GESTOR RURAL SISTEMA INFORMATIZADO DE ADMINISTRAÇÃO DE FAZENDAS

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1 GESTOR RURAL G U I A R Á P I D O 1. INTRODUÇÃO O Gestor Rural permite executar as seguintes funções: Planejamento anual de atividades; Ponto Diário dos Trabalhadores; Conta corrente de trabalhadores (CLT) e de parceiros; Controle de estoque de insumos e de produtos; Colheita, beneficiamento e comercialização da produção; Folha de pagamento; Controle do caixa e das contas bancárias; Controle de receitas e despesas; Emissão de Relatórios. Todas essas funções são interligadas, porém, para se adaptar à realidade da cada fazenda, é possível processar apenas as rotinas desejadas pelo produtor. Por exemplo, deseja-se acompanhar os custos dos insumos por Quadra, mas não será acompanhado o estoque. Será possível então lançar os insumos aplicados, dia a dia, ou periodicamente sem lançar as compras de insumos para suprir o estoque. É claro que comprometerá o balancete final, pois não aparecerão as despesas com as compras. Em outro exemplo, o ponto diário permite o acompanhamento das práticas realizadas por trabalhador e quadra, diariamente. Mas pode-se lançar as atividades acumuladas da semana ou da quinzena, num único dia, conforme a conveniência do operador do sistema. Esse Guia oferece 10 Tópicos para orientar na operacionalização do sistema. Os Tópicos 2, 3 e 4 orientam na instalação e ajustes iniciais do sistema. Recomendamos seguir rigorosamente o Tópico 4. O Tópico 5 esclarece alguns conceitos usados no sistema. Os Tópicos 6 e 7 orientam como realizar as operações do dia a dia. O Tópico 8 responde a questões comumente formuladas pelos usuários. O Tópico 10 relaciona os principais relatórios oferecidos pelo sistema. Por último, o Tópico 10 relaciona os s e telefones para contato com o Suporte Técnico. 2. INSTALAÇÃO O Sistema é fornecido em um CD que contém os arquivos: Gestor_Rural_Instalador.exe programa de instalação; Gestor_Rural_Cadastramento.ini dados do cliente e das fazendas; Gestor_Rural_Guia_Rápido.pdf guia com instruções de uso do sistema. Para instalar coloque o CD no drive, clique duplo no arquivo Gestor_Rural_Instalador.exe e siga as instruções. A pasta padrão para a instalação é C:\Gestor_Rural que pode ser alterada se assim desejar. Será criado um atalho no Desktop. Após a instalação o sistema será acionado automaticamente. Veja no tópico PRIMEIRO ACESSO, o processo de cadastramento do cliente e das fazendas. Instalação em rede Local Caso deseje acessar o sistema em mais de um computador, via rede local, inicialmente escolha o computador principal onde serão armazenados os dados lançados nos outros micros. Ele será denominado servidor. Após a instalação no servidor, deverá ser compartilhada a pasta onde foi instalado o sistema. O procedimento de instalação deve ser repetido em cada estação, sendo que o atalho gerado no Desktop deve ser alterado e direcionado para a pasta compartilhada no computador servidor. 3. PRIMEIRO ACESSO CADASTRAMENTO DO CLIENTE E DAS FAZENDAS No primeiro acesso, caso não encontre, o sistema solicitará a localização do arquivo Gestor_Rural_Cadastramento.ini, que contém os dados do cliente e das fazendas. Ele pode estar no CD de instalação ou fornecido separadamente. Localize-o para que seja completado o processo.

2 2 Em seguida, será solicitada a Chave de Acesso que registrará o sistema para o computador que está sendo utilizado. Será exibida uma seqüência de números que deverá ser informada ao Suporte Técnico. O Suporte retornará a Chave de Acesso que, ao ser digitada, finalizará o processo de instalação. Enquanto não for digitada a Chave de Acesso, você terá direito a 60 acessos que permitem realizar todas as operações. O usuário inicial é o Administrador cuja senha é adm e que deve ser alterada após o primeiro acesso (veja no Tópico 7 como alterar a senha). 4. AJUSTES INICIAIS NO BANCO DE DADOS Ao ser implantado o banco de dados do sistema já possui algumas informações básicas, como por exemplo: práticas agrícolas mais usadas, tabela de cultivos e criações da região, alíquotas do INSS, valor do salário família, feriados fixos, etc. É necessário cadastrar e ajustar os dados específicos de cada fazenda. A ordem de prioridade desses ajustes é a seguinte: Dados compartilhados entre as fazendas Incluir, alterar ou excluir registros nas tabelas de Cultivos e Criações, Feriados Móveis do Ano atual, Práticas Agrícolas e Compradores da Produção; Cadastrar as Contas Bancárias e atualizar os saldos (positivo ou negativo). >>> acesse essas opções pelo Menu Principal, sub-menu de Cadastros e Tabelas. Dados por fazenda (repetir para cada fazenda cadastrada) Cadastrar as Quadras, seus Cultivos, as Criações e Animais de serviço acesse via botão [Quadras] no lado esquerdo da tela inicial; Cadastrar as Máquinas/Equipamentos, Depósitos/Armazéns e Cargos/Faixas Salariais acesse pelo Menu Principal, sub-menu de Cadastros e Tabelas; Ajustar os parâmetros operacionais (veja no Tópico 7 o que são parâmetros...) acesse pelo Menu Principal, sub-menu de Utilidades; Atualizar o saldo do Caixa interno (suprimento de fundos ou lançamento de saldo negativo) acesse via botões [Caixa] ou [Bancos] no lado esquerdo da tela inicial; Realizar inventário e lançar Insumos e Produção em estoque, distribuindo por Depósito acesse via botões [Insumos] ou [Produtos] no lado esquerdo da tela inicial; Cadastrar os Trabalhadores atuais (e os anteriores se desejar restaurar/registrar o histórico), juntamente com seus dependentes, períodos de férias, licenciamentos, demissões e readmissões, vantagens e obrigações acesse via botão [Trabalhadores] no lado esquerdo da tela inicial; Caso haja parceiros agrícola, cadastrar as Quadras em parceria, por parceiro, indicando o período e os percentuais para custeio e produção acesse via botão [Parceria] no Cadastro de Trabalhadores; Cadastrar Empreitadas em andamento, que permitirão seu acompanhamento acesse via botão [Programa Empreitadas] no Ponto Diário; Lançar os saldos por trabalhador na conta corrente (a débito ou a crédito) e Adiantamentos Salariais do período (no mês em curso) acesse via botão [Conta Corrente] no lado esquerdo da tela inicial; Lançar as Despesas Administrativas do período (no mês em curso) acesse via botão [Rec.&Desp.] no lado esquerdo da tela inicial; Lançar no Ponto as atividades dos trabalhadores, realizadas até o dia atual (no mês em curso) acesse via botão [Ponto Diário] no lado esquerdo da tela inicial. 5. PARA QUE SERVE... Quadras Agrícolas Centros de Custo Quadras agrícolas são subdivisões das áreas cultivadas, matas, pomares, capoeiras, açudes e outras, em áreas já delimitadas na fazenda, normalmente as roças. Essas subdivisões devem considerar os cultivos existentes, a idade das plantas, divisões geográficas como riachos, córregos, estradas etc. O sistema acompanha a produção e a aplicação de insumos por Quadra. Quadra de Rateio Geral (código = rgd) Quadra especial para o lançamento de receitas ou despesas gerais da fazenda, não específica de um determinado cultivo ou criação. Exemplo: aquisição de uma moto-serra; Quadras de Rateio por Cultura

3 3 Quadras especiais criada pelo sistema por cultura, ao serem cadastradas mais de uma quadra para uma mesma cultura. Deve ser usada para o lançamento de receitas ou despesas do cultivo, que não seja de uma quadra específica; Quadra especial Indefinida (código = *) Quadra especial para situações em que a definição da quadra é irrelevante, como no caso de lançamento de Falta Injustificada no Ponto Diário. Lote de Beneficiamento Codificação numérica para identificar produtos colhidos no mesmo período, em quadras diferentes, e que serão juntados num único lote no processo de beneficiamento. Após o beneficiamento, o produto final obtido será rateado através do número do lote, entre as Quadras que forneceram o produto original. Diferenciação entre Cacau bom e regular Especialmente para o produto cacau em amêndoas que pode ser mole ou seco, o sistema possui códigos que permitem separar o produto de boa qualidade do produto regular. Sendo lançados conforme a codificação abaixo, aparecerão separados nos relatórios do estoque. Cacau mole bom código 1, Cacau mole regular código 2, Cacau seco bom código 3, Cacau seco regular código OPERAÇÕES DO DIA-A-DIA Por onde começar a usar o sistema? O ideal é já ter realizado os ajustes indicados no Tópico 4 - AJUSTES INICIAIS... já tendo então cadastrado as quadras, os trabalhadores, etc. De posse das realizações de campo, lance no Ponto Diário as jornadas realizadas. Se tiver empreitadas em andamento cadastre-as e lance suas realizações. Se houve colheita lance no Ponto via F7. Se aplicou insumo nas quadras lance também no Ponto via F8. Se tiver feito o inventário do estoque de insumos e/ou produto, atualize-o. Após esses lançamentos experimente emitir relatórios para ver o resultado dos dados lançados. Veja os relatórios do Ponto (via Menu Principal, Relatórios...). Veja o relatório Folha de Ponto Diária geral ou por trabalhador. Veja também o relatório Práticas/Atividades Realizadas por Quadra. Se lançar colheita de cacau veja os comparativos em Relatórios Gerenciais. Os itens seguintes orientam como executar todas essas operações. Emitir formulário de campo para anotação dos dados para o Ponto Diário Clique no botão [Ponto Diário] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela do Ponto clique no botão [Impr.], marque na opção Formulário de Campo para o Ponto, Insumos e Produtos e clique em [OK]. Depois escolha o modelo desejado e clique em [OK] para visualizar e imprimir. Programar Empreitadas para empreiteiros ou parceiros (e diaristas em atividades extras) Embora o nome indique ser uma atividade para empreiteiros, é possível programar empreitadas também para parceiros agrícolas e para diaristas (estes devem realizar as atividades em horário fora da jornada oficial da fazenda). Parceiros e diaristas terão então um ganho extra. Clique no botão [Ponto Diário] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela do Ponto clique no botão [Programa Empreitada]. Na janela seguinte, clique no botão [Novo]. Preencha os campos com os dados da empreitada. O campo Identificação deve ser preenchido de forma a facilitar/lembrar o serviço contratado quando forem lançados os dados realizados no Ponto Diário. A negociação do preço pode ser de quatro formas: 1 pela quantidade da prática a ser realizada, 2 pela quantidade de jornadas/diárias a serem trabalhados, 3 por um valor arbitrado e 4 pela quantidade de insumos aplicados ou produtos colhidos. O sistema gerará a programação no Ponto Diário. Depois, na medida em que as práticas forem sendo realizadas, é só registrar a presença no Ponto. Embora uma empreitada possua um trabalhador responsável, uma quadra e prática de referência, pode-se lançar atividades da mesma realizada por outros trabalhadores, em outras quadras e até mesmo outras práticas, desde que façam parte da composição do custo.

4 4 Programar atividades em Diárias seguidas para diaristas, parceiros ou empreiteiros Clique no botão [Ponto Diário] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela do Ponto clique no botão [Programa Diárias]. Na janela seguinte preencha os campos. O sistema gerará a programação no Ponto Diário. Depois, na medida em que as práticas forem sendo realizadas, é só registrar a presença no Ponto. Lançar as atividades dos trabalhadores no Ponto Diário Clique no botão [Ponto Diário] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela do Ponto posicione na linha desejada e clique duplo ou tecle [F12] para digitar os dados das práticas realizadas. Veja que no topo da janela as teclas F2, F3, F4, F5, F6, F7 e F8 oferecem funções especiais conforme desejado. Para salvar uma linha digitada tecle [F12]. Para sair sem salvar, tecle [Esc] ou [Ctrl S]. Para incluir novas linhas, clique no botão [Novo]. Para excluir, posicione na linha desejada e clique no botão [Exclui]. Veja que existe um campo para observações sobre a prática apontada, que estará disponível para digitação ao clicar duplo sobre ele ou teclar [F12]. Na parte inferior da janela existem setas que movem para o campo acima ou abaixo. Embora o salvamento definitivo dos dados seja automático ao encerrar o Ponto Diário, em caso de digitação muito demorada, recomenda-se periodicamente clicar no botão [Salva]. Lançar insumos aplicados (baixa automática no estoque) Estando na janela do Ponto Diário, clique na linha com o trabalhador, quadra e prática na qual o insumo foi aplicado. Tecle [F8] que oferecerá uma janela para a seleção do insumo e a digitação da quantidade aplicada. Estando no Menu Principal, clique no botão [Aplic.] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela, clique no botão [Novo] e preencha os campos informando a data, quadra, cultura, prática e, por último, o insumo e a quantidade aplicada. Sendo empreitada negociada pela quantidade aplicada, deve-se marcar no campo Calcula Mão de Obra. Lançar produção colhida (entrada automática no estoque) Estando na janela do Ponto Diário, clique na linha com o trabalhador, quadra e prática na qual o produto foi obtido. Tecle [F7] que oferecerá uma janela para a seleção do produto, a digitação da quantidade colhida, onde será armazenado, e como acima, a indicação do Nº do Lote para beneficiamento. Estando no Menu Principal, clique no botão [Colheita] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela, clique no botão [Novo] e preencha os campos informando a data, quadra, cultura, prática e, por último, o produto, quantidade, onde será armazenado e o Nº do Lote. Sendo produto que será beneficiado, como o cacau mole, o campo Nº do Lote deve indicar se esse produto será beneficiado em separado ou junto com outra produção que já está sendo beneficiada. Caso seja em separado, existe um botão para criar novo Nº do Lote. Sendo empreitada negociada pela quantidade colhida, deve-se marcar no campo Calcula Mão de Obra. Registrar a conclusão de Empreitadas (depois de fechadas não poderão ser alteradas) Clique no botão [Ponto Diário] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela do Ponto tecle [F6]. Será oferecida uma janela para a seleção da empreitada que se deseja concluir. Selecione e clique em [OK]. Será então oferecida a janela de conclusão que exibe os dados programados e as realizações lançadas no Ponto Diário. Caso faltem informações pode-se digitar aí mesmo o total realizado, ou retornar ao Ponto para lançar detalhadamente, dia-a-dia. Caso seja empreitada para aplicação de insumos ou colheita, os botões [Insumos] ou [Produção] estarão disponíveis para ajustes. Pode-se também reajustar o valor unitário acertado. Estando correto, clique no botão [Confirma] que exibirá um resumo e, após confirmação, creditará o saldo líquido na conta corrente do trabalhador responsável. Acompanhar o beneficiamento da produção, por Lote (fermentação, secagem e armazenamento) Produtos que passam por processo de beneficiamento, como o cacau mole que se transforma em cacau seco, devem ter seu processamento registrado. Clique no botão [Beneficiamento] no lado esquerdo da tela inicial. A janela exibe os produtos em estoque que serão beneficiados.

5 5 Se o produto mudar de local durante o beneficiamento (como o cacau mole que sai do cocho para a barcaça ou secador), clique no botão [Transfere] e indique a data e a nova localização do Lote, que continuará sendo beneficiado. Sendo o final do processo, para indicar o produto final obtido e a quantidade, clique no botão [Transforma] e informe também a data e onde será armazenado. O sistema atualizará o estoque dando baixa do produto original e entrada do produto resultante. Sendo produção originada de Quadra em parceria, o sistema solicitará a digitação do custo por unidade beneficiada, que será debitado na conta corrente do parceiro, conforme o percentual de produção da parceria. Lançar vendas/comercialização da produção da fazenda Clique no botão [Vendas] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Novo]. Informe a data, o comprador, o produto vendido, a quantidade e o preço unitário. Veja que essa janela já possui marcadas as indicações de que a remessa do produto e o recebimento do pagamento já foram realizadas. Sendo assim o sistema dará baixa no estoque da quantidade vendida e creditará o valor total da venda no caixa da fazenda ou na conta bancária indicada. Não sendo marcada a remessa do produto, a fazenda ficará devedora da quantidade negociado na conta corrente com o comprador. Não sendo marcado o recebimento do pagamento, a fazenda ficará credora do valor total da venda negociado na conta corrente com o comprador. Em qualquer momento podem ser acionados os botões [Remessas] ou [Pagamento] existentes na tela de Vendas, para registrar a entrega de produto ou recebimento de pagamento, sendo atualizados os saldos físico e financeiro em relação ao comprador. Podem ser feitas remessas para venda futura ou recebimento de pagamento antecipado. O botão [Saldos] emitirá um extrato dos saldos físico e financeiro. Caso o comprador faça desconto no valor por conta de produto de qualidade regular ou diferença no peso, clique no botão [Deságio] para abater o valor da diferença. Lançar vendas/comercialização da produção de parceiros agrícolas Todo a produção das Quadras em parceria já entra no estoque separando o percentual do proprietário da fazenda e o percentual do parceiro, conforme o contrato de parceria. Clique no botão [Parc.] ao lado do botão [Vendas] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Novo]. Informe a data, o parceiro, o produto vendido, a quantidade e o preço unitário. Deve também ser informado se a venda é para o proprietário ou para comprador externo. Sendo venda para o proprietário, o sistema transferirá a quantidade em estoque para o proprietário e creditará o valor total na conta corrente do parceiro. Sendo venda para comprador externo, o sistema dará baixo da quantidade no estoque do parceiro. Lançar receitas e despesas administrativas As despesas e receitas administrativas como, pagamento de energia, paramento de empréstimos recebimento por assessoria técnica prestada, devem ser lançadas para atualizar o caixa da fazenda ou as contas bancárias. Clique no botão [Rec. & Desp.] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Novo]. Informe o dia, a quadra (se for um lançamento específico para uma quadra agrícola, ou rgd se for despesas/receitas gerais da fazenda). Escolha no campo Grupo de Receitas e Despesas o item que mais se adequa ao lançamento. Lançar compras de insumos (entrada automática no estoque) Clique no botão [Compra] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Novo] e preencha os campos. Fique atento com a unidade de uso do insumo (exibida entre parênteses junto ao nome do insumo) e a unidade de compra. Se forem diferentes, como: uso em kg e compra em saco, será

6 6 necessário informar quantos kg existem em um saco, para que o sistema calcule quantos kg que entrarão no estoque. IMPORTANTE: veja que existe um campo para o Nº da Nota. Sendo nota de compra com mais de um item, é importante que os demais itens sejam lançados com o mesmo número. Ao finalizar uma nota e salvar o último lançamento, mesmo sendo um único item, deve-se clicar no botão [Caixa/Banco] onde será possível digitar desconto, se houver (será rateado proporcionalmente entre os itens da nota) e registrar a forma de pagamento da compra. Lançar compras da produção de terceiros (entrada automática no estoque) O sistema permite lançar a produção comprada em fazendas vizinhas diretamente no estoque, sem mascarar a produção das Quadras. No Menu Principal, clique no Menu de Produtos e escolha a opção Compra da Produção de Terceiros. Na janela seguinte clique no botão [Novo]. Preencha os campos. Caso seja produto que será beneficiado, como o cacau mole, o último campo, Nº do Lote deve indicar se esse produto será beneficiado em separado ou junto com outra produção que já está sendo beneficiada. Caso seja em separado, tecle F2 para criar novo Nº do Lote. Operacionalização do Caixa e das Contas Bancárias As operações que envolvem entrada e saída de valores acionam automaticamente o Caixa ou Banco para o registro da forma de recebimento ou pagamento. Em qualquer momento é possível acionar as janelas do Caixa ou das Contas Bancárias para suprimento de fundos, transferência do Caixa para uma Conta, ou vice-versa, ou ainda, transferência de fundos entre fazendas. Clique no botão [Caixa] ou no botão [Bancos] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Novo] e preencha os campos. É possível registrar uma transação em moeda ou em cheque. Nessa janela o botão [Registra.Pg] permite registrar pagamentos realizados em bloco, como adiantamentos salariais, pagamento do saldo da Folha de Pagamento e adiantamento do 13º Salário. 7. OPERAÇÕES EVENTUAIS Ajustar os parâmetros operacionais O sistema possui valores padrão que denominamos parâmetros operacionais, como horário de trabalho, conta bancária padrão, etc. Alguns parâmetros são globais do sistema, outros variam por fazenda. Parâmetros Globais: nome e sigla da moeda nacional, conta bancária padrão, valor do salário mínimo, quantidade de dias para contrato de experiência e para alerta de férias, mês para pagamento do 13º Salário, mês para descontar contribuição sindical, % para recolhimento do INSS pela fazenda, % para recolhimento do FGTS. Parâmetros por Fazenda: localização padrão para armazenar o cacau mole colhido, para armazenar os produtos beneficiados, para armazenar os demais produtos in natura, tamanho e rendimento da caixa de cacau mole, liberação ou não de estoque negativo e horário de trabalho. No Menu Principal, clique no Menu de Utilidades e escolha a opção Parâmetros Operacionais. Altere os valores conforme desejado e clique no botão [Salva]. Observe que existe uma segunda página de parâmetros (clique nas setas < 1 de 2 > à esquerda). Cadastramento de novos usuários Já existe previamente cadastrado um usuário especial o Administrador (cuja senha inicial é adm e deve ser alterada). Este tem acesso a qualquer operação do sistema. Para cada novo usuário é necessário definir as suas permissões, conforme a conveniência da Administração do Sistema.

7 7 No Menu Principal, clique no Menu de Utilidades e escolha a opção Usuários e Permissões de Acesso. Na janela seguinte clique no botão [Novo] e digite o nome reduzido (Login), o nome completo e a senha inicial que o usuário pode alterar a qualquer momento. Após salvar, clique no botão [Permissões] oferece uma janela que permite definir quais opções do sistema podes ser acessadas pelo usuário e se ele pode somente acessar, alterar e/ou excluir. O botão [Todas] habilita todas as opções enquanto que o botão [Nenhuma] elimina as permissões. Você pode escolher uma a uma clicando duplamente em cada célula desejada. O botão [Copia Permiss.] permite copiar as permissões de um usuário já cadastrado para o novo usuário, seguindo um padrão já definido. Alteração da senha do usuário Para proteção dos dados, cada usuário cadastrado possui uma senha que pode ser alterada pelo mesmo a qualquer momento. No Menu Principal, clique no Menu de Utilidades e escolha a opção Alteração de Senha. Digite a senha atual, depois a nova senha, repetindo-a no campo confirmação. Por último, clique no botão [OK]. Mudança de usuário ou de fazenda Estando no sistema e desejando acessar os dos dados de outra fazenda, no Menu Principal, clique no Menu de Utilidades e escolha a opção Mudança de Usuário e Fazenda. Selecione a fazenda e o usuário desejados, digite a senha do mesmo e clique em [OK]. Planejamento anual de atividades Permite o planejamento anual do custeio da produção agrícola englobando aí os insumos que serão aplicados e a produção prevista. Permite também programar o pró-labore do produtor e os investimentos a serem realizados. No decorrer do ano o sistema oferecerá relatórios comparativos entre o programado versus realizado. O planejamento do custeio da produção agrícola é realizado por cultura, quadra e prática, mês a mês, ou de forma resumida, agrupada, sem detalhar os meses e/ou usando a quadra de rateio da cultura. A programação do pró-labore e dos investimentos pode ser realizada mês a mês ou também agrupado num valor único. Clique no botão [Planej. Anual] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Ano, Mês e Cultura] para definir o período e a cultura para a qual serão estimados os custos das práticas desejadas. O botão [Nova] permite escolher uma prática e indicar quais Quadras a realizarão, as respectivas quantidades e nível de prioridade. O botão [Insumos por Prática] permite definir quais insumos serão aplicados para as práticas definidas através do botão [Novo]. O botão [Produção por Quadra] permite estabelecer as metas de produção por Quadra. Pode-se copiar a produção de ano anterior e ajustar os valores para o ano que esta sendo planejado. Os botões [Pró-labore] e [Investimentos] permitem definir as retiradas do proprietário e os gastos com investimentos, mensais. Lançamento de adiantamentos salariais e pagamentos avulsos (Conta Corrente dos Trabalhadores) Clique no botão [Conta Corrente] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Novo] e informe o dia, selecione o trabalhador, o tipo de lançamento e o valor. Os tipos de lançamentos podem ser: 1 adiantamentos salariais - DB 3 pagamento de empreitadas DB 5 pagamento da folha mensal BD 7 pagamento de produto vendido por parceiros BD 8 crédito avulso CR 11 débitos diversos do trabalhador DB Para os lançamentos a débito o sistema permite a emissão de recibo. Adiantamento do 13º Salário: na janela da Conta Corrente dos Trabalhadores existe o botão [13º Salário] que gera adiantamento para os diaristas conforme a data e percentual sobre o salário desejados.

8 8 Emissão da folha de pagamento Para o cálculo da Folha o sistema coleta informações no Ponto Diário, nas Contas Correntes, nos registros de Dependentes e de Vantagens e Obrigações do Cadastro dos Trabalhadores. A folha é calculada para diaristas (registrados) e empreiteiros, oferecendo as opções de impressão da folha individual ou coletiva. Para diaristas é muito importante o registro de faltas justificadas ou injustificadas, pois o sistema calcula considerando o salário contratual menos as faltas, além do INSS e demais itens. Para empreiteiros o registro de faltas não é necessário, pois o sistema calcula considerando as diárias lançadas e empreitadas concluídas. Para parceiros agrícolas o sistema oferece a opção de calcular o custo de insumos aplicados, conforme o percentual de custeio de cada contrato de parceria. Clique no botão [Folha Pg.] no lado esquerdo da tela inicial, selecione o Ano e Mês e clique em [OK]. Veja que existe em separado o botão [13º] para a geração do 13º Salário. Correções/ajustes no estoque de insumos e produtos Em qualquer momento é possível ajustar o estoque de insumos e produtos. Clique no botão [Insumos] ou [Produtos] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Novo] ou [Edita] ou [Exclui], conforme deseje lançar novo item, editar/alterar quantidade existente ou excluir um item do estoque. Se a fazenda possui parceiros agrícolas, observe que a parte da produção pertencente aos parceiros aparece no estoque de produtos separada da parte pertencente ao proprietário. Transferências de insumos e produtos entre Depósitos/Armazéns Casa haja necessidade (reformas etc.), o sistema permite transferir itens do estoque, tanto insumos como produtos, de um depósito para outro. Além da transferência física, pode-se também transferir a propriedade de um item ou grupos de itens entre fazendas. Estando na janela de Estoque de Insumos ou Produtos por Localização, clique no botão [Transfere] e preencha os campos conforme a opção desejada. Lançamento/programação de férias dos trabalhadores Para trabalhadores efetivos (registrados com carteira) o sistema permite o registro do período de gozo de Férias. Clique no botão [Trabalhadores] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte, posicione no trabalhador desejado e clique no botão [Férias, Lic...]. Na próxima janela clique no botão [Prog.Férias]. Será verificado o último período aquisitivo e será exibida nova janela com as datas previstas e campo para a digitação da data inicial desejada. Será possível também escolher o pagamento antecipado do salário e do abono de 1/3 de Férias. Após clicar em [OK], serão re-exibidos os dados das Férias para confirmação e, em seguida, será impresso o Aviso de Férias. 8. COMO FAZER PARA... Incluir, alterar ou excluir registros nas tabelas/cadastros do sistema As janelas que exibem os cadastro e tabelas do sistema possuem um quadro que apresenta os registros em linhas, divididas em colunas. Possuem botões que permitem inclusão, alteração e exclusão de registros. São os botões [Novo], [Edita] e [Exclui]. Estando alterando um registro serão exibidos os botões [Salva] e [Sai]. Ordenar/classificar as colunas nas janelas de acesso aos dados Clique no botão [Class.] Será exibido um quadro para escolha das colunas a classificar, através da digitação de números na seqüência desejada. A ordenação pode ser crescente ou decrescente. Depois clique em [OK]. Pesquisar/localizar um item nas janelas de acesso aos dados Clique antes em qualquer linha da coluna desejada e depois clique no botão [Pesq.]. Será possível pesquisar digitando o nome completo (pesquisa de coincidência exata), ou o início do nome seguido de asterisco (pesquisa pela esquerda da coluna), ou ainda, asterisco e qualquer

9 9 parte do nome (pesquisa em qualquer posição mais demorada). O sistema classificará a coluna e, se encontrar o nome, posicionará na primeira ocorrência. Lançar o Ponto mensal por trabalhador, num único dia, para fechar a Folha de Pagamento O ideal é que o Ponto Diário seja lançado diariamente para que possam ser acompanhadas as praticas realizadas por Quadra, no decorrer do mês. Porém, o sistema permite que a quantidade de jornadas/diárias trabalhadas por funcionário, ou a quantidade de faltas seja lançada num único dia, preferencialmente no último dia do mês e que não seja domingo ou feriado, para que a Folha de Pagamento seja calculada com as quantidades de jornadas corretas. Nesse caso, digite Quadra = *, Cultura = * e Prática = 0. Para verificar as jornadas já lançadas no mês, por trabalhador, emita o relatório Ponto Mensal por Trabalhador. Para isso, no Menu Principal, clique no Menu de Relatórios e escolha a opção Ponto Diário e Empreitadas. Clique no relatório e indique o Ano/Mês desejado. Definir/alterar os percentuais de rateio geral de receitas e despesas por cultura Cada cultura cadastrada tem um percentual usado para o rateio de receitas e despesas gerais da fazenda, as quais são lançadas na Quadra rgd. Para alterar esse valor, no Menu Principal, clique no Menu de Cadastros e Tabelas e escolha a opção Cultivos, Criações e Outras. Na janela, escolha a cultura, clique no botão [Edita] e altere o campo Percentual para Rateio. Sendo igual a zero, não participará do rateio. A soma dos percentuais deve ser igual ou próxima a 100%. Cadastrar parceiros agrícolas e definir os percentuais para rateio de custeio e produção O cadastramento do parceiro é realizado na janela do Cadastro de Trabalhadores. Clique no botão [Trabalhadores] no lado esquerdo da tela inicial. Na janela seguinte clique no botão [Novo] e preencha os campos. No campo Função/Cargo escolha 1 parceiro agrícola e no campo Regime de Trabalho escolha 3 parceria agrícola. Após salvar, clique no botão [Parceria] e, na janela seguinte, você deve indicar as Quadras, culturas, datas de inicio e fim do contrato e os percentuais negociados para ratear as despesas de custeio e a produção obtida. Atualizar o preço da arroba de cacau bom e regular No Menu Principal, clique no Menu de Produtos e escolha a opção Atualiza Preço do Cacau. Digite os valores e clique em [OK]. Para atualizar os preços dos demais produtos, no Menu Principal, clique no Menu de Produtos e escolha a opção Cadastro de Produtos. Posicione no produto desejado e clique no botão [Edita]. Atualize os campos desejados e clique no botão [Salva]. Usar trabalhador de uma fazenda para prestar serviço em outra No Ponto Diário, ao teclar [F12] para digitar as práticas, ficam disponíveis os trabalhadores da fazenda em operação. Teclando [F2] é oferecida uma janela para escolher outra fazenda para seleção dos trabalhadores, ou todas. Armazenar insumo ou produção de uma fazenda no depósito/armazém de outra Ao lançar compras de insumos ou colheita de produtos, o sistema solicita a localização para o armazenamento. Estarão disponíveis todos os Depósitos/Armazéns cadastrados em todas as fazendas. O armazenamento pode ser em qualquer fazenda, porém a propriedade do item será da fazenda que o lançou. Zerar o estoque, caso deseje realizar um novo inventário e recomeçar o controle de estoque Caso o estoque de insumos ou produtos esteja muito desatualizado, é possível zerar todos os itens, realizar um inventário e lançar os valores corretos. No Menu Principal, clique no Menu de Produtos ou de Insumos e escolha a opção Zerar o Estoque. Por segurança, será confirmada a sua senha. Será zerado o estoque por localização e a movimentação anterior. Serão mantidos os lançamentos de compras (para insumos) e de colheitas (para produtos). 9. EMISSÃO DE RELATÓRIOS O sistema oferece uma central de emissão de relatórios. Acesse via Menu Principal, opção Relatórios. Serão oferecidos oito grupos de relatórios. Veja a seguir. Dados cadastrais da fazenda:

10 10 Área por quadra e por cultura. Trabalhadores e Parceiros: Listagem de parcerias, trabalhadores (CLT) e empreiteiros; Extrato físico/financeiro do parceiro agrícola. Ponto Diário e Empreitadas: Formulário de campo para anotações do ponto, insumos e produção; Folha de ponto diária e semanal; Práticas realizadas por quadra; Empreitadas em andamento e concluídas. Cadastro de Insumos: Estoque global e por local, movimentações e compras; Insumos aplicados por quadra. Cadastro de Produtos: Estoque global e por local e movimentações; Produção obtida por quadra; Vendas e saldos por comprador e produto. Conta Corrente dos Trabalhadores: Resumos da conta corrente; Emissão de recibos de adiantamentos, pagamentos de empreitadas, etc.; Extrato de débitos e créditos por trabalhador. Folha de Pagamento: Folha coletiva; Contracheque individual; Resumo da folha. Relatórios Gerenciais: Comparativo da produção de cacau entre Quadras; Produção mensal de cacau por quadra; Rendimento do cacau mole; Cacau em estoque (do proprietário e dos parceiros); Comparativo da produção entre safras; Resumo da produção, vendas, despesas e mão de obra por período; Comparativo do custo relativo das práticas; Demonstrativo de receitas e despesas (sintético e analítico); Rateio de despesas por cultura; Receitas e despesas administrativas; Planejamento anual (resumo p/cultura e detalhado p/cultura X prática X quadra). 10. SUPORTE TÉCNICO Para obter suporte, entre em contato com: Suporte Técnico (73) Alfredo Landim (73) ou Douglas Cardoso (73) ou

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