PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO SUBCONTROLADORIA DE INTEGRAÇÃO DE CONTROLES AUDITORIA GERAL

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1 PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO SUBCONTROLADORIA DE INTEGRAÇÃO DE CONTROLES AUDITORIA GERAL ÓRGÃO/ENTIDADE: TÍTULO DO TRABALHO: Análise contábil das operações, saldos e registros ORDEM DE SERVIÇO: SEÇÃO: IMOBILIZADO OBJETIVO: verificar se: a) os bens do ativo imobilizado de propriedade da entidade estão representados contabilmente de forma adequada; b) os bens do ativo imobilizado realmente existem fisicamente e encontram-se em boas condições de uso; e c) os bens do ativo imobilizado que porventura foram dados em garantia ou penhora estão corretamente classificados nas Demonstrações Financeiras e as divulgações cabíveis foram explicitadas em Notas Explicativas. Fontes de consulta: Lei Nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976; Lei 4320, de 17 de março de 1964; Lei Nº , de 28 de dezembro de 2007; Lei Nº , de 27 de maio de 2009; Resolução CGM Nº 841, de 27 de junho de 2008; Instrução Normativa SRF Nº 162, de 31 de dezembro de 1998; Resolução CFC Nº 1.177/09 que Aprova a NBC TG 27 Ativo Imobilizado; Resolução CFC Nº 1.292/10 que Aprova a NBC TG 01 Redução ao Valor Recuperável de Ativos; Resolução CFC Nº 1.137/08 que Aprova a NBC T Avaliação e Mensuração de Ativos e Passivos em Entidades do Setor Público (obrigatória para os fatos a partir de 1º de janeiro de 2010); Resolução CFC Nº 1.136/08 que Aprova a NBC T 16.9 Depreciação, Amortização e Exaustão (Setor Público - obrigatória para os fatos a partir de 1º de janeiro de 2010); Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, editado pela Secretaria do Tesouro Nacional. ITEM DESCRIÇÃO REF. 1 Dos ativos 1.1 Obter uma relação resumida do ativo imobilizado, bem como de depreciações acumuladas (Inventário). Conferir e reconciliar os saldos com o razão geral, razão analítico e registros subsidiários, se houver. Verificar a exatidão matemática da relação; 1.2 Confrontar os saldos iniciais com os papéis de trabalho do ano anterior; 1

2 1.3 Verificar se o total dessa relação está de acordo com o saldo contábil no fim do período, apresentando no papel de trabalho a movimentação das contas; 1.4 Nas demonstrações encerradas, verificar se há indicação em Notas Explicativas relativas às práticas contábeis desses elementos patrimoniais. 1.5 Verificar se foram aplicados testes de recuperabilidade (impairment) no exercício (NBC TG 01), no caso de indicações de que um ativo de valor material e relevante possa ter sofrido desvalorização, atentando para a metodologia de cálculo utilizada pela Entidade. 1.6 Verificar a existência de ativos de valor justo materialmente diferente do seu valor contábil registrado que exijam reavaliações (Setor Público NBC T 16.10). 2 Da Inspeção Física 2.1 Selecionar da relação, bens adquiridos no ano e outros representativos dos grupos que afetam diretamente a atividade da entidade, para serem inspecionados fisicamente; 2.2 Selecionar, aleatoriamente, nas dependências da Entidade, alguns bens. Verifique se os bens selecionados estão listados na relação fornecida pela Entidade; 2.3 Verificar as condições dos itens selecionados, conforme check-list constante no papel de trabalho; 2.4 Durante a inspeção física, verifique se não existem bens do ativo imobilizado obsoletos ou deteriorados (as evidências podem ser: bens que não estejam sendo utilizados, enferrujados, guardados em depósitos, etc). Caso existam bens nesse estado, tome nota para posterior discussão com a administração da Entidade/Órgão (possibilidade de venda, doação, transferências para outros grupos de contas do ativo, constituição de uma provisão para perda na realização ou aceleração da taxa de depreciação, disponibilização para outras Entidades, etc.) (Registrar em fotos). 3 Das adições 3.1 Selecionar da relação resumida, grupos representativos de bens adquiridos no ano, dando preferência àqueles que afetam diretamente a atividade da Entidade, a fim de testar as adições ocorridas no Ativo Imobilizado; 3.2 Dentro dos grupos selecionados, escolher os itens que serão analisados, executando os seguintes procedimentos de auditoria: Verificar pelo exame de documentação a adequação de sua contabilização. (Competência, Registro pelo Valor Original e classificação); 2

3 3.2.2 Analisar a documentação de compra no processo, verificando: Nota fiscal (validade, favorecido, atestação,...); Requisição de materiais e sua Natureza de Despesa Cotação de preços Mapa de licitação; Existência de contrato ou Nota de Empenho, Autenticidade; No caso de aquisição de bens específicos atentar para a legislação vigente, como por exemplo: equipamento de informática, veículos, etc Verificar se foi elaborado o Documento de Acréscimo antes da liquidação da despesa, de acordo com o artigo 16 da Resolução CGM nº 841/ Confira a aprovação da compra segundo os limites de competência estabelecidos. No caso de construção ou elaboração própria de bens, verifique se foram debitados no ativo imobilizado todos os custos referentes à matéria-prima, mão-de-obra direta e gastos gerais da elaboração; Atentar quanto a realização de gastos posteriores à aquisição ou ao registro de elemento do ativo imobilizado que devem ser incorporados ao valor desse ativo sempre que houver possibilidade de geração de benefícios econômicos futuros ou potenciais de serviços (excetuam-se os casos de manutenções, que devem ser tratados como despesas do exercício) Verificar a existência de desembolsos relevantes com ativos de infraestrutura ou bens de uso comum do povo (tais como redes rodoviárias, sistemas de esgoto, sistemas de abastecimento de água e energia, rede de comunicação, pontes, viadutos) que devem ser tratados como ativo imobilizado (e não despesa do exercício). 4 Das baixas 4.1 Solicitar os processos das baixas ocorridas no exercício registradas pela Contabilidade e execute os seguintes procedimentos: Verificar a adequação da documentação, conforme Resolução CGM nº 841/2009 (Comissão de Avaliação; Autorização da autoridade competente, etc.); Verificar se há no processo de baixa, relatório com o registro individual dos bens e conferir os cálculos da baixa (custo e da depreciação acumulada); Verificar se a baixa contábil está de acordo com os valores constantes no processo; Na ocorrência de baixa por vendas, verificar a partir do processo e dos registros contábeis, a adequação da apuração da renda. 3

4 5 Da depreciação, amortização ou exaustão. 5.1 Com base na relação das contas do ativo imobilizado, selecionar ao menos 01 (um) grupo de bens, para a validação dos procedimentos dos registros das despesas com depreciação no exercício; 5.2 Dentro dos grupos selecionados, selecionar os itens que serão analisados, incluindo todas as adições e baixas ocorridas no exercício, e solicitar suas Fichas Individuais, executando os seguintes procedimentos de auditoria: Verificar se foi utilizado o método linear (quotas constantes). Caso contrário, adequar as fórmulas da coluna Cálculo de depreciação do WP B3.4; Verifique se a vida útil, estabelecida para cada classe/grupo de bens é adequada (conforme itens 43 a 62 da NBC TG 27) e está consistente com a do ano anterior; Verificar se as taxas de depreciação adotadas para cada bem selecionado são compatíveis com os itens 43 a 62 da NBC TG 27 e se atendem também às taxas previstas na Instrução Normativa Nº 162/98 da SRF; Considerando a data de aquisição dos bens selecionados, verifique se o total de quotas de depreciação registradas não é superior ao valor de aquisição deste bem; Verificar a correta classificação contábil e valor das despesas de depreciação e suas contrapartidas; Verifique se as benfeitorias em imóveis de terceiros estão sendo amortizadas de acordo com o prazo do contrato de aluguel. 6 Verificação de Propriedade e Ônus sobre bens 6.1 Imóveis Verificar as respectivas escrituras de compra e as certidões do Registro de Imóveis; Obter, certidões atualizadas do Registro de Imóveis, para verificar a continuação da legitimidade da propriedade e a existência, ou não, de ônus (hipoteca, penhor etc) sobre os imóveis. Além dessas certidões, convém obter certidões negativas de débitos fiscais; Na hipótese do imóvel ter sido dado em garantia de um financiamento, certifique-se de que o financiamento foi registrado no passivo da Entidade e que essa informação foi divulgada em Notas Explicativas das Demonstrações Financeiras. 4

5 6.2 Veículos: verificar os Certificados de Propriedade emitidos pelo DETRAN RJ. Este documento contém todos os dados identificadores do veículo, mesmo os que se refiram a restrições de propriedade (Alienação Fiduciária em Garantia) verificar o Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo emitido pelo DETRAN RJ. Este documento permitirá validar a regularidade com o IPVA e as vistorias anuais. 7 Do Follow Up 7.1 Verificar no relatório do exercício anterior a ocorrência de fragilidade de auditoria referente a esta área contábil. Caso exista, realizar follow up para verificar as providências adotadas para sanar as deficiências detectadas e evidenciá-las em Papel de Trabalho. 5