IC WEEK - RJ REGULAMENTO / MANUAL DO EVENTO

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1 IC WEEK - RJ REGULAMENTO / MANUAL DO EVENTO OBS: O presente documento será entregue em uma via ao Expositor, que estando de acordo, deverá assinar a página 06 e devolver ao organizador apenas uma via pelo fax: (21) ATENÇÃO PARA OS FORMULÁRIOS 1, 2 e 3, NAS PÁGINAS: 6, 7, 8, 9 TODOS DEVERÃO SER ASSINADOS E ENTREGUES PELO FAX ( ) OU Nome do Evento: Inesquecível Casamento Week IC Week. Local do Evento: Hotel Royal Tulip Avenida Prefeito Mendes de Morais, 222 São Conrado - Centro de Convenções. Data do Evento: 16 e 17 agosto de Horário de abertura ao público / participantes: 16 de agosto sábado (14h às 22h). 17 de agosto domingo (14h às 22h). Organização: 3R Studio Comunicação Rua General Guedes da Fontoura, 674 Barra da Tijuca Jardim Oceânico Cep Tel/Fax: (21) Site: POLÍTICA DE CANCELAMENTO: O mesmo deverá ser informado, por escrito, com antecedência mínima de 60 dias da realização do evento, havendo a retenção da taxa administrativa de 30% sobre o valor total do espaço. i. Faltando 90 dias para a realização do evento, pagará uma multa de 40% do valor do contrato a título de gastos administrativos. ii. Faltando 60 dias para a realização do evento, pagará uma multa de 50% do valor do contrato a título de gastos administrativos. iii. Faltando 30 dias para a realização do evento pagará uma multa de 75% do valor do contrato a título de gastos administrativos. DATA DE MONTAGEM DO EVENTO: ENTRADA DOS FORNECEDORES Dia 13/08 das 8h até às 19h somente empresas de montagem / estrutura ORGANIZAÇÃO 3R STUDIO Dia 14/08-5ª feira das 17h às 22h mobiliário grande e plantas - EXPOSITORES Dia 15/08 6ª feira das 8h às 22h FINALIZAÇÃO DOS STANDS - EXPOSITORES

2 Dia 16/08 sábado - das 8h às 11h - somente adornos e plantas leves EXPOSITORES ATENÇÃO: Sábado, dia 16/08 até às 11h, é o prazo máximo para montagem dos espaços. Os espaços que não estiverem finalizados dentro deste prazo serão multados em 20% do valor do ambiente. Esta cláusula visa ao aperfeiçoamento do evento, não sendo de maneira alguma nossa intenção multar qualquer expositor. ENTRADA DE MATERIAL PARA MONTAGEM DO EVENTO: Será necessário o preenchimento do Formulário 01 (em anexo). Com exceção dos materiais perecíveis e objetos de valores que poderão entrar no dia 16/08 das 08h às 11h. A Organização e o Hotel não dispõem de pessoal para transporte de material, o que deverá ser providenciado pelo próprio Expositor. Todos os pacotes, caixas, embalagens, etc. deverão ter identificação com nome do evento, do Expositor e do espaço que serão destinados. Será necessário a apresentação, aos seguranças do hotel, da relação em papel timbrado da empresa fornecedora dos materiais, equipamentos, máquinas, ferramentas, etc., que entrarão no hotel para montagens e acontecimento do evento. O ingresso pela portaria de serviço somente será autorizado para descarregar equipamentos ou algum material específico. É proibido deixar os veículos estacionados na área de carga e descarga do hotel. CONTROLE DE PESSOAS DURANTE A MONTAGEM: O Expositor deverá fornecer, com uma semana de antecedência do início do evento, os nomes das empresas, nomes e identidade dos profissionais encarregados dos serviços que serão feitos no seu espaço através do ou fax (21) Toda e qualquer equipe terceirizada, a serviço do Expositor não poderá utilizar as áreas sociais do Hotel, inclusive banheiros, enquanto estiverem a serviço, uma vez que essas áreas são destinadas exclusivamente aos hóspedes e clientes do Hotel. Desta forma, a circulação do pessoal em referência ficará restrita exclusivamente às áreas de funcionários conforme regulamento interno do Hotel. DATA DE DESMONTAGEM DO EVENTO: 17 de agosto a partir das 22h de agosto, até às 10h improrrogável. Será de responsabilidade do Expositor fazer a desmontagem e a retirada de todos os produtos, materiais e equipamentos ao final do evento. A saída autorizada para materiais, mercadorias, equipamentos, etc, será através da portaria de serviços e dos portões dos salões. Nenhum material poderá sair do evento sem a cópia do comprovante de autorização de entrada. A organização do evento não se responsabiliza por materiais abandonados durante a desmontagem do evento. CREDENCIAIS: O Expositor deverá preencher o formulário de requisição de credenciais (Formulário 2 em anexo) para as pessoas que estarão trabalhando durante o evento e enviá-lo para a Organização com duas semanas de antecedência do inicio do evento através do ou fax (21)

3 Os crachás deverão ser retirados no dia 16 de agosto (sábado) entre 11h e 13h na secretaria do evento. Cada expositor poderá solicitar até 4 credenciais. Credenciais extras terão custo de R$ 5,00 cada. CONVITES: Cada Expositor irá receber 30 (vinte) convites. Havendo necessidade de um número maior, entrar em contato com a Organização, que poderá fornecê-los de acordo com a disponibilidade. HOSPEDAGEM NO HOTEL O hotel irá oferecer uma tarifa promocional para os expositores apartamentos: Standard Single R$ 446,00 + taxas; Standard Double R$ taxas; Standard Triplo 25% acima do quarto double + taxas (taxas: 10% de taxa de serviço + 5% ISS). Todas as diárias incluem café da manhã. Os interessados deverão realizar a reserva diretamente ao hotel. Tel: (21) DEGUSTAÇÃO PARA EXPOSITORES DE BUFÊ O hotel irá autorizar para as empresas expositoras fornecedoras de bufês a entrada de seus produtos, mediante pagamento de taxa de uso da cozinha. Valor será informado em breve. Não será permitida a entrada das empresas na cozinha do hotel e os serviços de garçom e outros ficarão a cargo do expositor. A organização do evento irá reservar uma área interna para que cada expositor de bufê possa montar uma estrutura para esquentar e preparar a degustação. O ideal que tudo já chegue ao local do evento pré-pronto. INTERNET O Hotel possui tecnologia Wireless para internet terceirizada. Caso o expositor queira colocar o sistema de internet no seu espaço deverá entrar em contato com a empresa Executive One, responsável pelo Business Center do Hotel Royal Tulip: Contato: Tamara / Yasmin Tel: LIMPEZA DOS ESPAÇOS Será obrigatório que cada Expositor disponibilize uma lixeira em seu espaço e zele pela limpeza e organização do mesmo. A limpeza do espaço, assim como dos objetos, produtos e móveis são de responsabilidade do Expositor. A organização do evento fará a limpeza apenas das áreas comuns. COMERCIALIZAÇÃO DIRETA DURANTE O EVENTO É proibida a comercialização direta de produtos ou serviços durante o evento. Serão recolhidos pela organização do evento qualquer material que esteja sendo distribuído e contenha tabelas, preços e valores. A exposição no evento é de caráter institucional. FUNCIONAMENTO DOS ESPAÇOS: Durante todo o horário de funcionamento do evento, o Expositor deverá manter pelo menos uma pessoa destinada ao atendimento dos visitantes. Os funcionários dos Expositores que estarão trabalhando no evento deverão chegar pelo menos 01 hora antes da abertura do evento.

4 O Expositor não poderá transferir, total ou parcialmente qualquer direito ou responsabilidade assumida com relação ao evento, nem sublocar ou ceder qualquer parcela que lhe for locada. O Expositor não poderá apresentar em seu espaço, produtos por ele não fabricados ou comercializados, ao menos que sejam necessários a complementação de sua exposição. O Expositor precisará informar a Organização, através do Formulário 03 em anexo, com duas semanas de antecedência do início do evento, os nomes dos parceiros que ajudaram na montagem para que sejam dados os devidos créditos na placa de sinalização/apoio do espaço via ou fax (21) É vedada a publicidade e promoção direta de produtos de empresas não participantes do evento. DIVULGAÇÃO / GUIA DOS EXPOSITORES Todo expositor participante do evento entrará no Guia dos Expositores, que será entregue aos visitantes. Os dados utilizados para tal guia serão retirados da segunda página da carta acordo que cada expositor preencheu. ATENÇÃO: Somente será permitida a inserção do nome da empresa em um único segmento com apenas um telefone. Caso o expositor não tenha preenchido a segunda página da carta acordo, ou o tenha feito fora do prazo da organização do evento, a mesma se dará ao direito de escolher as informações mais apropriadas de cada expositor para o guia. ENTREGA DOS ESPAÇOS: ATENÇÃO: o hotel foi vendido para a rede GOLDEN TULIP, sendo hoje em dia chamado de ROYAL TULIP. Portanto, o estabelecimento sofreu várias obras para aprimorar os ambientes. Alguns detalhes estruturais como teto (para prender lustres), piso, ganchos foram alterados. Para não haver surpresas faça uma VISITA TÉCNICA AO local do evento para avaliar o seu espaço. As visitas podem ser agendadas diretamente com a Gustavo, responsável pelo setor de eventos do Royal Tulip O espaço de exposição será entregue ao Expositor de acordo com as medidas estipuladas na Carta Acordo assinada pelo Expositor. ACABAMENTO DOS ESPAÇOS: - Água Marinha piso e parede existente no Hotel - Ágata piso e parede existente no Hotel - Jaspe - piso e parede existente no Hotel - Ônix piso e parede existente no Hotel - Topázio - piso e parede existente no Hotel - Turmalina - piso e parede existente no Hotel - Foyer (01 ao 14) - piso e parede existente no hotel, sem fechamento no fundo ou laterais. - Gávea A (01 a 05 ) montagem básica - piso (carpete) e fechamento em tecido Cores básicas (carpete e tecido): preto, azul, bege, cinza, verde.* - Gávea A (06 a 10 ) montagem básica - piso (carpete) e fechamento em tecido Cores básicas (carpete e tecido): preto, azul, bege, cinza, verde.* - Gávea B (01 a 16) montagem básica - piso (carpete) e fechamento em tecido Cores básicas (carpete e tecido): preto, azul, bege, cinza, verde.* - Gávea B (17 a 26) montagem básica - piso (carpete) e fechamento em tecido Cores básicas (carpete e tecido): preto, azul, bege, cinza, verde.** OBS: A altura padrão para os espaços dos salões GÁVEA A e GÁVEA B no evento será de 3 metros. Não será permitido que nenhum expositor ultrapasse essa altura prejudicando os estandes vizinhos. Caso isso ocorra, a organização do evento tomará as devidas medidas.

5 A altura padrão dos estandes é de 3m, porém, espaços nos Foyers (entregues com área livre, no piso, sem estrutura) poderão ter altura definida pelo cliente, contanto que esteja de comum acordo com o espaço vizinho, quando este existir. Espaços com box poderão ter até 3,30 nas aéreas em que a altura padrão é de 3m OBSERVAÇÕES IMPORTANTES: *Para o fechamento do piso e das laterais referente aos espaços: Gávea A (01 a 10) e Gávea B (17 a 26) será cobrado um valor adicional, em contrato separado de R$ 645,00. Que poderá ser parcelado juntamente com o valor de locação do espaço. **Para o fechamento do piso e das laterais referente aos espaços: Gávea B (01 a 16) será cobrado um valor adicional, em contrato separado de R$528,00. Que poderá ser parcelado juntamente com o valor de locação do espaço. ***As cores oferecidas pela organização do evento ainda serão confirmadas com a montadora. Caso o expositor queira utilizar cores diferentes das propostas aqui, tecidos e pisos especiais, deverá pagar valor adicional diretamente aos montadores oficiais do evento LONARTE **** O fechamento não precisa ser obrigatório com os fornecedores oficiais do evento. Caso o cliente queira utilizar outro fornecedor, ou utilizar algum tipo de fechamento diferente do proposto aqui, só será aceito mediante aprovação da organização do evento com antecedência mínima de 20 dias antes da data do evento. Dessa maneira será isenta a taxa de montagem e o expositor irá receber o espaço com o carpete existente no hotel e as divisórias em madeira, sem tecido de revestimento. PONTO DE ENERGIA: Será disponibilizado 1 ponto de energia (3 KVAs) por stand, sendo de responsabilidade do expositor a instalação e distribuição feita por pessoa habilitada, a partir do disjuntor inclusive. Se a necessidade de energia a ser consumida for maior do que a fornecida pela Organização, o Expositor deverá informar imediatamente e solicitar energia adicional. MONTAGEM DOS ESPAÇOS: A montagem dos espaços deverá ser de acordo com a planta enviada e aprovada pela Organização do Evento até o dia 01 de agosto de O não cumprimento da mesma poderá causar implicações ao expositor. A montagem dos espaços deverá ser feita sobre uma proteção no piso e nas paredes, não sendo permitida a utilização de cola ou qualquer fita adesiva que possa danificar as instalações do hotel. Os custos de montagens especiais e decoração dos espaços são de total responsabilidade do Expositor. Fica a critério do Expositor a escolha do profissional indicado pela Organização que irá prestar serviços de montagem e decoração do espaço. Não será permitida, sob qualquer pretexto, a colocação de objetos, banners, material promocional além dos limites dos espaços locados. Não é permitido apoiar, amarrar, cortar, descolar, pintar, serrar, pendurar, colar ou fixar qualquer tipo ou espécie de material, papel ou produto, nas paredes, colunas ou portas do foyer ou áreas de circulação, bem como no teto dos salões, sem a autorização prévia da Organização do evento. Banners e galhardetes deverão vir acompanhados de suas respectivas armações para montagem. Não será permitido qualquer tipo de montagem ou obstruções às saídas de emergência, extintores e hidrantes. Também, não será permitida a passagem de fios em frente às portas, que deverão permanecer livres para circulação. Os corredores deverão ser deixados livres de caixas, pacotes e outras obstruções, para poder atender as normas e exigências de segurança do Hotel.

6 Todo tipo de decoração floral deverá ingressar ao hotel devidamente pronto (arranjos já arrumados). Não será permitido montar os arranjos dentro das áreas públicas do hotel. DANOS AO MATERIAL DE MONTAGEM: A Organização do evento se reserva o direito de cobrar do Expositor todo e qualquer dano causado ao material de montagem, tais como: pintura dos painéis de montagem, furar os painéis ou os perfis metálicos da montagem e utilizar qualquer tipo de produto químico que danifique o material (cola, solventes, etc). A Organização do evento não será responsável por quaisquer danos, avarias, prejuízos ou furto de equipamentos ou produtos expostos ou materiais empregados pelo Expositor ou por terceiros contratados em sua área, durante a montagem, desmontagem e período de realização do evento. CONTRATAÇÃO DE MÃO DE OBRA Procedimentos para contratação de empregado por tempo determinado: caso o Expositor utilize mão-de-obra temporária, contratada diretamente, é necessário firmar contratos de trabalho por tempo determinado para todas as pessoas que forem admitidas para trabalhar no seu espaço. É necessário para expositores que contratarem modelos a apresentação do documento DRT dos mesmos. ESTACIONAMENTO: O Hotel Royal Tulip conta com serviço de manobrista administrado pela empresa ESTAPAR. O pagamento do estacionamento deverá ser responsabilidade do expositor. MÚSICA: Para qualquer apresentação musical ao vivo / eletrônica, é necessário o pagamento da taxa ao ECAD. Este recolhimento é de total responsabilidade do Expositor. ECAD Escritório Central de Arrecadação e Distribuição Avenida Almirante Barroso, 22 22º andar Rio de Janeiro RJ Tel: (21) Por estarem cientes das informações apresentadas acima, assinam em de de # EXPOSITOR: (favor preencher) SEGMENTO: EMPRESA: RESPONSÁVEL: ASSINATURA: # ORGANIZADOR: EMPRESA: RESPONSÁVEL: 3R Studio Comunicação Fabiano Niederauer ASSINATURA: OBS - Enviar esta página preenchida e assinada via fax: (21) ou por nosso portador no ato da assinatura do contrato.

7 XIII IC Week - RJ 16 e 17 de agosto de Hotel Royal Tulip FORMULÁRIO 1 Controle de Entrada de Material Solicitamos preencher os dados abaixo e apresentar este formulário na entrada para conferência e identificação: Data da entrega: Responsável pela entrega: Data do Evento: 16 e 17 de agosto de 2014 Título do Evento: XIII IC Week - RJ Nome do Expositor: Nome do espaço: Especificação do produto Quantidade OBS Entregar esta página preenchida e assinada no dia de entrega do material, diretamente na portaria de serviço do Hotel.

8 XIII IC Week - RJ 16 e 17 de agosto de Hotel Royal Tulip FORMULÁRIO 2 Solicitação de Credenciais RESPONSÁVEL: LOCAL/SALÃO: Nome Completo Nome abreviado para Crachá 1) Nº. identidade 2) Nº. identidade 3) Nº. identidade 4) Nº. identidade OBS - Enviar esta página preenchida e assinada via; Fax: (21) ou mesmo através do nosso portador até o dia 28 de julho de 2014.

9 XIII IC Week -RJ 16 e 17 de agosto de Hotel Royal Tulip FORMULÁRIO 3 Ficha Técnica do espaço Insira abaixo, o nome dos expositores do seu espaço. Em seguida, insira o nome dos apoiadores / parceiros. EXPOSITORES LOCAL/SALÃO: APOIADORES SEGMENTO SEGMENTO SEGMENTO SEGMENTO ATENÇÃO: No caso de apoiadores, somente serão citados parceiros dos segmentos abaixo: - Produção - Decoração - Flores Flower Design - Móveis - Estruturas e forrações - Iluminação - Plantas Paisagismo - Louça - Velas OBS - Enviar esta página preenchida e assinada via; Fax: (21) ou mesmo através do nosso portador até o dia 28 de julho de 2014.

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