Relatório Anual de Actividades 2008

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1 Relatório Anual de Actividades 2008 DIVISÃO DE AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE PROJECTOS - BRAGA DIRECÇÃO REGIONAL DE AGRICULTURA E PESCAS DO NORTE LUISA HIPÓLITO

2 Índice Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos... 3 Resumo... 3 Alinhamento Estratégico dos Objectivos... 7 Apreciação quantitativa

3 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos Resumo A execução do plano de actividades da Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos de Braga, em 2008, pautou-se na estratégia planeada pela DRAP para a região Norte e implementou-a na sua área geográfica de actuação, ou seja, as correspondentes às Delegações do Cávado, do Alto Minho, do Alto Trás-os-montes e do Nordeste Transmontano. As tarefas foram particularmente dirigidas para a recuperação do histórico, herdado do anterior organismo IFADAP, no que disse respeito à decisão e acompanhamento de projectos referentes aos QCAs em aplicação: - AGRO Medidas 1, 3 e 5; - AGRIS gestão da acção 7.1 relativa à área geográfica Entre Douro e Minho; - AGRIS processamento de Pedidos de Pagamento de projectos da área geográfica das 4 Delegações; - AGRIS procedimentos de contratação de projectos da área geográfica das 4 Delegações; - Reg Florestação de Terras Agrícolas; - RURIS - Florestação de Terras Agrícolas; - Reg Cessação de Actividade; - RURIS - Reforma Antecipada - Regime de Pagamento Único (RPU) - Transferência de Direitos - Medidas de Intervenção do Sector do Vinho: Comunicações de Destilaria, Retiradas de Subprodutos de Vinificação e Declarações de Intenção de Enriquecimento - VITIS - Procedimentos transversais a vários programas que para além dos referidos anteriormente abrangeram ainda o PAMAF quanto a libertação de Garantias Bancárias, Fianças, Avales, E para a divulgação, implementação e decisão de projectos no âmbito do PRODER. - acção Componentes 1 e 2 - acção Instalação de Jovens Agricultores 3

4 - acção Modernização e Capacitação das Empresas Florestais Neste sentido os objectivos operacionais da DAAP foram orientados para a divulgação dos instrumentos de politica de apoio ao investimento aos potenciais promotores de projectos, para a promoção do acompanhamento dos projectos e para a adequação da análise dos projectos ao PDR Regional. No ano de 2008, e particularmente durante o 1º semestre, foi dada particular atenção aos processos AGRO e AGRIS para os quais se implementaram procedimentos conducentes ao acréscimo da execução orçamental e de encerramento do quadro comunitário e durante o 2º semestre os esforços foram canalizados principalmente para a divulgação e para a análise de Pedidos de Apoio no âmbito do PRODER. Uma breve descrição, por programa, das tarefas desenvolvidas permitirão, muito resumidamente, elucidar o trabalho da DAAP: AGRO Medidas 1, 3 e 5 a) Análise dos Pedidos de Pagamento, com emissão de Relatório de evidências quanto à elegibilidade dos investimentos e à conformidade documental, registo das diferenças ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente validado, e os respectivos carregamentos informáticos; b) Análise dos pedidos de pagamento, reanálise dos projectos e os respectivos carregamentos informáticos; c) Reanálises de projectos na sequência de pedidos de alteração ou resultantes de verificações físicas na exploração, elaboração de Planos de Recuperação de Verbas e respectivos carregamentos informáticos, e elaboração de pareceres para o IFAP; d) Acções de Acompanhamento no âmbito da Normas 25 e 27 emitidas pelo Gestor do programa AGRO a projectos das medidas 1, 3 e 5 - análise física e contabilística dos projectos, com visita dos projectos constantes da amostra de controlo para o ano de 2008; e) Visitas de acompanhamento aos projectos com o último Pedido de Pagamento, sendo que, no caso específico da Medida 3, a realização de controlo de campo ocorre necessariamente em todos os projectos com Auto de Fecho. AGRIS a) Análise dos Pedidos de Pagamento, no âmbito de todas as acções e sub-acções, com emissão das respectivas Autorizações de Pagamento e os respectivos carregamentos informáticos; b) Emissão de contratos, com os respectivos envios aos promotores e ao IFAP; 4

5 c) Análise dos Pedidos de Pagamento Acção 7.1, com emissão de Relatório de evidências quanto à elegibilidade dos investimentos e à conformidade documental, registo das diferenças ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente validado, e os respectivos carregamentos informáticos; d) Análise e acompanhamento de projectos da Acção 7.1 da Medida AGRIS com emissão de Pareceres Técnicos / Relatórios de acompanhamento ou de visita, com apresentação de propostas, devidamente apoiadas em suporte legal e procedimentos vigentes, no sentido de conduzir a uma correcta implementação dos projectos por parte dos promotores. Regulamento Cessação de Actividade e RURIS Reforma Antecipada a) Actualização mensal das bases de dados referentes aos beneficiários da Cessação de Actividade e dos da Reforma Antecipada, por cruzamento com as bases de dados provenientes mensalmente do Serviço Nacional de Pensões; b) Emissão mensal das listagens com as autorizações de pagamentos, para envio ao IFAP, assegurando o processamento mensal das reformas aos produtores agrícolas. Regulamento 2080 Florestação de Terras Agrícolas e RURIS Florestação de Terras Agrícolas a) Emissão de Fichas de Verificação de cumprimento das obrigações dos beneficiários do RURIS-FTA, no Âmbito do Quadro Sancionatório, alteração introduzida na sequência das recomendações emanadas pela Inspecção-Geral de Finanças no exercício de Certificação de Contas FEOGA Garantia 2006 e os respectivos carregamentos informáticos; b) Análise dos Pedidos de Pagamento, com emissão de Relatório que evidencie a elegibilidade do investimento e a conformidade documental, registe as diferenças ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente validado, e os respectivos carregamentos informáticos. c) Visitas de acompanhamento aos projectos RURIS-FTA com Auto de Fecho, emissão de relatório de controlo e processamento dos respectivos Pedidos de Pagamento de subsídios e de prémios de manutenção, e os respectivos carregamentos informáticos. VITIS a) Verificação em todos os projectos, a partir da campanha de 2000, com verificação processual e dos carregamentos informáticos efectuados no modelo de análise no programa ORACLE; b) Acompanhamento dos projectos no âmbito do programa VITIS, efectuando todos os procedimentos necessários à decisão dos projectos e processamento das ajudas; 5

6 c) Visitas de controlo aos projectos com pedidos de libertação de Garantia Bancária e os respectivos carregamentos informáticos; d) Visitas de controlo aos projectos da campanha VITIS para confirmação da realização do investimento e os respectivos carregamentos informáticos. Regime de Pagamento Único Gestão dos Direitos Análise documental dos processos de candidatura, na campanha , no âmbito das Transferência e Acesso à Reserva Nacional de Direitos e respectivos carregamentos informáticos. PRODER a) Divulgação das medidas de apoio através do balcão de atendimento da DAAP em Braga, serviço pessoal ou telefónico, a potenciais promotores de projectos, associações de agricultores, projectistas, Delegações Regionais e sessões públicas; b) Análise dos Pedidos de Apoio (PA) Acção , Componentes 1 e 2, de Grupo e de Fileira, e Acção , com emissão de Pareceres Técnicos, Económicos e Financeiros; c) Emissão de ofícios de Audiência Prévia (AP) a todos os detentores de PAs com Parecer Desfavorável; d) Atendimento de todos os promotores de PAs que, e na sequência do ofício de AP, solicitaram entrevista na DAAP para esclarecimentos adicionais relativos aos motivos que determinaram um parecer desfavorável. Organização Comum de Mercados do sector dos Vinhos a) Recepção, verificação e carregamento no sistema de informação respectivo as candidaturas às Medidas de Intervenção do Sector do Vinho: - Comunicações de Destilaria; - Retiradas de Subprodutos de Vinificação; - Declarações de Intenção de Enriquecimento; b) Emissão de listagens mensais, para o IFAP, e diárias, para a Divisão de Controlo da DRAPN, das visitas de controlo a efectuar. Regularização de processos quanto a libertação de Garantias Bancárias, Fianças, etc. Verificação de todos os projectos com garantias financeiras, com a necessária verificação processual, no sistema informático e das responsabilidades dos promotores de projectos no âmbito de diversos programas (VITIS, AGRO, PAMAF, ), para junto do IFAP proceder à sua desvinculação. 6

7 Alinhamento Estratégico dos Objectivos O alinhamento estratégico dos objectivos da DAAP de Braga foi desenvolvido tendo em consideração o QUAR definido para a DRAPN e o mapa estratégico da DSIC conforme tabela: OBJECTIVOS OPERACIONAIS DAAP DSIC QUAR Divulgação dos instrumentos de investimento ao dispor dos proponentes OB1 IND1 OB2 OB2 Promover o acompanhamento dos projectos OB2 IND2 Adequar a análise ao PDR Regional OB3 IND3 OB2 Garantir uma cobertura de 80% das despesas gerais, com a assistência técnica OB4 IND4 OB3 OB4 Reduzir o número de reclamações OB5 IND5 IND6 OB4 OB8 Aplicar, nos termos da lei, o sistema de avaliação de desempenho a 100% dos trabalhadores da U.O., assegurando a qualidade do processo de aplicação OB6 IND7 IND8 OB5 OB9 Executar as acções de formação previstas no plano OB7 IND9 IND10 OB6 OB10 Conforme se pode verificar, decorrem directamente do QUAR os objectivos a operacionalizar integralmente pela DAAP, à excepção do seu OB2 que concorre indirectamente para os objectivos OB2 e OB8 da DRAPN. 7

8 Apreciação quantitativa 8

9 OB1 - Divulgação dos instrumentos de investimento ao dispor dos proponentes Ao longo de 2008 as actividades desenvolvidas para atingir este objectivo foram sendo diferenciadas consoante a tipologia da procura. A preparação de um balcão de atendimento permitiu, numa fase inicial, dar respostas aos promotores de projectos, essencialmente em termos de AGRO, AGRIS e VITIS, mas em termos de PRODER (e face a uma procura de informação muito mais técnica e especializada) essa divulgação ficou a cargo do sector técnico. Por determinação do Sr. Director Regional as acções públicas de divulgação, propriamente ditas, ficaram a cargo das Delegações Regionais e do Núcleo de Assessoria. Assim as nossas acções de divulgação decorreram fruto de pedidos de entrevistas de potenciais candidatos ao PRODER, de associações de agricultores, de elaboradores de projectos e das próprias Delegações Regionais. Não tendo sido 9

10 possível registar os inúmeros esclarecimentos telefónicos transmitidos, foram registadas em listagem 34 entrevistas de divulgação e de formação em PRODER e a coparticipação (com o Delegado do Cávado) no Colóquio de Horticultura Protegida, que ocorreu a 02/11/2008 na Póvoa de Varzim, com uma palestra relativa a instrumentos de apoio ao investimento. Pelo atrás referido, considero ultrapassado o objectivo que me foi determinado de 10 acções de divulgação. OB2 - Promover o acompanhamento dos projectos Conforme referenciado no ponto 1 deste relatório as tarefas desenvolvidas na DAAP abrangem um leque de programas, medidas e acções muito diversos, indo desde as de aplicação de políticas de apoio ao investimento, na agricultura e no sector florestal, as medidas referentes às candidaturas aos direitos RPU até aos processamento de reformas aos cessionários da agricultura. Casos particulares também ocorrem e dentro de um mesmo programa, caso do AGRIS-acção 7.1, as tarefas da DAAP vão desde a análise de candidaturas até aos respectivos pagamentos, o que determina uma necessária segregação de funções por técnicos distintos. De acordo com a informação constante da tabela seguinte a DAAP conseguiu acompanhar todos os processos que lhe estavam atribuídos dando-se a titulo de exemplo o caso do programa AGRO: Medidas 1, 3 e 5 Dando satisfação, sempre em calendário, aos diversos pedidos do Gestor e do IFAP ao longo de 2008 procedemos ao acompanhamento de todos os projectos, tarefas que foram desde o processamento de Pedidos de Pagamento, a análises e reanálises de projectos, às elaborações de planos de recuperação de dívida, visitas de verificação da realização do investimento até à realização do controlo de todos os projectos constante da amostra de controlo, para 2008, no âmbito das Acções de Acompanhamento - Normas 25 e 27. Relativamente ao programa AGRO - Medida 3 o Gestor do programa contratualizou com a Entidade Florestal Nacional a possibilidade de realização pela Circunscrição Florestal do Norte das vistorias aos projectos com Autos de Fecho. Assim, e do decurso deste protocolo, a CFN complementou a nossa tarefa de visitas aos projectos em 29 projectos florestais, tendo ficado excluídos deste acordo os Pedidos de Pagamento (59 projectos) que entraram na DRAPN em data posterior ao prazo de vigência daquele Protocolo. Assim, e uma vez que a DAAP não dispôs de recursos humanos, da área florestal, que permitisse constituir uma equipa para a realização do controlo (de carácter obrigatório sempre que se trate de projecto com Auto de Fecho), o assunto foi oportunamente colocado à consideração superior (mantendo-se ainda por solucionar). 10

11 Pelo atrás referido, e conforme tabela seguinte, considero não só foi atingido o objectivo que me foi determinado (de acompanhar 95% de projectos) mas sim ultrapassado dado que foram acompanhados efectivamente 99% dos processos da dependência da DAAP de Braga. Programas/Medidas Análise de Processos Vistorias de Acompanhamento Vistorias libertação GB Acompanhamento Nº % VITIS VITIS VITIS VITIS RPU Modelo T AGRIS - contratação AGRIS Acção AGRIS Acção AGRIS PPs geral AGRIS Acção AGRO - Acções de Acompanhamento AGRO Medida AGRO Medida 1 Pagamentos AGRO Medida AGRO Medida 3 Pagamentos AGRO Medida AGRO Medida 5 Pagamentos Comunicações das destilarias Retiradas sob controlo dos subprodutos Tomada a cargo de álcool Mosto - Intenção de Enriquecimento Reg FTA RURIS FTA RURIS FTA Pagamentos Reg Cessação de Actividade RURIS Reforma Antecipada PRODER Acção PRODER Acção PRODER Acção

12 Programas/Medidas Análise de Processos Vistorias de Acompanhamento Vistorias libertação GB Acompanhamento Nº % PRODER Acção PPs Garantias, Fianças, Avales TOTAL OB3 - Adequar a análise ao PDR Regional Relativamente à implementação deste objectivo na análise dos PAs ao PRODER toda a equipa de trabalho teve por referência quer os valores técnicos inseridos nas tabelas constantes dos Modelos de Análise quer, e sempre que tal foi solicitado, os pareceres técnicos emitidos pela estrutura Help-desk da DRAPN (instituída através de Despacho do Sr. Director Regional de Agricultura). Na ausência de conhecimentos técnicos dentro da DRAPN sobre determinada matéria, tendo em atenção as especificidades técnicas de alguns dos projectos, recorreu-se aos conhecimentos de outros organismos (p. ex. da AFN) ou mesmo de empresas privadas, validados em tempo pela responsável da divisão. Não detendo nesta data qualquer listagem, emitida pela coordenação, que permita verificar a aplicação do indicador estabelecido, verifica-se que até à presente data os pareceres emitidos pela equipa da DAAP tiveram a concordância por parte da coordenação. Assim este facto, permitindo-nos concluir que a análise e os pareceres emitidos foram adequados em 100% dos PAs, leva-nos a concluir que o objectivo foi ultrapassado. OB4 - Garantir uma cobertura de 80% das despesas gerais, com a assistência técnica As despesas de funcionamento da DAAP assentaram essencialmente, em 2008, em despesas com comunicações (41%), consumos de secretaria (16%), encargos de instalação, limpeza e higiene (17%), combustíveis e lubrificantes (13%) e em ajudas de custo (8%). Dado que, por um lado, em Braga grande parte do valor acumulado das despesas da DAAP refere-se a despesas indirectas, isto é, atribuídas através de critérios de imputação estabelecidos pela DSAR (comunicações, energia e limpeza) e, por outro, em Chaves, o Núcleo da Divisão se situa em instalações do IFAP cujas despesas de funcionamento foram pagas por aquele organismo, o valor de 36395,62 não retrata as verdadeiras despesas da divisão. Contudo, e uma vez que o indicador estabelecia que 80% do valor da despesa de funcionamento fosse suportada pelas verbas da assistência técnica (disponíveis nos programa AGRO, AGRIS e PRODER), a informação daquela divisão demonstra que 100% das despesas foram justificadas através daqueles programas, pelo que se considera que o objectivo foi ultrapassado. 12

13 OB5 Reduzir o nº de reclamações De acordo com o OB2 Promover o acompanhamento dos projectos pretendemos não só a recuperação efectiva de todo o histórico processual herdado do IFAP mas também reduzir amplamente o número de reclamações existentes com os atrasos verificados na tramitação dos processos. Ao termos conseguido acompanhar a totalidade dos projectos, a cargo da DAAP, a satisfação dos nossos clientes melhorou sem dúvida. Os casos registados em que os promotores dos projectos, dirigindo-se superiormente, alegavam atrasos e/ou não resolução dos pagamentos foram os mesmos identificados por se tratar de situações irregulares aguardando as regularizações dos processos; situações que foram alvo de correcções de procedimentos (auditorias das finanças ao IFAP, p.ex.); situações por falta de entrega por parte dos promotores de documentação e/ou justificação; Contudo, e não tendo sido viável manter um registo actualizado destas situações, nem o processo de registo de correspondência em GESCOR permite fazer tal registo, não nos é possível evidenciar que se atingiu o presente objectivo. Relativamente aos inquéritos aplicados na DRAPN desconhece-se, por um lado, se os mesmos contemplavam alguma questão relacionada com a avaliação de projectos e se sim quais os resultados dos mesmos relativamente à satisfação destes clientes. OB6 - Aplicar, nos termos da lei, o sistema de avaliação de desempenho a 100% dos trabalhadores da U.O., assegurando a qualidade do processo de aplicação Conforme estipulado na lei a Avaliação de Desempenho foi aplicada a todos os funcionários da DAAP à excepção de 1 que se encontrava com baixa médica de longa duração. Durante o ano de 2008 foram registadas 2 reclamações à avaliação de Desempenho de 2007, tendo a CCA emitido Parecer que confirmou a avaliação efectuada pelo avaliador. Deste modo, considero ultrapassado o objectivo. OB7 - Executar as acções de formação previstas no plano Tendo em atenção que o plano de formação da DRAPN não contemplou, em 2008, as matérias técnicas que dizem respeito às tarefas desenvolvidas, no dia a dia, pelos técnicos da DAAP na análise de projectos (necessidades essas constantes de listagem que foi remetida superiormente), houve necessidade de internamente colmatar tal falha. Assim, se em termos de matérias específicas (análise de projectos no âmbito do AGRO, Regras da contratação pública, ) realizaram-se acções de formação em que os formadores foram os próprios técnicos da DAAP de Braga já no que se referiu ao PRODER a chefe de divisão promoveu a formação aos técnicos na sequência das acções de formação recebidas no GPP em Lisboa. 13

14 Deste modo, através do Plano de Formação da DRAPN foi possível ministrar cerca de 798 horas de formação à equipa da DAAP e graças ao desenvolvimento de acções de formação internas na DAAP e com recurso a acções de formação externa foram ministradas um total de 1497 horas de formação. Apesar de no 1º semestre se ter verificado um extravio da lista das inscrições na formação, por parte dos serviços respectivos, e no 2º semestre não ter havido autorização para a frequência de acções de formação (impedimento imposto pelo Sr. Director Regional devido ao calendário de análise de Pedidos de Apoio ao PRODER) consideramos que não só se atingiu o objectivo mas que se superou (uma média de 51,6 horas de formação por funcionário). 14