GUIA RÁPIDO DE UTILIZAÇÃO MÓDULO FRONT OFFICE

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1 GUIA RÁPIDO DE UTILIZAÇÃO MÓDULO FRONT OFFICE FELIPE DENIS M. DE OLIVEIRA Todos os Direitos reservados ( msn: O Gerhotel é um sistema de gerenciamento hoteleiro, criado pela empresa natalense Tec-Soft Informática e dividido em dois módulos: Frontoffice, que cuida das principais operações de frente do estabelecimento e o Back-office, que cuida do gerenciamento de estoque, contábil e financeiro do hotel. Neste guia rápido de utilização, iremos focar o módulo Front-office. Para maiores detalhes acerca do software, visitar a página Parâmetros de instalação O Gerhotel pode ser instalado a nível de cliente/servidor ou stand-alone (apenas um único micro). Se o hotel possuir pelo menos duas máquinas, é imperioso a instalação no modo cliente/servidor, pois a base de dados ficará centralizada do lado do servidor e a aplicação do lado do cliente, evitando redundância nos dados. Entrando no sistema Após a instalação, um ícone é gerado na área de trabalho do Windows. Caso não esteja, procurar à partir do menu iniciar/programas. Digitar a senha previamente cadastrada na instalação e aguardar a inicialização do sistema. À partir de agora, vamos detalhar, em forma de tópicos, as principais funcionalidades do módulo Front-office utilizando, essencialmente, a barra de ferramentas da tela principal. Alterando a data do movimento Antes de iniciar o movimento do dia, se faz necessária a alteração da data do movimento. Sem essa alteração, é impossível se garantir que a reserva seja feita de maneira correta. A alteração é feita no menu Utilitários/seqüências. Lá, informamos a data da movimentação correta. Botão Manutenção de Reservas 1 Incluir 2 Empresa todas as empresas ou clientes particulares cadastrados 3 Acordo comercial indica qual acordo comercial foi firmado, identificando a tarifa a ser aplicada.

2 4 Hospedagem no caso de um hóspede particular, escolho 001 Particular 5 de quem fez a reserva (ex: cliente ou agência) 6 Room night gera, automaticamente, o número de pernoites. Depende do check-in/check-out 7 Selecionando a data do check-out e tab, vamos ver o mapa de disponibilidade do apartamento (chat) 8 É bom fazer reserva por reserva pois, caso álbum membro do grupo cancele, basta cancelar aquela reserva em questão. 9 Em padrão, aparece o valor de cada apartamento 10 Em hóspede, digito o nome normal. Quando teclarmos Tab, o Gerhotel sugere a configuração internacional de cadastro(sobrenome/nome) 11 O horário de chegada convencional inicia-se às 14:00 e o check-out encerra-se às 12:00 do dia seguinte 12 Tipo de pensão escolhemos o tipo de pensão, que pode ser com café, sem café, all incluso (inclusive com bebidas). O padrão é com café 13 Se o hóspede for pagar pelo café da manhã, colocamos o valor do ao lado 14 Forma de pagamento quem vai pagar as despesas. Se escolhermos a opção Selecionada, teclando Tab, podemos selecionar o tipo de despesa que a empresa eu o hóspede trabalha (ex: Petrobrás, Banco do Brasil, etc) vai ter de arcar 15 Em moeda, aparecem os tipos de câmbio, fora o real, trabalhados no hotel. Atentar para a mudança de câmbio, que deve ser sempre alterada (opção com ícone em forma de $, em verde, na área de trabalho principal do Gerhotel) 16 No-show ativado, gera uma cobrança automática para quem fez a reserva, caso o hóspede não comparece e não cancele a reserva, é cobrada uma multa 17 Bloquear reserva opção que permite que seja posto uma data limite para confirmação da reserva (dead line). Após essa data, a reserva é cancelada 18 Na reserva de apartamento não podemos escolher o apartamento. Quem faz isso é a recepção 19 Taxas a cobrar. É determinada segundo a lei estadual local 20 Tipo de locação locação simples - quando a reserva vai ser faturada e o próprio cliente paga ou a empresa que efetuou a reserva efetua o pagamento. É o padrão. Permuta ocorre entre hotéis. House-use é a cortesia concedida a alguém de interesse do próprio hotel. Ex: agente de manutenção dos computadores do hotel, hospedando-se de graça para resolver problemas nos computadores do estabelecimento. Day-use disponibiliza toda a estrutura do hotel, inclusive apartamento, mas não permite pernoite. Interessante quando o hotel oferece pacotes no estilo de um clube de diversões. Time-share tempo compartilhado. Muito utilizado em planos oferecidos pelo próprio hotel, como por exemplo, os clubes de reservas do próprio hotel. 21 Guia observação é o campo mais importante, pois registra todos os anseios do cliente. Ex: cliente em lua de mel, onde o hotel deve oferecer um tratamento diferenciado, quer por pedido do próprio cliente, quer por um padrão do próprio hotel

3 22 Após as observações, clicar no botão confirmar. Aparecem 2 opções: Via fax ou via . A opção via fax é mais simples de configurar, pois permite imprimir o formulário de reserva (slip de reserva) ou gravar o formulário de reserva 23 Na guia consulta, vemos todas as reservas feitas 24 Para cancelar a reserva, na guia consultas, clicamos duas vezes no ícone reservada. Na caixa de diálogo de cancelamento de reserva, informamos o motivo do cancelamento. À partir deste instante, o ícone reservada muda para cancelada. Podemos alterar esse status a hora que deserjarmos Botão Gráficos Gerenciais Só ocorre quando o hotel está em operação Botão mapa de ocupação Mostra todo o quadro de ocupação. Se clicarmos em cima da ocupação, veremos as principais informações do cadastro de reservas Botão Agenda Telefônica Permite o cadastramento avulso de clientes/funcionários Relatório para recepção Permite escolher diversos relatórios úteis à recepção. Ex: na opção desocupado, mostra todos os apartamentos desocupados. Essencial para emitir, no início da manhã, pois ajuda a controlar o check-in Botão Check-in 1 Quem opera com essa opção é a recepção. A recepcionista entrega a FNRH (Ficha Nacional de Registro de Hóspede) 2 Após o preenchimento da ficha, vamos ao sistema, na opção checkin e clicamos em avançar. Preenchemos todos os dados da FNRH. É importante que esse preenchimento seja efetuado após o cliente se dirigir ao apartamento. É importante emitir um relatório prévio, no início da manhã, com os apartamentos disponíveis, conforme visto em Relatório para recepção 3 Selecionamos o apartamento a ser ocupado e clicamos em avançar. OBS: É importante, em caso de um treinamento/simulação do programa Gerhotel, onde o local do treinamento possua mais de um computador, que os treinandos reservem apartamentos diferentes, para evitar conflitos 4 Os dados cadastrais (CPF, etc) podem ser pulados 5 O sistema pergunta se queremos cadastrar o próximo hóspede. É importante cadastrar o hóspede 2 e/ou 3 do apartamento, para fins de identificação/localização do(s) mesmo(s)

4 6 Clicamos em Avançar. Nesta etapa, todos os dados complementares da reserva aparecem. Se for necessário, alteramos os dados. OBS: no campo apartamento mestre, devemos informar qual o outro apartamento que arcará com as despesas deste que está sendo cadastrado. Ex: os filhos de uma família estão hospedados neste apartamento, enquanto os pais estão no apartamento mestre 7 Clicamos em Avançar 8 Podemos digitar um lembrete. Ex: Pax (passageiro/hóspede) com cofre 9 Clicamos em Concluir OBS: No menu Recepção/Painel de controle, vemos o status de todos os apartamentos, inclusive com os botões de atalho da área de trabalho. Se o hotel preferir, pode ficar nesta mesma tela direto. Botão Walk-in Permite reservar e fazer o check-in direto. Opção válida para hóspedes que chegam sem reservar e fazem a reserva na própria recepção. Basta clicar no apartamento disponível e a tela de check-in é aberta automaticamente Botão Previsão de saídas Mostra a previsão de ocupação do hotel Botão Governança Permite que a governanta monitores a manutenção dos apartamentos, permitindo bloquear, desocupar, interditar, marcar como sujo ou em arrrumação. Bastando clicar no botão que marca o número do apartamento e escolher Manutenção. Botão Lançamento(s) PDVs O PDV Ponto de Venda é, no hotel, tudo que gera receita (ex: frigobar, room service, lava roupas, bar da piscina, restaurante, etc). Vamos simular o lançamento do PDV: 1 Clicamos no botão Lançamento de PDVs 2 Em tipo de lançamento: Apartamento lançamento das despesas do apartamento. Conta adicional permite criar uma conta extra fora do apartamento (ex: visitantes de um flat paga as despesas na contra extra). Pouco usado. Funcionário gera as despesas do funcionário dentro do hotel, a ser debitado em folha

5 3 Selecionamos o apartamento. OBS: os lançamentos do PDVs podem ser alimentados pela governança ou pela recepção, dependendo do hotel 4 Como borderô da camareira, cadastramos cada PDV. Ex: para o PDV 0005, seleciono os itens de PDV. 5 Clico em Adicionar vai o item para a listagem da conta do cliente 6 Para excluir um item, clica no item da listagem e, depois, no botão Remover 7 Ao terminar todo o PDV de uma categoria (ex: frigobar) clicamos no botão OK, para lançar, se for o caso, outra categoria 8 Quanto terminar, clicar em fechar 9 Para conferir os lançamentos, voltamos para o painel de controle, clicamos no botão Extrato check-out. Selecionamos o apartamento e visualizamos o extrato 10 No botão Extrato, é emitido um relatório do extrato do check-out, com todas as despesas cadastradas no PDV. OBS: A diária não consta no PDV porque ainda não foi executada a auditoria noturna Auditoria 1 Botão Lançamento de Diárias confirmar o lançamento de todas as diárias. À partir de agora, no extrato do check-out veremos, também, o lançamento da diária no relatório. Finalizando o Check-out (no Painel de Controle) 1 Botão Extrato check-out, clicamos no botão Total (caso o hóspede for sair definitivamente) ou Parcial (o hóspede paga parte das despesas, mas continua hospedado) 2 No botão total, escolhemos o tipo de pagamento do cliente e clicamos no botão Adicionar 3 Clicamos no botão OK e confirmamos 4 Um extrato é emitido, informando a finalização da conta (fatura) 5 No Painel de Controle, o apartamento agora aparece como sujo, dando a confirmação do check-out 6 Para desocupar o apartamento, a governança tem de providenciar sua manutenção e, só então, marcar o status como disponível (menu governança) Relatórios importantes 1 No menu Auditoria, ver relatórios de entradas, saídas, relatório do saldo em curso (mostra quanto tenho em dinheiro disponível com hóspedes, ou seja, quanto eu tenho ainda a receber) 2 O relatório mais importante é o RDS (Relatório Diário de Situação). Não escolher relatório de divergências, neste momento. O relatório de divergências informa todos os lançamentos para conferir que o lançamento manual (nas comandas) bate como o cadastrado no sistema

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