Banco Western Union do Brasil S.A. e Corretora de Câmbio Western Union S.A. Relatório Semestral de Controles Internos para atender aos requisitos

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1 Banco Western Union do Brasil S.A. e Corretora de Câmbio Western Union S.A. Relatório Semestral de Controles Internos para atender aos requisitos estabelecidos na Resolução no. 2554/98 do Conselho Monetário Nacional. Segundo semestre de

2 8 de março de 2013 Aos Srs. Administradores do Banco Western Union do Brasil S.A. e da Corretora de Câmbio Western Union S.A. - São Paulo SP Atendendo a exigência de emissão semestral de relatório conforme Artigo 3 incisos I, II, III da Resolução 2554/98 do Conselho Monetário Nacional, apresentamos, a seguir, o relatório semestral de Controles Internos, com o parecer sobre a gestão de Controles Internos. Neste relatório apresentamos as ações estruturais de Controles Internos ocorridas no período e os resultados dos processos de auditoria. O Banco Western Union do Brasil S.A. e a Western Union Corretora de Câmbio S.A. serão identificadas neste relatório como Western Union. Esta informação tem como base o semestre findo em 31 de dezembro de

3 1. INTRODUÇÃO OBJETIVO ESTRUTURA SOCIETÁRIA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL GOVERNANÇA CORPORATIVA COMPROMISSO COM A ÉTICA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS RISCOS PREVENÇÃO E COMBATE A LAVAGEM DE DINHEIRO (PLD) OUVIDORIA AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA CONTROLES INTERNOS COMPLIANCE PLANO DE CONTINUIDADE DE NEGÓCIOS (PCN) CONCLUSÃO

4 1. INTRODUÇÃO O presente relatório visa atender ao disposto no artigo 3 o da Resolução n o 2.554/98, do Conselho Monetário Nacional (CMN), o qual trata sobre as atividades de controles internos desenvolvidas no segundo semestre de O mesmo tem o objetivo de assessorar as áreas do Western Union do Brasil Participações Ltda (Western Union do Brasil) nos processos de identificação, avaliação e mitigação dos riscos visando à melhoria dos controles internos. Este relatório também contempla aspectos de avaliação da qualidade e adequação do sistema de controles internos conforme exposto na Circular n o 3.467/09 do Banco Central do Brasil (BACEN), mesmo este sendo de responsabilidade do auditor independente das demonstrações financeiras do Western Union. Ao longo deste relatório, mencionamos aspectos descritivos do Ambiente de Controle, Procedimentos de Identificação e Avaliação dos Riscos, Procedimentos de Controles, Ambiente de Informação e Comunicação e Monitoramento e Aperfeiçoamento. 2. OBJETIVO Em atendimento à Resolução n o 2.554/98 do CMN, que dispõe sobre a implantação do sistema de controles internos nas Instituições Financeiras, este relatório contempla as conclusões sobre a revisão das atividades de controles internos do Western Union do Brasil, no período de julho a dezembro de 2012, contempla ainda um breve relato sobre os objetivos, ações, procedimentos, papéis e responsabilidades pelas atividades de gestão e controle dos níveis executivos das áreas da Organização que compreendem o seu ambiente de controles internos. Adicionalmente, verifica também a existência de meios apropriados para identificar, avaliar, gerir, informar, comunicar e monitorar os fatores internos e externos que possam significar ou afetar a consecução dos objetivos do Banco. 3. ESTRUTURA SOCIETÁRIA Desde 1997, os serviços do Western Union estão disponíveis no Brasil por meio de uma rede de Agentes Autorizados que oferecem o serviço em nome do Western Union Canadá, uma empresa do Grupo Western Union. A Western Union do Brasil é uma holding de instituições financeiras controlada pelo The Western Union Company com sede em Delaware (EUA). A holding Western Union do Brasil é composta pelas empresas Banco Western Union do Brasil S.A. (Banco Western Union) e Western Union Corretora de Câmbio S.A. (Corretora Western Union). Em 05 de maio de 2011, o Banco Western Union obteve autorização pela Diretoria de Normas e Organização do Sistema Financeiro para funcionamento como banco comercial e a Corretora Western Union obteve autorização para funcionamento e realizar operações no mercado de câmbio. Após a autorização pelo BACEN, o Banco Western Union em coordenação com a Corretora Western Union e outros correspondentes bancários passou a fornecer um portfólio completo de seus produtos e serviços para o mercado brasileiro, incluindo o serviço de transferência de dinheiro nacional e internacional. 4

5 4. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Banco Western Union O Banco Western Union é uma instituição financeira privada sob a forma de Sociedade Anônima por ações, regida pela Lei /07 e pelo Estatuto Social do Banco, constituído por meio da Assembléia Geral de Constituição realizada em 17 de dezembro de O Banco tem como objeto social a prática de operações ativas, passivas e acessórias inerentes aos bancos comerciais, de acordo com os regulamentos do Banco Central do Brasil a ela aplicáveis e com as disposições legais e regulamentares em vigor. O Presidente, sendo também considerado Diretor Presidente, é o Sr. Felipe Buckup. A Diretoria, sem designação específica, está sob a responsabilidade do Sr. Hsu Shao Chun, que possui mandato de 3 anos (sendo permitida a reeleição). Os Diretores foram empossados em seus respectivos cargos imediatamente após a homologação de seus nomes pelo BACEN, na forma da Resolução nº 3.041/02 do CMN. Os Diretores ora eleitos preenchem as condições previstas na referida resolução e possuem pleno conhecimento das disposições constantes do Artigo 147 da Lei nº 6.404/76. A remuneração dos Diretores é fixada por meio de assembléia geral de acionistas, observada na Resolução nº 3.921/10 do BACEN. Corretora Western Union A Corretora Western Union é uma instituição financeira sob forma de Sociedade Anônima por ação regida, regida pela Lei nº /07 e pelo Estatuto Social da Corretora, constituída por meio de Assembléia Geral de Constituição realizada em 17 de dezembro de A Corretora Western Union tem como objetivo social a intermediação e a prática de operações no mercado de câmbio, de acordo com os regulamentos do BACEN a ela aplicável e com as disposições legais e regulamentares em vigor. O Presidente, sendo também considerado Diretor Presidente, está sob a responsabilidade do Sr. Felipe Cintra Buckup. A Diretoria, sem designação específica, está sob a responsabilidade do Sr. Luiz Citro, que possui mandato de 3 anos, sendo permitida a reeleição. Os Diretores foram empossados em seus respectivos cargos imediatamente após a homologação de seu nome pelo BACEN, na forma da Resolução nº 3.041/02 do CMN. Os Diretores ora eleitos preenchem as condições previstas na referida resolução e possuem pleno conhecimento das disposições constantes do Artigo 147 da Lei nº 6.404/76. A alta administração apresenta envolvimento com as questões de controle interno e gestão de riscos por meio de participações de reuniões de planejamento, comitês, organização, direcionamento e apresentação dos resultados. Adicionalmente, a alta administração trabalha continuamente para que as políticas e os procedimentos definidos sejam verdadeiramente seguidos e respeitados por todo o conjunto da administração. A estrutura tanto do Banco Western Union quanto da Corretora Western Union atendem a holding Western Union do Brasil. Dessa forma as áreas relacionadas abaixo atendem às duas empresas. São elas: 5

6 (A) Tecnologia da Informação A área de Tecnologia da Informação é responsável por: Liberação, bloqueio de perfis de acesso de usuários dos sistemas; Restaurações e backups; Suporte aos sistemas utilizados nas dependências do Banco e Corretora; Criação de novos perfis em sistemas conforme demanda das áreas responsáveis; Elaboração do Plano de Continuidade de Negócios; Instalação e configuração de novas máquinas e telefones móveis e disponibilidade dos canais de comunicação do Banco, como telefonia (PABX), Internet, , Videoconferência e BlackBerry e suas respectivas manutenções; Manutenção dos hardwares e equipamentos do Banco e sua respectiva disponibilidade; Aplicação da política global de segurança dos antivírus; Cumprimento das regras e das politicas de segurança em nível de camada de Rede, assim como de firewall; Cumprimento das metas estabelecidas pela Diretoria Executiva do Banco em termos de custos e despesas relacionados a IT. Para a concessão de acesso aos sistemas, a gerente da área de Tecnologia da Informação libera o acesso de acordo com o cargo do funcionário e após solicitação do gerente da área. Os sistemas utilizados e suas respectivas áreas que os utilizam são: Matera: Operações, Tesouraria, Contabilidade, Risco e IT; Fato: Operações e Compliance; Enrollment: Operações; IS2B: Operações e Contabilidade; Exchange: Tesouraria e Contabilidade; JD PSTI: Tesouraria; (B) Operações A área de Operações do Banco Western Union do Brasil é responsável pelo atendimento dos correspondentes (agentes), back-office, gestão de real estate e facilities e gestão de lojas próprias. A área de Operações está responsavel de froma interina da Atividade de Ouvidoria. As principais atividades e responsabilidades de Ouvidoria serão explicadas no capítulo 10. Gestão dos correspondentes (agentes) A área de Gestão dos correspondentes (agentes) possui as seguintes atividades e responsabilidades. Efetuar e manter atualizado o cadastro de seus correspondentes (agentes) que já possuem contratos aprovados; Recebimento e verificação da documentação de cadastro dos corresposndentes; Obtenção da aprovação formal do cadastro, conforme política local de cadastramento; Instalação e Manutenção dos sistemas utilizados para transações em correspondentes. Suporte técnico (help desk) em sistemas do Banco utilizados em seus correspondentes são efetuados através da empresa terceirizada Premier IT. Treinamentos para a utilização dos sistemas do Banco Western Union. 6

7 Back-Office O Back-Office é responsável pela gestão de retaguarda de diversos processos e canais de distribuição, como: - Conciliação financeira das transações direto em conta (D2B Direct to Bank); - Conciliação financeira das transações de envio por telefone (OBP Outbound by Phone); - Conciliação financeira dos recursos em caixa das lojas próprias; - Gestão da logística de documentos das operações; Gestão de real estate e facilities A atividade de gestão de real estate e facilities visa efetuar a gestão dos espaços de escritórios e lojas físicamente, dentre suas principais atribuições estão: Prospecção de locais para abertura de lojas próprias e escritórios; Gestão de Projetos de arquitetura e engenharia; Gestão de obras; Gestão de facilities e manutenção. Gestão de lojas próprias A gestão de lojas próprias tem como objetivo efetuar a gestão das questões operacionais das lojas próprias da Corretora Western Union, onde dentro de suas principais responsabilidades estão: Gestão de caixa e transporte de numerário; Definição e controle das transações realizadas na loja; Gestão dos equipamentos das lojas; Suporte operacional e help desk dos sistemas. (C) Controladoria A área Controladoria trata de procedimentos relacionados ao BackOffice de Contabilidade, incluindo Contas a Pagar e a Receber, Sistema de Liquidação, Sistema Tributário e Sistema de Contabilidade. A área é responsável por: Contabilidade do Banco e Corretora, com devidos lançamentos contábeis, acompanhamento de contas e seus devidos fechamentos; O contato com o Banco Central do Brasil para assuntos relacionados à Contabilidade, bem com atendimento de relatórios (diário, semanal, mensal e trimestral); Contas a pagar e Contas a receber (procedimentos de entrada, análise e reconciliação referente); Liquidação de obrigações referentes aos repasses do Banco Western Union do Brasil para seus agentes,correspondentes bancários e a Western Union do Canadá quando se refere a transações internacionais; Reconciliação diária no sistema de liquidação; Obrigações de impostos (entradas, análises, reconciliação e relatórios para as autoridades reguladoras). Para a realização e conferência e validação de cálculos de impostos, o banco utiliza os serviços da empresa PriceWaterhouseCoopers; Relatórios contábeis para o comitê de Risco e Tesouraria Ativos e Passivos; Relatórios de contabilidade para sua sede. 7

8 O responsável pela área deve cumprir as normas contábeis brasileiras para todos os produtos, processos e procedimentos relacionados à sua área em nível corporativo e local e devem estar atentas a Regulamentação do BACEN, Regulamentação Fiscal e as Políticas internas do Western Union que se aplicam a área. A Ernest Young faz os trabalhos de Auditoria Externa e validações dos trabalhos contáveis e demonstrações financeiras (D) Tesouraria e Finanças A área de Tesouraria e Finanças está subordinada à diretoria financeira e tem como um de seus objetivos estabelecer um sistema efetivo de controle dos investimentos da organização seja, sempre mantendo altos padrões de credibilidade, segurança e gerenciamento. A área é responsável pelas seguintes atividades: Gerenciamento de fluxo de caixa; Análise de Resultados Resgate e liquidação de operações; Conferência de saldos bancários; Planejamento e Orçamento; Analise de Viabilidade para novos produtos Reporte das operações efetuadas pelo Banco e Corretora a Western Union corporativa. Os investimentos realizados pelo Banco Western Union do Brasil e pela Western Union Corretora de Câmbio são conduzidos em coordenação com a equipe local e a Tesouraria da Western Union Corporativa. Além disso, as pessoas formalmente indicadas pela Tesouraria da Western Union Corporativa podem participar, ou solicitar informações a respeito das medidas tomadas pela equipe local. De acordo com a Política de Investimentos versão v 1.0, aprovada pelo Comitê de Risco e Comitê de Tesouraria em Junho de 2012,a atividade de investimento deve priorizar a receita sobre ganhos de capital e seu objetivo deve ser limitar a exposição a prejuízos líquidos, realizados e não realizados. O Banco Western Union do Brasil e Corretora, seguem as diretrizes de investimentos global, portanto só é permitido investimentos em títulos públicos. Os Investimentos elegíveis especificados para cada empresa são: Banco Western Union do Brasil 1. Caixa depositado em contas bancárias sem incidência de juros. 2. Letras do Tesouro, Títulos LTN, LFT emitidos pelo Tesouro Nacional ou pelo Banco Central do Brasil e títulos públicos estaduais. 3. Certificados de depósito, Depósito a Prazo, Notas de Depósito, Notas Bancárias, Papéis Comerciais com emissores aprovados por escrito pela Tesouraria da Empresa. 4. Obrigações do Tesouro dos Estados Unidos. 5. Obrigações da Agência do Governo dos Estados Unidos. Western Union Corretora de Cambio S.A. 1. Caixa depositado em contas bancárias sem incidência de juros. 2. Fundos Mútuos do Mercado Monetário. 3. Letras do Tesouro, Títulos LTN e LFT emitidos pelo Tesouro Nacional ou pelo Banco Central do Brasil e títulos públicos estaduais. 4. Certificados de depósito, Depósito a Prazo, Notas de Depósito, Notas Bancárias, Papéis Comerciais com emissores aprovados por escrito pela Tesouraria da Empresa. 5. Obrigações do Tesouro dos Estados Unidos. 6. Obrigações da Agência do Governo dos Estados Unidos. 8

9 Transações Proibidas: 1. Uso de investimento de margem, venda a descoberto, futuro e opções. 2. Transações denominadas em moedas que não sejam a moeda local e/ou dólares norte-americanos sem a aprovação prévia da Tesouraria da Empresa. 3. Valores mobiliários sendo negociados para fins especulativos. 4. O uso de derivativos, por qualquer motivo, inclusive atividades de hedge que utilizam os fundos da carteira sem a aprovação prévia por escrito da Tesouraria da Empresa. (E) Compliance A área de Compliance é responsável por: Gerenciamento do Programa de Prevenção e Combate a Lavagem de Dinheiro Monitoramento e Reporte de operações suspeitas Código de Conduta - Ética Treinamento de ética e Prevenção a Lavagem de Dinheiro Conformidade com leis, normas e políticas internas. Adequação das normas externas com as normas internas Participação na aprovação de novos produtos ou processos Atuação junta ás áreas de negócio Consultivo Reporte dos riscos de compliance para Alta Administração Disseminar altos padrões éticos Fortalecer a cultura de controles internos Relação com Órgãos Reguladores e Fiscalizadores Relação com Auditoria Interna e Externa Participação no desenvolvimento e aprovação de Políticas Corporativas e Procedimentos Suporte a área jurídica Corporativa Prevenção e Combate a Fraudes (F) Controles Internos e Risco Operacional A área de Controles Internos é responsável por: Gerenciamento e Monitoramento de Controle Interno e Risco Operacional do Banco e da Corretora; Elaboração do Relatório de Controles Internos; Estabelecer uma estrutura onde os riscos operacionais possam ser gerenciados e controlados; Atender aos requerimentos dos órgãos reguladores; Descrever os papéis e responsabilidades da diretoria da instituição e todos os funcionários; Assegurar que todas as áreas do banco possuam processos adequados e consistentes para gerenciar seus riscos operacionais; Direcionar todas as áreas do banco para que estabeleçam seus próprios procedimentos e controles de gerenciamento dos seus riscos operacionais (inclusive a prevenção de perdas operacionais); Comunicar à diretoria do banco qualquer assunto relacionado à exposição a riscos operacionais 9

10 (G) Jurídico A área do Jurídico é responsável por: Recepcionar documentos legais, tais como intimações, solicitações do Banco Central e pedidos oficiais de agências policiais, PROCON e Poder Judiciário; Tratar os documentos recebidos conforme especificado na política do banco. Responder à intimações e solicitações oficiais de informação dentro de 30 (trinta) dias ou responder de forma apropriada aqueles que são exigidos um prazo menor para a resposta; Controlar do recebimento de citações/notificações judiciais, dos agendamentos das datas de audiência de conciliação/instrução/julgamento e do andamento de todo o processo; Junto à empresa Pinheiro Neto Advogados, acompanhar o agendamento da audiência de conciliação/instrução/julgamento, do andamento e da conclusão dos processos através do Relatório enviado mensalmente pelo Banco. Junto à empresa Pinheiro Neto Advogados, efetuar o cálculo da possível provisão de perdas de processos instaurados contra o Banco e Corretora e manter um controle centralizado mensal dos valores, junto a uma avaliação de risco do risco da perda da ação utilizando os critérios especificados na política do banco. A provisão deve ser passada para a área de Contabilidade para o devido registro contábil; Junto à empresa Pinheiro Neto Advogados, comunicar a área de Contabilidade e Risco Operacional sempre que uma perda mediante litígio se efetivar para o devido registro contábil e formalização da perda operacional de acordo com a Política Corporativa de Risco Operacional vigente do banco. (H) Recursos Humanos A área de Recursos Humanos é responsável pelas diretrizes relativas à admissão de novos colaboradores para o Banco. As admissões ocorrem quando os gestores de cada área sentem a necessidade de aumentar o seu quadro de pessoal. Essa necessidade é reportada para a Western Union Corporativa, que analisa, aprova ou reprova a contratações. O recrutamento e a seleção dos candidatos são realizados pela área de Recursos Humanos juntamente com o gestor da área demandante. Depois de realizada a contratação, os novos funcionários precisam cumprir alguns treinamentos, determinados pela Western Union Global, com o objetivo de informá-los sobre as diretrizes básicas da companhia, esses treinamentos são: Conscientização de segurança; Conceitos Básicos da Política de Privacidade (Esse treinamento deve ser feito anualmente); Gestão de Informação de Registros; Prevenção à Lavagem de Dinheiro; Ética e Código de Conduta; Confidencialidade; Política Global anti-suborno; Prevenção a Assédio no Trabalho. A área de Recursos Humanos do Banco Western Union e Corretora são responsáveis por: Validação dos cálculos de Folha de Pagamento, tais cálculos que são efetuados pela área de Recursos Humanos da Costa Rica, sendo que após a validação, os valores são enviados à área Contábil; 10

11 Processo de abertura de vaga e seleção para o preenchimento da mesma (após aprovação de alçadas competentes das áreas solicitantes); Admissões e demissões de funcionários; Solicitações e liberações de férias Solicitações e cancelamentos de benefícios de funcionários; A seguir, segue breve descrição das responsabilidades e atividades realizadas por cada área da Corretora. (I) Vendas e Desenvolvimento de Negócios (Comercial) A área de Vendas e Desenvolvimento de Negócios possui entre as principais atividades e responsabilidades: Captação de novos agentes; Elaboração dos contratos; Manutenção dos agentes existentes. Manter o relacionamento com agentes que possuem contratos com a Western Union no Brasil. (J) Novos Negócios A área é responsável pelas procura de novas parcerias e transações da Western Union que possuem contratos fora do padrão, sendo, prazos maiores e comissões acordadas. (K) Marketing e Produtos A área é responsável pelos negócios referente ao Marketing, tais como publicidade de produtos e serviços utilizando diversos canais de comunicação. (L) Risco, Crédito e Cobrança Análise da capacidade financeira de agentes; Aprovação e revisão de limites operacionais para agentes; Cobrança de agentes inadimplentes; Manutenção de relatórios sobre a exposição a inadimplência de agentes; Revisão de políticas de limites operacionais, cobrança, marcação a mercado e liquidez; Organização do comitê de Crédito; Atuação na análise de novos acordos comerciais; Avaliação de riscos de liquidez e mercado; Suporte as áreas de Fianças e Seguros; Monitoramento da Gestão de Capital 11

12 5. GOVERNANÇA CORPORATIVA A estrutura de governança corporativa do Western Union é responsável por definir estratégias e tomar decisões, assegurando uma geração de valor sustentável para a instituição e a sociedade em geral. A Western Union opta pelas boas práticas de Governança Corporativa, adotando como principais diretrizes a transparência, a prestação de contas, a honestidade e a responsabilidade corporativa, proporcionando aos acionistas a gestão estratégica e o monitoramento da direção executiva e de seus processos internos. Advisory Board A governança corporativa da Western Union Company tem como principal grupo o Adivisory Board. Fazem parte deste grupo o Vice Presidente da America Latina e Caribe, Vice Presidente do Banco Western Union em Viena, Vice Presidente de Auditoria Corporativa, Vice Presidente de Finanças Corporativa e o Diretor Presidente do Banco WEsternm Union do Brasil S/A. É responsabilidade deste grupo trazer as experiências e melhores práticas do Banco Western Union em Vienna para a Estrutura de Controles do Banco Western Union no Brasil, trazer novas idéias e novas perpectivas para o negócio local, aconselhamento, levantar fundos para a operação Local e participar do planejamento estratégico e de descisão dos negócios Financeiros no Brasil. Comitê de Risco e Gestão O cumprimento dos princípios da boa governança corporativa local tem início com o Comitê de Risco e Gestão. Fazem parte do Comitê de Risco e Gestão todos os diretores, superintendentes e o presidente do Banco e da Corretora Western Union. É responsabilidade deste Comitê: Definir a aprovar a estratégia de Gestão de Risco Disseminar a cultura e normas do Gerenciamento de Riscos (Operacional, Mercado, Liquidez, Legal bem como aprovar a estratégia de atuação e suas diretrizes. Aprovar novos produtos e serviços bem como suas alterações Monitorar e acompanhar pontos de Auditoria e Reguladores em geral Aprovar as Políticas Corporativas da Instituição bem como demandas relacionados a exigências provenientes da regulamentação vigente. Analisar os relatórios regulatórios de Risco Operacional, Risco de Mercado, Risco de Crédito, Controles Internos, Gerenciamento de Risco e Ouvidoria. Disseminar o Código de Ética (Conduta) da Western Union Atuar em caso de Contingência das Instituições ou eventos de risco extremo que involvem a Imagem da Instituição e a Continuidade de Negócios Disseminar a cultura de conformidade (Compliance) dentro da instituição, assim como assegurar a conformidade com: o As diretrizes emitidas pelo Banco Central do Brasil e demais órgãos reguladores; o As leis e regulamentos aplicáveis ao negócio; o O Acordo de Supervisão com o Departamento Bancário do Estado de Nova York ( NYSBD ); o As políticas e procedimentos da Instituição. Para auxiliar no cumprimento das obrigações relacionadas à boa governança corporativa, o Comitê de Gestão de Risco constituiu comitês e instrumentos auxiliares descritos a seguir: 12

13 Comitê de Tesouraria, Ativos e Passivos O Comitê de Tesouraria, Ativos e Passivos é responsável pela definição de capital mínimo desejado pela instituição, assim como por acompanhar o cumprimento da regulamentação aplicável, por meio de relatórios, análises e informações elaborados pelas equipes envolvidas. O Comitê tem como objetivos: Aprovar e revisar a Política de Investimento Aprovar as diretrizes na Gestão de Ativos e Passivos bem como seus Limites Operacionais Monitorar em conjunto com a área de Risco os limites operacionais de Risco de Mercado e Liquidez Monitorar e acompanhar pontos de Auditoria, Reguladores em geral relacionados a Tesouraria Avaliar periodicamente os relatórios de Gestão de Risco elaborados pela área Risco Revisar as atividades fiduciárias quando existente Aprovar e Revisar periodicamente Políticas Corporativas e garantir a adequada disseminação desta informação por toda a Instituição Avaliar a Aprovar Novos Produtos sob a ótica do Risco de Liquidez e Mercado Comitê de Proteção ao Consumidor, Fraudes e Intermediários O Comitê tem por objetivo: Deliberar sobre os casos apresentados, solicitando diligências adicionais para um melhor entendimento do caso, direcionando o encaminhamento da comunicação aos Órgãos Reguladores, e quanto à continuidade do relacionamento com este cliente. Monitorar os índices de reclamação do SAC e Ouvidoria Atuar na definição de Planos de Ação para correção de causas raiz em casos recorrentes apresentados na SAC e Ouvidoria Monitorar os casos de Fraudes e sugerir melhoria de processos para mitigar o risco Monitorar as perdas operacionais recorrentes a Fraudes envolvendo clientes e correspondentes Garantir a melhoria de processos em decorrências dos casos analisados, ou em decorrência a novas legislações e regulamentações. Este Comitê tem abrangência a todas as empresas do Grupo Western Union. Comitê de Compliance, PLD e Ética O Comitê de Compliance, PLD e Ética tem por objetivo assegurar a implantação do Programa de Compliance, Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro e Código de Ética na instituição, bem como avaliar os casos suspeitos identificados no monitoramento das operações de clientes. O Comitê tem por objetivo: Deliberar sobre os casos apresentados, solicitando diligências adicionais para um melhor entendimento do caso, direcionando o encaminhamento da comunicação aos Órgãos Reguladores, e quanto à continuidade do relacionamento com este cliente. Garantir a melhoria de processos em decorrências dos casos analisados, ou em decorrência a novas legislações e regulamentações de Prevenção a Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao terrorismo. 13

14 Atuar nas áreas da Western Union no processo de prevenção e combate, garantindo o atendimento às exigências legais Garantir que a Western Union prove treinamentos a todos os funcionários da Instituição e correspondentes quando iniciam seu relacionamento com a Instituição e reciclagem periódica. Deliberar casos de Ética Deliberar sobre assuntos relacionados a Compliance em Geral. Comitê de Auditoria Interna O Comitê de Auditoria Interna tem como objetivo apresentar uma avaliação equilibrada e compreensível da situação da instituição no que tange o monitoramento da estrutura de gerenciamento de riscos para assegurar que a instituição implantou os controles internos apropriados para mitigar os riscos de mercado, de liquidez, operacionais e de crédito, e que esses controles internos estão funcionando efetivamente. O Comitê tem por objetivo: Discutir os assuntos que devem ser tratados de acordo com a legislação local, regulatória ou qualquer outra legislação aplicável; Discutir com a gerência e auditores internos, conforme necessário, quaisquer problemas e dificuldades encontrados durante a auditoria. O comitê deve também considerar as respostas da gerência e avaliação dos riscos, incluindo as maiores exposições ao risco e ações tomadas pela gerência para mitigar esses riscos; Revisar e aprovar a função de auditoria interna, incluindo: (i) propósito, autoridade e linha de reporte organizacional; (ii) plano anual de auditoria interna, incluir novas prioridades, excluir auditorias do plano anual, orçamento e recursos; e (iii) definição do Líder de Auditoria Interna; Revisar, com o Líder de Auditoria Interna, o sistema de controles internos, controles financeiros e os resultados das auditorias internas; Análise das atividades desempenhadas pela Auditoria Interna durante o trimestre. Acompanhar a realização do plano de auditorias trimestralmente, principais conclusões e problemas decorrentes das auditorias realizadas e acompanhamento dos pontos de auditoria vencidos e a vencer; 6. COMPROMISSO COM A ÉTICA As normas do Código de Conduta do Western Union ressaltam o espírito pelo qual os funcionários preservam os valores da empresa. Embora nenhum documento possa substituir uma tomada de decisão consciente por parte dos funcionários do Banco, o Código provê orientações na promoção de uma conduta honesta e ética e apresenta orientações sobre como reconhecer e lidar com problemas éticos, e quais os recursos disponíveis quando necessário. Tal documento lista e descreve valores fundamentais como a integridade, parceria, oportunidade, paixão, e trabalho em equipe. As diretrizes de conduta do Banco estão descritas e exemplificadas em detalhe, como modelo a seguir: O compromisso com a Empresa e os nossos acionistas: o A utilização de propriedade da empresa. o Registro e comunicação de informações. o Guarda de registros e informações. o Propriedade intelectual. O compromisso mútuo: o Tratamento respeitoso. 14

15 o Discriminação e assédio. o A privacidade dos funcionários. o Segurança e saúde. O compromisso com nossos clientes: o Práticas justas. o A privacidade dos clientes. o Integridade nas ações de marketing. O compromisso com nossos parceiros de negócios: o Colaboração com fornecedores e agentes. o Conflito de interesses. o Presentes e convites para entretenimento. o Informações sobre a concorrência. o Propriedade intelectual de terceiros. O compromisso com as leis: o Cumprindo as leis. o Leis anticorrupção. o Uso de informações privilegiadas o Prevenção a lavagem de dinheiro. o Atividades políticas. o Requerimentos e intimações do governo. o Leis de concorrência e de antitruste. O compromisso com nossas comunidades. o A Fundação Western Union. o Direitos humanos. o O meio ambiente. o Comunicações com a comunidade. O Código de Ética foi traduzido do código de ética global da Western Union sendo que todos os colaboradores possuem o conhecimento de sua existência e se comprometem a aderi-lo. A Cada ano os funcionários passam obrigatoriamente pelo Treinamento do Código de Ética. Adicionalmente, ao Código de Ética existe um canal (número e ) onde os funcionários podem fazer denúncias ou ter orientações de como proceder de forma ética apesar do canal ser global o atendimento aos funcionários do Banco e da Corretora são realizados em português. 7. INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO Políticas e procedimentos As políticas e procedimentos são divulgados a todos os colaboradores do Banco por meio de um diretório de rede, denominado de share point. Somente são divulgadas políticas aprovadas pelo Comitê de Gestão e Risco. Segregação de função A estrutura de controles internos do Banco prevê a separação entre funções de autorização/aprovação, de operações, execução, controle e contabilização destas, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com esse princípio. Os controles existentes buscam contemplar a segregação entre funções conflitantes, entre eles: 15

16 Políticas e procedimentos a respeito da segregação de atividades, de modo a evitar conflitos de interesse e acúmulo de funções incompatíveis. Controles de perfis de acesso nos sistemas do Banco restringe o acesso às funções do sistema de acordo com as atribuições de cada colaborador. Políticas de alçadas globais, nessa política estão definidas os valores limites de aprovação dos gestores. Segurança dos sistemas de informação A área de Tecnologia da Informação é responsável pela segurança dos sistemas de informação, tanto do Banco Western Union quanto para a Western Union Corretora de Câmbio, e, com esse objetivo, são efetuados os seguintes controles: o o o Concessão de acesso mediante aprovação do gerente Back up diário (diferencial) e mensal (Full) Segregação dos perfis de acesso. A política de senha forte foi desenvolvida pela Western Union Global, onde define um padrão de senha segura e freqüência para alterações de acesso aos sistemas, como: o o o o o Sequência de zero; Possuir mais de 8 caracteres; Números e letras; Diferenciação entre login e senha; Caracteres seqüenciais. Segurança física A segurança física visa proteger os valores de uma entidade contra uso, compra ou venda não autorizados. O Banco apresenta os seguintes controles para a prevenção e detecção de riscos à segurança física: Controle de acesso incluindo entrada e saída de funcionários por meio de crachás. Senhas de acesso aos sistemas informatizados cada funcionário tem uma senha única e intransferível. A custódia dos documentos dos clientes é realizada pela empresa P3image. Inventário físico anual realizado pela empresa, última realizada em abril de IDENTIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS RISCOS Estrutura de gerenciamento de riscos Considerando as atividades do Banco e Corretora de Câmbio, a Western Union reconhece que os princípios de gerenciamento de riscos são fundamentais para a realização das metas da empresa. As atividades do Banco estão expostas à ocorrência de diferentes tipos de risco, como: risco operacional risco de crédito, risco de mercado e risco de liquidez e para cada categoria de risco foram criados controles de mitigação e acompanhamento que são alvo de monitoramento continuo pelos gestores de cada área e Diretores Estatuários. 16

17 A Western Union também criou controles para mitigar outros riscos, tais como risco legal e reputacional. As instituições financeiras, Banco e Corretora, estabeleceram sua estratégia baseada nos princípios de governança corporativa e responsabilidades sobre alocação de capital. A Western Union busca com as boas práticas de governança corporativa, gerenciar seus riscos para garantir a transparência, a honestidade, a prestação de contas e a responsabilidade corporativa, proporcionando aos acionistas a gestão estratégica e o monitoramento da direção executiva dos processos internos. Risco operacional Resolução no 3.380/06 Conforme disposto na Resolução n o de 2006 do CMN, que dispõe sobre a implementação de estrutura de gerenciamento de risco operacional nas instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, a estrutura de Risco Operacional foi desenvolvida para minimizar a probabilidade de perdas significativas decorrentes de controles inadequados nas áreas do Banco e da Corretora Western Union. A Western Union dispõe de uma estrutura de monitoramento dos riscos operacionais, estabelecida na Política de Integridade Risco Operacional, nela estão estabelecidos a estrutura de risco operacional, funções das áreas e os procedimentos utilizados para avaliar, monitorar, controlar e mitigar o risco operacional. A área de risco operacional tem como objetivo mapear e identificar os principais eventos e fontes de risco operacional, bem como registrar e propor ações para o tratamento e eliminação de suas causas. O gerenciamento do risco operacional está sob responsabilidade da área de Compliance. Adicionalmente a esse processo está ocorrendo à implementação de um sistema de gerenciamento de risco operacional e controle interno. Nesse sistema serão mapeados os procedimentos do banco indicando seus controles e deficiências encontradas, os riscos dos processos, pontos de controles, pontos de monitoramento e Políticas Corporativas. O sistema irá auxiliar a área de Compliance a monitorar os riscos operacionais relacionados ao Banco e a Corretora. Mensalmente o Comitê de Gestão e Risco se reúne para discutir as estratégias da Gestão de Riscos, monitorar os pontos de auditoria, disseminar a cultura de compliance, e assegurar que as atividades do banco estão em conformidade com os normativos internos e do Banco Central do Brasil. Risco de mercado Resolução no 3.464/07 Conforme disposto na Resolução n o 3.464/07 do CMN, que dispõe sobre a implementação de estrutura de gerenciamento de riscos de mercado nas instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo BACEN,o Banco dispõe de uma estrutura de monitoramento dos riscos de mercado e liquidez, que está sob responsabilidade pela área de Gestão de Risco. As políticas referentes a risco de mercado e de liquidez bem como os procedimentos de monitoramento foram Aprovadas em junho de Risco de Liquidez Resolução no 4090/12 Conforme disposto na Resolução n o de 2012 do CMN, que dispõe sobre a implementação de estrutura de gerenciamento de riscos de liquidez nas instituições financeiras e demais instituições 17

18 autorizadas a funcionar pelo BACEN, o Banco dispõe de uma estrutura de monitoramento dos riscos de liquidez, que está sob responsabilidade pela área de Gestão de Risco. As políticas referentes a risco de liquidez bem como os procedimentos de monitoramento foram aprovadas em junho de Risco de crédito Resolução no 3.271/09 O Banco Western Union está ciente sobre as implicações e regulamentação da Resolução nº do CMN, a qual dispõe sobre o cumprimento das responsabilidades, estratégias e metodologias utilizadas para a identificação, avaliação, monitoramento, controle e mitigação dos riscos de crédito, mediante a supervisão da diretoria executiva do banco. Definido com a possibilidade de ocorrência de perdas associadas ao não cumprimento pelo tomador ou contraparte de suas respectivas obrigações financeiras, o risco de crédito associado à Western Union do Brasil Participações LTDA (Western Union), composta pelo Banco Western Union do Brasil S.A. (Banco Western Union) e a Western Union Corretora de Câmbio S.A. (Corretora Western Union) é considerado apenas aquele que se refere ao contrato dos agentes, uma vez que é responsabilidade deles repassar o dinheiro das transações para a Western Union. O processo de analise de contratação de um novo correspondente, aumento de limite de transações, e monitoramento do limite operacional é realizado pela área Gestão de Risco da Western Union. O Supervisor de Crédito que se reporta diretamente a Diretoria de Crédito da Western Union LACA (Latin America e Caribe). Para o risco de crédito considerado pelo Banco Western Union, que é o risco associado aos correspondentes (agentes), este funcionários é responsável pela avaliação, aprovação e monitoramento de limites. A Western Union não possui carteira de crédito segundo os critério definidos pela resolução 2682 não havendo por este motivo exposição ao Risco de Crédito nos moldes desta Resolução. Gestáo de Capital Resolução no 3.988/11 O Banco Western Union está ciente sobre as implicações e regulamentação da Resolução nº 3.988/11 do CMN, a qual dispõe sobre a implementação de estrutura de gerenciamento de Capital. No mês de Agosto de 2012 foi aprovada e implementada Política de Gestão de Capital das instituições integrantes do Conglomerado Financeiro Western Union, estabelecendo a estrutura e procedimentos de gerenciamento de capital de tais instituições. 9. PREVENÇÃO E COMBATE A LAVAGEM DE DINHEIRO (PLD) Como prestadora mundial de serviços de transferência de dinheiro, a Western Union, está sujeita a leis e regulamentos que se destinam a enfrentar e combater Crimes de Lavagem de Dinheiro mundialmente. O Banco e a Corretora de Câmbio possuem o Manual de Prevenção a Lavagem de Dinheiro para o Correspondente que detalha procedimentos que os correspondentes e funcionários de seus correspondentes devem seguir para combater as atividades de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo. O manual foi elaborado para ajudar Correspondentes e funcionários a gerir e entender de maneira efetiva, de acordo com a Lei e com as políticas globais do Western Union. 18

19 Programa de Prevenção e Combate a Lavagem de Dinheiro No segundo semestre de 2012 foram identificados casos suspeitos de lavagem de dinheiro com consequente reporte ao COAF. Os casos Identificados como suspeitos pelo Grupo de Analise no programa de monitoramento mensal é escalonado ao Comitê de Compliance, PLD e Ética que determina ações que serão operacionalizadas por Compliance. O programa de Prevenção e Combate a Lavagem de Dinheiro tem sido objeto de acompanhamento e aprimoramento, tendo apoio incondicional da alta administração e de todo o corpo funcional da instituição, além da utilização de mecanismos de controle que garantem que o mesmo esteja em aderência com normas internas e legislação vigente. Em março de 2012 o Programa de PLD foi alvo de trabalho da Auditoria Interna com resultado Satisfatório. Relatamos a seguir, outros pontos que merecem destaque no Programa de Prevenção e Combate a Lavagem de Dinheiro: Políticas Corporativas O Banco e a Corretora contam ainda com as Políticas Corporativas: Conheça seu Correspondente A política local Conheça seu Correspondente que contempla o Banco Western Union e Western Union Corretora de Câmbio contém procedimentos que tratam a aprovação, manutenção e relacionamentos com seus correspondentes com o objetivo de administrar os riscos relacionados aos mesmos. Os líderes de negócios devem ser responsáveis pela implementação e execução de processos de conformidade apropriados especificados na Política. Conheça seu Cliente e Programa de Identificação de Cliente A Política local Conheça seu Cliente contém procedimentos que devem ser utilizados para a devida identificação de clientes e os tipos de atividades que eles possam realizar. O objetivo é identificar e verificar a verdadeira identidade de seus clientes, detectar e relatar as atividades criminosas, inclusive lavagem de dinheiro ou financiamento de terrorismo. Os funcionários dos correspondentes, Banco e Corretora devem seguir os procedimentos do Programa de Identificação do Cliente (PIC) que a Política detalha para efetuar as transações de transferência de dinheiro inclusive no que se refere ao Tratamento de Clientes permanentes e PEP Conheça seu Funcionário A política conheça o seu funcionário contém os procedimentos que devem ser seguidos no momento da contratação de um novo colaborador ou um terceiro. A política ainda prevê que para os casos considerados especiais haverá a análise da área de Recursos Humanos, Jurídico, Compliance e a área contratante. Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo Esta política visa fornecer a descrição detalhada do Programa de Prevenção e Combate a Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo do Western Union. Sanções Governamentais e Econômicas Esta política visa fornecer a descrição dos padrões para a identificação de Clientes em relação a listas impeditivas e restritivas mundiais e locais. Lei de Sigilo Bancário Americana (BSA) Esta política visa fornecer uma descrição do Programa de Compliance de AML baseado em risco da Western Union e documenar como esse programa está alinhado e implementa as exigências da BSA e de outras leis e regulamentos aplicáveis de combate à lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo. 19

20 Manual de Compliance Prevenção a Lavagem de Dinheiro (PLD) para o Correspondente Este Manual visa orientar os Correspondente da Western Union quanto aos Programa de Prevenção e Combate a Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo conforme as determinações estabelecidas pelo Banco Central do Brasil na Lei , Circular e e normas complementares. Supervisão Nas reuniões do Comitê de Compliance, PLD e Ética, Comitê de Gestão de Risco e no Advisory Board a área de Compliance informa o Senior Managment sobre os aspectos relacionados a Compliance, cujo objetivo é prover a alta administração com informação sobre a atuação no Programa de Prevenção e Combate a Lavagem de Dinheiro, bem como mantê-los informado sobre as ações de Compliance e os pontos de atenção em aberto. Treinamento O programa anual de treinamento inclui programa de auto-estudo e treinamento presencial. O programa de auto-estudo permite o treinamento à distância, dentro do horário de conveniência do funcionário. O programa deve ser realizado por todos os funcionários do Banco e da Corretora em periodicidade anual. Em 2012 foi realizado treinamento presencial para toda a Alta Administração e gestores do Banco e da Corretora bem como treinamento auto instrutivo de Prevenção a Lavagem de Dinheiro através de Intranet Corporativa de forma obrigatória para todo o funcionário independente do nível hierárquico. Novos funcionários devem obrigatoriamente passar pelo Treinamento auto instrutivo. Monitoramento O Banco e a Corretora possuem a ferramenta corporativa SIRCOI, cujo objetivo é automatizar o processo de detecção das transações suspeitas e não usuais realizadas pelos clientes. A ferramenta visa aumentar a eficiência e assertividade no processo de detecção de transações suspeitas e não usuais, e na produção de informações gerências. O sistema á alvo de aperfeiçoamento continuo e investimentos. OS casos suspeitos são encaminhados ao Comitê de Compliance, PLD e Ética que determina as ações pertinentes. Produtos O processo corporativo de aprovação de novos produtos existentes inclui a área de Compliance como uma das áreas revisoras e aprovadoras. Os aspectos de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiros são avaliados na aprovação e na manutenção de produtos / serviços. 10. OUVIDORIA A Ouvidoria do Western Union assegura que todas as reclamações dos clientes possam ser analisadas em uma instância superior, ou seja, após contato do cliente com a Central de Atendimento, sejam tratadas pronta e adequadamente dentro do prazo de 15 dias. Os dados coletados e analisados devem ser a base para a correção de problemas, auxiliando na identificação dos aspectos em que a companhia necessita 20

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