PLANO DE PROJETO. 7 Histórico de Revisões no Documento Data Versão Descrição Autor(es)

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1 1 Nome do Projeto 2 Código SISTEMA DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO SEG CD Coordenador(a) 4 Tipo de Projeto Eng. Mec. ESTRATÉGICO 5 Gestor(a) 6 Programa Eng. Agr. Carlos Alonso Alencar Queiroz Desenvolvimento Administrativo Conselho Diretor 7 Histórico de Revisões no Documento Data Versão Descrição Autor(es) 25/08/ Versão inicial VINÍCIO DUARTE FERREIRA CAMONE CRISTIANE ZANGHELINI ANA FABÍOLA COSTA TORRES 8 Objetivo do Projeto Iniciar um processo de posicionamento do Confea, dos Creas e da Mútua na vanguarda da gestão orientada para a excelência e para o reconhecimento social mediante a certificação da qualidade conferido pelo Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização GESPÚBLICA. 9 Justificativa Na era do conhecimento, a sociedade exige a prestação de serviços com qualidade e eficiência, trazendo para o âmbito do serviço público a preocupação, já incrustada na iniciativa privada, com o desempenho e a eficácia organizacionais. As organizações do Sistema, na condição de entes revestidos de personalidade jurídica pública precisam sincronizar se com estas demandas sociais para permanecerem na trilha da ernidade administrativa e consolidarem se como referência na defesa da sociedade por meio da fiscalização e verificação do exercício e das atividades profissionais regulamentadas no âmbito do Sistema. Mundialmente, vê se a expansão do uso da avaliação da gestão e o esforço de implantação de uma cultura de melhoria contínua dos processos e foco em resultados organizacionais para o desenvolvimento e continuidade das organizações no tempo. Assim, o Confea, os Creas e a Mútua se preparam para atingir a efetividade institucional e para se estabelecerem como referência em gestão em seu âmbito de atuação. 1

2 9 Justificativa O Plenário do Confea e o Colégio de Presidentes do Sistema Confea/Crea assumiram o compromisso de aderir ao GESPÚBLICA Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização, programa do Governo Federal que foi instituído pelo Decreto nº 5.378, de 23 de fevereiro de 2005, com a finalidade de contribuir para a melhoria da qualidade dos serviços públicos prestados aos cidadãos e para o aumento da competitividade do país, formulando e implementando medidas integradas em agendas de transformações da gestão, necessárias à promoção dos resultados preconizados no plano plurianual, à consolidação da administração pública profissional voltada ao interesse do cidadão e à aplicação de instrumentos e abordagens gerenciais. O GESPÚBLICA oferece orientação para a melhoria do sistema de gestão das organizações públicas, com ganho em eficiência, aumentando o envolvimento dos servidores e a satisfação dos usuários, criando valor público para a sociedade. É por meio de um sistema de avaliação da gestão baseado em 8 (oito) critérios que se mede a maturidade da gestão e o nível de excelência das práticas adotadas e a obtenção de resultados. A capacidade de gestão é, portanto, componente indispensável para fazer a diferença entre ser ou não ser eficiente, atingir ou não bons resultados, fracassar ou ter sucesso. O que justifica iniciar este processo no Confea, nos Creas e na Mútua é a necessidade de profissionalizar o corpo gerencial, melhorar a percepção do Sistema Confea/Crea e Mútua pela sociedade, elevar a qualidade dos seus produtos e serviços. É fundamental que a continuidade e a efetividade do trabalho sejam garantidas pelos gestores, com base nas informações, dados administrativos e operacionais resultantes de um sistema de gerenciamento mente técnico. Portanto, o desejo de mobilizar a administração do Confea, dos Creas e da Mútua na direção da gestão de classe mundial vem ao encontro do desafio do GESPÚBLICA. 10 Objetivos Específicos Objetivo Específico Indicador Associado Meta Compatibilizar e aprovar o Modelo de Excelência em Gestão Pública Data alvo 15/12/2008 Fonte de verificação 1. Modelo de Excelência em Gestão Pública 2. Cópia da Decisão do Conselho Diretor 3. Cópia da Decisão do Plenário 1. Mobilizar o Sistema Confea/Crea e a Mútua para adoção de práticas de excelência em gestão pública preconizada pelo Gespública. Número de metas alcançadas 1 Seminário Nacional 27/03/ Oficinas (Regional) 10/12/ Cópia dos materiais distribuídos no Seminário 5. Cópia da Lista de presença dos participantes no seminário 6. Cópia dos materiais distribuídos em cada oficina regional 7. Cópia da Lista de presença dos os participantes em cada oficina regional Percentual de projeto de 1 Projeto de Resolução 30/09/ Projeto de Resolução (v. 1) que aprova o 2

3 10 Objetivos Específicos Objetivo Específico Indicador Associado Meta Data alvo Fonte de verificação resolução elaborado (versão 1) Programa de incentivo 2. Implantar ciclos de melhoria no Confea para elevar os padrões de desempenho e de excelência em gestão em relação ao referencial de excelência escolhido pelo Gespública. Número de metas alcançadas Número de metas alcançadas 1 Projeto de Resolução (versão 2) 1 Diagrama do processo do programa de incentivo 5 Cursos de curta duração no diagrama do processo do programa de incentivo 1 Programa de formação de gestores 29/04/ /03/ /04/ /02/ Oficinas de Qualidade 18/12/ Cursos de curta duração 18/12/2009 Adesão do Confea ao Programa Gespública 1 Regulamento do comitê de Ciclos de Melhoria no Confea Designação do Comitê do Ciclo de Melhoria 2009/ /12/ /02/ /03/2009 Designação dos avaliadores 13/04/ Projeto de Resolução (v. 2) que aprova o Programa de incentivo 10. Diagrama do processo 11. Procedimentos Operacionais Padrão 12. Cópia da Lista de presença dos participantes em cada curso de curta duração 1. Cópia da Portaria que institui o programa de formação de gestores 2. Cópia dos materiais distribuídos nas oficinas de qualidade 3. Cópia da Lista de presença dos participantes em cada oficina de qualidade 4. Cópia dos certificados dos participantes em cada curso de curta duração 5. Cópia do Termo de Adesão assinado entre Ministério do Planejamento e o Confea 6. Cópia da Decisão do Conselho Diretor aprovando o regulamento do comitê de ciclos de melhoria no Confea 7. Cópia da Portaria de nomeação do Comitê do ciclo de melhoria 2009/2010 do Confea 8. Cópia da Portaria de designação dos avaliadores que realização a auto avaliação da gestão do Confea 3

4 10 Objetivos Específicos Objetivo Específico Indicador Associado Meta 1 Curso de capacitação em auto avaliação da gestão 1 Auto avaliação da gestão do Confea Data alvo 05/05/ /05/2009 Fonte de verificação 9. Cópia dos certificados dos participantes do curso de auto avaliação da gestão 10. Cópia do Relatório de Gestão (perfil do Confea e auto avaliação dos 8 critérios do Modelo de Excelência em Gestão Pública) 11. Cópia do Certificado emitido pelo GESPÚBLICA 2009/2010 Número de critérios contemplados Número de metas executadas 1 Plano de melhoria 08/09/ Cópia do(s) plano(s) de melhoria(s) 2009/ Metas do plano 10/12/ Cópia dos relatórios de resultados 4

5 11 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) {Inserir a visão gráfica da EAP.} 5

6 12 Dicionário da EAP Código Item Descrição Entrega {Cód. do item} {Relacionar o nome do item da EAP.} {Descrever de forma detalhada o trabalho {Descrever de forma detalhada o produto/resultado associado ao item.} gerado pelo item.} 1. Sistema de Excelência em Gestão 1.1 Gerenciamento do Projeto Elaborar a EAP Elaborar o cronograma, definindo as datas previstas, marcos, precedências para cada atividade, com estabelecimento do caminho crítico Elaborar o orçamento, Plano do Projeto estabelecendo o planejamento de Plano do Projeto recursos materiais e humanos com respectivos custos associados Definir os riscos, a causa, a probabilidade de ocorrência, o(s) impacto(s) nos objetivos, as respostas sugeridas e os responsáveis pelo risco Plano de Comunicação Definir o sistema de distribuição das informações do projeto e estabelecer a forma de autenticação, armazenamento e recuperação das informações. Estabelecer quem deve produzir e como serão distribuídas as informações, elaborando um cronograma com as datas de produção e distribuição. Estabelecer um mapa de Plano de Comunicação 6

7 12 Dicionário da EAP Código Item Descrição Entrega {Cód. do item} {Relacionar o nome do item da EAP.} comunicações. {Descrever de forma detalhada o trabalho {Descrever de forma detalhada o produto/resultado associado ao item.} gerado pelo item.} Consolidar dados referentes ao progresso e desempenho físicofinanceiro Reuniões Mensais do projeto para Relatório mensal de resultados elaboração do relatório de resultados Encerramento do Projeto Relatório final com apresentação das lições aprendidas. Documento de encerramento do projeto 1.2 Modelo de Gestão Compatibilização Compatibilizar o Modelo de Gestão a partir do Modelo de Excelência em Gestão da FNQ e dos fundamentos e princípios do Modelo de Gestão Programa Gespública aproximando a linguagem e terminologia da realidade do Sistema Confea/Crea. Encaminhar o Modelo de Gestão para aprovação do Conselho Aprovação Diretor e do Plenário do Confea a Decisão do Conselho Diretor fim de gerar o respaldo Decisão do Plenário do Confea institucional para disseminação no Sistema Confea/Crea. Discutir e elaborar junto a SCM um produto de divulgação do Modelo de Gestão Publicação Encaminhar documento para gerar publicação do Modelo de Gestão para divulgação no Sistema Confea/Crea. Modelo de Gestão 7

8 12 Dicionário da EAP Código Item Descrição Entrega {Cód. do item} {Relacionar o nome do item da EAP.} {Descrever de forma detalhada o trabalho {Descrever de forma detalhada o produto/resultado associado ao item.} gerado pelo item.} 1.3 Implantação Confea Capacitação Capacitar a equipe do projeto e potenciais colaboradores, Cursos de curta duração formadores de opinião nos temas referentes a qualidade, elo de Cópias dos Certificados gestão, Gespública, auto avaliação, etc Oficinas de Qualidade Sensibilizar os colaboradores do Confea nos temas referentes a qualidade, elo de gestão, Cópias dos Certificados Gespública, práticas gerenciais, etc Programa de Formação de Gestores Elaborar proposta de programar de formação de gestores para Portaria AD aprovação do Conselho Diretor Gespública Adesão Encaminhar ofício ao Ministério de Planejamento para pré adesão do Ofício de Pré Adesão Confea ao Programa Gespública Ciclo de Melhoria 2009/ Auto Avaliação Definir os avaliadores; Elaborar o perfil da organização; Aplicar a auto avaliação; Encaminhar a auto avaliação para o Gespública para validação; Receber os consultores do Gespública para validação da autoavaliação. 8 Relatório de Gestão do Confea Certificado do Gespública

9 12 Dicionário da EAP Código Item Descrição Entrega {Cód. do item} {Relacionar o nome do item da EAP.} {Descrever de forma detalhada o trabalho {Descrever de forma detalhada o produto/resultado associado ao item.} gerado pelo item.} Planos de Melhoria da Gestão 2009/ Mobilização Sistema Mobilização Seminário Nacional Oficinas Regionais Programa de Incentivo Projeto de Resolução Estrutura Elaborar os planos de melhoria Implementar as melhorias Seminário de sensibilização/informação sobre o Modelo de Gestão e o Programa Gespública a fim de incentivar a participação das organizações que compõem o Sistema Confea/Crea. Oficinas de sensibilização/mobilização sobre o Modelo de Gestão e o Programa Gespública a fim de incentivar a participação das organizações que compõem o Sistema Confea/Crea. Elaborar o projeto de resolução; Apreciação da CONP; Encaminhar para os Creas para manifestação; Sistematização; Apreciação da CONP; Apreciação do Plenário Definir e treinar os envolvidos no processo do programa de incentivo. Planos de Melhoria Relatório de Resultados Cópia da Lista de Presença Cópia das Listas de Presença Projeto de Resolução (versão 1) Resolução Fluxo de trabalho Cópia das listas de presença 13 Diretório da Equipe do Projeto 9

10 Nome Papel no projeto Dedicação Subordinação E mail Telefone {Informar os nomes dos membros da equipe.} Acileide Cristiane Fernandes Coelho {Informar o papel desempenhado por cada membro no projeto.} Parceira/Gestão de Pessoas {Informar a dedicação do membro ao projeto em percentual de tempo.} voluntária Ana Fabíola Costa Torres Integrante/GTM 60% por semana Camone Cristiane Zanghelini Parceira 60% por s emana Carlos Alonso Alencar Queiroz Gestor do Programa 10% por semana Celso Alves Barbosa Parceiro/AUDI voluntária Eduardo Augusto Rodrigues Tosta Integrante/APLA 30% por semana Elisete D Abadia Silva Integrante/ONAC voluntária Sandra Beatriz R. Fernandino de Castro Parceira/ONAC voluntária Coordenador do projeto 60% por semana {Relacionar o nome da pessoa a quem o membro está subordinado no projeto.} Antonio Roberto Martins Carlos Alonso Alencar Queiroz {Informar o do membro.} {Informar o principal telefone de contato do membro.} rg.br org.br om William Paes Kuhlmann Parceiro/GFI voluntária 10

11 {A matriz de responsabilidades associa os envolvidos com o projeto e os pacotes de trabalho previstos na EAP. Para cada envolvido deve ser informado o tipo de interação (quando ela existir) que ele possui com o trabalho associado, conforme especificado na legenda.} 14 Matriz de Responsabilidades Itens da EAP / Responsáveis Camone Cristiane Zanghelini Ana Fabíola Costa Torres Eduardo Augusto Rodrigues Tosta 11 Carlos Alonso Alencar Queiroz Superintendência de Programas e Projetos Conselho Diretor Plenário do Confea Presidente do Confea Comitê do Gespública no Confea 1. Sistema de Excelência em Gestão 1.1 Gerenciamento do Projeto Plano do Projeto R/E E E E P A Plano de Comunicação R E E E P Reuniões Mensais R E P P P Encerramento do Projeto R E P P P 1.2 Modelo de Gestão 1.2.1Compatibilização R E E E P Aprovação R A A Publicação P P P P P R E 1.3 Implantação Confea Capacitação Cursos de Curta Duração E E E E R P A E Oficinas de Qualidade R E E E E P A P E P Programa de Formação de Gestores R E E E P A A P Gespública Adesão E E E E R A Ciclo de Melhoria 2009/ Auto Avaliação P P P P P P P R E E P P Planos de Melhoria da Gestão 2009/2010 P P P P P P P R E E E 1.4 Mobilização Sistema Mobilização Avaliadores Programa Gespública Superintendência de Comunicação e Marketing Colaboradores do Confea Parceiros

12 14 Matriz de Responsabilidades Itens da EAP / Responsáveis Camone Cristiane Zanghelini Ana Fabíola Costa Torres Eduardo Augusto Rodrigues Tosta Carlos Alonso Alencar Queiroz Superintendência de Programas e Projetos Conselho Diretor Plenário do Confea Presidente do Confea Comitê do Gespública no Confea Seminário Nacional R E E E P E A P P E P Oficinas Regionais R E E E P E A P P E P Programa de Incentivo Projeto de Resolução R E E E P A A A P E Estrutura R E E E A A A P P A Aprovador; R Responsável; E Executor; P Participante. Avaliadores Programa Gespública Superintendência de Comunicação e Marketing Colaboradores do Confea Parceiros 15 Interfaces entre projetos Interface {Informar a relação que o projeto tem com outros projetos do Sistema Confea/Crea e Mútua. Exemplos: produtos e serviços que demanda ou oferece para outro projeto, compartilhamento de recursos, trabalho conjunto, etc.} Projeto {Informar o projeto relacionado à demanda.} 16 Cronograma Macro Frente de Trabalho {Informar os códigos e nomes das frentes de trabalho da EAP.} 1. Sistema de Excelência em Gestão 1.1 Gerenciamento do Projeto Pacote de Trabalho {Informar os códigos e nomes dos itens intermediários e dos pacotes de trabalho da EAP.} 12 Data Início {Associada aos pacotes de trabalho.} Data Fim {Associada aos pacotes de trabalho.} Peso {Associado aos pacotes de trabalho.} 31/07/ /12/ Predecessores {Pacotes predecessores deste.} Plano do Projeto 31/07/ /10/ Plano de Comunicação 03/11/ /11/ Reuniões Mensais 14/08/ /12/ Encerramento do Projeto 17/12/ /12/2010 1

13 16 Cronograma Macro Frente de Trabalho {Informar os códigos e nomes das frentes de trabalho da EAP.} 1.2 Modelo de Gestão 1.3 Implantação Confea 1.4 Mobilização Sistema Pacote de Trabalho Data Peso Data Fim Início Predecessores {Associada {Associada {Associado {Informar os códigos e nomes dos itens intermediários e dos pacotes {Pacotes aos pacotes aos pacotes aos pacotes de trabalho da EAP.} predecessores deste.} de trabalho.} de trabalho.} de trabalho.} Compatibilização 20/10/ /11/ Aprovação 15/12/ /12/ Publicação 03/02/ /02/ Capacitação 04/08/ /12/ Cursos de Curta Duração (10) 04/08/ /12/ Oficinas de Qualidade (10) 05/01/ /12/ Programa de Formação de Gestores 05/01/ /02/ Gespública 08/09/ /12/ Adesão 08/09/ /12/ Ciclo de Melhoria 2009/ /11/ /07/ Auto Avaliação 03/11/ /02/ Planos de Melhoria da Gestão 2009/ /07/ /12/ Mobilização 17/11/ /12/ Seminário Nacional 17/11/ /03/ Oficinas Regionais 17/11/ /12/ Programa de Incentivo 09/01/ /04/ Projeto de Resolução 09/01/ /04/ Estrutura 05/02/ /04/ ANÁLISE DOS RISCOS DO PROJETO Passos Estratégia Probabilidade / Impacto 1. Liste os riscos identificados; 2. Qualifique-os Probabilidade, Impacto e Criticidade (Conforme Matriz de Probabilidade e Impacto) 3. Selecione uma estratégia Mitigar, Evitar, Aceitar, Transferir; 4. Desenvolva uma resposta aos Riscos; 5. Mantenha controle sobre eles. A Aceitar E Evitar M Mitigar T Transferir MA Muito Alto(a) A Alto(a) M Médio(a) B Baixo(a) MB Muito Baixo(a) 13

14 MATRIZ DE PROBABILIDADE X IMPACTO (CRITICIDADE) Probabilidade muito erada muito muito baixo baixo er. alto muito alto Impacto Identificação dos Riscos Id. EAP Pacote de Trabalho / Premissa / Restrição {Nro. do pacote na EAP} {Informar o pacote, premissa ou restrição ao qual o risco está associado.} 1. Sistema de Excelência em Gestão 1.1 Gerenciamento do Projeto Descrição do Risco Associado {Descrever o risco associado ao pacote de trabalho, à premissa ou à restrição.} Plano do Projeto Mudança do escopo pelo Presidente Plano de Comunicação Reuniões Mensais Encerramento do Projeto 1.2 Modelo de Gestão Compatibilização 14 Nro. Risco {Número seqüencial para referência.}

15 Identificação dos Riscos Id. EAP Pacote de Trabalho / Premissa / Restrição {Nro. do pacote na EAP} {Informar o pacote, premissa ou restrição ao qual o risco está associado.} Descrição do Risco Associado {Descrever o risco associado ao pacote de trabalho, à premissa ou à restrição.} Aprovação O elo de gestão não ser aprovado Publicação 1.3 Implantação Confea Capacitação Cursos de curta duração Os cursos não serem autorizados Oficinas de Qualidade As oficinas não serem autorizadas Programa de Formação de Gestores O programa não ser aprovado Gespública Adesão Ausência de comprometimento institucional Ciclo de Melhoria 2009/ Auto Avaliação Planos de Melhoria da Gestão 2009/ Mobilização Sistema Mobilização Não haver pessoas com perfil adequado para compor o Comitê, avaliadores e equipes multifuncionais para execução dos planos de melhoria. Ausência de comprometimento dos colaboradores do Confea na execução dos planos de melhoria Não ser aprovada a realização do Seminário Nacional Seminário Nacional 9 Baixa adesão ao Modelo Oficinas Regionais Não ser aprovada a realização das oficinas regionais Programa de Incentivo Projeto de Resolução Não ser aprovado Estrutura Não ser implementado 12 Nro. Risco {Número seqüencial para referência.}

16 Nº do Risco Prob. Impacto Criticidade Estratégia/Resposta Resp. 1 M MA ALTA M Realizar reunião com o Presidente do Confea para obter a aceitação/comprometimento em relação a proposta de escopo apresentada no termo de abertura, ajudando-o com a diretrizes Vinício emanadas da reunião. 2 B M MOD M Esclarecer toda e qualquer dúvida em relação ao Modelo de Gestão para obter aprovação Vinício 3 MA MA ALTA T Paralisar o projeto até que os cursos sejam aprovados para que os envolvidos possam ser capacitados e contribuir na implementação das melhorias no Confea. Vinício 4 MA MA ALTA T Paralisar o projeto até que as oficinas sejam aprovadas para que os colaboradores do Confea possam ser capacitados e contribuir na implementação das melhorias no Confea. Vinício 5 A M MOD M Esclarecer toda e qualquer dúvida em relação ao Modelo de Gestão para obter aprovação Vinício 6 A MA ALTA M Investir na sensibilização, organizando reuniões específicas e inserindo para discussão na pauta do Conselho Diretor Vinício 7 M MA ALTA M Promover capacitação e sensibilizar para obter comprometimento Vinício 8 M MA ALTA M Promover capacitação e sensibilizar para obter comprometimento Vinício 9 A B MOD M Investir na sensibilização apresentando os benefícios que o Modelo de Gestão pode trazer a cada uma das organizações que compõem o Sistema Confea/Crea. Vinício 10 A MA ALTA E Investir na sensibilização, organizando reuniões específicas e inserindo para discussão na pauta do Conselho Diretor Vinício 11 A MA ALTA M Esclarecer toda e qualquer dúvida em relação a Resolução para obter aprovação Vinício 12 A MA ALTA M Promover capacitação e sensibilizar para obter comprometimento Vinício 18 PLANO DE AQUISIÇÕES Objeto (Produto / Serviço) {Produto ou serviço que o projeto precisará adquirir externamente.} Seleção, Treinamento e Aperfeiçoamento de Pessoal Serviço de Impressão e Encadernação Justificativa {Justificativa resumida para aquisição do objeto.} Aperfeiçoamento da equipe e de potenciais colaboradores para a implementação do Modelo de Excelência em Gestão Pública Publicação do Modelo de Excelência em Gestão Pública e materiais para as oficinas Elemento de Despesa {Elemento de despesa ao qual o objeto a ser adquirido está associado.} 16 Estimativa de Valor {Estimativa de valor do objeto no mercado.} Enquadramento {Tipo de processo de aquisição a ser adotado (Informado pela SAF).} Data de Solicitação {Data de solicitação ao setor de aquisições.} Data Limite para Aquisição {Data limite para que a aquisição seja concluída e o objeto esteja disponível.} ,00 13/08/ /12/ ,00 15/12/ /12/2009

17 18 PLANO DE AQUISIÇÕES Objeto (Produto / Serviço) Justificativa Elemento de Despesa Estimativa de Valor Enquadramento Data de Solicitação Data Limite para Aquisição internas e externas Aquisições de Publicações e Periódicos Remuneração de Serviços Profissionais Técnicos Publicações necessárias para a compatibilização do Modelo de Excelência em Gestão Pública, aperfeiçoamento da equipe e de potenciais colaboradores, elaboração e implementação dos planos de melhoria. Contribuir nas oficinas externas e internas, planejamento da autoavaliação, elaboração do perfil, avaliação do sistema de gestão e na elaboração e implementação dos planos de melhoria ,00 30/09/ /03/ ,00 15/12/ /01/ Assinaturas Coordenador Assinatura Data Eng. Mecânico 31/10/2008 Gestor Assinatura Data Eng. Agr. Carlos Alonso Alencar Queiroz SPP Assinatura Data Eng. Eletricista Antonio Roberto Martins Presidente Assinatura Data Eng. Civil Marcos Túlio de Melo 17

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