Willow Creek Association. The Global Leadership Summit. Documentos de orientação e referência para o Gerente de Eventos

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1 Willow Creek Association The Global Leadership Summit Documentos de orientação e referência para o Gerente de Eventos

2 Índice S E Ç Ã O 1 Equipe para execução da Conferência S E Ç Ã O 2 Planejamento & Cronograma da Conferência S E Ç Ã O 3 Cuidados com Voluntários S E Ç Ã O 4 Atendimento aos Participantes S E Ç Ã O 5 Cuidados Médicos S E Ç Ã O 6 Reembolso de Despesas S E Ç Ã O 7 Central de Recursos Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 2

3 Quem é o Gerente de Eventos? Como Gerente de Eventos, você tem um papel crucial a desempenhar no Global Leadership Summit. Você vai liderar e dirigir uma equipe de voluntários que servirão os participantes da conferência com excelência, a fim de proporcionar uma experiência inesquecível onde Deus possa falar e mudar suas vidas. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 3

4 A Equipe Operacional da Conferência Quem monta a equipe? Equipe Operacional de Voluntários Cada local terá sua particularidade na escolha da equipe com base em suas instalações. No entanto, recomendamos que a equipe seja composta dos seguintes membros: Gerente de Eventos: Lidera e supervisiona a equipes operacionais através do processo de preparação, em cooperação com o representante WCA. Coordenador dos Voluntários: Coordena e recruta voluntários, atribui a eles trabalhos específicos de acordo com seus cronogramas e faz a supervisão. É responsável pela Sala de Reunião de Voluntários e pelo Check-in dos Voluntários. Coordenador de Inscrições: Implementa, organiza e supervisiona o espaço para novas inscrições no dia do evento com eficiência, bem como o local para soluções de problemas dos participantes durante a conferência. Coordenador de Atendimento ao Participante: Supervisiona, organiza e treina voluntários nas seguintes áreas: Central de Informações, Recepção dos Participantes, Condução dos Participantes, Equipe de Oração, Equipe de Estacionamento e Equipe de Emergência. Coordenador de Hospitalidade: Coordena o fornecimento de todas as refeições e lanches (alimentos e bebidas) para os facilitadores e voluntários (incluindo o dia de treinamento e montagem), bem como para os participantes do evento nos dias da conferência. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 4

5 Coordenador da sala de Oração: Recruta a equipe de oração e está disponível na sala de oração durante toda a conferência, orando com a equipe, individualmente ou com os participantes da conferência quando solicitado. Coordenador de Recursos: Mobiliza e lidera voluntários que irão organizar e trabalhar a área de recursos. Ajudam na desmontagem da área. Coordenador da Instalação: Forma uma equipe que ajude na arrumação e organização geral do prédio onde é realizada a conferência, limpando e cuidando do local durante todo o evento. Produtor: Responsável por tudo o que acontece dentro do auditório (salão principal) e trabalhará junto com o Líder do Culto, Coordenador Técnico e Coordenador da Equipe de Teatro. Coordenador de Administração & Finanças Responsável por detectar e reportar todas as despesas da conferência diretamente para o representante WCA. Desenvolvimento e construção da sua equipe de voluntários. Lembre-se de pensar neste evento como uma oportunidade para construir em seu voluntário a capacidade de conduzir e liderar equipes. Entendemos que este é um evento emocionante e está sendo nos dada a oportunidade de servir a Deus para a sua glória. Compartilhe este entusiasmo e esta emoção com sua equipe e seus voluntários. Para aqueles que ainda não tiveram a oportunidade de liderar um evento desta magnitude antes, aqui está uma grande oportunidade de desenvolver líderes importantes. Se eles tiverem uma boa experiência, eles voltarão sempre. Isto irá tornar o seu trabalho mais fácil. Quando entramos em um evento com este pensamento, olhamos para ele como uma oportunidade para capacitar e encorajar líderes. Certifique-se de que seu tempo de preparação não está focado apenas na logística do evento. Reserve também um tempo para refletir sobre aquilo que Deus está fazendo. Ore pelos participantes, voluntários, facilitadores e todas as outras partes envolvidas para que este evento funcione perfeitamente. Tenha certeza de que você não está se sobrecarregando e se preocupando somente com pequenas coisas, tenha a oportunidade de olhar para a grandeza deste evento e ver o trabalho que Deus já tem feito e fará em diferentes áreas do seu país. Além disso, fique sempre disponível para a sua equipe se eles precisarem de você, por qualquer razão que seja. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 5

6 O quê ou quem você está servindo através do Global Leadership Summit? Instruções: Isso pode ser feito em um grupo com um flipchart ou em pequenos grupos. 1. Na camada inferior da pirâmide, peça aos membros da equipe para identificar quem ou o quê faz o Global Leadership Summit acontecer; 2. Assim que Deus e a oração são identificados, pegue essas duas palavras e coloque-as na parte debaixo da pirâmide explicando que a oração preside tudo o que fazemos, e que Deus é a base para tudo o que fazemos. 3. Combine palavras e valores para restringir o âmbito de aplicação, discuta os valores, objetivos e público-alvo trabalhando em direção ao topo da pirâmide. 4. Acabe com o participante sendo o topo da pirâmide - "a nossa prioridade número 1." 5. Você pode usar esta ilustração para destacar os nossos valores e os objetivos e como uma forma de enfatizar a prioridade número um o Participante. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 6

7 Exemplo da Piramide Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 7

8 O Roteiro da Conferência O que é? O Roteiro da Conferência é destinado a ajudar a Equipe Organizacional da Conferência a ter um documento com todos os detalhes específicos do que acontece durante a organização, execução e limpeza do evento. Descobrimos que esta ferramenta ajuda cada um dos membros da Equipe Organizacional da Conferência a conhecerem o seu papel e dá dicas no processo de realização. Utilize essa ferramenta para planejar o Global Summit, especialmente nos países onde o evento acontecerá em mais de uma cidade. Quem é o responsável pelo roteiro? O Gerente de Eventos da Igreja hospedeira será responsável por manter o roteiro atualizado e por distribuí-lo a todas as partes necessárias. 1. O Diretor de Eventos da WCA irá fornecer o roteiro para cada um dos sites do Brasil. 2. Você, como Gerente do Evento, é responsável por manter o roteiro atualizado e por distribuí-lo para a sua equipe após cada revisão. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 8

9 O que fazer a partir daqui? 1. Organize sua equipe Como você pode ver no roteiro, há algumas atribuições recomendadas para a sua Equipe de Operações que nós fortemente recomendamos, a fim de ter uma experiência do evento bem-sucedida, divertida e sustentável: Nós recomendamos que você não tente desempenhar vários papéis; não tente fazer tudo sozinho. Se você está carregando mesas, limpando e guardando, será difícil gerenciar um evento. Mais importante ainda, você pode estar roubando de alguém o lugar e a alegria de servir. Permita que outras pessoas utilizem os seus dons para servir alegremente. Você vai conhecer mais sobre recrutamento e cuidados para com os voluntários mais tarde; entretanto, na escolha de um líder de equipe, considere as seguintes qualidades: Conhecimento ou experiência na área que você está recrutando; Coração no ministério de servir; Como um líder de equipe, alguém que é um bom recrutador é uma grande qualidade. Se você planejar bem o seu evento, utilizar o roteiro e organizar a sua equipe bem, você poderá concentrar-se nas necessidades de última hora que sempre surgem (por exemplo, situações de emergência, solução de problemas). O roteiro permite a você uma liberdade para dar uma mão e ajudar a sua equipe. Os benefícios de manter um roteiro bem planejado são infinitos. 2. Personalize o roteiro É do Gerente de Evento da Igreja hospedeira a responsabilidade de personalizar e/ou atualizar o roteiro. Por quê? Porque você é a pessoa que conhece melhor o seu prédio. Comece na primeira página e preencha a data, a Igreja Hospedeira, Gerente de Evento da Igreja Hospedeira e o representante WCA Em seguida, adicione os nomes dos membros da sua equipe Operacional e informações de contato; Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 9

10 Altere o rodapé de forma que mostre claramente a versão do roteiro que você está usando (#. da página, data - Roteiro #) Comece a atribuir a cada um dos locais em branco, como: o Sala de Oração (localização) o Central de Informação (localização) o Localização dos locais para Break o Centro de Recursos (localização) 3. Faça uma reunião para a elaboração do roteiro Quem tem que estar lá? Todos os líderes de sua equipe devem participar; Percorra todos os pontos do roteiro; Alguns de vocês terão outras coisas acontecendo no seu edifício durante o tempo do Summit (Programações com Crianças, Reuniões de oração, etc.). Se há conflitos em potencial, tenha uma reunião com todas as pessoas-chave para ajudar a identificar os problemas e como eles poderão ser resolvidos rapidamente; Sugestão: Escreva modificações / acréscimos em tinta vermelha na margem direita. 4. Atualização do roteiro Considere fazer todas mudanças em uma fonte colorida de modo a que a equipe possa ver que mudanças foram feitas no roteiro Mude o rodapé para mostrar que você criou um roteiro atualizado (ou seja, Roteiro n. 1, Roteiro n. 2); Agora você está pronto para distribuir o roteiro atualizado. 5. Distribuindo o roteiro atualizado Todos da equipe têm a necessidade de receber o roteiro atualizado (Não se esqueça de enviar uma cópia para o representante WCA do evento) Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 10

11 Cronograma 1. O que é? O cronograma é uma ferramenta que permite você saber a data que cada tarefa precisa ser concluída. O cronograma começa 5 meses antes do seu evento e termina duas semanas após a conferência. As datas no cronograma são automaticamente calculadas na planilha do Excel quando é preenchida a data do evento. 2. Calculando o seu cronograma Faça o download do cronograma no Summit Central e salve em seus arquivos. Abra o arquivo cronograma de sua pasta e digite: 1. Nome do País (célula A3) 2. Nome da Cidade (célula C3) 3. Data do Summit (célula E3) Necessário conhecimento de campo ou experiência na área para qual você está recrutando. 3. Detalhes Adicionais Os cálculos são baseados no número de dias antes do Summit. Estes números estão localizados na coluna B. (Coluna B está escondida neste documento) Para alterar a data de conclusão, você deve alterar o número na coluna B. 1. Exiba a coluna B Selecione as colunas A e C Clique com o botão direito do mouse e selecione reexibir. 2. Atualize o número ao lado da data de conclusão 3. Salve a planilha 4. Oculte a coluna B (se desejado) Selecione a coluna B Clique com o botão direito do mouse e selecione ocultar. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 11

12 Roteiro da Conferência da Igreja Hospedeira WCA Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 12

13 Global Leadership Summit Equipe Operacional da Conferência Equipe Op. Igreja Hospedeira Nome N. Telefone Endereço de Gerente de Eventos Coordenador de Recursos Produtor Coordenador de Inscrições Coordenador de voluntários Coordenador de atendimento aos participantes Coordenador da recepção Coordenador das instalações Coordenador de Adm. & Finanças Equipe WCA Nome N. Telefone Endereço de Diretor de Eventos/WCA Representante Diretor de Recursos Coordenador de comunicação Produtor Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 13

14 A SEMANA DA CONFERÊNCIA: 1. Chegada de carregamentos com suprimentos e recursos (Insira a data de chegada) a) Conte as caixas que chegarem. O representante WCA deverá ser chamado para garantir que todas as caixas tenham chegado. Receba as caixas, certifique-se de que serão colocadas na Sala e avise (Líder da equipe de recursos) assim que elas chegarem. b) Conservar todas as caixas em local seguro até quando necessário. (Sala ) c) Contar o conteúdo das caixas (somente as que foram recebidas diretamente das editoras) e conferir todos os produtos com a nota fiscal (ou lista dos produtos). (Líder da equipe de recursos) fará a revisão, vai conferir novamente e organizar o conteúdo. (as caixas recebidas diretamente da WCA não precisam ser inventariadas) d) Pagar faturas dos recursos recebidos, caso seja necessário. 2. Orientações aos Voluntários Os coordenadores devem ligar para os membros de suas equipes e preparálos com as seguintes orientações: Uniforme; Confirmar horários / datas a) Data: b) Horário: c) Local: d) Providenciar lanches e bebidas e) Passar individualmente o processo do treinamento e as suas áreas: Cronograma Boas vindas & Oração Visão modelo para o evento GLS Revisão geral dos itens dos voluntários Período para perguntas, apresentar equipe operacional Lanches Treinamento da Equipe e tempo de oração: Cópias das descrições das funções / responsabilidades (cores diferentes ajudam bastante) Cópias da programação e horários em que cada equipe irá trabalhar; Treinamentos específicos relacionados aos trabalhos das equipes; Formulários específicos a serem usados pela equipe Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 14

15 3. Última reunião da equipe operacional a) Data: b) Local: c) Horário: d) Última passada no roteiro ACERTOS PARA O DIA DA CONFERÊNCIA 9:00-16:30 dd/mm/aaaa Abaixo você encontra as áreas que serão utilizadas durante a conferência e que precisam ser acertadas: Quem Área da Conferência Área da Igreja / Sala # Área Principal do evento Auditório Local de encontro dos voluntários / Check-In Check-in da conferência Soluções de problemas Espaço de recursos Espaço da Recepção Sala de Oração Banheiros Primeiros socorros/sala para descanso Sala para suprimentos da conferência Horários de utilização Voluntários: Horário de chegada da equipe operacional (insira o horário) Voluntários chegam às (inserir horário) e se encontram para oração e detalhes. O almoço será providenciado para os voluntários (inserir número) (Equipe de hospitalidade) Trabalhos a serem concluídos: Todas as mesas devem ser arrumadas e caixas distribuídas e abertas antes da chegada dos voluntários Arrume todos os espaços da conferência (cada coordenador é responsável pela sua própria área) Montar os pacotes da conferência Pendure todas as placas informativas Prepare o local Pode ser necessário fazer os crachás dos voluntários, caso não tenham sido feitos. As páginas seguintes apresentam especificidades de cada sala a ser arrumada. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 15

16 ROTEIRO PARA PREPARAÇÃO DA CONFERÊNCIA LOCAL PRINCIPAL: Sala: AUDITÓRIO Reservado a partir de: (Inserir datas e horário) Produtor: Palco: Decoração (plantas/flores & cortinas etc) Púlpito Microfone/pedestal para o Facilitador Equipamentos para o Grupo de Louvor Iluminação/Técnica Auditório: RESERVAR assentos para VIPs, Facilitadores, Grupo Musical e Fotógrafo RESERVAR assentos para os organizadores SALA DE REUNIÃO DOS STAFFS & VOLUNTARIOS: Sala: Coordenador: Coordenador dos Voluntários Cadeiras Mesa para inscrição de voluntários com crachás Mesa para chá/café/água, comidas e descartáveis Lixeira e sacos de lixo Quadro com informações sobre o roteiro da conferência e outras informações aos voluntários Decoração (opcional) INSCRIÇÕES PARA A CONFERÊNCIA: Sala: Coordenador: Coordenador de Inscrições Mesa com toalhas Crachás (com cordão/jacaré) com nome do participante e Material do Participante Placas indicativas precisam estar claras e visíveis (acima da altura da cabeça) Lista dos participantes inscritos (em ordem alfabética e por nome da Igreja) Mesa separada para Inscrições a serem feitas no dia Máquinas de Cartões de Crédito, cofre, crachás em branco, Material do Participante Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 16

17 ROTEIRO PARA PREPARAÇÃO DA CONFERÊNCIA SOLUÇÕES DE PROBLEMAS (INSCRIÇÕES): Sala: Coordenador: Coordenador de Inscrições Mesas com toalhas Crachás em branco e Material do Participante Placa indicativa clara e visível (acima da altura da cabeça) Folhas para alteração de inscrição Lista dos participantes (em ordem alfabética e por nome da Igreja) Máquina de Cartão de Crédito (opcional) HELP DESK: Sala: Coordenador: Voluntário Mesa com toalha Placa indicativa clara e visível (acima da altura da cabeça) 2 cadeiras Cartas de confirmação para qualquer informação extra dada aos participantes Agenda da conferência Lista com todos locais do evento. Ex: Sala de oração, banheiros, área de recursos, etc. ÁREA DE RECURSOS: Sala: Coordenador: Coordenador de Recursos Mesa com toalha Placa indicativa clara e visível (acima da altura da cabeça) Definição de recursos Cofre (caixa) e máquina de cartão de crédito Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 17

18 ROTEIRO PARA PREPARAÇÃO DA CONFERÊNCIA SALA DE ORAÇÃO: Sala: Coordenador: Coordenador de Oração Organizar várias cadeiras ao redor da sala Bíblia e flores em uma mesa pequena Lenços descartáveis Água Placa indicativa na porta de entrada BANHEIROS / TOILET: Sala: Veja mapa local Coordenador: Coordenador de Instalações Limpo e fresco Fazer inspeção antes e depois de cada intervalo e lanche Pendurar ou fixar placas indicativas, se necessário Materiais extras PRIMEIROS SOCORROS / SALA DE DESCANSO: Sala: Coordenador: Sofá ou Cadeiras confortáveis Verificar e organizar os materiais de primeiros socorros Fixar placa indicativa na porta de entrada ESTACIONAMENTO: Sala: Coordenador: Voluntários para direcionar os carros às vagas do estacionamento Polícia para direcionar o tráfego (opcional) Voluntários para ajudar os participantes a atravessar as ruas Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 18

19 ROTEIRO DA PROGRAMAÇÃO DOS VOLUNTARIOS PRIMEIRO DIA DE CONFERÊNCIA 7:00 Chegada da Equipe Operacional, Instruções & Oração 7:00 Início dos ensaios no auditório 7.00 Chá/café/Água na sala de descanso para Staff e Voluntários 7:30 Instruções & oração com os Voluntários Verificação final nas salas/áreas (Auditório, Recepção, Livraria, Inscrições,Help Desk, Sala de descanso, Sala de Oração, Sala de 7:45 Primeiros socorros, Banheiros) Verificar os assentos reservados para VIPs e Outros Staff & Voluntários em posição - Estacionamento, Boas vindas, 8:00 Condutores, Inscrições, Help Desk, Livraria Chá/café disponíveis para os participantes (opcional) Livraria aberta 8:00 Área de inscrições aberta Auditório aberto para os participantes (Gerente de Eventos 8:15 coordena junto com o Produtor quando as portas se abrem). 9:00 Início da Programação SESSÃO (INTERVALO DA MANHÃ ) 9:15 - Organizar coffee-break para os Participantes 10:15 Verificar os banheiros Reunião da Equipe Operacional 9.30 Contagem dos Participantes 9:45 Inscrições Parciais no Intervalo encaminhar para o Help Desk 10:15 Coffee Break/Livraria/Help Desk a postos 10:25 Facilitador dá as orientações e libera para o intervalo Intervalo da Manhã Conduzir os participantes para os locais do intervalo 10:30 Introdutores andam pelo auditório coletando lixos Introdutores fazem um intervalo e retornam aos seus postos 10 minutos antes da sessão começar Introdutores a postos 10:50 Anúncios para os participantes retornarem ao Auditório (chamadas de 10 & 5 min) SESSÃO (ALMOÇO ) 11:15 Verificar banheiros Reunião da equipe operacional 11:30 Organizar a sala do Staff e Voluntários no intervalo Organizar área de coffee break dos participantes VIP (opcional) Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 19

20 12:20 Todos os voluntários a postos Livraria, Help Desk & Introdutores 12:30 Facilitador dá instruções e libera para o almoço 12:30 13:30 Almoço servido para VIPs e participantes (opcional) Livraria Aberta Introdutores andam pelo auditório coletando lixo 12:45-13:15 Staff & Voluntários (que não estejam trabalhando) fazem um intervalo 13:20 Introdutores a postos 13:20 Anúncios para os participantes retornarem ao Auditório (chamadas de 10 & 5 min) SESSÃO (INTERVALO DA TARDE ) 14:00-14:15 14:50 Arrumar coffee break da tarde para os participantes Verificar banheiros Todos os voluntário a postos Todas as áreas funcionando (Recepção, Livraria, Help Desk) 15:00 Facilitador dá instruções e libera para o coffee break Coffee Break da tarde Conduzir os participantes para os locais do intervalo 15:00 Introdutores andam pelo auditório coletando lixo Introdutores fazem um intervalo e retornam aos seus postos 10 minutos antes da sessão começar. 15:20 Introdutores a postos 15:20 Anúncios para os participantes retornarem ao Auditório (chamadas de 10 & 5 min) SESSÃO : :00 17:15 Voluntários de Hospitalidade começam a limpar e arrumar tudo para o próximo dia. Reunião da Equipe Operacional. Help Desk, Voluntários da Livraria a postos Todos os outros voluntários disponíveis a postos para ajudar na saída dos participantes. Encerramento dado pelo facilitador Primeiro dia de Conferência completado. Quando todos participantes forem embora, preparar para o segundo dia de conferência. Recepção, Help Desk, livraria, introdutores Verifique todas as áreas e deixe-as limpas Staff & Voluntários deixar os crachás. Recarregue a bateria dos rádios comunicadores / Celulares durante toda a noite. (opcional) Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 20

21 ROTEIRO DA PROGRAMAÇÃO DOS VOLUNTÁRIOS SEGUNDO DIA DE CONFERÊNCIA 7:00 Chegada da Equipe Operacional, Instruções & Oração 7:00 Começa os ensaios no auditório 7.00 Chá/café/Água na sala de descanso para Staff e Voluntários 7:30 Instruções & oração com os Voluntários Verificação final nas salas/áreas (Auditório, Recepção, Livraria, Inscrições,Help Desk, Sala de descanso, Sala de Oração, Sala de 7:45 Primeiros socorros, Banheiros) Verificar os assentos reservados para VIPs e Outros Staff & Voluntários em posição - Estacionamento, Boas vindas, 8:00 Introdutores, Inscrições, Help Desk, Livraria Chá/café disponíveis para os participantes (opcional) Livraria aberta 8:00 Área de inscrições aberta Auditório aberto para os participantes (Gerente de Eventos 8:15 coordena junto com o Produtor quando as portas se abrem). 9:00 Início da Programação SESSÃO (INTERVALO DA MANHÃ ) 9:15 - Organizar coffe break para os Participantes 10:15 Verificar os banheiros Reunião da Equipe Operacional 9.30 Contagem dos Participantes 9:45 Inscrições Parciais no Intervalo encaminhar para o Help Desk 10:15 Coffee Break/Livraria/Help Desk a postos 10:25 Facilitador dá as orientações e libera para o intervalo Intervalo da Manhã Conduzir os participantes para os locais do intervalo 10:30 Introdutores andam pelo auditório coletando lixo Introdutores fazem um intervalo e retornam aos seus postos 10 minutos antes da sessão começar Introdutores a postos 10:50 Anúncios para os participantes retornarem ao Auditório (chamadas de 10 & 5 min) SESSÃO (ALMOÇO ) 11:15 Verificar banheiros Reunião da equipe operacional 11:30 Organizar a sala dos Staffs e Voluntários no intervalo Organizar área de coffee break dos participantes VIP s (opcional) Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 21

22 12:20 Todos os voluntários a postos Livraria, Help Desk & Condutores 12:30 Facilitador dá instruções e libera para o almoço 12:30 13:30 Almoço servido para VIPs e participantes (opcional) Livraria Aberta Introdutores andam pelo auditório coletando lixo 12:45-13:15 Staff & Voluntários (que não estejam trabalhando) fazem um intervalo 13:20 Introdutores a postos 13:20 Anúncios para os participantes retornarem ao Auditório (chamadas de 10 & 5 min) SESSÃO (INTERVALO DA TARDE ) 14:00-14:15 14:50 15:00 Arrumar coffee break da tarde para os participantes Verificar banheiros Todos os voluntário a postos Todas as áreas funcionando (Recepção, Livraria, Help Desk) Facilitador dá instruções e libera para o coffee break Coffee Break da tarde Conduzir os participantes para os locais do intervalo 15:00 Introdutores andam pelo auditório coletando lixo Introdutores fazem um intervalo e retorna aos seus postos 10 minutos antes da sessão começar. 15:20 Introdutores a postos 15:20 Anúncios para os participantes retornarem ao Auditório (chamadas de 10 & 5 min) SESSÃO Voluntários de Hospitalidade começam a limpar e empacotar tudo. Verificar Banheiros 15:50 Tirar as placas indicativas Desmontar recepção e Livraria Todos os voluntários a postos para ajudar na saída dos participantes Introdutores a postos para recolher os formulários de avaliação e crachás.(caixas disponíveis para isso). Entregar o formulário da avaliação para o Gerente de Eventos 17:00 Encerramento dado pelo facilitador Conferência completada. Quando todos participantes forem embora, empacotar todo o material da conferência. Arrumar os crachás recolhidos Voluntários entregam crachás e rádios 17:15 Verificar todas as áreas e deixá-las limpas Equipe de Produção desarruma o auditório. Qualquer equipamento contratado precisa ser verificado e empacotado para que a empresa venha pegar no dia seguinte. A definir Celebração com os voluntários Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 22

23 Cuidados com Voluntários Voluntários Porque precisamos deles Não há dúvidas de que o sucesso de uma conferência realmente se apóia nos ombros de nossos voluntários. É com seus corações de servos que vemos continuamente o sucesso dos eventos do WCA. Todos os voluntários devem entender que seu propósito é o de servir durante a conferência. Pode ser que a ajuda deles em outras frentes seja necessária quando a tarefa à qual foram designados for completada. Aceitar qualquer tarefa durante a conferência, será um diferencial. Qualquer pessoa que queira participar da conferência deverá se registrar como participante e NÃO como voluntário. Durante o recrutamento é fundamental transmitir aos voluntários a visão do importante papel que eles têm servindo o eterno propósito de Deus a construção de Seu Reino. Voluntários Eles fazem um mundo de diferença! Serviço e Formação Espiritual caminham lado a lado Frequentemente, quando se promove uma conferência e se procura fazer com que os participantes cresçam, não percebemos a oportunidade de transformação embutido no serviço de nossos voluntários. Voluntários de conferências freqüentemente atestam que o que ocorre com eles excede o que acontece através deles em seu trabalho. Servir em uma conferência é uma excelente oportunidade de crescimento para pessoas de qualquer nível de desenvolvimento espiritual. É uma forma única de fazer com que pessoas deem o primeiro passo em direção ao serviço para o Senhor, pois cria um alto nível de energia e entusiasmo, e não requer comprometimento de longo prazo. Para quem serve há tempos, isso permite que possam alcançar além dos muros de seu ministério, ajudando os que procuram construir a Igreja. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 23

24 Para maximizar o impacto da conferência em sua igreja e em seus voluntários são necessários foco e planejamento. Mais do que contentar-se em completar uma tarefa, é necessário procurar a vontade de Deus na tarefa, tanto para o participante quanto para o voluntário. Abaixo estão algumas orientações para obter o maior impacto possível da oportunidade de servir em sua igreja: Orar Ore para que Deus comece a cultivar um coração de servo em seus voluntários e que Ele use esse evento para fazê-los crescer, assim como sua igreja. Crie Visão de Oportunidade Criar uma visão do que Deus tem feito em sua igreja e região. Fale de como você sente Deus chamando sua igreja a receber essa conferência agora. Personalize a oportunidade de ser parte do movimento do Espírito Santo e então expresse como a igreja necessita da participação de cada um. Considere usar o testemunho de alguém que tenha servido em uma conferência, ou fale sobre o número de igrejas ou pessoas que estarão representadas pelos líderes na conferência (ministro de um que se torna ministro de dez) para então ilustrar o impacto da mesma. Planejamento Planeje as oportunidades de voluntariado para que, quando as pessoas investirem seu tempo e talentos na conferência, eles sejam bem utilizados. Facilite o envolvimento Crie um processo centralizado de inscrição de voluntários que contenha uma lista de oportunidades. Isto permitirá um melhor gerenciamento de necessidades através da habilidade de balancear o número de voluntários contra o número de oportunidades na conferência como um todo. Defina Expectativas de Serviços Encoraje os voluntários a servirem com coração aberto esperando que Deus fale com eles durante o trabalho. Crie uma Identidade de Honra Crie uma identidade de honra para os voluntários usando etiquetas de identificação únicas que incluam um slogan ou declaração de identidade. Isso pode ser feito com a inserção de um papel colorido que diga Estou aqui para servir ou as etiquetas podem ser pré-impressas já com essa frase, ou algo similar. Isso os destacará dos participantes com um rápido olhar e permitirá aos participantes que os reconheçam e agradeçam a eles pelo serviço. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 24

25 Servir em Comunidade Crie um senso de comunhão formando e usando equipes para servir na conferência. Permita um tempo em grupos entre as tarefas, mesmo que sejam dez ou quinze minutos, para construção de unidade e compartilhamento de experiências. Discutir e Celebrar Marque uma hora para discussão e celebração após o evento. Discuta as operações e tarefas, mas também discuta as experiências. Afirme e sele a experiência com celebração. Lembre-se que conferências não são um serviço com vagas a serem preenchidas, mas sim OPORTUNIDADES para servir oportunidades para crescer experimentando Deus e seu trabalho e você tem a oportunidade de prover esse privilégio às pessoas!! Recrutando Seus Voluntários Sua responsabilidade não é só a de ajudar a preencher as vagas de oportunidades para voluntários, mas também cuidar deles durante o processo. Quando você recruta o voluntário certo para a oportunidade certa, você está oferecendo uma oportunidade de ajudar a fazer crescer um coração servo nas pessoas. Decida como irá recrutar seus voluntários e comunique a sua equipe operacional. Você tem um contato para cada oportunidade de voluntariado? Você tem um coordenador de voluntário para cada equipe a ser recrutada? Na sua Igreja um ministério pode ter a sua "própria" área específica ou um dia específico? Defina cada oportunidade de voluntariado segundo habilidades, dons e interesses individuais. Utilize seu tempo para entender o número de voluntários necessários em cada área. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 25

26 Estratégias para Recrutamento de Voluntários Onde recrutar? Igreja ou igrejas em sua área Mães que ficam em casa Famílias Seniores ou Aposentados Grupos de Estudo Bíblico Grupos de servos estabelecidos em sua igreja Como recrutar? Convites em boletins Escreva aos seus líderes de diferentes áreas para que ajudem a recrutar Anúncios do púlpito durante os cultos Contate equipes de eventos especiais com dons de ajuda e hospitalidade NOTA: Veja exemplos de convites para voluntários ao final desse capítulo Pessoas têm a chance de servir sem um comprometimento de longo prazo Ótima forma de membros convidarem não cristãos a servirem com eles Tenha em mente que você não está pedindo a eles um favor, está dando a eles a oportunidade de servir Se perguntar a um voluntário porque ele ou ela começaram a servir em certo tempo em um certo lugar, a maioria irá encolher os ombros e dizer Porque alguém me pediu. A Revolução do Voluntariado Bill Hybels Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 26

27 Descrições de Oportunidades de Voluntários Oportunidades de voluntariado irão variar em cada local. Equipe operacional da Conferência Descrições inclusas nessa seção. A Equipe Operacional inclui o Gerente do Evento, Coordenador de Voluntários, Coordenador de Inscrições, Coordenador de Atendimento ao Participante, Coordenador de Recepção, Coordenador de Oração, Coordenador de Recursos, Coordenador das Instalações, Produtor e Coordenador Financeiro. Outras Oportunidades de Voluntariado Equipe de Check-in de Inscrições Recepcionar participantes e distribuir materiais da conferência. Muitas vezes essa será a primeira interação do participante com a igreja. Portanto certifique-se de que esses voluntários sejam amáveis, familiarizados com a igreja e possam trabalhar sob pressão. Centro de Informações da Conferência Responder às perguntas dos participantes durante a conferência. Essa área serve como local central para que os participantes recebam informações sobre os ministérios da igreja hospedeira, informação sobre localizações e guia de restaurantes. É bom que esses voluntários sejam bons em indicar direções e conheçam os restaurantes e outros tipos de comércio da região. Equipe de Hospitalidade Preparar e fornecer comida e bebida aos participantes e voluntários / equipes de staff. Fornecer comida ao staff e voluntários durante o(s) dia(s) de preparação. Equipe de Instalações Assegurar-se de que participantes estão em uma instalação limpa e equipada, que irá melhorar sua experiência na conferência como um todo. Providenciar suporte e ajuda física, preparando as instalações e cuidando da reorganização após o evento. Flutuantes Pessoas com disposição para ajudar onde for possível, onde for necessário. Recepção Recepcionar e encaminhar os participantes pelas instalações no início de cada dia, antes e depois do almoço, e ao final de cada dia. Suporte Médico Uma pessoa que esteja no local ou de plantão para atendimento médico emergencial durante o evento. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 27

28 Equipe de Estacionamento Recepcionar e direcionar os participantes quando entram e saem do estacionamento, fazendo com que eles se sintam bem-vindos desde o momento de chegada. Equipe de Oração Interceder pelos participantes da conferência, voluntários e palestrantes. Estar à disposição na Sala de Oração durante a conferência, orando como equipe, individualmente ou com participantes da conferência quando requerido. Soluções de Inscrições Providenciar ajuda aos participantes que têm problemas no registro da inscrição. As funções podem incluir confecção de crachás e recebimento de pagamento. Esses voluntários precisam ser organizados e também devem trabalhar bem sob pressão. Equipe do Centro de Recursos Supervisionar mesas com recursos, estar familiarizado com os materiais e dar assistência aos participantes em suas compras. Eles precisarão estar confortáveis em manusear dinheiro e serem capazes de trabalhar sob pressão. Centro de Recursos para Preparo Ajudar a desembalar caixas de recursos, a fazer inventário, a colocar os preços e a disponibilizar produtos para o centro de recursos. Equipe de Introdução Conduzir participantes já registrados ao auditório, ajudar com apostilas e estar preparados para atender qualquer necessidade que se apresente durante a conferência. Local de Encontro de Voluntários/Check-in Registrar voluntários à medida que eles cheguem e ajudar a manter o local de encontro limpo e organizado com bebidas. NOTA: Descrições detalhadas sobre voluntários no Summit Central. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 28

29 Quantidade de vagas recomendadas para Voluntariado Abaixo, você encontra uma tabela com o número de voluntários recomendado em cada área. Você pode usas essas informações como uma ferramenta quando começar a recrutar os voluntários. Estas informações devem ser adaptadas de acordo com a necessidade e realidade do local onde acontecerá o evento. Áreas para voluntariado participantes participantes Central de informações Instalações Flutuadores Hospitalidade Recepção 2 por porta 2 por porta 2 por porta 2 por porta Check-in Suporte Médico Assistente para reorganizar e limpar. (Somente no ultimo dia - limpeza) Equipe de Estacionamento Equipe de oração Soluções de problemas 3/1 3/1 3/1 4/2 Livraria Organização da Livraria Introdutores 2 por porta 2 por porta 2 por porta 2 por porta Sala de reunião dos voluntários Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 29

30 Cuidados para com seu Voluntário Tenha certeza de que o local de reunião de voluntários está bem sinalizado. Tenha um ponto de check-in central Tenha alguém disponível para receber e dar as boas vindas ao Voluntário Providencie a eles um cronograma da conferência Providencie detalhes sobre a conferência o que é, quantas pessoas irão participar, informações sobre alimentação nos intervalos etc... Crachás/Faixas Providencie crachás diferentes para destacar os seus voluntários Exemplo: Imprima no crachá Aqui para servir Deixe destacado também a área em que ele está servindo Exemplo: Recepção, condução e etc. Encontre alguém para patrocinar o fornecimento de camisetas (uniformes) para os seus voluntários (opcional) Instruções para o serviço Providenciar um papel com instruções e regras para os voluntários Dê, também, instruções verbais Providenciar um cronograma para avisá-los quando e onde precisam estar a postos Pessoas-Chave Comunicar que um voluntário chegou para servir em sua área. Tenha a pessoa-chave para explicar o que é necessário fazer nesta oportunidade de serviço Ambiente da sala de reunião dos Voluntários Lugar para relaxar e aproveitar a comunhão entre irmãos Decoração, salgadinhos e musica ambiente Assistir à conferência durante o tempo de descanso (se houver TVs disponíveis) Comida Providencie salgados e aperitivos durante o dia e a tarde Monte cestas com doces para colocar nas mesas Providencie o almoço na sala de reunião dos voluntários. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 30

31 Oportunidade de assistir à conferência Se você tem espaço suficiente no auditório e consegue fazer com que os voluntários saiam em silêncio, você pode permiti-los assistir à conferência. Você pode, também, providenciar uma sala com comida, onde ele pode entrar e sair enquanto ele tiver tempo disponível. Por favor, deixe claro e avisado que eles estão aqui para servir, e que, geralmente, terão que sair do auditório 10 minutos antes da sessão terminar. Voluntários podem ver as sessões antes ou depois do seu horário de serviço. Encorajamento/Apreço Envie cartas ou cartões de agradecimento para todos os seus voluntários Convide os voluntários para uma pequena festa para comemorar este trabalho em equipe. Tenha uma pessoa chave com a lista de nomes e endereços para lhe ajudar. (providencie um bloco de notas com os endereços) Considerações adicionais / Comentários 1. Avaliação dos Voluntários Envie para os voluntários uma ficha de avaliação do evento Avise aos voluntários do cuidado e da importância desta avaliação. 2. Respostas de outros Ministérios Ao criar uma boa atmosfera e aumentar o valor do servir, este evento se torna um trampolim em toda a sua igreja; Muitos de nossos ministérios criaram uma equipe de voluntários para os Eventos especiais, que trabalham somente em eventos específicos durante o ano. Isso faz com que os voluntários que servem sempre, tirem uma folga e deem a estes a oportunidade de servir regularmente após o evento. NOTA: Algumas igrejas não tem visão de voluntariado. Se a Igreja precisa entender a visão de voluntariado e de cultivar o coração de um servo, nós recomendamos o livro Living Beyond Yourself e o livro de Bill Hybels: A Revolução do Voluntariado 3. Prazos VOCÊ PRECISA DELES! Os voluntários são as pessoas que fazem o grosso da conferência... nós fazemos muito pouco perto de tudo o que eles fazem. Por isso, devemos sempre atendê-los da melhor maneira. É muito importante que você dê a eles oportunidades que eles não vão esquecer jamais... faça disso algo divertido!! Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 31

32 Treinamento do Voluntário Exemplo da Agenda de treinamento do Voluntário 1. Boas vindas & Introdução Agradecimento O valor dos voluntários Os ministérios acontecem fora do Auditório. Criar um ambiente livre de distração Apresente os líderes de equipe 2. Logística de Voluntários Dar instruções para os voluntários dizendo quando e onde terão que fazer o check-in e o check-out em cada dia. Recolher os crachás dos voluntários no final de cada dia Explique a diferença dos crachás dos voluntários e dos crachás dos participantes Coloque o cronograma da conferência atrás dos crachás ou providencie separadamente no local de reunião dos voluntários Explique para os voluntários onde poderão achar comidas e bebidas disponíveis a eles durante a conferência. Mostre para os voluntários onde estão as chaves para os locais do evento no prédio: sala de reunião dos voluntários, soluções de problemas, Central de informações, achados e perdidos etc. 3. Sugestões adicionais válidas Faça Contato ocular Comece e termine o contato com o participante olhando diretamente em seus olhos e com um grande sorriso. Receba e dê as boas-vindas para cada participante quando apropriado, receba todas as pessoas com que você entrou em contato anteriormente. Mostre-se na linguagem corporal adequada Fique com postura ereta e de atenção e braços descruzados. Preserve a imagem de sua Igreja Suas ações, comportamento e linguajar refletem sua Igreja para os participantes. Conversar sobre assuntos pessoais ou conversas relacionadas a trabalho é inaceitável. Aproveite!! Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 32

33 4. Informações diversas Explique como será o uniforme. Muitos lugares vão pedir para os voluntários vestirem calças pretas/saias pretas e blusa branca. Explique as informações específicas do local: procedimento de inscrições, fluxo de intervalos, retorno dos intervalos, central de informações etc. Coloque suas expectativas por escrito. Comunicações claras significam menos enganos, menos desentendimentos e voluntários mais felizes. Explique onde eles podem assistir a conferência nos horários de descanso. Durante os intervalos, as únicas pessoas na sala de reunião dos voluntários devem ser os introdutores. Todos os outros deverão estar disponíveis para servir ou interagir com os convidados. Se você já terminou as suas tarefas, veja se você pode ajudar outras pessoas em algum outro lugar Não é permitido crianças, comida ou bebida dentro do auditório. Muitas vezes comunicar isso é um grande desafio, mas mostre educação e graciosidade na hora de explicar este ponto aos participantes. No final do dia, todos os voluntários devem estar a postos para ajudar a saída dos participantes. 5. Equipe de treinamento Cada líder de equipe operacional deve se reunir com sua equipe depois do treinamento geral e dar instruções específicas Ore com sua equipe antes de começar a conferência NOTA: Reforce que todas as ações dos voluntários afetam a maneira como os participantes experimentam o Summit em suas vidas. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 33

34 Posição: Gerente de Eventos (Equipe Operacional) Líder da equipe: Diretor de Eventos / Representante WCA Visão Geral da Posição O Gerente de Evento é basicamente o único contato com o Diretor de Eventos WCA (representante). Esta pessoa irá liderar a Equipe Operacional para assegurar uma experiência excelente do lado de fora do auditório para os participantes da conferência. Dons / Habilidades Acessível por Liderança em organização e construção de uma equipe Administração Delegar tarefas e acompanhamento Comunicação clara e objetiva Orientado a detalhes Solução de problemas e resolução de problemas Conhecimento em Microsoft Office (Word, Excel) Tarefas essenciais que levam à excelência Recrutar líderes para equipes operacionais; educar e capacitá-los de acordo com os detalhes de suas posições. Recrutar e passar a visão para os voluntários (em parceria com a equipe operacional) Repassar os pontos com a equipe operacional para assegurar que as tarefas serão completadas no tempo certo. Estabelecer e manter comunicação com o Diretor de Eventos e representante WCA para informações necessárias e integração das equipes nas áreas de: orçamento, inscrições, livraria, alimentação, sinalização, cronogramas etc. Manter atualizado o plano da conferência antes e durante o evento. Apresentar as cotações de aluguel para o Diretor de Eventos WCA (exemplo: aluguel de mesas, cadeiras, toalhas de mesa, máquinas de café etc) Planejar e liderar as reuniões das equipes operacionais Outros itens para verificar Acesso livre a todos os equipamentos necessários para completar com eficiência as tarefas (Exemplo: computador, impressoras, fax, copiadora, telefone etc.) Comprometimento com o horário o 1 dia de evento: de 5 a 10 horas por semana até 2 semanas antes da conferência, momento em que irá aumentar para 15 a 20 horas por semana o 2 dias de evento: aproximadamente um mês com 10 horas por semana e um mês com 20 horas semanais Instruções ao servir Retirar o seu crachá na sala de reunião dos voluntários e devolver diariamente Reunir sua equipe para últimas instruções e oração antes de começar cada dia. Uniforme Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 34

35 Posição: Coordenador de Voluntários (Equipe Operacional) Líder da equipe: Gerente de Eventos Visão Geral da Posição O coordenador de voluntários garante que as equipes de serviço de voluntários, incluindo líderes, se necessário, são contratadas e programadas para responder às necessidades de serviço da conferência. Dons / Habilidades Liderança de equipes Administração Paixão por encontrar o papel certo para a pessoa certa Tarefas essenciais que levam à excelência Se comunicar sempre com o Gerente de Eventos para determinar os requisitos para os voluntários Recrutar voluntários e determinar as áreas em que cada um tem paixão Organizar os voluntários, a fim de utilizar um número mínimo de voluntários Assegurar-se de que os líderes das equipes tenham comunicado todos os detalhes necessários aos seus voluntários até uma semana antes da conferência (Ex.: Orientações gerais, uniforme, cronograma de trabalho etc) Coordenar a sala de reunião dos voluntários (onde os voluntários fazem o check-in e o check-out, e onde eles ficaram nos seus intervalos) durante a conferência Confira e fale com todos os voluntários assim que chegarem para servir isto vai ajudar a monitorar quem já chegou e quem está faltando para, se for o caso, cobrir essa pessoa. Todos os voluntários irão retirar e devolver os seus crachás na sala de reunião de voluntários diariamente crachás e cordões deverão ser arrumados (de preferência em ordem alfabética) antes dos voluntários chegarem Outros itens para verificar A Equipe de Líderes irá participar do recrutamento dos voluntários Isto é um esforço conjunto Deverão estar presentes em todas as reuniões operacionais Instruções ao servir Retirar o seu crachá na sala de reunião dos voluntários e devolver no final do seu horário de serviço diariamente Junte-se à sua equipe para orar antes de começar o dia Reúna-se com sua equipe para passar últimas informações antes de começar o dia Uniforme Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 35

36 Posição: Coordenador de atendimento aos participantes (Equipe Operacional) Líder da equipe: Gerente de Eventos Visão Geral da Posição O Coordenador de Atendimento ao Participante lidera uma equipe que irá garantir comunicação e serviço com excelência para todos os participantes da conferência. Dons / Habilidades Habilidade excelente com atendimento ao participante Comunicar-se claramente Liderança de equipe Administração Tarefas essenciais que levam à excelência Recrutar, treinar e capacitar a equipe de atendimento aos participantes (introdução, recepção, estacionamento, central de informações, equipe de oração, primeiros-socorros, emergência etc) Expor a visão de para proporcionar uma excelente relação com os participantes Familiarize-se com todas as áreas de trabalho da equipe de atendimento aos participantes; comunicar claramente todas as funções e expectativas para todos os membros da equipe Supervisionar todos os serviços prestados aos participantes durante os dias de conferência Coordenar a saída e o tráfego de pessoas nos intervalos com a equipe de alimentação, se necessário Coordenar entrega de materiais / apostilas durante as sessões indicadas (cronograma de materiais providenciado pelo Diretor de Eventos WCA) Solucionar qualquer tipo de dificuldade que venha a ter durante os dias de conferência Outros itens para verificar Participar de todas as reuniões operacionais Instruções ao servir Reunir a sua equipe para últimas instruções e para orar antes de começar cada dia. Retirar o seu crachá na sala de reunião dos voluntários e devolver no final do seu horário de serviço diariamente Uniforme Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 36

37 Posição: Coordenador de Hospitalidade (Equipe Operacional) Líder da equipe: Gerente de Eventos Visão Geral da Posição O Coordenador de Hospitalidade é o responsável por planejar, coordenar e servir todos os alimentos e bebidas para os Facilitadores e Voluntários, assim como, coffee break para os participantes durante a conferência. Dons / Habilidades Hospitalidade Administração Liderança de equipe Tipos de Alimentação necessária Participantes: o Café-da-manhã antes da primeira sessão de cada dia, coffee-break de acordo com o cronograma da conferência Sala de reunião dos voluntários o Dia de preparação (um dia antes do evento): café e garrafas de água disponíveis para os voluntários ao longo do dia, lanche da manhã e almoço. o Orientação ao voluntário (geralmente na noite antes do evento): Bebidas leves o Dias de conferência: Café da manhã / chá antes dos participantes chegarem, coffee-break servido antes do intervalo dos participantes, almoço servido antes do almoço dos participantes Tarefas essenciais que levam à excelência Recrutar uma equipe de alimentação para servir na conferência Expor visão de excelência no serviço aos voluntários e participantes Elaborar um menu, seguindo o orçamento e diretrizes básicas fornecidos pelo Diretor de Eventos WCA o Enviar o menu 2 semanas antes do evento (de acordo com o modelo providenciado) Calcular alimentos e bebidas de acordo com a quantidade de inscrições providenciada pelo Diretor de Eventos da WCA Coordenar a compra e entrega de alimentos e bebidas para o local da conferência o Pode ser necessário recrutar um voluntário para ajudar na compra e entrega dos alimentos e bebidas antes da conferência Coordenar a área de alimentação e prepará-la junto com o coordenador de instalações. Treinar voluntários para servir Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 37

38 Outros itens para verificar O número de inscrições será providenciado pelo Diretor de eventos da WCA; quantidade será calculada pelo líder da equipe de hospitalidade Quando o café for servido, certifique-se de que tenha café puro sem açúcar e com açúcar. A sala de reunião dos voluntários precisa ser organizada e arrumada antes dos voluntários chegarem na parte da manhã e ao longo de todo o dia (cada dia) Café quente é extremamente necessário! Participar de todas as reuniões operacionais Instruções ao servir Reunir a sua equipe para últimas instruções e para orar antes de começar cada dia. Retirar o seu crachá na sala de reunião dos voluntários e devolver no final do seu horário de serviço diariamente Uniforme Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 38

39 Posição: Coordenador de Inscrições (Equipe Operacional) Líder da equipe: Gerente de Eventos Visão Geral da Posição O Coordenador de Inscrições supervisiona a área de Check-in dos participantes, a área de soluções de problemas e novas inscrições, garantindo um procedimento tranquilo e rápido para todos os participantes. Dons / Habilidades Administração Liderança de equipes Identificação e Solução de problemas Atendimento ao participante Tarefas essenciais que levam à excelência Recrute uma equipe de inscrições (tanto para Chek-in, novas inscrições e solução de problemas) Treinar e prever a equipe de inscrições para providenciar aos participantes uma chegada tranquila, livre de problemas, que dê a eles uma experiência agradável Dia de preparação: o Coordenar a preparação da área de inscrições e check-in juntamente com a equipe de instalação. o Certifique-se de que o material dos participantes e os crachás estão separados e montados Familiarize-se com o processo de inscrição, de acordo com as informações passadas pelo Diretor de Eventos WCA Supervisionar e solucionar todos os problemas da área de inscrições durante todos os dias da conferência prepare-se para a meia hora antes da primeira sessão começar, é um momento que exige muita atenção e tempo Familiarize-se com as instalações do local (Banheiros, telefones públicos, sala de oração, primeiros socorros e central de informações) Outros itens para verificar Obter informação detalhada de todas as inscrições. É fundamental que você esteja apto a dar instruções claras e objetivas para a sua equipe se familiarizar com as diferentes funções envolvidas na área de inscrições e também para recrutar seu time de acordo com suas necessidades ter a pessoa certa para a função certa é crucial. Participar de todas as reuniões operacionais Instruções ao servir Reunir a sua equipe para últimas instruções e para orar antes de começar cada dia. Retirar o seu crachá na sala de reunião dos voluntários e devolver no final do seu horário de serviço diariamente Uniforme Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 39

40 Posição: Coordenador de Instalações (Equipe Operacional) Líder da equipe: Gerente de Eventos Visão Geral da Posição O Coordenador de Instalação lidera a equipe de instalação providenciando um local limpo e organizado que ajude a reforçar a qualidade da experiência dos participantes. Dons / Habilidades Liderar equipes Atitude de servo Flexibilidade Tarefas essenciais que levam à excelência Prepare os locais para a conferência (ex.: Limpar banheiros verifique materiais - tapetes, janelas, chão; confirmar ordem de trabalho, lâmpadas etc) Inventariar mesas, cadeiras e equipamentos diversos requeridos Avaliar capacidades do banheiro e, se necessário, providenciar sanitários móveis (necessária aprovação do orçamento pelo Diretor de eventos da WCA) Coordenar a preparação do local junto com os staffs, para possíveis reuniões, jantares e ensaios Desenvolver uma equipe para organização do evento em conjunto com a equipe operacional (verifique a seção de organização do Coordenador do evento). As áreas a serem organizadas incluem: Livraria Área de novas inscrições Recepção Sala de voluntários Área de almoço para participantes Sala de Oração Sala de primeiros socorros Solução de problemas Garanta que a equipe de Staffs/voluntários esteja disponível para atender necessidades e fazer mudanças nas instalações nos dias do evento. Certifique-se de que as instalações permaneçam limpas durante todo evento, inclusive toaletes, latas de lixo, áreas de descanso etc. Ajude as equipes a arrumar tudo ao final do evento Organize uma equipe de instalação para reorganizar o local na conclusão do evento (em conjunto com o Coordenador de Voluntários) Outros itens para verificar Compareça a todas as reuniões da equipe operacional Instruções ao servir Reunir a sua equipe para últimas instruções e para orar antes de começar cada dia. Retirar o seu crachá na sala de reunião dos voluntários e devolver no final do seu horário de serviço diariamente Uniforme Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 40

41 Posição: Coordenador de Recursos (Equipe Operacional) Líder da equipe: Gerente de Eventos Visão Geral da Posição O Coordenador de Recursos vai interagir com o Representante WCA antes do início da conferência, para que possa liderar uma equipe que irá servir os participantes de acordo com a disponibilidade de vagas na livraria. Dons / Habilidades Liderança de Equipes Administração Atendimento ao participante Conhecimento para trabalhar confortavelmente com computadores Tarefas essenciais que levam à excelência Recrutar e organizar uma equipe de voluntários, prestando muita atenção em recrutar a pessoa certa para a posição certa Expor a visão e equipar a sua equipe para servir os participantes com excelência Marcar uma reunião de orientação aos voluntários de sua equipe Participar dos treinamentos dos voluntários na reunião de orientação aos voluntários Trabalhar ao lado do Gerente da Livraria para deixar tudo arrumado para o dia da conferência Supervisionar a Livraria durante toda a conferência Procure familiarizar-se com o local da conferência (Banheiros, telefones, central de informações, sala de oração, primeiros socorros) e com o cronograma da conferência. Esteja preparado para responder todas as perguntas dos participantes Limpe e reabasteça os displays Resolução de problemas com caixas, assistentes e atendimento ao participante Empacotar e enviar os produtos remanescentes no final da conferência Outros itens para verificar Compareça a todas as reuniões da equipe operacional Instruções ao servir Reunir a sua equipe para últimas instruções e para orar antes de começar cada dia. Retirar o seu crachá na sala de reunião dos voluntários e devolver no final do seu horário de serviço diariamente Uniforme Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 41

42 Posição: Coordenador de Adm & Finanças (Equipe Operacional) Líder da equipe: Gerente de Eventos Visão Geral da Posição O coordenador de Administração & Finanças é responsável por monitorar e relatar todas as despesas da conferência para o Diretor de Eventos da WCA. Dons / Habilidades Administração Contribuição Tarefas essenciais Participar de todas as reuniões operacionais Fazer um relatório de despesas com notas fiscais do que foi gasto nas reuniões. o Todas as despesas são pagas pela igreja anfitriã o Um relatório será feito para documentar todas as despesas o Uma cópia final do relatório de despesas será dado ao Gerente de Eventos o Os recibos e notas originais deverão estar inclusos o reembolso será emitido com base na documentação original. O Coord. de Administração&Finanças programa-se para, regularmente, receber as inscrições da Igreja Hospedeira e reportá-las ao Dir. de Eventos da WCA. Outros itens para verificar Todas as despesas deverão ser aprovadas pelo Diretor de Eventos da WCA Um orçamento da conferência será disponibilizado Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 42

43 Dados para contato. Nome: Endereço: Telefone: Celular: Melhor horário para lhe contatar: THE GLOBAL LEADERSHIP SUMMIT Oportunidades para Voluntários na Conferência Eu quero ajudar... Equipe de Alimentação Recursos Ajudar a preparar e servir os coffee- Ajudar os participantes a levar uma breaks, almoços e diversos eventos parte da conferência para casa. durante a conferência: - Recursos para Livraria - Limpar - Gravação de DVDs e CDs para a - Preparação do coffee break Conferência - Serviço de almoço e café - Preparar as mesas para o almoço - Preparar a comida WCA Equipe de Staffs Ajudar com as necessidades Fazer parte da equipe que fica nos operacionais da conferência. bastidores da conferência: - Novas Inscrições - Preparação do local - Preparação de salas e materiais - Limpeza do local - Estacionamento - Segurança Recepção / Condução Ajudar os participantes que não conhecem o local da conferência: Serviços Diversos Ajudar os participantes e voluntários: - Central de informações - Conduzir - Check-in dos voluntários - Direcionar - Estar em contato com os médicos de plantão Quatro meios de se inscrever 1. Ligue para xxxxxxxxxxx 2. Devolva este cartão no balcão de informações da Igreja Pela nossa página na web: (Insira o endereço da pág. Aqui) Dias da conferência. (Circule os dias de sua preferência) Segunda-feira Terça-feira Quarta-feira Sexta-feira Quinta-feira Sábado Onde gostaria de servir? (Circule as áreas de sua preferência) Equipe de Alimentação WCA Recepção/Condução Recursos Equipe de Staffs Serviços diversos Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 43

44 Avaliação dos Voluntários sobre a Conferência Por favor, responda às seguintes perguntas e devolva para a Igreja o mais rápido possível. Muito obrigado, mais uma vez por servir na conferência... Você fez a diferença! Em uma escala de 1 a 5 (1= ruim, 5=excelente) 1. Como você classificaria a recepção na chegada dos voluntários ao evento e o procedimento de check-in? Como você classificaria as instruções recebidas para desempenhar as tarefas atribuídas? O que foi que mais trouxe benefícios a você ao servir como voluntário na conferência? 4. O que foi que menos trouxe benefícios a você ao servir como voluntário na conferência? 5. Você consideraria servir novamente em um evento futuro? Sim Não Talvez Dados para contato (opcional). Nome: Endereço: Telefone: Celular: Melhor horário para lhe contatar: Área em que serviu: Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 44

45 Atendimento ao Participante O atendimento ao participante desempenha um papel fundamental na realização da missão, valores e objetivos do Summit. Nosso objetivo é providenciar um ambiente sem distração que permita ao participante se aprofundar cada vez mais na conferência do Summit. Esta sessão vai lhe ajudar no planejamento das Áreas de Serviço ao Participante. As aeras são: Novas Inscrições Solução de Problemas Alimentação Intervalos & Almoço Central de Informações Sinalização Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 45

46 Novas Inscrições Na área de novas inscrições, seus voluntários terão a oportunidade de encorajar muitas pessoas com um sorriso contagiante e uma atitude de serviço. Peça para Deus preparar tanto você quando a sua equipe de voluntários para serem usados por Ele ao servir os participantes da conferência. Nós podemos dizer com certeza que, assim como Deus te usa para abençoar outros, você também será extremamente abençoado. O Diretor de Eventos da WCA ira comunicá-lo a respeito do processo de checkin dos participantes. Há dois processos que normalmente seguimos: 1. Check-in com uma carta de Confirmação de inscrição 2. Check-in sem uma carta de Confirmação de inscrição Check-in com uma carta de Confirmação de Inscrição Se o seu país usa este processo, os participantes que são registrados a partir de uma certa data receberão por correio a sua carta de confirmação junto com um crachá perfurado. Quando os participantes chegam ao local da conferência, eles encontram com um voluntário que irá conferir, quer tenha ou não a carta de confirmação e o crachá nas mãos, o seu nome. Uma vez que isso é confirmado, o participante receberá o cordão (ou prendedor) do seu crachá e o material do participante. Se o participante não se inscreveu antes do prazo de envio por correio da carta de confirmação e crachás, ou então quer se inscrever na hora, eles serão direcionados para o balcão de solução de problemas e novas inscrições onde um voluntário irá ajudá-lo. Check-in sem uma carta de Confirmação de Inscrição Se o seu país usa este processo, o participante será recepcionado por um voluntário que irá direcioná-lo à área de check-in de inscrições. Os participantes vão visualizar placas indicadas com letras em ordem alfabética, onde terão que procurar a letra que corresponde ao seu nome. Lá ele encontrará algumas mesas com os crachás separados em ordem alfabética. Os voluntários que estão atrás das mesas entregarão o respectivo crachá juntamente com o material ao participante. Caso o participante ainda não tenha feito a inscrição ou não consiga encontrar o crachá com o seu nome, um voluntário o encaminhará para o balcão de novas inscrições ou de Solução de problemas, de acordo com o caso. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 46

47 Importante Independente de qual processo você seguir, os voluntários que estão servindo no Check-in é que dão a primeira impressão sobre a sua igreja. Você precisa procurar pessoas amigáveis, gentis e que gostem de ajudar aos outros. É importante dar aos participantes não só informações e orientações, mas uma experiência agradável e positiva também. Um processo de inscrição e check-in agradável e tranqüilo proporciona ao participante a possibilidade de se engajar desde o início na conferência. Não pode haver nenhuma confusão ou dúvida dos participantes com relação a onde devem ir quando chegarem a sua Igreja. Solução de Problemas Solução de problemas é o local aonde os participantes vão quando surgem problemas no check-in. Ter um balcão (ou uma mesa) para Solução de Problemas permite que o Check-in continue para os outros participantes enquanto os participantes com problemas são atendidos pessoalmente para uma rápida solução. Os seguintes problemas são os mais frequentes em um balcão de solução de problemas: Não encontrou/perdeu o crachá da conferência com o seu nome Nome errado no crachá Transferências de inscrições Novas inscrições Inscrições (crachás) sem nome (tipo de transferência) Qualquer pessoa que não tenha o crachá com o seu nome no Check-in (por qualquer razão que seja) será automaticamente encaminhada para a solução de problemas, mesmo que o participante tenha certeza que fez sua inscrição. O coordenador de inscrições irá coordenar essa área. A área de solução de problemas deve sempre ser atendida por voluntários capazes em resolver estes tipos de problemas. Esta área deve ser equipada com uma lista de participantes separados por nome e sobrenome, igrejas e CPF em cada computador e também fisicamente, assim como fichas de inscrição em branco, para que os voluntários possam resolver problemas como novas inscrições ou qualquer outro tipo de problemas com inscrições. Lembrese sempre que este pode ser o primeiro encontro do participante com você. Receba-o com um grande sorriso e, gentilmente e com muito respeito, procure resolver o seu problema. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 47

48 Preparação A área de solução de problemas deverá ser preparada um dia antes da conferência, coordenada pelo Coordenador de Inscrições. Ferramentas: Segue uma lista de itens que são necessários na área de solução de problemas. Esta lista também pode ser encontrada no seu cronograma: Fichas de inscrição em branco Recibos Formulário de solução de problemas Canetas Calculadoras (2) Grampeadores (2) Rolo de fita adesiva Clips (muitos) Post-it Caneta marca texto Laptop ou um desktop (opcional) Recibo para novas inscrições Os recibos para novas inscrições serão fornecidos pelo Diretor de Eventos da WCA. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 48

49 Exemplo do Formulário de Solução de Problemas The Global Leadership Summit (insira o nome da cidade) SOLUÇÃO DE PROBLEMAS Sem crachá (mas se inscreveu) Mudança do nome do Crachá Nome correto Nova inscrição Obs: Você já verificou a lista de inscritos? Você já verificou na área de entrega de crahás? Primeiro Nome: Sobrenome: Nome da Igreja: Cidade: NOVA INSCRIÇÃO Informações do Participante Endereço completo: Cidade: Estado: Cep: Telefone: VALORES & MODO DE PAGAMENTO Incrições X R$ =$ Cartão de Crédito Dinheiro Cheque Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 49

50 Exemplo de Guia de orientações aos Voluntários quanto ao check-in dos participantes Esta pode ser a primeira vez do participante no Global Leadership Summit. Ele pode estar cansado de uma longa viagem, então em seu primeiro contato será um grande privilégio para nós dar-lhe as boas-vindas a ele e sermos uma fonte de encorajamento. Porque nós geralmente temos um tempo muito limitado para fazer o Chek-in dos participantes, nós temos que ser rápidos e ao mesmo tempo manter a postura amigável e auxiliadora. Aproveite este tempo com os participantes, aproveite o tempo em que está servido às pessoas e aproveite o fato de que você não estar servindo somente aos participantes, mas que você está servindo a Cristo! Dando as Boas-vindas Recebam cada participante dando boas-vindas e um grande sorriso! Pergunte o seu nome enquanto procura pelo seu crachá. Você participou no ano passado? Como é bom recebê-lo novamente! Aproveite! Primeira vez no Summit? É um grande prazer recebê-lo! Distribuindo os Materiais Entregue os Materiais da conferência para cada participante de uma forma rápida e eficiente, mas ao mesmo tempo de uma maneira educada e amigável. Crachá Caderno do Participante Instruindo os participantes Instruções e informações precisam ficar com você em seu bolso, por isso, por favor, guarde todas as informações e programações colocando o seu nome nelas. Se, por acaso, tiver alguma dúvida, procure por qualquer outro voluntário que esteja com o mesmo tipo de crachá que nós estamos. Por favor procure deixar o seu crachá virado do lado certo para que as pessoas possam ver o seu nome quando entrar no auditório. A primeira sessão começa às 09:00h. Tenha um ótimo Summit! Convide os participantes Convide os participantes do evento para visitar a livraria ou esperar no hall até as portas serem abertas. As portas serão abertas às 08:40hrs. Solução de Problemas Encaminhe qualquer participante com problemas no check-in para a área de solução de problemas. Nomes errados Substituição de paticipantes Que o seu seviço seja todo dedicado ao nosso Deus. Obrigado por servir Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 50

51 Alimentação Dependendo de como o Global Leadership Summit está programado, pode haver três ou quatro intervalos e de dois a quatro Coffee Breaks servidos. 1 na parte da manhã, 1 na parte da tarde 1 na parte da manhã, 1 na parte da tarde Se for apropriado, você pode escolher por providenciar um café para os participantes uma hora antes da primeira sessão de cada dia. É servida alimentação para os voluntários durante a preparação do evento (um dia antes da conferência) e também durante toda a conferência. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 51

52 Intervalos Você vai precisar elaborar um menu para os intervalos e decidir onde comprar os itens necessários. Muitos lugares têm acesso a um serviço de entrega de mercados. Depois de pesquisar todas as opções, você pode ter que ajustar o seu menu ao longo da preparação dependendo dos custos e da viabilidade de todos os itens. Dicas ao servir: Em cada coffee break, tente incluir alguns alimentos doces, salgados e algo fresco, como frutas (banana e maçã são as frutas favoritas); Evite alimentos que tenham que ser refrigerados (ex.: Iogurte, leite etc); Evite qualquer alimento que requer condimentos, como cachorro-quente, porque isso atrasa e aumenta a fila; Como orientação, prepare sempre de 3 a 5% acima do programado por garantia; Considere usar copos descartáveis em vez de louça ou vidro; O Diretor de eventos da WCA vai fornecer uma planilha de orçamento onde você poderá incluir os custos dos coffee breaks. Preparação para o Coffee Break Você tem algumas decisões a tomar sobre a preparação do coffee break e como melhor servir os participantes. Primeiro você terá que determinar onde será o local para o coffee break. Faça questão de incluir o Coordenador de hospitalidade nesta decisão. Uma vez que o local é decidido, você vai determinar qual o tipo de preparação que você vai usar nos coffee breaks. Assim que isso for determinado, você vai precisar considerar uma característica singular para o local. Dicas para preparação: Procure deixar as mesas longe das portas de entrada; Evite colocar as mesas como uma longa fileira, é muito melhor que você tem várias mesas com os mesmos produtos em cada uma delas; Incentive o uso dos dois lados da mesa; Lembre-se sempre de ter latas de lixo por perto; Relembre que o local que você decidiu precisa estar perto do estoque de produtos e das geladeiras. Escolha o local onde tenha um acesso fácil em caso de reposição de alimentos; Nunca use carrinhos enquanto os participantes estão fora das sessões; Açúcares e adoçantes não devem ficar perto do café a fim de evitar filas na parte de pegar o café. Eles devem ser colocados na próxima mesa. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 52

53 Dicas ao servir: Os participantes precisam estar preparados para pegar e sair Escolha alimentos que sejam fáceis de consumir (abrir embalagens), isso porque os participantes ficarão em pé durante o break; Limite a variedade de alimentos; Quando duplicar as mesas, elas precisam ser iguais no conteúdo; Verifique se você possui local adequado para conservar os produtos aquecidos, como água quente, café, chá etc. Teste todos os equipamentos antes do evento; Você precisará, no mínimo, de 3 a 8 voluntários para lhe ajudar a servir o coffee break e ajudar a limpar tudo depois de cada break; Se você vai servir produtos quentes, serão necessários 3 voluntários para cada estação: 1 para repor as jarras de água, café e chá, e 2 para servir as bebidas; assim os participantes podem pegar o copo e ir embora; Os voluntários devem estar prontos para convidar e guiar os participantes para irem a outros lugares que esteja com menos filas e mais alimentos; Como regra muito importante, você precisa planejar uma mesa de 2 metros para cada 100 participantes com a possibilidade de fazer filas dos dois lados da mesa; Todas as mesas precisam estar cobertas com toalhas de mesa. Você pode estocar alimentos e produtos embaixo das mesas se elas estiverem cobertas. Fale com o representante da WCA antes de comprar ou alugar as toalhas de mesa. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 53

54 Exemplo do Cronograma de hospitalidade Quando Quem Onde Bebidas Alimentos Diversos Dia do treinamento Voluntários Auditório e hall de entrada Café, chá, Refrig. norm. e diet e água Pães, Bolos, Biscoitos e Torradas Açúcar e adoçantes Dia de preparação 10:00 Voluntários Sala de Voluntários Café, Chá, água e Sucos Pães, frios, Iogurte e frutas Açúcar e adoçantes Dia de preparação 12:30 Voluntários Sala de Voluntários Refrigerantes norm, diet e sucos Sanduíches e saladas - 1 Dia 06:30 Voluntários Sala de voluntários Café, chá, água e sucos Nada Açúcar e adoçantes 1 Dia 08:00 Participantes Área de Coffee Break Café e Chá Nada Açúcar e adoçantes 1 Dia 09:30 Voluntários Sala de voluntários Café, chá, água, refrig. e sucos Pães, iogurte e frutas Açúcar, adoçantes, manteiga, geléia e requeijão 1 Dia 10:30 Participantes Área de Coffee break Café, chá, água, sucos e Refrig. Mini bolos, Iogurte, e frutas Açúcar e adoçantes 1 Dia 11:30 Voluntários Sala de voluntários Café, chá, água, refrig. e sucos Almoço rápido Açúcar, adoçantes, molho para salada 1 Dia 14:30 Voluntários Sala de voluntários Café, chá, água, refrig. e sucos Salgadinhos e biscoitos Açúcar e adoçantes 1 Dia 15:45 Participantes Área de Coffee break Café, chá, água e refrig. Salgadinhos e biscoitos Açúcar e adoçantes Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 54

55 Comida Comida Comida Água Refrigerante Sucos Café Chá Comida Comida Comida Água Refrigerante Sucos Café Chá Comida Comida Comida Água Refrigerante Sucos Café Condimentos Condimentos Chá Comida Comida Comida Água Refrigerante Sucos Café Chá THE GLOBAL LEADERSHIP SUMMIT Preparação do Coffee Break Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 55

56 Almoço (Externo) Hospedar o Summit traz grande possibilidades de fazer parcerias com restaurantes próximos. Nós recomendamos enviar uma carta (veja exemplo na próxima página) para os restaurantes avisando que o Global Leadership Summit irá trazer muitos convidados para a redondeza, especialmente durante o horário de almoço. Isto vai permitir que os restaurantes se preparem com funcionários extras. As cartas podem ser enviadas mesmo se você está planejando fazer o almoço dentro de sua Igreja. Almoço (Interno) Como o almoço não está incluso no preço da inscrição da conferência, sua igreja terá que determinar se vai oferecer almoço para os participantes comprarem dentro do local. Você pode optar por contratar um bufê (ou qualquer outra empresa especializada) ou fazer o almoço dentro da Igreja (caso tenha local para isso cozinha etc). O planejamento, gestão e execução desta etapa é plenamente por sua conta. Dicas: Para o almoço dos voluntários, fique longe de: Comidas que deixam fortes hálitos (alhos, cebolas, etc). Isto não é bom para o relacionamento com os participantes; Comidas quentes são difíceis de serem conservadas na temperatura ideal durante todo o tempo de revezamento dos voluntários para o almoço; Para os voluntários os extras são ótimos: Barras de chocolate, cestas de doces etc. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 56

57 Exemplo da Carta para os restaurantes <inserir local e data> Prezado Gerente, Nós gostaríamos de avisá-lo sobre um número expressivo de participantes da nossa conferência que estarão pela redondeza nos dias 09, 10 e 11 de Outubro e que provavelmente usufruirão de seu restaurante. A Igreja (nome da Igreja), localizada (inserir endereço completo) juntamente com a Associação Willow Creek irá receber aproximadamente participantes no The Global Leadership Summit 2008 a ser realizado nos dias 10 e 11 de Outubro. Junto com esta carta você encontrará o cronograma com os horários da conferência para cada dia. Esta conferência ajuda Líderes de Igrejas ao redor do mundo a construir igrejas que irão mostrar para as pessoas o que elas realmente precisam, não importando o que seja. Nós agradecemos a sua participação ajudando-nos a atingir nosso objetivo, e esperamos que esta carta lhe ajude a planejar o seu sistema com relação a eventuais funcionários extras. Muito obrigado pela hospitalidade que você tem nos mostrado ano após ano com nossos convidados. Caso tenha qualquer dúvida ou pergunta, por favor, sinta-se à vontade para nos contatar. Atenciosamente, Gerente de Eventos da Igreja hospedeira Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 57

58 Central de Informações A Central de Informações (CI) é o local aonde os participantes da conferência vão para ter informações gerais enquanto estão no The Global Leadership Summit. A CI ajuda os participantes com informações gerais e específicas sobre a programação ou mesmo sobre as instalações. O mais importante é que a CI se torne o local central para o participante pedir auxílio e informações. A CI é responsável por enviar e postar mensagens e avisos para os participantes e também serve como o ponto central para entrar em contato atendimento médico. Se você possui um médico de plantão ou um fixo na Igreja, a CI precisa saber onde ele está ou como localizá-lo rapidamente a qualquer momento. Os voluntários que irão fica na CI precisam ter facilidade com o atendimento ao participante e precisam conhecer muito bem o local da conferência. Eles precisam ser bons ouvintes, estar aptos a dar direções claras e concisas, e estar prontos para lidar com perguntas ou casos inesperados. Recomendações para o que disponibilizar na Central de Informações: Número de telefone para emergências Primeiros socorros e sala para descanso Quadro para avisos Achados e perdidos Sugestão de restaurantes e Idéias para entretenimento Mapas Sala de oração Estabelecer Procedimentos É muito importante você deixar bem claro o que os voluntários da CI devem ou não falar aos participantes da conferência. Por exemplo, os voluntários não devem entrar em discussão sobre posições teológicas de sua Igreja ou da WCA. Você deve ter outros tópicos em sua mente que não gostaria de ver os voluntários discutindo ou argumentando com os participantes enquanto estão servindo na conferência. Este tópico precisa ser destacado no treinamento. Você deverá criar um procedimento para os voluntários da CI seguir quando houver emergências inesperadas ou no caso de precisar fazer ou receber ligações de emergência. O que deve ser feito quando tiver que dar um aviso delicado ao participante? Quem deverá ser contatado em primeiro lugar? Existe um local onde o participante pode fazer uma ligação? O que fazer quando um participante não se sentir bem? Como a CI aciona o médico? Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 58

59 Uma vez que você identificou todos os procedimentos para a CI, treine muito bem os seus voluntários. Banners & Sinalizações Colocar sinalização clara e visível é um serviço muito importante para o participante. Deverá ser feita uma avaliação das sinalizações já existentes no local que hospedará o Summit para determinar se há necessidade de novas sinalizações. Nós sugerimos sinalizações para as seguintes áreas: Banner de Boas-vindas com o logo e o nome do evento Check-in para os participantes Central de Informações Soluções de Problemas Novas inscrições Banheiros Telefones Sala de voluntários Guarda-volumes O guarda-volumes é sempre requisitado pelo participante que viajou longas distâncias para chegar até a conferência. É um serviço que agrada muito a quem o utiliza. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 59

60 Práticas no Atendimento ao Participante Usar o Cronograma da conferência ajuda as suas equipes a trabalharem juntas e a criar um ambiente livre de qualquer distração. Este tópico ajuda o voluntário a atender a nossa prioridade número 1 o participante! Faça com que seus voluntários saibam que o que eles estão fazendo é muito importante e capacite-os com ferramentas e treinamentos para alcançar o sucesso. As práticas sugeridas abaixo fornecem idéias para ajudar a segura a barra ao servir e reforça a idéia de que todas as ações dos voluntários afeta a experiência do participante na conferência. Imagine um evento onde os voluntários estão servindo em áreas de acordo com seus dons, trazendo energia, paixão e atitudes positivas perante o Senhor. A revolução do voluntariado Bill Hybels Orientações no Atendimento ao Participante Procure ter contato ocular Comece e termine um contato ou uma comunicação com o participante olhando diretamente nos olhos dele e com um bonito sorriso. Saúde e dê as boas-vindas para cada convidado Quando apropriado estenda a saudação e boas-vindas para todos os participantes que você estiver vendo. Use sempre uma linguagem apropriada fique em posição austera, atenta e de braços descruzados Preserve a imagem de sua Igreja Suas ações, comportamento e linguagem refletem a sua Igreja; conversar com os convidados sobre assuntos pessoais relacionados a trabalho ou oportunidades de emprego é inaceitável. Aproveite, divirtam-se! Serviços extras ao participante Use a palma da mão aberta A palma da mão aberta (em vez de apontar com o dedo) é um sinal de que você está ali para servir. Quando você serve o participante, você coloca as necessidades dele primeiro. Procure contato com o participante Escute as suas necessidades. É normal dizer: Eu não sei, deixe-me ver o que posso fazer. Seja o último a dizer obrigado ou use É um prazer ajudar, ou outras palavras apropriadas. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 60

61 Cuidados Médicos Cada cidade/estado é governado por diferentes leis e regulamentos quando se trata de providenciar cuidados médicos nos locais do evento. O que se segue é apenas para lhe dar um exemplo dos passos e procedimentos tomados pela Willow Creek e os locais que recebem o Summit. Por favor, leia e adapte para que fique de acordo com a política de sua própria cidade/estado. Procedimento da Willow Creek (somente um exemplo) Nós recomendamos que você tenha um médico profissional no local durante o evento. Na maioria dos casos, você terá a oportunidade de recrutar um médico da sua própria congregação. Nos eventos em que não há cobertura médica, o gerente de eventos fica como o responsável principal para situações de cuidados médicos e é responsável também por tomar qualquer decisão que corresponda a chamar uma ambulância para transportar os participantes para o Hospital. Uma segunda opção é ter um acordo com um médico ligado ao Hospital mais próximo do local, ou você pode tentar fazer com que o hospital mais próximo providencie uma enfermeira para ficar no local durante a conferência. Outra possibilidade seria entrar em contato com o posto de bombeiros mais próximo e verificar se haveria algum bombeiro fora do plantão para poder servir e atender qualquer emergência médica que possa acontecer durante o evento, independente dele estar ligado ou não à congregação (por favor, certifique-se de ter qualquer custo aprovado pelo Diretor de Eventos da WCA). Entretanto, se seu evento está com mais de 750 participantes, e você não está conseguindo recrutar um médico para plantão, nós recomendamos que, no mínimo, tenha um médico pronto para lhe atender com um simples telefonema e um kit de primeiros socorros no local. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 61

62 Reembolso de despesas Um orçamento é providenciado para fixar os custos do escritório WCA ou da Igreja hospedeira. Você precisará monitorar seus gastos na Planilha de Orçamento e apresentá-la ao Diretor de eventos da WCA para ser aprovada. Após ser aprovada e os gastos serem efetuados, esta planilha precisa ser devolvida juntamente com os recibos e notas fiscais de tudo o que foi gasto para o reembolso. Alimentação Coffee breaks da manhã (determine um orçamento com o diretor de eventos WCA) Coffee breaks da tarde (determine um orçamento com o diretor de eventos WCA) Alimentação para os voluntários (determine um orçamento com o diretor de eventos WCA) Almoço dos participantes se aplicável (determine um orçamento com o diretor de eventos WCA) Itens que exigem aprovação prévia Produção Iluminação Gerador de Eletricidade Aluguel de tendas Outras locações Banheiros móveis Por favor, tenha em mente que qualquer gasto adicional precisa ser préaprovado pelo diretor de eventos da WCA. Para mais detalhes, entre em contato com a Associação Willow Creek e fale com o Diretor de Eventos. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 62

63 Planilhas de despesas a serem reembolsadas A WCA vai determinar como você deverá relatar as suas despesas por categoria ou em uma lista normal. Recibos detalhados e explicações claras dos gastos deverão ser enviados junto com a planilha. Segue um pequeno exemplo de planilha: N do Recibo Nome do local Descrição Valor unitário 1 Extra Superm. Refrigerantes R$ 1,40 R$ 21,40 2 Carrefour Águas R$ 1,00 R$ 200,00 3 Wal-mart Guardanapos R$ 1,12 R$ 17,10 4 Casa de panos Toalhas de mesa R$ 7,00 R$ 107,00 TOTAL Total Atual Orçado Você pode acrescentar colunas, caso necessário. Por favor, converse sobre isso com o Diretor de eventos da WCA. Orçamento de Aluguel Dependendo do local da Igreja, será necessário alugar itens específicos. O formulário abaixo pode ser usado para se submeter a orçamentos de aluguel para o Diretor da WCA. Todos os orçamentos precisam ser pré-aprovados pelo diretor de eventos da WCA. Itens Descrição Valor Unitário Quantidade Entrega Total Toalhas de Mesa 60 X 60 p/ mesas redondas R$ 4,00 cada 12 Não R$ 48,00 Banheiros móvies Tipo executivo R$ 100,00 por dia 4 / 4 dias R$ 20,00 R$ 1640,00 Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 63

64 Visão, Treinamento e Recursos Central de Recursos Desde 1992, a Willow Creek Association tem reunido igrejas que têm o mesmo propósito e que buscam realizar ações práticas, oferecendo a elas visão estratégica, treinamento e recursos. A WCA trabalha para equipar Líderes de Igrejas e outros, com as ferramentas necessárias para construir uma Igreja que prevaleça ao redor do mundo. Quando se trata da construção de ministérios em uma Igreja que prevalece, a WCA se compromete em providenciar recursos que ajudam as igrejas a estabilizar seus ministérios. Aqui na WCA nós temos desenvolvido centenas de recursos para ajudar as principais áreas de uma Igreja que prevalece. Isto inclui tudo o que é relacionado a mensagens, teatro, músicas e pequenos grupos, núcleo de estudos do Currículo do Geração Futuro, Cristão contagiante, Encontrando Liberdade Financeira (gestão de recursos financeiros com princípios bíblicos), e muitos outros. Quais são as principais características de uma Igreja que prevalece? Uma forte teologia bíblica, pessoas se tornando mais parecidas com Cristo, Liderança eficaz, evangelismo contagiante, comunicação cultural relevante, comunidade autêntica, Ministérios baseados em dons, paixão pela comunidade em geral, ministérios para jovens e uma grande quantidade de recursos para citar apenas algumas. O objetivo da Central de Recursos do Global Leadership Summit (livraria) é providenciar estes recursos fundamentais para os ministérios e para todos os líderes e potenciais líderes, para ajudá-los a alavancar novos dias de evangelismo eficaz. Manual de Orientação e Referência para o Gerente de Eventos Página 64

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