GUIA PRÁTICO DE GESTÃO IMOBILIÁRIA: VEJA COMO ORGANIZAR SEU NEGÓCIO EM 5 PASSOS

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1 GUIA PRÁTICO DE GESTÃO IMOBILIÁRIA: VEJA COMO ORGANIZAR SEU NEGÓCIO EM 5 PASSOS 1

2 Índice 1. Introdução Primeiro passo: defina um planejamento estratégico para o negócio Conheça sua empresa Trace metas Monitore resultados Segundo passo: conheça bem seus clientes e os organize por segmento Conheça o perfil dos clientes Ofereça serviços especializados Terceiro passo: catalogue todos os imóveis do seu portfólio Quarto passo: organize seu dia em etapas Use blocos de tempo Faça pausas programadas Use a tecnologia como aliada Quinto passo: tenha um software de gestão inteligente Repasse de aluguéis Geração de boletos Aviso de atrasos Conclusão Sobre a ingaia Metragem e localização Forma de uso Venda ou locação

3 Introdução Não importa há quanto tempo você está no mercado, quão grande é sua carteira de clientes ou a quantas anda a excelência da sua reputação: se não se mantiver constantemente atualizado, com certeza enfrentará problemas para obter lucros. E não estamos falando apenas da adoção de novas tecnologias para a venda ou a promoção dos seus imóveis, mas também sobre a modernização do seu sistema de gestão interna! Já imaginou se um de seus diferenciais competitivos for a maneira com que lida com suas finanças e sua equipe, diminuindo prazos, otimizando processos e cortando gastos desnecessários? Para que você saia da imaginação e aterrisse na realidade é que resolvemos mostrar, de uma maneira simples e prática, os 5 passos essenciais para uma gestão imobiliária de excelência, abordando desde a organização financeira até a gestão de portfólio e clientes. Pronto para começar a transformar sua imobiliária em uma empresa mais eficiente? Então continue acompanhando os próximos tópicos! 3

4 Primeiro passo: Defina um planejamento estratégico para o negócio O dia a dia em uma imobiliária não é nada simples: são vários clientes para atender, corretores para coordenar, questões fiscais para resolver, novos imóveis para prospectar e assim por diante. E é justamente essa correria diária que acaba forçando os gestores a lidar com o negócio de maneira automática. Assim, o planejamento dos próximos passos da organização sempre fica em segundo plano. O maior problema é que a falta de planejamento deixa a imobiliária à mercê do mercado, sem planos concretos de curto, médio e longo prazos. Por sorte, traçar o caminho que você deseja alcançar é mais fácil do que você imagina. Para tanto, sugerimos 3 etapas: 4

5 CONHEÇA SUA EMPRESA A primeira providência a ser tomada antes de efetivamente chegar lá é saber exatamente onde está. Para isso, é importante que os gestores consigam fazer reuniões frequentes para elaborar um balanço da imobiliária: quanto ela fatura, quantos imóveis gerencia, quantos corretores são ligados a ela, qual é o número de funcionários e como andam o volume de vendas e a variação de negócios fechados. É um check-up completo, que transcende o conhecimento da rotina e pode realmente mostrar tanto os pontos fortes como os fracos da organização. TRACE METAS Agora que você já sabe onde se encontra, chegou a hora de definir aonde quer chegar. Para isso, use seu histórico de vendas, por exemplo, para definir metas ao mesmo tempo realistas e desafiadoras para sua equipe de corretores. Mas não pense que traçar objetivos a serem alcançados é útil apenas para os vendedores, viu? Você também pode criar metas para a redução de desperdício de água e energia, por exemplo, bem como para o aumento de captação de imóveis ou o retorno de suas ações de propaganda e marketing. Basicamente todas as áreas podem receber objetivos a serem cumpridos de forma integrada, fazendo com que a empresa cresça de forma equilibrada. MONITORE RESULTADOS Até aqui você já sabe onde está e traçou seu destino, certo? Agora é hora de saber se o caminho que você escolheu para chegar lá é mesmo o mais adequado. Por isso, é essencial monitorar o andamento do negócio com métricas confiáveis, que possam ser constantemente aferidas. Assim você consegue visualizar se as vendas realmente estão aumentando na proporção esperada, mês a mês, e se isso tem relação com o impacto de determinada ação. Dessa forma, consegue visualizar os processos realmente efetivos, bem como diagnosticar um problema de percurso que deve ser corrigido com o menor tempo de resposta possível. 5

6 Segundo passo: Conheça bem seus clientes e os organize por segmento Agora que já falamos um pouco sobre a organização interna do seu negócio, vamos voltar nossa atenção a quem sua imobiliária mais quer por perto: os clientes. Mais do que ser capaz de atraí-los, é importante conseguir fidelizá-los por meio de um atendimento de qualidade. É claro que esse processo está muito ligado às próprias habilidades dos vendedores, mas você sabia que uma boa gestão interna também pode ajudar a melhorar seu atendimento? Descubra como a seguir! 6

7 CONHEÇA O PERFIL DOS CLIENTES Existem diferentes perfis de clientes procurando por imóveis: aqueles que querem conquistar a primeira casa própria, os que buscam um investimento, estudantes atrás de um aluguel barato perto da faculdade e assim por diante. Da mesma forma, quem pretende disponibilizar seu imóvel para a administração de uma imobiliária também tem interesses diversos: desde o pai de família que aluga seu segundo imóvel para garantir uma renda extra até quem simplesmente está se mudando temporariamente para outra cidade e pretende alugar sua casa pelo mesmo período. A imobiliária precisa saber, portanto, com que tipo de cliente lida, separando-os de acordo com segmentos específicos. Só assim conseguirá executar com excelência a próxima etapa. OFEREÇA SERVIÇOS ESPECIALIZADOS Quando você conhece os perfis de cliente com os quais trabalha, é capaz de propor soluções mais assertivas para cada um deles. Assim, consegue saber que um jovem é mais aberto a receber contatos por do que uma pessoa de mais idade, que ainda preza pelo contato por telefone, por exemplo. Tais informações devem ser repassadas a seus corretores, a fim de que sejam capazes de fazer um atendimento assertivo, rápido e específico para o segmento que atendem. Também pode ser uma boa oportunidade para concentrar perfis de clientes no atendimento específico de determinados profissionais, tudo de acordo com as características do próprio corretor. 7

8 Terceiro passo: Catalogue todos os imóveis do seu portfólio Você já conhece bem sua empresa, tem metas definidas, métricas confiáveis e ainda consegue visualizar com clareza o público que atende. Pode agora avaliar o tamanho e a qualidade do seu portfólio! Ali devem estar contidas todas as informações sobre os produtos que são oferecidos ao público. O detalhe é que, para essa ferramenta ser efetiva, deve ir muito além de uma lista com cada um dos seus imóveis. Assim como os clientes, o portfólio da imobiliária deve ser segmentado de acordo com pontos-chave. Veja por onde começar: 8

9 METRAGEM E LOCALIZAÇÃO As 2 informações mais básicas para quem trabalha com imóveis devem ser sua primeira referência na hora de organizar seu portfólio. Reúna imóveis de metragens parecidas em um mesmo bloco, assim como aqueles localizados na mesma região da cidade. Em relação a esse segundo ponto, também vale uma regra que transcende a geografia: se, na cidade em que você atende, existem bairros de alto luxo em regiões diferente, por exemplo, eles devem sim ser colocados próximos no seu portfólio. FORMA DE USO Imobiliárias de todos os portes lidam com diferentes tipos de produtos, desde apartamento e casas até pontos comerciais ou mesmo terrenos. E cada forma de uso demanda um processo diferente tanto na captação de clientes quanto no tratamento de questões legais e fiduciárias. Por isso, é importante ter um portfólio específico para imóveis comercias e outro para residenciais, por exemplo. VENDA OU LOCAÇÃO Vender e alugar imóveis podem até ser ações aparentadas em sua origem, mas na prática são 2 processos muito distintos. Por isso, é essencial que você também organize seus produtos de acordo com a forma como estão disponíveis. Só isso já facilita bastante o trabalho do corretor, bem como o retorno aos clientes e a oferta do produto certo para determinado perfil. 9

10 Quarto passo: Organize seu dia em etapas Até o momento abordamos aspectos gerais da gestão de uma imobiliária, ações globais de grande extensão e impacto. No entanto, não podemos deixar de falar também sobre a importância da criação de uma rotina saudável de trabalho, fazendo com que cada tarefa diária tenha um impacto positivo a longo prazo. Pensando nisso é que decidimos listar algumas dicas para que seu dia renda cada vez mais. Confira! 10

11 USE BLOCOS DE TEMPO Dividir para conquistar não é só uma tática de guerra. Serve também para otimizar sua produtividade diária. Nesse ponto, vale apostar em dividir o dia em grandes blocos de tempo que, por sua vez, serão divididos em bloquinhos menores. Que tal começar partindo o dia em 2 grandes blocos? Reserve a manhã para assuntos internos e a tarde para fazer contato com clientes. No primeiro bloco, você pode estabelecer prazos de 40 minutos para executar determinadas tarefas, como responder s, fazer reuniões e programar ações de marketing, por exemplo. O importante é dedicar cada bloco à solução de um determinado problema para não perder o foco. FAÇA PAUSAS PROGRAMADAS Ninguém consegue trabalhar ininterruptamente por 6, 8 ou 10 horas diárias sem ver sua produtividade declinar de forma progressiva. Para minimizar o problema, é importante que você faça pequenas pausas ao longo da jornada, tanto para aliviar o estresse quanto para dar uma breve recarregada nas energias. Programe essas pausas e as mantenha breves! Vale a pena fazer um intervalo de 5 minutos a cada 40 de trabalho, por exemplo, dedicando sua atenção a algo não relativo à atividade. Assim, seu corpo entende que você está descansando ao mesmo tempo em que não para por tempo suficiente para que perca completamente o foco e tenha dificuldades para retornar ao trabalho com o mesmo pique. USE A TECNOLOGIA COMO ALIADA Organizar os momentos de trabalho e de folga, bem como quais tarefas devem ser executadas a cada etapa exige uma boa dose de organização e disciplina. Por sorte, existem aplicativos e programas que podem ajudar bastante nessa tarefa. Alguns possibilitam, por exemplo, definir uma lista de atividades diárias, atribuindo a elas um tempo de duração, a fim de fazer a checagem em tempo real se as etapas estão sendo cumpridas. Também nesse sentido, outras ferramentas interessantes são os softwares de gestão inteligente, que atuam basicamente monitorando as áreas do negócio ao mesmo tempo em que automatizam determinados processos e facilitam a tomada de decisão em relação aos demais. E é justamente sobre esse tipo de programa que falaremos a seguir. 11

12 Quinto passo: Tenha um software de gestão inteligente Como já demos a dica no item anterior, os softwares de gestão monitoram dados, automatizam processos e reúnem informações importantes em um único painel de controle a fim de auxiliar a tomada de decisão dos gestores. E o mais interessante é que existem programas desse tipo pensados especificamente para o mercado imobiliário. É o caso do ingaia Locação, que oferece soluções pra lá de relevantes, como: 12

13 REPASSE DE ALUGUÉIS Uma das obrigações das imobiliárias envolve o repasse do pagamento dos aluguéis para os proprietários dos imóveis. É um processo que exige algumas transações burocráticas, como o próprio depósito bancário, além do cálculo de abatimentos, como a taxa de administração ou o pagamento do IPTU. Com a ferramenta, todo esse processo é feito de forma automática, com a parte que cabe ao proprietário indo diretamente para ele. Da mesma forma, a taxa de locação já é destinada à imobiliária sem complicações, contas ou filas de banco. Não parece ótimo? GERAÇÃO DE BOLETOS O software também é capaz de gerar boletos de pagamento de forma automática, seguindo tudo o que foi previamente estabelecido em contrato. O documento pode inclusive ser enviado diretamente para o cliente, via . Além disso, o cliente pode solicitar uma segunda via do seu boleto pelo próprio programa. Por fim, o próprio ingaia Locação ajusta anualmente as tarifas de acordo com os índices usados no contrato, tudo de forma automática. AVISO DE ATRASOS O software ainda pode ser programado para alertar a imobiliária se determinado boleto não foi pago na data estipulada, facilitando a cobrança e evitando que a inadimplência se arraste por muito tempo. Além disso, ele também consegue calcular juros e multas diariamente, enviando a fatura atualizada para o locatário sempre que necessário. 13

14 Conclusão Principalmente em momentos de crise, gerir uma imobiliária definitivamente não é uma tarefa fácil. Mas, como você viu por aqui, o desafio pode sim ser superado, desde que você tenha disciplina, organização estratégica e um bom auxílio da tecnologia. Por isso, continue pesquisando sobre as melhores práticas do mercado para utilizar em seu dia a dia e aproveite as melhores ferramentas para dar o destaque que sua imobiliária merece perante a concorrência. 14

15 Sobre a ingaia ingaia é o único marketplace do mercado imobiliário. Especialista em tecnologia para o mercado imobiliário, oferece uma plataforma de negócios completa para imobiliárias e corretores de imóveis. Desenvolve soluções inteligentes para os profissionais do mercado trabalharem de forma mais eficiente e os conecta a uma dinâmica rede de informações, serviços e parceiros. Conheça o ingaia Locação, sistema de gestão de locação, acessando locacao.ingaia.com.br e todas as soluções em 15

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