FINANCEIROS FUNCIONALIDADES

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1 Os aplicativos financeiros da MPS - Contas a Receber, Contas a Pagar e Fluxo de Caixa - são utilizados por diversos clientes e possuem todas as funcionalidades operacionais necessárias, além de opções diversas para obtenção dos dados gerenciais. FUNCIONALIDADES Módulo de Contas a Receber Além das funções básicas de cadastramento e controle de títulos com parcelamento opcional e diversas opções de cobrança, emissão de boletos, cadastramento e controle de créditos pendentes e emissão de relatórios de movimentação, c a r a c t e r í s t i c a s m a i s e l a b o r a d a s s ã o disponibilizadas para os usuários do Sistema: Adaptação à realidade da empresa através de parametrização realizada pelo usuário Os mecanismos de parametrização permitem ao Contas a Receber adaptar-se à realidade da empresa, evitando grandes alterações no fluxo de trabalho operacional para utilização do produto. Como exemplos das diversas possibilidades de personalização através da parametrização do Contas a Receber podem ser citados: Definição dos tipos de títulos, também denominados carteiras, que serão controlados pelo Contas a Receber. É possível definir tantos tipos de títulos quantos sejam necessários à organização estabelecida pela empresa. Estabelecimento da regra geral de juros e descontos. Tal regra é aplicada nas situações pertinentes, salvo nos casos em que outra regra específica seja definida para um título. Este detalhe permite flexibilização para tratamento de exceções. Definição dos tipos de movimentos de baixas. É permitido definir quantos tipos de movimentos de baixas sejam necessários à organização estabelecida pela empresa. Aplica-se esta classificação quando deseja-se chegar ao valor preciso da receita obtida pela empresa, facilitando assim as conciliações bancárias. Além dos procedimentos operacionais apresentados acima, o Sistema permite parametrizar procedimentos de segurança, os quais visam minimizar possíveis erros operacionais. Exemplificando, existe a possibilidade de efetuar ou não a antecipação do vencimento de um título, situação esta que pode causar transtorno para empresa que teve seu título antecipado. Dependendo dos procedimentos adotados na empresa, o sistema pode ser parametrizado para não aceitar esse tipo de transação. Várias outras situações podem ser parametrizadas da mesma forma, dentre elas destacam-se: operacionalização de títulos: com ou sem parcelamento;

2 tipo de numeração a ser atribuída ao título: automática ou número do documento original; tipo de numeração a ser atribuída ao lote de movimentos de baixa: automática geral ou seqüencial diário; no processamento de arquivos de retorno: efetua a baixa de arquivos divergentes ou não. Atualização de títulos em cobrança bancária Todas as atualizações efetuadas em títulos em cobrança bancária são analisadas pelo Contas a Receber para geração automática das ocorrências de remessa a serem encaminhadas aos bancos. Nessas transações incluem-se solicitações de baixa do título no banco devido a baixa manual, concessão de descontos, cobrança de juros, prorrogação de data de vencimento entre outros. Todas as ocorrências geradas são incluídas automaticamente no próximo arquivo de remessa enviado para o banco. Conciliação bancária e contábil O Sistema disponibiliza mecanismos que permitem controle preciso e seguro de títulos por portadores, facilitando assim a conciliação dos dados do Contas a Receber com os extratos bancários e também com a Contabilidade. A emissão de razão e diário auxiliar permite que os lançamentos contábeis sejam sintetizados sem prejuízo do detalhamento necessário às conciliações, o que diminui sensivelmente o volume do plano de contas contábeis. Comissões sobre vendas O controle de comissões sobre vendas ocorre de forma automática quando o Contas a Receber é integrado ao Sistema de Gestão Comercial MPS. A integração com outros sistemas de faturamento também é possível para efeitos de pagamentos de comissões, emissão ou baixa do título, desde que os dados necessários a tal controle sejam fornecidos segundo os padrões MPS. O controle de comissões prevê tratamentos referentes ao Imposto de Renda Retido na Fonte, possíveis adiantamentos, despesas, bem como a geração automática de títulos a pagar para vendedores e representantes comerciais. No caso de pagamento de comissões para funcionários, pode ser emitido relatório de comissões a incorporar à folha de pagamentos. Controle e análise de crédito de clientes Também quando integrado ao Sistema de Gestão Comercial MPS, o Contas a Receber permite a geração automática de restrições de crédito no cadastro dos clientes. Tais restrições podem referirse a cheques devolvidos, pagamentos efetuados com atraso, títulos vencidos, entre outras situações. Integrações com outros sistemas de vendas são passíveis de implementação, dependendo do ambiente operacional e condições técnicas desses sistemas. Outras facilidades relativas ao crédito e cobrança são a geração e emissão de cartas de cobrança para clientes inadimplentes e o controle automático de clientes que deixaram de pagar os juros de títulos em atraso. Os dados de juros devidos e não pagos são utilizados especialmente para novas negociações com clientes com histórico de inadimplência. Emissão e controle de cartas de cobrança De uma forma totalmente parametrizada, o Contas a Receber permite ao usuário a criação de diversos modelos de cartas de cobranças que serão associadas a eventos que ocorrem no sistema, sendo assim automaticamente geradas e enviadas aos clientes. Permite ainda a geração de um arquivo texto o qual pode ser enviada para uma empresa especializada em emissão e envio destas correspondências.

3 Controle de contratos e acordos comerciais O Contas a Receber possui um conjunto de funções totalmente parametrizáveis que permitem o cadastramento dos contratos e acordos comerciais negociados com os clentes, permitindo assim uma gestão eficiente dos descontos, abatimentos ou recebimentos dos quais os clientes se beneficiam em cada cláusula do contrato. Esse controle permite a empresa realizar apurações comerciais e contábeis, permitindo também lançamentos de provisões. Controle de recebimento direto do caixa Além do controle de recebimentos através de informações recebidas dos bancos, o sistema permite o recebimento de valores diretamente no caixa da empresa, emitindo controles por usuários dos valores recebidos, auxiliando o fechamento do caixa por turno. Informações gerenciais O sistema disponibiliza diversas informações gerenciais, que visam facilitar a condução das atividades desenvolvidas pelo setor financeiro. Entre as informações gerenciais disponíveis no Sistema, destacamos as principais: Prorrogações concedidas: Este relatório possibilita à empresa analisar a quantidade de prorrogações concedidas sobre os títulos a receber, bem como a categoria dessas prorrogações. Exemplificando, a empresa pode constatar que o maior volume de prorrogações ocorre devido aos atrasos nas entregas. Carteira de recebimentos semanais: Apresenta o valor previsto de recebimentos semanais, possibilitando aos dirigentes tomar decisões sobre possíveis investimentos. Volume de cobrança por portador: De posse das informações do volume de títulos depositados em cada portador, a empresa poderá negociar benefícios junto a esses portadores, ou ainda, optar por balancear suas carteiras, evitando assim possíveis prejuízos. As informações permitem ainda analisar a eficiência do portador em efetuar as cobranças sob sua responsabilidade. Descontos concedidos nas baixas Duplicatas pagas por portador x Crédito de Depósito Interbancário CDI: Compara os valores de títulos recebidos em atraso, levando em conta o juros recebidos em relação ao CDI, e apresenta como resultado o lucro ou perda praticado pela empresa. Títulos pendentes por faixa de valores Curva ABC de devedores Integração com o Sistema de Gestão Comercial Característica de elevada importância para o negócio de comercialização de produtos, os sistemas de Gestão Comercial e Contas a Receber são fortemente integrados, especialmente no que diz respeito às informações para análise de crédito dos clientes. Todos os dados necessários são mantidos pelo Contas a Receber e acessados pelo Sistema de Gestão Comercial, de forma totalmente transparente para o usuário. Além da análise de crédito, a geração e atualização de títulos em decorrência de operações no Sistema d e G e s t ã o C o m e r c i a l s ã o r e a l i z a d a s automaticamente, o que confere agilidade e segurança aos processos. Como o já mencionado nas funcionalidades dos Módulos de Compras e Vendas, a integração permite, além da geração e cancelamento automáticos, a atualização de títulos para concessão ou cancelamento de abatimentos gerados por devoluções de clientes. Outro ponto importante de integração é o Fechamento de Cargas, executado no Contas a Receber, sobre as cargas geradas pelo Sistema de Gestão Comercial. A geração das comissões para representantes, baseada em títulos baixados, também é realizada pelo Contas a Receber.

4 Módulo de Contas a Pagar Da mesma forma que no Contas a Receber, além das funções básicas de cadastramento e controle de títulos com parcelamento opcional e diversas opções de pagamento, cadastramento e movimentação de caixa, emissão e controle de cheques, emissão de relatórios de movimentação e p r o c e d i m e n t o s m a i s e l a b o r a d o s s ã o disponibilizados para os usuários do Sistema: Adaptação à realidade da empresa através de parametrização realizada pelo usuário Na mesma arquitetura do Contas a Receber, o grande número de parâmetros disponíveis para personalização permite ao Contas a Pagar adaptarse à realidade da empresa, evitando grandes alterações no fluxo de trabalho operacional para utilização do produto. Destacam-se alguns parâmetros considerados relevantes para o Controle de Contas a Pagar: Definição dos tipos de títulos, também denominados despesas, que serão controlados pelo Sistema. É possível definir tantos tipos de títulos quantos sejam necessários para a organização estabelecida pela empresa. Para cada tipo de título existe um conjunto de parâmetros que controla todo o processo de segurança de baixas. Definição de rateio por centro de custos. É possível definir se despesas poderão ser rateadas para vários centros de custos ou não. Além dos procedimentos operacionais apresentados acima, pode-se parametrizar procedimentos de segurança, os quais visam minimizar possíveis erros operacionais. Exemplificando, existe a possibilidade de cadastrar ou não um título avulso. Dependendo dos procedimentos adotados na empresa, o sistema pode ser parametrizado para não aceitar esse tipo de transação. Várias outras situações podem ser parametrizadas da mesma forma, dentre eles mencionamos: operacionalização de títulos com ou sem parcelamento; tipo de numeração a ser atribuída ao título: automática ou número do documento original; tipo de numeração a ser atribuída ao lote de movimentos de baixa: automática geral ou seqüencial diário; hora limite para o cadastramento de títulos para um determinado vencimento; usuários que podem cadastrar títulos infringindo regras gerais atribuídas para os demais usuários; possibilidade de alterar o valor líquido de um título; pagamento de títulos por outras empresas e filiais; controle de adiantamentos baixas parciais É importante salientar que a geração, cancelamento e atualização de títulos a pagar associados às notas de fornecedores ocorre de forma automática e transparente para o usuário. Controle de Liberação de Títulos O usuário poderá definir quais os tipos de títulos que somente poderão ser pagos com autorização prévia. Para esses tipos de títulos, o sistema solicita uma autorização para que o pagamento possa ser efetuado. Controle de Adiantamentos A empresa poderá efetuar adiantamentos aos fornecedores e de forma automática ou não vincular esses adiantamentos aos títulos desse fornecedor. Solicitação de Verbas No Contas a Pagar o usuário encontra um completo controle de solicitações de verbas. Com esse controle a empresa define um fluxo único e eficiente para qualquer tipo de pagamento a ser realizado, sendo que esse controle é totalmente eletrônico, onde são definidos parâmetros de qual usuário pode solicitar e quem deve autorizar a solicitação.

5 Controle de Adiantamento e Acerto de Viagens Esse controle segue os mesmos moldes do controle de solicitações de verbas, porém, onde são definidos parâmetros para solicitação e aprovação dos valores. A diferença está no processo de acerto de uma viagem com ou sem adiantamento, sendo que o valor a receber ou a pagar pelo funcionário gera um processo de solicitação de verba. O acerto de viagem está totalmente integrado com a contabilidade, podendo ser feito o rateio das despesas por centro de custos. SBP O Contas a Pagar possui todas as funções necessárias para atender as exigências do SPB, essas funções são totalmente parametrizáveis, facilitando assim a utilização com diversos bancos. Dentre as funções estão: leitura de código de barras, geração de arquivos de pagamentos, Doc, Ted, etc. Controle de contratos Utilizando-se do Módulo de Contratos, o Sistema gera automaticamente o parcelamento de contratos, aplicando os índices de correção cadastrados pelo usuário, o que permite o cálculo preciso e rápido de parcelas a serem pagas. Para facilitar o controle podem ser emitidos demonstrativos que apresentam a posição atual do contrato, o resumo de valores pagos e a projeção das parcelas faltantes. Conciliação bancária e contábil Seguindo o modelo do Contas a Receber, o Contas a Pagar disponibiliza mecanismos que permitem controle preciso e seguro de títulos por portadores, facilitando assim a conciliação dos dados do Contas a Pagar com os extratos bancários e também com a Contabilidade. No Contas a Pagar também é possível a emissão de razão e diário auxiliar, que permite que os lançamentos contábeis sejam sintetizados sem prejuízo do detalhamento necessário às conciliações, diminuindo o volume do plano de contas contábeis. Outras facilidade operacionais O Sistema permite o controle dos cheques emitidos e cancelados, sendo que para emissão é possível operar com formulário contínuo ou cheque avulso (talão). No cadastramento de movimentação de caixa, pode-se realizar lançamentos de pagamentos que não geram títulos, como por exemplo: despesas com fotocópias, transferências entre portadores, entre outras pequenas operações. Informações gerenciais Entre as informações gerenciais disponíveis no Sistema, destacam-se as principais: Carteira de pagamentos semanais: Apresenta o valor previsto de pagamentos semanais, fornecendo subsídios para decisões sobre possíveis investimentos. Volume de pagamento por portador. Títulos pendentes por faixa de valores. Extrato de contratos: Apresenta um extrato completo com o total do contrato, valores amortizados, valores previstos para pagamentos futuros. Extrato de portador: É emitido relatório sobre a situação consolidada de cada portador, apresentando a situação de transações de recebimento e pagamento realizadas. Módulo de Fluxo de Caixa O Módulo de Fluxo de Caixa, totalmente integrado aos módulos de Contas a Pagar e Contas a Receber, permite que se efetue planejamento e simulações sobre valores em caixa, através da manipulação de informações sobre os fluxos realizados e comprometidos. A seguir são apresentadas as características consideradas de maior relevância para a administração do fluxo de caixa da empresa:

6 Plano de Contas O Sistema utiliza um plano de contas estruturado para os dois tipos de fluxo de caixa, realizado e comprometido. Isto possibilita que o fluxo de caixa seja apresentado de uma forma gerencial mais abrangente, agrupando as receitas e despesas que possuam a mesma natureza. A estrutura do plano de contas pode ser definida pelo usuário quando da instalação do Sistema. Valores comprometidos Os valores previstos, tanto para a natureza de receita quanto de despesa, podem ser cadastrados para análise do fluxo comprometido. Os valores das previsões são abatidos automaticamente quando da realização da operação real, ou seja, a geração de um título a receber ou a pagar, ou ainda a efetivação de uma movimentação de caixa. Adaptação à realidade da empresa através de parametrização realizada pelo usuário O Sistema de Fluxo de Caixa também possui mecanismos de parametrização para maior flexibilidade e adaptação à realidade de cada empresa. Podem ser citados como exemplos de parametrizações possíveis: bloqueio de cadastramento de títulos que não possuam previsão no fluxo comprometido; número mínimo de dias de antecedência para cadastramento de valores no fluxo comprometido; autorização de usuários que podem liberar o cadastramento de valores no fluxo comprometido, mesmo com a antecedência mínima expirada. Associação de contas Pode-se associar as contas do Fluxo de Caixa com os tipos de título, tipos de movimento de baixas, tipos de vendas e tipos de compras dos sistemas de Contas a Pagar e Contas a Receber. Desta maneira, sempre que for realizada uma operação de cadastro, alteração ou movimentação em um título que possua tal associação, serão efetuados, automaticamente, lançamentos nos fluxos de caixa realizado e comprometido, dependendo da natureza dos lançamentos configurados. Contabilização de valores do fluxo comprometido O Sistema permite que se configure a geração de lançamentos contábeis referentes ao fluxo comprometido, uma vez que o fluxo realizado já é contabilizado através dos sistemas de Contas a Pagar e Contas a Receber. PLATAFORMAS ARQUITETURA DE HARDWARE RISC INTEL SISTEMAS OPERACIONAIS UNIX MS WINDOWS 2003/2008/2012 BANCOS DE DADOS ORACLE MS SQL SERVER SYBASE INTERSYSTEMS CACHÉ Curitiba: Rua Tapajós, 186 CEP Tel.: (41) Fax: (41) Rio de Janeiro: Av. Nilo Peçanha, 50 cj 2503 CEP Tel./Fax: (21) Visite nossa página: - Fale conosco: produtos@mps.com.br