nota fiscal: Marque esta opção caso queira trabalhar utilizando mais de uma CFOP por nota fiscal. Habilitando assim, no cadastro de produtos um campo para informar a CFOP para mesmo. Visualizar somente a grade de serviços nos pedidos de vendas: Para o caso de prestadores de serviços. Não aparecerá a grade de produtos. Calcular retenções pela data de vencimento: Calcula as retenções de acordo com a data de vencimento. Confirmar número de Nota Fiscal: Solicita a confirmação do número da Nota Fiscal. Utilizar deduções para a Contabilidade: Descontar o valor de ICMS / IPI do produto para cálculo do preço de custo: Esta opção permite ao sistema descontar os valores do ICMS / IPI ao calcular o valor de custo do produto. Esta opção só será habilitada se o campo Método para atualização do preço de custo dos produtos estiver selecionado para calcular os custos. Somar o valor de ICMS / IPI do produto para cálculo do preço de custo: Esta opção permite ao sistema somar os valores do ICMS / IPI ao calcular o valor de custo do produto. Esta opção só será habilitada se o campo Método para atualização do preço de custo dos produtos estiver selecionado para calcular os custos. Deduzir o desconto do total dos produtos: O desconto indicado será abatido no total dos produtos, caso esta opção esteja marcada. Alterar pedidos de compra com nº de NF informado manualmente: Esta opção permite que as notas fiscais / pedidos de compra que tenham tido o número informado manualmente, ou seja, não tenham sido impressos pelo sistema, sejam alterados. Editar Valor Unitário dos Produtos e/ou Serviços nos Pedidos/Orçamentos: Marcando esta opção, você poderá alterar o valor unitário do produto/serviço na hora da venda/compra. Editar Complementos e Alíquotas dos Produtos/Serviços nos Pedidos/Orçamentos: Para habilitar um campo de complemento para a descrição de produtos/serviços e para poder alterar suas alíquotas dos impostos no momento das vendas/compras, marque esta opção. Editar Complementos e Alíquotas dos Produtos/Serviços nos Pedidos/Orçamentos: Para habilitar um campo de complemento para a descrição de produtos/serviços e para poder alterar suas alíquotas dos impostos no momento das vendas/compras, marque esta opção.

14 Lançar para o financeiro somente quando tiver número de nota fiscal: Quando o sistema estiver integrado com o financeiro, é possível fazer os lançamentos somente quando houver número de Nota Fiscal, para isto, marque esta opção. Não imprimir valores nos orçamentos e pedidos: Com esta opção marcada, os valores não aparecerão nos orçamentos e pedidos. Não imprimir valores no relatório de ponto de reposição: Com esta opção marcada, os valores não aparecerão nos relatórios de ponto de reposição. Casas decimais na quantidade dos produtos: Informe o número de casas decimais que deseja considerar para a quantidade dos produtos. Casas decimais no valor unitário dos produtos: Informe o número de casas decimais que deseja considerar para o valor unitário dos produtos. Método para atualização de custo dos produtos : Escolha como você quer que seja atualizado o valor de custo de seus produtos, Nenhuma, Último Custo, Custo Médio. Nas janelas Contabilidade, Financeiro, Contabilidade, Livros Fiscais e Darf, possuem informações no qual serão guardadas de acordo com os dados informados. Estes, possuem integração entre si. Por exemplo: Você possui o sistema de Mala Direta e Comercial. Pode-se buscar as informações de uma empresa no Mala e utilizar estes mesmos dados, no Comercial, porque há interligação entre os sistemas. Veja mais em Tópicos Avançados, Interligação entre os sistemas. A sua empresa foi criada, porém ainda não está sendo utilizada. A Barra de Status, na última linha do seu vídeo, informa qual a empresa que está em uso. Para selecionar uma empresa, clique sobre a empresa desejada na janela Tabela do cadastro de empresas e depois clique no botão Selecionar. Você notará que o número e o nome da empresa selecionada estão aparecendo na última linha do seu vídeo (barra de status). Incluindo uma empresa Alterando os dados da empresa Se você quer alterar os dados de uma empresa, siga as seguintes instruções: No cadastro de Empresas, na janela Tabela, clique com o mouse na empresa que deseja alterar, e depois clique com o mouse no botão Alterar, ou simplesmente pressione a letra A ou a barra de espaços do seu teclado. Aparecerão os dados da empresa selecionada, faça as alterações necessárias pressionando Enter após o preenchimento de cada campo. Ao final do processo, clique em OK.

15 Excluindo uma empresa e seus dados Se você quer excluir uma empresa e os seus dados, siga as seguintes instruções: Na tela Empresas, selecione a empresa que você deseja excluir, e clique com o mouse em Excluir, ou simplesmente pressione a letra E ou a tecla Delete do seu teclado. O sistema perguntará se deseja realmente excluir a empresa. Para excluir, clique em Sim, e, para abortar o processo, clique em Não. Listando empresas Este recurso serve para listar as empresas existentes no cadastro. Para isso, siga as seguintes instruções: No cadastro de Empresas, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar, ou simplesmente pressione a letra L do teclado. Uma outra tela aparecerá pedindo que você informe como quer que sua lista apareça na impressão. Escolha uma das opções (Listagem por ordem alfabética, por código), e clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das empresas na impressora). A lista de empresas aparecerá, de acordo com as especificações selecionadas. Para sair, pressione a tecla ESC. Localizando uma empresa Uma maneira fácil de localizar uma empresa é através deste recurso. Para utilizá-lo, siga as seguintes instruções: No cadastro das Empresas, na janela tabela, clique com o mouse em Localizar, ou simplesmente pressione a letra Z do teclado. Preencha a empresa que deseja localizar, pressione Enter, ou clique em Sair, e o cursor se posicionará no registro ou no mais próximo. Cadastrando um Cliente O cadastro de clientes destina-se à manutenção da ficha de clientes de cada empresa, e ainda, à impressão de etiquetas, desde que você possua o módulo de Mala Direta instalado. (Para obter mais informações sobre o Módulo de Mala Direta entre em contato com a Multi Informática.) Para utilizar este recurso, acesse o menu Cadastros -> Clientes, clique com o mouse no botão Incluir, ou pressione a letra I ou a tecla + do seu teclado. Você acessará a janela Ficha. Preencha os campos disponíveis e pressione Enter no final de cada campo ou clique com o mouse no botão OK para confirmar o cadastro. Os campos Rota e Situação, disponíveis neste cadastro, servem como alternativas de identificação dos clientes, você utiliza para classificar seus clientes na emissão das listagens, apenas os clientes que se enquadrem numa determinada situação ou rota. Caso necessite cadastrar mais informações sobre o cliente além dos campos disponíveis no cadastro principal, utilize o cadastro complementar, onde você poderá definir os nomes dos campos a serem preenchidos e que tipo de informação deverão receber. Para habilitar este cadastro, veja o tópico Configurando Cadastro Complementar. Cadastrando Clientes

16 Alterando os Dados do Cliente Dentro de Cadastros ->Clientes, selecione com o mouse o cliente que deseja alterar, em seguida, clique no botão Alterar, ou simplesmente pressione a letra A que se encontra em seu teclado. Faça as alterações necessárias, e ao final do processo, clique com o mouse no botão OK. Excluindo um Cliente e seus Dados Dentro de Cadastros ->Clientes, selecione com o mouse o cliente que desejas excluir, em seguida, clique no botão Excluir, ou simplesmente pressione a letra E que encontra-se em seu teclado. O sistema perguntará se deseja realmente excluir o registro. Para confirmar, clique em Sim, e, para abortar o processo, clique em Não. Listando Clientes Este recurso serve para listar os clientes existentes no cadastro. Para isso, siga as seguintes instruções: No cadastro de Clientes, na janela tabela, clique com o mouse em Listar, ou simplesmente pressione a letra L do teclado. Podemos obter três modos diferentes de listagens, que citamos abaixo: Normal: Uma lista com os dados normais do cliente. Complemento: Lista todos os dados configurados no cadastro complementar. Ficha: Uma ficha para cada cliente. Se preferir selecione alguns clientes para serem listados, para escolher os clientes clique no item Seleciona Cliente. Nesse relatório será impresso o conteúdo do campo Observação. Há três opções pelas quais podemos ordenar a listagem: alfabética, código ou município. Se selecionarmos ordenar por Município, os clientes serão listados em ordem alfabética de município. Se você deseja aplicar algum filtro, por exemplo, somente clientes de um determinado município, selecione este campo e digite no nome do município desejado. Nota: Para os campos do quadro Filtro, somente serão listados os clientes que apresentarem no seu cadastro, o texto digitado. Não é necessário que se aplique filtros para impressão de listagens. Depois de definidas as opções para emissão da listagem de clientes, clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Impressora (para imprimir uma listagem de empresas). A lista de clientes aparecerá, de acordo com as especificações selecionadas. Para sair, pressione a tecla ESC. Botões da Propriedade Visualizar Após configurar as opções para a impressão, clique com o mouse no botão Visualizar, ou pressione a letra V do teclado. A tela visualizar possui alguns recursos: Retornar para a página inicial Retornar para a página anterior Avançar para a próxima página Avançar para a última página Visualizar zoom da impressão Imprimindo relatório Salvando relatório Sair desta rotina

17 Localizando um Cliente Uma maneira fácil de localizar um cliente é através deste recurso. Dentro de Cadastros -> Clientes, selecione com o mouse o campo no qual deseja fazer a busca (código, nome, etc). Depois, clique com o mouse no botão Localizar, ou simplesmente pressione a letra Z do teclado. Abrirá uma janela, preencha o campo disponível, a medida que você for digitando notará que o cursor irá se aproximando do valor digitado. Após encontrado o registro desejado, pressione Enter, ou clique em Sair. Configurando o Cadastro Complementar O cadastro complementar só estará disponível a partir do momento que se definir os títulos para os campos. Para isso, acesse o menu Arquivos -> Configurações -> Títulos de Campos, e descreva o título desejado para cada campo. No quadro Campos para filtro, selecione quais campos aparecerão como opção de filtro, na tela de seleção de clientes que serão listados. Note que somente dois campos podem ser selecionados. Criando cadastro complementar Utilizando o Cadastro Complementar No cadastro complementar você vai colocar as informações do cliente, que você necessita, e que não estão disponíveis no cadastro normal. Aqui, você decide para que vai ser usado cada campo e que título ele vai possuir. Dois destes campos podem ser usados para filtro, ou seja, somente serão listados os clientes que tiverem, neste campo, o conteúdo escolhido. No campo Observação você pode incluir qualquer informação adicional sobre o seu cliente, note que não existe limite para a quantidade das informações que serão digitadas nesse campo. Os dados informados nesses campos poderão ser visualizados na impressão da ficha de cliente. Cadastro de Fornecedores O cadastro de fornecedores destina-se a manutenção da ficha de fornecedores de cada empresa. Para utilizar este recurso, acesse o menu Cadastros -> Fornecedores, clique com o mouse no botão Incluir, ou pressione a letra I ou a tecla + do seu teclado. Você acessará a janela Ficha. Preencha os campos disponíveis e pressione Enter no final de cada campo ou clique com o mouse no,botão OK para confirmar o cadastro. O campo Situação, disponível neste cadastro, serve como alternativa de identificação dos fornecedores, você utiliza para classificar seus fornecedores na emissão das listagens, consultar saldo e etc, apenas fornecedores que se enquadrem numa determinada situação.

18 Cadastrando um fornecedor Alterando os dados do fornecedor Se você quer alterar os dados de um fornecedor, dentro de Cadastros -> Fornecedores, selecione com o mouse o fornecedor que deseja alterar, em seguida, clique no botão Alterar, ou simplesmente pressione a letra A que se encontra em seu teclado. Faça as alterações necessárias, e ao final do processo, clique com o mouse no botão OK. Excluindo um fornecedor e seus dados Para excluir um fornecedor e os seus dados, dentro de Cadastros -> Fornecedores, selecione com o mouse o fornecedor que desejas excluir, em seguida, clique no botão Excluir, ou simplesmente pressione a letra E que encontra-se em seu teclado. O sistema perguntará se deseja realmente excluir o registro. Para confirmar, clique em Sim, e, para abortar o processo, clique em Não. Cadastrando produtos É nesta rotina onde serão cadastrados os produtos a serem comercializados. Para cadastrar um produto é necessário que este obedeça uma hierarquia, obrigando a cadastrar um grupo e subgrupo para depois cadastrar o produto. Para saber mais detalhes, acesse o tópico Cadastrando grupos e subgrupos. Acesse o menu Cadastros -> Produtos, e abrirá um formulário de cadastro de produtos. Para adicionar, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Grupo: Neste campo, informe a qual grupo o produto que está sendo cadastrado pertence. Este grupo deve estar previamente cadastrado. Subgrupo: Neste campo, informe a qual subgrupo o produto que está sendo cadastrado pertence. Este subgrupo deve estar previamente cadastrado. Código_reduzido: Cada produto cadastrado receberá um código como referência dentro do sistema. Esse código será informado no momento do cadastro pelo usuário, basta digitar números, letras ou a combinação entre os dois para criação do código reduzido do produto. Código de barra: Informe neste campo o código de barra do produto, se necessário, ou utilize o leitor de códigos de barra para preencher este campo. Descrição: Este campo receberá a descrição (nome) do produto. Aplicação: Informe para que finalidade é o produto, em que área é aplicado o uso deste produto.

19 Marca: Se esse produto pertencer à alguma marca, informe-a neste campo. Modelo: Se houver mais de uma linha de um certo produto, você pode incluí-los separadamente e definir neste campo um nome para cada modelo do produto. Cor: Informe a cor do produto que está sendo cadastrado, se necessário. Unidade: Preencha este campo com a unidade em que este produto é comercializado. Ex.: peça (pc), metro (m), quilograma (Kg), unidade (un), etc. P. Líquido: Informe o peso líquido do produto (peso sem a embalagem). P. Bruto: Informe o peso bruto do produto (peso com a embalagem). Modelo Tributário: Informe o modelo tributário para este produto que deverá estar previamente cadastrado. Classificação Fiscal: Informe a classificação fiscal para este produto que deverá estar previamente cadastrada. Localização: Para informar a localização do produto, estarão disponíveis dois campos que você pode considerar, como exemplo, o número da estante e o número da prateleira. % Máx. Desc.: Você pode definir um percentual máximo para desconto na venda dos produtos, impedindo que seja concedido um desconto superior ao informado neste campo. % Comissão: Se a comissão sobre as vendas é considerada por produtos e não por vendedores, informe neste campo qual é o percentual para cálculo da comissão. Lote: Identificar o lote do produto. Validade: Informar a validade do lote. S. Físico: Esse será o seu saldo de estoque físico, que são os produtos estocados que não foram vinculados a nenhum pedido. Esse saldo de estoque será modificado sempre que forem realizadas compras e vendas de produtos com a emissão de notas fiscais pelo sistema. O usuário não terá acesso a este campo, portanto, para iniciar a utilização do sistema com o seu estoque físico, basta realizar um balanço de estoque. Este campo só estará habilitado mediante a escolha da opção no cadastro da empresa. S. Reservado: Sempre que for efetuado um pedido de venda sem a emissão de nota fiscal, será acrescido a quantidade deste pedido ao saldo reservado, sendo atualizado automaticamente pelo sistema de acordo com os movimentos, sem permitir ao usuário acesso a este campo. Este campo só estará habilitado mediante a escolha da opção no cadastro da empresa. S. Disponível: Este campo deverá receber o saldo do estoque disponível para comércio, referente a este produto. Este valor será informado automaticamente pelo sistema de acordo com a disposição dos produtos no estoque e de acordo com as movimentações efetuadas, sem que o usuário tenha acesso a este campo. O saldo disponível será a diferença entre o saldo físico e o saldo reservado. S. Pendente: Este valor será informado automaticamente pelo sistema sempre que for efetuada uma compra sem efetivação do pedido. Esse saldo deixará de ser pendente a partir do momento que o pedido de compra for efetivado. O usuário não terá acesso a este campo. S. Mínimo: Aqui, você pode informar um valor mínimo para quantidade do produto em estoque para medida de controle. Sempre que a quantidade diminuir do valor mínimo, o sistema informará.

20 S. Máximo: Aqui, você pode informar um valor máximo para quantidade do produto em estoque para medida de controle. Sempre que a quantidade ultrapassar do valor máximo, o sistema informará. Custo: Informe o valor de custo do produto. Preço 1/2/3/4/5: O sistema disponibiliza 5 campos para preços de venda dos produtos. O nome desses campos pode ser alterado, por exemplo, ao invés de se chamar preço 1, o campo pode se chamar À vista. Para alterar o nome dos campos de preços, acesse o menu Arquivos -> Configurações -> Títulos de Campos. Abrirá um formulário disponibilizando duas abas, clique na aba Comercial e configure o nome dos campos como desejar e clique no botão OK para confirmar. CFOP: Informe o código da CFOP para este produto. Este campo só será habilitado se marcado a opção Utilizar mais de uma natureza de operção por nota fiscal, no cadastro da empresa. Fornecedores: Neste campo deverá ser informado os fornecedores do produto que está sendo cadastrado. Estes fornecedores deverão estar previamente cadastrados. Para informar estes fornecedores, basta clicar sobre o campo Cod. e digitar o código do fornecedor. Produto Composto: Marque esta opção caso o produto que está sendo cadastrado seja constituído de outros produtos. Ex: Estou cadastrando como produto um microcomputador, e o considero produto composto pois o mesmo é constituído de peças vendidas individualmente como monitor, memória, etc. Os produtos que fazem parte da composição devem estar previamente cadastrados. Marcando esta opção e pressionando a tecla enter, abrirá uma outra tela onde você informará a composição, clicando no campo Código e digitando o código do produto que faz parte da composição. Informe um produto para cada linha. Após o preenchimento dos campos, para confirmar a inclusão clique no botão OK, e para cancelar a inclusão clique sobre o botão Sair. Existem mais duas abas no cadastro de produtos, uma para a Descrição Longa, que serve, como o nome já diz, para uma descrição mais detalhada do produto, e a Retenção, onde será(ão) informada(s) a(s) retenção(ões) de cada produto. Para saber mais detalhes veja o tópico Cadastrando Retenção. Para alterar os dados de um produto, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir um produto, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar para emissão do relatório em tela ou no botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora. Cadastrando produto

21 Cadastrando Serviços Se você é um prestador de serviços e deseja emitir notas fiscais e registrar venda de serviço, acesse o menu Cadastros -> Serviços e abrirá um formulário de cadastro. Para adicionar, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou Insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Grupo: Neste campo, informe a qual grupo o serviço que está sendo cadastrado pertence. Este grupo deve estar previamente cadastrado. Subgrupo: Neste campo, informe a qual subgrupo o serviço que está sendo cadastrado pertence. Este subgrupo deve estar previamente cadastrado. Código: Cada serviço cadastrado receberá um código como referência dentro do sistema. Esse código será informado no momento do cadastro pelo usuário, basta digitar números, letras ou a combinação entre os dois para criação do código do serviço. Descrição: Este campo receberá a descrição (nome) do serviço. Unidade: Preencha este campo com a unidade em que este serviço é comercializado. Ex.: Cobro os serviços por hora, informo neste campo a unidade de 1h. Preço 1/2/3/4/5: O sistema disponibiliza de 5 campos para preços de venda. O nome desses campos pode ser alterado, por exemplo, ao invés de se chamar preço 1, o campo pode se chamar À vista. Para alterar o nome dos campos de preços, acesse o menu Arquivos -> Configurações -> Títulos de Campos. Abrirá um formulário disponibilizando duas abas, clique na aba Comercial e configure o nome dos campos como desejar e clique no botão OK para confirmar. Custo: Informe o valor de custo do serviço. % Comissão: Se a comissão sobre as vendas é considerada por serviço e não por vendedores, informe neste campo qual é o percentual para cálculo da comissão. % Máx. Desc.: Você pode definir um percentual máximo para desconto na venda do serviço, impedindo que seja concedido um desconto superior ao informado neste campo. Modelo Tributário: Informe o modelo tributário para este serviço que deverá estar previamente cadastrado. Após o preenchimento dos campos, para confirmar a inclusão clique no botão OK, e para cancelar a inclusão clique sobre o botão Sair. Existem mais duas abas no cadastro de serviços, uma para a Descrição Longa, que serve, como o nome já diz, para uma descrição mais detalhada do produto; e a Retenção, onde será informada a(s) retenção(s) de cada serviço. Para saber mais detalhes veja o tópico Cadastrando Retenção. Para alterar os dados de um produto, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, Enter ou barra de espaços. Para excluir um produto, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar para emissão do relatório em tela ou no botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora. Cadastrando condições de pagamento É neste cadastro onde serão feitas as configurações referente aos prazos de pagamento, cálculo de valores, definição de parcelas, descontos, acréscimos, geração das faturas, e definições para integração com outros sistemas da Multi Informática. Este cadastro será utilizado nos movimentos de entradas e saídas de mercadorias lançadas no sistema. Acesse o menu Cadastros -> Condições de Pagamento e abrirá um formulário de

22 cadastro. Para adicionar, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou Insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Código: Será criado automaticamente um código numérico e seqüencial para cada condição de pagamento cadastrada. Descrição: Para cada condição de pagamento cadastrada você deverá dar um nome, informe-o neste campo. Nº Parcelas: Informe neste campo o número de parcelas a gerar para o movimento a ser lançado. Nível de Senha Requerido: Informe neste campo o nível de senha que poderá ter acesso a esta condição de pagamento. Campo de Preço: Neste campo você informará qual dos cinco preços de venda do cadastro dos produtos/serviços será utilizado para esta condição de pagamento. % Desc. Promocional: Informe o percentual de desconto a ser aplicado nos movimentos que utilizarem esta condição de pagamento, caso for desejado. % Acréscimo: Informe o percentual de acréscimo a ser aplicado nos movimentos que utilizarem esta condição de pagamento, caso for desejado. Transportador: Você pode vincular um transportador previamente cadastrado a esta condição de pagamento, informe-o neste campo. Frete por Conta do: Escolha a opção referente a responsabilidade do frete. Tipo: Escolha para qual tipo de movimento será utilizada esta condição de pagamento. Rodapé do Pedido: Digite uma observação a ser impressa no rodapé do pedido quando utilizada esta condição de pagamento, caso for desejado. Rodapé do Orçamento: Digite uma observação a ser impressa no rodapé do orçamento quando indicada esta condição de pagamento, caso for desejado. Pedido em modo: Escolha um modo para a impressão dos pedidos, quando for utilizada esta condição de pagamento. Modelo NF: Escolha um modelo para impressão da nota fiscal. Modelo Fatura: Escolha um modelo para impressão da fatura. Modelo Duplicata: Escolha um modelo para impressão da duplicata. CFOP: Informe o código da natureza de operação utilizada para esta condição de pagamento. CFOP Devoluções: Informe o código da natureza de operação utilizada para esta condição de pagamento nas devoluções de mercadoria. Espécie NF: Informe qual é a espécie do documento fiscal a ser impresso utilizando esta condição de pagamento. Série NF: Informe qual é a série do documento fiscal a ser impresso utilizando esta condição de pagamento. Subsérie: Informe qual é a subsérie do documento fiscal a ser impresso utilizando esta condição de pagamento.

23 Impressão Automática de Pedidos e Orçamentos: Marque esta opção caso queira que sejam impressos pedidos e orçamentos automaticamente no momento que forem lançados no sistema utilizando esta condição de pagamento. Impressão Automática de Duplicatas: Marque esta opção caso queira que sejam impressas duplicatas automaticamente no momento que forem efetuados lançamentos no sistema utilizando esta condição de pagamento. Impressão Automática de Notas Fiscais: Marque esta opção caso queira que sejam impressas notas fiscais automaticamente no momento que forem efetuados lançamentos no sistema utilizando esta condição de pagamento. Intervalo fixo de 30 dias entre as parcelas: Caso você tenha informado mais de uma parcela, e quer que o intervalo entre essas parcelas seja de 30 dias, marque esta opção. Impressão Automática de Faturas: Marque esta opção caso queira que sejam impressas faturas automaticamente no momento que forem efetuados lançamentos no sistema utilizando esta condição de pagamento. Permitir Alteração de Informações financeiras: Marcando esta opção, você poderá alterar as configurações referentes a parcelas, vencimentos e valores, no momento em que estiver lançando o movimento. Depois de passar, com a tecla Enter, pelos campos acima, abrirá um formulário com campos referente a integração com outro sistema, e campos com informações referente às parcelas. Se você não trabalha com o Sistema Financeiro integrado com o Comercial, preencha somente os campos Dias Intervalo e % Amortização. Após o preenchimento dos campos, para confirmar a inclusão clique no botão OK, e para cancelar a inclusão clique sobre o botão Sair. Para alterar os dados de um produto, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, Enter ou barra de espaços. Para excluir um produto, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar, para emissão do relatório em tela, ou no botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora. Cadastrando Condições de Pagamento

24 Cadastrando grupos/subgrupos Para cadastrar produtos e serviços, é necessário que se tenha criado no mínimo um grupo e um subgrupo. A relação é respectivamente de grupo > subgrupo > produto/serviço. Imagine que seu ramo de atividades seja papelaria. Você criará alguns grupos principais para divisão de seus produtos, e dentro desses grupos alguns subgrupos, ex.: 001. MATERIAL DE ESCRITORIO (grupo) PAPEL (subgrupo) 1 Papel ofício Pcte com 500 folhas (produto) 2 Papel A4 - Pcte com 500 folhas (produto) AGENDAS (subgrupo) 3 Agenda permanente Mundial (produto) 4 Agenda Telefones e endereços (produto) CANETAS E LAPIS (subgrupo) 5 Caneta esferográfica azul (produto) 6 Caneta esferográfica preta (produto) Sempre o grupo deve ser cadastrado antes de seu subgrupo. Para acessar este cadastro, clique no menu Cadastros > Grupos/SubGrupos. Abrirá um cadastro, para criar um grupo/subgrupo, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou Insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Grupo: Você informará um código numérico com 3 (três) dígitos para a criação do grupo (ex.: 001). Caso esteja cadastrando um subgrupo, você informará neste campo a que grupo pertence. O código do grupo, no final de sua inclusão será de 7 (sete ) dígitos, que serão representados pelo código do grupo e o restante preenchidos com 0 (zero), ex.: SubGrupo: Você informará um código numérico com 4 (quatro) dígitos para a criação do subgrupo (ex.: 0001). O cursor só entrará neste campo se houver um grupo previamente cadastrado. O código do subgrupo, no final de sua inclusão, será de 7 (sete ) dígitos, que serão representados pelo código do grupo a que pertence e o código do próprio subgrupo, ex.: Descrição: Informe uma descrição (nome) para o grupo/subgrupo que está sendo cadastrado. Após o preenchimento dos campos, para confirmar a inclusão clique no botão OK, e para cancelar a inclusão clique sobre o botão Sair. Para alterar os dados de um grupo/subrupo, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, Enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar para emissão do relatório em tela ou no botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora Cadastrando Grupo/Subgrupo

25 Cadastrando transportadores Nesta rotina você cadastrará os transportadores que realizam o frete nas vendas. Acesse o menu Cadastros -> Transportadores. Abrirá um cadastro, para criar um transportador, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou Insert, abrirá um formulário de inclusão onde você informará os dados de seu transportador. Após o preenchimento dos campos, para confirmar a inclusão clique no botão OK, e para cancelar a inclusão clique sobre o botão Sair. Para alterar os dados de um transportador, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, Enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar para emissão do relatório em tela ou o botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora. Cadastrando vendedores Para acessar o cadastro de vendedores, clique no menu Cadastros -> Vendedores. Abrirá um formulário para cadastro de vendedores, para criar um vendedor, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou Insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Código: Será gerado pelo sistema um código numérico e seqüencial para cada vendedor cadastrado. Nome: Informe o nome do vendedor que está sendo cadastrado. % Comissão: Informe neste campo o percentual para cálculo de comissão para este vendedor. Fornecedor: Se você possui o Sistema Financeiro da Multi Informática e trabalha integrado com o Sistema Comercial, cadastre um fornecedor com o mesmo nome do seu vendedor, possibilitando que seja lançado para o sistema Financeiro o valor da comissão a pagar a seu vendedor. Então, informe neste campo o fornecedor cadastrado que receberá os lançamentos para o financeiro. Caso não possua o Sistema Financeiro da Multi Informática, deixe este campo em branco. Receita/Despesa para Comissões: Se você possui o Sistema Financeiro da Multi Informática e trabalha integrado com o Sistema Comercial, informe neste campo para qual Receita/Despesa devem ir os lançamentos das comissões dos vendedores. Caso não possua o Sistema Financeiro da Multi Informática, deixe este campo em branco. Após o preenchimento dos campos, para confirmar a inclusão clique no botão OK, e para cancelar a inclusão clique sobre o botão Sair. Para alterar os dados de um vendedor, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, Enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar, para emissão do relatório em tela, ou o botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora. Criando receitas e despesas Você pode criar suas próprias receitas e despesas, que são especificações das entradas (receitas) e das saídas (despesas). Este cadastro será utilizado em caso de integração com outros sistemas da Multi Informática. Para acessar esse cadastro, clique com o mouse no menu Cadastro -> Receitas e despesas. Para cadastrar uma receita/despesa, clique com o mouse no botão Incluir, na tecla I ou na tecla + que se encontram no seu teclado. Já dentro do cadastro, informe a

26 descrição da sua receita/despesa. No campo Valor Sugestão, você pode indicar um valor que será sugerido quando for feito um lançamento para esta receita/despesa, como, por exemplo, pagamento de aluguel, que tem sempre o mesmo valor. Depois de passar por todos os campos, clique com o mouse no botão OK, ou pressione a tecla Enter para confirmar o cadastro. Há ainda a possibilidade de vincular um histórico padrão à sua receita/despesa, mas para isso, esse histórico deve estar previamente cadastrado (veja mais no tópico Criando históricos padrões ). Para alterar uma receita/despesa, basta estar no cadastro de receitas e despesas, clicar com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também pressionar a tecla A ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de alteração deste cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, podendo também utilizar as teclas E ou - existentes no seu teclado. O sistema pedirá sua confirmação para excluir o registro. Caso você queira emitir uma listagem das receitas e despesas, dentro do cadastro das mesmas, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar ou pressione a tecla L existente no seu teclado, e escolha a ordem na qual deseja imprimir a lista (códigos; entrada/saída; alfabética; débito/crédito). Feita a escolha, clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das empresas na impressora). Cadastrando Centros de Custos Os centros de custos também podem ser designados como departamentos. Nos lançamentos, poderá ser informado a que centro de custo ele pertence, permitindo assim que se emita relatório e que se faça um controle referente a um departamento específico. Este cadastro será utilizado em caso de integração com outros sistemas. Para incluir um novo centro de custo acesse o menu Cadastros -> Centros de Custos. Informe o código e uma descrição. Para alterar, basta estar no cadastro de Centros de Custos, clicar com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também pressionar a tecla A ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de alteração deste cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, podendo também utilizar as teclas E ou - existentes no seu teclado. O sistema pedirá sua confirmação para excluir o registro. Caso você queira emitir uma listagem dos centros de custos, dentro do cadastro das mesmas, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar ou pressione a tecla L existente no seu teclado, e escolha a ordem na qual deseja imprimir a lista (códigos, alfabética). Feita a escolha, clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das empresas na impressora). Cadastrando um plano de contas O cadastro do plano de contas destina-se a criação e manutenção das contas utilizadas nos lançamentos contábeis de caráter fiscal e legal de cada empresa. Este cadastro será utilizado em caso de integração com o Sistema Contabilidade da Multi Informática. Para utilizar este recurso, acesse o menu Cadastros -> Plano de Contas, clique com o mouse no botão Incluir, pressione a letra I ou a tecla + do seu teclado. Você acessará a janela Ficha, com os seguintes campos: Código Estrutural: Neste campo você deverá informar qual é o código estrutural da conta que está sendo cadastrada. No momento que for informado o primeiro ponto para divisão de níveis, abrirá algumas opções de formatos para suas contas, você pode aceitar um desses formatos clicando com o mouse sobre ele e clicando no botão OK. Caso queira criar um formato próprio, digite-o no campo Máscara, que está disponível na janela Criação da Máscara e esse formato ficará gravado como sugestão. O sistema permite que você utilize diferentes formatos para um mesmo plano de contas, porém, as contas de um mesmo grupo obedecerão a um único formato. Ex.: todas as contas do grupo deverão ser cadastradas com o mesmo formato.

27 Código Reduzido: Além do código estrutural, as contas receberão um código reduzido, que poderão ser gerados automaticamente ou não, dependendo da configuração da sua empresa. Se o cursor não passar neste campo, é sinal de que está configurado para geração automática do código reduzido. Tipo de lançamento: Neste campo você informará se a conta é credora, devedora ou ambos os casos. Este campo só habilitará se a conta for analítica. Descrição: Preencha neste campo o título da conta que está sendo cadastrada. Espécie: Esta opção só estará disponível para as contas sintéticas. Aqui você vai escolher uma das opções conforme a integração com outros sistemas, como exemplo o Sistema Financeiro. Caso o seu sistema Comercial não esteja integrado com nenhum outro, escolha sempre a opção Normal. Nome do vínculo: Este campo estará desponível somente quando a opção marcada no campo Espécie for diferente de Normal, e neste caso será informado qual é o vínculo que o sistema integrado tem com a conta. Conta Vinculada no Plano Gerencial: Neste campo você pode vincular uma conta do seu plano de contas gerencial, onde este será sugerido nos lançamentos quando utilizar a conta do plano de contas fiscal que possua o vínculo. Caso sua empresa não esteja configurada para utilizar o plano de contas gerencial, você não terá acesso a este campo. Obs.: Esse cadastro só estará disponível em caso de integração entre os sistema Livros Fiscais e Contabilidade. Cadastrando Contas Bancárias Em determinadas situações se torna necessário saber a movimentação de cada conta bancária e informá-las nos lançamentos. Para dispormos deste recurso basta possuirmos o cadastro da conta bancária e identificá-la no lançamento, indicando em que conta está ocorrendo a movimentação. Este cadastro será utilizado em caso de integração com outros sistemas. Para incluir uma nova conta bancária acesse o menu Cadastros -> Contas Bancárias e clique com o mouse no botão Incluir. Você deve informar os seguintes dados: Código Interno: um código que você vai utilizar para identificar a conta bancária durante a digitação. Nome do banco: Nome do banco a que se refere esta conta bancária. Tipo: Conta corrente ou Conta Poupança Titular: Nome do titular da conta Número do banco: Número de identificação do banco, cada banco possui um código pré - definido (ex: 1- Banco do Brasil, 41- Banrisul). Número da agência: Número da agência correspondente a ao banco indicado. Número da conta: Número de sua conta bancária. Se você quer alterar os dados de uma conta bancária, dentro de Cadastros -> Contas Bancárias, selecione com o mouse a conta que desejas alterar, em seguida, clique no botão Alterar, ou simplesmente pressione a letra A que se encontra em seu teclado. Faça as alterações necessárias, e ao final do processo, clique com o mouse no botão OK. Para excluir uma conta bancária e os seus dados, dentro de Cadastros -> Contas Bancárias, selecione com o mouse a conta que desejas excluir, em seguida, clique no botão Excluir, ou simplesmente pressione a letra E que encontra-se em seu teclado. O sistema

28 perguntará se deseja realmente excluir o registro. Para confirmar, clique em Sim, e, para abortar o processo, clique em Não. Nota : É possível cadastrar várias contas bancárias em um mesmo banco. Cadastrando Contas Bancárias Cadastrando Tabela de Juros Nas tabelas de juros são informados os índices para cálculo de juros e multas que serão aplicados nos relatórios de cobrança e consulta de saldos para calcular as correções dos valores de títulos em atraso, correção de valores de títulos gerados com vencimento calculado, ou seja, um determinado número de vencimentos para um mesmo cliente, tendo o valor corrigido mensalmente. Essas tabelas são utilizadas também no cálculo do valor pago pela negociação de títulos com financeiras. Este cadastro será utilizado em caso de integração com outros sistemas. A seleção de uma tabela tanto pode ser feita no momento da impressão do relatório quanto associada a um cliente ou no cadastro do próprio cliente. Caso nenhuma tabela seja informada não será feita correção. Para incluir uma nova tabela de juros, acesse o menu Cadastros -> Tabela de Juros, clique no botão Incluir, informe uma descrição para esta tabela, o percentual de multa e o de juro diário. Para alterar uma tabela de juros, basta estar no cadastro de tabela de juros, clicar com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também pressionar a tecla A ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de alteração deste cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, podendo também utilizar as teclas E ou - existentes no seu teclado. O sistema pedirá sua confirmação para excluir o registro. Caso você queira emitir uma listagem das tabelas de juros, dentro do cadastro das mesmas, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar ou pressione a tecla L existente no seu teclado, e escolha a ordem na qual deseja imprimir a lista (códigos, alfabética). Feita a escolha, clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das empresas na impressora). Criando Históricos Padrões Históricos padrões são textos (históricos) criados e utilizados como padrão pelo sistema para complementar os lançamentos do Comercial. Estes históricos podem ser cadastrados, veja como fazer: Acesse o cadastro dos históricos padrões clicando com o mouse no menu Cadastro -> Históricos padrões. Para cadastrar um histórico, clique com o mouse no botão Incluir, na tecla I, tecla Insert ou na tecla + que se encontram no seu teclado. Já dentro do cadastro, informe a descrição do seu histórico, e clique com o mouse no botão OK, ou pressione a tecla Enter existente no seu teclado. Para alterar um histórico padrão, basta estar no cadastro de históricos padrões, clicar com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também pressionar a tecla A ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de alteração deste cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, podendo também utilizar as teclas E ou - existentes no seu teclado. O sistema pedirá sua confirmação para excluir o registro. Caso você queira emitir uma listagem dos históricos padrões, dentro do cadastro dos mesmos, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar ou pressione a tecla L

29 existente no seu teclado, e escolha a ordem na qual deseja imprimir a lista (códigos ou alfabética). Feita a escolha, clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das empresas na impressora). Cadastro de Situações Tributárias Para acessar o cadastro de situações tributárias, clique no menu Cadastros -> Situações Tributárias. Para cadastrar uma situação tributária, clique com o mouse no botão Incluir, na tecla I, tecla insert ou na tecla + que se encontram no seu teclado, abrirá um formulário com os seguintes campos : Código: Informe um código possuindo números e/ou letras para cada situação tributária cadastrada no sistema. Descrição: Neste campo você informará qual é a descrição para a situação tributária que está sendo cadastrada. Legenda: Informe qual é a legenda correspondente a esta situação tributária. Após o preenchimento dos campos, para confirmar a inclusão clique no botão OK, e para cancelar a inclusão clique sobre o botão Sair. Para alterar os dados, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar, para emissão do relatório em tela, ou no botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora. Cadastrando Modelos Tributários O modelo tributário é onde serão configurados os cálculos para os impostos que serão gerados na geração dos pedidos e na emissão das notas fiscais. Os mesmos devem ser informados nos movimentos de entradas e saídas de mercadorias lançados no sistema. Para cadastrar um modelo tributário, acesse o menu Cadastros -> Modelos Tributários, clique com o mouse no botão Incluir, na tecla I, tecla Insert ou na tecla + que se encontram no seu teclado, abrirá um formulário com os seguintes campos: Código: Para cada modelo tributário cadastrado o sistema irá gerar um código numérico e seqüencial. Descrição: Você deve dar um nome para cada modelo tributário que cadastrar, informe-o neste campo. UF e Situação Tributária: Informe o estado que você efetua as saídas de mercadorias e informe a situação tributária correspondente o estado informado. ICMS. Isento ICMS: Marque esta opção quando o modelo tributário não deve calcular Isento IPI: Marque esta opção quando o modelo tributário não deve calcular IPI. Lançar diferença em Outras ICMS/IPI : Marque esta opção caso queira que a diferença entre o valor total da nota fiscal e a base de cálculo seja lançada como Outras de ICMS/IPI para o Sistema de Livros Fiscais (caso trabalhe com esse sistema integrado ao Comercial). Diminuir ICMS do Frete do ICMS Substituição: Marque esta opção para diminuir o ICMS calculado para o frete do ICMS de Substituição tributária.

30 Somar IPI na Base da Substituição: Marque esta opção quando você trabalhar com substituição tributária e for necessário somar o valor do IPI à base de cálculo da substituição. Somar IPI na Base do ICMS: Marque esta opção quando for necessário somar o valor do IPI à base de cálculo do ICMS. Somar Frete na base Substituição: Marque esta opção quando você trabalhar com substituição tributária e for necessário somar o valor do frete à base de cálculo da substituição. Somar Frete na base do IPI: Marque esta opção quando você trabalhar com substituição tributária e for necessário somar o valor do frete à base de cálculo do IPI. Somar Frete na base do ICMS: Marque esta opção quando você trabalhar com substituição tributária e for necessário somar o valor do frete à base de cálculo do ICMS. Somar imposto de importação na base do ICMS: Marque esta opção quando você trabalhar com substituição tributária e for necessário somar o valor do imposto de importação na base de cálculo do ICMS. Somar imposto de importação na base do IPI: Marque esta opção quando você trabalhar com substituição tributária e for necessário somar o valor do imposto de importação na base de cálculo do IPI. % Redução Base ICMS: Preencha este campo com o percentual de redução para a base de cálculo do ICMS, caso você trabalhe com redução de base de cálculo. % Sobre Base do ICMS para cálculo da Base da Substituição: Informe neste campo o percentual para a base de cálculo da substituição tributária. Alíquota ICMS: Informe neste campo o percentual para cálculo do imposto ICMS. Alíquota IPI: Informe neste campo o percentual para cálculo do imposto IPI. Alíquota ICMS Substituição Tributária: Informe neste campo o percentual para cálculo do imposto ICMS por substituição tributária, caso exista. Alíquota ISSQN: Informe neste campo o percentual para cálculo do imposto ISSQN. Após o preenchimento dos campos, para confirmar a inclusão clique no botão OK, e para cancelar a inclusão clique sobre o botão Sair. Para alterar os dados, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, Enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar, para emissão do relatório em tela, ou no botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora.

31 Cadastrando Modelo Tributário Cadastro de Naturezas de Operações (CFOP) Para entrar neste cadastro, acesse o menu Cadastros -> Naturezas de Operação. Abrirá um formulário disponibilizando as naturezas cadastradas. Para criar uma nova natureza, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou Insert, abrirá um formulário de inclusão com os campos CFOP e Descrição, onde devem ser preenchidos com o código na natureza de operação e sua descrição. Para utilizar as novas naturezas de operação com quatro dígito vá até o cadastro de empresas e marque a opção Natureza de Operação com 4 dígitos na aba complementos. Após, clique no botão OK, para confirmar a inclusão, ou no botão Sair, para cancelar o procedimento. Para alterar uma natureza, selecione-a com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, Enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-a com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar para emissão do relatório em tela ou no botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora. Cadastrando Classificação fiscal As classificações fiscais serão informadas no cadastro dos produtos e devem ser previamente cadastradas. Acesse o menu Cadastros -> Classificações fiscais. Abrirá o cadastro, para incluir clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou Insert, abrirá um formulário de inclusão com o campo código e o campo número. O campo código será gerado automático e seqüencial pelo sistema, já o campo número deve ser preenchido conforme o número da classificação fiscal. Após o preenchimento dos campos, clique no botão OK para confirmar a inclusão ou clique sobre o botão Sair para cancelar o procedimento. Para alterar uma classificação fiscal, selecione-a com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-a com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Para emissão de uma listagem, clique sobre o botão Listar, e será aberto um formulário com configurações referente à impressão. Selecione as opções disponíveis para a impressão e clique no botão Visualizar, para emissão do relatório em tela, ou no botão Imprimir, para emissão do relatório na impressora.

32 Cadastrando Observações Padronizadas Observações padronizadas são textos (observações) criados e utilizados como padrão pelo sistema para complementar obsrvações em pedidos ou notas fiscais no Comercial. Estes históricos podem ser cadastrados, veja como fazer: Acesse o cadastro dos históricos padrões clicando com o mouse no menu Cadastro -> Observações padronizadas. Para cadastrar uma observação padronizada, clique com o mouse no botão Incluir, na tecla I, tecla insert ou na tecla + que se encontram no seu teclado. Já dentro do cadastro, informe o código, a descrição e sua observação padronizada, e clique com o mouse no botão OK, ou pressione a tecla enter existente no seu teclado. Para alterar uma observação padronizada, basta estar no cadastro de Observações padronizadas, clicar com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também pressionar a tecla A ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de alteração deste cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, podendo também utilizar as teclas E ou - existentes no seu teclado. O sistema pedirá sua confirmação para excluir o registro. Caso você queira emitir uma listagem de observações padronizadas, dentro do cadastro dos mesmos, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar ou pressione a tecla L existente no seu teclado, e escolha a ordem na qual deseja imprimir a lista (códigos ou alfabética). Feita a escolha, clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das empresas na impressora). Cadastro de Retenção São impostos que devem ser aplicados em produtos e serviços, como Funrural e IRRF. Para incluir uma retenção acesse o menu Cadastro -> Retenção e clique com o mouse no botão Incluir. Você deve informar os seguintes dados: Código: Informe um código para cadastro da retenção. Este código é o que será usado no cadastro de produtos e/ou serviços, para fazer a retenção nos mesmos. Descrição: Indique a que imposto se refere. Ex: Cofins Alíquota: Indique a alíquota para esta retenção. Valor mínimo do imposto para recolhimento: Este é o valor mínimo que o imposto deve ter para ser recolhido. Valor mínimo de base para recolhimento do imposto: A base que este imposto deve ter para ser recolhido. Usar retenção para: Marque em que operação(ões) será(ão) usada(s) a(s) retenção(ões). Ao terminar o cadastro clique com o mouse no botão OK, ou pressione a tecla enter existente no seu teclado. Para alterar uma retenção, basta estar no cadastro de Retenção, clicar com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também pressionar a tecla A ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de alteração deste cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, podendo também utilizar as teclas E ou - existentes no seu teclado. O sistema pedirá sua confirmação para excluir o registro. Lançando pedidos de venda Após preenchidos os cadastros mencionados acima, você já estará pronto para gerar os movimentos dentro do sistema. Para gerar pedidos de venda, acesse o menu Saídas -> Pedidos de Vendas -> Manutenção. Abrirá um formulário para geração dos pedidos, para lançar uma venda, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou Insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos:

33 Cliente: Neste campo você informará o cliente para quem está gerando este pedido de venda, o mesmo deverá estar previamente cadastrado. Para informar o cliente, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais de sua razão social e depois pressionar a tecla Enter, que o sistema fará uma busca. Condição de Pagamento: Informe qual condição de pagamento você utilizará para este pedido de venda. Esta condição deverá estar previamente cadastrada. Para informá-la, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição da condição e depois pressionar a tecla Enter, que o sistema fará uma busca. Vendedor: Informe o vendedor responsável pelo pedido de venda que está sendo gerado, o mesmo deverá estar previamente cadastrado. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais do nome do vendedor e depois pressionar a tecla Enter, que o sistema fará uma busca. Data: Informe a data de geração do pedido. Esta data será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a data do seu sistema operacional. Hora: Informe a hora de geração do pedido. Esta hora será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a hora do seu sistema operacional. Modelo tributário: Informe neste campo o modelo tributário do produto que está sendo vendido neste pedido. Imprimir nota fiscal por subgrupo: Selecionada esta opção, é possível a impressão da nota fiscal de acordo com o subgrupo do produto. Produto: Informe neste campo o produto que está sendo vendido neste pedido. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição do produto e depois pressionar a tecla Enter, que o sistema fará uma busca. Quantidade: Informe a quantidade deste produto lançado neste pedido. Unitário: Preencha este campo com o valor unitário do produto. Este valor será sugerido pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto. Desconto: Digite neste campo o percentual para desconto sobre o produto informado, caso seja desejado indicar desconto. Total: Este valor será calculado pelo sistema de acordo com a quantidade e o valor unitário do produto informado acima. Complemento: Caso queira complementar a descrição do produto, preencha-o neste campo, e o mesmo sairá impresso nas notas, pedidos e demais relatórios junto a descrição do produto. Este campo só estará disponível caso você tenha configurado a empresa para habilitar o mesmo. Situação Tributária: Informe neste campo qual é a situação tributária correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. % ICMS: Informe neste campo qual é o percentual de ICMS correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto. % IPI: Informe neste campo qual é o percentual de IPI correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto, e caso você tenha configurado a empresa como contribuinte de IPI.

34 % Redução: Informe neste campo qual é o percentual de Redução de base de cálculo correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. Caso você tenha configurado sua empresa como contribuinte de ISSQN, abaixo dos campos mencionados acima, estarão disponíveis outros campos referente à venda de serviços. Os campos são: Serviço : Você informará neste campo o serviço que está sendo vendido neste pedido. O mesmo deverá estar previamente cadastrado. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição do serviço e depois pressionar a tecla Enter, que o sistema fará uma busca. Quantidade : Informe a quantidade do serviço lançado no pedido. Unitário: Preencha este campo com o valor unitário do serviço. Este valor será sugerido pelo sistema caso você tenha informado no cadastro do serviço. Desconto: Digite neste campo o percentual para desconto sobre o serviço informado, caso queira indicar um desconto. Total: Este valor será calculado pelo sistema de acordo com a quantidade e o valor unitário do serviço informados acima. Complemento: Caso queira complementar a descrição do serviço, preencha-o neste campo, e o mesmo sairá impresso nas notas, pedidos e demais relatórios junto a descrição do serviço. Este campo só estará disponível caso você tenha configurado a empresa para habilitar o mesmo. % ISSQN: Informe neste campo qual é o percentual de ISSQN correspondente ao serviço lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do serviço. Incluindo Pedidos de Vendas Depois de informados os campos acima, o cursor se posicionará em uma linha vazia, pronto para que você informe outro produto/serviço. Caso não queira lançar mais nenhum produto/serviço, basta pressionar a tecla enter sobre esta linha vazia, e abrirá uma outra janela para informações sobre o frete desta venda, os campos são os seguintes: Nome : Informe o transportador das mercadorias deste pedido. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais do nome do transportador e depois pressionar a tecla Enter, que o sistema fará uma busca. Este campo será sugerido pelo sistema, caso você tenha vinculado um transportador à condição de pagamento deste pedido. Os campos Endereço, Telefone, Município, UF, Insc. Est., CNPJ/CPF, Placa, serão preenchidos automaticamente caso o transportador informado tenha essas informações em seu cadastrado.

35 Abaixo dos campos correspondentes ao frete do pedido, seguem alguns campos referentes a volumes e descontos (Quantidade, Espécie, Marca, % Desconto, etc.), preencha-os caso necessário. Após preencher esses campos, continue pressionando a tecla Enter até abrir uma outra janela, referente as observações e dados da nota fiscal como, CFOP, espécie, Dados adicionais, etc. Passando por esses campos, continue pressionando a tecla Enter até abrir uma outra janela, referente a parcelas, valores, vencimentos, e integração com outros sistemas. Após o preenchimento dos campos, clique no botão OK para confirmar a inclusão ou clique sobre o botão Sair para cancelar o procedimento. Para alterar um pedido, selecione-a com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-a com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou Delete. Na manutenção dos pedidos de venda há um botão chamado Histórico. Caso você mande incluir um pedido, informe um cliente e clique no botão Histórico, que aparecerão os últimos pedidos de venda referentes ao cliente informado. Há um outro botão chamado Filtrar. Clicando neste botão, abrirá um formulário para filtro dos pedidos lançados. Você pode filtrar os pedidos de um determinado cliente, condição de pagamento, ou filtrar os pedidos de acordo com o seu status (Liberados, Bloqueados, etc.). Após definidos os filtros, clique no botão Filtrar. Use o botão Limpar Filtro para desfazer a filtragem dos pedidos. Status dos pedidos de venda De acordo com alguns critérios de controle do sistema, o seu pedido de venda pode ser: Liberado: Ele receberá a letra L, o que identifica seu status como liberado. Isso quer dizer que a venda foi realizada sem nenhuma restrição, significa que o pedido está liberado. Bloqueado por Falta: O pedido receberá a letra F, o que identifica seu status como falta. O pedido receberá esse status sempre que for registrada uma venda onde o(s) produto(s) estiver(em) com o seu saldo disponível de estoque igual(is) a zero. Caso você não tenha configurado a empresa para fazer controle de estoque, este status não aparecerá para seus pedidos. Bloqueado por Crédito: O pedido receberá a letra C, o que identifica seu status como bloqueio por crédito. O pedido receberá esse status sempre que for registrada uma venda onde o limite de crédito registrado no cadastro de seu cliente for atingido. Bloqueado por Desconto: O pedido receberá a letra D, o que identifica seu status como bloqueio por desconto. O pedido receberá esse status sempre que for registrada uma venda onde o valor do desconto concedido na venda for superior ao desconto máximo definido no cadastro do produto. Bloqueado por Devolução: O pedido receberá a letra V, o que identifica seu status como bloqueio por devolução. O pedido receberá esse status sempre que for registrada uma devolução de venda. Liberando pedidos de vendas bloqueados Sempre quer for necessário a liberação, ou desbloqueio de um pedido de venda, acesse o menu Saídas -> Pedidos de Venda -> Liberação. Abrirá um formulário disponibilizando alguns campos para filtro dos pedidos bloqueados, esses campos são: Período: Informe o período em que encontra(m)-se o(s) pedido(s) que desejas desbloquear. Cliente: Informe o(s) cliente(s) para qual(ais) foi(ram) gerado(s) o(s) pedido(s) que será(ão) desbloqueado(s).

36 Bloqueados por Desconto: Marque esta opção caso o(s) pedido(s) que desejas desbloquear possua(m) o status de bloqueio por D esconto. Bloqueados por Crédito: Marque esta opção caso o(s) pedido(s) que desejas desbloquear possua(m) o status de bloqueio por C rédito. Produtos em Falta: Marque esta opção caso o(s) pedido(s) que desejas desbloquear possua(m) o status de bloqueio por F alta. Após preencher os campos acima, clique no botão OK para confirmar a busca dos pedidos. Feito isso, estarão dispostos na tela todos os pedidos que se enquadram nos filtros informados. Para selecionar o(s) pedido(s) para desbloqueio, pressione a barra de espaços sobre os mesmos ou clique no botão Sel. Todos para que todos os pedidos dispostos sejam selecionados. Marcados os pedidos, você tem duas opções para liberação dos mesmos, são elas: Manual: Esta liberação trará cada um dos pedidos para confirmação dos dados, permitindo que você altere as informações de frete, faturamento e integração com o Sistema Financeiro antes de confirmar a baixa. Para isso, após a seleção do(s) pedido(s) para liberação, clique no botão Manual e altere qualquer um dos campos disponíveis do pedido, se necessário. Depois clique no botão OK para confirmar. Esse procedimento deve ser feito para todos os pedidos que foram selecionados para a liberação manual. Automática: Esta liberação, do contrário da liberação manual, não trará o(s) pedido(s) para possíveis alterações antes de liberá-lo, o(s) pedido(s) serão liberados automaticamente no momento em que for clicado no botão Automática após a seleção do(s) pedido(s). Liberando Pedidos de Vendas Gerando orçamentos A forma de lançamento dos orçamentos dentro do sistema é idêntica a forma de lançamento de pedidos de venda, com uma diferença, o orçamento não movimentará seu estoque, somente no momento em que o mesmo for efetivado, passando assim a ser considerado um pedido de venda. Para gerar orçamentos, acesse o menu Saídas -> Orçamentos. Abrirá um formulário para geração dos orçamentos, para lançá-lo, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Cliente: Neste campo você informará o cliente para quem está gerando este orçamento, o mesmo deverá estar previamente cadastrado. Para informar o cliente, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais de sua razão social e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Vendedor: Informe o vendedor responsável pelo orçamento que está sendo gerado, o mesmo deverá estar previamente cadastrado. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais do nome do vendedor e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca.

37 Condição de Pagamento: Informe qual condição de pagamento você utilizará para este orçamento. Esta condição deverá estar previamente cadastrada. Para informá-la, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição da condição e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Data : Informe a data de geração do orçamento. Essa data será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a data do seu sistema operacional. Hora : Informe a hora de geração do orçamento. Essa hora será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a hora do seu sistema operacional. Produto : Informe neste campo o produto para este orçamento. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição do produto e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Quantidade : Informe a quantidade deste produto lançado neste orçamento. Unitário : Preencha este campo com o valor unitário do produto. Este valor será sugerido pelo sistema caso você tenha o informado no cadastro do produto. Desconto : Digite neste campo o percentual para desconto sobre o produto informado, caso seja desejado indicar um desconto. Total : Este valor será calculado pelo sistema de acordo com a quantidade e o valor unitário do produto informados acima. Complemento : Caso queira complementar a descrição do produto, preencha-o neste campo, e o mesmo sairá impresso nas notas, orçamentos e demais relatórios junto a descrição do produto. Este campo só estará disponível caso você tenha configurado a empresa para habilitar o mesmo. Situação Tributária : Informe neste campo qual é a situação tributária correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. % ICMS : Informe neste campo qual é o percentual de ICMS correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto. % IPI : Informe neste campo qual é o percentual de IPI correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto, e caso você tenha configurado a empresa como contribuinte de IPI. % Redução : Informe neste campo qual é o percentual de Redução de base de cálculo correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. Caso você tenha configurado sua empresa como contribuinte de ISSQN, abaixo dos campos mencionados acima, estarão disponíveis outros campos referente à venda de serviços. Os campos são: Serviço : Você informará neste campo o serviço que está sendo vendido neste orçamento. O mesmo deverá estar previamente cadastrado. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição do serviço e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Quantidade : Informe a quantidade deste serviço lançado neste orçamento. Unitário : Preencha este campo com o valor unitário do serviço. Este valor será sugerido pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do serviço.

38 Desconto : Digite neste campo o percentual para desconto sobre o serviço informado, caso seja desejado indicar desconto. Total : Este valor será calculado pelo sistema de acordo com a quantidade e o valor unitário dos serviços informados acima. Complemento : Caso queira complementar a descrição do serviço, preencha-o neste campo, e o mesmo sairá impresso nas notas, orçamentos e demais relatórios junto a descrição do serviço. Este campo só estará disponível caso você tenha configurado a empresa para habilitar o mesmo. % ISSQN : Informe neste campo qual é o percentual de ISSQN correspondente ao serviço lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do serviço. Depois de informados os campos acima, o cursor se posicionará em uma linha vazia, pronto para que você informe outro produto/serviço. Caso não queira lançar mais nenhum produto/serviço, basta pressionar a tecla enter sobre esta linha vazia, e abrirá uma outra janela para informações sobre o frete desta venda, os campos são os seguintes: Nome : Informe o transportador das mercadorias deste orçamento. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais do nome do transportador e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Este campo será sugerido pelo sistema, caso você tenha vinculado um transportador à condição de pagamento deste orçamento. Os campos Endereço, Telefone, Município, UF, Insc. Est., CNPJ/CPF, Placa, serão preenchidos automaticamente caso o transportador informado tenha essas informações em seu cadastrado. Abaixo dos campos correspondentes ao frete do pedido, seguem alguns campos referentes a volumes e descontos (Quantidade, Espécie, Marca, % Desconto, etc.), preencha-os caso necessário. Após preencher esses campos, continue pressionando a tecla enter até abrir uma outra janela, referente as observações e dados da nota fiscal, como, CFOP, espécie, Dados adicionais, etc. Passando por esses campos, continue pressionando a tecla enter até abrir uma outra janela, referente a parcelas, valores, vencimentos, e integração com outros sistemas. Após o preenchimento dos campos, clique no botão OK para confirmar a inclusão ou clique sobre o botão Sair para cancelar o procedimento. Para alterar um orçamento, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-a com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou delete. O botão Efetivar será utilizado para acrescentar o orçamento aos pedidos de venda. Para isso, você terá que entrar na alteração do orçamento, e clicar no botão Efetivar. É possível também fazer a efetivação do orçamento antes de gravá-lo no sistema. Na manutenção dos orçamentos há um botão chamado Histórico. Caso você mande incluir um pedido, informe um cliente e clique no botão Histórico, que aparecerão os últimos pedidos de venda referentes ao cliente informado. Há um outro botão chamado Filtrar. Clicando neste botão, abrirá um formulário para filtro dos pedidos lançados. Você pode filtrar os orçamentos de um determinado cliente ou condição de pagamento. Após definidos os filtros, clique no botão Filtrar. Use o botão Limpar Filtro para desfazer a filtragem dos orçamentos. Devoluções de compras O Sistema Comercial disponibiliza de uma rotina para devolução de compras. Para acessá-la, clique em Saídas -> Devoluções de Compras. Abrirá um formulário para cadastro das devoluções das compras realizadas no sistema, para adicionar, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos:

39 Pedido de Compra: Informe neste campo qual é o pedido de compra que deseja fazer a devolução. Caso não saiba esta informação, deixe o campo em branco e preencha o campo seguinte. NF de Compra: Informe neste campo qual é a nota fiscal de compra que deseja fazer a devolução. Fornecedor: Informe qual o fornecedor referente a compra que deseja devolver. Condição de Pagamento: Qual a condição de pagamento utilizada na compra que deseja devolver. Data : Data da compra no qual será devolvida. Hora : Hora da compra no qual será devolvida. Depois de preenchidos os campos acima, aparecerão todos os dados do pedido de compra. Não é necessária a devolução completa da compra, você informará quais produtos e quantos desejas devolver. Feitos esses passos, pressione o botão OK para confirmar a devolução desta compra. Para alterar uma devolução de compra, selecione-a com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-a com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou delete. Sucateamentos Caso algum de seus produtos, por algum motivo não tiver condições de ser comercializado, e seja necessário a retirada deste produto de seu estoque, faça um sucateamento. Clique em Saídas -> Sucateamento. Para adicionar, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Cliente: Neste campo você informará um cliente. Na verdade, o sucateamento não é direcionado a nenhum cliente, mas para efeito de controle, crie um cliente para usar em todos os sucateamentos. Condição de Pagamento: Neste campo você informará uma condição de pagamento. Na verdade, o sucateamento não é direcionado a nenhuma condição de pagamento, mas para efeito de controle, crie uma condição de pagamento para usar em todos os sucateamentos. Data: Informe a data de geração do sucateamento. Essa data será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a data do seu sistema operacional. Hora: Informe a hora de geração do sucateamento. Essa hora será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a hora do seu sistema operacional. Produto: Informe neste campo o produto para este sucateamento. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição do produto e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Quantidade: Informe a quantidade deste produto lançado neste sucateamento. Unitário: Preencha este campo com o valor unitário do produto. Este valor será sugerido pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto. Total: Este valor será calculado pelo sistema de acordo com a quantidade e o valor unitário do produto informado acima.

40 Complemento: Caso queira complementar a descrição do produto, preencha-o neste campo, e o mesmo sairá impresso nas notas, orçamentos e demais relatórios junto a descrição do produto. Este campo só estará disponível caso você tenha configurado a empresa para habilitar o mesmo. Situação Tributária: Informe neste campo qual é a situação tributária correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. % ICMS: Informe neste campo qual é o percentual de ICMS correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto. % IPI: Informe neste campo qual é o percentual de IPI correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto, e caso você tenha configurado a empresa como contribuinte de IPI. % Redução: Informe neste campo qual é o percentual de Redução de base de cálculo correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. % Substituição: Informe neste campo qual é o percentual de Substituição de base de cálculo correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. Após o preenchimento dos campos, clique no botão OK para confirmar a inclusão ou clique sobre o botão Sair para cancelar o procedimento. Para alterar um sucateamento, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-a com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou delete. Consumo Interno Nesta rotina é onde serão emitidas as requisições de produtos para consumo interno. Para acessar a rotina vá ao menu Saídas -> Consumo Interno. Abrirá um formulário para geração da requisição, para iniciar clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Centro de Custos Origem: Informe o centro de custos de origem do produto, ou seja, o centro de custos de onde o produto está saindo. Centro de Custos Destino: Informe o centro de custos de destino do produto, ou seja, o centro de custos de onde o produto está sendo enviado. Data: Informe a data de geração do pedido. Esta data será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a data do seu sistema operacional. Hora: Informe a hora de geração do pedido. Esta hora será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a hora do seu sistema operacional. Produto: Informe neste campo o produto que está sendo transferido de centro de custos nesta requisição. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição do produto e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Quantidade: Informe a quantidade do produto lançado no pedido. Unitário: Preencha este campo com o valor unitário do produto. Este valor será sugerido pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto.

41 Total: Este valor será calculado pelo sistema de acordo com a quantidade e o valor unitário do produto informados acima. Complemento: Caso queira complementar a descrição do produto, preencha-o neste campo, e o mesmo sairá impresso nas notas, pedidos e demais relatórios junto a descrição do produto. Este campo só estará disponível caso você tenha configurado a empresa para habilitar o mesmo. Depois de informados os campos acima, o cursor se posicionará em uma linha vazia, pronto para que você informe outro produto. Caso não queira lançar mais nenhum produto, basta clicar no botão Ok ou pressionar a tecla enter sobre esta linha vazia, e abrirá uma outra janela solicitando a escolha do modo para impressão (isso se foi selecionado Imprimir Requisição ao Final ). Selecione o modo e clique em Imprimir, para ser impressa a requsição, em Visualizar, para visualizar em tela a requisão, ou Sair. Obs: Modo de impressão Texto: impressora matricial (formulário contínuo) Gráfico: impressora jato de tinta ou laser. Lançando pedidos de compra É nesta rotina onde serão registradas as compras no Sistema Comercial. Para gerar pedidos de compra, acesse o menu Entradas -> Pedidos de Compras -> Manutenção. Abrirá um formulário para geração dos pedidos, para lançar uma compra clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Fornecedor: Neste campo você informará o fornecedor para quem está gerando este pedido de compra, o mesmo deverá estar previamente cadastrado. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais de sua razão social e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Condição de Pagamento: Informe qual condição de pagamento você utilizará para este pedido de compra. Esta condição deverá estar previamente cadastrada. Para informála, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição da condição e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Nota Fiscal: Informe a nota fiscal desta compra. Modelo: Informe uma das opções disponíveis para o modelo do documento fiscal. Data: Informe a data de geração do pedido. Esta data será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a data do seu sistema operacional. Hora: Informe a hora de geração do pedido. Esta hora será sempre sugerida pelo sistema de acordo com a hora do seu sistema operacional. Produto: Informe neste campo o produto que está sendo comprado neste pedido. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais da descrição do produto e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Quantidade: Informe a quantidade deste produto lançado neste pedido. Unitário: Preencha este campo com o valor unitário do produto. Este valor será sugerido pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto. Desconto: Digite neste campo o percentual para desconto sobre o produto informado, caso queira indicar desconto. Total: Este valor será calculado pelo sistema de acordo com a quantidade e o valor unitário do produto informados acima.

42 Complemento: Caso queira complementar a descrição do produto, preencha-o neste campo, e o mesmo sairá impresso nas notas, pedidos e demais relatórios junto a descrição do produto. Este campo só estará disponível caso você tenha configurado a empresa para habilitar o mesmo. Situação Tributária: Informe neste campo qual é a situação tributária correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. % ICMS: Informe neste campo qual é o percentual de ICMS correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto. % IPI: Informe neste campo qual é o percentual de IPI correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você o tenha informado no cadastro do produto, e caso você tenha configurado a empresa como contribuinte de IPI. % Redução: Informe neste campo qual é o percentual de Redução de base de cálculo correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. % Substituição: Informe neste campo qual é o percentual de substituição de base de cálculo correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. % Importação: Informe neste campo qual é o percentual de importação correspondente ao produto lançado. Esta informação será sugerida pelo sistema caso você a tenha informado no cadastro do produto. Lançando Pedidos de Compras Depois de informados os campos acima, o cursor se posicionará em uma linha vazia, pronto para que você informe outro produto. Caso não queira lançar mais nenhum produto, basta pressionar a tecla enter sobre esta linha vazia, e abrirá uma outra janela para informações sobre o frete desta venda, os campos são os seguintes: Nome: Informe o transportador das mercadorias deste pedido. Para informá-lo, basta digitar o seu código ou digitar as letras iniciais do nome do transportador e depois pressionar a tecla enter, que o sistema fará uma busca. Este campo será sugerido pelo sistema, caso você tenha vinculado um transportador à condição de pagamento deste pedido. Os campos Endereço, Telefone, Município, UF, Insc. Est., CNPJ/CPF, Placa, serão preenchidos automaticamente caso o transportador informado tenha essas informações em seu cadastrado. Abaixo dos campos correspondentes ao frete do pedido, seguem alguns campos referentes a volumes e descontos (Quantidade, Espécie, Marca, % Desconto, etc.), preencha-os caso necessário. Após preencher esses campos, continue pressionando a

43 tecla enter até abrir uma outra janela, referente a observações e dados da nota fiscal, como, CFOP, espécie, Dados adicionais, etc. Passando por esses campos, continue pressionando a tecla enter até abrir uma outra janela, referente a parcelas, valores, vencimentos, e integração com outros sistemas. Após o preenchimento dos campos, clique no botão OK para confirmar a inclusão ou clique sobre o botão Sair para cancelar o procedimento. Para alterar um pedido, selecione-o com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou delete. Na manutenção dos pedidos de compra há um botão chamado Histórico. Caso você mande incluir um pedido, informe um fornecedor e clique no botão Histórico, que aparecerão os últimos pedidos de compra referentes ao fornecedor informado. Há um outro botão chamado Filtrar. Clicando neste botão, abrirá um formulário para filtro dos pedidos lançados. Você pode filtrar os pedidos de um determinado cliente, condição de pagamento, ou filtrar os pedidos de acordo com o seu status (Liberados, Pendentes). Após definidos os filtros, clique no botão Filtrar. Use o botão Limpar Filtro para desfazer a filtragem dos pedidos. Status dos pedidos de compra De acordo com alguns critérios de controle do sistema, o seu pedido de venda pode ser: Liberado: Ele receberá a letra L, o que identifica seu status como liberado. Isso quer dizer que a compra foi registrada, movimentou estoque, porém não foi informado nenhum documento para esta compra. Baixado: O pedido receberá a letra B, o que identifica seu status como baixado, que é a compra registrada informando uma nota fiscal. Pendente: O pedido receberá a letra P, o que identifica seu status como pendente. A compra receberá este status sempre que for registrada uma compra sem informar nota fiscal, e sem liberá-la, onde não será movimentado o estoque até a liberação desta compra. Bloqueado por Devolução: O pedido receberá a letra V, o que identifica seu status como bloqueio por devolução. O pedido receberá esse status sempre que for registrada uma devolução de compra. Liberando pedidos de compras pendentes Sempre que for necessário a liberação de um pedido de compra pendente, acesse o menu Entradas -> Pedidos de Compras -> Liberação. Abrirá um formulário disponibilizando alguns campos para filtro dos pedidos bloqueados, esses campos são: Período: Informe o período em que encontra(m)-se o(s) pedido(s) que queira desbloquear. Fornecedor: Informe o fornecedor para qual foi(ram) gerado(s) o(s) pedido(s) que será(ão) desbloqueado(s). Após preencher os campos acima, clique no botão OK para confirmar a busca dos pedidos. Feito isso, estarão disposto na tela todos os pedidos que se enquadram nos filtros informados. Para selecionar o(s) pedido(s) para desbloqueio, pressione a barra de espaços sobre os mesmos ou clique no botão Sel. Todos para que todos os pedidos dispostos sejam selecionados. Marcados os pedidos, você tem duas opções para liberação dos mesmos, são elas: Manual: Esta liberação trará cada um dos pedidos para confirmação dos dados, permitindo que você altere as informações de frete, faturamento e integração com o Sistema Financeiro antes de confirmar a baixa. Para isso, após a seleção do(s) pedido(s) para liberação, clique no botão Manual e altere qualquer um dos campos disponíveis do pedido se necessário. Depois clique no

44 botão OK para confirmar. Esse procedimento deve ser feito para todos os pedidos que foram selecionados para a liberação manual. Automática: Esta liberação, do contrário da liberação manual, não trará o(s) pedido(s) para possíveis alterações antes de liberá-lo, o(s) pedido(s) serão liberados automaticamente no momento em que for clicado no botão Automática após a seleção do(s) pedido(s). Devoluções de vendas O Sistema Comercial disponibiliza de uma rotina para devolução de vendas. Para acessá-la, clique em Entradas -> Devoluções de Vendas. Abrirá um formulário para cadastro das devoluções das vendas realizadas no sistema, para adicionar, clique no botão Incluir ou pressione as teclas I, + ou insert, abrirá um formulário de inclusão com os seguintes campos: Pedido de Venda: Informe neste campo qual é o pedido de venda que deseja fazer a devolução. Caso não saiba esta informação, deixe o campo em branco e preencha o campo seguinte. NF de Venda: Informe neste campo qual é a nota fiscal de venda que deseja fazer a devolução. Cliente: Informe qual o cliente referente a venda que desejas devolver. Condição de Pagamento: Qual a condição de pagamento utilizada na venda que desejas devolver. Vendedor: Informe o vendedor. Data: Data da venda que será devolvida. Hora: Hora da venda que será devolvida. Depois de preenchidos os campos acima, aparecerão todos os dados do pedido de venda. Não é necessária a devolução completa da venda, você informará quais produtos e quantos desejas devolver. Feitos esses passos, pressione o botão OK para confirmar a devolução desta venda. Para alterar uma devolução, selecione-a com o mouse e clique no botão Alterar, ou pressione as teclas A, enter ou barra de espaços. Para excluir, selecione-a com o mouse e clique no botão Excluir, ou utilize as teclas E, - ou delete. O Controle de estoque Existem no sistema quatro saldos de estoque diferentes para cada produto cadastrado. Esses saldos não estão acessíveis para o usuário, pois o sistema atualiza e altera esses saldos de acordo com movimentação de entradas e saídas registradas nele. Caso a empresa não esteja configurada no sistema para controlar estoque, esses campos não serão utilizados. Segue abaixo os saldos de estoque: S. Físico: Este é o saldo físico de estoque, que representa a quantidade real dos produtos estocados. Para que este campo seja preenchido no sistema, basta você realizar um Balanço de Estoques e informar a quantidade física para o produto desejado. Para que este campo seja atualizado no sistema, basta que sejam registradas entradas efetivas no sistema ou saídas com emissão de nota fiscal. S. Reservado: Este é o saldo de estoques reservado, que receberá a quantidade vendida sem a emissão de notas fiscais. S. Disponível: Este é o saldo de estoque disponível para a comercialização. Este campo receberá a diferença entre o saldo físico e o saldo reservado.

45 S. Pendente: Este é o saldo pendente, que receberá a quantidade das compras que não foram baixadas e nem liberadas, são os pedidos de compra que possuem como status P endente. Este campo é alterado sempre que se libera um pedido de compra. Além dos saldos citados acima, existem dois outros campos referente ao controle de estoques que são disponíveis para o usuário, são eles: S. Mínimo: Você definirá um valor mínimo para o controle do estoque, onde o sistema informará quando este valor estiver prestes a ser diminuído de acordo com as saídas lançadas no sistema. Este campo é opcional, não sendo obrigado a preenchê-lo. S. Máximo: Você definirá um valor máximo para o controle do estoque, onde o sistema informará quando este valor estiver prestes a ser ultrapassado de acordo com as entradas lançadas no sistema. Este campo é opcional, não sendo obrigado a preenchê-lo. Reajuste de preços de venda Esta rotina foi criada para não haver a necessidade de fazer um reajuste de preços manualmente produto a produto. Para acessá-la, clique em Patrimônio -> Reajuste de Preços de Venda. Abrirá uma formulário onde você informará o quê e como fazer o reajuste: Reajuste de: Informe o que você deseja reajustar, determinado(s) produto(s), grupo(s) ou todo o estoque. Modo de cálculo: De que modo você deseja que seja feito o cálculo para reajuste dos preços, calculando um percentual sobre o atual preço, ou informando um valor que será considerado como o preço do produto. Base de cálculo: Esta opção estará disponível caso você tenha selecionado como modo de cálculo Percentual. Selecione quais dos preços de venda desejas reajustar, Preço de Venda (que reajustará todos os cinco preços de venda), ou Coluna base (que permitirá a você escolher uma das cinco colunas de preços para o reajuste. Índices/Valores: Informe o percentual ou o valor que deverá receber cada uma das colunas de preços. Reajuste de Preço de Vendas Após configuração dos campos acima, clique no botão OK pra confirmar o reajuste, ou no botão Sair para cancelar o procedimento.

46 Balanço de Estoques Sempre que for necessário corrigir o saldo físico do estoque de produtos, acesse o menu Patrimônio -> Balanço de Estoques. Abrirá um formulário para lançamento dos balanços, clique no botão Abrir para que seja aberto um balanço de estoques. Depois informe a data para abertura deste balanço e pressione a tecla enter. Para lançar os produtos no balanço, clique no botão Incluir, informe qual é o produto e sua quantidade no campo Contagem e clique no botão OK para confirmar o lançamento de cada produto. Deverá ser informado um produto por vez. Lançando produtos no Balanço de Estoque Quando não quiseres mais lançar os produtos, clique no botão Sair, retornando para a tela anterior, onde você poderá alterar os dados do produto lançado, excluir um produto ou encerrar o balanço clicando sobre o botão Encerrar. Ao confirmar o encerramento do balanço, abrirá um formulário onde você informará dados como cliente, cond. de pagto, e etc, e depois disso clique no botão OK para finalizar. Relatórios Movimentos São esses os relatórios que você irá emitir para saber sua movimentação dentro de determinados períodos permitindo a seleção de diversos campos. Movimento Diário Neste relatório você poderá visualizar toda sua movimentação tanto de entradas, quanto de saídas de produtos e serviços, separados por dia. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos -> Diário. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Modo: Informe de qual modo prefere visualizar os dados, Sintético (resumido) ou Analítico (detalhado). Listar: Marque se queres listar no relatório Produtos e/ou Serviços. Movimentos: Marque quais são os movimentos que desejas emitir neste relatório, ex: vendas liberadas faturadas, compras pendentes, devoluções de vendas, etc. Seleções: Caso queira ver este relatório de determinado(s) cliente(s), fornecedor(es), entre outros campos, marque-os, e selecione-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina.

47 Selecionando itens para o Relatório Movimento Diário Movimento por cliente Neste relatório você poderá visualizar toda sua movimentação de produtos e serviços, separados por clientes. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos -> Clientes. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que queres emitir o relatório. Modo: Informe de qual modo prefere visualizar os dados, Sintético (resumido) ou Analítico (detalhado). Listar: Marque se desejas listar no relatório Produtos e/ou Serviços. Movimentos: Marque quais são os movimentos que desejas emitir neste relatório, ex: vendas liberadas faturadas, devoluções de vendas, etc. Ordem: Informe a ordem em que devem aparecer os clientes, por ordem Alfabética ou Códigos. Valor a Imprimir: Que valor deseja imprimir no relatório: dos Pedidos ou dos Produtos. Totais: Que total(is) desejas imprimir no relatório: Pedidos e/ou total Diário e/ou Produtos/Serviços e outros valores Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) cliente(s), vendedor(es), entre outros campos, marque-os, e selecione-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Movimento por fornecedor Neste relatório você poderá visualizar toda sua movimentação de produtos e serviços, separados por fornecedores. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos -> Fornecedores. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório.

48 Modo: Informe de qual modo prefere visualizar os dados, Sintético (resumido) ou Analítico (detalhado). Movimentos: Marque quais são os movimentos que desejas emitir neste relatório, ex: compras liberadas, compras pendentes, etc. Ordem: Informe a ordem em que devem aparecer os fornecedores, por ordem Alfabética ou Códigos. Valor a Imprimir: Que valor desejas imprimir no relatório: dos Pedidos ou dos Produtos. Totais: Que total(is) desejas imprimir no relatório: Pedidos e/ou total Diário. Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) cliente(s), vendedor(es), entre outros campos, marque-os, e selecione-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Movimento por grupos/subgrupos Neste relatório você poderá visualizar toda sua movimentação de produtos e serviços, separados por grupos/subgrupos. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos -> Grupos. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Listar: Marque, se desejar listar no relatório Produtos e/ou Serviços. Totais: Marque esta opção caso queira visualizar no relatório um total Diário. Movimentos: Marque quais são os movimentos que queres emitir neste relatório, ex: vendas liberadas faturadas, compras pendentes, devoluções de vendas, etc. Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) cliente(s), vendedor(es), entre outros campos, marque-os, e selecione-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina.

49 Selecionando itens para o Relatório Movimento de Grupos/Subgrupos Movimento por produtos/serviços Neste relatório você poderá visualizar toda sua movimentação separada por produtos e serviços. Acesse o menu Relatórios>Movimentos>Produtos/Serviços. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Modo: Informe de qual modo prefere visualizar os dados, Sintético (resumido) ou Analítico (detalhado). Listar: Marque se desejas listar no relatório Produtos e/ou Serviços. Totais: Marque esta opção para emitir um total Diário. Movimentos: Marque quais são os movimentos que queres emitir neste relatório, ex: vendas liberadas faturadas, compras pendentes, devoluções de vendas, etc. Exibir estoque: Permite escolher entre exibir o estoque físico ou disponível. Seleções: É possível selecionar determinado(s) cliente(s), vendedor(es), entre outros campos. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Selecionando itens para o Relatório Movimento de Produtos e Serviços

50 Movimento por vendedores Neste relatório você poderá visualizar toda a movimentação de produtos e serviços, separados por vendedores, emitindo suas comissões. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos -> Vendedores. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Modo: Informe de qual modo prefere visualizar os dados, Sintético (resumido) ou Analítico (detalhado). Listar: Marque se desejas listar no relatório Produtos e/ou Serviços. Totais: Marque esta opção para emitir um total Diário. Movimentos: Marque quais sãos os movimentos que desejas emitir neste relatório, ex: vendas liberadas faturadas,vendas devolvidas, etc. Seleções: Marque esta opção caso queira ver o relatório de determinado(s) cliente(s), vendedor(es), entre outros campos. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos : Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Selecionando itens para o Relatório Movimento de Vendedores Movimento/orçamentos Neste relatório você poderá visualizar os orçamentos registrados no sistema. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos ->Orçamentos. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Modo: Informe de qual modo prefere visualizar os dados, Sintético (resumido) ou Analítico (detalhado). Listar: Marque se desejar listar no relatório Produtos e/ou Serviços.

51 Seleções: Permite visualizar o relatório de determinado(s) cliente(s), vendedor(es), entre outros campos. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Status: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) status dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Selecionando itens para o Relatório Listagem de Orçamentos Produtos sem movimento Neste relatório você poderá visualizar aqueles produtos que não foram movimentados dentro de uma determinada data. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos -> Produtos Sem Movimentos. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Ordem: Informe a ordem em que devem aparecer os produtos, por ordem Alfabética ou Códigos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Selecionado Movimento de Produtos sem Movimento

52 Movimento/Centro de Custos Neste relatório você poderá visualizar o movimento de centro de custos. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos ->Centro de Custos. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Movimentos: Informe qual(is) movimento(s) deseja visualizar, Pedidos Liberados ou Pedidos Produtos em Falta. Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) centro de custos, cliente(s), produto(s), marque-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Selecionando Movimento de Centro de Custos Movimento / Produtos x Clientes Neste relatório você poderá visualizar o movimento de clientes x produtos. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos ->Produtos x Clientes. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Datas: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) cliente(s) marque-o(s). Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Movimento / Pedidos Neste relatório você poderá visualizar o movimento de pedidos. Acesse o menu Relatórios -> Movimentos ->Pedidos. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Período: Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Clientes: Permite ver o relatório de determinado(s) cliente(s)

53 Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Listas O sistema disponibiliza de algumas listas, são elas: Listas de preços Para a emissão da lista de preços dos produtos e/ou serviços cadastrados, acesse o menu Relatórios>Listas>Preços. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Ordem: Informe a ordem em que devem aparecer os produtos, por ordem Alfabética, Códigos, Localização, Marcas, Modelos. Listar: Marque o que desejas listar no relatório, ex.: Serviços, Produtos Compostos, Estoque Atual, etc. campo. Rodapé: Caso queira imprimir no rodapé alguma informação, preencha-a neste Preços: Marque quais os preços desejas emitir na lista. Índice: Caso queira que os valores dos preços apareçam calculados por um índice, informe o valor do índice neste campo. Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) produto(s) ou grupo(s)/subgrupo(s), selecione-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Boletim de levantamento Este relatório é utilizado para verificar o estoque físico de produtos manualmente, para auxiliar nos lançamentos do balanço de estoque. Acesse o menu Relatórios>Listas>Preços. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Ordem: Informe a ordem em que devem aparecer os produtos, por ordem Alfabética, Códigos, Localização, Marcas, Modelos. Listar: Marque esta opção para imprimir no relatório os produtos compostos. Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) produto(s) ou grupo(s)/subgrupo(s), selecione-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina.

54 Lista de fornecedores x produtos x fornecedores Para emitir uma lista informando quais produtos pertencem a quais fornecedores, acesse o menu Relatório>Listas>Fornecedores x Produtos x Fornecedores. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Ordem: Informe a ordem em que devem aparecer os produtos, por ordem Alfabética, Códigos, Localização, Marcas, Modelos. Listar: Informe Produtos x Fornecedor (para ver os produtos e seus respectivos fornecedores), ou Fornecedor x Produtos (pra ver os fornecedores e seus respectivos produtos). Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) produto(s), grupo(s)/subgrupo(s) ou fornecedor(es), selecione-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Posição de estoque Para a emissão da lista de posição de estoque, acesse o menu Relatórios>Listas>Posição de estoque. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Ordem: Informe a ordem em que devem aparecer os produtos, por ordem Alfabética, Códigos, Grupo / Subgrupo, Marcas, Modelos. Data limite para posição: Informe a data limite para a posição do estoque. Listar: Marque o que desejas listar no relatório, ex.: Produtos compostos, Não listar produtos com saldo zero. Estoque: Marque o que desejas listar no relatório, ex.: Produtos compostos, Não listar produtos com saldo zero. Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) produto(s) ou grupo(s)/subgrupo(s), selecione-os. Marcas: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinada(s) marca(s) dos produtos. Modelos: Há a possibilidade de visualizar o relatório de determinado(s) modelo(s) dos produtos. Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Produtos Saldo Negativo Para a emissão da lista de produtos com saldo negativo, acesse o menu Relatórios>Listas>Produtos Saldo Negativo. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Seleções: Caso queira ver esse relatório de determinado(s) grupo(s)/subgrupo(s), selecione-os.

55 Após configurados os campos acima, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Documentos É neste local onde você fará a impressão dos documentos disponíveis pelo sistema. Pedidos/Orçamentos Para a impressão de pedidos e/ou orçamentos já registrados no sistema. Você pode configurar sua condição de pagamento para que sejam emitidos pedidos/orçamentos automaticamente na sua geração. Acesse o menu Relatórios -> Documentos -> Pedidos/Orçamentos. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório: Modelo : Aqui você definirá o que desejas emitir, ex.: pedido de compras, de vendas, orçamentos, etc. Datas : Informe o intervalo de datas que desejas emitir o relatório. Pedidos / Orçamentos : Caso você saiba o número do pedido ou orçamento a imprimir, informe-o neste campo. Caso queira emitir mais de um pedido/orçamento, infomeos, ex.: Filtros : Você pode filtrar o relatório através dos campos Situação e/ou Rota do cadastro dos clientes, basta informá-los em seus campos. Seleções : Caso queira ver esse relatório de determinado(s) cliente(s) ou fornecedor(es), selecione-o(s). Imprimir : Você poderá marcar outras informações a imprimir no relatório, ex.: faturamento, dados do cliente, etc. Após preenchidos os campos acima, clique no botão OK e ficarão disponíveis todos os pedidos e orçamentos que se enquadrem às configurações acima, selecione o pedido/orçamento que desejares emitir, e após isso, clique no botão Visualizar (para emissão do relatório em tela), Imprimir (para emissão do relatório na impressora), ou clique no botão Sair para abandonar esta rotina. Em caso de querer selecionar mais de um pedido/orçamento, fique pressionando a tecla ctrl faça a seleção com o mouse. Selecionado Pedidos ou Orçamentos Notas fiscais É nesta rotina onde serão impressas as notas fiscais dos pedidos já registrados no sistema. Você pode configurar sua condição de pagamento para que sejam emitidas notas fiscais automaticamente na geração dos pedidos. Para acessar, clique no menu Relatórios -> Documentos -> Notas Fiscais. Abrirá um formulário para configuração da emissão do relatório:

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