13. CÁLCULOS E PÁGINAS

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1 13. CÁLCULOS E PÁGINAS Os formulários podem gerar algum tipo de informação que não existe inicialmente em nenhuma tabela. Por exemplo, não existem tabelas com o total de vencimentos, nem com a quantidade de empregados em cada departamento. O formulário pode conter imagens e botões que lhe conferem outro tipo de operacionalidade. 13. CRIAR CAMPO CALCULADO Exercício 12 Vamos criar uma cópia do formulário Lista e dar-lhe o nome Lista de totais. 1. Abra o formulário Lista em modo de estrutura e através da opção Guardar como guarde com o nome Lista de totais. 2. Efectue um clique sobre o rodapé e arraste o ligeiramente de forma apresentar algum espaço na área do rodapé. 3. Clique em na caixa de ferramentas e crie uma caixa de texto na área do rodapé. Observe que o campo apresenta no seu interior a palavra Independente. Significa que esta caixa de texto não está ligada a nenhum campo da tabela. 4. Seleccione a caixa de texto e dê o seguinte valor à propriedade Origem do controlo =soma ([Vencimento]). A informação desta caixa de texto é o resultado da função Soma aplicada ao campo Vencimento. Logo irá apresentar a soma de todos os vencimento. 5. Guarde o formulário e depois execute-o, verifique que o campo Texto 25 apresenta o total dos vencimentos. 6. Abra o formulário em modo de estrutura e faça clique sobre o rótulo associado à caixa de texto. Mude a propriedade Legenda de Texto 25 para Total de Vencimento. Heloisa Luz 55

2 7. Efectue clique sobre a caixa Texto 25 e sobre a propriedade Formato e escolha a opção Euro. 8. Execute o formulário que deverá ter o seguinte aspecto. 10. Termine guardando o formulário com as modificações introduzidas AUTOMATIZAÇÃO COM BOTÕES Exercício Abra o formulário Lista de totais em modo de estrutura e sobre a ficha de propriedades do formulário atribua as seguintes propriedades: Propriedades Valor Efeito Imagem Indicará a imagem que escolher, bem como a sua localização no computador Insere a imagem como fundo. Tipo de imagem Incorporado A imagem fica incorporada no formulário e não apenas ligada. Modo mudar tam. imagem Zoom A imagem é redimensionada para caber no formulário, mantendo as propriedades originais entre largura e altura. Heloisa Luz 56

3 Alinhamento da imagem Imagem lado a lado Centrado Não Caso a imagem seja menor que a largura do formulário, está ficará centrada no formulário. Caso a imagem seja menor que a largura do formulário, está não será repetida de forma a preencher todo o formulário. 2. Guarde o formulário e abro-o em modo de execução. Deverá ter o seguinte aspecto: 3. Os rótulos da área de rodapé ficam pouco legíveis com este fundo. Vamos mudar a cor para amarelo ou outra cor consoante a imagem que colocarão. Abra o formulário em modo de estrutura e seleccione todos os rótulos ao mesmo tempo fazendo um clique sobre a régua de escalas. 4. Abra a ficha de propriedades e, como pode observar são apresentadas apenas as propriedades que são comuns a todos os objectos seleccionados. No caso presente, aparece a propriedade Cor do primeiro plano. 5. Atribua a cor amarela a essa propriedade. Todas as caixas de texto seleccionadas ficarão com essa cor. Heloisa Luz 57

4 6. Mude a propriedade do formulário da Imagem de Zoom para Esticar. Repare que a imagem foi esticada de modo a ocupar toda a largura do formulário. Pode ficar ligeiramente distorcida UTILIZAÇÃO DE UM ASSISTENTE Para colocação de botões o Access disponibiliza um assistente que vai apresentando alternativas para o utilizador escolher em cada instante. Para ligar o Assistente prima o botão assinalado na figura seguinte. Ligar o assistente Botão de comando 7.Prima em seguida o botão assinalado na figura como botão de comando e desloque o rato para a área do cabeçalho do formulário. Efectue clique e arraste o rato para baixo e para a direita. Liberte o rato e o botão é inserido. 8. Surge a janela do assistente a perguntar que tipo de operação deseja para o botão. Seleccione Operações sobre formulários. 9. Seleccione em Tipo de Acção a opção Abrir formulário e prima o botão Seguinte. 10. Na janela seguinte seleccione o nome do formulário a abrir: Departamentos e clique no botão Seguinte. 11. Na janela seguinte seleccione Abrir o formulário e mostrar todos os registos e prima o botão Seguinte. Na janela seguinte deve optar por colocar palavras no botão ou então uma imagem. 12. Seleccione Texto e escreva as palavras Abre Departamento. Prima o botão Seguinte. Heloisa Luz 58

5 13. Na janela seguinte deve escolher um nome para o controlo. No caso do exercício, o Access sugere o nome Commando34. Vamos aceitar. Prima o botão Concluir. 14. O botão é inserido e está preparado para executar a abertura do formulário Departamentos. Clique no botão executar. 15. Prima o botão Abre Departamento e observe. O formulário Departamento foi aberto e sobrepôs-se ao formulário Lista de Totais. Ficaram os dois formulários abertos em simultâneo. Vamos colocar um segundo botão para fechar o formulário. 16. Feche os dois formulários, salvando as alterações, e abra o formulário Lista de Totais em modo de estrutura. 17. Repita os passos 7 e Agora opte em Categorias por Operações sobre formulários e em Acções por Fechar formulário. Prima o botão Seguinte. 19. Agora opte por inserir uma imagem. Aceite a imagem da porta com a seta que dá pelo nome Sair. Prima o botão Seguinte. 20. Mude o nome sugerido para Sair. Prima o botão Concluir. 21. Feche o formulário e abra-o em modo de execução. Prima o botão Abre departamento. Os dois formulários ficam abertos novamente em simultâneo. 22. Prima o botão com a porta e o formulário Lista de totais é fechado, ficando penas aberto o formulário Departamentos CRIAÇÃO DE PÁGINAS O Access permite que o acesso às tabelas possa ser realizado através de uma rede utilizando um browser de acesso à Internet. Para o efeito, torna-se necessário construir uma interface adequada que possa ser chamada pelo Internet Explorer. Vamos construir uma página para acesso à tabela Empregados. Exercício 14 Heloisa Luz 59

6 1. Crie uma página utilizando o assistente do Access. Opte de acordo com a figura: Criar página de acesso à base de dados utilizando o assistente. 2. Em Tabelas/Consultas, seleccione Tabela Empregados. Seleccione Tabela Empregados 3. Prima este botão para passar os campos Número, Nome, Vencimento e Departamento da área Campos disponíveis para campos seleccionados. Heloisa Luz 60

7 4. Prima o botão seguinte. A janela que aparece permite definir se algum campo vai servir para agrupar informação O Access identificou no campo Departamento informação repetitiva e sugere agrupamento por este campo. Vamos aceitar para ficarmos a conhecer esta funcionalidade. Prima o botão seguinte. Agrupamento por departamento. 6. Nesta janela seleccione uma ordenação pelo campo número. Prima o botão seguinte. 7. Nesta janela escreva um título para a página: Consulta a Empregados e prima o botão Concluir. Heloisa Luz 61

8 8. Surge a página em modo de estrutura para o utilizador fazer alguns ajustes se desejar. Sobre a página destinada ao título, assinalada pelas palavras Faça clique aqui e escreva o texto para o título, efectue clique e escreva Consulta a Empregados. Vamos analisar a parte inferior da página. Áreas relacionadas com os campos da tabela, que não serviram para agrupar informação. Ao premir a seta assinalada, surge um menu onde pode escolher a forma de apresentação destes campos. Premir este botão Area de cabeça lho. Ferramentas de navegação A opção na figura anterior aponta para estes campos serem apresentados inseridos numa área de Cabeçalho (Header) e uma com ferramentas de navegação. Área relacionada com o campo que serviu para agrupar informação. Heloisa Luz 62

9 A opção na figura anterior aponta também para este campo ser apresentado com uma área de Cabeçalho e uma área com Ferramentas de navegação. Observe que as duas áreas encontram-se uma dentro da outra, o que significa que sempre que mudar o departamento na área exterior, a área interior apenas vai mostrar registos relacionados com esse departamento. 9. Termine guardando a página com o nome Consulta a Empregados, tal como ilustra a figura. Surge uma mensagem de erro. Este alerta significa que a página só pode ser utilizada a partir do computador onde foi criada, porque quando se refere à localização do ficheiro com a tabela de dados indica a directoria local onde o mesmo se encontra: C:\os meus documentos\... Para que a página possa ser utilizada por outros computadores da rede, deveria referir-se à localização do ficheiro utilizando um endereço típico reconhecido pela rede (UNC Universal Network Convention) que é do seguinte tipo: \\NomeDoComputador\NomeDaDirectoriaPartilhada\NomeDoFicheiro. Isto significa que temos que partilhar a directoria primeiro. Heloisa Luz 63

10 10. Chame o Explorer, seleccione a directoria onde se encontra o ficheiro e prima o botão direito do rato. 11. Opte por partilhar. 12. Seleccione depois a opção partilhada como e escreva o nome de partilha BD. Prima o botão ok. A partir deste passo, a directoria C:\Os meus documentos. Passa a ser conhecida na rede como BD. 13. Para ver agora o nome do computador, prima Heloisa Luz 64

11 14. RELATÓRIOS Os relatórios servem para imprimir a informação das tabelas. Vamos criar duas novas tabelas. Exercício Crie uma nova base de dados, clique em Ficheiro + novo e no painel que aparece deve seleccionar a opção base de dados vazia. 2. Atribua o nome Vinhos à nova base de dados e prima o botão Criar. 3. Opte por dar início ao processo de importação das tabelas, clicando em ficheiro + obter dados externos + importar. 4. Localize a directoria onde está o ficheiro vinhos.mdb. 5. Prima o botão importar. 6. Seleccione as duas tabelas que aparecem, Vinhos e Produtos, e prima o botão Ok. As tabelas passaram a fazer parte do novo ficheiro. Exercício. 16 Vamos criar um relatório simples. 1. Seleccione o separador relatórios e opte por criar relatório na vista de estrutura. Surge uma janela com três secções predefinidas: Cabeçalho da página esta secção é definida apenas uma vez e é repetida uma vez por página, sempre no topo. Detalhes nesta secção são colocados os campos que vão mostrar todos os registos da tabela. Rodapé da página - esta secção é definida apenas uma vez e é repetida uma vez por página, sempre no fundo CABEÇALHO E RODAPÉ DE RELATÓRIO Heloisa Luz 65

12 2. Para inserir duas novas secções para o cabeçalho e rodapé do relatório, opte por ver cabeçalho/rodapé de relatório. Surge a seguinte tabela: Cabeçalho de relatório Cabeçalho de página. Área de detalhe. Rodapé de página 3. Insira um rótulo no cabeçalho de relatório. Abra a ficha de propriedades do rótulo e atribua os valores a seguir indicados: PROPRIEDADE ORIGEM DOS REGISTOS. O conteúdo desta propriedade é o nome da tabela ou consulta que está por detrás do relatório. Heloisa Luz 66

13 4. Na ficha de propriedades do relatório seleccione como origem dos registos a tabela vinhos. 5. Surge a janela de campos da tabela, arraste todos os campos para a área de detalhes. 6. Seleccione os rótulos que acompanham as caixas de texto e apague-os. 7. Alinhe as caixas de texto lado a lado e atribua-lhes as seguintes propriedades: Altura 0,582 cm; tipo de letra Arial e tamanho 12, as larguras serão: 2,2; 2,173; 4,372; 4,217; 2,2. 7. Efectue um clique sobre a barra cinzenta da área de detalhe e mostre a sua ficha de propriedades. Atribua à propriedade Altura o valor 1 cm. 8. Insira na área de cabeçalho de página os sete rótulos, com a largura de cada rótulo é a mesma das caixas da área de detalhe. Coloque os rótulos em negrito INSERIR NÚMERO DE PÁGINA O Access faz isso directamente. Na opção seguinte também pode escolher a localização do número de página, no cabeçalho ou no rodapé, e a forma de escrever o número. 9. Na barra de ferramentas clique em inserir + número de página e escolha no formatar: página N de M, na posição: parte inferior da página e o alinhamento do lado direito e clique em Ok. 10. Seleccione em seguida a caixa de texto que o Access inseriu e atribua as seguintes propriedades: tamanho do tipo de letra 12; Largura #; Altura 0, CAMPOS CALCULADOS 10. Insira duas caixas de texto na área de Rodapé de relatório e atribua as seguintes propriedades: Heloisa Luz 67

14 Propriedades Origem do controlo =Soma([Tinto]) =Soma([Branco]) Largura 2 2 Altura 0,582 0,582 Nome do tipo de letra Arial Arial Tamanho do tipo de letra Esquerda 12,416 12, Insira um rótulo com as propriedades: Propriedades Legenda Total Largura 1,138 Altura 0,582 Nome do tipo de letra Arial Tamanho do tipo de letra 12 Espessura do tipo de letra Negrito Esquerda 12, Clique na barra de ferramentas em Ficheiro + Configurar página e mude a margem direita para 10 mm, para que o relatório possa ser impresso com uma página de largura apenas. 13. Insira uma linha na área de cabeçalho de página para criar um destaque visível entre os rótulos e o detalhe. Prima o botão e faça clique na área de cabeçalho de página no ponto assinalado na figura. Arraste o rato até ao local onde pretende o fim da linha. Heloisa Luz 68

15 Clique Arraste o rato até aqui. 14. Insira uma segunda linha igual na área de rodapé de relatório. 15. Guarde o relatório com o nome relatório simples. Exercício COPIAR RELATÓRIOS 1. No separador relatórios, seleccione o relatório chamado relatório simples e na barra de botões prima o botão copiar. 2. Prima o botão colar e atribua ao novo relatório o nome Relatório com nomes. Prima o botão ok. 3. Abra o novo relatório em modo de estrutura e na ficha de propriedades do relatório localize a propriedade Origem dos registos. A propriedade Origem dos registos pode conter o nome de uma tabela, o nome de uma consulta já existente ou, em alternativa, uma consulta criada propositadamente para este relatório e aqui apresentada pelo seu código SQL. 4. Prima o botão com 5. Surge uma janela a informar que foi invocado o construtor de consultas. 6. Prima o botão Sim. Surge uma janela a partir da qual irá construir a consulta. Heloisa Luz 69

16 Esta janela é em tudo parecida com as janelas que utilizamos anteriormente para criar consultas de uma forma independente. Iremos criar uma consulta com duas tabelas: a tabela de vinhos e a de Produtores que devem estar relacionadas através do campo Produtores. 7. Prima o botão e na janela que surge seleccione a tabela Produtores e a de Vinhos e prima o botão adicionar. 8. Efectue clique sobre o campo Produtores na tabela vinhos e arraste o rato até ficar sobre o campo NumProd na tabela Produtores. Largue o rato e a relação entre as tabelas é estabelecida, como mostra a figura a seguir: Relação 9. Da tabela Vinhos, seleccione os campos Distrito, Concelho, Freguesia, Branco e Tinto e da tabela Produtores o campo Nome. 10. Feche a consulta e pressione o botão Sim na janela que será apresentada. Está a confirmar que pretende que a propriedade Origem dos registos seja modificada e passe a conter o SQL que acabou de criar com esta consulta. 11. Seleccione na área de Detalhe o campo produtor e, através da ficha de propriedades, modifique a propriedade Origem do controlo para o campo Nome. 12. Guarde e feche o relatório. O exercício está concluído, se possível imprima o relatório. Exercício 18 Vamos criar um relatório com agrupamento de informação (quebras) por três níveis. Heloisa Luz 70

17 1. No separador relatórios, seleccione o relatório chamado relatório com nomes e na barra de botões prima o botão copiar. 2. Prima o botão colar e atribua ao novo relatório o nome Relatório com agrupamentos. Prima o botão ok. Vamos trabalhar sobre esta cópia para aproveitar parte das propriedades que já estão definidas. O agrupamento consiste em reunir informação, primeiro por freguesias e apurar o subtotal por freguesia, de pois por concelhos e por fim por distritos, como veremos mais a frente CRIAR GRUPOS DE INFORMAÇÃO O Access agrupa a informação e calcula os subtotais automaticamente, bastando para isso que lhe seja indicado o nome do campo ou dos campos, segundo os quais se pretende que seja feito o agrupamento. 2. Prima o botão Ordenar e agrupar. Surge uma janela onde indicará o nome dos campos para agrupamento. 3. Seleccione o Campo Distrito. 4. Seleccione Sim para o Cabeçalho do grupo e o rodapé do grupo. Seleccione Distrito Seleccione Sim para ambos os campos. Surgem duas novas áreas no relatório chamadas: Cabeçalho de Distrito e Rodapé de Distrito. 5. Feche a janela Ordenar e agrupar e insira os rótulos assinalados na figura seguinte, nas áreas criadas. A fonte tem um tamanho de 16. Heloisa Luz 71

18 Rótulo no cabeçalho de Distrito Rótulo no Rodapé de Distrito. 6. Moa a caixa de texto do campo Distrito da área de Detalhe para a área de Cabeçalho de Distrito e ajuste o tamanho e posição como na figura. Caixa de texto no cabeçalho de Distrito 7. Copie a caixa para a área Rodapé de Distrito e ajuste também como na figura. Caixa de texto no Rodapé de Distrito. Heloisa Luz 72

19 8. Copie os campos calculados da área de Rodapé de relatório para a área de Rodapé de Distrito. Ajuste o tamanho da fonte tal como mostra na figura. Inserir cópia dos campos calculados. Copiar os campos calculados. 9. Prima o botão Ordenar e agrupar e insira os grupos Concelho e Freguesia. Repita as operações dos passos anteriores para preencher os cabeçalhos e rodapés de forma a apresentar o aspecto da figura seguinte: 10. Prima o botão ver relatório e observe a primeira página do relatório. Os grupos serão Heloisa Luz 73

20 apresentados por ordem crescente, pois assim está especificado na janela Ordenar e agrupar, mas os produtos não apresentam nenhuma ordem específica. 11. Para que os Produtos venham ordenados também, acrescente na janela Ordenar e agrupar o campo Nome e não especifique nenhuma área de rodapé nem de cabeçalho para esta linha. 12. Guarde o relatório e se possível imprima. 15. MACROS As Macros são pequenos programas que o utilizador cria para automatizar algumas operações. A linguagem utilizada é muito simples e praticamente não exige que o utilizador seja um especialista em programação. Exercício 19 Vamos criar uma Macro simples para abrir o formulário Lista CRIAR UMA MACRO 1. Abra a base de dados infb e clique macro do separador em seguinte prima o botão novo. Surge uma janela para as instruções. Na coluna Acção escolhe as instruções. O nome das instruções é sugestivo o suficiente para o utilizador identificar com facilidade o significado da instrução. A coluna comentário serve para escrever notas importantes. O Access não usa os comentários. 2. Seleccione a instrução AbrirFormulário. Cada instrução seleccionada deve ser complementada com algumas informações adicionais. Após escolher a instrução, surgem algumas caixas de texto na parte inferior da janela. Variam com as instruções seleccionada. Heloisa Luz 74

21 3. Escolha, no nome do formulário, o formulário Lista. 4. Guarde a macro com o nome AbreLista CRIAR UM BOTÃO PARA EXECUTAR UMA MACRO 5. Abra o formulário Departamento em modo de estrutura. Arranje o ecrã de forma parecida com a figura seguinte: 6. Arraste com o rato o nome da Macro e largue-o sobre o formulário. O Access automaticamente cria um botão de comando. De forma automática também, o Access associa o acontecimento. Arrastar a macro para este ponto. Heloisa Luz 75

22 7. Guarde o formulário e feche-o. 8. Abra o formulário Departamentos em modo de execução. 9. Prima o botão O formulário Lista é aberto. O formulário Departamentos fica aberto também, porque a Macro apenas contém uma instrução para abrir um formulário MODIFICAR UMA MACRO Para que a Macro também feche o formulário Departamentos é necessário acrescentar-lhe uma instrução nesse sentido. 10. Abra a Macro em modo de estrutura. Prima a tecla Inserir da barra de comandos e insira uma linha em branco. 11. Nessa linha em branco seleccione a instrução Fechar. 12. Em Tipo de objecto seleccione Formulário (Form) e em Nome do objecto seleccione Departamentos. 13. Guarde e feche a Macro. 14.Abra novamente o formulário Departamentos e prima o botão. Heloisa Luz 76

23 Como pode observar, agora o formulário Lista é aberto e o formulário Departamentos é fechado. Para automatizar completamente o acesso a estes formulários, torna-se necessário criar um botão no formulário Lista que permita ao utilizador regressar ao formulário Departamento. A nova Macro será muito parecida com a primeira, pois também ai abrir um formulário e fechar outro. Podemos poupar algum tempo se fizermos uma cópia da Macro e modificarmos os nomes dos formulários envolvidos. 15. Seleccione a Macro chamada AbreLista e faça Copiar e Colar e atribua-lhe o nome AbreDepartamentos. 16. Abra a Macro AbreDepartamentos em modo de estrutura e faça clique sobre a primeira linha onde diz Fechar. 17. Modifique a informação da linha Nome do objecto para Lista. 18. Faça clique sobre a segunda linha (Abre formulário) e mude a linha Nome do formulário de Lista para Departamentos. 19. Guarde e feche a Macro. 20. Abra o Formulário Lista e arraste o nome da nova Macro para o formulário. Arrastar para aqui a nova Macro. 21. Guarde e feche o formulário. 22. Abra o formulário Lista em modo de execução e prima o botão. Heloisa Luz 77

24 Quando o formulário Departamento for aberto, prima o botão também. Vai saltar de um formulário para o outro MACRO PARA VISUALIZAR UM RELATÓRIO NO ECRÃ Vamos criar uma macro para visualizar e outra para imprimir um relatório. Exercício Abra a base de dados vinhos. Clique no separador Macros e em criar nova Macro. Na janela que abre em Acção seleccione AbreRelatório e em nome do relatório seleccione relatório simples, em vista seleccione pré-visualização. 2. Guarde a Macro com o nome VerRelatório e feche-a. 3. Abra um formulário em modo de estrutura e arraste o nome da Macro para o formulário para ser criado um botão para executar a Macro ATRIBUIR UMA IMAGEM AO BOTÃO 4. Seleccione o botão e na ficha de propriedades na linha da propriedade Imagem prima. 5. Surge uma janela com opções de imagens pré-definidas para botões. Seleccione a imagem com o nome Pré-visualização do documento e prima o botão OK. 6. Guarde o formulário com o nome de Principal e feche o documento. 7. Abra o formulário em modo de execução e prima o botão. O relatório é aberto para visualização no ecrã, ficando por detrás do formulário. Feche o relatório. 8. Copie e cole a Macro criada anteriormente atribua-lhe o nome ImprimirRelatório. 9. Abra a Macro em modo de estrutura e modifique apenas a linha vista, que deixa de ter o valor Pré-visualização e passa a ter o valor Imprimir. Heloisa Luz 78

25 10. Feche e guarde as alterações da Macro e abra o formulário Principal em modo de estrutura. Em seguida arraste e largue a nova Macro no formulário. Surge um botão chamado ImprimirRelatório. Clique no botão para abrir as propriedades do comando e clique em na propriedade Imagem. Seleccione agora para imagem a impressora, ou seja, imprimir. O aspecto do formulário será o seguinte: Botão com a imagem Impressora. Ao abrir o formulário, passa a dispor de um botão para pré-visualizar e outro para imprimir MACRO COM INSTRUÇÕES DE SELECÇÃO. Por vezes, o utilizador pode ter interesse em criar uma Macro que, consoante a circunstância, execute uma sequência de operações ou outra. Por exemplo, se pretendermos que o mesmo botão de pré-visualização possa mostrar vários relatórios diferentes, podemos colocar sobre o formulário um grupo de opção que vai ser usado para dar indicação de qual o relatório a visualizar. Vamos criar uma Macro com instruções de selecção (condições). Exercício Abra o formulário Principal, da base de dados Vinhos em modo de estrutura CRIAÇÃO DE UM GRUPO DE OPÇÃO Heloisa Luz 79

26 2. Active com um clique, se necessário, o botão do assistente, faça clique sobre o botão grupo de opções 3. Na janela que surge, escreva os nomes para os três rótulos, tal como mostra a figura e prima o botão seguinte. e efectue um clique sobre o formulário. Legendas dos rótulos. 4. Na janela seguinte, aceite que o grupo terá uma opção predefinida que indica o relatório Simples e prima o botão seguinte. 5. Na janela seguinte, aceite os valores correspondentes aos rótulos. Prima o botão seguinte. Valores correspondents às opções. 6. Na janela seguinte, aceite o aspecto proposto para os botões. Prima o botão seguinte. 7. Na janela seguinte, escreva Relatórios e prima o botão concluir. 8. Seleccione o grupo de opções com um clique e depois abra a ficha de propriedades. 9. Localize a propriedade Nome e mude para RelatórioEscolhido. 10. Guarde e feche o formulário. Heloisa Luz 80

27 CRIAR UMA MACRO COM CONDIÇÕES 11. Crie uma macro nova e opte na barra de ferramentas por Ver + Condições. Uma nova coluna chamada condições é acrescentada à janela da Macro. A condição que vamos criar está relacionada com o valor que o grupo de opções tem no momento em que a Macro for executada. Na coluna Condições escreve-se na primeira linha a condição, muitas vezes sob a forma de uma expressão matemática. Se o resultado dessa expressão for verdadeiro, então a instrução que se encontra na mesma linha é executada, senão a Macro passa para a linha seguinte e assim sucessivamente até à última linha. O valor que o grupo de opções tem em cada instante é o valor correspondente ao botão de opção que estiver premido nesse instante. Consoante o botão premido for: Simples o valor é 1; Com nomes o valor é 2 e Agrupamento o valor é Crie na Macro as três linhas com as condições e as instruções correspondentes, de acordo com a tabela seguinte: Heloisa Luz 81

28 Condição Acção Nome do relatório Vista [RelatórioEscolhido]=1 AbrirRelatório Relatório Simples Pré-visualização [RelatórioEscolhido]=2 AbrirRelatório Relatório com nomes Pré-visualização [RelatórioEscolhido]=3 AbrirRelatório Relatório com agrupamentos Pré-visualização A janela deve ficar como a figura seguinte: 13.Guarde a Macro com o nome MacroOpçoes. Nota: o nome do grupo de opção é escrito dentro de parêntesis rectos e a Macro vai tentar localizar um controlo (neste caso particular um grupo de opção) com este nome, dentro do formulário a partir do qual é executada PROGRAMAR ACONTECIMENTOS Até agora os botões têm sido criados automaticamente ao arrastar as macros para cima do formulário. Por este processo ficam também automaticamente programados para executar a macro através de um clique no próprio botão. Na ficha de propriedades, existe um separador com o nome Acontecimentos (Events), onde estão identificadas as acções que o utilizador pode exercer sobre Heloisa Luz 82

29 o botão. Em frente a cada uma dessas acções, o utilizador pode indicar o nome de uma macro que pretende que seja executada, se algum desses acontecimentos acontecer ao botão. 14. Abra o formulário principal em modo de estrutura e seleccione o botão cujo acontecimento vamos programar, abra a lista de propriedades. 15. Na linha de acontecimento em Ao fazer clique, escolha a MacroOpçoes. 16. Guarde e feche o formulário. Em seguida abra-o em modo de execução, seleccione no grupo de opção o relatório simples e prima o botão. Surge o relatório Simples. 17. Seleccione agora o relatório Agrupamentos e prima o mesmo botão. Surge o relatório Agrupamento MACRO PARA FECHAR A BASE DE DADOS 18. Crie agora uma Macro nova na propriedade Acção atribua-lhe o valor Sair e em Argumento de acção seleccione para opções Aviso. Guarde a Macro com o nome Sair. 19. Abra o formulário Principal e arraste a Macro Sair para o formulário. Clique no botão Sair e abra a caixa de propriedades do botão, escolha a imagem chamada Sair para este botão. 20. Guarde e feche o formulário. 21. Abra o formulário em modo de execução e prima o novo botão. O Access foi-se embora. Acabou de criar e executar uma macro com uma instrução que SURPRESA! fecha o próprio Access. Heloisa Luz 83

30 16. MÓDULOS Os Módulos são entidades onde o utilizador escreve programação para ser executada pelo Access. Esta programação é feita numa linguagem diferente da utilizada pra programar com Macros. Aqui é utilizada uma linguagem muito parecida com o Visual Basic (VB), mas que contém instruções específicas para trabalhar com particularidades próprias das aplicações onde é utilizada, neste caso para trabalhar com entidades do Access, Visual Basic for Applications (VBA). Antes de iniciarmos os exercícios, vamos fazer uma breve introdução de algumas noções que nos ajudam a perceber como funciona a linguagem A LINGUAGEM O utilizador pode programar, arrumando o código (os programas) em unidades de dois tipos: Procedimentos (Procedures) e Funções (Functions). Podem existir vários módulos e em cada módulo podem existir indiferentemente procedimentos e funções em qualquer quantidade e em qualquer ordem. O utilizador pode ter vários módulos com nomes diferentes e dentro de cada um colocar os procedimentos e funções que façam tarefas específicas. Por exemplo criar um módulo chamado IVA que contenha funções para determinar o valor de IVA, somar IVA, etc. O utilizador pode criar funções e procedimentos fora dos módulos. Pode criá-los dentro de relatórios e dos formulários. Estes, neste caso, só estarão disponíveis para serem chamados dentro dos próprios formulários e relatórios onde foram criados PROCEDIMENTOS A forma típica de um programa escrito sob a forma de um procedimento é apresentada nas linhas a seguir. As linhas estão numeradas apenas para Heloisa Luz 84

31 facilitar a sua identificação, quando estivermos a descrever a função de cada uma dentro do programa. Nos Módulos não é necessário numerar as linhas. 1 Sub Abrir () 2 On Error Goto Err_Abrir 3 4 DoCmd.OpenForm Principal 5 6 Exit_Abrir: 7 Exit Sub 8 9 Err_Abrir: 10 MsgBox Err.Description 11 Resume Exit_Abrir End Sub A função de cada linha é a seguinte: Linha 1 Indicação de que é um procedimento [sub], indicação do mesmo [Abrir] e indicação dos parâmetros dentro dos parêntesis curvos [()]. Neste caso particular, este procedimento não tem parâmetros. Linha 2 Indicação de que, ao executar uma instrução qualquer, se esta eventualmente der origem a um erro [On Error], o programa suspende a execução dessa instrução e salta imediatamente [Goto] para uma linha identificada com um rótulo. O nome do rótulo é [Err_Abrir], continuando a executar as instruções a partir desta linha. Linha 3, 5, 8 e 12 - Espaço em branco apenas para facilitar a leitura do programa pelo utilizador. Para o Access, as linhas em branco não têm qualquer significado. Heloisa Luz 85