Sistema de Gestão de Empresas do Terceiro Setor Contabilidade e Finanças em um único software

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1 Sistema de Gestão de Empresas do Terceiro Setor Contabilidade e Finanças em um único software

2 APRESENTAÇÃO A FP2 Tecnologia é uma empresa jovem, com apenas cinco anos de fundação, mas que conta com a experiência de profissionais que trabalharam em projetos de grande porte ligados a empresas públicas e privadas. Nossa equipe recebe treinamentos constantes, para que possamos atender cada vez melhor as requisições de nossos clientes. Procuramos sempre empregar as melhores práticas apontadas na literatura nos projetos em que atuamos. Nossos softwares são testados seguindo uma metodologia rígida, criada especificamente para nós pela Qualister (www.qualister.com.br), umas das maiores empresas do ramo no país. Além disto, mantemos na equipe um profissional específico para a realização de testes, cujo trabalho sofre constante avaliação pela Qualister. Os produtos por nós desenvolvidos possuem completa documentação em linguagem não técnica sobre suas regras de negócio, o que facilita a sua validação e seu aprendizado por parte do cliente. Atuamos em dois ramos: desenvolvimento de softwares e consultorias/treinamentos. Entre as empresas para as quais prestamos ou já prestamos serviços estão: FUNTEF-PR, FATEC, FEESC, Meta Informática, Sonda IT, Prefeitura Belo Horizonte, Câmara Municipal de Mata, Prefeitura de Itaara e SYNS Cartão Saúde. 2/17

3 SISTEMA DE GESTÃO DE EMPRESAS DO TERCEIRO SETOR O Sistema de Gestão de Empresas do Terceiro Setor é um conjunto completo de ferramentas que permite o registro contábil de toda a movimentação financeira da Fundação, Associação ou Organizações Não Governamentais (ONGs). Através dele é possível acompanhar os recursos financeiros de projetos, sejam eles fomentados com recursos públicos ou privados. É divido em 04 (quatro) módulos: Sistema Financeiro/Contábil, Portal do Coordenador, Portal do Cliente e Portal Transparência. Atualmente é usado em duas Fundações: na FATEC Fundação de Apoio à Tecnologia e Ciência da Universidade Federal de Santa Maria e na FUNTEF-PR - Fundação de Apoio à Educação, Pesquisa e Desenvolvimento Científico e Tecnológico da Universidade Tecnológica Federal do Paraná. SISTEMA FINANCEIRO/CONTÁBIL Componente principal do Sistema onde são feitos todos os registros financeiros (pagamento de Notas Fiscais, Bolsas, RPS, etc). O uso da maioria absoluta das funcionalidades não requer conhecimento contábil, pois os lançamentos são pré-configurados. Suas principais características são: Controla as finanças e a contabilidade da Fundação, Associação ou ONG e dos Projetos individualmente, inclusive com Plano Orçamentário por Projeto; Controla todo o processo (licitação, carta convite, pregão, etc.) de a aquisição de bens e material de consumo dos Projetos; 3/17

4 Gera automaticamente lançamentos contábeis a partir do cadastro de Notas Fiscais, Férias, Diárias, RPS, RPA, Bolsas de Pesquisa Bolsas de Estagiários, e outros; Controla o Patrimônio da Fundação, Associação ou ONGs e dos Projetos; Prestação de Contas no formato dos principais órgãos financiadores; Permite exportar os relatórios do sistema para arquivos PDF e HTML, o que elimina significativamente o uso do papel e facilita a divulgação das informações; Cadastro de pessoas unificado, o significa dizer que não permite o cadastro duplicado de informações sobre um mesmo indivíduo/empresa; Gera arquivos no padrão FEBRABAN, permitindo a comunicação automática com qualquer banco brasileiro; Suporta múltiplas filiais (com relatórios individuais e consolidados); Acesso controlado individualmente por usuário; Histórico de alterações que envolvam finanças, garantindo assim maior confiabilidade e segurança; A seguir são descritos os módulos que compõem o sistema (todas as funcionalidades presentes no mesmo estão listadas no ANEXO I): Cadastros Gerais: Compõem a estrutura básica do sistema, tais como: Plano de Contas, Centros, Departamentos, Unidades, Instituições de Ensino, Cursos, entre outros; Arrecadação: Gerencia a arrecadação de recursos financeiros através de Blocos de Recibos e Faturas. Imprime notas fiscais, gera boletos bancários, permite parcelar e reparcelar cobranças; Bolsas: Emissão de bolsas de Pesquisa, Extensão, Inovação (com ou sem encargos) para coordenadores e estudantes. Permite também gerenciar bolsas de Estágio, controlando: período, pagamento de férias, auxílio transporte, além de emitir Termo de Compromisso de Estágio, relatórios e atestados; Caixa Postal: sistema de comunicação interno que facilita a troca de informações entre usuários, coordenadores e gestores de projeto; Compras: Controla o processo de compra (licitação, pregão, carta convite, entre outros) de bens patrimoniáveis e de material de consumo. Permite cadastrar propostas por fornecedor e gera classificação automática dos vencedores (quando por menor preço). Comunicação: Controla planos de telefonia para professores, alunos e funcionários. Importa contas das Operadoras Vivo e Claro. Permite a cobrança de contas via débito em conta ou diretamente de Projetos; Conciliação Bancária: Permite a conciliar contas bancárias da Instituição e dos Projetos. Gera lançamentos de tarifas e rendimentos financeiros (aplicações e baixas) sem a interferência do usuário. Concilia automaticamente lançamentos gerados por compensação de cheques e borderô; 4/17

5 Lançamentos: Pagamento de Notas Fiscais, Boletos Bancários, RPA/RPS, Férias, SLIP e Folha de Pagamentos (lançamentos importados do sistema utilizando atualmente pelo cliente, desde que ele possua módulo de exportação), entre outros; Pagamento: Controla o pagamento a Pessoas Físicas e Jurídicas, que pode ser feito através de Borderô, Cheque, Dinheiro, Débito em Conta, Ofício ou Transferência Bancária; Patrimônio: Controla a aquisição de bens de capital da Instituição e dos Projetos (individualmente). Controla a transferência de bens entre projetos e/ou entre locais. Emite termo de doação, transferência, responsabilidade (guarda), inventário, entre outros; Pessoas: Cadastro unificado de Pessoas Físicas e Jurídicas. Permite múltiplos endereços e múltiplas contas bancárias. Possui ferramenta para unificação de pessoas duplicadas; Prestação de Contas: Exporta planilhas e gera relatórios comprobatórios dos recursos obtidos e gastos por Projetos no formato dos principais órgãos financiadores e também no formato do Tribunal de Contas da União (TCU); Projetos: Cadastro de Projeto, Subprojetos, Plano de Aplicação (orçamentário), Fontes de Recursos, Força de Trabalho (Equipe), Itens e Parcelas por Rubrica. Emissão de Extrato de Projeto por Período e por Centro; Taxas de Administração: Gerencia as receitas obtidas pela administração dos recursos dos Projetos. Pode ser cobrada sobre Receita, Despesa, Rendimento Financeiro ou ainda por Valor Fixo; Viagens: Emissão e comprovação de Adiantamentos, Ressarcimentos e Diárias; Integração com outros sistemas: Gera arquivo SEFIP, exporta dados para Excel, PDF, HTML (arquivo da Internet) e RTF (arquivo que pode ser aberto no Word); Segurança: Cadastro de Usuários, Grupos de Usuários, Permissões. Acesso controlado individualmente por usuário e histórico de alterações que envolvam valores; Relatórios: Mais de 100 possibilidades de Relatórios Gerenciais (Adiantamentos, Bloco de Recibos, Diárias e outros) e Contábeis (entre eles Razão, Balancete e Livro Caixa). 5/17

6 TELAS DO SISTEMA FINANCEIRO/CONTÁBIL O acesso somente é permitido a usuários previamente cadastrados. O controle do nível de acesso é feito por grupo, é possível permitir/negar o acesso a cada uma das telas e relatórios, sendo que nas telas de cadastro é permitido ainda controlar se usuário possui permissão para: visualizar, incluir, alterar e/ou excluir dados. O sistema é composto por abas, o que possibilita a abertura de diversas pesquisas simultaneamente e facilita o acesso às informações. 6/17

7 Existe um cadastro único de Pessoas Físicas e Jurídicas. Uma vez cadastrada ela pode ser usada para emissão de RPS, RPA, Bolsas, Diárias, Notas Fiscais, etc. Permite ainda a inclusão de fotos, múltiplos endereços e múltiplas contas bancárias para uma mesma pessoa. As telas seguintes apresentam o registro de pagamento de uma Nota Fiscal e os lançamentos contábeis gerados a partir desta operação. Como pode ser visto a única informação contábil necessária para a realização do procedimento é o conhecimento da Rubrica de despesa, já que o sistema realiza todos os demais lançamentos automaticamente. 7/17

8 Os valores dos impostos ligados à nota fiscal (PIS, COFINS, CSLL, INSS, IRRF, ISSQN), quando houverem, são calculados e lançados automaticamente. O cadastro do Projeto agrupa em um único lugar todas as informações referentes ao mesmo, garantindo assim maior facilidade ao acesso das mesmas. A imagem maior mostra a tela inicial do cadastro onde estão as informações básicas (nome, unidade executora, órgão financiador, período de execução, dos bancários, etc), já as imagens menores mostram o Plano de Aplicação Financeira e a Força de Trabalho (equipe) do Projeto. 8/17

9 Os relatórios são apresentados em visualizador próprio, permitindo a aplicação de zoom, exibição de múltiplas páginas e exportação para PDF, RTF e HTML (para publicação na WEB). 9/17

10 PORTAL DO COORDENADOR Módulo WEB para uso dos Coordenadores e Gestores de Projetos, mostra em tempo real toda e qualquer movimentação financeira realizada no Projeto. Permite ainda solicitar Adiantamentos e Diárias, além de acompanhar o Patrimônio (bens adquiridos) do mesmo. As principais funcionalidades são: Extrato de IRRF de Coordenadores e Colaboradores de Projeto Extrato de Projeto (resumido e completo) Extrato de Adiantamentos solicitados Extrato de Bolsas (Pesquisa, Extensão e Inovação) recebidas Publicação de avisos para coordenadores de projetos Resumo geral de Receitas/Despesas de Projetos por Centros Resumo geral de Receitas/Despesas de Projetos por Departamentos Solicitação de Diárias e Adiantamentos 10/17

11 PORTAL DO CLIENTE Módulo WEB disponível para clientes e fornecedores da Instituição, contém: Emissão de Relação de Notas Fiscais Pagas Extrato de IRRF para Pessoas Físicas Recibo de Retenção de Impostos (CSS, IRRF, COFINS) para Pessoas Jurídicas 11/17

12 PORTAL TRANSPARÊNCIA Transparência é palavra-chave quando se lida com recursos de origem pública. Este módulo WEB, de livre acesso, foi desenvolvido para atender a Lei Nº de 15 de 12/2010 (www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato /2010/lei/l12349.htm) que estabelece que as Instituições mantenham em seu site todas as informações financeiras referentes ao andamento de projetos financiados por órgãos públicos. Portal disponibiliza as seguintes informações: Documentos (contratos, termos aditivos, prestações de contas, licitações, etc) Equipe (relação de todas as pessoas envolvidas no projeto) Execução Financeira Pagamentos a Pessoas Físicas Pagamentos a Servidores da Universidade (para Instituições ligadas a uma Universidade, seja ela pública ou privada) Pagamentos a Pessoas Jurídicas O Portal Transparência já está implantado em clientes da FP2. Como seu acesso é público, pode ser visto no endereço INFORMAÇÕES TÉCNICAS Linguagem de Programação: Delphi 7 no módulo Cliente/Servidor e ASP.NET (com C# e.net Framework 3,5) nos Módulos WEB. Banco de Dados: Microsoft SQL Server 2008 (que possui versão Freeware) Requisitos Mínimos: Para o Servidor Processador Intel Core 2 Duo ou AMD X2, 1.0 GHZ e 1 GB RAM. Para as estações Processador Intel Pentium III ou AMD Athlon, 400 MHz e 256 MB RAM. 12/17

13 ANEXO I Funcionalidades do Módulo Financeiro/Contábil 1 Cadastros Gerais 1.1 Pessoas (base de dados única com Pessoas Físicas e Jurídicas) 1.2 Centro, Departamentos e Unidades Executoras 1.3 Plano de Contas e Históricos 2 Projetos 2.1 Cadastro de Projetos/Convênios 2.2 Cadastro de subprojetos e metas 2.3 Cadastro de dotações orçamentárias 2.4 Emissão da ficha cadastral do projeto 2.5 Cadastro das Unidades Executoras, Fontes de Recursos e Programas Institucionais 2.6 Cadastro da Força de Trabalho envolvida no projeto 2.7 Extratos Extrato de Projeto individual Extrato de Projeto com impressão em Lote Extrato de Imposto de Renda Retido na Fonte (de colaboradores) 2.8 Relatórios Atividades e Gestão por Ano Atividades por Ano Balancete de Verificação Coordenadores por Projetos Resumo da Situação dos Projetos Resumo de Saldos de Projetos Emissão de Carta de Notificação de Saldo Devedor 3 Blocos de Recibos 3.1 Emissão e Controle de Blocos de Recibos 3.2 Lançamentos de Recibos 3.3 Relatórios Recibos Lançados Situação dos Blocos de Recibos 4 Compras 4.1 Cadastrar Processo 4.2 Registrar Fornecedores 4.3 Registrar Preços 4.4 Definir Vencedores 5 Contabilidade 5.1 Cadastro do Plano de Contas 13/17

14 5.2 Consulta de Lançamentos Contábeis 5.3 Tabela de I.R.R.F. 5.4 Tabela de Salário de Contribuição INSS 5.5 Relatórios Anual de Atividades Anual de Bolsas com encargos Anual de Rendimentos RPS, RPA e Honorários Lançamentos de Caixa (geral) Lançamentos de Caixa (por usuário) Livro Diário Auxiliar Contábil Livro Diário Geral Contábil Razão Analítico Mensal Razão Analítico por período 5.6 Balancetes Verificação Diária Verificação Mensal Verificação de Valores Consolidado 6 Lançamentos 6.1 Emissão de Recibo Provisório de Autônomos (RPA) 6.2 Emissão de Recibo Provisório de Serviços (RPS) 6.3 Estorno de Lançamento de Receitas e Despesas 6.4 Despesa de rescisão contratual com empregados dos projetos 6.5 Nota fiscal com/sem encargos 6.6 Pagamento de férias para empregados nos projetos 6.7 Receitas e Despesas 6.8 Rendimentos Financeiros 6.9 SLIPs de Despesas 6.10 Pagamento e contabilização da taxa de administração da Instituição e da Universidade 6.11 Prestação de Contas de Adiantamentos e Emissão de Entrada de Caixa pela baixa de adiantamentos concedidos aos coordenadores 6.12 Transferência de Recursos Financeiros (TRF) entre projetos 7 Faturas 7.1 Cadastro de Faturas e Boletos Bancários a Receber 7.2 Cadastro de Históricos Programados 7.3 Cadastro de Honorários 7.4 Emissão, Controle e baixa das Faturas e Boletos Bancários 7.5 Emissão de Notas Fiscais 14/17

15 7.6 Estorno das Faturas/Boletos Bancários 7.7 Relatórios Faturas/Boletos Bancários pendentes por código Faturas/Boletos Bancários pendentes por nome do cliente Faturas/Boletos Bancários pendentes por situação de pagamento Faturas/Boletos Bancários quitados por código Faturas/Boletos Bancários quitados por nome do cliente Faturas/Boletos Bancários quitados por situação de pagamento 8 Bolsas 8.1 Cadastro de Bolsas (Pesquisa, Extensão, Inovação, Estágio,...) 8.2 Cadastro de Bolsistas 8.3 Cadastro de Contratos de Estágio 8.4 Controle de Pagamentos de Seguros de Estágio 8.5 Relatórios Bolsas Recebidas por Pessoa Bolsas Recebidas por Pessoa e Ano/Mês de Referência Bolsistas por Projeto Bolsistas por Tipo de Projeto Comprovante para fins de Imposto de Renda (de todos os tipos de bolsas) Estagiários por Instituição/Curso Relatório para a Receita Federal Resumo de valores pagos/retidos por período 9 Pagamentos 9.1 Cheques 9.2 Ofícios 9.3 Borderô Baixa de títulos liquidados Emissão de listagem do borderô Estorno de Borderôs (com lançamentos contábeis) Geração e integração de borderô bancário Relatório de borderôs pagos e estornados 10 Taxas de Administração 10.1 Contabilização de Taxa de Administração (sobre Receita, Despesa, Rendimento ou por Valor Fixo) 10.2 Consultas a Taxas Contabilizadas 10.3 Relatórios Taxa de Administração a Creditar Taxa de Administração a Creditar a Terceiros 15/17

16 Rastreamento da composição dos valores a creditar 11 Integração com outros sistemas 11.1 Folha de Pagamento (software da Domínio) 11.2 Lançamentos referentes a salários 11.3 Retenções de FGTS e INSS (para fins de emissão da GFIP) 11.4 DENFE Prefeitura de Santa Maria (Para fins de pagamento de ISSQN) 11.5 SEFIP (Caixa Econômica Federal) 11.6 Informativo de retenções de FGTS e INSS (GFIP) 11.7 DIRF Retenções de IRRF de Pessoas Físicas e Jurídicas 11.8 DIRF Retenções de Contribuições Federais 11.9 DIRF Retenções de Seguridade Social 12 Viagens (Emissão de Adiantamentos e Diárias) 12.1 Concessão de Adiantamentos 12.2 Emissão de Diárias 12.3 Comprovante de Baixa 12.4 Cadastro de classes de diárias 12.5 Relatórios Diárias pendentes (geral) Diárias pendentes por projeto Diárias pendentes por pessoa Diárias com mais de 30 dias sem comprovação (geral) Diárias com mais de 30 dias sem comprovação (por período) 13 Utilitários 13.1 Impressão avulsa de cheques (impressora Chronos) 13.2 Exportação de Dados (todo e qualquer dado pode ser exportado para Excel e Web) 13.3 Unificação de Pessoas (unifica cadastros e lançamentos contábeis) 14 Central de Compras 14.1 Cadastro dos bens adquiridos 14.2 Validação dos itens junto ao Plano Orçamentário 14.3 Relatórios Itens Lançados Detalhamentos dos itens que compõem o cadastro 15 Comunicação 15.1 Cadastro de Aparelhos 15.2 Cadastro de Números de Telefones 15.3 Vinculo de Pessoa/Telefone 15.4 Emissão de Termos (criação dinâmica) 15.5 Importação de Detalhamento de Contas 16/17

17 Envio das contas por Integração de Pagamentos via Borderô Banco 15.7 Pagamentos Manuais 15.8 Relatórios Término de Contratos Detalhamento de Faturas Por Mês Detalhamento de Faturas Por Operadora Detalhamento de Faturas Por Cliente Rateio de Pagamentos Pagamentos em Geral 16 Conciliação Bancária 17 Nota Fiscal Eletrônica 18 Patrimônio 18.1 Cadastro de Bens 18.2 Cadastro de Tipos de Objetos 18.3 Controle de Repasse de Bens 18.4 Emissão de Certidão Positiva e Negativa de Carga Patrimonial 18.5 Emissão de Termos (Doação, Responsabilidade, Inventário, Transferência) 18.6 Impressão da Ficha do Bem 18.7 Impressão de Carta ao Coordenador 18.8 Impressão de etiquetas em impressora térmica 18.9 Inventário 19 Prestação de Contas 19.1 Agrupamento de Contas conforme convênio 19.2 Importação dos lançamentos contábeis por períodos 19.3 Gerenciamento dos lançamentos importados 19.4 Geração de Arquivos no formato do TCU 17/17

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