GESTÃO DE CONHECIMENTO E PROJETOS AS MELHORES PRÁTICAS PARA PROJETOS DE CAPITAL E ENGENHARIA

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1 1 GESTÃO DE CONHECIMENTO E PROJETOS AS MELHORES PRÁTICAS PARA PROJETOS DE CAPITAL E ENGENHARIA Alexildo Vaz

2 2 GESTÃO DO CONHECIMENTO É... Gerir uma empresa usando o conhecimento (know-how e experiência) para alavancar o desempenho Estrutura de Gestão do Conhecimento É a forma como os papéis, responsabilidades, processos, tecnologias e governança estão organizados para desenvolver a Gestão do Conhecimento Empresas usam isso para: reter e melhorar o que já sabem, mitigar risco de perda de produtividade

3 3 DADOS, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO Dados Uma leitura em um momento (tempo, espaço) Informação Dados estruturados de forma que signifiquem algo Conhecimento O que essa informação quer dizer? Que decisão devo tomar?

4 4 DADOS, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO Dado: teor em uma amostra de sondagem Informação: mapa geológico feito com esses dados Conhecimento: geólogos usam sua experiência para dizer o melhor local para iniciar a mina

5 5 COMUNICAÇÃO E APRENDIZADO comunicação capturar organizar reusar publicar

6 6 GC EM PROJETOS Dentro de projetos, a gestão do conhecimento assume a seguinte forma: Conjunto de papéis, relacionamentos e responsabilidades Conjunto de processos inseridos dentro do processo de gestão de projetos Conjunto de tecnologias Conjunto de regras de governança que orientem os comportamentos necessários para a gestão de conhecimento O verdadeiro valor do gerenciamento de projetos aparece quando as lições aprendidas voltam para os cronogramas e o planejamento dos projetos, e positivamente afetam o comportamento da equipe e as decisões dos projeto, Mel Bost Lessons Learned: Taking Project Management to a New Level, 2013

7 7 PROJETOS SÃO DIFERENTES DE ORGANIZAÇÕES Projeto Objetivos de curso prazo Baseiam-se em conhecimentos tácitos Os conhecimentos necessários não estão no projeto Demanda conhecimentos específicos Não tem estruturas permanentes de suporte Tem membros visíveis e invisíveis Pressões constantes Utiliza mais conhecimento efêmero do que essencial Rotatividade tem elevado impacto Autonomia Organizações Objetivos de longo prazo Baseiam-se mais em conhecimento explícitos Os conhecimentos necessários estão nos limites da empresa Demanda conhecimentos genéricos É constituída por estruturas de suporte (departamentos, filiais, etc.) Tem somente membros visíveis Não sofre pressão constante Utiliza mais conhecimento essencial Rotatividade tem impacto limitado Interdependência e centralização

8 8 COMO SE CRIA ISSO? Diagnóstico do que já existe Escolhendo um modelo Preenchendo os espaços vazios Desenvolvendo a Estrutura de GC Implantando o Modelo Melhorando o Modelo

9 9 GC ESPECÍFICA PARA PROJETOS DE ENGENHARIA Aprender Antes Aprender Durante Aprender Depois

10 10 GC ESPECÍFICA PARA PROJETOS E ENGENHARIA COMUNIDADES DE PRÁTICA PLANO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO PADRONIZAÇÃO FÓRUM DE PERGUNTAS & RESPOSTAS/ PEER ASSIST AFTER ACTION REVIEWS LIÇÕES APRENDIDAS Iniciação Fases do Projeto Resultados Aprender Antes Aprender Durante Aprender Depois

11 11 QUAIS AS MELHORES DE ENGENHARIA? Em GC, se destacam as empresas ligadas ao setor de Petróleo e gás: ConocoPhilips, Shell, British Petroleum, Ecopetrol Engenharia: Schlumberger, Fluor Consultoria: Deloitte, PwC E também TI (Google, Facebook, Accenture, Microsoft) e Fármacos (Novartis, Syngenta) E no Brasil? Petrobras, Braskem, Promon, Vale

12 12 MELHORES PRÁTICAS Afinal, o que essas empresas fazem de tão especial?

13 13 COMUNIDADES DE PRÁTICA Forma eficiente para responder questões, armazenar conhecimentos (de forma pouco estruturada), compartilhar descobertas e novidades, se informar e aprender rapidamente de um assunto. Organizado por disciplinas Presencial ou Virtual Onde encontrar: SharePoint, LinkedIn, Facebook Principal Aplicação: Troca de conhecimento, aprendizado, resolver problemas, Fórum

14 14 PÁGINAS AMARELAS Tem outros nomes como Localizador de Expertise, Banco de Consultores ou Yellow Pages. Onde encontrar: Addept Connect, SharePoint/Office 365, SharePoint Principal Aplicação: descobrir onde está o expertise de um determinado assunto (Ex: transportador de correias) e o especialista

15 15 AAR AFTER ACTION REVIEW O que deveria ter acontecido? O que de fato aconteceu? Qual a diferença? O que aprendemos? O que mudar/manter? Onde encontrar: modelos disponíveis. O mais importante é a facilitação Aplicação: mudança organizacional, de processo, ganho de produtividade

16 16 PADRONIZAÇÃO Uma das formas mais antigas de gerir conhecimentos. Depende da perspectiva: é contratado ou contratante? Onde encontrar Principal Aplicação: manter qualidade dos resultados, ganhos de produtividade,

17 17 WIKIS CORPORATIVAS Fácil implementação, disponibilidade de sistemas gratuitos, pode ser editado por seus participantes. Onde encontrar: Twiki, Wikidot, MediaWiki, Principais aplicações: gestão de projetos, colaboração, banco de conhecimentos

18 18 BANCO DE CONHECIMENTO Forma estruturada de organizar os conhecimentos da organização, acelerador para novos empregados, construído colaborativamente Onde encontrar: Wikis, como WikiDot, SharePoint/Office 365 Principal Aplicação: Forma rápida e fácil de estruturar conteúdos e projetos, melhor prática é de um banco único ou com integração de varios recursos (CoP, Wiki, Padronização).

19 19 HISTÓRIAS DE SUCESSO

20 20 E MUITAS OUTRAS TÉCNICAS - Lições aprendidas - Peer assist, Peer review - Knowledge Visit - Knowledge Exchage - Mentoring/Tutoring - On Board Training, Capacitação - Perguntas & Respostas - Plano de Gestão do Conhecimento - Passagem de bastão - Portões de aprovação - Jogos, Engineering Academy Depende do problema que ser resolver: alta rotatividade, baixa produtividade, desenvolver um novo serviço, gerir um projeto

21 21 ENVOLVENDO AS PESSOAS Outra prática comum está associada ao marketing interno das companhias. - Mantras : Ask Learn Share Win (Shell); FAST (Find, Ask, Share, Trust) e Os 4 Gs (give, gather, grab, guts) do Prêmio Arquimedes da ConocoPhilips - As iniciativas são batizadas: Networks of Excellence (ConocoPhilips), KnowledgeOnLine, Shell Global Networks,

22 22 SISTEMAS ESPECIALISTAS Há uma tendência para o surgimento de sistemas especializados para engenharia, com o da Auros, e outras áreas. TI: CFEngine Engenharia: Auros Mas, nas grandes empresas, o predomínio é do SharePoint e de sistemas integrados.

23 23 RESUMINDO Todos compartilham conhecimentos e experiências, mas de forma não estruturada Em áreas de engenharia e projetos, a gestão de conhecimento pode ser uma fonte real de vantagem competitiva Fala-se mais de Compartilhar Conhecimentos (KS) do que Gerenciar Conhecimentos (GC) A GC não é apenas para grandes empresas e não somente tecnologia As melhores práticas podem ser usadas com poucos recursos de TI Aprender Antes Aprender Durante Aprender Depois

24 24 OBRIGADO! Alexildo Vaz ALEV CONSULTORIA EM GESTÃO DO CONHECIMENTO Website: Contato: (31)

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