Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 Setor: Recursos Humanos Período: 08/09/2014 a 17/10/2014 Legislação Aplicada: - Lei nº / Decreto nº / Decreto nº / Decreto nº. 948/ Decreto nº / Decreto nº / Decreto nº /2007 Ministério da Educação RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 07/2014 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 08 de setembro a 17 de outubro de 2014, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, analisar o gerenciamento dos recursos humanos, avaliar as rotinas, os procedimentos e controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Os trabalhos foram realizados por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Foram examinados os seguintes itens: A) Aposentadoria Processos: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 07) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / ; 13) / ; 14) / ; 15) / ; 16) / ; 17) / ; 18) / ; 19) /

2 B) Pensão Civil Processos: 01) / ; 02) / ; 03) / C) Auxílio Funeral Processos: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / D) Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso Processos: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 07) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / ; 13) / ; 14) / ; 15) / ; 16) / ; 17) / ; 18) / ; 19) / ; 20) / ; 21) / ; 22) / ; 23) / ; 24) / ; 25) / ; 26) / ; 27) / ; 28) / ; 29) / ; 30) / ; 31) / ; 32) / ; 33) / ; 34) / ; 35) / ; 36) / ; 37) / ; 38) / ; 39) / ; 40) / E) Adicional por Serviço Extraordinário Processos: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 2

3 07) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / ; 13) / ; 14) / ; 15) / ; 16) / ; 17) / ; 18) / ; 19) / ; 20) / ; 21) / ; 22) / ; 23) / ; 24) / ; 25) / ; 26) / ; 27) / ; 28) / ; 29) / ; 30) / ; 31) / ; 32) / ; 33) / F) Incentivo à Qualificação Processos: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / ; 13) / ; 14) / ; 15) / ; 16) / ; 17) / ; 18) / ; 19) / ; 20) / ; 21) / ; 22) / ; 23) / ; 24) / ; 25) / ; 26) / ; 27) / ; 28) / ; 29) / ; 30) / ; 31) / ; 32) / ; 33) / ; 34) / ; 34) / ; 36) / ; 37) / ; 38) / ; 39) / ; 40) / ; 41) / ; 42) / ; 43) / ; 44) / ; 45) / G) Ajuda de Custo Processos: 01) / ; 02) / ; 03) /

4 H) Auxílio-Transporte Ministério da Educação Foram analisadas as concessões realizadas no segundo semestre de 2013 e primeiro semestre de III Resultado dos Exames: Foram verificadas as seguintes situações nos processos analisados: Auxílio-Transporte. Recadastramento/Requerimento. Inconsistências. Divisão de Cadastro e Finanças (DCF/DPE). Falhas no Controle Interno. Com objetivo de analisar e avaliar os controles internos instituídos na Divisão de Cadastro e Finanças (DCF/DPE) foi solicitado a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio do Memorando Eletrônico nº. 102/ AI, informar quais os procedimentos adotados para o controle e pagamento do auxílio-transporte aos servidores da UNIFEI, inclusive para aqueles que utilizam transporte rodoviário seletivo ou especial. Tendo a Diretora de Pessoal (SIAPE ) assim se manifestado: Em atenção ao Memo. Eletrônico 102/ AI, informamos que os procedimentos instituídos para o controle e pagamentos do Auxílio Transporte, municipal e intermunicipal, aos Servidores da UNIFEI, são os estabelecidos nos relatórios dessa Auditoria: 04/2007 e 05/2011. Aproveitamos a oportunidade para informar que o Recadastramento do Auxílio Transporte, referente ao ano de 2014 será feito diretamente no SIGRH.. (Memorando Eletrônico nº. 115/2014-DCF/DPE). No entanto, impende registrar que na análise dos requerimentos de auxílio-transporte, foram verificadas as seguintes inconsistências: a) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 08/04/2013 o servidor declara o gasto total diário de R$ 43,56 (quarenta e três reais e cinquenta e seis centavos) com o deslocamento residência-trabalho-residência. Entretanto, no contrato firmado com a empresa de transporte RJ Barros Transportes Ltda. (CNPJ nº / ) em 10/04/2014, consta o valor diário de R$ 30,80 (trinta reais e oitenta centavos) a ser pago à empresa contratada. Evidenciando assim uma diferença de R$ 12,76 (doze reais e setenta e seis centavos) entre o valor declarado e o efetivamente contratado. b) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 09/04/2013 o servidor não apresentou comprovante de residência. c) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 26/04/2013 o servidor apresentou como comprovante de residência documento em que não consta o endereço do mesmo. 4

5 d) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 24/04/2013 o servidor declara residir na Rua Euclides Miranda nº Apto. 102, mas no comprovante de residência apresentado consta como endereço residencial a Rua Henriqueto Cardinali, 330. e) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 04/06/2013 o servidor apresentou comprovante de residência em nome de terceiro, sem qualquer comprovação de vínculo com o mesmo. f) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 11/04/2013 o servidor apresentou comprovante de residência em nome de terceiro, sem qualquer comprovação de vínculo com o mesmo. g) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 23/07/2013 o servidor apresentou comprovante de residência em nome de terceiro, sem qualquer comprovação de vínculo com o mesmo. h) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 26/04/2013 o servidor apresentou comprovante de residência em nome de terceiro, sem qualquer comprovação de vínculo com o mesmo. i) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 05/04/2013 o servidor apresentou comprovante de residência em nome de terceiro, sem qualquer comprovação de vínculo com o mesmo. j) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 11/06/2013 o servidor apresentou comprovante de residência em nome de terceiro, sem qualquer comprovação de vínculo com o mesmo. k) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 08/05/2013 o servidor apresentou comprovante de residência em nome de terceiro, sem qualquer comprovação de vínculo com o mesmo. l) SIAPE nº : No recadastramento/requerimento realizado em 24/05/2013 o servidor apresentou comprovante de residência em nome de terceiro, sem qualquer comprovação de vínculo com o mesmo. Foi solicitada a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio do Memorando Eletrônico nº. 104/ AI, justificar a ocorrência destas falhas no controle interno da Divisão de Cadastro e Financeira (DCF/DPE), e informar quais as medidas de prevenção e controle serão adotadas para saná-las. Tendo a Diretora de Pessoal (SIAPE ) assim se manifestado: Para atendermos o Memorando Eletrônico nº. 104/ AI, de 11/09/2014, enviamos o Memorando Eletrônico nº. 772/ DPE, que foi prontamente atendido por Vossa Senhoria em 12/9/

6 Assim, enviamos os esclarecimentos relativos aos questionamentos apontados no Memorando Eletrônico nº. 104/ AI. a) SIAPE nº : Estamos pagando o valor efetivamente declarado no Contrato de Prestação de Serviço de Transporte (empresa RJ Barros Transportes Ltda.), referente ao trajeto Carmo de Minas (residência do servidor)/itajubá (UNIFEI)/Carmo de Minas. Iremos notificar o servidor para que justifique a diferença declarada em relação à executada. b) SIAPE nº : O servidor, durante o período de recadastramento de auxílio transporte, encontrava-se em afastamento para tratamento da própria saúde, motivo pelo qual não apresentou o comprovante de residência, ficando de apresentá-lo quando retornasse às atividades, porém o documento não foi entregue. No dia 16/09/2014 o servidor entregou o comprovante de endereço nesta Diretoria de Pessoal. c) SIAPE nº : A servidora apresentou, no mês de abril/2013, cópia do comprovante de residência em frente e verso, que se encontra arquivada em sua pasta funcional. Porém, na cópia anexada no formulário de recadastramento de auxílio transporte, foi xerocada apenas a frente do documento. d) SIAPE nº : O servidor apresentou o comprovante de residência do domicílio dos pais, com quem morava na época do recadastramento de auxílio transporte. Entretanto, como o mesmo estava de mudança para a Rua Euclides Miranda, ele informou o novo endereço no formulário. No dia 16/09/2014 o servidor entregou documento comprovando o endereço informado no formulário. e) SIAPE nº : A servidora reside em casa alugada, portanto, o documento apresentado juntamente com o formulário de recadastramento de auxílio transporte em 04/06/2013, consta em nome da inquilina anterior. Na pasta funcional da servidora consta o requerimento de alteração de endereço com data de 05/04/2013, juntamente com a cópia do contrato de aluguel. f) SIAPE nº : O servidor apresentou comprovante de residência no nome de sua companheira, conforme cópia do Contrato Particular de Compromisso de Vida em Comum e de Mútua Assistência, registrado em Cartório de Itajubá, arquivada em sua pasta funcional. g) SIAPE nº : O servidor residia em casa alugada e não possuía comprovante de residência em seu nome. Não apresentou o Contrato de Aluguel. O servidor foi exonerado em 05/11/

7 h) SIAPE nº : O servidor reside em casa alugada e, no documento apresentado juntamente com o formulário de recadastramento de auxílio transporte, consta em nome da inquilina anterior. No dia 17/09/2014 o servidor entregou nesta Diretoria de Pessoal cópia do contrato de aluguel. i) SIAPE nº : A servidora apresentou o comprovante de residência em nome de seu pai, conforme cópia de Certidão de Nascimento arquivada em sua pasta funcional. j) SIAPE nº : A servidora apresentou o comprovante de residência em nome de seu cônjuge, conforme cópia de Certidão de Casamento arquivada em sua pasta funcional. k) SIAPE nº : A servidora apresentou o comprovante de residência em nome de sua mãe, conforme cópia de Certidão de Nascimento arquivada em sua pasta funcional. l) SIAPE nº : O servidor reside em casa alugada e, no documento apresentado consta o nome do proprietário do imóvel, pois o servidor não possuía comprovante de residência em seu nome. No dia 16/09/2014, o mesmo entregou nesta Diretoria de Pessoal novo comprovante de residência em nome de seu cônjuge. A Certidão de Casamento encontra-se arquivada em sua pasta funcional. Esclarecemos que, para alguns benefícios são exigidos os mesmos documentos de comprovação. Assim, quando isso ocorre, optamos por ter somente uma cópia na pasta funcional do servidor. Acreditamos que cópia duplicada não caracteriza eficiência. Devido ao excesso de atividades na Divisão de Cadastro e Financeira, este ano contamos com o auxílio de uma estagiária nessa Divisão. Durante a orientação sobre as diversas atividades de um órgão de recursos humanos, esta estagiária executava algumas tarefas, como o controle desses documentos, como forma de aperfeiçoamento no seu processo de aprendizagem. Como medida de prevenção e controle, a Diretoria de Pessoal, como é do conhecimento de Vossa Senhoria, já elaborou e divulgou vinte procedimentos internos. O processo de auxílio transporte será priorizado, ou seja, mapeado e o procedimento validado para utilização a curto prazo.. (Memorando Eletrônico nº. 794/ DPE). Em que pese às justificativas apresentadas, pode-se concluir que os procedimentos de controle interno adotados na Divisão de Cadastro e Financeira (DCF/DPE), no tocante ao pagamento do auxílio-transporte aos servidores da UNIFEI, não foram capazes de evitar as falhas acima relacionadas, evidenciando a necessidade de serem revistos e melhorados. 7

8 Ressalta-se que a Auditoria Interna já emitiu as seguintes recomendações em relatórios anteriores: Recomendamos ao Departamento de Pessoal (DEP), como forma de aprimorar os controles relativos à concessão do auxílio-transporte e atualizar os documentos que embasam os referidos pagamentos, efetuar o recadastramento de todos os servidores que recebem este benefício, exigindo dos mesmos, sem exceção, a apresentação de comprovante de endereço conforme atestado em sua mais recente Declaração de Imposto de Renda.. (Relatório de Auditoria nº. 05/2009). Recomendamos ao Departamento de Pessoal (DEP) que realize uma análise mais rigorosa e criteriosa da documentação apresentada pelos servidores beneficiários do auxílio-transporte, exigindo dos mesmos, no momento do recadastramento ou solicitação, a apresentação de comprovante de endereço (conta de água, luz, telefone, etc.) devidamente atualizado, e quando em nome de terceiros, a comprovação de vínculo com o beneficiário do auxílio (certidão de casamento, nascimento, contrato de locação do imóvel, etc.).. (Relatório de Auditoria nº. 05/2010) Auxílio-Transporte. Servidores em Greve. Pagamento. Nota Informativa nº. 429/2013/CGNOR/DENOP/SEGEP/MP. Ressarcimento ao Erário. Procuradoria Federal. Análise. Tendo em vista que no período de 17/03/2014 a 25/06/2014 alguns servidores técnicoadministrativos em educação da Universidade Federal de Itajubá aderiram à greve nacional da categoria e, considerando o disposto na Nota Informativa nº. 429/2013/CGNOR/DENOP/SEGEP/MP, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, in verbis: (...) é vedado o pagamento do auxílio-transporte nas ausências e afastamentos do servidor, ainda que consideradas em lei como de efetivo exercício, conforme disposto no art. 4 da Medida Provisória n , de Verifica-se que o auxílio-alimentação e o auxílio-transporte constituem-se, em benefícios de caráter indenizatório, devidos ao servidor, quando estiver efetivamente em exercício nas atividades do cargo. Todavia, conforme mencionado, apenas o auxílio-alimentação será devido nos casos de afastamentos considerados como de efetivo exercício, pois o auxílio-transporte é concedido ao servidor para a utilização efetiva com despesa de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, e, se não houver o deslocamento, não existirá motivação para o pagamento do benefício. No que diz respeito aos descontos efetuados em decorrência do movimento grevista, convém destacar que houve acordo entre o Governo Federal e a entidade sindical para a devolução dos valores descontados, com a correspondente compensação dos dias não trabalhados. Dessa forma, considerando-se que haverá a compensação dos dias não trabalhados e que os dias trabalhados serão considerados como de efetivo exercício, depreende-se que deverá haver apenas o pagamento das parcelas referentes ao auxílio-alimentação, 8

9 tendo em vista a vedação prevista no art. 4º da Medida Provisória n , de 2001, no que se refere ao auxílio-transporte (...). (grifo nosso). Foi solicitada a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio do Memorando Eletrônico nº. 101/ AI, informar se foram pagas neste período as parcelas referentes ao auxíliotransporte para os servidores grevistas, inclusive para aqueles que utilizam transporte rodoviário seletivo ou especial, e a devida justificativa caso pagamento tenha sido efetivado. Tendo a Diretora de Pessoal (SIAPE ) assim se manifestado: Em atenção ao Memorando Eletrônico nº. 101/2014-AI, informamos que procedemos o pagamento da remuneração dos servidores que aderiram ao movimento grevista, inclusive o auxílio-transporte. Os servidores retornaram às atividades por força de Decisão do Superior Tribunal de Justiça, datada de 25/6/ Ministro Relator: Napoleão Nunes Maia Filho. Transcrevemos o Item 9 da referida Decisão: 9. Outrossim, proíbo que sejam efetuados quaisquer descontos nas folhas de pagamento dos Servidores Públicos referentes aos dias computados como de greve, bem como que sejam anotados os respectivos dias como faltas injustificadas.. (Memorando Eletrônico nº. 777/ DPE). Apesar da referida decisão do Superior Tribunal de Justiça, impende registrar que, especificamente, sobre o pagamento de auxílio-transporte a servidores afastados ou que aderiram a movimentos grevistas, o Egrégio Tribunal de Contas da União assim tem se posicionado: Assunto: AUXÍLIO TRANSPORTE. Ementa: o TCU determinou à Secretaria da Receita Federal do Brasil (SRF-MF) que, ao conceder indenização de transporte a seus servidores, se assegurasse do atendimento dos pressupostos necessários à concessão do benefício, providenciando sua restituição, quando houvesse paralisação ou greve dos servidores, bem como quando ficasse evidente que não houve efetiva utilização de meio de transporte... (item 9.3, TC /2006-6, Acórdão nº /2007-TCU- Plenário).. (grifo nosso). Assunto: AUXÍLIO TRANSPORTE. Ementa: o TCU determinou ao Ministério da Fazenda a implementação de rotina mensal de controle na concessão do auxíliotransporte, de modo a evitar sua concessão em situações de afastamentos por férias, licenças e outros, procedendo ao ressarcimento ao Erário das importâncias pagas a maior de auxílio-transporte a servidores que receberam indevidamente, quando em gozo de férias e demais afastamentos (item 2.16, TC /2004-4, Acórdão nº /2005-TCU-1ª Câmara).. (grifo nosso). Assim sendo, com o intuito de evitar eventuais questionamentos perante os órgãos de controle interno e externo (CGU/TCU) e, considerando os desdobramentos jurídicos que possam resultar de um eventual ressarcimento ao erário, especialmente, em relação 9

10 àqueles servidores que utilizam transporte rodoviário seletivo ou especial (vans) e que mesmo aderindo ao movimento grevista receberam o auxílio-transporte a título de indenização, sugere-se a Diretoria de Pessoal (DPE) encaminhar formalmente esta questão ao setor jurídico para análise e orientação quanto à devolução ou não dos valores recebidos no período em que estavam em greve Auxílio-Transporte. Contrato de Prestação de Serviços de Transporte. Notas Fiscais. Numeração Sequencial. Indício de Irregularidade. Veracidade dos Documentos. Diretoria de Pessoal. Apuração. Orientação Normativa SRH/MP nº. 04/2011. Procedida à análise dos documentos entregues pelos servidores (SIAPE , e ) para a comprovação de suas despesas com o deslocamento residência/trabalho e vice-versa, verificou-se que foram apresentadas as seguintes notas fiscais: NOTAS FISCAIS NÚMERO EMISSÃO VALOR INTERESSADO /07/2013 R$ 1.720,40 SIAPE /08/2013 R$ 1.980,01 SIAPE /09/2013 R$ 1.982,44 SIAPE /10/2013 R$ 1.806,42 SIAPE /12/2013 R$ 1.806,42 SIAPE /01/2014 R$ 1.634,33 SIAPE /02/2014 R$ 602,14 SIAPE /03/2014 R$ 1.720,40 SIAPE /04/2014 R$ 1.543,36 SIAPE /05/2014 R$ 1.634,38 SIAPE /06/2014 R$ 1.720,40 SIAPE Conforme demostrado na tabela acima, as notas fiscais de prestação de serviços de transporte emitidas pela empresa (CNPJ nº / ) no período analisado, seguem a sequência numérica do bloco, indicando, a princípio, que a empresa presta este tipo de serviço somente aos servidores acima relacionados. No entanto, cumpre alertar que a emissão de notas fiscais com numeração sequencial, destinadas ao mesmo interessado, com um razoável intervalo de tempo entre elas, pode ser um forte indício de irregularidade, que merece e deve ser devidamente apurada pelo setor competente (Diretoria de Pessoal). Ademais, impende registrar que caberá aos órgãos e entidades apreciar a veracidade dos documentos apresentados pelo servidor ou pelo empregado público para fins de concessão de auxílio-transporte, conforme prevê o 4º do art. 5º da Orientação Normativa SRH/MP nº. 4, de 08 de abril de Curso de Especialização. Pós-Graduação Lato Sensu. Pagamento. Utilização da Rubrica 66. Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso. Extrapolação dos Limites. Decreto nº /2007. CGAUD/DEGEP/MP/SEGEP. Informação. Na análise dos processos referentes ao pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso, verificou-se que consta em alguns deles a autorização do Pró-Reitor de Administração (SIAPE ) para que seja utilizada a rubrica 66 (Gratificação por 10

11 Encargo de Curso ou Concurso) para o pagamento de servidores docentes e técnicoadministrativos participantes de cursos de especialização (Pós-Graduação Lato Sensu). A justificativa para que estes pagamentos sejam realizados na Rubrica 66 é a inexistência de uma rubrica específica para o pagamento nos termos dos Artigos 8º e 9º da Lei / Lei de Inovação. Entretanto, nestes casos, principalmente em relação aos docentes, chamou a atenção para o fato de que os limites impostos tanto no Decreto nº / 2007 como na Portaria MEC nº. 581/2008 tinham sido extrapolados, como se pode observar na tabela abaixo: CURSOS DE ESPECIALIZAÇÃO LATO SENSU UNIFEI ITAJUBÁ PROCESSO SIAPE MÊS/ANO VALOR HORA N. HORAS TOTAL / /2013 R$ 340,00 22,5 R$ 7.650, / /2013 R$ 340,00 08 R$ 2.720, / /2013 R$ 340,00 15 R$ 5.100, / /2013 R$ 340,00 12 R$ 4.080, / /2013 R$ 340,00 22 R$ 7.480, / /2013 R$ 300,00 12 R$ 3.600, / /2013 R$ 150,00 45 R$ 6.750, / /2013 R$ 330,00 16 R$ 5.280, / /2013 R$ 150,00 22,5 R$ 3.375, / /2013 R$ 150,00 22,5 R$ 3.375, / /2013 R$ 300,00 25 R$ 7.500, / /2013 R$ 330,00 04 R$ 1.320, / /2013 R$ 330,00 04 R$ 1.320, / /2013 R$ 330,00 04 R$ 1.320, / /2013 R$ 450,00 15 R$ 6.750, / /2013 R$ 450,00 23 R$ , / /2014 R$ 330,00 12 R$ 3.960, / /2014 R$ 330,00 16 R$ 5.280, / /2014 R$ 330,00 16 R$ 5.280, / /2014 R$ 450,00 15 R$ 6.750, / /2014 R$ 450,00 15 R$ 6.750, / /2014 R$ 330,00 12 R$ 3.960, / /2014 R$ 330,00 04 R$ 1.320, / /2014 R$ 150,00 45 R$ 6.750, / /2014 R$ 330,00 16 R$ 5.280, / /2014 R$ 330,00 04 R$ 1.320, / /2014 R$ 330,00 16 R$ 5.280, / /2014 R$ 330,00 08 R$ 2.640, / /2014 R$ 330,00 04 R$ 1.320, / /2013 R$ 340,00 15 R$ 5.100, / /2013 R$ 340,00 04 R$ 1.360,00 Ciente de que esta situação havia sido auditada recentemente pela Coordenação-Geral de Inteligência e Auditoria Preventiva da Folha de Pagamento da Secretaria de Gestão Pública do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (CGAUD/DEGEP/MP/SE GEP), foi solicitada a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio do Memorando Interno nº. 105/2014-AI, encaminhar a Auditoria Interna toda a documentação pertinente a esta auditoria, tendo assim manifestado: Em atenção ao Memorando Eletrônico nº. 105/ AI, enviamos as mensagens recebidas da Secretaria de Gestão Pública do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SEGEP/MP), bem como a resposta da Diretoria de Pessoal.. (Memorando Eletrônico nº. 783/ DPE). 11

12 Foram anexados os seguintes s: Ministério da Educação a) Assunto: Auditoria Preventiva - 4º ciclo - Maio Coordenação-Geral de Inteligência e Auditoria Preventiva da Folha de Pagamento. Visando ao aperfeiçoamento dos processos de geração da folha de pagamento, esta Coordenação-Geral de Inteligência e Auditoria Preventiva da Folha de Pagamento CGAUD/DEGEP/MP/SEGEP iniciou no mês de abril de 2014 um novo ciclo de Auditoria Preventiva que contempla o monitoramento dos lançamentos efetuados anteriormente à homologação da folha de pagamento. Neste sentido e dando continuidade aos trabalhos, foram analisadas amostras dos lançamentos efetuados de 12/05/14 a 17/05/14, objetivando identificar e corrigir situações que possam gerar inconsistências no pagamento dos servidores constantes da folha do SIAPE de maio de Após a realização desse trabalho, foram observados alguns lançamentos que deverão ser analisados e justificados por esse órgão. Seguem anexos arquivos contendo a relação dessas situações (...). Em relação aos casos que se referem a valores registrados a título de Gratificação por Encargo de Curso/Concurso (Rubrica 00066), cumpre esclarecer que se identificou excesso ao limite anual previsto na legislação (art. 6º do Decreto nº , de 15/05/2007, que regulamentou o art. 76-A da Lei nº /90) ou não foi possível à realização de análise conclusiva dos indícios observados (...).. (grifo nosso). b) Assunto: Resposta a Auditoria Preventiva - 4º ciclo - Maio Pró-reitora de Administração - UNIFEI. Trata-se de pagamento referente a curso de pós-graduação lato sensu, nos termos do item do Acórdão / Plenário - TCU, a saber: Apliquem todas as possibilidades oferecidas pela Gratificação de Cursos e Concursos instituída pela Lei /2006 e regulamentada pelo Decreto 6.114/2007, em especial quanto à substituição de pagamentos por bolsas a servidores quando da realização de cursos nas vertentes de ensino e extensão, internos e externos, inclusive pós-graduação lato sensu, bem como de concursos, incluindo vestibulares e concursos públicos de provas e títulos para seleção de servidores; É importante ressaltar que são cursos que estavam em andamento e que a UNIFEI interrompeu a oferta de novos cursos de pós-graduação lato sensu pagos, tendo em vista a recente posição do Tribunal Federal da 1ª região, que se posicionou em segunda instância pela ilegalidade das cobranças.. (grifo nosso). c) Assunto: Auditoria Preventiva - Exclusão de Pagamentos maio de Coordenação-Geral de Inteligência e Auditoria Preventiva da Folha de Pagamento. 12

13 Visando ao aperfeiçoamento dos processos de geração da folha de pagamento, esta Coordenação-Geral de Inteligência e Auditoria Preventiva da Folha de Pagamento - CGAUD/DEGEP/MP/SEGEP, iniciou em abril de 2014 um novo trabalho de Auditoria Preventiva que contempla o monitoramento dos lançamentos efetuados anteriormente à homologação da folha de pagamento. Nesse sentido, foram analisadas amostras dos lançamentos efetuados na folha do SIAPE, correspondente ao ciclo de Auditoria Preventiva do mês de maio de Em seguida, houve a notificação aos órgãos para que apresentassem justificativas quanto à consistência daquelas inclusões. Após a realização desse trabalho, esta CGAUD promoveu a análise da composição dos valores questionados paralelamente à das justificativas apresentadas, resultando na exclusão dos lançamentos para os quais as justificativas não foram acatadas. Para detalhamento dessas informações, segue arquivo contendo a relação de tais casos e a exposição de motivos que levaram à realização das respectivas exclusões por esta CGAUD/DEGEP/MP. (...).. (grifo nosso). Considerando que esta situação foi objeto de auditoria por parte da Coordenação-Geral de Inteligência e Auditoria Preventiva da Folha de Pagamento da Secretaria de Gestão Pública do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (CGAUD/DEGEP/MP/ SEGEP) e que a UNIFEI não irá mais ofertar cursos de Pós-Graduação Lato Sensu pagos, esta constatação foi inserida neste relatório apenas com caráter meramente informativo, abstendo-se a Auditoria Interna, neste momento, de se manifestar a respeito Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso. Coordenação de Concurso Público. Atribuições Permanentes. Decreto nº /2007, Artigo 2º, Inciso III. Coletânea de Entendimentos (CGU/MEC). Esclarecimentos. Verificou-se no processo abaixo (Pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso) a seguinte situação: PROCESSO Nº / SIAPE VALOR UNITÁRIO HORAS VALOR TOTAL , ,60 O servidor (SIAPE nº ) recebeu, a título de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso, a quantia de R$ 9.141,60 (nove mil, cento e quarenta e um reais e sessenta centavos) correspondente a 240 (duzentos e quarenta) horas trabalhadas como Coordenador Local (Campus Itajubá) do concurso público destinado a selecionar candidatos para cargos Técnico-Administrativos em Educação - Edital 026/2013. Entretanto, o referido servidor já recebe uma gratificação (Código: FG-1) para exercer a função de Coordenador de Processos Seletivos da Pró-Reitoria da Graduação (Portaria nº , de 20 de dezembro de 2012). 13

14 Em consulta realizada no sítio eletrônico da Universidade Federal de Itajubá ( no dia 22/09/2014, foi obtida a seguinte informação: A Coordenação de Processos Seletivos da Universidade Federal de Itajubá - Unifei é um órgão vinculado à Pró-Reitoria de Graduação e tem a missão de gerenciar, elaborar e acompanhar a produção de concursos públicos para provimentos de Cargos Técnico-Administrativos, bem como a admissão de ingressantes na Universidade, por meio de vestibular e transferências interna, externa e para portadores de diplomas de curso superior.. (grifo nosso). Ressalta-se, que o Decreto nº , de 15 de maio de 2007, que regulamenta o pagamento da Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso, em seu Artigo 2º, Inciso III, assim dispõe: Art. 2 o de: A Gratificação é devida ao servidor pelo desempenho eventual de atividades I - instrutoria em curso de formação, ou instrutoria em curso de desenvolvimento ou de treinamento para servidores, regularmente instituído no âmbito da administração pública federal; II - banca examinadora ou de comissão para exames orais, análise curricular, correção de provas discursivas, elaboração de questões de provas ou para julgamento de recursos intentados por candidatos; III - logística de preparação e de realização de curso, concurso público ou exame vestibular, envolvendo atividades de planejamento, coordenação, supervisão, execução e avaliação de resultado, quando tais atividades não estiverem incluídas entre as suas atribuições permanentes; e IV - aplicação, fiscalização ou avaliação de provas de exame vestibular ou de concurso público ou supervisão dessas atividades. 1 o Considera-se como atividade de instrutoria, para fins do disposto no inciso I do caput, ministrar aulas, realizar atividades de coordenação pedagógica e técnica não enquadráveis nos incisos II, III e IV, elaborar material didático e atuar em atividades similares ou equivalentes em outros eventos de capacitação, presenciais ou a distância. 2 o A Gratificação não será devida pela realização de treinamentos em serviço ou por eventos de disseminação de conteúdos relativos às competências das unidades organizacionais.. (grifo nosso). Considerando que o desempenho da atividade que enseja o pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso deve dar-se em caráter eventual (não habitual), ou seja, a atividade exercida pelo servidor não deve estar incluída entre as suas atribuições permanentes, foi solicitada a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio do Memorando Interno nº. 109/ AI, justificar o referido pagamento. 14

15 Tendo o Pró-Reitor de Administração (SIAPE ) assim se manifestado: Em atenção ao Memorando Eletrônico nº. 109/ AI, cabe, primeiramente, esclarecer que a atual alta Gestão da Universidade decidiu por segregar as atividades de alguns setores em que servidores de um determinado órgão exercia atividades de mais de um órgão. Por exemplo: as servidoras ocupantes dos cargos de "Assistente Social" e "Psicólogo", que exerciam suas atribuições junto aos alunos e servidores, foram lotadas na Diretoria de Assistência Estudantil da Pró-Reitoria de Graduação e atualmente executam suas atribuições legais junto aos alunos. O mesmo aconteceu com a Coordenação de Processos Seletivos que ficou vinculada somente às atividades relacionadas à graduação. Assim, informamos que o servidor Matrícula SIAPE nº exerce a função gratificada (código: FG-1) de Coordenador de Processos Seletivos somente da Pró- Reitoria de Graduação, conforme Portaria indicada por Vossa Senhoria, e, nesta função, ele possui as responsabilidades pelos processos seletivos para "Transferência Interna, Externa", "Portador de Diploma de Curso Superior" e "Admissão de Vagas Iniciais", todos referentes aos alunos de graduação da Universidade. O pagamento da gratificação por encargo de curso ou concurso correspondente a 240 horas trabalhadas como "Coordenador" (Código: C2 do Anexo da Norma para Pagamento de Encargo de Curso ou Concurso) do processo de concurso público destinado a selecionar candidatos para cargos de técnicos-administrativos em educação (Edital nº. 026/2013), atividade eventual na Universidade (quando ocorreu, não passou de um processo por ano), não é atribuição do servidor conforme justificado acima.. (Memorando Eletrônico nº. 377/ PRAD). Diante do exposto, foi solicitada a Pró-Reitoria de Administração (PRAd), por meio do Memorando Interno nº. 114/2014-AI, informar se há um Regimento Interno ou outro documento que contenha as atribuições e responsabilidades do servidor (SIAPE ) como Coordenador de Processos Seletivos da Pró-Reitoria da Graduação (Portaria nº , de 20 de dezembro de 2012). Tendo o Pró-Reitor de Administração (SIAPE ) assim se manifestado: Não existe definições, em instrumento específico, das atribuições e responsabilidades do servidor (SIAPE ) como Coordenador de Processos Seletivos da Pró-Reitoria da Graduação.. (Memorando Eletrônico nº. 386/ PRAD) Em que pese às justificativas apresentadas, impende ressaltar a importância de se criar para cada órgão ou setor da Universidade um Regimento Interno, ou outro documento similar que estabelece os seus objetivos, a estrutura, as finalidades e as suas atribuições, inclusive dos servidores neles lotados, evitando-se assim, como no caso em análise, qualquer dúvida a respeito de questões relativas à competência funcional. Ademais, cabe alertar que a Coletânea de Entendimentos elaborada em conjunto pela Controladoria-Geral da União (CGU) e o Ministério da Educação (MEC), sobre as boas 15

16 práticas de gestão indicadas para o controle da Gratificação por Encargo de Curso e Concurso nas IFEs, assim orientou, inclusive, exemplificando: Atentar para que o desempenho dessas atividades seja feito em caráter eventual (não habitual), ou seja, a atividade exercida pelo servidor não deve dizer respeito a conteúdos relativos às competências da unidade organizacional onde o mesmo trabalha (Exemplo 1: Servidores lotados na Comissão Permanente de Vestibular e Concursos Públicos não podem receber essa gratificação quando realizarem atividades de logística para a preparação e realização de concurso público ou exame vestibular, pois as atividades de planejamento, coordenação, supervisão e execução de concursos públicos e vestibulares são habituais desse setor da IFE (...). (grifo nosso) Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso. Processo Seletivo. Elaboração de Provas. Competência Técnico-Profissional. Ausência de Transparência. Princípio da Publicidade. Constituição Federal, Artigo 37. GRATIFICAÇÃO POR ENCARGO DE CURSO OU CONCURSO PROCESSO EDITAL / / / / / /2013 GRATIFICAÇÃO POR ENCARGO DE CURSO OU CONCURSO PROCESSO EDITAL / / / /2013 Na análise dos autos acima relacionados, verificou-se que não houve uma devida transparência em relação aos procedimentos utilizados para a seleção dos servidores que trabalharam no concurso público para provimento de cargos técnico-administrativos em educação (Edital 026/2013). Objetivando conferir uma maior transparência ao procedimento utilizado, foi solicitado a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio do Memorando Eletrônico nº. 112/ AI, as seguintes informações: a) Informar se houve processo seletivo para escolha dos servidores que trabalharam no referido concurso, com o objetivo de aferir a competência técnico-profissional dos mesmos e assegurar a observância dos princípios da isonomia e da imparcialidade; b) Informar quais os critérios utilizados para a seleção dos servidores que elaboraram as provas (objetivas e práticas), e se foi observada a formação acadêmica compatível ou comprovada experiência profissional dos mesmos, conforme disposto no Artigo 4º do Decreto nº /2007. Tendo o Pró-Reitor de Administração (SIAPE ) e a Diretora de Pessoal (SIAPE ), assim manifestado: Em resposta ao Memorando Eletrônico nº. 112/ AI, encaminhamos as seguintes informações: 16

17 a) A Coordenadora Geral do Concurso Público - Edital 026/2013, designada através da Portaria nº. 68 de 14/01/2014, publicou de divulgação no dia 20/01/14, utilizando a estrutura física e informacional da COPS, convidando a todos os servidores a participarem das atividades de aplicação de provas no dia 02/02/14, conforme anexo. O coordenador do concurso público para o Campus de Itabira também divulgou para servidores daquele campus convidando os servidores a participar das atividades de aplicação de provas. Estas divulgações demonstram a preocupação em assegurar os princípios da isonomia e da imparcialidade na escolha dos servidores que participaram das atividades do concurso. b) A elaboração das questões de prova contou com a participação de servidores da Unifei dos dois Campi, servidores da Universidade Federal de Alfenas - Unifal e da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Buscou-se profissionais externamente para a elaboração das provas para os cargos onde a Unifei não possuía corpo técnico especializado: Médico/Área: Trabalho, Produtor Cultural e Programador de Rádio e Televisão. A coordenação teve especial preocupação com a escolha dos elaboradores de questões de prova bem como dos servidores que atuariam na impressão e montagem das provas relativas a cada cargo, uma vez que vários servidores estavam inscritos no concurso ou tinham cônjuges, companheiros, parentes e afins até terceiro grau com os candidatos inscritos ou possuíam algum relacionamento de parceria em atividades técnicocientíficas. Aos interessados em participar da aplicação de provas foi solicitado informar se tinham algum parente realizando o concurso e em caso positivo, o nome completo para que fossem alocados em outra sala de aplicação de provas, conforme e- mail anexo. Além disso, a elaboração de questões de provas depende da aceitação ou não pelo profissional em querer exercer esta atividade, bem como da idoneidade moral e do sigilo do profissional. A Unifei não possui norma que regulamente a realização de concursos públicos para provimento de vagas de STAE's. De forma a disciplinar os procedimentos para realização dos próximos concursos, esta Diretoria de Pessoal, emitiu a Portaria nº de 26/09/2014 nomeando uma comissão, para no prazo de 30 (trinta) dias elaborar norma para realização de concursos públicos para provimento de cargos de STAE na UNIFEI, conforme anexo. Concursos públicos para provimento deste tipo de vaga encontram-se suspensos até a aprovação da norma pelo Conselho de Ensino, Pesquisa, Extensão e Administração - CEPEAd da Unifei. Encontra-se em estágio de implantação o Sistema Integrado de Recursos Humanos - SIGRH. Neste sistema é possível aos servidores, através do Menu "Servidor - Capacitação" cadastrarem ou atualizarem seus currículos em um banco de talentos. Neste banco de talentos o servidor pode informar sua formação acadêmica, os cursos realizados, suas experiências profissionais e habilidades, bem como informar o link para acesso ao seu Currículo Lattes (...). 17

18 Esta Diretoria de Pessoal providenciou a divulgação através do Memorando Circular nº. 844/ DPE convidando os servidores a realizem o cadastro/atualização de seus currículos e, desta forma, aprimorar o processo de seleção não apenas para instrutores de capacitações internas, mas também para participação em concursos públicos, processos seletivos e projetos de interesse da Unifei. O memorando circular encontrase anexo. A DPE tem trabalhado na melhoria de seus controles internos através do mapeamento, elaboração e atualização de seus processos internos. Até o momento foram mapeados e elaborados procedimentos e fluxogramas relativos a 20 processos: Procedimento 01: Processo de Abono de Permanência; Procedimento 02: Aposentadoria Compulsória; Procedimento 03: Aposentadoria Voluntária; Procedimento 04: Aposentadoria por Invalidez; Procedimento 05: Pensão; Procedimento 06: Auxílio Funeral; Procedimento 07: Exoneração ou Vacância; Procedimento 08: Horário Especial para Servidor Estudante; Procedimento 09: Licença Gestante; Procedimento 10: Atividade Política; Procedimento 11: Serviço Extraordinário; Procedimento 12: Licença Prêmio; Procedimento 13: Licença por Afastamento do Cônjuge; Procedimento 14: Ressarcimento do Plano de Saúde; Procedimento 15: Macroprocesso da Capacitação; Procedimento 16: Pagamento de Inscrição para Cursos; Procedimento 17: Elaboração dos Processos de Capacitação; Procedimento 18: Pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso (GECC) para Servidor da Unifei; Procedimento 19: Pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso (GECC) para Servidor da Unifei por exercício de atividade em outro órgão público; Procedimento 20: Interrupção de Férias. Os procedimentos e respectivos fluxogramas seguem anexo.. (Memorando Eletrônico nº. 843/ DPE). Em relação à escolha de colaboradores para atuarem em concursos públicos, é importante ressaltar a necessidade da utilização de critérios objetivos de seleção de pessoal, assegurando a isonomia entre os interessados, a impessoalidade, a transparência e a publicidade dos procedimentos. Ademais, impende registrar que o Artigo 37 da Constituição Federal estampa o princípio da publicidade. E, como regra geral, os atos praticados pelos agentes administrativos não devem ser sigilosos. Portanto, salvo as ressalvas legalmente 18

19 estabelecidas e as decorrentes de razões de ordem lógica, os procedimentos administrativos devem ser acessíveis ao público em geral, não apenas às partes envolvidas Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso. Compensações de Horas. Decreto nº /2007, Artigo 8º. Acompanhamento. Divisão de Legislação e Direitos (DLD/DPE). Falha no Controle Interno. Considerando o disposto no Artigo 8º, do Decreto nº /2007, que determina que as horas trabalhadas em atividades inerentes a cursos, concursos públicos ou exames vestibulares, quando desempenhadas durante a jornada de trabalho, deverão ser compensadas no prazo de até um ano, e com o intuito de avaliar a efetividade dos controles internos adotados na Divisão de Legislação e Direitos (DLD/DPE), foi solicitado a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio do Memorando Interno nº. 110/ AI, encaminhar cópia dos documentos que comprovam a compensação de horas (folha de ponto e relatório mensal de ocorrências assinados pela chefia imediata) dos seguintes servidores: PROCESSO SIAPE HORAS A COMPENSAR / / / / / , / / , / Tendo o Pró-Reitor de Administração (SIAPE ) e a Diretora de Pessoal (SIAPE ), assim manifestado: Atendendo às solicitações constantes no Memorando Eletrônico nº. 110/ AI, de 22/09/2014, relativo aos processos de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso, encaminhamos as seguintes informações relativas à compensação de horas: Processo / SIAPE : Às 16 horas foram compensadas no mês de agosto/2013; Processo SIAPE : Às 10 horas foram compensadas no mês de junho/2013 e 08 horas em julho/2013; Processo / SIAPE : 07 horas foram compensadas no mês de maio/2013 e 1/2 hora em junho/2013. Falta 0,5 hora. Processo / SIAPE : Informamos que as horas a compensar não são 37 e sim 14 horas. A tutoria em curso à distância é uma atividade desempenhada fora do horário de trabalho. Às 14 horas se referem às aulas presenciais ministradas dentro do horário de trabalho nos dias 10/05; 13/08; 17/05; 24/05; 07/06; 09/08 e 27/08/13 conforme página 02 do Memorando Eletrônico nº. 658/ DPE, constante do processo. O Memorando Eletrônico nº. 685/ DSI que apresenta o cronograma de compensação de 14 horas acordado entre o servidor e sua chefia 19

20 imediata reitera que apenas as aulas presenciais foram executadas dentro da jornada. Houve um equívoco no Memorando Eletrônico nº. 598/ PRAD que autorizou o pagamento da gratificação ao afirmar que a tutoria em curso à distância seria realizada durante a jornada de trabalho. Não houve compensação das 14 horas. Processo / SIAPE : 05 horas foram compensadas em julho/2013 e 7,5 em agosto; Processo / SIAPE : Às 10 horas foram compensadas em agosto/2013; Processo / SIAPE : 12,5 horas foram compensadas em agosto/2013 e 05 em setembro/2013. Faltaram 02 horas. Processo / SIAPE : Às 10 horas foram compensadas em agosto/2013. Conforme solicitado, encaminhamos cópias dos seguintes documentos: - Relatório Mensal de Ocorrências da Diretoria de Pessoal e Folhas de Ponto do mês de agosto/2013 dos servidores de matrícula SIAPE nº e ; - Relatórios Mensais de Ocorrências da Diretoria de Suporte à Informática referente aos meses de maio, junho, julho, agosto e setembro de 2013 e Memorando Eletrônico nº. 605/ DSI de 04/09/2013 que ratificou o relatório de ocorrências do mês de julho/ Folhas de Ponto do Servidor de matrícula SIAPE relativas aos meses de maio e junho/2013; - Folhas de Ponto do Servidor de matrícula SIAPE relativas aos meses de junho, julho, agosto e setembro de 2013; - Folha de Ponto do Servidor de matrícula SIAPE relativa ao mês de agosto/ (Memorando Eletrônico nº. 816/ DPE). Impende registrar que as atividades desenvolvidas pelos servidores acima relacionados têm mais de um ano, e como se pode observar, em alguns casos não houve a compensação integral das horas conforme disposto no Artigo 8º, do Decreto nº /2007, evidenciando uma falha nos procedimentos de controle interno adotados na Divisão de Cadastro e Financeira (DCF/DPE). Acrescente-se ainda, que para uma análise mais apurada dos controles internos adotados no setor, foi também solicitada a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio do Memorando Interno nº. 108/ AI, as seguintes informações em relação aos pagamentos de Gratificações por Encargo de Curso ou Concurso: 20

21 PROCESSO Nº / SIAPE VALOR UNITÁRIO HORAS VALOR TOTAL , , , , , ,20 PROCESSO Nº / SIAPE VALOR UNITÁRIO HORAS VALOR TOTAL , , , , , , , ,40 PROCESSO Nº / SIAPE VALOR UNITÁRIO HORAS VALOR TOTAL , , , ,00 PROCESSO Nº / SIAPE VALOR UNITÁRIO HORAS VALOR TOTAL , , , , , ,80 Consta nos autos acima que as atividades exercidas pelos servidores serão executadas fora do horário de expediente ou durante o horário de expediente, mediante compensação de horas. 1) Informar a quantidade de horas dedicadas as atividades durante a jornada de trabalho; 2) Encaminhar cópia do cronograma de compensação de horas aprovado pela chefia imediata; 3) Em caso de compensação de horas já efetuadas, encaminhar a comprovação (folha de ponto e relatório mensal de ocorrências assinados pela chefia imediata). Tendo o Pró-Reitor de Administração (SIAPE ) e a Diretora de Pessoal (SIAPE ), assim manifestado: Em resposta à solicitação do Memorando Eletrônico nº. 108/ AI encaminhamos as seguintes informações: Processo nº / : - SIAPE horas - Foram compensadas 08h15m em maio; 13h30m em junho; 04 em julho, totalizando 25h30m; - SIAPE horas - Foram compensadas 11h15m em maio; 07h40m em junho; 07h20m em julho, totalizando 26h15m; - SIAPE horas - Foram compensadas 16h em março; 17h em abril e 47h em maio, totalizando 80h; 21

22 Processo nº / : Ministério da Educação - SIAPEs , , e Não constam registros de compensação; Processo nº / : - SIAPE Foram compensadas 08h15m em fevereiro e 04h em março, totalizando: 12h15m; - SIAPE Não constam registros de compensação; Processo nº / : - SIAPE horas - Foram compensadas 49h em fevereiro; 30h30 em março; 09h em abril; 07h30 em maio; 11h em junho, totalizando: 107h. As horas informadas nos processos acima foram compensadas fora do horário de expediente. 1) O servidor realizou 32h no mês de março durante a jornada de trabalho mas realizou a compensação nos dois meses subsequentes; A servidora realizou 40 horas no mês de março durante a jornada de trabalho, conforme folha de ponto. 2) Informamos que não houve cronograma de compensação, valendo, neste caso, o disposto no Art. 8º do Decreto nº , de 15/05/ ) Encaminhamos para comprovação das horas já compensadas, a seguinte documentação: SIAPE Folhas de Ponto dos meses de maio a julho/2014; SIAPE Folhas de Ponto dos meses de maio a julho/2014; SIAPE Folhas de Ponto dos meses de março a maio/2014; SIAPE Folhas de Ponto dos meses de fevereito e março/2014; SIAPE Folhas de Ponto dos meses de fevereiro a junho/2014. Encaminhamos também os Relatórios de Ocorrências da Diretoria de Pessoal relativos aos meses de fevereiro a julho de (Memorando Eletrônico nº. 376/ PRAD). As atividades desenvolvidas pelos servidores acima relacionados têm menos de um ano, portanto as horas ainda podem ser compensadas conforme determina o Artigo 8º, do 22

23 Decreto nº /2007. Entretanto, cabe alertar que compete a Diretoria de Pessoal (DPE), por meio da sua Divisão de Legislação e Direitos (DLD/DPE) acompanhar e controlar efetivamente esta compensação Adicional por Serviço Extraordinário. Justificativa. Autorização Prévia. Decreto nº. 948/1993. Não Atendimento. Foi verificado nos processos abaixo relacionados que o período da execução dos serviços extraordinários foi anterior à data da solicitação e da autorização: SIAPE PROCESSO PERÍODO SOLICITAÇÃO AUTORIZAÇÃO HORAS / /04/13 a 27/05/13 02/08/ /08/ / /01/14 a 16/03/14 02/04/ /04/ / /03/14 a 13/05/14 06/06/ /06/ / /05/13 a 09/06/13 02/08/ /08/ / /02/14 a 09/03/14 02/04/ /04/ / /03/14 a 15/04/14 06/06/ /06/ / /05/13 a 19/08/13 03/09/ /09/ / /08/13 a 11/10/13 24/10/ /10/ / /01/14 a 16/03/14 02/04/ /04/ / /03/14 a 31/05/14 06/06/ /06/ / /02/14 a 08/03/14 02/04/ /04/ / /03/14 a 01/05/14 06/06/ /06/ / /05/13 a 02/06/13 02/08/ /08/ / /05/13 a 16/06/13 02/08/ /08/ / /04/14 a 20/05/14 06/06/ /06/ / /01/14 a 25/03/14 02/04/ /04/ Tendo nestes casos, o Prefeito do Campus de Itajubá (SIAPE ) assim justificado: Justificamos esta solicitação, tendo em vista que Itajubá se localiza distante dos grandes centros, motivo pelo qual as viagens, em sua grande maioria, ultrapassam a jornada diária de oitos horas. Em decorrência das alterações na forma de lançamento no SIAPE, e considerando os constantes remanejamentos de motoristas - devido ao reduzido número de condutores, estamos solicitando o adicional somente após o pagamento das diárias, baseado em consulta dos relatórios de viagem pelo SCDP.. (grifo nosso). Em que pese à justificativa apresentada, é importante alertar que pagamento de adicional por serviço extraordinário no serviço público depende de autorização prévia da autoridade competente, conforme disposto no Artigo 2º do Decreto nº. 948, de 05 de outubro de 1993, in verbis: Art. 2º A execução do serviço extraordinário será previamente autorizada, pelo dirigente de recursos humanos do órgão ou entidade interessado a quem compete identificar a situação excepcional e temporária de que trata o art. 74, da Lei nº , de 11 de dezembro de (grifo nosso). A execução das horas extras está vinculada à autorização previa da autoridade competente, e nos casos em análise houve uma notória inversão no procedimento de concessão, devendo este procedimento ser imediatamente revisto e adequado aos preceitos legais vigentes. 23

24 3.9 - Auxílio Funeral. Prazo Legal para a Concessão. 48 horas. Artigo 226 da Lei nº /1990. Inobservância. PROCESSO Nº / SOLICITAÇÃO CADASTRO PARECER NOTA DE EMPENHO PAGAMENTO 30/07/ /07/ /07/ /08/ /08/2013 PROCESSO Nº / SOLICITAÇÃO CADASTRO PARECER NOTA DE EMPENHO PAGAMENTO 01/08/ /08/ /08/ /08/ /08/2013 PROCESSO Nº / SOLICITAÇÃO CADASTRO PARECER NOTA DE EMPENHO PAGAMENTO 11/08/ /08/ /08/ /08/ /08/2014 PROCESSO Nº / SOLICITAÇÃO CADASTRO PARECER NOTA DE EMPENHO PAGAMENTO 18/02/ /02/ /02/ /02/2014 PROCESSO Nº / SOLICITAÇÃO CADASTRO PARECER NOTA DE EMPENHO PAGAMENTO 18/06/ /06/ /06/ /06/2014 PROCESSO Nº / SOLICITAÇÃO CADASTRO PARECER NOTA DE EMPENHO PAGAMENTO 17/10/ /10/ /10/ /10/2013 Verificou-se nos autos acima que o pagamento do auxílio funeral foi efetuado após o prazo legal de 48 horas estipulado no Parágrafo 3º do Artigo 226 da Lei 8.112/1990, in verbis: O auxílio será pago no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, por meio de procedimento sumaríssimo, à pessoa da família que houver custeado o funeral.. (grifo nosso). O Egrégio Tribunal de Contas da União a respeito do assunto, reiteradamente, assim tem decidido: AUXÍLIO-FUNERAL. Ementa: alerta à UFF/RJ no sentido de que observe o que determina o 3º do art. 226 da Lei nº /1990, quanto ao procedimento sumaríssimo para o pagamento do benefício auxílio funeral no prazo de 48 horas (item 1.5.2, TC /2006-2, Acórdão nº /2010-2ª Câmara).. AUXÍLIO FUNERAL. Ementa: o TCU determinou ao Ministério da Fazenda que cumprisse o prazo de 48h, legalmente previsto para pagamento de auxílio funeral, conforme disposto no 3º do art. 226 da Lei nº /90 (item 2.1.6, TC /2005-1, Acórdão nº. 1134/2006-TCU-1ª Câmara).. AUXÍLIO-FUNERAL. Ementa: determinação à SFA/RS para que efetue o pagamento do benefício de auxílio-funeral, observando o art. 226, 3º, da Lei nº /1990, de modo que o auxílio seja pago no prazo de 48 horas, devidamente comprovado com a certidão de óbito e dos documentos fiscais do serviço funerário (alínea s, item 1.5, TC /2007-3, Acórdão nº /2008-1ª Câmara).. 24

25 No entanto, cabe ressaltar que o atraso na concessão deste auxílio, com exceção do processo nº / que injustificadamente demorou 05 (cinco) dias só para ser protocolado, tem origem na Diretoria de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF), e decorre basicamente de fatores que não dependem exclusivamente da Universidade, como os prazos necessários para apropriação da despesa, recebimento dos recursos financeiros e processamento da ordem bancária Aposentadoria. Formalização dos Processos. Inconsistências. Divisão de Legislação, Direitos e Deveres (DLD/DPE). Falhas no Controle Interno. Na análise dos processos de concessão de aposentadoria, foram verificadas as seguintes falhas ou inconsistências: a) Falha na Formalização de Processos. Declaração de Quitação. Inexistência. PROCESSO SIAPE / / / / / / / / / / / / / / Não foi localizada nos autos a declaração que o servidor está em dia com o setor, com a Biblioteca Mauá e com os materiais e equipamentos sob sua responsabilidade. Apesar da inexistência desse documento não prejudicar a análise da concessão de aposentadoria, recomenda-se a sua anexação ao processo para uma adequada formalização. b) Falha na Formalização de Processo. Incentivo à Qualificação. Comprovação. Inexistência. PROCESSO SIAPE / Não foi localizado nos autos documento que comprove o direito ao recebimento de Incentivo à Qualificação por parte do servidor. Apesar da inexistência desse documento não prejudicar a análise da concessão de aposentadoria, recomenda-se a sua anexação ao processo para uma adequada formalização. 25

26 c) Tempo de Contribuição para fins de Aposentadoria. Informações Divergentes. PROCESSO SIAPE / No Mapa de Tempo de Contribuição para fins de Aposentadoria consta como tempo no serviço público e de contribuição: 38 anos e 06 dias (fls. 15/16). Entretanto, no documento referente ao Abono Provisório de Concessão de Aposentadoria Voluntária consta como tempo no serviço público e de contribuição para aposentadoria: 37 anos (fl. 23). d) Mapa de Tempo de Contribuição para fins de Aposentadoria. Exercício de Funções de Confiança. Informações. Inexistência. PROCESSO SIAPE / / / No Mapa de Tempo de Contribuição para fins de Aposentadoria, inserido nos autos acima, não consta o período em que o servidor exerceu função gratificada ou cargo de confiança. e) Falha na Formalização de Processo. Anexação de Documento Estranho aos Autos. PROCESSO SIAPE / O Formulário de Concessão de Aposentadoria (SISAC) anexado aos autos é de outro servidor. f) Incentivo à Qualificação. Percentual. Divergências. PROCESSO SIAPE / Consta nos autos cópia de dois diplomas de graduação: Engenharia Civil (fls. 06/07) e Licenciatura em Matemática (fls.08/09). No entanto, no Comprovante de Rendimentos (fl. 19) e no documento referente ao Abono Provisório de Concessão de Aposentadoria Voluntária (fl. 31) consta como Incentivo à qualificação o percentual referente à realização de Curso de Especialização (Pós-graduação Lato Sensu) em área de conhecimento com relação direta (30%). PROCESSO SIAPE / Consta nos autos certificado conferindo ao servidor habilitação plena de Técnico em Eletrotécnica (fl. 05). Ressalta-se que tanto no Comprovante de Rendimentos (fl. 16) como no documento referente ao Abono Provisório de Concessão de Aposentadoria Voluntária (fl. 24) consta como Incentivo à qualificação o percentual referente à realização de curso 26

27 médio profissionalizante ou médio com curso técnico completo em área de conhecimento com relação direta (20%). No entanto, impende registrar que o servidor era ocupante do cargo de Auxiliar em Administração e estava lotado na Biblioteca. Diante destas constatações, foi solicitada a Diretoria de Pessoal (DEP), justificar a ocorrência das referidas falhas ou inconsistências encontradas nos processos acima relacionados. Tendo a Diretora de Pessoal (SIAPE ), assim manifestado: Em atenção ao Memorando Eletrônico nº. 119/ AI, esclarecemos: a) Falha na formalização de processos. Declaração de Quitação. Inexistência. Devido à demora na regularização do patrimônio sob a responsabilidade de alguns servidores que já haviam requerido a aposentadoria, passamos a exigir a Declaração de Quitação junto aos órgãos da UNIFEI antes do requerimento. O processo é instruído imediatamente após o servidor comprovar que não há débitos. A Declaração de Quitação não consta do processo de concessão de aposentadoria, mas encontra-se disponível para consulta na pasta funcional do servidor. b) Falha na formalização de processo. Incentivo à Qualificação. Comprovação. Inexistência. Anexamos o Certificado de Conclusão do Curso Ginasial do Colégio de Itajubá (Anexo 1), comprovando que o servidor faz jus aos 10% que percebe em seu provento. Enviaremos cópia autenticada desse Certificado para a CGU/MG, solicitando que seja juntada ao respectivo processo de aposentadoria, que ainda não foi analisado. c) Tempo de Contribuição para fins de Aposentadoria. Informações Divergentes. Refizemos a Ficha de Abono Provisório (Anexo 2). Solicitaremos à CGU/MG que cancele o Abono Provisório de fl. 23 do Processo de aposentadoria nº / e inclua a nova Ficha devidamente corrigida. d) Mapa de Tempo de Contribuição para fins de Aposentadoria. Exercício de Funções de Confiança. Informações. Inexistência. Conforme fichas financeiras constantes dos três processos citados por Vossa Senhoria, os servidores não recebem vantagens referentes ao exercício de funções de confiança em seus proventos. Considerando o exposto acima, não entendemos ser necessário incluir os períodos de exercício de função no Mapa de Tempo de Contribuição nem na Ficha do SISAC. 27

28 e) Falha na Formalização de Processo. Anexação de Documento Estranho aos Autos. Retiramos a Ficha SISAC apensada incorretamente no Processo nº / e apensamos no Processo nº / , referente ao servidor SIAPE f) Incentivo à Qualificação. Percentual. Divergências. - Processo / A servidora fez jus aos 30% de Incentivo à Qualificação, pois apresentou o Certificado de Especialização (Anexo 3), que não foi juntado no processo de aposentadoria. Remeteremos cópia autenticada desse Certificado para a CGU/MG, solicitando que seja juntada ao respectivo processo de aposentadoria, o qual ainda não foi analisado. - Processo / Conforme Portaria UNIFEI nº. 075, de 17/02/2005 (Anexo 4), foi instituída a Comissão responsável pelo Enquadramento dos servidores Técnico-Administrativos em Educação, previsto na Lei nº /2005. Consta no relatório de Enquadramento do Canal CGGP/enquadramento (administrado pelo MEC), datado de 06/07/2006, que o servidor SIAPE possui Curso Técnico Profissionalizante em Eletrotécnica (Ensino Médio) e que este curso apresentava relação Indireta com seu ambiente organizacional. O servidor foi aposentado no cargo que ocupava (Auxiliar em Administração - Nível de Classificação "C") e, conforme Anexo II da Lei nº /2005, a escolaridade exigida para tal cargo era o "Ensino Fundamental". Por meio da Portaria nº. 268 UNIFEI, de 12/07/2006, o Reitor em Exercício da Universidade Federal de Itajubá homologou o Enquadramento por Nível de Capacitação e a Concessão do Incentivo à Qualificação para os servidores. No Anexo dessa Portaria não consta percentual de Incentivo à Qualificação para o servidor em questão. Em 25/07/2006, o servidor recorreu da Decisão da citada Comissão, na Segunda Fase do Enquadramento e seu pedido foi deferido, conforme correspondência datada de 28/08/2006, sendo-lhe concedido o incentivo à Qualificação no índice de 10% (Anexo 5). A partir de 01/01/2013 este incentivo à Qualificação passou para 20% de acordo com o Anexo IV da Lei nº /2005 (Incluído pela Lei nº , de 2012), que justifica o fato da Comissão de Enquadramento, que analisou a documentação apresentada, conceder 10% ao servidor, considerando o curso de educação formal com relação direta ao seu ambiente organizacional. 28

29 Esclarecemos que o trabalho desta Comissão, nas duas fases do enquadramento, deu-se por meio do Sistema CGGP, criado pelo MEC para este fim e que as informações registradas migravam diretamente para o SIAPE. A participação da Diretoria de Pessoal nesse processo ocorreu na primeira fase, quando fornecemos à Comissão o levantamento do tempo de serviço público federal de todos os servidores ativos, aposentados e instituidores de pensão, bem como o cargo atualizado, o vencimento básico e as gratificações. Não anexamos os documentos citados, referentes ao enquadramento, devido sua extensão, mas os mesmos se encontram nesta Diretoria de Pessoal para constatação.. (Memorando Eletrônico nº. 895/ DPE). Em que pese às justificativas e correções apresentadas, pode-se concluir que os procedimentos de controle interno adotados na Divisão de Legislação, Direitos e Deveres (DLD/DPE), no tocante a formalização dos processos de concessão de aposentadoria, não foram capazes de evitar as falhas acima relacionadas. IV Orientações: - Recomenda-se a Diretoria de Pessoal (DPE), referente ao pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso (Processos: / ; / ; / ), providenciar junto aos servidores (SIAPE ; ; ) a imediata compensação ou restituição dos valores correspondentes às horas não compensadas na forma do disposto no Artigo 8º, do Decreto nº /2007; - Recomenda-se a Diretoria de Pessoal (DPE) alterar o procedimento adotado para o pagamento de adicional por serviço extraordinário aos servidores que exercem a função de motorista, de modo a adequá-lo ao preceito legal contido no Artigo 2º do Decreto nº. 948/1993, que determina que o serviço extraordinário deve ser previamente autorizado pelo dirigente de recursos humanos ou a quem compete identificar a situação excepcional e temporária de que trata o Artigo 74, da Lei nº /1990; - Recomenda-se a Diretoria de Pessoal (DPE) continuar a mapear e normatizar todos os procedimentos existentes no setor, estabelecendo, inclusive, novas metodologias de trabalho, objetivando sempre a eficiência, eficácia e efetividade dos controles internos adotados, bem como a implementação de novos controles. V Conclusão: Em face dos exames realizados, pode-se concluir que os procedimentos de controle interno adotados na Diretoria de Pessoal (DPE) não foram capazes de evitar impropriedades nos itens analisados, evidenciando a necessidade de serem revistos e melhorados, com vistas a conseguir maior aderência aos ditames legais, em especial os contidos na Lei nº /1990, e à jurisprudência do Tribunal de Contas da União. 29

30 Ressalte-se, entretanto, que a Diretoria de Pessoal (DPE) tem implementado ações visando o aprimorando dos seus controles internos, como por exemplo, o mapeamento, a elaboração e atualização de seus processos internos. No mais, é importante lembrar que a Auditoria Interna deve ser sempre entendida como uma atividade de assessoramento à Administração, de caráter essencialmente preventivo, destinada a agregar valor e a melhorar as operações da entidade, assistindo-a na consecução de seus objetivos mediante uma abordagem sistemática e disciplinada, fortalecendo a gestão e racionalizando as ações de controle interno. É o nosso relatório. Itajubá, 17 de outubro de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna (Portaria nº , de 20 de dezembro de 2012) Graziela Emília Cassiano Assistente da Auditoria Interna (Portaria nº. 650, de 03 de abril de 2013) Paula Soares de Almeida Assistente da Auditoria Interna (Portaria nº. 838, de 28 de maio de 2014) 30