ESTUDO DE CASO SOBRE A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA IMPLENTAÇÃO COM SUCESSO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

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1 ESTUDO DE CASO SOBRE A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA IMPLENTAÇÃO COM SUCESSO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CASE STUDY ON THE IMPORTANCE OF PROJECT MANAGEMENT IN THE SUCCESSFUL IMPLEMENTATION OF THE STRATEGIC PLANNING Dalivia Bento Bulhões Pós- graduanda em Gestão Empresarial Luiz Otávio da C.O. Castro Profº Msc. Centro de Pós-Graduação FAESA RESUMO Trata-se de um estudo de caso do gerenciamento de projetos e sua relação com o planejamento estratégico, tendo como objetivo analisar e caracterizar práticas colaborativas deste modelo de gestão como ferramenta do planejamento estratégico de uma microempresa do segmento de informática, e sua transposição para a elaboração do mapa estratégico, através do balanced scorecard (BSC). O gerenciamento de projetos é uma disciplina que vem sendo formada, há muito tempo, por pessoas de diversas áreas de conhecimento e especializações, em vários países e ambientes, e praticamente em todos os tipos de organizações, razão pela qual se optou pelo presente estudo. A abordagem metodológica foi desenhada com base em revisão de literatura sobre os principais conceitos de gerenciamento estratégico, administração estratégica e balanced scorecard, com ênfase na aplicação em microempresas. Palavras-Chaves: Planejamento estratégico. Gerenciamento de Projetos. Balanced scorecard

2 ABSTRAC This is a case study of project management and its relationship with strategic planning, aiming to analyze and characterize collaborative practices of this management model as a tool of strategic planning at a micro-computer segment, and its transposition into elaboration of the strategic map, through the balanced scorecard (BSC). Project management is a discipline that has been formed long ago by people from different areas of knowledge and expertise in various countries and environments, and virtually all types of organizations, which is why we opted for this study. The methodological approach was designed based on literature review on the main concepts of strategic management, strategic management and Balanced Scorecard, with emphasis on application in micro. Key Words: Strategic Planning, Project Management, Alignment of goals INTRODUÇÃO Todos nós sabemos como as coisas mudaram nas últimas cinco décadas. Mas não se sabe para onde iremos e, na velocidade crescente das transformações, é necessário que estejamos permanentemente preparados para responder às evoluções e às mudanças. O consumidor fica mais exigente e consciente, criam-se produtos substitutos a todo o momento, a tecnologia se desenvolve e se torna mais sofisticada, as mudanças tornam-se cada vez mais velozes diante da criatividade e capacidade do ser humano. De acordo com Porter (1999, p.46) é fundamental concentrar os recursos organizacionais (dinheiro, pessoal, tempo e informação) nos fatores básicos que se mostram decisivos para o triunfo de uma empresa ou área. Distribuir

3 recursos, conforme os benchmarks, simplesmente não trazem nenhuma vantagem palpável. Se uma organização ou área de uma empresa souber quais são os fatores chave para seu êxito e aplicar neles o conjunto correto de recursos, será então capaz de colocar-se em real superioridade competitiva. Vargas (2005) afirma que, para atender ás demandas de maneira eficaz e efetiva, em um ambiente caracterizado pela velocidade das mudanças, torna-se indispensável um modelo de gestão focado em prioridades e objetivos e, por esta razão, o gerenciamento de projetos tem crescido mundialmente de maneira tão acentuada nos últimos anos. Com o mercado globalizado e competitivo, o diferencial das empresas consiste em desenvolver atividades assertivas que alcancem com o menor custo humano, econômico e financeiro as metas desejadas. Para alcançar este diferencial competitivo, torna-se cada vez mais necessário a introdução de metodologias voltadas para o planejamento estratégico e gestão de projetos. Este trabalho visa convergir estas posturas essenciais para as empresas como diferencial para a obtenção de sucessos, identificando a importância da gestão de projetos para implementação do planejamento estratégico e alinhamento das metas. PROBLEMA E MOTIVAÇÁO DA PESQUISA Vários estudos tem enfatizado a necessidade de analisar os motivos pelos quais, a fase mais complexa do planejamento estratégico das organizações que está relacionada com sua implementação não tem tanto êxito. Muitas empresas possuem um planejamento estratégico muito bem elaborado, mas quando é executado não alcança grandes sucessos.

4 Quando se trata de pequena e micro empresa, a presença de uma metodologia clara de comunicação do planejamento estratégico certamente poderá ser um diferencial competitivo. No entanto, se não houver esta conscientização poderá tornar-se um fator complicador. É sabido que empresas que desenvolvem o planejamento estratégico apresentam melhores desempenhos que as que não optam pela sua orientação. Embora tenham sua fase de planejamento garantido, quando se alcança a fase de execução, grande parte das empresas perdem seu alinhamento com as metas e acabam, muitas vezes fracassando, pela falta de uma metodologia de gestão de projetos das mudanças estratégicas. Desta forma, diante deste cenário complexo os questionamentos preliminares deste trabalho giram em torno da baixa inserção do planejamento estratégico em pequenas e microempresas. Há, por exemplo, questionamentos quanto aos impactos relacionados com o desempenho gerencial e organizacional. O desenvolvimento desta pesquisa foi motivado pela participação da autora com o quadro técnico-gerencial nas atividades comerciais, rotineiras e administrativas da empresa Bitável Tecnologia. Essa prospecção estratégica identificou lacunas ainda desconhecidas pela Bitável Tecnologia, na condução dos seus negócios sob a luz da gestão de projetos. A metodologia utilizada neste trabalho foi desenvolvida através de estudo de caso, que é uma investigação empírica usada para entender um fenômeno da vida real em profundidade (Yin, 2010). A pesquisa caracteriza-se como exploratória. Quanto à forma de abordagem, a pesquisa é qualitativa e quantitativa (GIL, 2010). A amostra da pesquisa foi a empresa Bitável Tecnologia. Os dados foram coletados através de questionários, entrevistas e análise de documentos da empresa.

5 HIPÓTESE Após o estudo da dissertação de mestrado titulada A importância da abordagem da gestão de projetos visando à implementação de estratégias organizacionais, (BOYADIJAN, 2008), foi constatado que as grandes empresas pesquisadas que adotam práticas de gerenciamento de projetos conseguem efetivar seu planejamento estratégico com mais sucesso. Esta perspectiva despertou o interesse em compreender como as ferramentas de gerenciamento de projetos, em sua dimensão conceitual difundida pelas melhores praticadas do PMI (Project Management Institute) e softwares, contribuem para o sucesso na gestão do planejamento estratégico uma microempresa. Partindo da conclusão de Boyadjian, constrói-se a hipótese de que o gerenciamento de projetos auxilia na execução com relativo sucesso do planejamento estratégico da empresa pesquisada. A partir desta hipótese que foi realizado todo o trabalho de pesquisa. OBJETIVO GERAL Compreender como as melhores práticas de gerenciamento de projetos poderão contribuir para implantação do planejamento estratégico da Bitável Tecnologia.

6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS (i) (ii) (iii) Investigar o relacionamento entre grandes, médias e pequenas empresas na utilização de planejamento estratégico versus o gerenciamento de projetos. Aprofundar a análise do modelo de gerenciamento de projetos atualmente utilizado nas organizações. Analisar a viabilidade do modelo de gestão desenvolvido pela, e para, a Bitável Tecnologia, através do desenvolvimento de software específico de gestão estratégica visando dar suporte na condução do planejamento estratégico. JUSTIFICATIVA Este trabalho aborda a importância das melhores práticas gestão de projetos e de estratégias para o sucesso das organizações. Esta temática é discutida amplamente no meio acadêmico e empresarial. No entanto, são poucos teóricos que discutem a integração entre o gerenciamento de projetos e a execução do planejamento estratégico e alinhamento das metas. Muitas empresas investem alto em seu planejamento estratégico, mas poucos são os retornos diante dos grandes desafios encontrados em seu processo de implantação. Com este trabalho de pesquisa pode-se percebe que existem métodos capazes de minimizarem os desafios da implementação do planejamento estratégico para micro-empresas. Dentre eles destacamos as melhores práticas de gerenciamento de projetos e metodologias de planejamento estratégico como análise das cinco forças de Porter, SWOT análise e BSC (balanced scorecard).

7 Fischmann (1987), alerta que se tem dado muito enfoque à formulação e seleção de estratégias compatíveis como o ambiente empresarial e com os objetivos e metas da empresa, mas pouca atenção é dada à execução das mudanças estratégicas, principalmente nos aspectos de gestão de projetos. Fatores determinantes do fracasso do Planejamento Estratégico na prática são encontrados na fase de execução, independente de todo os esforços desempenhados nas fases anteriores. Schwarz apud Kallas (2003) revela que mais de 90% das organizações brasileiras apresentam falhas na execução de seu planejamento estratégico. Para Sanbanski apud Boyadjian (2008) este fracasso ocorre porque a implementação estratégica é uma atividade complexa que envolve não apenas competência técnica na elaboração e gerenciamento de projetos, mas aspectos mais amplos como sistema de informação, comprometimento, dentre outros. A vasta literatura sobre planejamento estratégico, implementação estratégica e gestão de projetos aborda casos de empresas de grande porte, carecendo de análises empresas de pequeno porte. Realizaremos um estudo de caso com uma micro-empresa na área de Tecnologia da Informação e adaptando as teorias à realidade específica da empresa. Com o estudo de caso da empresa Bitável Tecnologia pretende-se de forma ampliada, contribuir para que as empresas tenham maior probabilidade de sucesso na implementação do planejamento estratégico por meio da gestão de projetos para que alcancem uma postura mais competitiva no mercado.

8 REVISÃO DA LITERATURA O arcabouço teórico da pesquisa foi construído em torno de duas variáveis: Planejamento Estratégico na dimensão da implementação e gerenciamento de projetos. Será apresentada a revisão bibliográfica sobre os temas e as principais definições conceituais que serão utilizadas ao longo do trabalho. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Trabalhando o aspecto conceitual de planejamento tem grande relevância o trabalho desenvolvido por Steiner apud Oliveira (2001, p.3) que definiu cinco dimensões que devem analisadas no planejamento: Função desempenhada pela empresa como, por exemplo, produção, pesquisa, novos produtos, finanças, marketing. Elemento do Planejamento que se configuram no objetivo, estratégias, política, programação, orçamento, normas, etc. Tempo do planejamento, se ele é de longo, médio ou curto prazo. Unidades organizacionais onde o planejamento é elaborado que pode ser corporativa, unidade estratégica, grupos de funcionários. Características do planejamento avaliando seu grau de complexidade, se confidencial ou público, estratégico ou tático. Para o autor, estes aspectos se relacionam existindo uma linha muito tênue entre eles, permitindo a reflexão de que o planejamento poder ser conceituado como um processo, considerando os aspectos abordados pelas cinco dimensões, desenvolvido para o alcance de uma situação futura desejada.

9 Em relação à perspectiva estratégica, a origem da palavra esteve relacionada a políticas, guerras ou jogos ao longo do tempo, sobretudo, após a 2ª Guerra Mundial, o pensamento estratégico passou a ser apropriado pelo ambiente de negócios. Mintzberg (2000, p. 20) conceitua os 5Ps para a estratégia, que são, na verdade, cinco formas diferentes de pensar o conceito de estratégia. Plano (Plan) definido pela direção, guia ou curso de ação para o futuro. Padrão (Pattern) consistência de comportamento ao longo do tempo. Posição (Position) localização de certos produtos em determinados mercados. Perspectiva (Perpective) uma maneira fundamental de a organização fazer as coisas. Como perspectiva a estratégia olha para dentro da organização tendo como referencial a visão da empresa. Estratagema (Play) uma manobra específica para vencer com ardil um oponente ou concorrente. Portanto, a estratégia determina a direção que a empresa deseja seguir, focando os esforços da organização para a realização das atividades que tenham sinergia com os objetivos a serem alcançados. Segundo Porter (1999, p.52), o lema da estratégia competitiva é ser diferente. Significa escolher, de forma deliberada, um conjunto diferente de atividades para proporcionar um mix único de valores. Complementando a idéia Porter (1999, p.63) afirma que estratégia é criar uma posição exclusiva e valiosa, envolvendo um deferente conjunto de atividades. Se houvesse uma única

10 posição ideal, não haveria necessidade de estratégia, para ser sustentável deve haver a compatibilidade entre as atividades da empresa. Porter (2004) apresenta as cinco forças que devem ser analisadas para que as empresas tenham uma estratégia competitiva. Sua análise abrange as dimensões microambiental e macroambiental, sendo as forças que devem ser analisadas as seguintes: o poder de barganha dos fornecedores ameaça de novos entrantes, poder de barganha dos clientes, ameaça de produtos substitutos e rivalidade entre concorrentes. De acordo com o autor, o objetivo de uma estratégia e possibilitar a empresa uma posição favorável de modo que seja capaz de defender-se melhor de seus concorrentes. O método utilizado para superar os concorrentes e enfrentar as forças competitivas está em se posicionar em uma das seguintes dimensões: liderança em custos, diferenciação e foco. Esta última estratégia é a utilizada pela empresa pesquisada que busca na seleção de um segmento limitado de clientes para vencer a concorrência em diferenciação ou eficiência. De nada adianta um ótimo planejamento estratégico guardado na gaveta, o grande diferencial do planejamento estratégico está na metodologia de sua construção e, principalmente, na sua implementação e concretização. Estes fatores são, sem dúvida, os grandes desafios da maioria das empresas e é por isso que elas fracassam neste ponto. De acordo com Hrebiniak apud Boyadjian (2008, p.31) a consecução da estratégia consiste em um processo disciplinado ou um conjunto lógico de atividades conectadas que permite que uma organização utilize uma estratégia e a faça funcionar. A literatura corrente está focada na formulação de estratégias e pouco tem se dedicado como fazer. São inúmeras as referências sobre liderança, comunicação e educação, com teorias não muito

11 claras para explicar qual abordagem é melhor para executar a estratégia, entender como ocorre o alinhamento entre as atividades relacionadas pelo planejamento estratégico e os sistemas organizacionais. Para Bossidy e Charan apud Boyadjian (2008, p. 33) a execução é uma das principais questões ainda não resolvidas no mundo dos negócios atuais. Os gerentes são treinados para planejar e não para executar planos. Hrebiniak apud Boyadjian (2008, p.37) apresenta uma lista de dificuldades encontradas na implementação do planejamento estratégico: Comunicação confusa de responsabilidade e /ou obrigação para decisões ou ações de execução. Falta de sentimento de pertencer a uma estratégia ou plano de execução entre os principais colaboradores. Falta de orientação na execução da estratégia. Falta de suporte para a execução da estratégia por parte da alta administração. Recursos financeiros insuficientes para executar a estratégia. Incapacidade de gerenciar a mudança efetivamente ou separar a resistência interna à mudança. Tentar executar uma estratégia que entre em conflito com a estrutura existente de poder. Compartilhamento deficiente ou inadequado de informações entre as pessoas ou unidades de negócios responsáveis pela execução da estratégia. O tempo utilizado para a execução é maior que o planejado. Os problemas enfrentados não foram previstos. A alta direção não avalia realisticamente se a empresa consegue executar o plano. Falta de celebração do sucesso, faltando reconhecimento e recompensa pelo progresso.

12 Kaplan e Norton (2000, p.11) chamam a atenção que o verdadeiro problema nas organizações não é mais estratégia, mas sim a sua má execução. Como o foco da pesquisa está no processo de execução destacamos uma ferramenta utilizada no trabalho de pesquisa bastante pertinente para micro e pequenas empresas para auxiliar no processo de implementação do planejamento estratégico é o BSC (balanced scorecard), desenvolvido por Robert S. Kaplan e David P. Norton. Uma organização voltada para a estratégia é a essência do BSC, o que pressupõe alinhamento e foco de toda organização no alcance da estratégia. A explicação que os autores dão para os desafios na implementação o planejamento estratégico das empresas é que as estratégias estão mudando, mas as ferramentas estão ficando para traz. Nos fins do século XX, o valor contábil dos ativos tangíveis correspondia a apenas de 10 a 15% do valor de mercado das empresas. Sem dúvida, as oportunidades para a criação de valor estão migrando da gestão de ativos tangíveis para a gestão de estratégias baseadas no conhecimento, que exploram os ativos intangíveis da organização: relacionamento com clientes, produtos e serviços inovadores, tecnologia da informação e banco de dados, além de capacidades, habilidades e motivação dos empregados. (Kaplan e Norton, 2000, p.12). Portanto, diante destas mudanças, na falta de uma ferramenta que dê conta destas variáveis, as empresas têm dificuldade em gerenciar o que não conseguem descrever ou medir. O BSC visa medir a estratégia com indicadores financeiros e não financeiros que devem emanar da visão e a estratégia da organização. Segundo FRANCISCHINI (2002) o BSC é a ferramenta administrativa que permite conectar a estratégia empresarial com o controle dos desempenhos operacionais. Ele traduz a missão e a estratégia da empresa num conjunto abrangente de medidas de desempenho que servem de base para um sistema de medição e gestão estratégica.

13 O BSC é acompanhado de um mapa estratégico que possui quatro dimensões segundo KAPLAN e NORTON (2004 p 32-34): financeira, mercados e clientes, processos internos, e aprendizado e crescimento. A perspectiva financeira que descreve os resultados tangíveis da estratégia em termos financeiros tradicionais. A perspectiva do cliente que define a proposição de valor para os clientes-alvo. A proposição de valor fornece o contexto para que os ativos intangíveis criem valor. As perspectivas financeiras e do cliente descrevem os resultados que se esperam da execução da estratégia. A terceira dimensão é a perspectiva dos processos internos que identificam os poucos processos críticos que exercem maior impacto sobre a estratégia. A última consiste na perspectiva de aprendizado e crescimento que define os ativos intangíveis mais importantes para a estratégia, elas demonstram o capital humano, o capital da informação e o capital organizacional que são capazes de sustentar os processos internos de criação de valor. Os objetivos nas quatro perspectivas são conectados uns com os outros por relação de causa e efeito. Portanto, o alinhamento dos objetivos nessas quatro perspectivas é a chave para a criação de valor, e, portanto, para uma estratégia focada e dotada de consistência interna (KAPLAN e NORTON 2004, p.34). A pesquisa tem como arcabouço teórico no que tange ao planejamento estratégico nos conceitos que foram apresentados. Nossa proposta é interligar os conceitos trabalhados no planejamento estratégico com os de gerenciamento de projetos que será apresentado mais adiante, com o objetivo de compreender como as melhores práticas de gerenciamento de projetos contribuem para a implementação com sucesso do planejamento estratégico, a partir do estudo de caso da Bitável Tecnologia.

14 GERENCIAMENTO DE PROJETOS Galpin (1997) desenvolveu um modelo de implementação linear da estratégia, denominado fazendo a estratégia funcionar. Ele foi um dos primeiros teóricos a reconhecer a gestão de projetos como crucial para a implementação do planejamento estratégico. A complexidade do processo de implementação gera duas soluções para sua realização: a decomposição da estratégia em atividades e ações que serão executadas em curto prazo ou um processo eficaz de gerenciamento de projetos. Para a pesquisa a ser desenvolvida será aplicada a segunda opção. É possível identificar pela literatura que a gestão e projetos podem melhorar o desenvolvimento das pessoas e da execução das atividades por trazer clareza de papéis, responsabilidades, prazos e custos. Castro apud Boyadjian (2008, p.56) identificou a gestão de projetos como o instrumento de maior impacto na implementação efetiva de estratégias. Quando o planejamento estratégico chega na fase dos planos, torna-se crucial a integração como gerenciamento de projetos. Segundo Vargas (2005, p.7), projeto consiste em: Um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos, envolvidos e qualidade. Prado (2004, p. 20) argumenta que dominar a arte de executar projetos se tornou um dos aspectos de sobrevivência da empresa moderna. O gerenciamento de projetos está diretamente relacionado com a garantia de obtenção das metas das organizações. Compete ao Planejamento Estratégico e às lideranças das organizações, identificar e selecionar as melhores ações

15 estratégicas, e ao Gerenciamento de Projetos ser o agente executor das mudanças. Vargas (2005, p. 7) define Gerenciamento de Projetos como um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a empresa desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade predeterminados. Diante destes conceitos fica evidenciado que o gerenciamento de projetos é capaz de envolver o planejamento estratégico em sua fase de implementação, o foco central da pesquisa será encontrar esta integração, apresentado um modelo de execução do planejamento estratégico utilizando as ferramentas da gestão de projetos desenvolvida pela empresa Bitável Tecnologia. Não existe um único caminho, existem várias formas de implementação de estratégias por meio do gerenciamento de projetos, o que será aprofundado na pesquisa de campo. ABORDAGEM METODOLÓGICA A metodologia aborda o tipo de pesquisa a ser desenvolvida, evidenciando-se os meios que serão utilizados para execução da mesma. Será definida a população amostral, os tipos de amostra, os instrumentos a serem utilizados para coleta de dados, bem como os tratamentos escolhidos e a forma como serão apresentados (GIL, 2008). Este trabalho foi desenvolvido pelo modelo conceitual que estabelece em termos amplos a definição de um problema particular a ser resolvido. Diante do estudo de caso da Bitável Tecnologia a pesquisa desenvolvida em torno da análise do problema de como o gerenciamento de projetos contribui para a implementação do Planejamento Estratégico. A empresa foi fundada em 1999, em Vitória- Espírito Santo. Ela se posiciona no mercado para oferecer uma infraestrutura com soluções em produtos e serviços de diferencial competitivo e excelência em Tecnologia

16 da Informação - TI que atenda satisfatoriamente as necessidades de seus clientes na área de gestão de projetos. O estudo é descritivo tendo com objetivo o entendimento da relevância do fenômeno, estabelecendo relações entre variáveis e descrevendo sua distribuição, procurando verificar a aceitação ou rejeição da hipótese construída e as relações entre as variáveis. A pesquisa tem caráter quali-quantitativa, considerando a ocorrência de uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, entretanto, será necessário uma análise quantitativa dos dados coletados por meio da aplicação de questionários com perguntas referentes ao planejamento estratégico e ao gerenciamento de projetos da empresa. O trabalho de pesquisa foi dividido em quatro etapas: 1ª Etapa: Análise bibliográfica sobre as duas variáveis estudadas: Planejamento Estratégico e Gerenciamento de Projetos como objetivo de fundamentar o arcabouço teórico da pesquisa. 2ª Etapa: Em conjunto com os diretores e colaboradores foi analisado o Planejamento Estratégico já desenvolvido pela empresa, conhecendo as ações realizadas para sua implementação. Em seguida, avaliou-se o Planejamento Estratégico e os ajustes necessários para sua contextualização diante das mudanças de cenários ocorridas desde a sua elaboração. 3º Etapa: Após a análise do Planejamento Estratégico da Bitável Tecnologia, foram realizadas entrevistas, com questões predefinidas, com dois Diretores da Bitável, a temática que envolveu a entrevista avaliava aspectos da estratégia da empresa e seu nível de amadurecimento quando do gerenciamento de projetos. A entrevista foi acompanha de questionários sobre a mesma temática. O resultado desta entrevista foi analisado quantitativamente com a tabulação de dados do questionário e qualitativamente por meio da análise de conteúdo.

17 4º Etapa: Por fim, com base em referências bibliográficas foram comparadas as técnicas de implementação de Planejamento Estratégico com as desenvolvidas pela Bitável Tecnologia reunindo todas as informações coletadas ao longo da pesquisa para as considerações finais. Além disso, desenvolvemos um BSC para a empresa a partir da revisão do planejamento estratégico. O quadro 1 mostra a representação da metodologia utilizada neste trabalho. Quadro1. Metodologia utilizada QUADRO DEMONSTRATIVO DA METODOLOGIA TIPOLOGIA DE PESQUISA AMOSTRA DA PESQUISA METODO DE COLETA DE DADOS METODOLOGIA DE PESQUISA TÉCNICA DE ANÁLISE DE DADOS QUALITATIVA DESCRITIVA MICRO-EMPRESA BITÁVEL TECNOLOGIA ENTREVISTAS COM ANÁLISE DE CONTEÚDO E TABULAÇÃO DE DADOS DE QUESTIONÁRIOS CRIAÇÃO DE UM MODELO CONCEITUAL ANÁLISE DESCRITIVA E ANÁLISE COMPARATIVA COM A BIBLIOGRAFIA Quadro 1 Representação da metodologia da pesquisa Fonte: O autor

18 RESULTADOS ESPERADOS Apresente pesquisa contou com a participação da empresa Bitável Tecnologia como estudo de caso de uma microempresa no setor de informática. Os dados foram coletados por meio de duas entrevistas com os temas: planejamento estratégico e gerenciamento de projetos. Participaram dois sócios e dois colaboradores da empresa que desenvolvem atividades administrativas. A empresa possuía um planejamento estratégico desenvolvido, em 2009, com grau de formalidade considerável para uma microempresa. Com as mudanças de conjuntura no mercado nacional e internacional, a empresa Bitável Tecnologia precisou avaliar e monitorar alguns pontos importantes do negócio e da gestão para que pudesse enfrentar em melhores condições os desafios o seu mercado de atuação. Foi feito, então, a atualização do seu planejamento estratégico contando com assessoria especializada. Uma das conseqüências desta revisão estratégica deixou claro que as potencialidades da empresa deveriam ser mais bem exploradas. Por já possuir uma ferramenta de suporte (software) na área de gestão de projetos, o grande diferencial seria sua adequação para o efetivo acompanhamento do planejamento estratégico. No entanto, havia uma dificuldade em manter o foco do que fora planejado nas ações cotidianas. Diante dessa necessidade, a empresa conheceu as potencialidades da disciplina Balanced Scorecard - BSC como ferramenta importante para auxiliar a gestão global da empresa. Para que o BSC tivesse mais aplicabilidade, a metodologia sofreu adaptações para se adequar à realidade da microempresa. A empresa autorizou a publicação do mapa estratégico sem a tabela de objetivos, indicadores, metas e iniciativas, para garantir o sigilo das informações (anexo 1). Foi evidenciado pelas práticas desenvolvidas pela empresa que mesmo não tendo grande clareza dos indicadores e metas por meio de um sistema consolidado de gestão e medição de desempenhos, as ações desenvolvidas pela empresa são implementadas com maior facilidade pelo conhecimento que

19 se tem em gerenciamento de projetos. Esse aspecto ficou claro após a análise dos dados coletados por meio dos questionários. A empresa possui uma sistemática própria de avaliação do planejamento estratégico, sendo feita em período trienal, com revisões anuais de conjuntura, em nível tático para estratégico semestralmente e atividades operacionais, semanalmente. Na última avaliação, a efetiva realização em tempo e custo dos planos de ação da empresa foi de 85% de aplicação, considerando que as mudanças no escopo não foram avaliadas como fracassos, mas mudanças estratégicas. O fato de haver uma coordenação do processo, na qual, envolve o gerenciamento de projetos, influenciou, segundo os gestores, no sucesso da implementação das estratégias, pois o monitoramento frequente possibilita ajustes imediatos nas decisões. Logo, infere-se que, possuir uma metodologia clara de implementação do planejamento estratégico contribui para que os resultados sejam positivos, aumentando o índice de satisfação do processo de implementação de estratégias. A empresa apresentou como principal obstáculo para a implementação com sucesso das estratégias a falha de comunicação, seguido pela falta de consciência dos colaboradores da importância de suas ações para o sucesso do planejamento estratégico, ficando, muitas vezes os gestores, sem suporte para a execução. A visão dos gestores sobre o planejamento estratégico está integrada ao processo de elaboração de projetos e iniciativas. No entanto, os colaboradores não compreendem bem as ações direcionadas num perspectiva de longo prazo, podendo ser um fator que dificulte a implementação do planejamento estratégico. Analisando o cotidiano da empresa, detectou-se que o problema central consiste em definições de responsabilidade, pois os entrevistados não tinham clareza suficiente de seus papéis e responsabilidades na implementação. A estratégia sugerida foi deixar mais claro no próprio sistema da empresa as atividades e quem é o líder, identificado por nome o colaborador e o associando à atividade. Outra ferramenta que ajudou na solução deste problema foi o BSC e sua relação com a matriz de responsabilidade. A partir

20 das iniciativas definidas do BSC produziu-se uma matriz de responsabilidade, fundamentada nas melhores práticas do PMI concedendo à equipe maior clareza de suas atribuições. A expectativa é que haja maior comprometimento dos colaboradores com a definição clara dos papéis e o consequente aumento do índice de realizações dos planos de ação. Mas estes resultados somente poderão ser analisados em pesquisas futuras. Com metodologia própria, o planejamento estratégico da empresa é fragmentado em planos de ação que são gerenciados como projeto pela empresa e nesse aspecto encontra o diferencial da Bitável Tecnologia um controle e execução de forma mais eficaz. Isso por que a empresa possui um software desenvolvido por ela que contribui no gerenciamento dos planos de ação elaborados a partir do planejamento estratégico, uma vez que eles são gerenciados como projetos e organizados como programas e portfólios. O sistema é alimentado com os dados e por ele a execução é acompanhada, avaliada e discutida entre os sócios. Há um processo de classificação segundo critérios claros pela empresa o que garante a correlação significativa com o alto percentual de satisfação da implementação. O alto índice de satisfação da implementação dos planos de ação estratégicos está relacionado à utilização de ferramenta, técnicas e conceitos de planejamento estratégico e gerenciamento de projetos. Fundamentalmente, no que se refere à instrumentalização das melhores práticas para a melhoria contínua da empresa. Os registros no software gera um banco de dados importante para a emissão de relatórios que são sistematicamente analisados e avaliados. A disciplina do Gerenciamento de Projetos agrega muito valor ao processo de implementação do planejamento estratégico da, pela formalidade da metodologia, pelo conhecimento dos gestores e colaboradores de seus conceitos e ferramentas fundamentadas no PMI, norteados pelos pilares: prazo, escopo, custo e qualidade.

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