CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA Faculdade de Tecnologia de São Sebastião Curso Superior de Tecnologia em Gestão Empresarial

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1 CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA Faculdade de Tecnologia de São Sebastião Curso Superior de Tecnologia em Gestão Empresarial LUCIANO ALCEU SELERGER RENATO CÉSAR COUTO ANÁLISE DOS BENEFÍCIOS DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA GRATUITO: estudo de caso na Academia Corpo Dinâmico São Sebastião 2015

2 LUCIANO ALCEU SELERGER RENATO CÉSAR COUTO ANÁLISE DOS BENEFÍCIOS DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA GRATUITO: estudo de caso na Academia Corpo Dinâmico Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade de Tecnologia de São Sebastião, como exigência parcial para obtenção do título de Tecnólogo em Gestão Empresarial. Orientador: Profª Ma. Maria Inês Soeltl Kitahara São Sebastião 2015

3 LUCIANO ALCEU SELERGER RENATO CÉSAR COUTO ANÁLISE DOS BENEFÍCIOS DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA GRATUITO: estudo de caso na Academia Corpo Dinâmico Apresentação de Trabalho de Graduação à Faculdade de Tecnologia de São Sebastião, como condição parcial para a conclusão do curso de Tecnologia em Gestão Empresarial. São Sebastião, 15 de julho de BANCA EXAMINADORA Profª Ma. MARIA INÊS SOELTL KITAHARA Profº ORLANDO JOSÉ DE SOUZA CELESTINO Profº ANDRÉ VITORINO GONÇALVES MÉDIA FINAL:

4 Dedicamos este trabalho a Deus e nossas famílias, fontes de nossas motivações.

5 AGRADECIMENTOS Eu, Luciano A. Selerger, agradeço primordialmente a Deus pela força vital, proteção e condução, aos professores, amigos de classe e ao amigo incentivador Ricardo D Ápice. Estes me inspiraram e encorajaram a vencer o desafio de me tornar um gestor profissional. Agradeço também aos colaboradores e amigos que me ajudaram a chegar ao término desse curso, pois sem a ajuda deles, não seria possível: Evelyn Pagliari, Fernando Silva, Catarina da Silva, Deissomar Ferreira, Tizianne Dias e Anderson de Medeiros. Muito obrigado! Eu, Renato César Couto, agradeço aos professores da Fatec de São Sebastião, ao Centro Paula Souza, aos companheiros de curso e à minha família que sempre me ajudou.

6 RESUMO Implantar um sistema integrado de gestão comercial requer um investimento alto demais para as microempresas brasileiras. Porém, os benefícios oferecidos pelos sistemas de gestão são claros. Dessa forma, é relevante buscar reconhecer os benefícios da aplicação de um sistema sem custos em uma microempresa. Este trabalho busca estudar os benefícios gerados pela implantação de um sistema de gestão integrado, de caráter gratuito, em uma microempresa do litoral norte de São Paulo. Busca também comparar processos de negócios antes e depois da implantação e analisar as melhorias na execução das atividades operacionais e gerenciais. O estudo de caso se apoia em pesquisa bibliográfica para descrever uma análise qualitativa e aplicada sobre os processos de negócio da organização. Os processos estudados foram o cadastro de clientes, o serviço de cobrança de pagamento e a venda de produtos por serem estratégicos e economicamente ativos. Os fluxos de informação dos processos antes e depois da implantação foram modelados para comparação. Os dados levantados do arquivo histórico foram adicionados ao sistema pelos funcionários da academia através das telas web do sistema. As informações coletadas e processadas pelo sistema simplificaram as atividades manuais e criaram uma série de possibilidades de extrações de relatórios gerenciais. Palavras-chave: Sistema de Gestão Integrado. ERP Gratuito. Processos de Negócios. Microempresa.

7 ABSTRACT Implementing business management software demands a high investment that Brazilian micro enterprises cannot afford it. However, the benefits offered by these management systems are noticeable. Thereby, it is relevant to recognize the benefits of a free cost system application in a micro enterprise. This graduation work craves to emphasize the benefits generated by implementing a free cost business management software in a micro enterprise from São Paulo northern coast, and to compare business processes before and after the implementation, analyzing improvements in the execution of operational and management activities. The study of case is supported by a bibliographic research to describe a qualitative analysis about the organization business process. Strategic and economically active processes were chosen to be studied: Costumers Registration, Payment Service and Product Sales. The information process flow before and after the implementation was modeled to be compared. The staff from the micro enterprise raised data from history files and added them through a system web screens. The collected and processed Information simplified the manual activities and created many possibilities to extract management reports. Keywords: Integrated Management System. Free ERP. Business Processes. Micro Enterprise.

8 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS BPR ERP IBGE MRP MRP II PDV SaaS SEBRAE TCO TI Business Process Reengineering Enterprise Resource Planning Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística Material Requirement Planning Manufacturing Resource Planning Ponto de venda Software as Service Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas Total Cost of Ownership Tecnologia da Informação

9 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Faixas médias de receita para micro e pequenas empresas Figura 2 Diagrama dos processos selecionados para análise Figura 3 Fluxograma de cadastro de cliente antes do ERP Figura 4 Fluxograma de cadastro de cliente depois do ERP Figura 5 Fluxograma de cobrança de pagamento antes do ERP Figura 6 Fluxograma de cobrança de pagamento depois do ERP Figura 7 Fluxograma de venda de produto antes do ERP Figura 8 Fluxograma de venda de produto depois do ERP Figura 9 - Tela de listagem dos funcionários cadastrados como usuários Figura 10 - Tela de cadastro de cliente Figura 11 - Tela de listagem de clientes Figura 12 - Tela de cadastro de serviço Figura 13 - Tela de cadastro de produto Figura 14 - Tela de listagem de serviços Figura 15 - Tela de listagem de produtos... 32

10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO REFERENCIAL TEÓRICO SISTEMAS ERP IMPLANTAÇÃO DO ERP CUSTOS DE IMPLANTAÇÃO DO ERP A PLATAFORMA MARKETUP PROCESSOS DE NEGÓCIOS PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS RESULTADOS E DISCUSSÃO CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS... 37

11 9 1 INTRODUÇÃO O uso da tecnologia da informação nas organizações empresariais tem crescido expressivamente nos últimos anos e cada vez mais as empresas investem em tecnologia. Segundo Caiçara Júnior (2008), a utilização de sistemas de informação nas organizações modernas tornou-se condição de sobrevivência a partir da década de Mas por outro lado, investimentos em tecnologia podem ser grandes demais para o porte das microempresas brasileiras. Conforme a análise de Padilha e Marins (2002), os sistemas de informação modernos são extremamente sofisticados e caros, demandando um investimento proibitivo para a economia de menor escala. Considerando a limitação dos recursos disponíveis aos microempresários brasileiros, foi escolhida para esse trabalho uma abordagem baseada em um sistema de caráter totalmente gratuito, sem custos de pacote, licença ou suporte. Trata-se da solução MarketUP que tem parceria com o SEBRAE. A empresa estudada foi a academia de musculação Corpo Dinâmico em Ilhabela, SP. É uma microempresa prestadora de serviços de condicionamento físico e venda de suplementos nutricionais e materiais esportivos fundada em Janeiro de Seu quadro de funcionários conta com 5 colaboradores e sua receita anual gira em torno de R$ Seus processos e controles sempre foram manuais e nenhuma tecnologia da informação era aplicada no negócio até o sistema MarketUP ser implantado. Este trabalho busca analisar possíveis benefícios da aplicação de um sistema de gestão gratuito sobre os processos empresariais de uma microempresa de Ilhabela, SP.

12 JUSTIFICATIVA DO TEMA Implantar um ERP demanda um investimento muito alto para as microempresas. Segundo Souza Saccol (2003), no segmento de pequenas empresas, o primeiro critério de seleção de um ERP é o seu custo. Dessa forma, a opção por um sistema de gestão gratuito pode minimizar os valores investidos na aquisição de tal tecnologia. Por outro lado, os benefícios oferecidos por tais sistemas são evidentes. Albertin (2009) cita como benefícios: redução de custo pela integração interna, aumento da produtividade pela automação de processos, melhoria da qualidade pela utilização de tecnologia, aumento da flexibilidade pela base tecnológica que permite o crescimento do volume de negócios sem um crescimento proporcional de custos e inovação por meio da utilização intensa de TI. Portanto, é importante analisar os benefícios da aplicação de um ERP sem custos para a microempresa, mas que ofereça os benefícios típicos de tais softwares. Tal tema tem relevância pela sua aplicação prática nesse estudo de caso e também poderá servir como fonte de pesquisa para futuros gestores, microempresários e consultores de tecnologia. 1.2 PROBLEMA Considerando a relação de custo-benefício, como um sistema integrado de gestão gratuito pode beneficiar os processos empresariais de uma microempresa? Hipótese Segundo Souza Saccol (2003), os ERPs trouxeram benefícios na integração das operações internas da empresa além de ganhos de eficiência pela eliminação de operações realizadas manualmente. Dessa forma, a implantação do ERP gratuito pode beneficiar os processos de negócio da empresa e reduzir os trabalhos manuais, sem gerar os altos custos associados à sua implantação.

13 OBJETIVOS Estudar possíveis melhorias geradas por um sistema de gestão gratuito Objetivo geral Analisar os benefícios obtidos pelo uso de um sistema de gestão integrado, com caráter gratuito, em uma microempresa do litoral norte de São Paulo Objetivos específicos Comparar processos empresariais antes e depois da implantação. Analisar as melhorias na execução das atividades operacionais e gerenciais. 1.4 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO No primeiro capítulo, além do tema apresentado e justificado, são citados o problema, a hipótese e os objetivos. No segundo capítulo, a revisão bibliográfica aborda as principais definições acadêmicas sobre os assuntos abordados: tecnologia empregada, seus custos, a plataforma gratuita e os processos empresariais. O terceiro caracteriza a pesquisa realizada e a metodologia praticada para redefinir os processos de negócio estudados e adaptá-los para o novo modelo. O quarto capítulo discute a redefinição de processos gerada pelo uso de um sistema de gestão integrado gratuito em uma organização que não fazia uso da tecnologia. Finalmente, o quinto capítulo apresenta as conclusões geradas pelo estudo de caso, onde foram analisados os benefícios de um software de gestão gratuito e possíveis sugestões de melhorias.

14 12 2 REFERENCIAL TEÓRICO O uso da tecnologia da informação nas organizações empresariais tem crescido expressivamente nos últimos anos. Cada vez mais as empresas investem em tecnologia e sistemas de informações. Esse comportamento não é recente, e vem evoluindo nas últimas décadas. A ideia de sistemas de informações integrados existe desde o início da utilização dos computadores em empresas na década de Porém, de acordo com Alsène citado por Souza Saccol (2003), uma série de dificuldades tecnológicas não permitiu que essa visão fosse aplicada na época. 2.1 SISTEMAS ERP Caiçara Júnior (2008) caracteriza os sistemas ERP, Enterprise Resource Planning, como a evolução dos MRPs - Material Requirement Planning, que calculam os materiais para manufatura, e dos MRPs II - Manufacturing Resource Planning, que planejam os recursos de manufatura, além de materiais, máquinas e mão de obra, abrangendo toda produção. Ainda segundo o autor, os sistemas ERP passaram a ser usados mundialmente no início da década de 1990 e no Brasil os primeiros casos ocorreram por volta de Devido ao alto valor, eram viáveis apenas às grandes corporações. O autor define didaticamente o ERP como o pacote de software que integra os dados dos sistemas de informações transacionais e dos processos de negócios de uma organização. Segundo Colangelo Filho (2001), o ERP é um software que automatiza e integra os processos de negócios da organização, uniformizando os processos e a produção com compartilhamento de informações em tempo real.

15 IMPLANTAÇÃO DO ERP Souza Saccol (2003) define a implantação do ERP como o procedimento de colocar os módulos do sistema em funcionamento dentro da empresa. O autor cita que esse procedimento envolve: adaptação dos processos de negócio ao sistema, a parametrização do sistema, a carga de dados iniciais, o treinamento dos usuários e a disponibilização de suporte para auxílio. Lucas, citado por Souza Saccol (2003), usa o conceito de discrepância entre o software e a empresa. As discrepâncias são as diferenças entre as funcionalidades presentes no sistema de gestão e as reais necessidades da empresa. Elas precisam ser sanadas durante o processo de implantação do ERP e Souza Saccol (2003) oferece quatro possibilidades: ou adequa-se o sistema, ou adequam-se os processos da empresa, ou os dois, ou nenhum deles. Souza Saccol (2003) também relaciona as maneiras como se dão o início das operações de ERPs. São elas: big-bang, onde todos os módulos são implantados juntos; small-bang, onde todos os módulos são implantados sucessivamente; e em fases, quando os módulos vão sendo implantados em etapas. Ainda segundo o autor, após a implantação vem a fase de utilização onde o sistema passa a fazer parte do dia a dia das operações empresariais. Já Laudon e Laudon (2007) definem a implementação englobando todas as atividades organizacionais geradas em prol da adoção de um sistema de informação. O mesmo autor afirma que a fonte de falhas mais comum nos sistemas empresariais é a baixa qualidade da entrada de dados.

16 CUSTOS DE IMPLANTAÇÃO DO ERP Os grandes pacotes de software de mercado implicam em um investimento extremamente alto pra o padrão de receitas das microempresas brasileiras. Sobre os custos do ERP, Padilha e Marins (2002, p. 6) relatam: Uma empresa de consultoria realizou um estudo tentando encontrar o custo total de aquisição do ERP, TCO (Total Cost of Ownership), incluindo hardware, software, profissionais envolvidos, serviços, e custos internos. Os números do TCO incluem a instalação do software e sua manutenção durante dois anos, período quando custos de manutenção, atualização e otimização do software à empresa são realmente sentidos. Na avaliação de 63 empresas, incluindo pequenas, médias e grandes indústrias, o valor médio encontrado para o TCO foi de 15 milhões de dólares (sendo o valor mais alto 300 milhões de dólares e o mais baixo dólares). (PADILHA e MARINS, 2002, p. 6) Os valores de grandes pacotes de ERP de mercado não condizem com a condição das microempresas brasileiras. Segundo o IBGE (2003), o valor das receitas das microempresas é de até R$ Já a tabela publicada pelo SEBRAE (2014) exibe as faixas médias de receita um pouco mais altas, na ordem de R$ em Figura 1 - Faixas médias de receita para micro e pequenas empresas. Fonte: SEBRAE (2014). Ou seja, as microempresas, pelo seu tamanho reduzido, não têm condições financeiras de investir em um pacote ERP de mercado que custa milhares ou milhões de dólares.

17 15 Por outro lado, existem soluções baseadas em software gratuito ou de baixíssimo custo. Este estudo se fundamenta sobre o uso e análise de uma delas. 2.4 A PLATAFORMA MARKETUP Por causa da limitação de recursos disponíveis para a realidade da microempresa, foi definida para esse trabalho uma abordagem usando um sistema integrado de gestão com caráter totalmente gratuito, sem custos de pacote, licença, instalação ou suporte. Foi escolhida para essa pesquisa a plataforma oferecida pela empresa MarketUP em parceria com o SEBRAE e outras grandes empresas do setor. Trata-se de uma plataforma com um sistema de gestão integrado baseado em computação na nuvem. Computação na nuvem, segundo Moreira (2008), pode ser definida como um modelo no qual a computação está em algum lugar da rede e é usada remotamente pela Internet. Caiçara Júnior (2008) afirma que a evolução do ERP gerou uma ênfase na colaboração que emprega a Internet para conectar processos e sistemas. Segundo ele, a tendência é que os sistemas migrem para a plataforma web, através da utilização de um navegador de Internet. A plataforma disponibilizada pelo MarketUP é um serviço de software. Santos et al (2010, p. 17) definem o fornecimento de software como serviço da seguinte forma: SaaS, Software as Service, é um tipo de computação em nuvem onde o sistema é oferecido em forma de serviço ou prestação de serviços. O software roda remotamente em um servidor na web. Não é preciso instalar nada na máquina do cliente, basta conectá-lo pela Internet. Neste tipo de serviço, paga-se um valor periódico como se fosse uma assinatura somente pelos recursos que utilizar e/ou pelo tempo de uso. Os serviços do tipo SaaS mais comuns no mercado são Google Docs, Gmail e SalesForce. (SANTOS ET AL 2010, p. 17)

18 16 Esse tipo de solução de software não requer grandes investimentos em hardware já que toda a infraestrutura remota comporta o processamento das informações e somente um computador simples na empresa é suficiente para acessá-la. Segundo o site do fornecedor, o sistema é gratuito graças à publicidade inserida no sistema. O sistema não tem limite de uso, sem custo por licença, instalação, manutenção e nem versões pagas. O MarketUP não possui qualquer custo e sua receita vem de publicidade inserida no sistema. A publicidade aparece de maneira não invasiva e busca trazer oportunidades e ofertas pertinentes para o negócio do usuário. Da mesma forma que os grandes sites de Internet como Google, Yahoo! e Facebook, no MarketUP é também a publicidade que paga a conta. (MARKETUP, 2015) O SEBRAE, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, é uma entidade privada sem fins lucrativos que agencia a capacitação e promove o desenvolvimento. Segundo seu site, foi criado em 1972 para apoiar pequenos negócios de todo o país, estimular o empreendedorismo e possibilitar a competitividade e a sustentabilidade dos empreendimentos de menor porte. O próprio SEBRAE define sua atuação com foco no estímulo ao empreendedorismo e no desenvolvimento sustentável de pequenos negócios. Conforme seu site, atua em: educação e capacitação para empreendedores e empresários, articulação de políticas públicas para um ambiente legal favorável, acesso a novos mercados, acesso a tecnologia e inovação, orientação para serviços financeiros. Além do SEBRAE, são parceiros da MarketUP o Banco Bradesco, a Buscapé Company, a Microsoft, Positivo Informática, Amazon WebServices e ASSESPRO (Federação das Associações das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação). Tais parcerias estratégicas dão credibilidade à plataforma já que garantem a tecnologia e a segurança da informação. O site informa: Visando a segurança da informação, os dados da empresa são criptografados e armazenados na nuvem nos servidores da Amazon Web Services (...). A segurança da sua informação é uma prioridade e por isso periodicamente são realizados backups. As informações são totalmente confidenciais e seguem rigorosamente as questões de uso conforme nossa Política de Privacidade e Termos de Uso. (MARKETUP, 2015)

19 PROCESSOS DE NEGÓCIOS Gonçalves (2000) define que os Processos de Negócios são aqueles em que a atuação está caracterizada, como a fabricação de produtos ou a prestação de serviços. São processos primários porque incluem atividades que geram valor. Maia (2013) afirma que tecnologia da informação tem mais relevância estratégica quando permite mapear os processos de negócio com eficiência, aplicar as melhores práticas de gestão das informações e estruturar as necessidades de suas atividades operacionais e gerenciais. Segundo Juran (1992), processos são séries sistemáticas de ações em determinadas condições e dirigidas à realização de metas. O autor os divide em microprocessos e macroprocessos, sendo que os primeiros envolvem tarefas direcionadas a uma única unidade funcional da empresa, enquanto que os macroprocessos são microprocessos conectados com o intuito de gerar um resultado final. Juran (1992) alerta que, para a realização das metas, é fundamental a correta compreensão dos processos por parte dos usuários envolvidos. Diz ainda que adaptação dos processos ao software deve ser compreendida por todos para o uso adequado do sistema implantado. Paim et al (2009) afirma que a gestão dos processos deve contemplar a projeção dos processos, a sua gestão cotidiana, o aprendizado constante e a promoção da evolução empresarial. Afirma ainda que a melhoria constante dos processos é vital para o sucesso das organizações e podem induzir a evoluções contínuas pela utilização da tecnologia da informação para sua gestão. O autor cita que o desenho dos processos cria padronizações e melhorias nas tarefas, gerando sustentabilidade ao conhecimento adquirido. Conforme seu entendimento, o autor define três passos para a gestão de processos. São eles: projetar como os processos serão realizados, gerenciá-los cotidianamente e promover sua assimilação e evolução.

20 18 Souza Saccol (2003) alerta que a análise dos processos é uma atividade fundamental na adoção de um ERP. Ele ressalta que o resultado na análise pode indicar a modificação dos processos empresariais para adequação da empresa ao sistema. Laudon e Laudon (2007) dizem que a tecnologia sozinha não é capaz de melhorar as organizações e que os processos de negócios precisam ser redesenhados para aproveitar todo o poder dos sistemas. Os autores definem Reengenharia de Processos de Negócios (BRP Business Process Reengineering) como uma nova maneira de pensar e desenhar os processos de negócio para tirar proveito dos sistemas de informação. Dentro desse modelo, os passos necessários à execução de uma atividade são simplificados para eliminar redundância e repetição. Laudon e Laudon (2007) citam também que para apoiar a reengenharia de processos pode-se utilizar o Gerenciamento de Fluxo de Trabalho, ou Workflow Management, que consiste em simplificar procedimentos empresariais de maneira que as informações possam ser trabalhadas com maior facilidade e eficiência. Os autores alertam que os gestores precisam definir quais os processos de negócio são os mais importantes ao aplicar novas tecnologias de informação. Segundo Gane e Sarson (1983), mesmo representando mais do que as palavras podem descrever, uma representação gráfica dos processos se restringe, em contrapartida, ao uso de símbolos padronizados que podem deixar certos colaboradores à margem do entendimento correto por não possuírem fluência na interpretação de tais gráficos. Por conta desse conflito de realidades, uma relação entre a teoria e a prática deve ser feita para que o diagrama não seja apenas mera representação gráfica dos processos, mas passe a ser utilizado na prática cotidiana por parte dos colaboradores envolvidos.

21 19 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS A metodologia empregada nesse trabalho é composta por pesquisa bibliográfica, qualitativa, aplicada, descritiva e estudo de caso. A pesquisa tem caráter bibliográfico porque utiliza material já publicado anteriormente para fundamentar os conceitos utilizados. Foram pesquisados livros e periódicos presentes na biblioteca da instituição e também trabalhos científicos disponíveis na Internet, todos relacionados direta ou indiretamente com o tema. O trabalho usa a pesquisa qualitativa, pois interpreta qualitativamente os resultados obtidos sem usar técnicas estatísticas. As análises feitas são sobre os processos de negócio em vista das suas atividades básicas e como eles melhoraram. Não foi aplicado nenhum modelo de cálculo estatístico visto que a análise das informações tem caráter subjetivo. A pesquisa é aplicada porque busca gerar conhecimentos práticos dirigidos à solução de problemas específicos. Isso se dá na forma do uso do sistema de gestão no dia a dia da empresa analisada após a reavaliação dos seus processos. A empresa não usava nenhuma tecnologia da informação e passou a utilizar um sistema de gestão integrado. Pela ocasião desse trabalho foi feita a implantação do sistema para aplicar suas funcionalidades sobre o modelo de negócio da organização. A metodologia é também descritiva porque descreve as características dos processos de negócio da microempresa analisada. Os processos são analisados e alterados conforme as diretrizes do sistema aplicado. Foram gerados fluxogramas de informação para cada um dos três processos analisados antes e depois da implantação do sistema. E finalmente, trata-se de um estudo de caso porque envolveu um estudo sobre as práticas da empresa antes e depois do procedimento de implantação.

22 20 4 RESULTADOS E DISCUSSÃO A Academia Corpo Dinâmico tem receita média anual de R$ , bem abaixo dos valores estimados pelo IBGE (2003) e SEBRAE (2014) citados anteriormente. Somente uma solução gratuita de tecnologia poderia ser adquirida por essa empresa. A plataforma MarketUP possui diversas funcionalidades de gestão e controle, podendo ser amplamente explorada considerando-se a fluência que se adquire com seu uso frequente. Segundo Souza Saccol (2003), na etapa de utilização o sistema passa a fazer parte do dia a dia das operações e o conhecimento só se estabelece após certo tempo de uso continuado da tecnologia. Seguindo a linha de reengenharia de processos de negócios definida por Laudon e Laudon (2007), foram selecionados para análise três processos empresariais importantes da academia. São eles: cadastro de clientes, cobrança de pagamentos e venda de produtos. Eles foram escolhidos entre todos por serem estratégicos e economicamente ativos. Foram divididos em atividades básicas para elaboração dos fluxos de informações antes e depois da implantação do sistema. Figura 2 Diagrama dos processos selecionados para análise. Fonte: Os autores.

23 21 O workflow do cadastro de cliente antes do sistema era: cliente solicita informações, funcionário apresenta a academia e planos, cliente escolhe o plano e tipo de pagamento, funcionário faz a matrícula provisória, funcionário apresenta as formas de pagamento, cliente escolhe a forma de pagamento, cliente efetua o pagamento, funcionário emite nota fiscal, funcionário apresenta a equipe, a prestação de serviço é iniciada, funcionário finaliza a matrícula provisória, funcionário cria cadastro permanente, funcionário arquiva o cadastro. Figura 3 Fluxograma de cadastro de cliente antes do ERP. Fonte: Os autores.

24 22 O workflow do cadastro de cliente depois da implantação ficou: cliente solicita informações, funcionário apresenta a academia e planos, cliente escolhe o plano e tipo de pagamento, funcionário preenche tela de cadastro de cliente no sistema, funcionário apresenta as formas de pagamento, cliente escolhe a forma de pagamento, cliente efetua o pagamento, funcionário preenche tela de pedido de venda no sistema, funcionário insere pagamento na tela de pedido de venda no sistema, funcionário emite nota fiscal, funcionário apresenta a equipe, a prestação de serviço é iniciada. Figura 4 Fluxograma de cadastro de cliente depois do ERP. Fonte: Os autores.

25 23 O workflow do processo de cobrança de pagamento antes da implantação do sistema ficou relacionado da seguinte maneira: o funcionário elabora relatório de mensalidades vencidas a partir de dados do arquivo, o funcionário aborda cliente para cobrança, o cliente define nova data de pagamento, o cliente escolhe a forma de pagamento, o cliente efetua pagamento, o funcionário recebe o pagamento, o funcionário registra o pagamento, o funcionário retira cliente do relatório de mensalidades vencidas atualizando o arquivo, o funcionário emite a nota fiscal, o funcionário efetua o lançamento financeiro. Figura 5 Fluxograma de cobrança de pagamento antes do ERP. Fonte: Os autores.

26 24 O workflow do processo de cobrança de pagamento após a implantação do sistema ficou relacionado da seguinte maneira: o funcionário extrai o relatório de mensalidades vencidas a partir do sistema, o funcionário aborda cliente para cobrança, o cliente define nova data de pagamento, o cliente escolhe a forma de pagamento, o cliente efetua pagamento, o funcionário recebe o pagamento, o funcionário preenche tela de pedido de venda, o pedido de venda é gravado no sistema, o funcionário emite a nota fiscal, o funcionário efetua o lançamento financeiro. Figura 6 Diagrama de cobrança de pagamento depois do ERP. Fonte: Os autores.

27 25 O workflow do processo de venda de produtos antes da implantação do sistema foi definido da seguinte forma: o cliente aborda funcionário sobre produtos à venda, o funcionário oferece as opções de produtos, o cliente define o(s) produto(s), o funcionário apresenta as formas de pagamento, o cliente escolhe a forma de pagamento, o cliente efetua o pagamento, o funcionário recebe o pagamento, o funcionário registra o lançamento, o cliente recebe o(s) produto(s), o funcionário efetua baixa no cadastro de produtos do arquivo, o funcionário emite a nota fiscal. Figura 7 Fluxograma de venda de produto antes do ERP. Fonte: Os autores.

28 26 O workflow do processo de venda de produtos após a implantação do sistema foi definido da seguinte forma: o cliente aborda funcionário sobre produtos à venda, o funcionário oferece as opções de produtos, o cliente define o(s) produto(s), o funcionário apresenta as formas de pagamento, o cliente escolhe a forma de pagamento, o cliente efetua o pagamento, o funcionário recebe o pagamento, o funcionário informa recebimento na tela de pedido de venda no sistema, o cliente recebe o(s) produto(s), o funcionário emite a nota fiscal. Figura 8 Fluxograma de venda de produto depois do ERP. Fonte: Os autores.

29 27 Uma vez redefinidos os processos de negócio usando os conceitos de BPR e workflow citados por Laudon e Laudon (2007), e modelados os fluxogramas conforme as representações citadas por Gane e Sarson (1983), a implantação do sistema MarketUP foi iniciada pela empresa. Ela foi feita em fases conforme definição de Souza Saccol (2003). Na prática, a academia passou a assinar o serviço gratuito com criação da uma conta na plataforma. Foi então gerado automaticamente um domínio virtual nomeado como https://academiacorpodinamico.marketup.com/ com uma base de dados relacional para as informações empresariais e diversas funcionalidades previstas em um pacote ERP de mercado. Os funcionários da organização foram cadastrados como usuários do sistema para terem acesso às novas funcionalidades como na figura 9. Eles foram treinados de acordo com a documentação disponibilizada para os assinantes do serviço. São manuais de operação com conceitos e exemplos de uso das funcionalidades. Figura 9 - Tela de listagem dos funcionários cadastrados como usuários. Fonte: adaptado do sistema MarketUP.

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